En la unidad anterior hemos visto como se presentaba una ficha de un plato cuyo FOOD COST
podra ser del 35 %, es decir, que de mantenerse esta situacin media, estaramos comprando
por un valor del 35 % de lo que vendemos. No obstante, la realidad del sector nos indica que
las compras en el sector de la Hostelera alcanzan el 23 % de las ventas. Por ello, establecer
una adecuada poltica de compras, o simplemente una buena funcin de compras, puede
determinar:
Conocemos comprar como el mero hecho de adquirir una cosa, pero esta definicin no es
necesariamente til a la hora de referirnos a la gestin de esas compras, que lleva
relacionadas una serie de actuaciones de tipo administrativo irrenunciables. El proceso de
compra empresarial incluye una serie de fases:
Qu hay comprar.
Cunto hay que comprar.
Cundo hay que comprar.
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Normalmente, en este momento, la empresa dispone de varias ofertas, que debe analizar antes
de escoger el proveedor ms adecuado. La empresa emplear los criterios de valoracin ms
adecuados. Por ejemplo:
Hablaremos en este epgrafe de cuanto supone la emisin y seguimiento del pedido. En primer
lugar, una vez identificadas las necesidades, se proceder a la seleccin del proveedor ms
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adecuado en funcin de un valor muy importante para toda buena empresa que se precie: el
establecimiento de los estndares. Para ello, resulta aconsejable disponer de un Manual de
Especificaciones Tcnicas. Veamos un ejemplo:
Lomo de
ARTCULO MANUAL DE
Ternera
ESPECIFICACIONES CDIGO 0701016
FAMILIA Carnes
TCNICAS
SUBFAMILIA Ternera
CARACTERSTICAS PROCEDENCIA
ASPECTO CONSERVACIN
Anotaremos las caractersticas que presenta junto con el aspecto visual que debe reflejar la
entrega. As, podramos exigir que las piezas no contengan sebo u otras caractersticas
determinadas y anotarlas en la ficha del Manual. Estas caractersticas se deben dar a conocer
a los proveedores para que conozcan claramente las condiciones que deben reunir las piezas
que sirva a nuestra empresa.
La documentacin del pedido debe hacerse de dos formas diferentes, especialmente en las
grandes organizaciones como pueden ser los hoteles donde exista un departamento de
Economato y Bodega. En esta situacin se realiza el pedido, que debe quedar registrado en
funcin de su destino final, en los siguientes documentos:
3.1.- PEDIDO, que ser la existencia adquirida que debe ser recepcionada para su
almacenamiento en Economato Bodega.
Nos referimos al documento que abarca la relacin existente entre la empresa, desde el
departamento de Compras o Economato Bodega, y el proveedor. Sea cual sea el tipo de pedido
y su forma de emisin, podra considerarse como vlido este formulario tipo:
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Los Requejos 93 PEDIDO
28200 MADRID
N/Ref Proveedor
Fecha Cdigo
PRECIO
CDIGO CONCEPTO CANTIDAD IMPORTE
UNITARIO
TOTAL
Forma de pago
Restaurante La Escuela
Los Requejos 93 ORDEN DE PEDIDO
28200 MADRID
DE A ECONOMATO BODEGA
Fecha N/REF
PRECIO
CDIGO CONCEPTO CANTIDAD IMPORTE
UNITARIO
TOTAL
SUMINISTRADO CON FECHA DE DE 2.
Firmado__________________ Firmado_________________
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Los Requejos 93 LISTA DE MERCADO
28200 MADRID
____/______/2.___
PRECIO
CDIGO CONCEPTO CANTIDAD IMPORTE
UNITARIO
TOTAL
RECIBIDO CON FECHA DE DE 2.____
RECIBIDO VB
EL JEFE DE DEPARTAMENTO
Es un documento como la Orden de Pedido pero que sirve para verificar la entrega de
materiales que no pasan por el almacn, sino que se sirven directamente a los departamentos,
como por ejemplo una carne o un pescado que entra directamente a las cmaras de la cocina.
Por tanto, ser en este caso el Jefe de cocina el encargado de supervisar el pedido, la
recepcin y almacenamiento del mismo, comunicando al almacn su llegada y conformidad.
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Recibe este nombre por asemejarse con el pedido al mercado, considerando ste como un
lugar fsico tradicional de venta de productos frescos perecederos.
