BAB I

PENDAHULUAN

Fasilitas pelayanan kesehatan membutuhkan obat dan perbekalan kesehatan dalam

mendukung pelayanan pasien. Obat dan alat medis habis pakai merupakan logistik yang
harus ada dalam fasilitas kesehatan. Beberapa fasilitas kesehatan besar seperti rumah sakit
dan klinik rawat inap, mungikin juga membutuhkan bahan pemeriksaaan penunjang seperti
film, reagen laboratorium, sampai perlengkapan perlengkapan gedung seperti lampu
cadangan, kabel listrik dan lain-lain. Informasi logistik ini sangat diperlukan bagi fasilitas
kesehatan untuk memastikan ketersediaannya dalam melayani pasien secara komprehensif.
Kompleksitas jumlah dan variasi logistik di fasilitas kesehatan, menuntut pengelola fasilitas
kesehatan untuk menggunakan sistem informasi logistik berbasis elektronik.
Sistem informasi manajemen logistik kesehatan atau di beberapa tempat diistilahkan
dengan e-logistik, sistem apotik, sistem gudang farmasi diperlukan dalam mengelola data
dan informasi obat dan perbekalan kesehatan. Sistem ini dirancang untuk mengakomodasi
siklus manajemen obat mulai dari perencanaan, pembeliaan barang, distribusi barang dan
penggunaan barang. Apa saja yang yang perlu diakomodasi dalam setiap siklusnya menjadi
satu tantangan bagi pengembangan sistem informasi klinik yang mengakomodasi fungsi
manajemen logistik.
Standar database obat menjadi kunci penting pengelolaan logistik secara elektronik.
Fungsi perencanaan akan sangat tergantung dari kebutuhan pelayanan pasien di fasilitas
kesehatan. Beberapa referensi menunjukkan pentingnya penghitungan kebutuhan obat dan
perbekalan kesehatan dengan metode konsumsi atau metode morbiditas. Metode konsumsi
menekankan pada aspek penggunaan obat rata-rata, sedangkan medote morbiditas menilai
beban pelayanan kesehatan berdasarkan tipe penyakit dan kunjungan pasien. Keduanya
tentu memiliki kelebihan dan keunggulan. Yang termudah adalah metode konsumsi, dimana
perencanaan kebutuhan obat didasarkan pada pola penggunaan obat yang telah dilakukan.
Berikutnya adalah pembelian obat. Fasilitas pemerintah dan fasilitas swasta memiliki
karakteristik yang berbeda dalam melakukan pembelian obat. Proses lelang diperlukan pada
fasilitas pemerintah, sehingga mempengaruhi perencanaan pembelian obat. Lelang
membutuhkan proses yang lama, dan tidak dapat dilaksanakan secara cepat. Praktis
perencanaan obat dalam jangka waktu lama (>12 bulan) harus dilakukan sebelum
pembelian obat. Untuk fasilitas swasta dapat melakukan pembelian obat untuk
perencanaan < 1 tahun. Aspek penting lainnya pada pembelian obat adalah pemasukan obat
yang akan memerlukan informasi jumlah obat yang masuk, tanggal kadaluarsa dan informasi
supplier obat. Penting bagi pengelola fasilitas kesehatan untuk mengetahui kapan obat
masuk dan dengan siapa transaksi pembelian dilakukan untuk jaminan retur obat.
Pada fungsi distribusi obat lebih menekankan pada distribusi dari gudang (barang
datang dari supplier) ke unit pelayanan yang dapat berupa apotik, ruang rawat jalan, ruang
rawat inap, laboratorium, UGD dan lain sebagainya. Di Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota
atau fasilitas pemerintah, distribusi obat dilakukan ke Puskesmas, Rumah Sakit, Permintaan
Kegiatan Sosial atau pada keadaan bencana. Distribusi akan menentukan status stok obat
yang akan digunakan dalam melakukan perencanaan obat. Distribusi obat juga bisa
dikaitkan dengan pemberian obat per-orangan di apotik, yang dihubungkan dengan fungsi
peresepan elektronik pada sistem informasi klinis.
Penggunaan obat dalam hal ini adalah mekanisme monitoring dan evaluasi terhadap
pengeluaran obat. Aspek monitoring dan evaluasi ditekankan pada standar laporan
kefarmasian seperti laporan penggunaan obat generik, laporan ketersediaan obat, laporan
expired obat, laporan obat rusak, polsa peresepan obat dan sebagainya. Dengan demikian,
sistem informasi pelayanan kesehatan merupakan suatu sistem yang kompleks tidak hanya
sebatas pada pencatatan administrasi dan klinis, tetapi juga aspek-aspek manajemen seperti
logistik.
 BAB II
PEMBAHASAN

