Configurar Fechas

Ingresar tareas
Duracin transcurrida
Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que
influyan en ella, debemos definir su duracin como transcurrida. Por ejemplo, si colocamos un piso y
necesitamos 2 das de secado.

Tan slo debemos agregar la 't' al final de la duracin. Quedar de esta manera: 2dt

Hitos
Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algn lugar de nuestro proyecto podemos
ingresar un hito. Para ello debemos ingresar una tarea con una duracin cero, esto har que la tarea se
muestre automticamente como hito.
Tareas repetitivas
A lo largo del proyecto hay tareas que se repiten, como por ejemplo reuniones. Project nos permite
ingresar tareas repetitivas, hay que tener en cuenta que si estas no se repiten a intervalos regulares nos
va a convenir ingresar tareas regulares en el momento adecuado.

Ingresar una tarea repetitiva.

1.Ir al men Insertar Tarea repetitiva.

2.Se abrir el siguiente cuadro de dilogo donde especificaremos nombre e intervalos de repeticin.

En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunin con una duracin de 4 hs., la misma se repite cada dos
das laborales. Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cual
quiere decir que si se despliega muestra cada una de las tareas (como podemos observar en las
siguientes imgenes).
Tareas de resumen y subtareas.
Con el fin de que el proyecto est ms organizado podemos agrupar las tareas que compartan las
mismas caractersticas o estn dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.

Una tarea de resumen es una tarea que est compuesta por las subtareas. La informacin de sta;
duracin, fecha de inicio y fin, etc se obtendr de sus subtareas.

En el listado de tareas las subtareas aparecen con sangra, pudindose establecer varios niveles. En el
diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente.

En la siguiente imagen se muestra un proyecto con dos niveles:

Aplicar sangras.
Para ello debemos:

1. Seleccionar las tareas que pasarn a ser subtareas.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangra. Automticamente se le aplica una

sangra a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.

Sacar sangras.

Para ello debemos:

1. Seleccionar las subtareas.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangra.

Si nos situamos sobre una tarea de resumen podemos mostrar u ocultar las subtareas, tanto desde el
signo +- que se encuentra a la izquierda del nombre como desde los signos +- de la barra de
herramientas.

Vincular tareas
Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas
que no pueden comenzar hasta que otras finalicen. Para ello Project nos permite vincular las tareas. Es
muy importante en este paso marcar cul es la tarea antecesora y cul la predecesora.

Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes segn lo necesitemos:

Fin Comienzo

Cuando finaliza una tarea recin ah puede comenzar la tarea predecesora.

Comienzo Fin

El comienzo de la tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora.

Comienzo Comienzo

Ambas tareas deben comienzan juntas.

Fin Fin

Ambas tareas finalizan juntas.

Ntese que en todas las imgenes desde la primer tarea sale la flecha para terminar en la segunda.
Esto es lo que marca quien es la antecesora y quin la predecesora, en este caso la primera es la
antecesora y la segunda la predecesora.

Como vincular tareas.

1. Seleccionar la tarea antecesora.

2. Manteniendo presionada la tecla Control marcar la/s tareas predecesoras.

3. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Vincular tareas.

4. Para cambiar el tipo ir al diagrama de Gantt, hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.

5. En el cuadro que aparece en Tipo elegir el tipo de vinculacin y Aceptar.

Desvincular tareas.

1. Seleccionar las tareas a desvincular.

2. En la barra de Herramientas hacer clic en el botn Desvincular tareas.

Tiempo de posposicin y tiempo de adelanto.

Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas debemos establecer un tiempo de
posposicin o adelanto segn necesitemos. Esto har que la tarea sucesora demore o adelante el
tiempo que hayamos establecido.

Por ejemplo: Si tenemos una tarea pintar pared y le sigue la tarea colgar cuadro, no podremos hacer la
segunda inmediatamente porque nuestro cuadro se manchara con la pintura fresca, necesitaramos un
tiempo antes de colgar el cuadro.

Como establecer el tiempo de posposicin o adelanto.

1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic sobre la lnea que une las tareas.

2.En el cuadro de dilogo que aparece establecer el tiempo, si es de posposicin el valor del mismo
debe ser positivo y si es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los botones
arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duracin.
Dividir tareas
Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede dividirse, la
tarea va a tener la misma duracin pera va a ejecutarse en diferentes etapas.

Como dividir una tarea.

1.En la barra de Herramientas activar el botn Dividir tarea.

2. Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la tarea
en la fecha que se quiere dividir. Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.

La tarea quedar de esta forma.

Tareas crticas
Una tarea crtica es la tarea que si se retrasara hara que el proyecto en general se retrase.

A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser crticas.

Ruta crtica
La ruta crtica es el conjunto de las tareas crticas que retrasaran la finalizacin del proyecto.
Podramos decir que la ruta est formada por las tareas ms importantes o a las que deberamos
prestarle ms atencin.

Para visualizar la ruta crtica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o
desde el men Ver.

En la siguiente imagen podemos ver las tareas que componen la ruta critica en color rojo.
Tipos de tareas
Project nos permite definir tres tipos de tareas:

Tareas de unidades fijas, tareas de duracin fija y tareas de trabajo fijo, depende de lo que
necesitemos podemos cambiar el tipo de tarea para que se ajuste a nuestras necesidades.

Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea
como de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duracin
o en el trabajo de la tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.

Tarea de duracin fija: Cuando se define una tarea como de duracin fija la duracin de la tarea es un
valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de recursos o en el trabajo de la tarea
no afecta a la duracin de la misma.

Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de
horas que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignacin de
recursos o en la duracin de la tarea no afecta al trabajo de la misma.

El tipo de tarea se calcula por medio de esta frmula:

TRABAJO = DURACIN * UNIDADES

Cambiar el tipo de tarea.

1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.

2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.

3. En Tipo de tarea desplegar el men y seleccionar el tipo que queramos.

Tareas condicionadas por el esfuerzo.

Una tarea que est condicionada por el esfuerzo mantiene el total de trabajo, esta opcin esta activa de
manera predeterminada.

Activar o desactivar la opcin condicionada por el esfuerzo.

1. Hacer doble clic sobre la tarea.

2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.

3. Tildar o destildar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.

Delimitaciones de tarea.
Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restriccin ya sea en la fecha de comienzo o
fin. Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada.

Las delimitaciones pueden ser flexibles, no ligadas a una fecha determinada o inflexibles ligadas a
una fecha determinada. Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o
sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.

Fecha lmite: Ponemos una fecha lmite cuando una tarea debe completarse si o si en un determinado
tiempo. Establecer esta fecha no afecta a la programacin de la tarea y tampoco es una delimitacin.
Si nos pasamos de la fecha y todava la tarea no est completa, un indicador nos avisar.

Tipos de delimitacin
Lo ms tarde posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de
fin lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas.
Este valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de
fin del proyecto.

Lo antes posible: Esta es una delimitacin flexible, Project programa las fechas de comienzo y de fin
lmite, de acuerdo a los dems parmetros de programacin que hemos definido para las tareas. Este
valor es la delimitacin predeterminada para las tareas que se programan a partir de la fecha de
comienzo del proyecto.
No finalizar antes del: Esta delimitacin moderada indica la fecha ms cercana posible en la que debe
completarse esta tarea. No puede finalizar antes de la fecha indicada.

No finalizar despus del: Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede finalizar durante o
antes de la fecha indicada.

Debe finalizar el : Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe finalizar
una tarea.

Debe comenzar el: Esta es una delimitacin inflexible e indica la fecha exacta en la que debe
comenzar una tarea.

No comenzar antes del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar antes de
la fecha indicada.

No comenzar despus del : Esta delimitacin moderada indica que la tarea no puede comenzar
durante o antes de la fecha especificada.

Introducir una fecha lmite y/o una delimitacin a una tarea

1. Doble clic sobre la tarea

2. En el cuadro de dilogo Informacin de la tarea ir a la pestaa Avanzado.

3. En los campos Fecha lmite y Tipo de delimitacin introducir los datos necesarios.
Nota 1: Las delimitaciones afectan a la programacin del proyecto, por eso es recomendable delimitar
(con flechas inflexibles) lo menos posible las tareas.

Nota 2: Tener en cuenta que si trabajamos con un proyecto programado con fecha de fin las
delimitaciones flexibles sern las inflexibles para un proyecto programado con fecha de comienzo. Lo
mismo para las delimitaciones inflexibles.

Prioridad.
Podemos establecer mediante un nmero la prioridad de una tarea ante las dems tareas del proyecto.
La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la ms
importante.

Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es
recomendable cambiar esta prioridad si no es estrictamente necesario. Esta funcin es muy til para
resolver las sobreasignaciones que veremos ms adelante.

Como cambiar la prioridad a una tarea.

