COLECCIN DESARROLLO ORGANIZACIONAL fascculo

1
Gua de simplificacin
administrativa
en el sector Educacin
Etapa preparatoria
de la simplificacin
administrativa
 PROYECTO EDUCATIVO NACIONAL AL 2021: LA EDUCACIN QUE QUEREMOS PARA EL PER
RESOLUCIN SUPREMA N 001-2007-ED
Resultado 2
Resultado 1
Empresas,
La primera infancia es
organizaciones y lderes Resultado 3 prioridad nacional.
comprometidos con la
educacin. Medios de comunicacin
asumen con iniciativa su
rol educador.
Resultado 1 Objetivo estratgico 1
Gobiernos locales Objetivo estratgico 6 Oportunidades y resultados Resultado 2
democrticos y familias educativos de igual calidad Trece aos de
Una sociedad que educa
promueven ciudadana. para todos. buena educacin sin
a sus ciudadanos y los
exclusiones.
compromete con su
comunidad.

Resultado 1
Resultado 1 Todos desarrollan su potencial desde
la primera infancia, acceden al mundo Todos logran
Renovado sistema Objetivo estratgico 2 competencias para
de Educacin letrado, resuelven problemas, practican
Estudiantes e su desarrollo personal
Superior articulado al valores, saben seguir aprendiendo, se y el progreso e
instituciones que logran
desarrollo. asumen ciudadanos con derechos y aprendizajes pertinentes integracin nacional.
Objetivo estratgico 5
responsabilidades, y contribuyen al y de calidad.
Educacin Superior de desarrollo de sus comunidades y de su
calidad se convierte
pas combinando su capital cultural y
en factor favorable
Resultado 2 natural con los avances mundiales. Resultado 2
para el desarrollo y la
Se produce competitividad. Instalaciones
conocimientos acogedoras e
relevantes para el Objetivo estratgico 3 integradoras, ensean
desarrollo. Objetivo estratgico 4 bien y lo hacen con
Maestros bien
xito.
Una gestin preparados que ejercen
Resultado 3 descentralizada, profesionalmente la
Centros universitarios democrtica, que logra docencia.
y tcnicos forman resultados y es financiada
profesionales ticos, con equidad.
competentes y Resultado 2
productivos.
Carrera Pblica
Resultado 1 Resultado 1 Magisterial renovada.
Resultado 2
Gestin educativa Sistema integral de
Educacin financiada formacin docente.
eficaz, descentralizada y administrada con
y con participacin de equidad y eficiencia.
la ciudadana.
COLECCIN DESARROLLO ORGANIZACIONAL fascculo

1
Gua de simplificacin
administrativa
en el sector Educacin
Etapa preparatoria
de la simplificacin
administrativa
Gua de simplificacin administrativa en el sector Educacin

Ministerio de Educacin
Calle El Comercio N 193 - San Borja,
Lima 41, Per
Telfono: 615-5800
www.minedu.gob.pe

Primera edicin. 2013

Tiraje: 1000 ejemplares

Jos Luis Gargurevich Valdez

Jefe de la Oficina de Apoyo a la Administracin de la Educacin

Contenidos
David Espino Murrugarra, Miluska Garro Fernandini, Elaine Portugal Chang, Ana Gutirrez Burgos

Edicin
Elizabeth Cristina Flores Herrera

Tratamiento pedaggico
Claudia Urmeneta Beltrn, Karina Beatriz Vsquez Olano

Revisin tcnica
Roco Villagmez Rosales

Diseo grfico y diagramacin

Jorge Juregui Barrientos

Agradecimientos
Agradecemos al Banco Interamericano de Desarrollo BID que en el marco del Proyecto de Mejoramiento
de la Gestin Educativa contribuy con la impresin de la gua apostando por el desarrollo de capacidades
en los servidores pblicos mediante herramientas de gestin como la que se presenta.

Impreso por: Impresos & Diseos | Cal. Tefilo Castillo 1750 Chacra Ros Norte, Lima 01
Ministerio de Educacin
Se permite la reproduccin de esta gua, siempre y cuando no se altere su contenido y se cite como
fuente.
Hecho el Depsito Legal en la Biblioteca Nacional del Per N 2013-20141
Impreso en el Per/ Printed in Peru
 ndice

Organizacin de la gua
8 Presentacin
9 A quin est dirigida la gua?
9 Qu esperamos lograr con la gua?
10 Cmo est organizada la gua?
11 Cmo est organizado cada fascculo?
5
Organizacin del fascculo
14 Dnde nos ubicamos?
15 Qu esperamos lograr con el fascculo 1?
15 Cul es la ruta metodolgica del fascculo 1?
16 Glosario

Ruta metodolgica
18 Paso 1: Identificacin y conformacin de equipos
21 Paso 2: Identificacin y priorizacin de procedimientos a simplificar
27 Paso 3: Identificacin de actores involucrados en el procedimiento a simplificar
30 Paso 4: Formulacin del plan de trabajo para la simplificacin administrativa
33 Paso 5: Capacitacin y sensibilizacin para la ejecucin del Plan de trabajo

Anexos
36 Anexo 1: Matriz de priorizacin
37 Anexo 2: Plan de trabajo detallado
organizacin
de la gua
 presentacin