2.1. Definisi
Serangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan
terhadap kegiatan pengadaan,pencatatan pendistribusian, penyimpanan,
pemeliharaan dan penggunaan logistic guna mendukung afektifitas dan efisiensi
dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Berdasarkan uraian dari pengertian manajemen dan pengertian logistik, bahwa
manajemen lebih menitik beratkan pada cara untuk mengelola barang melalui
tindakan-tindakan perencanaan dan penentuan kebutuhan, pengadaan,
penyimpanan, penyaluran, pemeliharaan dan penghapusan untuk mencapai tujuan
yang telah ditetapkan
Logistik adalah proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan
penyimpanan strategis barang, suku cadang dan barang dari para suplier, diantara
fasilitas-fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.
Sarana dan perlengkapan pelayanan merupakan pendukung yang sangat penting
bagi terlaksananya pelayanan kebidanan kepada klien atau pelanggan. Pada dasarnya
persediaan akan mempermudah jalannya operasi perusahaan pabrik yang harus
dilakukan secara berturu-turut untuk memproduksi barang-barang dan
menyampaikannya kepada konsumen.
Manajemen adalah seni memperoleh hasil melalui berbagai kegiatan yang
dilakukan oleh orang lain, sedangkan logistik adalah bahan untuk kegiatan operasional
yang sifatnya habis pakai. Manajemen merupakan suatu pendekatan yang bertujuan
meningkatkan efektifitas degan menggunakan model metematika dan statistic.
Manajemen logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan,
penyaluran dan pemeliharaan serta penghapusan material/alat-alat. Sehingga
manajemen logistik mampu menjawab tujuan dan bagaimana cara mencapai tujuan
dengan ketersediaan bahan logistik setiap saat bila dibutuhkan dan dipergunakan
secara efisien dan efektif.
2.2. Tujuan manajemen logistic
a. Tujuan umum
Tujuan operasional
Tujuan operasional agar tersedia barang / bahan dalam jumlah yang tepat
dan mutu yang memadai.
Tujuan keuangan
Tujuan keuangan operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-
serendahnya.
Tujuan pengamanan
b. Tujuan khusus
mendukung efektivitas dan efisiensi dalam setiap upaya pencapaian tujuan
organisasi

2.3. Implementasi manajemen logistic pada klinik bidan praktik swasta (BPS)
Untuk melaksanakan praktik bidan terdapat sejumlah persaratan minimal dan
perlengkapan pelayanan kebiudanan yang Di atur melalui peraturan pemerintah,yang
mencakup;
a. Peralatan (steril dan tidak steril)
b. Bahan habis pakai
c. Obat-obatan
d. formulir dan kelengkapan adsministrasi.