1. Doble clic en la tarea, se abre el cuadro Informacin de la tarea.

2. En la pestaa General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor.

Tipos de recursos
Project divide los recursos en tres categoras:

Recursos de tipo trabajo: son recursos humanos o de equipamiento que realizan trabajo para
completar una tarea. Consumen tiempo (horas o das) que es el que se utilizar para llevar a cabo la
tarea. Por ejemplo: personas y alquileres de mquinas.

Recursos de tipo material: vveres y otros elementos consumibles que se utilizan para llevar a cabo
una tarea. Por ejemplo: ladrillos, cemento, papel, CDs, etc.

Recursos de tipo costo: son recursos que tienen un costo final como por ejemplo: una comida, un
viaje, etc.
1. Nombre del recurso: Ingresamos el nombre del recurso.

2. Tipo: Desplegamos la lista y marcamos el tipo de recurso.

3. Etiqueta de material: Aqu especificamos la unidad de medida del recurso. Slo podemos escribir
en esta celda si el recurso es de tipo material, sirve para tener un mejor control a la hora de asignar
este tipo de recursos a una tarea.

4. Iniciales: Muestra la abreviatura del nombre de un recurso. Podemos utilizar la iniciales del recurso
en vez de los nombres para ajustar ms columnas en una vista. Por defecto Project pone la primer
letra del nombre pero podemos cambiarlas.

5. Grupo: Se pueden agrupar los recursos bajo un nombre de grupo, por ejemplo: albailes, torneros.
6. Capacidad mxima: Aqu se establece la disponibilidad del recurso para el proyecto en el que
estamos trabajando. Por defecto la disponibilidad es del 100% pero por ejemplo, si Juan va a trabajar
en este proyecto la mitad del tiempo deberamos bajar a 50% la capacidad mxima de dicho recurso.

Modificar datos de recursos

Para modificar los datos de un recurso nos situamos en la celda correspondiente y hacemos el cambio
que deseemos.

Tambin podemos hacer todo esto desde el cuadro de dilogo Informacin del recurso.

Podemos acceder a ella desde:

Situndonos sobre el recurso y yendo al men Proyecto Informacin del recurso.

Haciendo doble clic sobre el recurso.

Clic derecho sobre el recurso y eligiendo del men la opcin Informacin del recurso.

Nota: A medida que avancemos con el curso iremos viendo las dems funciones de este cuadro de
dilogo.
Eliminar un recurso.

Para ello debemos seleccionar el recurso desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con
el botn derecho y elegir la opcin Eliminar recurso. El resto se reacomoda.

Insertar un nuevo recurso entre los ya insertados.

Nos debemos situar en el recurso que quedara debajo del nuevo, clic con el botn derecho y luego
Nuevo recurso ir al men Insertar Nuevo recurso. Se crear la fila para ingresar el nombre y
dems datos del mismo.

Tipo de reserva.
Un recurso puede estar confirmado, o sea ya comprometido con el proyecto, o propuesto, la
incorporacin al proyecto es una tentativa. Por defecto los recursos son confirmados pero podemos
cambiar su estado de reserva.

Para ello:

1. En la Hoja de recurso, doble clic sobre el recurso.

2. En el cuadro de dilogo Informacin del recurso, cambiar el estado mediante el recuadro Tipo de
reserva:
Disponibilidad de recursos
Puede suceder que un recurso no est disponible de igual forma a lo largo de todo el proyecto. Por
ejemplo, que est disponible a partir de una fecha determinada hasta una fecha, tambin que entre
un perodo determinado tenga una capacidad de trabajo menor o mayor cualquier combinacin (de
este tipo) posible.

Para ingresar estos datos, debemos:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar la disponibilidad. Se abrir el cuadro de
dilogo Informacin del recurso.

2. En la primer lnea del cuadro Disponibilidad de recursos se encuentra por defecto: NOD en
Disponible desde, esto significa que est disponible desde la fecha de comienzo del proyecto y NOD
en Disponible hasta que est disponible hasta el final del proyecto y tambin en Unidades el valor que
ingresamos en la hoja de recursos. En esas lneas cambiaremos las fechas y si es necesario el
porcentaje de unidades.
En la imagen, el recurso Pedro estar disponible desde el comienzo del proyecto hasta el 29/04/2011
al 100% de su capacidad. Luego volver a estar disponible desde el 02/05/2011 hasta la finalizacin
del proyecto, pero al 50% de su capacidad mxima.