El Ministerio de Educacin fomenta las buenas prcticas de la gestin pblica las cuales buscan
la existencia de un Estado moderno, eficiente, descentralizado, unitario, inclusivo y abierto.
Entendindose por moderno, aqul que es lo suficientemente flexible para adecuarse a las
necesidades de los ciudadanos y a los cambios sociales, polticos y econmicos del entorno sin
perder sus objetivos esenciales. Eficiente, aqul que genera el mayor valor pblico mediante el
uso racional de los recursos con los que cuenta, buscando proveer lo que el ciudadano necesita
al menor costo posible, con un estndar de calidad adecuado y en las cantidades ptimas
que maximicen el bienestar social. Descentralizado y unitario, aqul que busca satisfacer las

8
necesidades de la ciudadana adaptando sus polticas a las diferencias segn el territorio, a travs
de gobiernos descentralizados autnomos en su mbito de competencias y sujetos a polticas y
normas nacionales que garanticen los derechos que corresponden a todos por igual. Inclusivo,
aqul que orienta sus acciones a que todos los ciudadanos tengan igualdad de oportunidades,
buscando cerrar las brechas existentes; asimismo, procura brindar a todos los ciudadanos
por igual, servicios con la calidad y en la cantidad necesaria para satisfacer sus necesidades,
garantizando el desempeo y participacin activa de los ciudadanos en la sociedad. Abierto,
aqul que es transparente y accesible a los ciudadanos, fomenta la participacin ciudadana y
posee capacidad de respuesta a las demandas y necesidades ciudadanas y rinde cuentas1.
En dicho contexto, la poltica nacional de modernizacin de la gestin pblica busca impulsar
una gestin pblica orientada a la generacin de resultados que impacten positivamente en
el bienestar del ciudadano y por ende en el desarrollo del pas2. Uno de sus cinco pilares es la
simplificacin administrativa, que contribuye a que el Estado brinde procedimientos y servicios
administrativos bajo un enfoque de calidad y mejoramiento continuo3.
Teniendo en cuenta la importancia de la modernizacin de nuestro Sector, el Ministerio de
Educacin fomenta las buenas prcticas de la gestin pblica -las cuales reconocen al ciudadano
como su fin y su razn de ser- a travs de la Gua Simplificacin administrativa en el sector
Educacin como complemento a la Gua de simplificacin administrativa y determinacin de
costos de procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad elaborado por
la Presidencia del Consejo de Ministros - PCM, para conducir de manera exitosa la simplificacin
administrativa en las entidades pblicas vinculadas al sector Educacin a nivel nacional.

1
Presidencia del Consejo de Ministros PCM (2012). Anexo 2. Estrategia de Modernizacin de la Gestin Pblica 2012 - 2016. Lima: PCM Pgina 3.
Aprobado por Decreto Supremo N 109-2012-PCM, publicado el 01 de noviembre del 2012.
2
PCM (2013). Poltica Nacional de Modernizacin de la Gestin Pblica al 2021. Lima: PCM. Pgina 9. Aprobado por Decreto Supremo N 004-2013-PCM,
publicado el 09 de enero del 2013.
3
PCM (2010). Poltica y plan nacional de simplificacin administrativa. Lima: PCM, GTZ Pgina 12.
 a quin est dirigida
la gua?

Est dirigida a las y los servidores que laboran en las entidades pblicas vinculadas al sector
Educacin, especialmente a quienes conducen la simplificacin de los procedimientos en su
entidad.

qu esperamos lograr
con la gua?

Facilitar la implementacin del proceso de simplificacin administrativa en las entidades

pblicas vinculadas al sector Educacin, a fin que su gestin sea eficaz y eficiente, as como
proporcionar pautas para realizar el seguimiento, evaluacin y sostenibilidad. 9
Folleto Fascculo 4
n
s plementaci
rientacione Fa c il it a r la im
Presentar o ara el uso de uesta de
de una prop inistrativa
icas p
metodolg scculos. n adm
los fa simplificaci Educacin y
en el sector autas para
rp
proporciona uimiento,
g
Marco conceptual realizar el se tenibilidad.
s o s
Proporcionar el marco concep
tual evaluacin y
de la simplificacin administra
tiva y Fascculo 3
definir su importancia en el pro
ceso
de modernizacin del Estado, Brindar los pasos necesarios
en
particular en el sector Educaci para la formulacin de una
n.
propuesta de simplificacin
de un procedimiento.
Fascculo 1
Fascculo 2
Identificar los pasos
necesarios para iniciar la Brindar los paso
s nece
simplificacin administrativa para la formulaci sarios
diagnstico del n del
en el sector Educacin. procedimiento
a simplificar.
 cmo est organizada
la gua?

Folleto
ntaciones Fascculo 4
Presentar orie para el
s
metodolgica ulos Etapa de
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uso de los fasc
c implementac
seguimiento,
evaluacin y
10 sostenibilidad

al
C o n ceptu
Marco e la
tual d ativa
Fascculo 3
n c e p
co istr
Marco cin admin cin Etapa de rediseo
fica uca de la simplificacin
simpli l sector Ed
en e administrativa

Fascculo 1
Fascculo 2
Etapa prep
ar nstico
de la simpli atoria Etapa de diag cin
ficacin a
administrat de la simplific
a
iva administrativ
 cmo est organizado
EL fascculo?

ndice Cmo est organizada la gua?

Presentacin

Dnde nos ubicamos?

