Anda di halaman 1dari 122

TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS

INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS


BERDASARKAN ASPEK HUKUM TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH (KTI)

PUTRI DWILARAS RIZKYANI


NIM. P2.06.37.1.14.026

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA


POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
CIREBON
2017
TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS
INAKTIF DI RUMAH SAKIT SUMBER WARAS
BERDASARKAN ASPEK HUKUM TAHUN 2017

KARYA TULIS ILMIAH (KTI)

Diajukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan


Program Pendidikan DIII Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
Pada Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan

PUTRI DWILARAS RIZKYANI


NIM. P2.06.37.1.14.026

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA


POLITEKNIK KESEHATAN TASIKMALAYA
JURUSAN PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
PROGRAM STUDI PEREKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
CIREBON
2017
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS

Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua
sumber baik yang dikutip maupun dirujuk telah saya nyatakan dengan
benar.

Nama : PUTRI DWILARAS RIZKYANI


NIM : P2.06.37.1.14.026
Tanggal :
Tanda Tangan :

ii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, atas rahmat yang
dilimpahkan-Nya kepada penulis dalam menyusun Proposal Karya Tulis Ilmiah
(KTI). Proposal Karya Tulis Ilmiah disusun dengan judul Tinjauan Pemusnahan
Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan Aspek
Hukum Tahun 2017.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Proposal Karya Tulis Ilmiah (KTI)
ini tidak akan terselesaikan dengan baik tanpa dukungan dan bantuan dari
berbagai pihak, karena itu penulis menyampaikan ucapan terimakasih kepada :
1. Dr.Wawat Setiamiharja, MARS, Selaku Direktur Rumah Sakit Sumber
Waras,
2. Asih Kundari, Amd.PerKes, Selaku Kepala Instalasi Rekam Medis Rumah
Sakit Sumber Waras,
3. Hj. Betty Suprapti, S.Kp, M.Kes, Selaku Direktur Politeknik Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya,
4. Bambang Karmanto, SKM, M.Kes, Selaku Ketua Program Studi Perekam
dan Informasi Kesehatan (PIKes) Cirebon Politeknik Kesehatan
Kemenkes Tasikmalaya,
5. Suhartini, SKM, M.Kes, Selaku Dosen Pembimbing Utama dan Rieza
Zulfahmi Taftazani, S.ST., M.Kes, Selaku Dosen Pembimbing
Pendamping Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya,
6. Teman-teman Program Studi DIII Perekam Medis dan Informasi
Kesehatan Politeknik Kesehatan Kemenkes Tasikmalaya Wilayah
Cirebon,
Penyusun menyadari dalam penyusunan Proposal Karya Tulis Ilimiah
(KTI) ini jauh dari sempurna. Oleh sebab itu penyusun mengharapkan saran dan
kritik yang membangun guna perbaikan penulisan untuk proposal selanjutnya.
Penyusun berharap proposal ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin.
Cirebon, Mei 2017
Penulis

v
UNGKAPAN TERIMAKASIH

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan rahmatn-Nya, penulis dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah (KTI)
ini. PenulisanKarya Tulis Ilmiah (KTI) ini dilakukan dalam rangka memenuhi
salah satu syarat untuk mencapai gelar Diploma 3 Perekam Medis da Informasi
Kesehatan di Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya. Saya menyadari bahwa, tanpa
bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada
penyusunan Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini, sangatlah sulit bagi saya untuk
menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Wawat Setiamiharja, MARS, yang telah mengijinkan saya untuk
melakukan penelitian di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon;
2. Asih Kundari, Amd.Perkes, yang telah banyak membantu dalam usaha
memperoleh data yang saya perlukan;
3. Suhartini, SKM, M.Kes dan Rieza Zulfahmi T, S.ST., M.Kes, selaku
dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga, dan pikiran
untuk mengarahkan saya dalam menyusun Karya Tulis Ilmiah ini;
4. Mamah, Ayah, Mamah Halimah, Bapa Toto serta seluruh keluarga saya
yang telah memberikan bantuan dukungan secara material dan moral; dan
5. Giras Apriyan yang selalu menemani, selalu membantu dan mensuport
selama menyusun Proposal hingga KTI finish. Tak lupa juga Sahabat-
sahabat saya, Ria Risnasari, Riza Yusworo, Susanti (oma), Nia Aprilia
Melati, Haryanti Husniyati, Agnes Nursyamsiyah, Anindhya Rizfatihah,
Galuh Widya Pangestika (gendut bolem), Nur Widya Fauziya dan Kartika
Chandra Dewi (mandra-atik), serta rekan-rekan seperjuangan PIKes
Cirebon angkatan ke-2, yang telah banyak membantu saya dan
memberikan dukungan support dalam menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah
ini.

vi
vii

Akhir kata, penulis berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan membalas
segala kebaikan semua pihak yang telah membantu.
Semoga Karya Tulis Ilmiah (KTI) ini membawa manfaat bagi perkembangan
ilmu.
Cirebon, Mei 2017

Penulis

vii
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

Sebagai civitas akademik Jurusan Perekam Medis dan Informasi


Kesehatan Poltekkes Kemenkes Tasikmalaya, saya yang bertanda tangan dibawah
ini :
Nama : Putri Dwilaras Rizkyani
NIM : P2.06.37.1.14.026
Demi pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan
kepada Jurusan Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes Kemenkes
Tasikmalaya Hak Bebas Royalti Nonekslusif (Non-exclusive Royalty-Free Right)
atas Karya Tulis Ilmiah (KTI) saya yang berjudul :
TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI
RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM
TAHUN 2017.
Beserta perangkat yang ada (jika diperlukan). Dengan Hak Bebas Royalty
Nonekslusif ini Jurusan Perkam Medis dan Informasi Kesehatan Poltekkes
Kemenkes Tasikmalaya berhak menyimpan, mengalih media/formatkan,
mengelola dalam bentuk pangkalan data (database), merawat dan
mempublikasikan Karya Tulis Ilmiah (KTI) saya selama tetap mencantumkan
nama saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta untuk
kepentingan akademis.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Cirebon
Pada tanggal : .....................
Yang Menyatakan

(...................................)

viii
DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL
HALAMAN JUDUL ........................................................................................i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ...........................................ii
HALAMAN PERSETUJUAN ........................................................................iii
HALAMAN PENGESAHAN ..........................................................................iv
KATA PENGANTAR ......................................................................................v
UNGKAPAN TERIMAKASIH ......................................................................vi
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI .....................viii
DAFTAR ISI .....................................................................................................ix
DAFTAR TABEL ............................................................................................xii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................xiii
DAFTAR LAMPIRAN ....................................................................................xiv
ABSTRAK ........................................................................................................xv
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ..................................................................................1
B. Rumusan Masalah ..............................................................................4
C. Tujuan Penelitian ...............................................................................4
1. Tujuan Umum ................................................................................4
2. Tujuan Khusus ...............................................................................4
D. Manfaat Penelitian .............................................................................4
1. Bagi Rumah Sakit ..........................................................................4
2. Bagi Institusi Pendidikan ...............................................................5
3. Bagi Peneliti ...................................................................................5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjauan Teoritis ...............................................................................6
1. Rekam Medis .................................................................................6
a. Pengertian Rekam Medis ..........................................................6
b. Tujuan Rekam Medis ................................................................7
c. Kegunaan Rekam Medis ...........................................................8
d. Faktor-faktor Pengelolaan Rekam Medis Unit Filling .............12
e. Rekam Medis Inaktif .................................................................13
f. Penyimpanan Rekam Medis Inaktif ..........................................14
2. Retensi ............................................................................................16
a. Pengertian Retensi .....................................................................16
b. Tujuan Retensi ..........................................................................16
c. Jadwal Retensi ...........................................................................16
d. Penyusutan Rekam Medis .........................................................18
e. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis ................................19
f. Pemusnahan Berkas Rekam Medis ...........................................22
g. Dokumentasi Pemusnahan Berkas Rekam Medis .....................25
3. Dasar Hukum Yang Mengatur Pemusnahan Berkas Rekam

ix
x

Medis Inaktif .................................................................................28


a. UU No.7 tahun 1971 Tentang Ketentuan Pokok-pokok
Kearsipan ..................................................................................28
b. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan ...........................28
c. PP RI No.34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip ...............29
d. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV ...........................31

e. SK Dirjen Pelayanan Medik no.78/Yanmed/RS/Umdik/


YMU/I/91 Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di
Rumah Sakit .............................................................................32
f. Manual Rekam Medis (Konsil Kedokteran Indonesian,
Bab V. Item C, 2006) ...............................................................37
g. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran
(paragraf 3 pasal 46-47) ...........................................................37
B. Kerangka Teori ...................................................................................38
C. Kerangka Konsep ................................................................................39
BAB III METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Desain Penelitian ...............................................................40
B. Lokasi dan Waktu Penelitian .............................................................40
C. Subjek Penelitian ................................................................................40
D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data ............................................41
1. Instrumen .......................................................................................41
2. Cara Pengumpulan Data ................................................................41
3. Pengolahan Data ............................................................................42
4. Analisis Data .................................................................................42
E. Etika Penelitian ..................................................................................44
F. Keterbatasan Penelitian ......................................................................44
G. Pelaksanaan Penelitian ......................................................................45
H. Jadwal Penelitian ...............................................................................46
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian...................................................................................47
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Sumber Waras ............................47
2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit Sumber Waras .......................47
3. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras ...................................49
4. Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras ........................50
5. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit Sumber
Waras ............................................................................................52
6. Hasil Wawancara ...........................................................................53
7. Hasil Observasi ..............................................................................58
B. Pembahasan .......................................................................................59
1. Kebijakan Tata Cara Penyusutan Berkas Rekam Medis
Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon ...........................59
2. Sarana dan Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan Berkas
Rekam Medis Inaktof Di Rumah Sakit Sumber Waras ................59
3. Proses Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif
Di Rumah sakit Sumber Waras .....................................................60
xi

4. Keamanan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit


Sumber Waras ...............................................................................63
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ........................................................................................65
B. Saran ..................................................................................................66
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1. Jadwal Retensi Arsip............................................................................ 18
Tabel 2.2. Daftar Pertelaan Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan ......... 25
Tabel 2.3. Kerangka Teori .................................................................................... 38
Tabel 2.4. Kerangka Konsep ................................................................................. 39
Tabel 3.1. Jadwal Penelitian.................................................................................. 46
Tabel 4.1. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras ........................................ 49
Tabel 4.2. Karakteristik Informan ........................................................................ 53

xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1. Alur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan .............. 20
Gambar 2.2. Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan ....... 21
Gambar 2.3. Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip.......................................... 26
Gambar 4.1. Struktur Organisasi Fungsional Rekam Medis Rumah Sakit
Sumber Waras ................................................................................. 52

xiii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Permohonan Ijin Penelitian
Lampiran 2. Lembar Penjelasan Penelitian
Lampiran 3. Lembar Persetujuan Menjadi Responden
Lampiran 4. Pedoman Wawancara
Lampiran 5. Panduan Observasi
Lampiran 6. Transkip Wawancara
Lampiran 7. Hasil Observasi
Lampiran 8. Hasil Triangulasi Sumber
Lampiran 9. Struktur Organisasi Rumah Sakit Sumber Waras
Lampiran 10. SK Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Tentang Panduan Retensi
dan Pemusnahan Rekam Medis Inaktif
Lampiran 11. SPO Penyimpanan (Retensi) Rekam Medis
Lampiran 12. SPO Retensi Penghapusan Berkas Rekam Medis
Lampiran 13. Berita Acara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif
Lampiran 14. Format Bimbingan Proposal Karyatulis Ilmiah
Lampiran 15. Format Bimbingan Karyatulis Ilmiah

xiv
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia
Politeknik Kesehatan Tasikmalaya
Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan
2017