Sarana medis dan non medis

1. sarana non medis
a. bangunan dan tata ruang
sekurang-kurangnya terdiri dari :
A1.Ruang tunggu :
kursi / bangku pasien
meja / majalah / surat kabar
meja dan kursi petugas pengantar
A2.Ruang pemeriksaan :
 meja dan kursi provider
lemari, meja obat
tempat cuci tangan
A3.Kamar kecil (WC)
Perhatikan :
kenyamanan
keamanan
privacy
kepuasan
b. perlengkapan penunjang
buku kas (bila perlu)
buku resep
blanko formulir rujukan
blanko kwitansi
blanko surat sakit
blanko surat sehat
blanko buku kesehatan pribadi
kelengkapan rekam medis
sederhana : kartu pasien dan rak penyimpanan
Canggih :computer stiap perangkat lunak

c. KIE (Komunikasi, Informasi dan Edukasi)

KIE KB dan kesehatan hendaknya disampaikan secara informatif dan tidak
berdampak negative dengan bantuan :
a. Leaflet
b. Brosur
c. Poster
d. Alat peraga
2. Sarana medis KB :
a. Meja ginekolog
b. IUD kit
 c. Implant kit
d. Alat-alat kontrasepsi
e. Speculum
f. Cocor bebek
g. Lampu obgyn

3. Sarana non medis (KIE KB berupa : )

a. Leaflet kontrasepsi
b. Brosur KB
c. Poster KB
d. Alat peraga kontrasepsi dan anatomi
e. Kartu tunjangan
f. Rekam medic

4. Sarana medis kesehatan :

Meja bidan
a. Timbangan anak
b. Timbangan dewasa
c. Stetoskop
d. Lampu senter
e. Thermometer
f. Plester
g. Pinset
h. Scalpel
i. Alcohol, kapas, kasa steril
j. Peralatan suntik

2.4. Fungsi manajemen perlengkapan

Fungsi logistik dapat disusun dalam bentuk skema siklus kegiatan logistik sebagai
berikut:
1. Fungsi Perencanaan
Pengertian umum adalah proses untuk merumuskan sasaran dan menentukan
langkah-langkah yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan. Sedangkan secara khusus perencanan logistik adalah merencanakan
kebutuhan logistik yang pelaksanaannya dilakukan oleh semua calon pemakai (user)
kemudian diajukan sesuai dengan alur yang berlaku di masing- masing organisasi.
Perencanaan adalah hasil rangkuman dari kaitan tugas pokok, gagasan, pengetahuan,
pengalaman dan keadaan atau lingkungan yang merupakan cara terencana dalam
memuat keinginan dan usaha merumuskan dasar dan pedoman tindakan
Pengelolaan logistik cenderung semakin kompleks dalam pelaksanannya sehingga
akan sangat sulit dalam pengendalian apabila tidak didasari oleh perencanaan yang
baik. Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan
reporting yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik untuk tindakan
pengandalian terhadap devisi-devisi yang terjadi.
Suatu rencana harus di dukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan
sulit mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam
pelaksanaannya. Di bawah ini akan dilukiskan bagan kerjasama antara pimpinan,
perencana, pelaksana dan pengawas.
Dalam suatu kegiatan dari tahap persiapan, pelaksanaan sampai dengan
pencapaian tujuan ( Sasaran ) di perlukan kerjasama yang terus menerus antara
pimpinan / staf, perencana, pelaksana dan pengawas dengan masing-masing kegiatan
yang dilakukan sesuai dengan uraian tugas masing-masing. Seluruh kegiatan diarahkan
pada pencapaian tujuan (untuk mencapai sasaran) organisasi.
Perencanaan dapat dibagi ke dalam periode-periode sebagai berikut:
a. Rencana jangka panjang (Long range)
b. Rencana jangka menengah (Mid range)
c. Rencana jangka pendek (Short range)
Periodisasi dalam suatu perencanaan sekaligus merupakan usaha penentuan skala
perioritas secara menyeluruh dan berguna untuk usaha tindak lanjut yang terperinci.
Melalui fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan ini akan menghasilkan antara
lain :
a. Rencana Pembelian
b. Rencana Rehabilitasi
c. Rencana Dislokasi
d. Rencana Sewa
e. Rencana Pembuatan

