Anda di halaman 1dari 10

Makalah Evaluasi dan Pengendalian

PENDAHULUAN
Latar belakang masalah
Suatu strategi dipilih dari sekian banyak alternative yang telah dianalisis dan
dipertimbangkan dengan teliti dan matang serta dilaksanakan dalam kurun waktu tertentu.
Maksunya adalah agar dalam suatu organisasi berada pada kondisi dan posisi yang efektif
dalam upaya mencapai tujuan dan berbagai sasarannya dalam lingkungan eksternal yang sering
berubah pada tingkat dan intensitas yang ada kalanya tidak mungkin diperhitungkan
sepenuhnya sebelumnya.
Suatu strategi berorientasi pada masa depan. Karena orientasi demikian, pemilihan
strategi tertentu pada umumnya didasarkan pada berbagai asumsi dasar yang digunakan para
perumus dan penentu strategi itu dengan sepenuhnya menyadari bahwa tidak semua peristiwa
dan faktor yang berpengaruh pada implementasi strategi dapat diperkirakan dan diperhitungkan
dengan tepat.
Telah ditekankan dimuka bahwa efektif tidaknya suatu strategi sebagai instrumen untuk
mencapai tujuan dan dan berbagai sasaran suatu organisasi, tidak terlihat pada proses
perumusan dan penentuannya sebagai akibat analisis strategi yang dilakukan terhadap berbagai
alternative yang dipertimbangkan, melainkan pada implementasinya.
Namun disisi lain perlu pula digaris bawahi bahwa evaluasi strategi yang telah kita
jalankan perlu dilakukan hal tersebut dikarenakan agar kita dapat mengetahui apakah strategi
yang kita jalankan berhasil dan dapat berjalan optimal. Selain evaluasi strategi ada juga hal
yang harus kita lakukan setelah kita menerapkan strategi selama beberapa periode yaitu
pengendalian strategi dimana hal ini dimaksudkan agar strategi yang dijalankan dapat
terkendali dan terwujud dengan baik.

Rumusan Masalah
Dari uraian diatas terdapat beberapa masalah diantaranya:
1. Apa pengertian dan konsep dari pengendalian?
2. Apa saja jenis-jenis dari pengendalian?
3. Bagaimana proses pengendalian?
4. Bagaimana pengendalian yang efektif ?
Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian dan konsep pengendalian
2. Untuk mengetahui jenis-jenis dari pengendalian
3. Untuk mengetahui bagaimana proses pengendalian
4. Untuk mengetahui bagaimana pengendalian yang efektif

PEMBAHASAN

A. PENGERTIAN DAN KONSEP


Strategi yang telah dipilih dan di implementasikan selanjutnya perlu untuk diberikan suatu
penilaian. Tindakan penilaian ini biasanya disebut sebagai evaluasi (evaluation). Evaluasi perlu
dilakukan secara terus menerus guna untuk mengetahui bagaimana dampak perubahan
lingkungan terhadap strategi yang di implementasikan itu. Instrument yang dapat dilakukan
untuk melakukan penilaian bisa saja berupa dengan instrument yang dipakai dalam melakukan
pengawasan. Secara umum, bentuk temuan yang sering diperoleh manajer dalam melakukan
penilaian atas strategi melliputi :
1. Hasil yang dicapai melebihi harapan dan target
2. Hasil yang di harapkan sama dengan harapan dan target.
3. Hasil yang dicapai kurang dari harapan dan target
Membuat kriteria evaluasi hendaknya jangan terlalu subjektif, karena akan menjadikan
penilaian tidak fair. Beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai keberhasilan dari
strategi yang telah di implementasikan adalah sebagai berikut:
1. Market share yang dicapai
2. Profitabilitas yang dicapai
3. Hasil pengembalian atas ekuitas
4. Return of investment
5. Biaya produksi dan evisiensi
6. Jumlah hari kerja yang mogok
Agar penilaian mendapatkan hasil yang maksimal, maka perlu diketahui faktor-faktor apa
saja yang harus dinilai. Obyek penilaian dapat diarahkan secara langsung pada komponen-
komponen yang berkaitan langsung dengan kegiatan-kegiatan perusahaan, baik secara
structural maupun personil yang melaksanakan strategi, yaitu: tujuan dan sasaran perusahaan,
misi, strategi itu sendiri, struktur organisasi perusahaan, dan komposisi manajeral dalam
perusahaan.