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Los Requejos 39 REPORTE DE COMPRAS DIARIAS Fecha_______
28200 MADRID
IMPUTACIN DEL CARGO A:
PROVEEDOR Albarn Artculo
Cocina Economato Rte Otros
TOTALES
Las empresas necesitan disponer, en el momento oportuno, de los productos necesarios, bien
para su propio consumo (fabricacin) o bien para la venta. Sin embargo, problemas tales como
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los retrasos en los suministros y/o las variaciones en la demanda obligan a las empresas a
aprovisionarse de mercancas para hacer frente a estos riesgos. Surge de esta forma la
necesidad de almacenamiento. Esta situacin es muy habitual en el sector de la hostelera,
especialmente en las empresas de Restauracin, donde la acumulacin de demanda puede
llegar a ser verdaderamente repentina.
El almacn es el lugar donde llega la mercanca adquirida por la empresa (las materias primas
solicitadas por las diferentes secciones del departamento de produccin, si la empresa es
industrial, o artculos para la venta, si la empresa es comercial) y donde la empresa guarda las
mercancas destinadas a los clientes. Tambin se recogen en el almacn las mercancas
devueltas por los clientes y los sobrantes.
Una vez contrastados los datos de los albaranes de entrega de los transportistas con los datos
de los pedidos, el encargado del almacn ordena la descarga del material, recuenta los bultos
comprobando que no existan daos externos y notorios (si existen daos, lo comunica al
departamento de compras para que haga la reclamacin oportuna) y acepta la mercanca a
falta del examen final. A este recuento o conteo de las unidades recibidas se le denomina
control cuantitativo. La evolucin tecnolgica y, en concreto, los importantes avances
producidos en el campo de la informtica hacen que este control se efecte utilizando distintos
sistemas que permiten una identificacin rpida y eficaz de los productos.
Las mercancas recibidas deben ser sometidas a un proceso de control de calidad o control
cualitativo antes de darles la entrada de manera definitiva en el almacn. Para ello, se
remiten al departamento de control de calidad, el cual se encarga de verificar si las
mercancas responden a las especificaciones de calidad establecidas en el pedido. Cuando el
nmero de artculos sobre los que hay que realizar el control de calidad es muy elevado, se
recurre al sistema del muestreo.
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El departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las
mercancas recibidas para dar la entrada definitiva al pedido.
Una de las funciones ms importantes del almacn es descubrir todos los errores de la
compra: faltas, equivocaciones en los artculos (tipo, cantidad, etc.), daos, defectos, etc., ya
que su deteccin a tiempo evitar muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de
ellos demasiado tarde.
Una vez que la mercanca llega a poder de la empresa hay que almacenarla. Este hecho
genera, adems, una serie de gastos, que posteriormente veremos. El almacenamiento
responde a tres actividades bsicas: reunir, guardar y registrar.
Almacenar supone reunir porque representa el acto de poseer aquello que resultar
necesario en un futuro prximo y en cantidades suficientes para cubrir las necesidades.
Almacenar supone guardar por el hecho de ubicarlo fsicamente en un lugar en el cual se
pueda realizar su vigilancia y cuidado.
Almacenar supone registrar por la obligacin de anotar lo que se guarda, es decir, existir
un control documental del almacn. Estos datos que proceden de la obligacin de registro
suponen la actualizacin de los datos del almacn.
Los costes de almacenamiento o de posesin son los costes que tiene la empresa por el hecho
de tener existencias en el almacn.
Habitualmente se expresa el coste de almacenaje como un porcentaje anual del valor del
artculo. Este porcentaje se determina calculando los costes de los diferentes elementos que
componen el coste de almacenaje (costes de capital, servicio, obsolescencia, daos,...) y se
utiliza el mismo para todas y cada una de las mercancas del inventario.
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5.1.- ALBARN:
Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:
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PRECIO
CDIGO CONCEPTO CANTIDAD IMPORTE
UNITARIO
CUERPO
TOTAL
Fecha de entrega: Firma: Observaciones:
PIE
Es un documento que se emite cuando los requisitos de compra de un producto son complejos,
debiendo pasar la recepcin de los gneros sucesivas conformidades. Se emplea
habitualmente en la Administracin y en casos de adquisicin de maquinaria y similares.