11
A quin est dirigida la gua?

Cul es la ruta metodolgica?

Qu esperamos lograr?

A considerar

Paso a seguir

Cmo est organizado Qu conoces sobre el tema?

el fascculo?
organizacin
del fascculo
 dnde nos ubicamos?

Folleto con
orientaciones
metodolgicas Marco conceptual
de la simplificacin
administrativa
en el sector Fascculo 1
Educacin Etapa
preparatoria de
la simplificacin
14 administrativa

La simplificacin administrativa tiene como objetivo mejorar la calidad y la eficiencia de los

servicios administrativos que el Estado brinda a la ciudadana. Asimismo optimiza el tiempo y
direcciona el esfuerzo de las y los servidores pblicos a actividades que generan valor.
Es necesaria porque brinda satisfaccin a las y los ciudadanos, mejora el acceso a los servicios
del Estado, y elimina errores y conflictos entre las unidades orgnicas.
Para traducir este objetivo en un resultado concreto, la simplificacin administrativa se vale de
cuatro etapas:
Etapa preparatoria de la simplificacin administrativa.
Etapa de diagnstico de la simplificacin administrativa.
Etapa de rediseo de la simplificacin administrativa.
Etapa de implementacin, seguimiento, evaluacin y sostenibilidad.
Estas etapas estn interrelacionadas y es necesaria la consecucin de todas ellas para lograr
el xito de la simplificacin administrativa.
El presente fascculo detalla los pasos de la Etapa Preparatoria, es decir, la identificacin
y conformacin de equipos, para luego continuar con la identificacin y priorizacin de
procedimientos a simplificar, lo que permite reconocer los actores involucrados en el
procedimiento; con estos elementos se formula el Plan de trabajo para la simplificacin
administrativa sin dejar de lado la capacitacin y sensibilizacin, como base que garantice la
ejecucin de las actividades programadas.
 qu esperamos lograr
con el fascculo 1?

Con este fascculo se pretende que identifique los pasos necesarios para iniciar la simplificacin
administrativa en el sector Educacin.

Cul es la ruta metodolgica

del fascculo 1?

15
Se presentar los temas a tratar mediante la siguiente ruta metodolgica:

Paso 1 Paso 2 Paso 3

Identificacin y Identificacin y priorizacin Identificacin de actores
conformacin de de procedimientos a involucrados en el
equipos simplificar procedimiento
a simplificar

Paso 4 Paso 5
Formulacin del Capacitacin y
plan de trabajo para sensibilizacin para la
la simplificacin ejecucin del Plan de
administrativa trabajo
 glosario

actor

Persona o entidad que

participa o afecta alguna
actividad de la entidad pblica. actor involucrado
Entre ellos se pueden destacar
a: ciudadanos, servidores
pblicos, proveedores, unidad Para efectos de esta gua

16 orgnica, etc. se considera como actor

involucrado a las y los servidores
pblicos que intervienen en el
procedimiento.

proceso

Secuencia de actividades
interrelacionadas que
agregan valor en cada etapa,
trasformando los elementos de
entrada y de salida (producto o
servicio)4.
Sensibilizacin
Comunicacin activa y
creativa que promueve una
transformacin, un cambio de
actitudes y comportamientos
con respecto a una
determinada problemtica.
A travs de la sensibilizacin
se pretende una toma de
conciencia.

4
Modelo FQM
 ruta
metodolgica
 Identificacin y conformacin de equipos

Qu conoces sobre el tema?

Existe en tu institucin, algn equipo encargado de realizar la simplificacin

administrativa? Si fuera el caso, quines conforman dicho equipo?

El primer paso a realizar en esta etapa preparatoria para la simplificacin administrativa es la

conformacin de dos equipos, los cuales son oficializados mediante resolucin.

Simplificacin administrativa
18
Etapa preparatoria
de la simplificacin
administrativa Iniciamos el proceso de
simplificacin administrativa con
la etapa preparatoria.

requiere
Conformacin
de dos equipos

Comit de Equipo de
Direccin de Mejora Continua
Simplificacin - EMC
Administrativa

Oficializados
mediante
resolucin
Cada uno de los equipos est conformado por diferentes funcionarios y servidores
pblicos como se menciona a continuacin:

Conformado por
Comit de Direccin de funcionarios que tienen
Simplificacin Administrativa poder de decisin y
conocimiento de la
entidad, como por
ejemplo:
Secretario General
Viceministro
Asesor de Alta 19
Direccin
Gerente General
Regional
Gerente de
Planeamiento
Gerente de
Administracin

Encargado de iniciar
la simplificacin
administrativa y de
supervisar su avance.
 Equipo de Sus integrantes son designados por el Comit
Mejora de Direccin de Simplificacin Administrativa.
Continua - EMC Puede estar conformador por:
Servidor pblico con experiencia en
procesos/procedimientos (sugerencia:
responsable de la racionalizacin de la
entidad).
a considerar
Servidor pblico con experiencia en
derecho administrativo, quien apoyar en el
Es importante diagnstico legal.
la incorporacin Servidor pblico con experiencia en costos.
de al menos
un especialista Para entidades pequeas (aprox. 30 personas),
en procesos/ el EMC puede estar compuesto por 3 personas.

20 procedimientos a
fin de que pueda
facilitar el proceso
de simplificacin Encargado de gestionar la
administrativa. simplificacin administrativa.