Pengertian pengendalian sebenarnya berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan,
pemantauan, penyelidikan, dan pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan
yang sudah ditetapkan dapat tercapai secara tepat. Berikut ini diuraikan beberapa pengertian
yang dikemukakan oleh para ahli tentang pengendalian:
1. Robin dan Coutler (1999) mengartikan pengendalian sebagai suatu proses memantau
kegiatan-kegiatan untuk memastikan bahwa kagiatan-kegiatan itu diselesaikan sebagaimana
telah direncanakan dalam proses mengoreksi setiap penyimpangan yang tidak berarti. Sebuah
system pengendalian yang efektif menjamin kegiatan-kegiatan diselesaikan dengan cara-cara
yang membawa pada tercapainya tujuan-tujuan perusahaan.
Kriteria yang menentukan efektifitas sebuah system pengendalian adalah seberapa baik system
itu memperlancar tercapainya tujuan. Semakin system itu membantu para manajer untuk
mencapai tujuan-tujuan perusahaan mereka, semakin baiklah system pengendalian itu.
2. Stoner Freeman, dan Gilbert (1996) mendefinisikan pengendalian manajemen sebagai suatu
proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang
direncanakan. Dikatakannya, pengendalian membantu manajer memonitor keefektivan
aktivitas manajemen perusahaan meereka. Sedangakan bagian terpenting dari proses
pengendalian itu sendiri adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
3. Robert J.Mokler, memberikan pengertian pengendalian yang menekankan elemen esensial
proses pengendalian dalam beberapa langkah. Pengendalian di definisikan sebagai suatu usaha
sistematik untuk menetapkan standar prestasi dengan sasaran perencanaan, merancang system
umpan balik informasi, membandingkan prestasi actual dengan standar yang telah ditetapkan
itu, menentukan apakah terdapat penyimpangan dan pengukuran signifikansi penyimpangan
tersebut, dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan untuk menjamin bahawa semua
sumber daya perusahaan yang sedang digunakan sedapat mungkin secara efisien dan efektif
guna mencapai sasaran perusahaan.
Berdasarkan batasan tersebut Mokler melihat terdapat empat langkah dalam
pengendalian yaitu :
1. Menetapkan standard dan metode untuk pengukuran prestasi
2. Mengukur prestasi
3. Membandingkan prestasi, sesuai dengan standar
4. Mengambil tindakan perbaikan

B. JENIS-JENIS PENGENDALIAN
Terdapat beberapa klasifikasi pengendalian yang harus dilakukan oleh seorang
manajer. Klasifikasi tersebut bisa dilihat dari focus pengendalian dan objek maupun subjek
pengendalian. Gambar jenis-jenis pengendalian yang berdasarkan focus, objek maupun subjek
pengandalian. Ditinjau dari fokusnya pengendalian dapat diklasifikasikan menjadi
pengendalian pendahuluan, pengendalian bersamaan, dan pengendalian umpan balik.
1. Pengendalian pendahuluan
Pengendalian ini memastikan bahwa sebelum kegiatan dimulai, maka sumber daya manusia
bahan dan modal yang diperlukan sudah dianggarakan. Sehingga bilamana kegiatan dilakukan
maka sumber daya tersebut tersedia, baik menyangkut jenis, kualitas, kuantitas, maupun tempat
sesuai dengan kebutuhan. Anggaran biasanya dipergunakan untuk kepentingan
keteganakerjaan maupun menyangkut penunjang sarana produksi tertentu.
Prosedur pengendalian pendahuluan meliputi seluruh upaya manajemen untuk meningkatkan
kemungkinan perbandingan yang menguntungkan antara hasil-hasil nyata dengan hasil-hasil
yang direncanakan. Adapun instrument penting untuk melaksanakan pengendalian ini dalah
kebijakan. Beberapa teknik pengendalian yang bisa digunakan dalam pengendalian
pendahuluan meliputi: pemilihan dan penempatan karyawan, penarikan staf, pemeriksaan
material, penganggaran modal, dan penganggaran keuangan.