TINJAUAN PEMUSNAHAN BERKAS REKAM MEDIS INAKTIF DI


RUMAH SAKIT SUMBER WARAS BERDASARKAN ASPEK HUKUM
TAHUN 2017
66 Hal, V Bab, 7 Tabel, 4 Gambar, 10 Lampiran

ABSTRAK

Pemusnahan rekam medis inaktif merupakan salah satu upaya yang di


lakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan berkas
rekam medis di ruang penyimpanan. Pada saat studi pendahuluan di rumah sakit
sumber waras, ditemukan bahwa Pada bulan Mei tahun 2016 Rumah Sakit
Sumber Waras mulai melaksanakan penyusutan berkas rekam medis
menggunakan scanner, pelaksanaan scanner sendiri belum seluruhnya
dilaksanakan, hal ini membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya
tersimpan diruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan
berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas rekam
medis yang bernilai guna tersebut rusak dan hilang dikarenakan kurangnya
keamanan berkas yang bernilai guna. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui
pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber
Waras dari segi kebijakan tata cara pemusnahan berkas rekam medis inaktif dan
sarana prasarana, pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis dan keamanan
dokumen rekam medis pasien yang tidak dimusnahkan. Jenis penelitian yang
digunakan adalah deskriptif kualitatif dengan rancangan cross sectional. Metode
pengambilan data dengan menggunakan wawancara dan observasi. Hasil
penelitian ini menunjukan bahwa pemusnahan berkas rekam medis inaktif dimulai
dengan pengesahan oleh Kepala Sub Seksi Rekam Medis kepada Direktur rumah
sakit untuk melakukan pemusnahan. Proses pemusnahan berkas rekam medis
terdapat pada SOP yang ada namun dalam pelaksanaan pemusnahan berkas rekam
medis inaktif belum sesuai dengan SOP maupun kebijakan yang ada. Keamanan
berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan ketentuan undang-undang yang
berlaku.

Kata Kunci : Pemusnahan, rekam medis inaktif, kebijakan, sarana dan prasarana,
proses pemusnahan, keamanan dokumen rekam medis inakif.

Daftar Pustaka 16 buah (Tahun 1971-2015)

xv
Kementrian Kesehatan Republik Indonesia
Politeknik Kesehatan Tasikmalaya
Jurusan Perekam dan Informasi Kesehatan
2017

REVIEW OF MEDICAL INSECTIVE MEDICAL RECOVERY IN


HOSPITAL RESOURCES WARAS BASED ON LEGAL ASPECT IN 2017
66 Hal, V Bab, 7 Tabel, 4 Gambar, 10 Lampiran

ABSTRACT
Destruction of inactive medical records is one of effort made by the
hospital with the intention of reduce stacking of medical record files storage
room. At the time of the preliminary study in the hospital Sumber Waras, found
that in May of 2016 the hospital Sumber Waras began to exterminate the medical
records file using a scanner, the implementation of the scanner itself has not been
fully implemented, this matter create files that have value to accumulate and only
stored in the inactive medical record file storage space, the valuable time-out of
the medical record file records may render the valuable medical records files
damaged and lost due to a lack of useful file security. This study aims to
determine the implementation of the destruction of inactive medical record files in
the hospital sumber waras in terms of policy procedures for destruction of inactive
medical record files and infrastructure, excution of destruction of medical record
files and safety of patient medical records not destroyed. Type of research used is
descriptive qualitative with cross sectional design. Method of taking data by using
interview and observation. The results of this study show that the destruction of
the inactive medical records file begins with ratification by the head of medical
record sub section to the director of the hospital for extermination. The process of
destroying the medical record file is in the existing SOP but in the execution of
destruction of inactive medical records file not yet in accordance with SOP or
existing policy. The safety of the inactive medical records file is in conformity
with the applicable law.

Kata Kunci : Destruction, inactive medical records, policies, facilities and


infrastructure, destruction processes, safety of inaccurative medical record
documents.

Daftar Pustaka 16 buah (Tahun 1971-2015)

xvi
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Menurut Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 tentang Rumah
Sakit, bahwa Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi
masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh
perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan
kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu
meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh
masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya.
Menurut Undang-undang RI Nomor 44 tahun 2009 juga menyatakan
bahwa rumah sakit merupakan pusat pelayanan yang menyelenggarakan
pelayanan medik dasar dan medik spesialistik, pelayanan penunjang
medis, pelayanan perawatan, baik rawat jalan, rawat inap maupun
pelayanan instalasi.
Menurut Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 tentang
Rekam Medis pada pasal 1, Rekam Medis adalah berkas yang berisikan
catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Setiap
sarana kesehatan wajib membuat rekam medis, dibuat oleh dokter atau
tenaga kesehatan lain yang terkait, harus dibuat segera dan dilengkapi
setelah pasien menerima pelayanan dan harus disertai tanda tangan yang
memberikan pelayanan. Catatan Rekam Medis merupakan tulisan-tulisan
yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang
dilakukan kepada pasien dalam rangka pelayanan kesehatan. Rekam medis
juga berguna sebagai bukti tertulis atas tindakan-tindakan pelayanan
terhadap seseorang pasien, juga mampu melindungi kepentingan hukum
bagi pasien yang bersangkutan, rumah sakit maupun dokter dan tenaga
kesehatan lainnya, apabila dikemudian hari terjadi suatu hal yang tidak
diinginkan menyangkut rekam medis itu sendiri (Konsil Kedokteran
Indonesia, 2006).
1
2

Manajemen Pelayanan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan


adalah kegiatan menjaga, memelihara dan melayani rekam medis baik
secara manual maupun elektronik sampai menyajikan informasi kesehatan
di rumah sakit, praktik dokter klinik, asuransi kesehatan, fasilitas
pelayanan kesehatan dan lainnya yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan dan menjaga rekaman (Permenkes RI, 2013). Menurut
Permenkes RI No.269/Menkes/Per/III/2008 Rekam Medis harus disimpan
sesuai dengan peraturan yang ada. Rekam Medis pasien rawat inap
dirumah sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5
(lima) tahun terhitung dari tanggal terakhir pasien berobat atau
dipulangkan. Setelah batas waktu 5 (lima) tahun, rekam medis dapat
dimusnahkan, kecuali lembar ringkasan pulang dan lembar persetujuan
tindakan medik.
Rekam Medis yang dinyatakan inaktif tetap disimpan karena
informasi yang terdapat didalamnya masih diperlukan untuk pendidikan,
penelitian dan berobat kembali pasien. Apabila rekam medis inaktif sudah
disimpan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang ada
tidak digunakan lagi maka rekam medis tersebut dapat dimusnahkan.
Rekam medis digunakan sebagai pedoman atau perlindungan hukum yang
mengikat karena didalamnya terdapat segala catatan tentang tindakan,
pelayanan, terapi, waktu terapi, tanda tangan dokter yang merawat, tanda
tangan pasien yang bersangkutan, dan lain-lain (Permenkes RI, 2008).
Berkas Rekam Medis dikatakan aktif ketika tanggal pulang atau
tanggal kunjungan terakhir masih dalam jangka waktu 3 (tiga) sampai 5
(lima) tahun dari tanggal kunjungan terakhir. Berkas rekam medis
dikatakan inaktif ketika rekam medis tersebut jarang diambil dan disimpan
kembali. Oleh karena itu, file-file rekam medis inaktif disimpan ditempat
yang jarang diakses dari pada rekam medis yang masih aktif (Skurka,
(2003) dalam Kartono, (2010)).
3

Pemusnahan Rekam Medis merupakan salah satu upaya yang


dilakukan oleh pihak rumah sakit dengan tujuan mengurangi penumpukan
berkas rekam medis diruang penyimpanan. Pemusnahan adalah kegiatan
menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta
yang tidak memiliki nilai guna (Barthos, (2007) dalam Kartono, (2010)).
Pemusnahan harus dilakukan secara total dengan cara membakar habis,
mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali lagi isi
maupun bentuknya, sebagai media penyimpanan dapat menggunakan
scanner dan mikrofilm sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan
(Dirjen YanMed, 2006).
Berdasarkan Studi Pendahuluan yang penulis lakukan di Rumah
Sakit Sumber Waras melalui wawancara terhadap kepala rekam medis dan
salah satu staf karyawan rekam medis, bahwa rekam medis sudah ada
sejak Rumah Sakit Sumber Waras berdiri pada tahun 2006. Pemusnahan
berkas rekam medis yang dilakukan di Rumah Sakit Sumber Waras baru
dilaksanakan satu kali pada tahun 2016, yang terdiri dari pemusnahan
berkas rekam medis inaktif tahun 2006 s/d 2008 sebanyak 60980 berkas.
Sebelum melakukan pemusnahan kepala rekam medis membuat
perencanaan terlebih dahulu yaitu mengajukan nota dinas ke Direktur
perihal berkas Rekam Medis terlalu banyak yang menyebabkan tempat
yang tidak mencukupi, setelah nota dinas yang diajukan dan di setujui baru
dilakukan pemusnahan. Dalam pelaksanaan pemusnahan di Rumah Sakit
Sumber Waras fasilitas yang digunakan adalah scanner dan incenerator.
Pada bulan Mei tahun 2016 Rumah Sakit Sumber Waras mulai
melaksanakan penyusutan berkas rekam medis menggunakan scanner,
pelaksanaan scanner sendiri belum seluruhnya dilaksanakan, hal ini
membuat berkas yang bernilai guna menumpuk dan hanya tersimpan
diruang penyimpanan berkas rekam medis inaktif, waktu penyimpanan
berkas rekam medis yang bernilai guna terlalu lama dapat membuat berkas
rekam medis yang bernilai guna tersebut rusak dan hilang dikarenakan
4

kurangnya keamanan berkas yang bernilai guna. Hal ini yang menjadikan
peneliti tertarik untuk mengetahui bagaimana Pemusnahan Berkas Rekam
Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum
tahun 2017..

B. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang diatas maka peneliti ingin mengetahui
bagaimanakah Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di Rumah Sakit
Sumber Waras berdasarkan Aspek Hukum tahun 2017 ?

C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan Umum
Mengetahui pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis
inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras.
2. Tujuan Khusus
a. Mengetahui Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam
Medis Inaktif dan Sarana Prasarana Dalam Pelaksanaan
Pemusnahan di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017.
b. Mengetahui Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam
Medis Inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017.
c. Mengetahui Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak
dimusnahkan di lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber
Waras.

D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Rumah Sakit
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan
dan sumbangan pemikiran dalam pelaksanaan pemusnahan berkas
rekam medis inaktif yang akan dimusnahkan agar sesuai dengan
5

peraturan yang ada sehingga nantinya dapat diimplementasikan di


rumah sakit.
2. Bagi Institusi Pendidikan
Memberikan masukan materi yang berharga sebagai sumber
pembelajaran bagi pendidikan mahasiswa DIII Perekam Medis dan
Informasi Kesehatan
3. Bagi Peneliti
a. Memberikan tambahan ilmu pengetahuan yang dapat dipakai
sehingga peneliti dapat memperoleh perbedaan apa yang dipelajari
dikampus dengan apa yang ada dirumah sakit.
b. Memberikan bekal pengalaman implementasi yang nyata sebagai
penerapan ilmu yang telah diperoleh di perkuliahan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Tinjaun Teoritis
1. Rekam Medis
a. Pengertian Rekam Medis
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
Nomor 269/MENKES/PER/2008 tentang Rekam Medis, Rekam
Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan
lain yang telah diberikan kepada pasien.
Sedangkan menurut Huffman, (1994) dalam Budi, (2011)
Rekam Medis adalah rekam atau catatan mengenai siapa, apa,
mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan
kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan
mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat
informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien,
membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.
Dua pengertian diatas memberikan gambaran tentang arti
rekam medis yang sedikit berbeda. Rekam Medis memiliki arti
yang cukup luas, tidak hanya sebatas berkas yang digunakan untuk
menulis data pasien tetapi juga dapat berupa rekaman dalam bentuk
sistem informasi (pemanfaatan rekam medis elektronik) yang dapat
digunakan untuk mengumpulkan segala informasi pasien terkait
pelayanan yang diberikan difasilitas pelayanan kesehatan sehingga
dapat digunakan untuk berbagai kepentingan, seperti pengambilan
keputusan pengobatan kepada pasien, bukti legal pelayanan yang
telah diberikan dan dapat juga sebagai bukti tentang kinerja sumber
daya manusia difasilitas pelayanan kesehatan.