Nota: Slo podemos cambiar la disponibilidad de recursos de tipo trabajo.

Calendario de recursos.
De la misma manera que hemos definido un calendario laboral para nuestro proyecto podemos definir
un calendario para un recurso en particular. Un ejemplo de ello sera si tenemos un recurso que tenga
sus feriados independientemente del calendario del proyecto (motivos religiosos, personales, etc).

Como establecer un calendario para un recurso en particular:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar el calendario. Se abrir el cuadro de dilogo
Informacin del recurso.

2. Hacer clic en el botn Cambiar el calendario laboral.

3. Se abrir el mismo cuadro de dilogo que cuando modificamos el calendario para el proyecto.
Notar que en este caso es para el recurso solamente y tambin que podemos cambiar el calendario
base, por ejemplo uno de nuestros recursos es el sereno por lo cual le correspondera el calendario
Turno de noche.
Asignar recursos a una tarea
Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de recursos podemos asignrselo a las tareas.

Para ello en la vista Diagrama de Gantt, debemos:

1. Pararnos sobre la tarea a la cul le asignaremos el/los recursos.

2. En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.

3. Aparecer el siguiente cuadro, donde elegiremos el/los recursos.

Podemos asignar de una vez todos los recursos que necesitemos para llevar a cabo la tarea.

Observen que al asignar ms de un recurso de tipo trabajo a una tarea, la duracin de sta cambia, esto
se debe a la programacin que le asignemos y al tipo de tarea. Tambin puede suceder que si vamos a
la hoja de recursos algunos de estos se encuentren en color rojo, esto es, por que esos recursos estn
sobreasignados. Estos temas los veremos ms adelante.

Los recursos de tipo material o costo no influyen en la duracin de las tareas, pero s en los costos.
En la siguiente imagen veremos como se ven las tareas en el diagrama de Gantt cuando le hemos
asignado recursos:

El campo unidades del cuadro de dilogo Asignar recurso.

Cuando asignamos recursos podemos, desde la columna Unidades del cuadro de dilogo Asignar
recurso, definir cuanto tiempo (en porcentaje) o cuantas unidades (para los recursos de tipo material)
vamos a asignar a la tarea.Los recursos de tipo Costo no tienen unidades.

Por ejemplo, en la siguiente imagen para la tarea 1 se le asigna: 4 unidades de cemento, Juan trabajar
el 65% de su capacidad mxima en esa tarea y Pedro lo har al 100%.(Dicho porcentaje es por
defecto)
El cuadro de dilogo Asignar recurso
Si quisiramos podramos ingresar recursos directamente desde este cuadro de dilogo, stos
aparecern en la hoja de recursos.

En la siguiente imagen se describen las dems funciones de este cuadro de dilogo:

NOTA: Al momento de asignar recursos a las tareas es necesario tener en cuenta los recursos a los
que hemos cambiado la disponibilidad y/o el calendario, ya que stos pueden demorar la finalizacin
de la tarea asignada.

Tipos de costo
Tenemos tres tipos de costos:

Determinado por Tasa:

Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estndar y la Tasa Hora Extra.
Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por Uso:

Es decir que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

Costo Fijo:
Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duracin o el trabajo elaborado se establece un costo en
el que el recurso no interviene.

Ingresar costos
Ingresar un costo fijo:

1.Cambiar a la tabla Costos mediante el men Ver Tabla:---- Costo.

2. Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un
costo fijo.
Ingresar un costo de tasa estndar y hora extra.

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Tasa estndar en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un costo
ingresar el valor, tener en cuenta que el valor que ingresemos es por hora.

2. En la columna Tasa horas extra en la celda correspondiente al recurso que queremos asignar un
costo ingresar el valor, tener en cuenta al igual que en la tasa estndar que el valor que ingresemos es
por hora.

3. Para los recursos de tipo material slo ingresaremos el valor en el campo Tasa estndar. En este
caso el valor es por unidad, no por hora.

Ingresar un costo por uso:

En la vista Hoja de recursos:

1. En la columna Costo/Uso ingresar el valor correspondiente.

Ingresar un costo a un recurso de tipo costo:

Los recursos de tipo costo adquieren valores diferentes; por ejemplo, una cena puede haber salido
para 'X' tarea un determinado valor y en otra tarea otro. Por eso el costo se ingresa una vez asignado
el recurso a una tarea.