Penganggaran (budgetting), adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan

perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu/skala standar yaitu skala
mata uang dan jumlah biaya.
Dalam fungsi penganggaran, semua rencana-rencana dari fungsi perencanaan dan
penentu kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besarnya biaya dari
dana-dana yang tersedia. Dengan mengetahui hambatan-hambatan dan keterbatasan
yang dikaji secara seksama maka anggaran tersebut merupakan anggaran yang
reliable.
Apabila semua perencanaan dan penentu kebutuhan telah dicek berulang kali dan
diketahui untung ruginya serta telah diolah dalam rencana biaya keseluruhan, maka
penyediaan dana tersebut tidak boleh diganggu lagi, kecuali dalam keadaan terpaksa.
Pengaturan keuangan yang jelas, sederhana dan tidak rumit akan sangat
membantu kegiatan.Dalam menyususn anggaran terdapat beberapa hal yang harus di
perhatikan antara lain adalah:
a. Peraturanperaturan terkait
b. Pertimbangan politik, sosial, ekonomi dan tehnologi
c. Hal-hal yang berhubungan dengan anggaran
d. Pengaturan anggaran seperti: sumber biaya pendapatan sampai dengan
pegaturan logistik
Sumber anggaran di suatu rumah sakit bermacam-macam, tergantung pada
institusi yang ada apakah milik pemerintah atau swasta. Pada Rumah sakit
Pemerintah, sumber anggaran dapat berasal dari Dana Subsidi (Bappenas, Depkes,
Pemda) dan dari penerimaan rumah sakit. Sedangkan pada rumah sakit swasta
sumber anggaran berasal dari Dana Subsidi (Yayasan dan Donatur), Penerimaan
rumah sakit dan Dana dari pihak ketiga (Mustikasari).
 Alokasi anggaran logistik Rumah Sakit 40 % - 50 % dalam bentuk obat-obatan dan
bahan farmasi, alat tulis kantor, cetakan, alat rumah tangga, bahan makanan, alat
kebersihan dan suku cadang.

2. Fungsi Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiataan dan usaha untuk menambah dan memenuhi
kebutuhan barang dan jasa berdasarkan peraturan yang berlaku dengan menciptakan
sesuatu yang tadinya belum ada menjadi ada. Kegiatan ini termasuk dalam usaha
untuk tetap mempertahankan sesuatu yang telah ada dalam batas-batas efisiensi.
fungsi pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasi atau mewujudkan
kebutuhan yang telah direncanakan atau telah disetujui sebelumnya.
Pengadaan tidak selalu harus dilaksanakan dengan pembelian tetapi didasarkan
dengan pilihan berbagai alternatif yang paling tepat dan efisien untuk kepentingan
organisasi. Caracara yang dapat dilakukan untuk menjalankan fungsi pengadaan
adalah:
a. Pembelian
b. Penyewaan
c. Peminjaman
d. Pemberian ( hibah )
e. Penukaran
f. Pembuatan
g. Perbaikan

Proses pengadan peralatan dan perlengkapan pada umumnya dilaksanakan dengan

tahapan sebagai berikut:
a. Perencanaan dan penentuan kebutuhan
b. Penyususnan dokumen tender
c. Pengiklanan/penyampaian uandangan lelang
d. Pemasukan dan pembukuan penawaran
e. Evaluasi penawaran
f. Pengusulan dan penentuan pemenang
g. Masa sanggah
 h. Penunjukan pemenang
i. Pengaturan kontrak
j. Pelaksanaan kontrak

