PEMERINTAH KABUPATEN ACEH UTARA

INSPEKTORAT

STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

Diketahui oleh
Dibuat oleh Direviu oleh Disetujui oleh
Pengelola SOP
Kasubbag Sekretaris Inspektur Inspektur
Admiknistrasi dan Umum

Fakmy Basyir, ST, M.Si Naikalias Sadakata, S.Sos Dra. Salwa, MM Dra. Salwa, MM
NIP 19741122 200112 1 003 NIP 19610831 198603 1 005 NIP 19621231 198509 2 007 NIP 19621231 198509 2 007
 DAFTAR RIWAYAT REVISI SOP
PERSURATAN
Revisi Tanggal Tanggal
Uraian Materi Revisi
ke- Usulan Berlaku
 PEMERINTAH KABUPATEN ACEH UTARA
INSPEKTORAT
JLN. MERDEKA BARAT TELP. (0645) 43718 FAX. 630100
LHOKSEUMAWE

UNIT KERJA Inspektorat Kabupaten Aceh Utara

BAGIAN/ BIDANG/ Sub Bagian Administrasi dan Umum
SUB BAGIAN

Kode :
Kegiatan : Persuratan

A. UMUM

Penomoran dan agenda surat keluar dilaksanakan berdasarkan

ketentuan-ketentuan, antara lain :

a. Peraturan Menteri Dalam negeri Nomor 54 Tahun 2009 tentang Tata

Naskah Dinas di lingkungan Pemerintah Daerah;

b. Surat keluar terbagi atas dua jenis yaitu surat keluar eksternal dan surat
keluar internal;

c. Surat keluar eksternal adalah surat yang dikeluarkan untuk ditujukan

kepada pihak diluar Inspektorat Kabupaten Aceh Utara yang terdiri atas
Laporan hasil Pemeriksaan/monitoring/surat tindak lanjut, surat tugas,
dan surat keluar eksternal lainnya.

d. Surat keluar internal adalah surat yang dikeluarkan untuk ditujukan

kepada pihak internal di lingkungan Inspektorat Kabupaten Aceh Utara
yang terdiri atas, surat keluar internal dari Inspektur dan surat keluar
internal dari sekretaris/Irban.

e. Surat keluar berupa surat keputusan, surat tugas, laporan hasil

Pemeriksaan, surat tindak lanjut dikeluarkan dan ditandatangani oleh
SOP Persuratan 1 dari 4
 Inspektur Aceh sedangkan surat tugas dapat ditandatangani oleh Plh.
Inspektur Kabupaten Aceh Utara

f. Setiap pemberian nomor surat harus dicatat dalam buku agenda

B. PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT

Dalam persuratan pada Kantor Inspektorat Kabupaten Aceh Utara

melibatkan beberapa pihak yaitu :

1. Inspektur Kabupaten Aceh Utara;

2. Sekretaris Inspektorat Kabupaten Aceh Utara;

3. Irban yang bersangkutan

4. Konseptor surat

5. Kasubbag Administrasi dan Umum

\\

C. PROSEDUR

Pengelolaan Surat Keluar

Jangka waktu
maksimal
No. Prosedur penyelesaian sejak
saat berkas di
terima
1. Para Kasubbag, dan Irban menyusun konsep surat sesuai 10 Menit
dengan kegiatan dan diposisi dari Inspektur dan memberi
paraf kemudian meneruskannya ke Sekretaris Inspektorat
2. Sekretaris Inspektorat mereviu surat dan memberi paraf 10 menit
surat tersebut, dan meneruskannya ke Inspektur.
3. Inspektur Kabupaten Aceh Utara menandatanagani surat 30 Menit
dimaksud, jika ada revisi dikembaalikan ke sekretaris
Inspektorat
4. Sub Bagian Administrasi dan Umum memberi nomor 15 Menit
registrasi surat keluar, memasukannya dalam amplop,
membubuhi nomor dan alamat surat pada amplop.
5. Surat dikirim sesuai dengan alamat tujuan surat. Surat 15 Menit
SOP Persuratan 2 dari 4
 dikiirim langsung ke alamat tujuan atau melalui Kantor Pos

Pengelolaan Surat Masuk

Jangka waktu
maksimal
No. Prosedur penyelesaian sejak
saat berkas di
terima
1. Surat/laporan dari instansi/Aparat pengawas lainnya diterima 10 Menit
oleh petugas Administrasi Kepegawaian, diberi lembar
disposisi, dicatat dalam agenda surat masuk
2. Kasubbag Administrasi dan Umum meneliti isi surat masuk 15 Menit
dari instansi dan meneruskannya ke Sekretaris
3. Sekretaris meneliti isi surat masuk dan meneruskannya ke 15 Menit
Inspektur
4. Inspektur meneliti surat masuk, memberi disposisi dan 10 Menit
meneruskannya kembali ke Sekretaris Inspektorat
5. Sekretaris Inspektorat memberikan disposisi sesuai dengan 10 Menit
disposisi Inspektur dan meneruskannya ke masing-masing
Irban, Sub Bagian sesuai dengan disposisi
6. Surat ditindaklanjuti oleh masing-masing Irban, Sub Bagian 30 Menit
sesuai dengan disposisi Sekretaris Inspektorat

SOP Persuratan 3 dari 4

 D. FORMULIR/DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

1. Buku agenda surat mmasuk

2. Buku agenda surat keluar

3. Lembar Disposisi

SOP Persuratan 4 dari 4