Para ello debemos:

1. Asignar el recurso a una tarea.

2. Abrir la vista Uso de tareas desde la barra de vistas o desde el men Ver.

3. Estando en dicha vista buscar la tarea. Debajo de la tarea se encuentran los recursos que componen
la tarea.
4. Hacer doble clic sobre el recurso tipo costo, se abrir el cuadro de dilogo Informacin de la
asignacin.

5. En la ficha general, ingresar el valor en el recuadro Costo.

Acumulacin de costos.
La acumulacin de costos es determinar cmo se pagaran los mismos, esto es, si al comenzar
a trabajar, al finalizar o a medida que transcurra la tarea (prorrateo). Tener en cuenta que esto
influir en el seguimiento econmico del proyecto.
Para ello:

En la vista Hoja de recurso en la columna Acumular elegir el tipo de acumulacin que

necesitemos. Por defecto todos los recursos se prorratean.

Diferentes tasas de costo.

Un recurso puede tener diferentes tasas de costo, stas pueden ser de dos maneras:

Diferentes tasa de costo en perodos diferentes.

Diferentes tasa de costo para trabajos diferentes.

Establecer diferentes tasas de costo en perodos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a modificar las tasas de costo. Se abrir el
cuadro de dilogo Informacin del recurso.

2. La pestaa Costos tiene una tabla donde la primer fila est reservada para los valores que
hemos ingresado en la Hoja de recursos (Si es que lo hemos hecho).

3. En la segunda fila de la columna Fecha efectiva se despliega un calendario para que

marquemos la fecha a partir de la cul este recurso se va a regir por una tasa diferente.

4. Para ingresar el nuevo costo de cualquiera de los tres tipos, podemos ingresar el nmero
directamente un porcentaje del costo de la fila de arriba. Por ejemplo, si a partir de esa
fecha el recurso va a tener un costo de un 15% ms, slo deberemos escribir +15% (si fuera
menos escribiramos -15%), Project har los clculos correspondientes, siempre basndose
en la fila superior.
Establecer diferentes tasas de costo para trabajos diferentes:

1. Doble clic sobre el recurso al cul vamos a aplicar nuevas tasas de costo. Se abrir el
cuadro de dilogo Informacin del recurso.

2. En la pestaa Costos tenemos 5 tablas de costos, la predeterminada es la pestaa A, pero

podemos definir otras tasas en las pestaas B, C, D y E. Observar que tambin podemos
definir en cada una distintos costos para distintas fechas.
3. Por defecto, cuando asignamos un recurso a una tarea, este se rige por la tabla A. Para
cambiar la tabla de tasas de costo cuando lo asignamos a una tarea en particular debemos ir a
la vista Uso de tareas.

4. Buscar la tarea en la cul queremos cambiar la tasa para el recurso y sobre el recurso hacer
doble clic para que se abra el cuadro Informacin de la asignacin.

5. En el cuadro de dilogo, en el campo Tabla de tasas de costo, desplegar el men y elegir la

tabla por la cul se regirn los costos de este recurso en esta tarea.
Horas extras.
El hecho de haber puesto un valor para las horas extras de un recurso no hace que estas se
rijan, sino que debemos decidir nosotros cules horas de un recurso asignado a una tarea son
horas extras.

Aplicar horas extras.

1. Abrir la vista Uso de recursos.

2. Agregar la columna Trabajo de horas extras.

3. Buscar el recurso al cul le tenemos que asignar horas extras, en la fila de la columna
Trabajo de horas extras de la tarea que queramos, escribir que cantidad de las horas que nos
muestra la columna Trabajo son horas extras. Es decir, no estamos agregando ms horas a la
tarea sino que estamos diciendo que del total de horas de la tarea, X cantidad son horas
extras. Obviamente esto va a influir en los costos del proyecto.
Sobreasignacin y redistribucin de recursos.
La sobreasignacin de recursos se produce cuando un recurso tiene asignadas mas tareas de
las que puede llevar acabo dentro de su periodo laborable, tanto, das que le correspondan
trabajar como el horario que tenga asignado.

Cuando esto sucede, Project nos avisa colocndonos una advertencia en la columna
Indicadores en la Hoja de recursos aparecer el/los recursos sobreasignados en color rojo.

Como resolver las sobreasignaciones.

La vista Uso de recursos nos muestra por cada recurso las tareas a la cul est asignado.
Esta vista nos ayuda a identificar y resolver las sobreasignaciones.

Tambin en el momento de asignar un recurso a una tarea podemos filtrar nuestros recursos
con el fin de no sobreasignarlos.