6
7

b. Tujuan Rekam Medis


Tujuan rekam medis menurut Hatta (2013) dapat dibagi
dalam dua kelompok besar, yaitu tujuan primer dan tujuan
sekunder.
1) Tujuan Primer
Tujuan primer rekam medis ditujukan kepada hal
yang paling berhubungan langsung dengan pelayanan pasien.
Tujuan primer terbagi dalam lima kepentingan, yaitu :
a) Untuk kepentingan pasien, rekam medis merupakan alat
bukti utama yang mampu membenarkan adanya pasien
dengan identitas yang jelas dan telah mendapatkan
berbagai pemeriksaan dan pengobatan di sarana
pelayanan kesehatan dengan segala hasil serta
konsekuensi biayanya.
b) Untuk kepentingan pelayanan pasien, rekam medis
mendokumentasikan pelayanan yang diberikan oleh
tenaga kesehatan, penunjang medis dan tenaga lain yang
bekerja dalam berbagai fasilitas pelayanan kesehatan.
c) Untuk kepentingan manajemen pelayanan, rekam medis
yang lengkap memuat segala aktivitas yang terjadi dalam
manajemen pelayanan sehingga digunakan dalam
menganalisis berbagai penyakit, menyusun pedoman
praktik, serta untuk mengevaluasi mutu pelayanan yang
diberikan.
d) Untuk kepentingan menunjang pelayanan, rekam medis
yang rinci akan mampu menjelaskan aktivitas yang
berkaitan dengan penanganan sumber-sumber yang ada
pada organisasi pelayanan di rumah sakit, menganalisis
kecenderungan yang terjadi dan mengkomunikasikan
informasi di antara klinik yang berbeda.
8

e) Untuk kepentingan pembiayaan, rekam medis yang


akurat mencatat segala pemberian pelayanan kesehatan
yang diterima pasien. Informasi ini menentukan besarnya
pembayaran yang harus dibayar.
2) Tujuan Sekunder
Tujuan sekunder rekam medis ditujukan kepada hal
yang berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien
namun 10 tidak berhubungan langsung secara spesifik, yaitu
untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan dan pembuatan
kebijakan. Adapun yang dikelompokandalam kegunaan
sekunder adalah kegiatan yang tidak berhubungan secara
spesifik antara pasien dan tenaga kesehatan (Dick, Steen dan
Detmer, 1997 dalam Hatta, 2013).
Rekam medis aktif adalah berkas rekam medis yang
tanggal pulang atau tanggal kunjungan terakhir masih dalam
jangka waktu tiga sampai lima tahun dari tanggal sekarang
(Skurka, (2003) dalam Kartono, (2010)). Rekam medis
inaktif adalah naskah/berkas yang telah disimpan minimal
selama lima tahun di unit kerja rekam medis dihitung sejak
tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana
pelayanan kesehatan atau lima tahun setelah meninggal dunia
(Dirjen Pelayanan Medik 1995 No.HK.00.06.1.5.01160).
c. Kegunaan Rekam Medis
Adapun kegunaan dari rekam medis dapat dilihat dari
beberapa aspek yang disingkat dengan ALFRED (Dirjen Yan Med,
2006) :
1) Aspek Administrasi (Administrasion)
Didalam berkas rekam medis mempunyai nilai
administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan
9

wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan


paramedic dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan
teknologi khususnya dalam bidang teknologi informasi yang
sudah memasuki bidang kesehatan, maka penggunaanya
disalam rekam medis saat ini sangat diperlukan karena kita
melihat proses pengobatan dan tindakan yang diberikan atas
diri seorang pasien dapat diakses secara langsung oleh bagian
yang berwenang atas pemeriksaan tersebut.
Kemudian pengolahan data-data medis secara
komputerisasi juga akan memudahkan semua pihak yang
berwenang dalam hal ini petugas administrasi disuatu instansi
pelayanan kesehatan dapat segera mengetahui rincian biaya
yang harus dikeluarkan oleh pasien selama pasien yang
menjalani pengobatan dirumah sakit.
2) Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis,
karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk
merencanakan pengobatan atau perawatan yang diberikan
kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan
serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit
medis, manajemen risiko klinis serta keamanan atau
keselamatan pasien dan kendali biaya.
3) Aspek Hukum (Legal)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum,
karena isinya menyangkut adanya jaminan kepastian hukum
atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakan hukum
serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan
keadilan, rekam medis adalah milik dokter dan rumah sakit
sedangkan isinya terdiri dari identitas pasien, pemeriksaan,
10

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah iberikan


kepada pasien adalah sebagai informasi yang dapat dimiliki
oleh pasien sesuai dengan peraturan dan perundangan-
undangan yang berlaku (UU Praktik Kedokteran RI No.29
Tahun 2009 Pasal 49 ayat (1)).
4) Aspek Keuangan (Financial)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang,
karena isinya mengandung data atau iformasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek keuangan. Kaitannya rekam medis
dengan aspek keuangan sangat erat sekali dalam hal
pengobatan, terapi serta tindakan-tindakan apa saja yang
diberikan kepada seorang pasien selama menjalani perawatan
dirumah sakit seorang pasien selama menjalani perawatan
dirumah sakit, oleh karena itu penggunaan sistem teknologi
komputer didalam proses penyelenggaraan rekam medis sangat
diharapkan sekali untuk diterapkan pada setiap instansi
pelayanan kesehatan.
5) Aspek Penelitian (Research)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian
karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat
dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan
pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
6) Aspek Pendidikan (Education)
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan,
karena isinya menyangkut data atau informasi tentang
perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang
diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat
dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajran dibidang
profesi pendidikan kesehatan.
11

7) Aspek Dokumentasi (Dokumentation)


Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai
dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang
harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan
pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
Dengan melihat dari beberapa aspek tersebut diatas, rekam
medis mempunyai kegunaan yang sangat luas, karena tidak hanya
menyangkut antara pasien dengan pemberi pelayanan kesehatan
saja. Kegunaan rekam medis secara umum adalah :
a) Sebagai alat komunikasi antara dokter antara tenaga ahli
lainnya yang ikut ambil bagian didalam proses pemberian
pelayanan, pengobatan dan perawatan kepada pasien.
b) Sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan atau perawatan
yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c) Sebagai bukti tertulis maupun terekam atas segala tindakan
pelayanan, pengobatan dan perkembangan penyakit selama
pasien berkunjung atau dirawat dirumah sakit.
d) Sebagai bahan yang berguna untuk analisa, penelitian dan
evaluasi terhadap kualitas pelayanan yang telah diberikan
kepada pasien.
e) Melindungi kepentingan hukum bagi pasien, rumah sakit
maupun dokter dan tenaga kesehatan lainnya.
f) Menyediakan data-data khusus yang sangat berguna untuk
keperluan penelitian dan pendidikan.
g) Sebagai dasar didalam perhitungan biaya pembayaran
pelayanan medis yang diterima oleh pasien.
h) Menjadi sumber ingatan yang harus didokumentasikan, serta
sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan.
12

d. Faktor-faktor Pengelolaan Rekam Medis Unit Filling


Didalam pengelolaan rekam medis ada beberapa kegiatan
yang dapat menunjang terlaksananya sistem penyusutan berkas
rekam medis inaktif yaitu salah satunya filling :
1) Man (Manusia)
Faktor terpenting dari suatu pelaksanaan sistem untuk
mencapai pelayanan kesehatan yang optimal adalah manusia.
Dalam pengelolaan dokumen rekam medis sumber daya
manusia adalah faktor yang sangat penting. Semua petugas
harus mempunyai kesempatan untuk mengikuti pendidikan
berkelanjutan yang berguna untuk meningkatkan ilmu
pengetahuan tentang rekam medis. Kejadian missfile duplikasi
dokumen rekam medis yang dapat terjadi akibat faktor
manusia.
2) Money (Uang)
Dana adalah salah satu hal yang paling berperan untuk
mencapai pelaksanaan suatu sistem dirumah sakit agar
terciptanya pelayanan yang baik dan cepat sesuai dengan yang
diharapkan pasien. Apabila dana rumah sakit tidak memenuhi
dalam pengadaan pendukung maka tingkat terjadinya missfile
semakin tinggi.
3) Materials (Materi)
Bahan adalah suatu produk atau fasilitas yang
digunakan untuk menunjang tujuan dalam pelaksanaan sistem
pelayanan kesehatan yang dibutuhkan rumah sakit. Apabila
bahan tidak memenuhi persyaratan maka tingkat kerusakan
dokumen rekam medis semakin tinggi.
4) Methods (Metode)
Metode yang tepat dapat sangat membantu tugas-tugas
seorang petugas filling, sehingga akan lebih cepat dalam
13

pelaksanaan sistem pelayanan yang ada dirumah sakit.


Beberapa hal yang ada pada metode :
a) Sistem penyimpanan yang digunakan adalah sistem
sentralisasi dan desentralisasi.
b) Sistem penomoran yang digunakan adalah serial numbering
system (SNF), unit numbering system (UNS), serian unit
numbering system (SUNS).
c) Sistem penjajaran yang digunakan adalah straight
numerical filling (SNF), terminal digit filling (TDF),
middle digit filling (MDF).
d) Dalam penyimpanan dokumen rekam medis menggunkana
kode warna atau tidak.
e) Dalam ruang filling menggunakan tracer atau tidak.
5) Machines (Mesin)
Alat yang digunakan manusia untuk melakukan suatu
pekerjaan agar lebih cepat selesai dan sebagai penunjang
pelaksanaan sistem pelayanan kesehatan yang ada dirumah
sakit diantaranya adalah komputer.
e. Rekam Medis Inaktif
Menurut Edna K Huffman, 1994 Rekam Medis Inaktif
yaitu practically speaking, the chief criterion for determining
record anactivity in the amount of speace available in the
departement for the efficient storage of newer medical records. If
there is no more space for active record storage, an effort should be
made to systematically retire old records to inactive status at the
same rate as new records are being added.
Inactive records can be (1) stored in another area of the
facility, (2) commercially stored, (3) destroyed in compliance with
records retention status, or (4) microfilmed, of (5) stored on disk.
14

Artinya : praktisi berbicara, kriteria utama untuk


menentukan anactivity catatan adalah jumlah ruang yang tersedia
didepartemen untuk penyimpanan yang efisien dari catatan medis
yang lebih baru. Jika tidak ada lebih banyak ruang untuk
penyimpanan rekam aktif, upaya yang harus dilakukan untuk
sistemtematis pension catatan lama dengan status tidak aktif pada
tingkat yang sama seperti catatan baru selalu ditambahkan.
f. Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Menurut Depkes RI (2006), ada dua cara penyimpanan
dalam penyelenggaraan rekam medis, yaitu :
1) Sentralisasi
Sentralisasi diartikan menyimpan rekam medis seorang
pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan
poliklinik maupun catatan-catatan selama seorang pasien
dirawat. Sistem inidisamping banyak kelebihannya juga ada
kekurangannya. Kelebihan dari sistem ini adalah dapat
mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan rekam medis, dapat mengurangi jumlah biaya
yang dipergunakan untuk peralatan dan ruangan, tata kerja dan
peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah
distandarisasikan, memungkinkan peningkatan efisien kerja
petugas penyimpanan, mudah menerapkan sistem unit record.
Adapun kekurangannya adalah petugas menjadi lebih sibuk
karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap,
serta tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.
2) Desentralisasi
Dengan cara Desentralisasi terjadi pemisahan antara
rekam medis rawat jalan dengan rekam medis rawat inap.
Rekam medis disimpan disatu tempat penyimpanan sedangkan
rekam medis rawat inap disimpan dibagian pencatatan medis.
15