Existe un tercer equipo que

se constituye cuando se
realiza la identificacin de
actores del procedimiento
priorizado (ver Paso 3).

Conformado el Comit de Direccin de Simplificacin

Administrativa y el Equipo de Mejora Continua EMC
se oficializan mediante resolucin emitida por la
entidad pblica.
IDENTIFICACIN Y PRIORIZACIN DE
PROCEDIMIENTOS A SIMPLIFICAR

Qu conoces sobre el tema?

Cmo identificar los procedimientos a simplificar? Qu criterios aplicar para

priorizar el procedimiento a simplificar?

El Equipo de Mejora Continua (EMC), una vez constituido procede a identificar y priorizar el
procedimiento a simplificar como se describe a continuacin:

Identificacin de procedimientos Priorizacin de procedimientos 21

a simplificar a simplificar

Identificacin de procedimientos a simplificar

Para identificar el procedimiento a simplificar primero se recopila en una lista los

procedimientos de la entidad pblica diferenciando los procedimientos del Texto nico de
procedimientos administrativos - TUPA de los procedimientos internos, para luego elaborar
un inventario por cada tipo de procedimiento identificado.

La identificacin de
procedimientos a simplificar

consiste en

Elaborar el inventario diferenciado por tipo de procedimiento:

Procedimientos administrativos segn Procedimientos

el texto nico de procedimientos internos
administrativos - TUPA
 Priorizacin de procedimientos a simplificar

Una vez realizado el inventario y luego de haber verificado que corresponden realmente a
procedimientos, se procede a identificar los procedimientos crticos, segn criterios que se
acuerdan y se especifican en la Matriz de Priorizacin (anexo 1).

Priorizacin de
procedimientos a simplificar

Identificar los procedimientos

22 permite
administrativos crticos, segn la
matriz de priorizacin

La matriz de priorizacin permite determinar los procedimientos a simplificar en funcin a

diferentes criterios, como por ejemplo la demanda del procedimiento, el tiempo empleado
para dar respuesta al administrado, entre otros.
Los criterios a considerar en la priorizacin dependen de la naturaleza de los procedimientos:
si son internos o si son del TUPA.
 En la siguiente tabla se muestra ejemplos de algunos criterios a tomar en cuenta para la
priorizacin de procedimientos a simplificar:

Tabla N 1: Ejemplos de criterios de priorizacin

CRITERIOS
Procedimientos internos Procedimientos del TUPA
Procedimientos de mayor uso por los Procedimiento de mayor solicitud por el
servidores de la entidad pblica. ciudadano.
Procedimientos con tiempo de respuesta Procedimientos con tiempo de respuesta
elevada. elevada.
Procedimientos directamente relacionados Procedimientos de mayor costo para el
con el cumplimiento de un objetivo de la ciudadano.
entidad pblica.

Una vez identificados los criterios a considerar por tipo de procedimiento, se procede a
priorizarlos como se menciona a continuacin:
23
Se asigna un peso a cada criterio, luego segn ese criterio se otorga un puntaje del 1 al 5 a
cada procedimiento, finalmente se calcula el puntaje total como se indica en la Matriz de
priorizacin (ver grfico N 1).
Una vez calculado el puntaje total de cada procedimiento, se ordenan los procedimientos
segn ese puntaje total obtenido.

Priorizacin de procedimientos a simplificar

Calificacin de cada Priorizacin de los

Asignacin de peso a cada procedimientos segn
procedimiento y clculo
criterio puntaje obtenido
del puntaje total
 Para poder visualizar mejor las acciones para priorizar los procedimientos, se presenta a
continuacin un ejemplo y las acciones a seguir:

2 Peso por cada criterio

Grafico N 1: Matriz de priorizacin
1 Criterios de priorizacin

Matriz de priorizacin
Tiempo
Demanda del Costo del
Criterio de priorizacin de Total Jerarqua
procedimiento procedimiento
respuesta

Factor de criticidad 3 3 4

Reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por

1 2 4 25 1
planes y programas.
Expedicin de constancias de estudios y copias autenticadas de
actas de evaluacin y recuperacin de los niveles de educacin

24
4 1 1 19 2
primaria, secundaria (1985) y superior no universitaria (1995),
para reconocimiento, y/o por prdida, deterioro y desaparicin.
Expedicin de constancia y/o copias de documentos registrados
en el archivo central, dispositivos legales, resoluciones y 2 1 1 13 4
convenios.
Legalizacin de certificados y constancias de estudios, grados y
3 1 1 16 3
ttulos para seguir estudios en el extranjero.

3 Lista de procedimientos
4
Puntaje asignado a cada
procedimiento por criterio 6 Jerarqua segn
puntaje obtenido

5 Puntaje total de cada

procedimiento

1ero. Escribir los criterios de priorizacin en la fila superior de la matriz. 1

2do. Escribir en la segunda fila de la matriz 2 el peso que se otorga a cada criterio,
al cual se le denomina Factor de criticidad.
3ero. Escribir en la primera columna 3 , los procedimientos a simplificar identificados
en el inventario.
4to. Asignar un puntaje parcial del 1 al 5 a cada uno de los procedimientos por
criterio, segn sea el caso, donde 1 representa el menor puntaje y 5, el
mayor 4.
5to. Calcular el puntaje por criterio, multiplicando cada puntaje parcial por el peso asignado
a cada criterio. Luego, sumar los resultados de los tres criterios, para escribirlo
finalmente en la columna Total de cada procedimiento 5.
Matriz de priorizacin
Tiempo
Demanda del Costo del
Criterio de priorizacin de Total Jerarqua
procedimiento procedimiento
respuesta
Factor de criticidad 3 3 4
Reconocimiento de estudios realizados en el
1 2 4 25 1
extranjero por planes y programas.