Tambin Project nos ofrece una funcin para redistribuir los recursos ajustando a gusto
ciertos parmetros.

Vista Uso de recursos.

En la imagen vemos que Pedro, el recurso que est en rojo (sobreasignado), trabaja, no slo
ms horas de lo establecido (tarea 6), sino que tiene asignada dos tareas en los mismos das.
Podemos resolver la sobreasignacin colocando horas extras, cambiando la fecha de inicio de
la tarea, sacando a Pedro y poniendo un recurso que est disponible, etc.

Filtrar antes de asignar.

Mediante el cuadro Asignar recursos podemos, antes de asignarlos, filtrar aquellos que estn
disponibles para la tarea que tengamos seleccionada.

Para ello:

1. Desplegar Opciones de lista de recursos del cuadro de dilogo Asignar recurso.

Redistribuir recursos.
Project nos ofrece una herramienta para la redistribucin de recursos.

Para activarla debemos ir a Herramientas Redistribuir recursos

Project redistribuye los recursos sobre asignados retrasando y dividiendo tareas, segn los
criterios que establezcamos en este cuadro de dilogo.

Redistribucin:

Automtica: Project redistribuye los recursos apenas se produzca una sobreasignacin (no lo
recomiendo) segn los criterios que determinemos ms abajo.

Manual:Slo se redistribuyen los recursos cuando presionemos el botn Redistribuir ahora.

Buscar sobreasignaciones con el criterio: Si desplegamos el recuadro aparecen las opciones

minutos, horas, das, semanas y meses. Este es un punto muy importante por que aqu
definimos el criterio de la sobreasignacin. Por ejemplo, elegimos como criterio Por semanas
y tenemos un recurso que est sobrepasado en horas uno o ms das pero el total de horas no
pasa de las horas que establecimos como semanales (en el cuarto paso del asistente cuando
comenzamos), entonces Project no lo toma como un recurso sobreasignado.

Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir: Si ya hemos redistribuido antes y

queremos seguir manteniendo estos valores, destildar la opcin.

*2 mbito de la redistribucin de Nombre del proyecto:

Podemos elegir redistribuir en todo el proyecto en un intervalo de fechas determinadas.

*3 Resolver sobreasignaciones:

Orden de redistribucin: Segn la opcin seleccionada Project va a redistribuir los recursos.

Slo identificador Project retrasa las tareas a partir de los nmeros de identificador ms altos
antes de considerar otros criterios.

Estndar Es la opcin predeterminada. Una tarea con ms tiempo de demora se retrasa

primero, lo mismo que una tarea con una fecha de comienzo posterior, tambin tiene en
cuenta las prioridades y delimitaciones que hayamos definido a las tareas.

Prioridad, estndar

Project busca primero prioridades y luego los criterios del orden estndar.

Redistribuir slo conforme al margen de demora disponible Si tildamos esta opcin evitamos
que se retrase la fecha de fin del proyecto. Pero, a no ser que las tareas tengan mucho margen
de demora no se ver un cambio significativo despus de la redistribucin.

La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales Esta opcin permite que la

redistribucin haga ajustes cundo un recurso trabaja en una tarea sin tener en cuenta los
dems recursos que trabajan en la misma tarea. Es una configuracin general para todas las
tareas. Si deseamos esta opcin para no todas las tareas podemos agregar la columna
Redistribuir asignaciones a una hoja de tareas y elegir si/no para las tareas que deseemos.

La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante Permite que la redistribucin

divida el trabajo restante en tareas o asignaciones. Si deseamos esta opcin para no todas las
tareas podemos agregar la columna Dividir al redistribuir a una hoja de tareas y elegir si/no
para las tareas que deseemos.
Redistribuir tareas con recursos propuestos Si esta opcin est tildada, Project puede utilizar
para la redistribucin un recurso que est propuesto, no confirmado.

Una vez establecida la configuracin de la redistribucin a nuestras necesidades, si

establecimos el tipo Manual al principio para que Project redistribuya, deberemos hacer clic
en el botn Redistribuir ahora, si elegimos el modo Automtico cada vez que tengamos algn
recurso sobreasignado Project redistribuir teniendo en cuenta estos criterios.

Nota: No siempre se pueden redistribuir los recursos todos los recursos, pero Project nos
avisar por medio de un cuadro de dilogo los recursos que no pudo redistribuir para que lo
hagamos nosotros manualmente.