2. Pengendalian bersamaan
Sementara pengendalian pendahuluan memastikan ketersediaan sumber daya manusia, modal,
dan bahan, pengendalian bersama memantau operasi yang berjalan untuk memastikan bahawa
berbagai tujua tengah direalisasikan. Pengendalian bersamaan terutama diimplementasikan
melalui kegiatan dari para manajer. Dengan melakukan pengamatan pribadi secara langsung,
para manajer menentukan apakah pekerjaan berlangsung dalam cara yang ditetapkan oleh
kebijakan dan prosedur perusahaan. Dalam hal ini manajer melakukan fungsi pengarahan pada
pekerja bawahannya. Pengarahan yang dimaksud dengan melalui tindakan ketika mereka
meberikan instruksi pada bawahan dalam berbagai metode dan prosedur yang layak serta
mengawasi pekerjaan bawahan untuk menjamin supaya pekerjaan dikerjakan dengan baik.
3. Pengendalian umpan balik
System pengendalian umpan balik biasanya berfokus pada hasil-hasil akhir sebagai dasar
perbaikan berbagai tindakan masa depan. Misalnya, laporan keuangan dari sebuah perusahaan
digunakan untuk menilai kelayakan hasil-hasil historis dan untuk menetapkan keinginan untuk
membuat perubahan dalam perolahen sumber daya atau kegiatan operasional di masa depan.
Pengendalian umpan balik dapat juga digunakan sebagai dasar untuk membuat berbagai
keputusan lainnya, termasuk keputusan yang berhubungan dengan harga yang dibebankan
untuk produk atau jasa, pembatalan produk atau program, pengurangan atau penambahan
karyawan dan lain-lain.
Metode umpan balik yang dipakai dalam bisnis meliputi analisa laporan keuangan,
analisis biaya standar, pengendalian kualitas, dan evaluasi kinerja karyawan.
Jika pengendalian dilihat dari objeknya, maka data dibagi menjai dua bagian:
1. Penegendalian administratif yaitu pengendalian pada bidang atau bagian pekerjaan yang
fungsinya dikategorikan sebagai tugas administrasi dalam suatu organisasi, misalnya pada
bagian keuangan, bagian personalia.
2. Pengendalian operatif yaitu pengendalian yang dilakukan pada bidang atau bagian yang
fungsinya melaksanakan pekerjaan operatif dalam suatu organisasi, misalnya bagian pabrik,
bagian pemasaran, maintenance dan lain-lain.
Berdasarkan subjek pengendaliannya, maka jenis pegendalian dapat dibagi menjadi dua
bagian:
1. Pengendalian intern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus ditujukan pada pelaku-pelaku
dari fungsi-fungsi yang berada diluar organisasi.
2. Pengendalian ekstern yaitu pengendalian yang dilakukan khusus ditujukan pada subjek atau
faktor-faktor dan fungsi-fungsi yang berada di luar organisasi.

C. PROSES PENGENDALIAN
Secara umum proses pengendalian terdiri dari 3 langkah :
1. Pengukuran kinerja
Pengukuran kinerja yaitu perbandingan antara standar dengan pelaksanaan. Perbandingan
tersebut hendaknya berdasarkan pandangan kedepan. Dengan pandangan kedepan berarti jika
ada penyimpangan maka penyimpangan ini dapat diperbaiki didalam pelaksanaan nanti.
Terdapat dua persoalan penting yang menyangkut pengukuran prestasi : a) bagaimana kita
mengukur kinerja itu, b) apa saja yang kita ukur.
Untuk dapat mengukur kinerja actual, seorang manajer dapat mempergunakan 4
sumber infomasi yang mencakup peralatan pribadi, laporan statistic, laporan lisan, dan laporan
tertulis. Masing-masing sumber informasi tersebut memiliki kekuatan maupun kelemahannya.
Namun, apabila keempat sumber informasi itu dapat dipadukan, maka akan dapat
meningkatkan baik jumlah sumber masukan maupun kemungkinan menerima informasi yang
handal.
Pengamatan pribadi digunakan manajer untuk memperoleh pengetahuan mendalam
tentang kegiatan-kegiatan sesungguhnya. Pendekatan ini memungkinkan pula liputan yang
intensif karena kegiatan yang kecil yang besar dapat diamati, dan pendekatan ini menyajikan
peluang-peluang bagi seorang manajer untuk mengetahui hal-hal yang tidak tersurat. Sebagai
contoh, para manajer dapat melakukan inspeksi keliling untuk melihat secara langsung
kegiatan-kegiatan yang dilakukan bawahan. Jika terjadi penyimpangan, manajer dapat
mengetahui seberapa besar penyimpangan itu. Langkah ini menimbulkan kecurigaan bagi
bawahan karena mereka dianggap tidak dipercaya.