Kelebihan dari sistem ini adalah efisiensi waktu sehingga


pasien mendapatkan pelayanan lebih cepat dan beban kerja
yang dilaksanakan petugas lebih ringan. Sedangkan
kekuranganya adalah terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam
medis, biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan
lebih banyak.
Menurut Sulistyo-Basuki (2003) dalam Kartono (2010),
arsip dinamis inaktif adalah arsip yang sudah jarang digunakan
namun harus tetap dipertahankan untuk keperluan rujukan atau
memenuhi persyaratan retensi sesuai dengan ketentuan Undang-
undang. Dalam menentukan cara untuk menyimpan arsip dinamis
inaktif yang dilihat dari segi manajemen arsip dinamis dan
pemakai, perusahaan memerlukan tiga pertimbangan, yaitu :
a) Pengembangan jadwal pemusnahan
Jadwal pemusnahan dimuat dalam jadwal retensi arsip
dinas, keberadaan jadwal untuk menjamin bahwa arsip dinamis
tetap dipertahankan dalam jangka waktu yang sesuai dengan
nilainya.
b) Keputusan menyangkut media penyimpanan
Untuk mengambil keputusan apakah arsip dinamis
inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas atau format
elektronik.
c) Keputusan menyangkut fasilitas penyimpanan
Keputusan menyangkut jenis fasilitas penyimpanan
yang paling sesuai untuk menyimpan arsip dinamis inaktif,
serta metode pemusnahan yang sesuai.
16

2. Retensi
a. Pengertian Retensi
Retensi adalah suatu kegiatan memisahkan antara dokumen
rekam medis yang masih aktif dengan dokumen rekam medis yang
dinyatakan non aktif atau inaktif (Budiyanti, 2014).
b. Tujuan retensi adalah sebagai berikut :
1) Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin
bertambah.
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
dokumen rekam medis yang baru.
3) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mepercepat
penyiapan dokumen rekam medis bila sewaktu-waktu
dibutuhkan.
4) Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi.
5) Mengurangi arsip yang tidak bernilai atau bernilai rendah.
Dalam Pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah :
a) Ketersediaan ruang penyimpanan (filling) biasanya selama masih
mencukupi maka pihak rumah sakit masih belum minat untuk
melakukan penyusutan berkas rekam medis.
b) Tingkat penggunaan rekam medis, misalnya kalau dirumah sakit
tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana
pendidikan maka umumnya rumah sakit akan menyimpannya
lebih lama.
c) Kasus-kasus yang terkait masalah hukum (medico-legal) biasanya
juga disimpan lebih lama sampai 20 tahun misalnya, kasus
pembunuhan, penganiayaan, pemerkosaan, pengguguran, dan
sebagainya.
c. Jadwal Retensi
Menurut Barthos (2007) dalam Kartono (2010), jadwal
retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijakan seberapa
17

jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan


demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang
menunjukkan :
1) Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan
kerja), sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file
inaktif).
2) Jangka waktu lamanya penyimpanan masing-masing
sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan
ke Arsip Nasional RI.
Jadwal retensi arsip mempunyai tujuan sebagai berikut :
a) Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu lama.
b) Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi
bagi kepentingan administrasi.
c) Pemeliharaan arsip-arsip yang diabadikan.
Sebelum melakukan retensi perlu disusun jadwal retensi.
Berdasarkan surat edaran Dirjen Pelayanan Medik Nomor
HK.00.06.1.5.01160 tentang petunjuk teknis Pemusnahan Arsip
Rekam Medis di Rumah Sakit (Shofari, B, 2002).
18

Tabel 2.1
Jadwal Retensi Arsip
Aktif Inaktif
No Keluhan Penyakit Rawat Rawat Rawat Rawat
Jalan Inap Jalan Inap
1. Umum 5th 5th 2th 2th
2. Mata 5th 10th 2th 2th
3. Jiwa 10th 5th 5th 5th
4. Orthopedi 10th 10th 2th 2th
5. Kusta 15th 15th 2th 2th
Ketergantungan
6. 15th 15th 2th 2th
Obat
7. Jantung 10th 10th 2th 2th
8. Paru 5th 10th 2th 2th
Menurut
9. Anak 2th 2th
kebutuhan
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.no.HK.00.06.1.5.01160
tahun 1995

Menurut Hatta (2013), selain hukum, peraturan dan standar


akreditasi, retensi rekam medis bergantung juga pada
penggunaanya dalam suatu institusi kesehatan. Komite medis dari
setiap fasilitas layanan kesehatan harus menganalisis kebutuhan
medis dan administratif untuk memastikan bahwa rekam medis
pasien-pasiennya selalu siap untuk dilihat kembali, dinilai
kualitasnya, dan lain-lain. Maka pada banyak kasus, institusi
layanan kesehatan meretensi rekam medis lebih lama dari yang
ditetapkan oleh hukum.
d. Penyusutan Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997), penyusutan rekam medis adalah
suatu kegiatan pengurangan arsip dari rak penyimpanan dengan
cara :
1) Memindahkan arsip rekam medis aktif ke rak inaktif dengan
cara memilah pada rak penyimpanan sesuai dengan tahun
kunjungan.
19

2) Memikrofilmkan berkas rekam medis inaktif sesuai ketentuan


yang berlaku.
3) Memusnahkan berkas rekam medis yang telah dimikrofilm
dengan cara tertentu sesuai ketentuan.
Cara penyusutan berkas rekam medis :
a) Membuat jadwal retensi arsip (JRA).
b) Mencari dokumen rekam medis yang telah melebihi masa
aktif melalui buku register berdasarkan tanggal berkunjung
terakhir.
c) Mencari dokumen rekam medis melalui nomor rekam medis
pada rak-rak penyimpanan aktif.
d) Mengelompokan dokumen rekam medis dari ruang aktif ke
ruang inaktif. Setelah 2 tahun diruang inaktif, dokumen
rekam medis dilakukan nilai guna sesuai dengan
kepentingan ALFRED, menyimpan formulir rekam medis
agar dapat diabadikan, dan sebagai barang bukti sejarah.
e. Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis
Penilaian nilai guna rekam medis adalah suatu kegiatan
penilaian terhadap formulir rekam medis yang mempunyai nilai
guna primer dan sekunder maka perlu diabadikan dan yang tidak
terbaca nantinya dapat dimusnahkan. Penilaian nilai guna ini
dilakukan oleh tim pemusnahan dokumen rekam medis yang
ditetapkan oleh Direktur rumah sakit atau pimpinan sarana
pelayanan kesehatan. Tim pemusnah dokumen rekam medis
mempunyai tugas membantu Direktur rumah sakit dalam
penyelenggaraan pemusnahan rekam medis dengan memperhatikan
nilai guna sesuai dengan peraturan yang berlaku.
20

1) Alur

Pemindahan RM Aktif RM Inaktif

Dinilai TIM

RM tidak ada RM ada nilai


RM nilai guna guna

RM rusak/tidak Dimusnahkan
terbaca

Disimpan
RM tertentu

Gambar 2.1
Alur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.No.HK.00.06.1.5.0160
tahun 1995.
21

2) Prosedur

TIM RETENSI Lembar RM yang


terpilah RMK,
Ketentuan Umum
resume dan lain-lain

Disimpan
Ketentuan Khusus :
anak, jantung, mata, RM Tertentu
jiwa dan lain-lain

RM
Inaktif
Lembar RM sisa
Ketentuan Tertentu
(selain diatas)
di Rumah Sakit

RM rusak dan tidak Dimusnahkan


terbaca

Gambar 2.2
Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan
Sumber : Dirjen Pelayanan Medik SE.No.HK.00.06.1.5.0160
tahun 1995

Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995


nomor HK.00.06.1.501160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Medis Dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah
Sakit, disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis
yang akan dimusnahkan dilakukan dengan cara sebagai berikut :
a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam medis
yang telah 2 tahun inaktif.
b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis
inaktif.
22

(1) Seringnya rekam medis digunakan untuk pendidikan dan


penelitian.
(2) Nilai guna primer, mencakup : administrasi, hukum,
keuangan, dan iptek.
(3) Nilai guna sekunder, mencakup : pembuktian dan sejarah.
c) Lembar rekam medis yang dipilah :
(1) Ringkasan masuk dan keluar.
(2) Resume.
(3) Lembar operasi.
(4) Lembar identifikasi bayi baru lahir.
(5) Lembar persetujuan.
(6) Lembar kematian.
d) Berkas rekam medis tentu disimpan diruang berkas rekam
medis inaktif.
e) Lembar rekam medis sisa dan berkas rekam medis rusak atau
tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
f) Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur beranggotakan
komite rekam medis atau komite medis, petugas rekam medis
senior, perawat senior dan petugas lain yang terkait.
f. Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Menurut Depkes RI (1997), pemusnahan adalah suatu
proses kegiatan penghancuran secara fisik arsip rekam medis yang
telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus
dilakukan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau
daur ulang sehingga tidak dapat dikenali lagi isi maupun
bentuknya. Proses kegiatan penghancuran termasuk kegiatan
penilaian dan pemilahan berkas rekam medis yang akan
dimusnahkan.
Menurut Barthos (2007) dalam Kartono (2010),
pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan
23

secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsinya serta yang tidak
memiliki nilai guna. Penghancuran tersebut harus dilaksanakan
secara total, yaitu dengan cara membakar habis, dicacah atau
dengan cara lain sehingga tidak dapat lagi dikenal baik isi maupun
bentuknya. Menurut Sulistyo-Basuki (2003), pemusnahan arsip
dinamis inaktif artinya pemusnahan arsip dinamis aktif tidak
diperlukan lagi bagi badan korporasi. Pemusnahan dapat dilakukan
oleh badan korporasi pemilik arsip dinamis inaktif atau pihak lain.
1) Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Pada Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis
no.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995 tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit yang
disebutkan bahwa arsip rekam medis inaktif adalah naskah
atau berkas yang telah disimpan minimal selama 5 (lima) tahun
di unit kerja rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir
pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau
5 (lima) tahun setelah pasien meninggal dunia.
Berdasarkan pada Surat Edaran Direktur Pelayanan
Medis (1995) tentang Tata Cara Pemusnahan yaitu :
a) Pembentukan tim pemusnahan dari unsur rekam medis
dan tata usaha dengan SK Direktur rumah sakit.
b) Tim membuat daftar pertelaan arsip.
c) Pelaksanaan pemusnahan : dibakar dengan menggunakan
incinerator, dibakar biasa, dicacah, dibuat bubur oleh
pihak ke-3, disaksikan tim pemusnah.
d) Tim pemusnah membuat berita acara pemusnahan rekam
medis, yang asli disimpan dirumah sakit, lembar ke-2
dikirim kepada pemilik rumah sakit (Rumah Sakit
Vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik).
24