Mengingat fungsi pengadaan adalah fungsi tehnis yang menyangkut pihak luar
maka pengendalian fungsi pengadaan perlu mendapatkan perhatian. Pengendalian
dilaksanakan dari awal kegiatan sampai dengan pemeliharaan.
Beberapa hal yang harus diperhatikan pada fungsi pengadaan antara lain:
a. Kode etik pengadaan
Kode etik pengadaan yang dikemukakan oleh George W. Aljian, antara lain:
Hubungan pribadi dengan para pedagang sangat perlu, namun seorang
pembeli harus tetap tidak berpihak dalam semua tahap perdagangan
Tidak boleh ada keterangan orang dalam, kepada siapapun.
Memberi batas kepada seorang rekanan adalah melanggar etika
b. Pelelangan pengadaan barang
Setiap mengadakan pelelangan dan pengadaan barang harus dibentuk panitia
pengadaan dan pelangan milik negara yang ditentukan sebagai berikut:
Keanggotaan panitia sekurang-kurangnya 5 orang terdiri dari unsur:
Perencana, pemikir pekerjaan yang bersangkutan, penaggung jawab
keuangan, penanggung jawab perlengkapan, penanggung jawab tehnis.
Dilarang duduk sebagai anggota panitia adalah: Kepala kantor/satuan
pekerja/pemimpin proyek, pegawai pada inspektorat jenderal atau unit-unit
yang berfungsi sebagai pemeriksa.
Panitia pelelangan dibentuk oleh kepala kantor/satuan pekerja/pemimpin
proyek
Masa kerja panitia berakhir sesuai dengan tugasnya setelah pemenang
pelelangan ditunjuk.

3. Fungsi Penyimpanan
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pngelolaan
barang persediaan di tempat penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin
 penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumya dengan
pemenuhan setepat-tepatnya dan biaya serendah-rendahnya. Fungsi ini mencakup
semua kegiatan mengenai pengurusan, pengelolaan dan penyimpanan barang. Fungsi
yang lain adalah: Kualitas barang dapat dipertahankan, barang terhindar dari
kerusakan, pencarian barang yang lebih mudah dan barang yang aman dari pencuri.
Faktor-faktor yang perlu mendapat perhatian dalam fungsi penyimpanan adalah:
a. Pemilihan lokasi
Aksesibilitas, utilitas, komunikasi, bebas banjir, mampu menampung barang yang
disimpan, keamanan dan sirkulasi udara yang baik.
b. Barang (Jenis, bentuk barang atau bahan yang disimpan)
Jenis dan bentuk barang dapat digolongkan ke dalam:
Barang biasa: Kendaraan, mobil ambulance, alat-alat berat, brankar, kursi roda
dll.
Barang khusus: Obat-obatan, alat-alat medis dll.
c. Pengaturan ruang
Bentuk-bentuk tempat penyimpanan, rencana penyimpanan, penggunaan ruang
secara efisien dan pengawasan ruangan.
d. Prosedur/sistem penyimpanan
Formulir-formulir transaksi, kartu-kartu catatan, kartu-kartu pemeriksaan, cara
pengambilan barang, pengawetan dll.
e. Penggunaan alat bantu
f. Pengamanan dan keselamatan
Pencegahan terhadap api, pencurian, tindakan pencegahan terhadap kecelakan,
gangguan terhadap penyimpanan dan tindakan keamanan.

4. Fungsi Penyaluran (Distribusi)

Penyaluran atau distribusi merupakan kegiatan atau usaha untuk mengelola
pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya . Faktor yang mempengaruhi
penyaluran barang antara lain:
a. Proses Administrasi
b. Proses penyampaian berita (data-data informasi)
c. Proses pengeluaran fisik barang
 d. Proses angkutan
e. Proses pembongkaran dan pemuatan
f. Pelaksanaan rencana-rencana yang telah ditentukan
Ketelitian dan disiplin yang ketat dalam menangani masalah penyaluran
merupakan unsur yang sangat penting untuk mencapai tujuan yang diharapkan.

5. Fungsi Penghapusan
Penghapusan adalah kegiatan atau usaha pembebasan barang dari
pertanggungjawaban sesuai peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Alasan
penghapusan barang antaralain:
a. Barang hilang, akibat kesalahan sendiri, kecelakaan, bencana alam, administrasi
yang salah, tercecer atau tidak ditemukan
b. Tehnis dan ekonomis: Setelah nilai barang dianggap tidak ada manfaatnya.
Keadaan tersebut disebabkan faktor-faktor: Kerusakaan yang tidak dapat
diperbaiki, obsolete (meningkatkan efisiensi atau efektifitas), kadaluarsa yaitu
suatu barang tidak boleh dipergunakan lagi menurut ketentuan waktu yang
ditetapkan, aus atau deteriorasi yaitu barang mengurang karena susut, menguap
atau hadling, Busuk karena tidak memenuhi spesifikasi sehingga barang tidak
dapat dipergunakan lagi.
c. Surplus dan ekses
d. Tidak bertuan: Barang-barang yang tidak diurus
e. Rampasan yaitu barang-barang bukti dari suatu perkara