Penggunaan laporan-laporan statistic untuk mengukur kinerja bawahan menjadi
semakin disenangi ketika computer dipergunakan secara meluas. Laporan statistic yang
ditunjukkan dengan grafik, diagram batang, dan peragaan angka-angka dalam bentuk apapun
dapat digunakan manajer untuk menilai manajer. Perlu diingat, bahwa kelemahan dalam
laporan statistic adalah bahwa laporan itu hanya melaporkan beberapa bidang utama yang dapat
diukur secara numeric dan sering kali mengabaikan faktor-faktor penting lain yang sering kali
subjektif.
Informasi dapat pula diperoleh melalui laporan-laporan lisan, artinya melalui
konferensi, rapat, percakapan tatap muka atau panggilan telepon. Keunggulan dan kelemahan
dari pendekatan ini hampir sama dengan pendekatan pengamatan pribadi. Salah satu
kekurangan besar laporan ini adalah masalah pendokumentasian informasi untuk rujukan
dikemudian hari. Kinerja aktual dapat juga diukur melalui laporan-laporan tertulis. Sama
seperti laporan laporan statistic, laporan tertulis lebih lambat namun lebih formal
dibandingkan laporan tangan pertama ataupun tangan kedua.
2. Membandingkan prestasi dengan standar
Langkah ini dimaksudkan untuk membandingkan hasil-hasil yang telah diukur dengan
target atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Apabila prestasi ini sesuai dengan
standar, manajer berasumsi bahwa segala sesuatunya telah berjalan secara terkendali. Oleh
karena itu manajer tidak perlu campur tangan secara aktif dalam organisasi. Sebaliknya,
manajer perlu mempertimbangkan tindakan korektif apabila prestasi yang diperoleh jauh dari
standar atau target yang ditetapkan.
Kesalahan yang perlu dihindari dalam membandingkan prestasi dengan standar adalah
menetapkan standar yang terlalu jauh atau rendah. Sehingga prestasi itu dianggap belum
optimal apabila standar yang ditetapkan terlalu rendah. Untuk itu, perencanaan dalam
menetapkan standar atau target harus betul-betul memperhatikan kondisi internal dan eksternal
dari organisasi.
3. Mengambil tindakan korektif
Langkah ketiga dan terakhir dalam proses control adalah mengambil tindakan
manajerial. Tindakan ini dilakukan manakala prestasi rendah dibawah standard dan analisis
menunjukkan perlunya diambil tindakan. Para manajer dapat memilih diantara 3 tindakan yang
memungkinkan a) tidak melakukan tindakan apa-apa, b) mengoreksi kinerja yang
sesungguhnya itu, c) manajer dapat merevisi standar.
Apabila keputusan manajer adalah mengoreksi kinerja sesungguhnya maka pertanyaan-
pertanyaan yang harus dijawab adalah haruskan diambil tindakan perbaikan yang segera atau
tindakan perbaikan mendasar? Tindakan perbaikan mendasar menanyakan bagaimana dan
mengapa kinerja telah menyimpang dan kemudian melangkah untuk mengoreksi sumber
ketimpangan itu.
Penyimpangan-penyimpangan yang terjadi mungkin saja disebabkan oleh standar
kinerja yang tidak realistis. Artinya tujuan itu barangkali terlampau tinggi atau terlampau
rendah. Dalam hal ini, standarnya lah yang membutuhkan perhatian untuk dikoreksi bukan
kinerjanya. Sebagai contoh, standar nilai kelulusan ujian bagi seorang mahasiswa adalah b,
namun bagi mahasiswa yang bersangkutan standar tersebut terlalu tinggi mengingat mata
ujiannya terlalu sullit. Tindakan yang dilakukan dalam hal ini adalah merasionalisaikan standar
nilai kelulusannya.
D. PENGENDALIAN YANG EFEKTIF
Pegendalian yang efektif berarti pengendalian yang tepat sesuai dengan proses yang
harus di laluinya, tanpa menyimpang dari sistem yang dianut, sehingga tahapan yang dilaluinya
benar. Pengendalian, sebagai suatu sistem, seperti halnya sistem-sistem yang lain mempunyai
karakteristik tertentu. Namun demikian, arti penting karakteristik itu bersifat nisbi, artinya pada
kondisi yang berbeda karakteristik itu pun berbeda pula. Pada kondisi yang sama karakteristik
tersebut berlaku sama.