Pemusnahan berkas rekam medis dapat dilakukan


dengan mengikuti tahapan yang telah ditentukan. Menurut
Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan arsip dapat
dilakukan dengan langkah-langkah :
(1) Seleksi, untuk memastikan arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.
(2) Pembuatan daftar jenis arsip yang akan dimusnahkan.
(3) Pembuatan berita acara pemusnahan arsip.
(4) Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi
Menurut Sugiarto dan Wahyono (2005), pemusnahan
arsip dapat dilakukan dengan cara :
(a) Pembakaran, merupakan cara yang paling dikenal untuk
memusnahkan arsip. Akan tetapi cara seperti ini
dianggap kurang aman, karena terkadang masih ada
dokumen yang belum terbakar, atau masih dapat
dikenali. Selain itu, cara pembakaran dianggap kurang
ramah lingkungan dan cara ini tidak mungkin dilakukan
di dalam gedung.
(b) Pencacahan, cara pencacahan dokumen ini menggunakan
alat pencacah baik manual atau mesin penghancur (paper
shredder). Dengan menggunakan mesin pencacah kertas,
dokumen akan terpotong-potong sehingga tidak bisa
dikenali lagi. Cara ini banyak dilakukan oleh petugas
arsip karena lebih praktis.
(c) Proses kimiawi, merupakan pemusnahan dokumen
dengan menggunakan bahan kimia guna melunakkan
kertas dan melenyapkan tulisan.
(d) Pembuburan atau pulping merupakan metode
pemusnahan dokumen yang ekonomis, aman dan
nyaman. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur
25

dengan air kemudian dicacah dan disaring yang akan


menghasilkan lapisan bubur kertas. Dengan menjadi
bubur kertas maka wujud asli dokumen dan isi dokumen
tidak akan dapat dikenali lagi.
g. Dokumentasi Pemusnahan Berkas Rekam Medis
Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik nomor
HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir
Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di
Rumah Sakit, tim pemusnah harus membuat dokumentasi
pemusnahan berkas rekam medis yang terdiri dari :
1) Pembuatan Daftar Pertelaan
Tabel 2.2
Daftar Pertelaan Rekam Medis Inaktif yang akan dimusnahkan
Jangka Waktu Diagnosis
No. Nomor RM Tahun
Penyimpanan Akhir
1 2 3 4 5

Sumber : Dirjen Pelayanan Medik No.HK.00.06.1.5.0.01160

Petunjuk pengisian daftar pertelaan rekam medis inaktif


yang akan dimusnahkan :
a) Nomor : nomor unit arsip rekam medis,
b) Nomor rekam medis : nomor arsip rekam medis yang
akan disimpan,
c) Tahun : tahun terakhir kunjungan atau pelayanan pasien
dirumah sakit,
26

d) Jangka waktu penyimpanan : menunjukkan jangka atau


tenggang waktu yang ditentukan oleh komite rekam
medis untuk penyimpanan arsip rekam medis inaktif
yang mempunyai nilai guna tertentu,
e) Diagnosa akhir : diagnosa penyakit pasien pada saat
terakhir dilayani di unit pelayanan rumah sakit atau
diagnosa yang paling dominan bagi pasien yang
mempunyai lebih dari satu diagnosa.
2) Pembuatan Berita Acara
Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan
yang ditanda tangani oleh ketua dan sekretaris dan diketahui
oleh direktur rumah sakit.

BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP

Pada hari ini ...


Yang bertanda tangan dibawah ini ...
1. .....
2. .....
Telah melakukan pemusnahan arsip dengan cara ... terhadap ....
sebagaimana tercantum pada daftar pertelaan yang telah
dimusnahkan (DPTM) terlampir pada berita acara pemusnahan
ini.
Selanjutnya yang bertanda tangan dibawah ini menyatakan
bahwa .... tersebut diatas telah dimusnahkan dengan sempurna,
sehingga tidak dapat dikenal lagi baik isi maupun bentuknya.
Demikian berita acara pemusnahan ini dibuat dalam rangkap 3
(tiga) dengan pembagian sebagai berikut :
- Lembar ke 1 ....
- Lembar ke 2 ....
- Lembar ke 3 ....
............,............2010
Ttd ..............
Mengetahui/menyetujui
Ttd ..............
.....................................

Gambar 2.3
Contoh Berita Acara Pemusnahan Arsip (Sulistyo-Basuki
(2003) dalam Budi (2011))
27

Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli


disimpan di Rumah Sakit. Lembar kedua dikirim kepada
pemilik rumah sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen
Pelayanan Medik). Khusus untuk rekam medis yang sudah
rusak atau tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu membuat pernyataan diatas kertas segel oleh
direktur rumah sakit.
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia
Nomor 87 tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan Dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan, dalam melakukan
pemusnahan wajib membuat berita acara pemusnahan.
Tata cara Pemusnahan Dokumen Perusahaan sebagai berikut :
a) Setiap pemusnahan dokumen perusahaan wajib dibuatkan
berita acara pemusnahan dokumen perusahaan.
b) Berita acara pemusnahan dokumen sekurang-kurangnya
dibuat rangkap tiga dengan ketentuan lembar pertama untuk
pimpinan perusahaan, lembar kedua untuk unit
pengelolahan dan lembar ketiga untuk unit kearsipan.
c) Pada setiap lembar berita acara dokumen perusahaan
dilampirkan daftar pertelaan dari dokumen perusahaan yang
dimaksud.
d) Berita acara pemusnahan dokumen perusahaan sekurang-
kurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal, bulan,
dan tahun dilakukan pemusnahan. Keterangan tentang
pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas
pejabat yang melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan
dan nama jelas saksi-saksi.
28

3. Dasar Hukum Yang Mengatur Pemusnahan Berkas Inaktif Rekam


Medis
Beberapa dasar hukum yang mengandung aturan tentang
pemusnahan rekam medis, yaitu :
a. UU no.7 tahun 1971 : Ketentuan Pokok-Pokok Kearsipan
BAB IV
Kewajiban Kearsipan
Pasal 9
(1) Arsip Nasional Pusat wajib menyimpan, memelihara dan
menyelamatkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2
huruf b Undang-undang ini dari lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah pusat.
(2) Arsip Nasional Daerah Wajib menyimpan, memelihara dan
meyelematkan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 2
huruf b Undang-undang ini dari lembaga-lembaga negara dan
badan-badan pemerintah pusat.
(3) Rasip Nasional Pusat maupun Arsip Nasional Daerah wajib
menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip yang
berasal dari badan-badan swasta atau perorangan.
b. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang Kearsipan
BAB I
Ketentuan Umum
Pasal 1
Dalam Undang-undang ini yang dimaksud dengan kearsipan adalah
hal-hal yang berkenaan dengan arsip.
(1) Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
29

perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,


berbangsa, dan bernegara.
(2) Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi
atau terus menerus.
(3) Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah
menurun.
(4) Jadwal retensi arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah
daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang
berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip
dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan
arsip.
(5) Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip
dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan
penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
(6) Penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan kegiatan
meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan pengelolaan arsip
dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh
sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya
lainnya.
c. PP RI No.34 tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip
BAB IV
PEMUSNAHAN ARSIP
Pasal 7
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat
melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai
kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan
30

sebagaimana tercantum dalam dalam Jadwal Retensi Arsip masing-


masing.
Pasal 8
(1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi
10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinanan
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
setelah mendengar pertimbangan Panitia Panilai Arsip yang
dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan
pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang
menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan
Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip
kepegawaian.
(2) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan
menetapkan keputuasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1)
setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.
Pasal 9
Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi
dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua)
pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
Pemerintahan yang bersangkutan.
Pasal 10
Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip
dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan
Arsip.
BAB V
PENYERAHAN ARSIP
Pasal 11
Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan
pertanggungjawaban Nasional, teapi sudah tidak diperlukan lagi
31

untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui


jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut:
a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan
keapda Arsip Nasional Pusat;
b. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan
kepada Arsip Nasional Daerah.
Pasal 12
Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan
sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta
dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip
yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang
diserahkan.
d. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 bab IV.
Permenkes Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Bab IV tentang
Penyimpanan, Pemusnahan, dan Kerahasiaan pada :
Pasal 8
(1) Rekam medis pasien rawat inap dirumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun
terhitung dan tanggal terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
(2) Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan,
kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
(3) Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus disimpan untuk
jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dan tanggal
dibuatnya ringkasan tersebut.
(4) Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), dan ayat (3), dilaksanakan oleh
32

petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan


kesehatan.
Pasal 9
(1) Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah
sakit wajib disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu
2 (dua) tahun terhitung dan tanggal terakhir pasien berobat.
(2) Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan.
e. SK Dirjen Pelayanan Medik no.78/Yanmed/RS/Umdik/YMU/I/91
Tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.
Surat Edaran No.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 Tentang
Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.
(1) Peraturan Mentri Kesehatan RI Nomor:
749a/Menkes/Per/XII/1989 telah menetapkan ketentuan-
ketentuan mengenai penyelenggaraan Rekam Medis/Medical
Record di Rumah Sakit.
(2) Keputusan Diretur Jendral Pelayanan Medik
No.78/Yanmed/RS.Umdik/YMU/1/91 sebagai penjabaran
peraturan Mentri Kesehatan tersebut pada butir telah mentapkan
pula ketentuan-ketentuan mengenai pelaksanaan pemusnahan
rekam medis.
(3) Rekam medis berdasarkan ketentuan pasal 1 Undang-undang
No.7 tahun 1991 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan
dikategorikan sebagai arsip.
(4) Untuk meningkatkan keandalan penyelenggaraan rekam medis
dirumah sakit serta untuk ketertiban pelaksanaan
pemusnahannya maka berdasarkan masukan-masukan dari
rumah sakit dipandang perlu menyempurnakan jenis-jenis
33

formulir rekam medis dasar dan tata cara pemusnahan arsip


rekam medis di rumah sakit sebagaimana terlampir.
(5) Dengan dikeluarkannya petunjuk teknis pengadaan formulir
rekam medis dasar dan pemusnahan arsip rekam medis
sebagaimana terlampir dalam surat edaran ini, maka surat edaran
No.HK.00.06.1.5.10.373 tertanggal 17 Desember 1993 tentang
petunjuk teknis pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit
tidak berlaku lagi.
(6) Setiap rumah sakit hendaknya melaksanakan Surat Edaran ini
sesuai dengan tingkat kebutuhan dan keadaan masing-masing
rumah sakit.
a) Pengertian menurut Surat Edaran No.HK.00.06.1.5.01160
Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.
(1) Arsip Rekam Medis adalah naskah-naskah atau berkas-
berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan (termasuk film). Pengobatan,
tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana
pelayanan kesehatan.
(2) Arsip Rekam Medis Inaktif adalah naskah atau berkas yang
telah disimpan minimal 5 tahun diunit kerja rekam medis
dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada
sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah meninggal
dunia.
(3) Tim Rekam Medis adalah suatu tim yang dibentuk dengan
keputusan direktur rumah sakit yang mempunyai tugas
membantu direktur rumah sakit dalam penyelenggaraan
rekam medis.
(4) Arsip Rekam Medis yang mempunyai sifat khusus adalah
arsip rekam medis yang tercipta dari pelayanan Ortopedi
34

dan protese, penyakit jiwa, penyakit akibat ketergantungan


obat dan penyakit kusta.
(5) Rekam Medis yang mempunyai nilai guna tertentu adalah
rekam medis yang mempunyai kegunaan atau berguna
untuk kepentingan administrasi, hukum, keuangan, iptek,
pembuktian dan sejarah.
b) Tata Cara Pemusnahan Arsip Rekam Medis
(1) Umum
Jadwal retensi arsip rekam medis dapat dilihat pada tabel
2.1 halaman 18.
(2) Anak : rekam medis diretensi menurut kebutuhan tertentu.
(3) KIUP+Register+Indeks : disimpan permanen atau abadi.
(4) Retensi berkas-berkas rekam medis berdasarkan
pengelompokan penyakit.
Rumah Sakit harus membuat ketentuan sendiri bila
retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, antara
lain :
(a) Riset dan edukasi.
(b) Kasus-kasus terlibat hukum (legal aspek) minimal 23
tahun setelah ada ketetapan hukum.
(c) Penyakit jiwa, ktergantungan obat, orthopedi, kusta,
mata.
(d) Pemerkosaan.
(e) Human Immunodeficiency Virus.
(f) Penyesuaian kelamin.
(g) Pasien orang asing.
(h) Kasus adopsi.
(i) Bayi tabung.
(j) Cangkok organ.
(k) Plastik rekontruksi.
35