Cara-cara penghapusan yang lazim dilakukan antara lain:

Pemanfaatan langsung: Usaha merehabilitasi/merekondisi komponen-komponen
yang masih dapat digunakan kembali dan dimasukkan sebagai barang persediaan
baru.
Pemanfaatan kembali: Usaha meningkatkan nilai ekonomis dari barang yang
dihapus menjadi barang lain
Pemindahan:Mutasi kepada instansi yang memerlukan dalam rangka
pemanfaatan langsung
 Hibah: Pemanfaatan langsung atau peningkatan potensi kepada badan atau pihak
di luar instansi (Pemerintah)
Penjualan/Pelelangan: Dijual baik di bawah tangan atau dilelang
Pemusnahan: Menyangkut keamanan dan keselamatan lingkungan

6. Fungsi Pengendalian
Pengendalian adalah sistem pengawasan dari hasil laporan, penilaian,
pemantauan dan pemeriksaan terhadap langkah-langkah manajemen logistik yang
sedang atau telah berlangsung. Bentuk kegiatan pengendalian antara lain:
a. Merumuskan tatalaksana dalam bentuk manual, standar, kriteria, norma, instruksi
dan prosedur lain
b. Melaksanakan pengamatan (Monitoring), evaluasi dan laporan, guna
mendapatkan gambaran dan informasi tentang penyimpangan dan jalannya
pelaksanaan dari rencana
c. Melakukan kunjungan staf guna mengidentifikasi cara-cara pelaksanaan dalam
rangka pencapaian tujuan
d. Melakukan supervisi

Agar pelaksanaan pengendalian dapat berjalan dengan baik diperlukan sarana-

sarana pengendalian sebagai berikut:
a. Struktur organisasi yang baik
b. Sistem informasi yang memadai
c. Klasifikasi yang selalu mengikuti perkembangan menuju standardisasi
d. Pendidikan dan pelatihan
e. Anggaran yang cukup memadai
 BAB III
PENUTUP

3.1. Kesimpulan
Manajemen Logistik adalah suatu ilmu pengetahuan dan atau seni serta proses
mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran,
dan pemeliharaan serta penghapusan material / alat-alat.
Logistik Modern dapat didefinisikan sebagai proses pengelolaan yang strategis
terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari supplier,
diantara fasilitas fasilitas perusahaan dan kepada para langganan.

Fungsi manajemen Logistik adalah :

1. Perencanaan
2. Penganggaran
3. Pengadaan
4. Penyimpanan
5. Penyaluran
6. Pengapusan
7. Pengendalian

3.2. Saran
Tugas yang saya buat ini hanya sebagai pengetahuan tentang manajemen logistic,
terutama yang berada di klinik Bidan Praktek Swasta (BPS). Masih banyak ilmu tentang
manajemen logistic yang perlu untuk diketahui. Oleh karena itu penulis menyarankan
pembaca untuk lebih giat mencari sumber ilmu dari yang lain.
DAFTAR PUSTAKA

Maya. 2011. http://antena-maya.blogspot.com/2011/11/organisasi-dan-manajemen-

kebidanan.html (diunduh pukul 11.00 wib tanggal 26 Mei 2015).

Sahela, Sitti. 2012. Organisasi dan Manajemen Pelayanan Kesehatan Serta Kebidanan.
Jakarta: PT Salemba.

Subagya M S, (1994) Manajemen Logistik cetakan keempat Jakarta : PT Gunung

Agung