1 x 3 = 3 4 x 4 = 16
puntaje peso puntaje peso

2 x 3 = 6 3 + 6 + 16 = 25
puntaje peso

6to. Identificar la jerarqua de cada procedimiento segn el puntaje total obtenido,

25
considerando que el mayor puntaje equivale al primero en jerarqua. Escribir el orden de
prioridad en la ltima columna 6.

a considerar

En caso que la entidad pblica tenga identificados y

priorizados sus procesos en funcin al cumplimiento
de algn objetivo estratgico se debe considerar como
criterio principal que el procedimiento est contenido en
alguno de estos procesos identificados.
 Una vez identificados los procedimientos crticos por jerarqua se inicia la simplificacin
administrativa con el procedimiento de jerarqua 1, luego con el 2 y as sucesivamente hasta
culminar de analizar todos los que se encuentran en los inventarios de procedimientos.
En el ejemplo planteado en la matriz anterior, el procedimiento con jerarqua 1 es
Reconocimiento de estudios realizados en el extranjero por diferencia de planes y programas
el cual ser simplificado.

26
Identificacin de actores involucrados en
el procedimiento a simplificar

Qu conoces sobre el tema?

Quienes deben participar en la simplificacin del procedimiento priorizado?

Con el procedimiento priorizado, el Equipo de Mejora Continua - EMC identifica a los actores
involucrados para que conformen el equipo que participar directamente en el proceso de
simplificacin.
Para la identificacin de los actores involucrados en el procedimiento se considera a las
unidades orgnicas que realizan alguna actividad del procedimiento.
Identificadas las unidades orgnicas, el Equipo de Mejora Continua -EMC se rene con los
directores/jefes de las mismas y solicita la participacin de las personas involucradas en el
27
procedimiento priorizado para que formen parte del Equipo Ampliado - EA.

Equipo Ampliado - EA

Participan activamente
en la caracterizacin del
Est conformado por servidores procedimiento a simplificar.
pblicos representantes de
las Unidades orgnicas que
intervienen en el desarrollo del
procedimiento elegido para la
simplificacin.
El Equipo ampliado vara segn
el procedimiento administrativo
a simplificar, por lo que se
constituye luego de priorizado
el procedimiento.
 Cada unidad orgnica asigna como mnimo a una persona con el conocimiento necesario para
representarlos.

Procedimiento
priorizado

requiere la

Pri oced
Ma izac ien
Pr
or im
tri in tos
z d de
e
Identificacin de los actores
involucrados, pertenecientes a las
diferentes unidades orgnicas, en
28 el procedimiento priorizado

para conformar el

Equipo Ampliado - EA

La identificacin de los actores involucrados requiere de la priorizacin del procedimiento.

A este equipo se le denomina Equipo Ampliado- EA.
 Del ejemplo mencionado como jerarqua 1 Reconocimiento de estudios realizados en el
extranjero por diferencia de planes y programas, los actores involucrados en el procedimiento
seran los que se mencionan a continuacin:

Tabla N2: Actores involucrados

Unidades Orgnicas que participan en el

Actores
desarrollo del procedimiento
Tcnico Administrativo
Mesa de Partes
Jefe de Oficina
Tcnico Administrativo
Actas y certificados Secretaria
Jefe de rea

29
a considerar

El compromiso de los Directores/Jefes de las Unidades orgnicas garantiza la participacin de

los actores involucrados a lo largo de la simplificacin administrativa.
 Formulacin del plan de trabajo para la
simplificacin administrativa

Qu conoces sobre el tema?

Qu elementos y criterios considerar en la formulacin del Plan de trabajo para

la simplificacin administrativa?

El Equipo de Mejora Continua - EMC procede a formular el plan de trabajo (anexo 2),
considerando:
Detallar las actividades que se van a realizar para que el proceso de simplificacin
administrativa sea exitoso.

30 Agrupar las actividades de las etapas de la simplificacin administrativa presentadas en el

Fascculo Marco conceptual de la simplificacin administrativa en el sector Educacin.
Colocar el o los productos que se deben obtener al final de cada etapa.
Asignar a un responsable por cada etapa.
Colocar la fecha propuesta de inicio y de cierre de cada etapa y actividad.
La persona designada como responsable de una actividad es el encargado de realizarla,
mientras que la persona designada como responsable de una etapa es la
encargada de realizar el seguimiento al Plan de trabajo formulado a
nivel de: cumplimiento de las actividades, las fechas programadas,
la obtencin del producto, el seguimiento y evaluacin.
(Ver Fascculo 4 Etapa de implementacin, seguimiento,
evaluacin y sostenibilidad).
 Grfico 4: Plan de trabajo detallado por semanas

1 Producto esperado Etapa del procedimiento

2 a simplificar

Plan detallado
Fecha de inicio Fecha de Fin Mar Abr
Descripcin Productos Resp.
Propuesta Actual Propuesta Actual 1 2 3 4 5 1 2 3