(5) Retensi berdasarkan diagnosis


Masing-masing RS berdasarkan keputusan komite
rekam medis atau komite medis menetapkan jadwal retensi
dari diagnosis tertentu. Bila lebih dari ketentuan umum
dengan pertimbangan nilai guna.
Indikator nilai guna :
(a) Primer : Administrasi, Hukum, Keuagan dan IPTEK.
(b) Sekunder : Pembuktian, Sejarah.
c) Tata Cara Penilaian Berkas Rekam Medis Dalam Pemusnahan
(1) Alur Proses
Alur penilaian berkas rekam medis dalam proses
pemusnahan dapat dilihat pada Gambar 2.1 halaman 20.
(2) Tata Cara Pemindahan Berkas Rekam Medis Aktif menjadi
Inaktif
(a) Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir.
(b) Setelah 5tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas
rekam medis dipisahkan diruang lain atau terpisah dari
berkas rekam medis aktif,
(c) Berkas rekam medis inaktif dikelompokan sesuai
dengan tahun terakhir kunjungan.
(3) Tata Cara Penilaian
(a) Berkas rekam medis yang dinilai adalah berkas rekam
medis yang telah tahun inaktif.
(b) Indikator yang digunakan untuk menilai berkas rekam
medis inaktif yaitu seringnya rekam medis digunakan
untuk pendidikan dan penelitian, Nilai guna : primer
(administrasi, hukum, keuangan dan iptek), sekunder
(pembuktian dan sejarah).
36

(4) Prosedur Penilaian Berkas Rekam Medis


Alur Prosedur penilaian berkas rekam medis dapat dilihat
pada Gambar 2.2 halaman 21.
(a) Berkas Rekam Medis tertentu disimpan diruang berkas
rekam medis inaktif.
(b) Lembar Rekam Medis sisa dan berkas rekam medis
rusak tidak terbaca disiapkan untuk dimusnahkan.
(c) Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur
beranggotakan Komite Rekam Medis atau Komite
Medis, petugas rekam medis senior, perawat senior dan
tenaga lain yang terkait.
(5) Tata Cara Pemusnahan
(a) Pembentukan Tim pemusnahan dari unsur rekam medis
dan tata usaha dengan SK Direktur RS.
(b) Tim membuat daftar pertelaan.
(c) Pelaksanaan pemusnahan.
(d) Tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan
yang ditanda tangani ketua dan sekertaris dan diketahui
Direktur rumah sakit.
(e) Berita acara pemusnahan rekam medis yang asli
disimpan di rumah sakit, lembar ke 2 dikirim kepada
pemilik rumah sakit (RS.Vertikal Kepada Dirjen
Pelayanan Medik).
(f) Khusus untuk arsip Rekam Medis yang sudah atau
tidak terbaca dapat langsung dimusnahkan dengan
terlebih dahulu membuat pernyataan diatas segel oleh
Direktur rumah sakit.
d) Daftar Pertelaan
Daftar Pertelaan Arsip Rekam Medis Inaktif yang di
Musnahkan dapat dilihat di Tabel 2.1 halaman 25.
37

f. Manual Rekam Medis (Konsil Kedokteran Indonesia, bab V. Item


C,2006).
Penyimpanan Rekam Medis harus disimpan dan dijaga
kerahasiaan oleh dokter, dokter gigi dan pimpinan sarana
kesehatan. Batas waktu lama penyimpanan menurut Peraturan
Mentri Kesehatan paling lama 5 tahun dan resume rekam medis
paling sedikit 25 tahun.
g. UU No.29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran (paragraf 3 pasal
46-47)
Pasal 46
(1) Setiap dokter atau dokter gigi dalam menjalankan praktik
kedokteran wajib membuat rekam medis.
(2) Rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus
segera dilengkapi setelah pasien selesai menerima pelayanan
kesehatan.
(3) Setiap catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu dan
tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau
tindakan.
Pasal 47
(1) Setiap dokter atau dokter gigi dalam melaksanakan praktik
kedokteran wajib menyimpan rahasia kedokteran.
(2) Rahasia kedokteran dapat dibuka hanya untuk kepentingan
kesehatan pasien, memenuhi permintaan aparatur penegak
hukum dalam rangka penegakan hukum, permintaan pasien
sendiri, atau berdasarkan ketentuan perundang-rundangan.
(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai rahasia kedokteran diatur
dengan Peraturan Mentri.
38

B. Kerangka Teori
Dari pembahasan teori diatas, maka kerangka teori dalam penilitian ini
dapat dilihat pada bagan dibawah ini :

Rekam Medis
1. Faktor-faktor pengelolaan rekam
medis di unit filling.
2. Berkas rekam medis inaktif.
3. Penyimpanan.

Retensi
1. Jadwal retensi
2. Penyusutan
3. Tata cara penilaian
4. Pemusnahan
5. Dokumentasi pemusnahan

Dasar Hukum Pemusnahan Dokumen


1. Menurut Permenkes 269/ Menkes/
Per/III/2008 bab IV. Rekam Medis Inaktif
2. Surat Edaran no. HK. 00. 06. 1. 5. berdasarkan aspek hukum
01160 tentang petunjuk teknis
pengadaan formulir rekam medis
dan pemusnahan arsip di rumah
sakit.
3. UU No.29 tahun 2004 tentang
praktik kedokteran.
4. Manual Rekam Medis.
5. UU no.7 / 1971 : Ketentuan
Pokok-Pokok Kearsipan
6. UU RI No.43 tahun 2009 Tentang
Kearsipan
7. PP RI No.34 tahun 1979 Tentang
Penyusutan Arsip
Tabel 2.3
Kerangka Teori
Sumber : Departemen Kesehatan RI. (1997). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan
Rekam Medis/Medical Record Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat Jendral
Pelayanan Medik dan Hosizah. (2014). Kumpulan Peraturan
Perundangan Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Manajemen
Informasi Kesehatan). Yogyakarta:Politeknik Permata Indonesia.
39

C. Kerangka Konsep

INPUT : PROSES : OUTPUT :


1. SOP 1. Kebijakan Tata Cara Perbaikan dan
2. Rekam Pemusnahan Berkas Peningkatan
Medis Rekam Medis Inaktif dan dalam
Inaktif Sarana Prasarana Dalam pelaksanaan
3. Sarana dan Pelaksanaan Pemusnahan Pemusnahan
Prasarana Berkas Rekam Medis Berkas Rekam
Inaktif di Rumah Sakit Medis Inaktif di
Sumber Waras Rumah Sakit
2. Mekanisme Pelaksanaan Sumber Waras
Pemusnahan Berkas Berdasarkan
Rekam Medis Inaktif di Aspek Hukum
Rumah Sakit Sumber Tahun 2017
Waras
a. Pemindahan dan
pemilihan
b. Penilaian rekam medis
inaktif.
c. Pengalih mediaan
rekam medis dan
pemusnahan.
3. Keamanan dokumen
rekam medis pasien yang
tidak dimusnahkan dilihat
dari aspek hukum.

Tabel 2.4
Kerangka Konsep
Keterangan :
= yang tidak diteliti

= yang akan diteliti

= garis penghubung antara yang tidak diteliti dengan yang


diteliti
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis dan Desain Penelitian
1. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif dengan
menggunakan metode kualitatif. Penelitian kualitatif yaitu suatu
metode penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk
membuat gambaran atau deskriptif tentang suatu keadaan secara
objektif (Notoatmodjo, 2005). Jenis penelitian ini menggunakan
pendekatan kualitatif untuk mengetahui tinjauan pemusnahan berkas
rekam medis inaktif di RS Sumber Waras berdasarkan aspek hukum
tahun 2017.
2. Desain Penelitian
Desain Penelitian yang digunakan adalah cross section (potong
lintang), yaitu suatu penelitian dimana variabel-variabel yang termasuk
diobservasi sekaligus pada waktu yang bersamaan. Dalam penelitian
ini, variabel sebab atau resiko, akibat atau kasus, yang terjadi pada
objek penelitian diukur atau dikumpulkan dalam waktu yang
bersamaan atau secara simultan (Notoatmodjo, 2005).

B. Lokasi dan Waktu Penelitian


1. Lokasi
Lokasi penelitian yang akan saya teliti dilaksanakan dibagian
ruang penyimpanan rekam medis Rumah Sakit Sumber Waras.
2. Waktu Penelitian
Waktu penelitian dilaksanakan dari bulan April s/d Mei 2017.
Penelitian dilakukan dengan cara datang ke Rumah Sakit Sumber
Waras setiap 3 kali dalam 1 minggu.

40
41

C. Subjek Penelitian
Menurut Azwar (2005), subjek penelitian adalah sumber utama
data penelitian, yaitu yang memiliki data mengenai variabel-variabel yang
diteliti. Subjek dalam penelitian ini terdiri dari 4 orang yaitu, wakil
direktur Rumah Sakit Sumber Waras, Kepala Sub Bag Rekam Medis di
Rumah Sakit Sumber Waras dan 2 sempel Staf pelaksana pemusnahan
berkas Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras.

D. Instrumen dan Cara Pengumpulan Data


1. Instrumen
Instrumen adalah alat-alat yang digunakan untuk pengumpul data
(Notoatmodjo, 2005). Instrumen dalam penelitian ini antara lain :
a. Pedoman wawancara
merupakan suatu metode yang dipergunakan untuk
mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan ketengan atau
pendirian secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden),
atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut
(Notoatmodjo, 2005)
b. Observasi
Observasi yaitu prosedur yang berencana diantaranya
melihat, mendengar dan mencatat sejumlah situasi tertentu yang
ada hubungannya dengan masalah yang diteliti (Notoatmodjo,
2005).
c. Alat tulis.
d. Alat perekam (Handphone).
2. Cara pengumpulan data
Teknik pengumpulan data pada penelitian ini adalah menggunakan dua
cara yaitu :
42

a. Wawancara (Interview)
Esterberg (2002) mendefinisikan interview sebagai berikut.
a meeting of two person to exchange information and ideal
through question and responses, resulting in communication and
joint construction of meaning about a particular topic.
Wawancara adalah merupakan pertemuan dua orang untuk bertukar
informasi dan ide melalui tanya jawab, sehingga dapat
dikonstruksikan makna dalam suatu topik tertentu.
Pada penelitian ini peneliti menggunakan wawancara
terstruktur dimana peneliti melakukan wawancara, pengumpulan
data telah menyiapkan instrument penelitian berupa pertanyaan-
pertanyaan tertulis yang alternatif jawabanyapun telah disiapkan.
Dengan wawancara terstruktur ini setiap responden diberi
pertanyaan yang sama dan pengumpul data mencatatnya. Dengan
wawancara terstruktur ini pula, pengumpulan data dapat
menggunakan beberapa pewawancara sebagai pengumpul data.
b. Pengamatan (observasi)
Menurut Notoatmodjo (2005), observasi adalah suatu
prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi, melihat dan
mencatat jumlah dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya
dengan masalah yang diteliti. Melihat secara langsung rekam medis
inaktif terutama formulir yang diabadikan.
3. Pengolahan data
Setelah data diperoleh, data-data yang didapatkan oleh peneliti
kemudian diolah. Adapun tahapan pengolahan data yaitu :
a. Membuat transkip dengan kalimat naratif sesuai dengan hasil
wawancara.
b. Mendeskripsikan data yang diperoleh.
43

c. Membandingkan data dari berita acara yang diperoleh dengan


melihat acuan teori pada kajian teori, apakah sudah sesuai atau
harus diperbaiki.
4. Analisis data
Teknik analisis data kualitatif yang digunakan dalam penelitian
ini menggunakan konsep dari Miles dan Huberman dalam Sugiyono
(2009), yaitu analisis data terdiri dari tiga alur kegiatan yang terjadi
secara bersamaan yaitu reduksi data, penyajian data serta penarikan
data simpulan atau verfikasi.
a. Reduksi Data
Reduksi data merupakan pemilihan, pemusatan perhatian
pada penyederhanaan, pengabstrakan dan transformasi data kasar
yang muncul dari catatan-catatan tertulis di lapangan. Mereduksi
data berarti merangkum, memilih hal-hal yang pokok,
memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya.
Data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih
jelas untuk peneliti melakukan penelitiannya.
b. Penyajian Data
Penyajian data merupakan kumpulan informasi yang
tersusun yang memberi kemungkinan adanya penarikan
kesimpulan dan pengambilan data. Penyajian secara textular
biasanya digunakan untuk penelitian atau data kualitatif
(Notoadmodjo, 2005). Setelah direduksi, langkah selanjutnya
adalah penyajian data. Dengan penyajian data, maka akan
memudahkan untuk memahami apa yang terjadi, merencanakan
kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami.
c. Penarikan Kesimpulan
Kesimpulan yang ditemukan pada awal penelitian masih
bersifat sementara dan akan mengalami perubahan apabila tidak
ditemukan bukti-bukti yang kuat dan dapat mendukung pada tahap
44

pengumpulan data berikutnya. Menurut Miles dan Huberman


dalam Sugiyono (2009), kesimpulan dalam penelitian kualitatif
adalah merupakan penemuan baru yang sebelumnya belum pernah
ada. Penemuan tersebut dapat berupa deskripsi atau gambaran
suatu objek yang sebelumnya tidak jelas sehingga setelah diteliti
mejadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif,
hipotesis atau teori.