Sistem pengendalian yang efektif mempunyai karakteristik sebegai berikut :
1. Akurat
Informasi dari presentasi yang akan diukur haruslah akurat. Ketidakakuratan data akan
menyebabkan kesalahan dalam menarik kesimpulan bahkan dapat menimbulkan kesalahan
yang tidak perlu. Pengujian keakuratan data atau informasi merupakan salah satu tugas penting
bagi seorang manajer atau pimpinan. Dalam hal ini, manajer dapat mempergunakan komputer
sebagai alat bantu untuk penyediaan informasi yang akurat maupun untuk menguji keakuratan
informasi tersebut.
2. Secara ekonomi realistis
Pengeluaran biaya untuk implementasi pengendalian harus ditekan seminimum
mungkin, sehingga terhindar dari pemborosan yang tak berguna. Usaha untuk meminimumkan
pengeluaran yang tidak produktif adalah dengan cara mengeluarkan biaya yang paling
minimum yang diperlukan, untuk memastikan bahwa aktivitas yang dipantau akan mencapai
tujuan yang ditetapkan.
3. Tepat waktu
Sistem pengendalian akan efektif jika dilakukan dengan cepat disaat penyimpangan
diketahui. Jika terjadi kelambatan dalam reaksi terhadap penyimpangan, kerugian yang
dihadapi akan semakin besar. Untuk menghindari hal ini, maka sebaiknya pengendalian
dilakukan secara rutin, tetapi untuk hal-hal yang sangat penting perlu juga dilakukan
pengendalian diluar pengendalian rutin.
4. Realistik secara organisasi
Sistem pengendalian harus dapat digabungkan dengan realitas organisasi. Misalkan,
individu harus dapat melihat hubungan antara tingkat prestasi yang harus dicapainya dan
imbalan yang akan menyusul kemudian. Selain itu semua standar untuk prestasi harus realistik.
Perbedaan status di antara individu harus dijaga juga.
5. Dipusatkan pada pengendaliab strategik
Pengendalian hendaknya diarahkan pada titik-titik kunci (yang memiliki nilai strategis)
sehingga penyimpangan di bidang ini cepat diketahui dan dapat dihindarkan timbulnya
kegagalan pencapaian tujuan. Selain itu sistem pengendalian strategik sebaiknya dipusatkan
pada tempat di mana tindakan perbaikan dapat dilaksanakan.
6. Terkoordinasi dengan arus kerja organisasi
Memperhatikan bahwa satu kegiatan akan selalu terkait dengan kegiatan lain (misal,
kegiatan produksi akan terkait dengan kegiatan penjualan), maka sistem pengendaliannya juga
harus di koordinasikan dengan kegiatan lain yang erat hubungannya dengan kegiatan yang
dikendalikan tersebut.
7. Objektif dan komprehensif
Informasi dalam suatu sistem pengendalian harus mudah dipahami dan dianggap
objektif oleh individu yang menggunakannya. Makin objektif sistem pengendalian, makin
besar kemungkinannya bahwa individu dengan sadar dan efektif akan merespon informasi yang
diterima, demikian pula sebaliknya. Sistem informasi yang sukar dipahami akan
mengakibatkan bias yang tidak perlu dan kebingungan atau frustasi diantara para karyawan.
8. Fleksibel
Mengingat situasi dan kondisi terus berubah dengan cepat, maka sistem pengendalian
harus dimiliki tingkat keluwesan yang tinggi, sehingga standar-standar pengendalian tetap
dapat dipergunakan meskipun situasi dan kondisi berubah.
9. Diterima para anggota organisasi
Idealnya, setiap sistem pengendalian dapat diterima dan dimengerti oleh semua anggota
organisasi, sehingga mereka masing-masing akan merasa ikut bertanggung jawab terhadap
usaha pencapaian tujuan organisasi. oleh karena itu, sistem pengendalian hendaknya dijelaskan
terlebih dahulu kepada semua anggota organisasi. [1]
PENUTUP
KESIMPULAN
Pengertian pengendalian sebenarnya berkisar pada kegiatan memberikan pengamatan,
pemantauan, penyelidikan, dan pengevaluasian keseluruhan kegiatan manajemen agar tujuan
yang sudah ditetapkan dapat tercapai secara tepat.
Adapun jenis-jenis pengendalian adalah sebagai berikut :
a. Pengendalian pendahuluan
b. Pengendalian bersamaan
c. Pengendalian umpan balik
Secara umum proses pengendalian terdiri dari 3 langkah :
a. Pengukuran kinerja
b. Membandingkan prestasi dengan standar
c. Mengambil tindakan korektif