Procedimiento Procedimiento
Reconocimiento documentado
de estudios
Reporte de seguimiento 4 de 26 de
realizados en el
y evaluacin del marzo julio
extranjero por
diferencia de temas procedimiento
y programas. administrativo

Equipo conformado

31
Personal capacitado
Listado de procedimientos
Etapa 4 de 27 de
priorizado
preparatoria marzo marzo
Listado de actores
involucrados identificados
Plan aprobado
Conformacin de 4 de 8 de
equipos marzo marzo
Identificacin y 11 de 15 de
priorizacin marzo marzo
Identificacin de 18 de 20 de
actores marzo marzo
Formulacin del 21 de 22 de
Plan marzo marzo
Capacitacin y 25 de 26 de 27 de
sensibilizacin marzo marzo marzo
Reunin de
seguimiento y Roberto 27 de 2 de 27 de 2 de

evaluacin al L. marzo abril marzo abril
proceso SA

3 Actividades de la etapa 5 Responsable de la

etapa 7 Fecha de
inicio real 9 Fecha final
real

Fecha de inicio
8 Fecha final
programada Duracin real
4 Producto por cada etapa
6 programada 10 de la etapa y las
actividades
 Como se observa en el grfico anterior, el Plan de trabajo detallado requiere de la realizacin
de diversas acciones:

1ero. Se redacta en la primera fila el procedimiento priorizado que evidencie el producto que
se espera lograr al finalizar las etapas de la simplificacin administrativa 1 .
2do. Se escribe en la primera columna, la etapa de la simplificacin administrativa a la que
corresponde 2.
3ero. Debajo se escriben las actividades que conllevan dicha etapa incluyendo la reunin de
seguimiento y evaluacin 3.
4to. Se define el producto que se desea obtener por cada etapa y se escribe en la segunda
columna 4.
5to. Se identifica la persona responsable de la etapa y de cada actividad. Se escriben los
nombres en la tercera columna 5.
6to. Se registra en la cuarta columna, la fecha de inicio programada de la actividad 6.
32 7to. Conforme se van realizando las actividades, se va registrando la fecha de inicio real de
la actividad 7.
8vo. Se registra la fecha final programada de la actividad 8.
9no. Se registra la fecha final real de la actividad programada 9.
10mo. Los recuadros sombreados indican la duracin real de la etapa y de cada actividad. Se
sombrea el recuadro a medida que se desarrolla la etapa/actividad 10 .

Una vez elaborado el Plan de trabajo considerando lo planteado anteriormente, se realizan las
coordinaciones necesarias para su aprobacin por el/los Director(es)/Jefe(s) de las unidades
orgnicas que participan en el/los procedimiento a simplificar.
 Capacitacin y sensibilizacin para la
ejecucin del Plan de trabajo

Qu conoces sobre el tema?

Qu aspectos considerar en las acciones de capacitacin y sensibilizacin sobre

la simplificacin administrativa?

El ltimo paso de la etapa preparatoria est relacionado con dos actividades muy importantes:
la capacitacin y la sensibilizacin. Dichas actividades garantizan que la ejecucin del Plan de
trabajo sea de acuerdo a lo planificado.
El Equipo de Mejora Continua - EMC es el encargado de que se realicen las acciones de
capacitacin y sensibilizacin en la entidad pblica, considerando que la capacitacin permite
presentar los conceptos bsicos, la metodologa y las herramientas a utilizar en las etapas de
simplificacin administrativa; mientras que la sensibilizacin permite fomentar la aplicacin de
33
la simplificacin administrativa incidiendo en su importancia y beneficios.

El Equipo de Mejora Continua - EMC

desarrolla acciones de

Capacitacin Sensibilizacin

referente a para

Conceptos bsicos Herramientas Fomentar la aplicacin

(proceso, etapas, etc.) de la simplificacin
administrativa

Metodologa
incidiendo en
vinculadas a

Importancia Beneficios
Proceso de simplificacin
administrativa
 En la capacitacin es fundamental que se consideren los siguientes contenidos:

iva
in administrat
Simplificac
plificacin
Qu es la sim
a?
administrativ
ar la
Por qu aplic
a?
administrativ
simplificacin
la
Beneficios de
a
administrativ
simplificacin
?
procedimiento
Qu es un
izar la
asos para real
34 Etapas y p
simplificacin
administrativ
a
n la
tas a utilizar e
Herramien a
administrativ
simplificacin

a considerar

La capacitacin en simplificacin administrativa establece una base comn de conocimientos

necesarios para simplificar un procedimiento. Por ello, es recomendable que las acciones de
capacitacin y sensibilizacin en simplificacin administrativa sean parte del PDP de la entidad
pblica.
En caso el servidor pblico an no haya asistido al Plan de Desarrollo de las Personas - PDP donde
se realiza la capacitacin y sensibilizacin con respecto a la simplificacin administrativa, se debe
realizar un reunin donde se desarrollen los temas de la capacitacin y sensibilizacin.

Con la capacitacin y sensibilizacin hemos culminado con la primera etapa de la simplificacin

administrativa, creando las condiciones previas y fundamentales para luego pasar a la etapa
de diagnstico.
anexos
 36
Anexo 1

matriz de priorizacin

Alineamiento a misin y
Criterio de priorizacin objetivos de la entidad Demanda del procedimiento Criterio N Total Jerarqua
(Es un proceso esencial?)