E. Etika Penelitian
Etika penelitian adalah perlakuan peneliti terhadap subjek penelitian
serta sesuatu yang dihasilkan oleh peneliti bagi masyarakat (Notoajmodjo,
2010). Berikut merupakan beberapa tahapan yang harus diperhatikan
sebelum melakukan penelitian adalah sebagai berikut :
a. Persetujuan (Inform Consent)
Persetujuan yang diberikan oleh peneliti kepada informan
sebelum melakukan wawancara terhadap informan dengan
memberikan formulir pesetujuan kepada informan untuk sebagai bukti
bahwa informan telah memiliki ketertarikan kepada penelitin dan apa
yang diteliti. Sehingga informan berkewajiban untuk memberikan
informasi yang di perlukan oleh peneliti.
b. Kerahasiaan
Peneliti berkewajiban menghargai hak pribadi dari informan,
dengan cara menjamin kerahasiaan infomasi yang telah diberikan oleh
informan kepada peneliti.

F. Keterbatasan Penelitian
Dalam melakukan penelitian ini terdapat beberapa keterbatasan
peneliti, seperti :
45

a. Kesulitan dari peneliti


Kesulitan yang dihadapi peneliti adalah keterbatasan dalam
memperoleh informasi yang dibutuhkan.
b. Kelemahan Metode
Peneliti ini dilakukan dengan metode kualitatif dan
menggunakan teknik wawancara dan observasi sehingga data yang
diperoleh bergantug pada informasi yang diberikan oleh informasi.

G. Pelaksanaan Penelitian
1. Mengajukan surat permohonan ijin studi pendahuluan ke Rumah Sakit
Sumber Waras Kabupaten Cirebon untuk melakukan studi
pendahuluan di unit rekam medis Rumah Sakit Sumber Waras
Kabupaten Cirebon.
2. Studi pendahuluan untuk mendapat gambaran permasalahan yang ada
di Rumah Sakit Sumber Waras Kabupaten Cirebon.
3. Penyusunan proposal penelitian.
4. Tahap pelaksanaan penelitian yaitu berupa wawancara dan observasi
dengan datang langsung ke Rumah Sakit Sumber Waras Kabupaten
Cirebon.
5. Memberikan penjelasan mengenai lembar persetujuan menjadi
responden.
6. Pengolahan dan analisis data setelah memperoleh data yang
diperlukan.
7. Penyusunan laporan hasil penelitian.
46

H. Jadwal Penelitian
Berikut ini adalah Jadwal Penelitian yang akan peneliti lakukan :
Tabel 3.1
Jadwal Penelitian
Periode
Kegiatan
Februari Maret April Mei
I II III IV I II III IV I II III IV I II III IV
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
Persiapan
Pengumpulan
outline Karya
Tulis Ilmiah
(KTI)
Mengajukan surat
permohonan ijin
studi
pendahuluan ke
RS SUMBER
WARAS Kab.
Cirebon
Melakukan studi
pendahuluan di
RS SUMBER
WARAS Kab
Cirebon
Penyusunan
proposal Karya
Tulis Ilmiah
(KTI)
Uji/Sidang dan
perbaikan
proposal Karya
Tulis Ilmiah
(KTI)
Pelaksanaan
Penelitian Karya
Tulis Ilmiah
(KTI)
Penyusunan Laporan
Analisis data
penelitian
Penyusunan
laporan harian
penelitian
Uji/siding dan
perbaikan Karya
Tulis Ilmiah
BAB IV
HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian
1. Gambaran Umum Rumah Sakit Sumber Waras
Sebuah klinik pada tahun 1989 baru didirikan dan dibangun
Laboratorium Pratama. Semakin tingginya kebutuhan medis masyarakat
setempat, ditambah layanan pribadi dokter Suwanta yang memuaskan
menjadi pendorong perkembangan tempat praktek. Secara bertahap,
pelayanan dan fasilitas kesehatan terus berkembang.
Pada tahun 1996, klinikpun dilengkapi dengan fasilitas
ultrasonografi. Singkatnya, setelah melalui proses panjang serta dukungan
beberapa rekan medis, dokter Suwanta berhasil mendirikan rumah sakit
yang diberi nama Sumber Waras. Berawal dari daya tampung Rumah Sakit
Sumber Waras yang sangat terbatas. Kapasitas bed hanya tersedia 25 bed
dengan layanan berupa layanan penyakit anak, layanan penyakit dalam,
layanan penyakit syaraf, serta layanan dan fasilitas bedah ringan.
Seiring berjalannya waktu, Rumah Sakit Sumber Waras makin
berbenah dan mengembangkan diri. Tahun 2008, sarana gedungpun
dibangun. Pada paruh pertama tahun 2009, sarana dan fasilitas medis
makin lengkap dengan hadirnya gedung baru yang dinamakan irene.
2. Visi, Misi, dan Motto Rumah Sakit Sumber Waras
a. Visi
Tercapainya Rumah Sakit yang dapat menjangkau seluruh
lapisan masyarakat di wilayah Cirebon melalui pelayanan yang
profesional dan memuaskan.
b. Misi
1) Menyediakan dan mengembangkan kelengkapan jenis pelayanan
dengan menerapkan sistem informasi rumah sakit yang
terintegrasi;

47
48

2) Meningkatkan citra pelayanan Rumah Sakit Sumber Waras yang


cepat, tepat, bermutu dengan harga yang terjangkau oleh
masyarakat;
3) Meningkatkan citra petugas yang ramah dan sopan dengan Sumber
Daya Manusia yang handal dan berkualitas;
4) Mengembangkan sarana dan prasarana rumah sakit sehingga setara
dengan kelas B non pendidikan;
5) Melakukan upaya menjadi rumah sakit andalan dan kebanggaan
masyarakat di wilayah Cirebon.
c. Motto
Rumah Sakit Sumber Waras memiliki motto dalam melaukan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat, yakni:
Melayani dengan Kasih
Arti dari motto adalah dalam melakukan semua pelayanan, Rumah
Sakit Sumber Waras mengedepankan dan berpedoman pada rasa cinta
kasih kepada sesama umat manusia.
49

3. Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras


Tabel 4.1
Kepegawaian Rumah Sakit Sumber Waras
No Jenis Tenaga Jumlah
(1) (2) (3)
1. Jumlah Tenaga Kesehatan
a. Tenaga Medis 43
1) Dokter umum tetap 12
2) Dokter umum mitra 2
3) Dokter gigi tetap 1
4) Dokter gigi mitra 0
5) Dokter spesialis tetap 11
6) Dokter spesialis mitra 17
7) Dokter gigi spesialis tetap 0
8) Dokter gigi spesialis mitra 0
b. Tenaga Keperawatan 173
1) Perawat 154
2) Perawat gigi 2
3) Bidan 17
c. Tenaga Paramedis Non Keperawatan 48
1) Apoteker 2
2) Asisten Apoteker 15
3) Sanitarian 1
4) Dietisen 6
5) Fisioterapi 1
6) Radiografer 6
7) Tek. Elektromedia 1
8) Analis kesehatan 12
9) Perekam medis 4+2
2 Tenaga Non Kesehatan 139
a. Sarjana Strata 2 5
b. Sarjana Strata 1 15
c. Sarjana Muda/setara 15
d. D1, D2, SMA, SMU 49
e. SMK 40
f. SMP 11
g. SD 4
Total Pegawai 403
50

4. Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras


Fasilitas dan Utilitas Rumah Sakit Sumber Waras meliputi:
1) Instalasi Gawat Darurat
2) Instalasi Bedah Sentral
3) Instalasi Radiologi, (Rontgen, USG, CT-Scan)
4) Instalasi Farmasi
5) Instalasi Gizi
6) Instalasi Rehabilitasi Medis
7) Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit
8) Instalasi Hemodialisa
9) Instalasi Laboratorium
10) Instalasi Rawat Inap (Kelas VVIP, VIP, I, II, III, Perawatan ibu dan
bayi)
11) Home Care
12) Perawatan Intensif (ICU, NICU, PICU, HCU, ICCU)
13) EKG (Elektrokardiografi)
14) Instalasi Rawat Jalan
15) Poliklinik Gigi dan Mulut
16) Poliklinik Spesialis
a) Poli Dalam (+ Endoskopi)
b) Poli Kandungan dan Kebidanan
c) Poli Anak
d) Poli Bedah Umum
e) Poli Bedah Tulang
f) Poli Saraf (rTMS + EMG)
g) Poli Psikiatri
h) Poli Bedah Mulut
i) Poli THT
j) Poli Kulit Kelamin (+ Kecantikan)
k) Poli Jantung
l) Poli Mata
51

m) Poli Rehabilitasi Medis + Fisioterapi


n) Poli Bedah Saraf
17) Bank Darah
18) Cafe dan Kids Area
19) ATM
20) Area Parkir Luas
21) Auditorium kapasitas 350 orang (disewakan)
22) Incenerator
23) Ambulance 24 jam
24) Kamar Jenazah dan Mobil Jenazah
52

5. Gambaran Umum Unit Rekam Medis Rumah Sakit Sumber Waras


Gambar 4.1
Struktur Organisasi Fungsional Rekam Medis Rs Sumber Waras

DIREKTUR
Dr. Wawat Setiamiharja, MARS

WADIR UMUM & KEUANGAN


Drs.Nur Riyaman N, MM

KA BAG PERENCANAA DAN INFORMASI


Nieke Zakaria, dr

KA SUB BAG REKAM MEDIS


Asih Kundari,Amd.PerKes

Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab Penanggung Jawab
Index
Pendaftaran Assembling Koding Filling Statistik
Angga Destia
Waliyah Fatimah Ahmad Rifai Anas Maulana Dewi Yulianawati
Wijaya
53