5.3.- FACTURA:
Este Real Decreto alude a la obligacin de expedir las facturas y conservarlas e indica que
podrn incluirse en una sola factura las operaciones realizadas para un mismo destinatario en
el plazo mximo de un mes natural. As, por ejemplo, un proveedor de frutas y verduras podr
reunir en una misma factura todos los albaranes entregados en un restaurante a lo largo de un
mes.
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Se divide en las siguientes partes, siempre en relacin de los datos que debe contener:
BASE IMPONIBLE...............................
PIE
I. V A . %..............................
TOTAL FACTURA................................
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Se trata de una ficha individualizada por producto o eferencia del almacn. As, aunque hoy en
da estas operaciones sean realizadas de forma mecanizada, se obtendrn datos histricos
acerca de cada uno de los movimientos habidos. Estas fichas, especialmente en las opciones
informatizadas, dispondrn de datos de alerta acerca del stock mximo y el mnimo
aconsejables para cada una de las referencias del almacn.
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5.5.- VALE:
5.6.-INVENTARIO FSICO:
No ser sta la nica vez que hablemos acerca del test de rendimiento. Por ello, no haremos
todava un estudio muy exhaustivo de su importancia y solamente nos referiremos a su
importancia en cuanto a la hora de poder calcular las necesidades de compra de un
determinado gnero en funcin, como su nombre dice, del rendimiento que es capaz de aportar
a una cocina. Posteriormente, en la Unidad de Trabajo 12 trabajaremos este aspecto con
mayor profundidad y teniendo presentes los costes derivados del rendimiento que ahora
calcularemos. En cuanto a este apartado de los precios, lo ms relevante relacionado con este
captulo ser el hecho de valorar las mercancas de entrada al almacn y su valoracin en el
momento de actualizar los datos de la ficha de inventario permanente.
Veamos un ejemplo.
Adquirimos una merluza para rellenar una vez limpia. Esta merluza tiene un peso de 3.200
gramos entera. Retiraremos 160 gramos de desperdicios que no tienen valor comercial alguno.
Al tiempo retiramos la cabeza, cuyo peso es de 376 gramos, la raspa y la piel, que pesan 200
gramos juntas y la cola, que pesa 240 gramos.
Sabemos que la cabeza, la piel y la raspa se utilizar para elaborar fumet y que en nuestro
inventario permanente estn valoradas a 3 por kilo.
Sabemos adems que la cola se utilizar para desmigar y emplear como farsa y que las
congelamos para mantener en nuestro economato a un coste de 4 por kilo.
Por ltimo, debe saberse que las merluzas de este tipo las pagamos a 12 kilo.
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FICHA ESCANDALLO
ARTCULO: MERLUZA
Cul es el precio por kilo de la merluza limpia y dispuesta para ser empleada?
Sabiendo que cada racin ser de 180 gramos de merluza limpia, cunta merluza debemos
adquirir para servir un banquete de 250 personas?
De la ejecucin de la ficha se desprende que esta merluza tiene un rendimiento del 69,5 %, es
decir, el 69,5 % de la merluza ser utilizable para nuestro fin. Por ello, la valoracin por
kilogramo ser superior a la fijada inicialmente.
En cuanto a la segunda parte del supuesto, sabemos que para que 250 personas consuman
raciones de 180 gramos:
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Definiremos la calidad como aquellas propiedades que hacen de un artculo que ste sea
diferente del resto. Lgicamente no se busca sencillamente esa diferencia, pero s que se
desea que el artculo sirva fielmente a nuestros intereses. De hecho, en una actuacin de un
departamento de compras altamente complejo, ste debera comprar en funcin de las
especificaciones tcnicas que les hiciesen llegar los diferentes departamentos, siendo stos,
lgicamente, los que definiesen la calidad de los gneros culinarios u otros artculos a adquirir.
As, cada vez que el departamento de compra deba adquirir un artculo recibir instrucciones
de compra en funcin de tres aspectos:
Por la marca.
Por estndares o normas comerciales (Normas ISO, por ejemplo).
Por especificaciones.
b) Compra especulativa: Se realiza para aprovechar los precios bajos del mercado, o
empleando un volumen de compra elevado para bajar los precios. Es, en definitiva, una
compra anticipada que no busca cubrir solamente las necesidades. El error es que no tiene
en cuenta el coste de almacenamiento y el riesgo de roturas o de obsolescencia de
algunos artculos (las caducidades, por ejemplo).