Vista Gantt de redistribucin

Podemos activar la vista Gantt de redistribucin para ver de manera grfica como Proyect
redistribuy las tareas. En color verde se ven las tareas antes de redistribuir. Para aplicar la
vista debemos ir al men Ver Mas vistas Buscar la vista Gantt de seguimiento y
Aplicar.

Seguimiento (I)
Una vez que hayamos capturados los datos para llevar a cabo el proyecto, (tareas recursos,
costos, etc.) conforme transcurre el tiempo, el progreso del proyecto genera informacin de
lo que en realidad est pasando; cuanto se estn completando las tareas como habamos
previsto, cunto nos est costando el proyecto, si hubo gastos extras, el consumo de los
materiales, etc.

La regularidad en que capturemos los datos reales depender del seguimiento que queramos
darle.

Lnea de base y plan provisional

La lnea de base (plan previsto) me permite capturar toda la informacin del proyecto con el
fin de poderla comparar con el avance real del mismo. Guarda duracin, costos, fechas de
inicio y finalizacin, asignaciones y recurso del proyecto de cada una de las tareas antes de
que inicie el proyecto, todos estos datos servirn como punto de referencia para los cambios
que se irn dando conforme el proyecto avanza.

El plan provisional es como una lnea de base pero ms resumido, slo guarda fechas de
comienzo y de fin de tareas.

Guardar una lnea base y/o plan provisional.

Para abrir el cuadro de dilogo debemos ir al men Herramientas Seguimiento

Establecer lnea base
Se abrir el cuadro de dilogo Establecer lnea de base.
1* Lnea de base: Para guardar una lnea de base esta opcin debe estar tildada. Podemos
guardar hasta 11 lneas de base por cada proyecto.

Plan provisional: Para guardar un plan provisional debe estar tildada esta opcin. Al igual
que la lnea base podemos guardar hasta 11 planes provisionales.

2* Podemos guardar tanto lneas de base como planes provisionales para todo el proyecto
para las tareas que hayamos seleccionado previamente. Al tildar esta opcin se habilitan
otras opciones adicionales.

Resumir lneas de base. En estas opciones definimos si los cambios en las tareas
seleccionadas se resumen en tareas de resumen del proyecto. Podemos optar por: Para todas
las tareas de resumen, los cambios en las tareas seleccionadas se reflejan en todas las tareas
de resumen de antecesores de la lnea de base o De subtareas a tareas de resumen
seleccionadas, los cambios en subtareas inmediatas se reflejan en la tarea de resumen de la
lnea de base seleccionada.

Nota: Una vez guardada la lnea de base los datos guardados pasan a ser datos previstos
son los datos en el momento en el que se guard la lnea de base Y datos reales, son los
datos con la informacin real del progreso segn la informacin de seguimiento que vayamos
incorporando.

Borrar una lnea de base y/o plan provisional.

Nos puede ser til borrar un plan lnea base para tener disponibilidad en caso de que se
hayan ocupado los once o simplemente para limpiar informacin que ya no se utilizar.

Para ello debemos ir al men Herramientas Seguimiento Borrar lnea de base

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

En la opcin Borrar plan previsto podemos desplegar el men y elegir que lnea de base
deseamos borrar (si es que hemos guardado ms de una).

En la opcin Borrar plan provisional, lo mismo pero para borrar un plan provisional.

Y en el campo Para podemos elegir si para todo el proyecto o para tareas que hayamos
seleccionado previamente.
Agregar datos a una lnea de base y/o plan previsto
Si luego de guardar la lnea de base o plan provisional hemos hecho algn cambio que
deseamos que estn dentro del plan previsto slo tenemos que repetir los pasos que dimos al
guardar la lnea o el plan y cuando nos pregunte si deseamos reemplazar los datos diremos
que s

2. En Filtrar por: podemos elegir entre varias opciones de filtro, tener en cuenta que no
estamos eliminando recursos de la lista, sino que estamos eligiendo que recursos ver segn el
criterio elegido.

3. Si tildamos la opcin Disponible para trabajar e ingresamos las horas, nos mostrar los
recursos que estarn disponibles para la tarea seleccionada.

Nota: Podemos aplicar un filtro y restringirlo todava ms tildando esta opcin, por lo cul
tener cuidado en el momento de filtrar. En caso de no aplicar un filtro y s marcar esta opcin
procurar destildar Filtrar por:
4. El botn Ms filtros nos abre un cuadro de dilogo con ms criterios de filtrado, el botn
Nuevo de este cuadro de dilogo nos permite, mediante instrucciones lgicas, crear nuestros
propios filtros.