Factor de criticidad 2 3 5

Procedimiento 1

Procedimiento 2

Procedimiento 3

Procedimiento 4

Procedimiento 5

Procedimiento 6

Procedimiento 7

Procedimiento 8

Procedimiento 9

Procedimiento N
 Anexo 2
plan de trabajo detallado

Descripcin Productos Resp. Fecha de inicio Fecha de fin Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Set Oct Nov Dic
Propuesta Actual Propuesta Actual 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

Etapa
preparatoria

Etapa de
diagnstico

Etapa de
rediseo

Etapa de
implementacin

Etapa de
evaluacin,
sostenimiento y
sostenibilidad
37
 Qu viene en el siguiente
fascculo?
38
FASCCULO 2
Etapa de diagnstico de la
simplificacin administrativa
 smbolos de la patria
bandera himno nacional
Declaracin Universal de los Derechos Humanos
Adoptada y proclamada por la Resolucin de la Asamblea General 217 A (iii) del 10 de diciembre de 1948
Art. 1 Todos los seres humanos nacen libres e iguales en dignidad y derechos y, dotados como estn de razn y
conciencia, deben comportarse fraternalmente los unos con los otros.
Art. 2 1.Toda persona tiene todos los derechos y libertades proclamados en esta Declaracin, sin distincin alguna
de raza, color, sexo, idioma, religin, opinin poltica o de cualquier otra ndole, origen nacional o social, posicin
econmica, nacimiento o cualquier otra condicin.
2. Adems, no se har distincin alguna fundada en la condicin poltica, jurdica o internacional del pas o territorio
de cuya jurisdiccin dependa una persona, tanto si se trata de un pas independiente, como de un territorio bajo
administracin fiduciaria, no autnomo o sometido a cualquier otra limitacin de soberana.
Art. 3 Todo individuo tiene derecho a la vida, a la libertad y a la seguridad de su persona.
Art. 4 Nadie estar sometido a esclavitud ni a servidumbre, la esclavitud y la trata de esclavos estn prohibidas
en todas sus formas.
Art. 5 Nadie ser sometido a torturas ni a penas o tratos crueles, inhumanos o degradantes.
Art. 6 Todo ser humano tiene derecho, en todas partes, al reconocimiento de su personalidad jurdica.
Art. 7 Todos son iguales ante la ley y tienen, sin distincin, derecho a igual proteccin de la ley. Todos tienen
derecho a igual proteccin contra toda discriminacin que infrinja esta Declaracin y contra toda provocacin a
tal discriminacin.
Art. 8 Toda persona tiene derecho a un recurso efectivo ante los tribunales nacionales competentes, que la ampare
contra actos que violen sus derechos fundamentales reconocidos por la constitucin o por la ley.
Art. 9 Nadie podr ser arbitrariamente detenido, preso ni desterrado.
Art. 10 Toda persona tiene derecho, en condiciones de plena igualdad, a ser oda pblicamente y con justicia por
un tribunal independiente e imparcial, para la determinacin de sus derechos y obligaciones o para el examen de
cualquier acusacin contra ella en materia penal.
Art. 11 1. Toda persona acusada de delito tiene derecho a que se presuma su inocencia mientras no se pruebe su
culpabilidad, conforme a la ley y en juicio pblico en el que se le hayan asegurado todas las garantas necesarias
para su defensa.
2. Nadie ser condenado por actos u omisiones que en el momento de cometerse no fueron delictivos segn el
Derecho nacional o internacional. Tampoco se impondr pena ms grave que la aplicable en el momento de la
comisin del delito.
Art. 12 Nadie ser objeto de injerencias arbitrarias en su vida privada, su familia, su domicilio o su corresponden-
cia, ni de ataques a su honra o a su reputacin. Toda persona tiene derecho a la proteccin de la ley contra tales
injerencias o ataques.
Art. 13 1. Toda persona tiene derecho a circular libremente y a elegir su residencia en el territorio de un Estado.
2. Toda persona tiene derecho a salir de cualquier pas, incluso del propio, y a regresar a su pas.
Art. 14 1. En caso de persecucin, toda persona tiene derecho a buscar asilo, y a disfrutar de l, en cualquier pas.
2. Este derecho no podr ser invocado contra una accin judicial realmente originada por delitos comunes o por
actos opuestos a los propsitos y principios de las Naciones Unidas.
Art. 15 1. Toda persona tiene derecho a una nacionalidad.
2. A nadie se privar arbitrariamente de su nacionalidad ni del derecho a cambiar de nacionalidad.
Art. 16 1. Los hombres y las mujeres, a partir de la edad nbil, tienen derecho, sin restriccin alguna por motivos
de raza, nacionalidad o religin, a casarse y fundar una familia, y disfrutarn de iguales derechos en cuanto al
matrimonio, durante el matrimonio y en caso de disolucin del matrimonio.
2. Slo mediante libre y pleno consentimiento de los futuros esposos podr contraerse el matrimonio.
3. La familia es el elemento natural y fundamental de la sociedad y tiene derecho a la proteccin de la sociedad
y del Estado.
Art. 17 1. Toda persona tiene derecho a la propiedad, individual y colectivamente.
2. Nadie ser privado arbitrariamente de su propiedad.
Art. 18 Toda persona tiene derecho a la libertad de pensamiento, de conciencia y de religin; este derecho incluye
la libertad de cambiar de religin o de creencia, as como la libertad de manifestar su religin o su creencia, indivi-