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7.3.- El precio:
Es, indudablemente, uno de los indicadores ms relevantes a partir de las cuales pueden ser
evaluadas las ofertas de los proveedores. Sin embargo, concederle a este parmetro ms
importancia que a otros puede ser considerado como un error, pues una buena compra en
cuanto al precio de adquisicin de un producto puede ser poco interesante por los plazos de
pago, los plazos de entrega, el volumen exigible en el pedido o la calidad final de lo adquirido,
entre otros.
Donde los costes adjudicados incluyen el transporte, los embalajes, los seguros,..., si bien
deberamos incluir una deduccin en estos costes: los descuentos.
Los proveedores podrn mejorar la oferta final de compra mediante la aplicacin de una serie
de descuentos. Estos pueden ser:
Este es el nombre con el que se denomina al tiempo que transcurre entre que se realiza el
pedido y que ste se entrega al cliente. Este parmetro resulta tambin muy importante a la
hora de realizar el clculo del aprovisionamiento pues rebasar la previsin de plazos puede
suponer la falta de existencias. Por ello, es muy importante tener previstos los plazos de cara al
almacn y en atencin a la posibilidad de obtener mejora de precios. Por ejemplo, para un
proveedor que distribuye una vez a la semana, modificar la fecha de entrega para evitar
nuestra falta de existencia supondr un coste aadido que nos repercutir, a buen seguro. Por
tanto, es muy importante valorar los plazos de aprovisionamiento.
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Por ello, la empresa de hostelera y turismo debe asegurar que sus proveedores le aseguren la
efectividad y calidad de los productos, al tiempo que cumple perfectamente las condiciones
econmicas y los plazos de entrega fijados. Para que los objetivos se puedan cumplir en este
particular, es aconsejable que la empresa defina e implante un SISTEMA DE EVALUACIN
DE PROVEEDORES. Esto sistema debe definir:
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Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluacin cuantitativa y medible. Por
ejemplo:
CRITERIO PONDERACIN
Calidad 40 %
Plazos de entrega 20 %
Adaptacin a la empresa 5%
Fiabilidad documentacin 10 %
Precio 25 %
TOTAL 100 %
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Si % < 5. Puntuacin = 3
Si % < 4. Puntuacin = 4
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Actividades
1) Hoy hemos recibido un pedido que habamos realizado a Distribuciones Exclusivas. El
pedido recibido fue el siguiente:
Una caja de 15 botellas de Ron Bacardi a 9,20 la botella. Su destino es Economato y est
gravado con un IVA del 18 %
Una caja de 100 paquetes de servilletas de doble capa a 2,40 el paquete. Su destino es
la Cocina y est gravado con un 18% de IVA
10 cajas de leche, con 12 litros cada caja. El precio unitario es de 0,78 y su IVA es del 4
%. La mitad se destinar a economato y la otra mitad se divide entre la cocina y el
restaurante.
6 cajas de un vino cosechero de Rioja, con 12 botellas cada caja, que adquirimos a un
precio 3,80 la botella. La mitad se ir al economato y la otra mitad al restaurante. Su IVA
ser del 18%.
Se pide:
Realizar la factura del pedido y el reporte de compras diario, siendo sta la nica realizada.
2) Deseamos elaborar un Tourned Rossini para un banquete de 250 personas. Para ello se
adquieren solomillos de 4 Kg cada uno a un precio de 24 / kg. Una vez recibidos en el
establecimiento se procede a su limpieza, tras la cual se retiran 540 gramos de desperdicios.
Del solomillo limpio distinguimos tres piezas:
Para elaborar el Tourned utilizaremos la cabeza y el centro, mientras que la punta y el cordn
se picarn para steak tartare.
El cordn se valora en nuestro almacn a 18 el kilo y la punta a 16 . Si cada racin pesa 240
gramos, cuntos solomillos debemos adquirir?
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El precio medio por pedido de todos los proveedores este ao es de 120 mientras que el ao
anterior fue de 117 .
Una vez analizados estos datos, otorgue una valoracin a cada proveedor.
4) Elaborar una ficha de artculo para cada uno de los siguientes que forman parte del
inventario de un establecimiento de Restauracin:
Tapa de ternera
Merluza 2- 3 kg.
Setas
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