Comparar el plan previsto con el plan real

Para ver la informacin que se guard en la lnea de base y la informacin real, debemos ir al
men Proyecto Informacin del proyecto hacer clic en el botn Estadisticas.

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo que nos muestra los datos guardados (datos
previstos) y los datos reales del avance del proyecto.

Gantt de seguimiento
Tambin podemos ver estos datos de manera grfica activando la vista Gantt de seguimiento,
desde la barra de vista o desde el men Ver.

Las barras negras son las lneas de base y las que estn sobre ellas son las tareas reales. En la
imagen, stas coinciden por que el proyecto en tiempo real todava no ha comenzado.

Gantt de varias lneas de base.

Si hemos guardado ms de una lnea de base y queremos verlas de manera grfica, debemos
activar la vista Gantt de varias lneas de base, para ello debemos ir al men Ver Ms
vistas en el cuadro de dilogo buscar la vista y Aplicar.

Las barras se muestran como una lnea, la primer lnea de base guardada ser la barra
superior, la que sigue la segunda y as sucesivamente. Si nos situamos con el mouse sobre las
lneas aparece un cartel con la informacin de la lnea de base a la que pertenece.
Tareas con margen de demora.
La demora indica cunto tiempo puede retrasarse una tarea sin afectar a la fecha de fin del
proyecto.

Para saber que tareas tienen un margen de demora debemos abrir la vista Gantt detallado, la
misma se encuentra dentro del cuadro de dilogo Ms vistas del men Ver. Abrir la tabla
Programacin.

La tabla nos muestra en las columnas Demora permisible y Margen de demora total, la
demora de las tareas, si es que la tienen, sino muestra el valor 0. En el diagrama lo marca con
una lnea delgada al final de la barra de tarea, tambin nos indica cul es el margen, como
por ejemplo, el de la tarea 9.

Ver en forma grfica el progreso de las tareas

As es como se ve el diagrama de Gantt luego de actualizar el proyecto. Observar que las
tareas que ya han comenzado tienen una barra negra dentro que indica el progreso de las
mismas.
El Gantt de de seguimiento nos muestra el progreso de las tareas siempre con las barras de la
lnea de base por debajo. Al final de cada barra nos muestra el porcentaje completado.
Observar que las tareas que ya estn completas tienen un tilde en la columna de Indicadores.

Introducir el porcentaje completado del trabajo de una asignacin.

Para ello, debemos ir a la vista Uso de tarea, abrir el cuadro Informacin de la asignacin del
recurso asignado a la tarea y en la pestaa Seguimiento introducir el valor en el recuadro %
de trabajo completado.
Nota: Observar que las dems opciones son similares a las del cuadro de dilogo "Actualizar
tarea".

Actualizar el progreso de la tarea introduciendo el trabajo real y el trabajo restante

completado.

Para ello debemos abrir la tabla Trabajo en la vista Diagrama de Gantt.

Ir al men Ver Ms tablas Trabajo.

En la columna Real introducir la cantidad de horas reales que se han completado de la tarea.
Si lo que deseamos es introducir el valor restante lo haremos en la columna Restante.

Observar que segn la columna en la que introducimos un valor Project calcular

nuevamente las dems columnas.

Si en la tarea hay varios recursos asignados, el valor introducido se repartir de manera

uniforme entre los recursos.
Filtros.
Al igual que en otras utilidades del paquete Office, podemos filtrar la informacin con el
objeto de ver slo aquella que nos interesa.

Segn en la vista en que estemos estas opciones van a ser diferentes.

Para aplicar un filtro ir al men Proyecto Filtro para: podemos elegir entre las distintas
opciones de filtro segn nos convenga.
Si aplicamos algn filtro y queremos volver a ver todos los datos, observar que hay una
opcin de filtro que dice Todas las tareas, Todos los recursos, etc segn en la vista en que
estemos.

Ms filtros

En este cuadro de dilogo tenemos ms opciones para el filtrado.

Slo tenemos que elegir uno y Aplicar.

Si en vez de Aplicar presionamos el botn Resaltar, se mostrarn todos los datos pero los que
cumplan el criterio elegido se mostrarn de otro color.

Si presionamos el botn Nuevo vamos a poder crear un filtro con criterios personalizados.
En este cuadro de dilogo debemos especificar las instrucciones que deberan mostrarse
cuando se aplica el filtro creado.