dual y colectivamente, tanto en pblico como en privado, por la enseanza, la prctica, el culto y la observancia.
Art. 19 Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinin y de expresin; este derecho incluye el de no ser
molestado a causa de sus opiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el de difundirlas, sin
limitacin de fronteras, por cualquier medio de expresin.
Art. 20 1. Toda persona tiene derecho a la libertad de reunin y de asociacin pacficas.
escudo
2. Nadie podr ser obligado a pertenecer a una asociacin.
Art. 21 1. Toda persona tiene derecho a participar en el gobierno de su pas, directamente o por medio de repre-
sentantes libremente escogidos.
2. Toda persona tiene el derecho de accceso, en condiciones de igualdad, a las funciones pblicas de su pas.
3. La voluntad del pueblo es la base de la autoridad del poder pblico; esta voluntad se expresar mediante elec-
ciones autnticas que habrn de celebrarse peridicamente, por sufragio universal e igual y por voto secreto u otro
procedimiento equivalente que garantice la libertad del voto.
Art. 22 Toda persona, como miembro de la sociedad, tiene derecho a la seguridad social, y a obtener, mediante
el esfuerzo nacional y la cooperacin internacional, habida cuenta de la organizacin y los recursos de cada
Estado, la satisfaccin de los derechos econmicos, sociales y culturales, indispensables a su dignidad y al libre
desarrollo de su personalidad.
Art. 23 1. Toda persona tiene derecho al trabajo, a la libre eleccin de su trabajo, a condiciones equitativas y
satisfactorias de trabajo y a la proteccin contra el desempleo.
2. Toda persona tiene derecho, sin discriminacin alguna, a igual salario por trabajo igual.
3. Toda persona que trabaja tiene derecho a una remuneracin equitativa y satisfactoria, que le asegure, as
como a su familia, una existencia conforme a la dignidad humana y que ser completada, en caso necesario, por
cualesquiera otros medios de proteccin social.
4. Toda persona tiene derecho a fundar sindicatos y a sindicarse para la defensa de sus intereses.
Art. 24 Toda persona tiene derecho al descanso, al disfrute del tiempo libre, a una limitacin razonable de la
duracin del trabajo y a vacaciones peridicas pagadas.
Art. 25 1. Toda persona tiene derecho a un nivel de vida adecuado que le asegure, as como a su familia, la salud
y el bienestar, y en especial la alimentacin, el vestido, la vivienda, la asistencia mdica y los servicios sociales
necesarios; tiene asimismo derecho a los seguros en caso de desempleo, enfermedad, invalidez, viudez, vejez u
otros casos de prdida de sus medios de subsistencia por circunstancias independientes de su voluntad.
2. La maternidad y la infancia tienen derecho a cuidados y asistencia especiales. Todos los nios, nacidos de
matrimonio o fuera de matrimonio, tienen derecho a igual proteccin social.
Art. 26 1. Toda persona tiene derecho a la educacin. La educacin debe ser gratuita, al menos en lo concer-
niente a la instruccin elemental y fundamental. La instruccin elemental ser obligatoria. La instruccin tcnica
y profesional habr de ser generalizada; el acceso a los estudios superiores ser igual para todos, en funcin de
los mritos respectivos.
2. La educacin tendr por objeto el pleno desarrollo de la personalidad humana y el fortalecimiento del respeto
a los derechos humanos y a las libertades fundamentales; favorecer la comprensin, la tolerancia y la amistad
entre todas las naciones y todos los grupos tnicos o religiosos, y promover el desarrollo de las actividades de las
Naciones Unidas para el mantenimiento de la paz.
3. Los padres tendrn derecho preferente a escoger el tipo de educacin que habr de darse a sus hijos.
Art. 27 1. Toda persona tiene derecho a tomar parte libremente en la vida cultural de la comunidad, a gozar de las
artes y a participar en el progreso cientfico y en los beneficios que de l resulten.
2. Toda persona tiene derecho a la proteccin de los intereses morales y materiales que le correspondan por razn
de las producciones cientficas, literarias o artsticas de que sea autora.
Art. 28 Toda persona tiene derecho a que se establezca un orden social e internacional en el que los derechos y
libertades proclamados en esta Declaracin se hagan plenamente efectivos.
Art. 29 1. Toda persona tiene deberes respecto a la comunidad, puesto que slo en ella puede desarrollar libre y
plenamente su personalidad.
2. En el ejercicio de sus derechos y en el disfrute de sus libertades, toda persona estar solamente sujeta a las
limitaciones establecidas por la ley con el nico fin de asegurar el reconocimiento y el respeto de los derechos y
libertades de los dems, y de satisfacer las justas exigencias de la moral, del orden pblico y del bienestar general
en una sociedad democrtica.
3. Estos derechos y libertades no podrn, en ningn caso, ser ejercidos en oposicin a los propsitos y principios
de las Naciones Unidas.
Art. 30 Nada en esta Declaracin podr interpretarse en el sentido de que confiere derecho alguno al Estado, a
un grupo o a una persona, para emprender y desarrollar actividades o realizar actos tendientes a la supresin de
cualquiera de los derechos y libertades proclamados en esta Declaracin.