6. Hasil Wawancara
Penelitian ini dilakukan pada tanggal 17 April 20 Mei 2017 dengan
menggunakan observasi dan wawancara. Dalam metode observasi, penulis
akan mengobservasi data yang masih ada seperti yang ada di Standar
Prosedur Operasional. Sedangkan wawancara dilakukan untuk
mengumpulkan data secara lisan tentang pelaksanaan pemusnahan berkas
rekam medis inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras Cirebon dengan 4
informan sebagai berikut :
Tabel 4.2
Karakteristik Informan
No Nama Jenis Pendidikan Lama Unit Kerja
Kelamin Kerja
1. Informan 1 Laki-laki S2 Master 5 tahun Wakil Direktur
Manajemen Pelayanan
Master
Hukum
2. Informan 2 Perempuan D3 Rekam 5 tahun Rekam Medis
Medis
3. Informan 3 Perempuan SMA 7 tahun Rekam Medis
4. Informan 4 Laki-laki SMA 7 tahun Rekam Medis

a. Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif dan


Sarana Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan di Rumah Sakit
Sumber Waras tahun 2017
Kebijakan yang terkait dalam pemusnahan berkas rekam medis
di Rumah Sakit Sumber Waras yaitu mengacu pada Permenkes
Nomor.269 tahun 2008 tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan
Kerahasiaan pasal 8 dan 9, yang di jabarkan pada Surat Keputusan
Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Nomor.121/RSSW/SK-
DIR/II/2017 Tentang Panduan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis
di Rumah Sakit Sumber Waras. Berdasarkan hasil wawancara bahwa
kebijakan yang di buat untuk pemusnahan berkas rekam medis sudah
ada.
54

Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka,


adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan,
yaitu sebagai berikut :
1) Informan 2
...perkemkes,terus ada SK Direktur sama undang-undang
perekam medis... ya udah ya sama aja....
2) Informan 3
.... kebijakan yang terkait sudah di atur dalam permenkes nomer
269 Cuma saya kurang apal isinya...sama euu... ada SK
Direkturnya...
Berdasarkan hasil wawancara sarana dan prasarana yang
dipersiapkan untuk melakukan pemusnahan berkas rekam medis yaitu
terdapat ruang penyimpanan, ATK, troli, alat pemusnahan
incennerator atau alat pencacah kertas, sedangkan alat scan dalam
pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber Waras
belum tersedia.
Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka,
adapun hasil wawancara yang dikemukakan oleh beberapa informan,
yaitu sebagai berikut :
1) Informan 1
...ya kita buat pemusnahannya di incennerator kemudian apa...
yang di persiapannya berita acara pemeriksaan, ....jadi di periksa
dulu itu berkas nya dengan nama-nama tahun dan sebagainya
baru setelah itu baru kita musnahkan...
2) Informan 2
...untuk sarana dan prasarana yang digunakan dalam proses
pemusnahan meliputi ATK, yang pasti berkas rekam medis yang
akan di lakukan pemusnahan, incennerator, troli... untuk alat scan
belum ada...
55

3) Informan 3
...untuk euu.... pemusnahannya kaya mesin scan tapi di kita belum
punya alatnya, terus pemusnahan tuh kaya mesin pencacah kertas
itu... alat incennerator juga...
4) Informan 4
...kalau disini paling apa ya... sarananya mungkin alat-alat
pembakaran apa ya anamanya.. oh iya incennerator... kalau disini
kemarin dilaksanakan pemusnahan itu ga pake alat scan...
b. Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di
Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017
Dari hasil wawancara dengan beberapa responden proses
pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis yang ada di Rumah
Sakit Sumber Waras sudah dilakukan berdasarkan SOP Retensi
Penghapusan Berkas Rekam Medis yang ada. Proses ini dilakukan
dengan tahap pemindahan berkas rekam medis inaktif ke ruang
penyimpanan inaktif kemudian di pilah berdasarkan tahun kunjungan
terakhir pasien berobat yaitu berkas rekam medis tahun 2006-2008
yang akan di musnahkan, pemilihan rekam medis inaktif berdasarkan
periode 5 tahun dengan cara melihat tahun kunjungan terakhir pasien
tersebut berobat, setelah proses pemindahan dan pemilahan di lakukan
lalu membuat daftar pertelaan yang berisi nomor rekam medis, tahun,
jangka waktu penyimpanan dan diagnosis akhir. Dalam pelaksanaan di
Rumah Sakit Sumber Waras petugas tidak membuat daftar pertelaan di
karenakan waktu dan tenaga yang kurang. Kemudian petugas
melakukan penilian berkas rekam medis yang masih memiliki nilai
guna primer yaitu untuk aspek administrasi, hukum, keuangan dan
iptek dan nilai guna sekunder yaitu untuk pembuktian dan sejarah.
Berkas rekam medis yang memiliki nilai guna harus di abadikan,
lembar yang di abadikan terdiri dari resume medis, ringkasan masuk
dan keluar, lebar operasi, lembar identifikasi bayi baru lahir, lembar
56

persetujuan dan lembar kematian, proses penilaian berkas rekam medis


inaktif tidak dilakukan di karenakan berkas rekam medis yang sudah
terlalu banyak, berkas rekam medis yang sudah tidak terbaca atau
rusak, serta keterbatasan waktu dan tenaga sehingga lembar rekam
medis yang bernilai guna atau lembar rekam medis yang di abadikan
ikut di musnahkan.
Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka,
adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan,
yaitu sebagai berikut :
1) Informan 1
...tadi yang saya katakan usia yang masih dini 1 s/d 3 tahun di
bawah bersamaan dengan rekam medis yang aktif kemudian 3 s/d
7 tahun kita naikan ke atas untuk pemisahannya kemudian 7 s/d 10
tahun kita pindahkan ke alat gudang belakang setelah 10 tahun
baru kita buatkan berita acaranya.... Ya penilainya dari usia sudah
berapa tahun baru bisa di musnahkan.......
2) Informan 2
...tahap-tahapnya kita pindahkan dulu berkas rekam medis yang
akan dimusnahkan ke gedung serbaguna, kemudian di pilah
berdasarkan kunjungan terakhir, kemudian langsung di bakar...
kita tidak mencatat daftar rekam medis mana saja yang akan di
musnahkan karena kita kekurangan tenaga de dan waktu yang
sudah mepet... seharusnya juga kita menilai berkas rekam medis
yang masih memiiki nilai guna seperti lembar resume medis,
laporan operasi.. ya sesuai yang ada di teori itu lembar yang
harus di abadikan cuma disini kita ga dilaksanakan juga... euu....
karena ya tadi kurangnya tenaga dan terbatasnya waktu de
soalnya melihat berkas rekam medis juga yang sudah terlalu
banyak jadi kita langsung dimusnahkan saja... kemudian di
buatkannya berita acara... gitu de...
57

3) Informan 3
....Yang pertama anu... mindahin dulu berkas rekam medis dari
rak inaktif ke gudang dibawa menggunakan troli kemudian
dilakukan pemilahan... untuk pemilihannya kita lihat dari status
inaktif ya ....euuu.. kitakan di rumah sakit sumber waras itu yang
dipilihnya dari aktif dulu 5 tahun kalo lebih dari 5 tahun itu baru
yang di musnahkan.... sebenernya kalaun untuk lembar yang di
abadikan itu seperti surat keterangan lahir, resume medis....euu....
untuk yang lainnya saya kurang paham soalnya waktu kemarin
pemusnahan euu... emang kita tidak berusaha untuk emilih berkas
mana yang harus di abadikan soalnya melihat keadaan status yang
sudah kacau, sudah rusak makanya kita melakukan pemusnahan
secara terpaksa.... ...euu... untuk proses pengalih media... euu....
sebenernya kita butuh mesin scan yang bisa buat meng abadikan
dokumen-dokumen penting.... namun karna kita belum punya jadi
tidak di lakukan pengalih media lembar rekam medis yang di
abadikan....
4) Informan 4
... pertama itu kita pindahkan dulu berkas rekam kita lakukan
pemilahan yang mau di musnahkan berdasarkan kunjungan
terakhir.. kalau sudah 5 tahun tidak kesini kita inaktifkan tapi kita
nunggu 2 tahun untuk pemusnahannya.. kalau kemarin disini
belum maksimal karena mau di pilih itu masih banyak resume
medis yang masih kosong jadi euu... langsung di bakar aja...
c. Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak dimusnahkan di
lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber Waras
Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa informan
keamanan berkas rekam medis pasien yang tidak di musnahkan tidak
ada keamanan khusus seperti terdapatnya cctv maupun penjaga
keamanan, karena tidak adanya berkas rekam medis yang tidak di
musnahkan. Kemanan berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan
58

Permenkes No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis bab IV


Penyimpanan, Pemusnahan dan Kerahasiaan, bahwa ruang
penyimpanan berkas rekam medis harus aman untuk melindungi
berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh
pihak yang tidak berwenang. Ruang penyimpanan berkas rekam medis
inaktif di Rumah Sakit Sumber Waras terdapat di lantai 3 sehingga
tidak banyak orang yang berlalu lalang, hanya petugas rekam medis
yang dapat mengakses ke ruangan penyimpanan tersebut, karena kunci
ruang penyimpanan hanya di miliki petugas rekam medis saja.
Informasi tersebut di peroleh melalui wawancara terbuka,
adapun hasil wawancara yang di kemukakan oleh beberapa informan,
yaitu sebagai berikut :
1) Informan 2
...keamanannya kita memilih tempat yang paling tinggi di rumah
sakit ini... euu... lantai 3 disana berkas rekam medis inaktif yang
berhak masuk hanyak petugas rekam medis saja...
2) Informan 3
...euu... paling kita... euuu... untuk keamanan tidak ada cctv dan
yang ada hanya dokumen rekam medis yang inaktif untuk dokumen
yang di abadikan tidak ada...
3) Informan 4
...karena tidak ada dokumen yang di abadikan jadi ya tidak ada
kemanan apapun... keamanan berkas rekam medis inaktif juga
hanyak menggunakan kunci biasa dan yang pegang hanya petugas
rekam medis saja...
7. Hasil Observasi
Berdasarkan hasil observasi dapat di simpulkan bahwa pada
data yang di dapatkan dengan total 29 poin pada berkas rekam medis
yang di observasi, yaitu 10% yang di simpan, 4% yang tidak ada dan
86% yang dimusnahkan. Dilihat dari presentase di atas bahwa Rumah
Sakit Sumber Waras dalam pelaksanaan pemusnahan berkas rekam
59

medis inaktif masih belum sesuai dengan SPO yang ada dan belum
mengacu pada kebijakan yang telah di buat baik dari SK Direktur
maupun mengacu pada permenkes.

B. Pembahasan
Berdasarkan penelitian yang di lakukan di Rumah Sakit Sumber
Waras pada tanggal 17 April 20 Mei 2017 mengenai pemusnahan berkas
rekam medis berdasarkan kebijakan dan SPO yang ada di Rumah Sakit
Sumber Waras pada tahun 2017, adapun pembahasannya yaitu sebagai
berikut :
1. Kebijakan Tata Cara Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif dan Sarana
Prasarana Dalam Pelaksanaan Pemusnahan di Rumah Sakit Sumber
Waras tahun 2017
Kebijakan dalam pemusnahan berkas rekam medis mengacu pada
Permenkes Nomor.269 tahun 2008 tentang Penyimpanan, Pemusnahan
dan Kerahasiaan pasal 8 dan 9 yang di jabarkan pada SK Direktur
Nomor:121/RSSW/SK-DIR/2017 Tentang Panduan Retensi dan
Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit Sumber Waras, di mana
dalam SK Direktur di jelaskan bahwa retensi adalah pengurangan jumlah
formulir yang terdapat di dalam rekam medis dengan cara memilah nilai
guna dari tiap-tiap formulir, bahwa retensi pemusnahan adalah
penghancuran formulir-formulir yang terdapat di dalam berkas rekam
medis yang tidak lagi mengandung nilai guna.
Surat Edaran Dirjen Yanmed tahun 1995 tentang Tata Cara
Pemusnahan Berkas Rekam Medis bahwa tim rekam medis adalah suatu
tim yang di bentuk dengan Keputusan Direktur Rumah Sakit.
Sarana dan prasarana yang dipersiapkan untuk melakukan
pemusnahan berkas rekam medis yaitu terdapat ruang penyimpanan,
ATK, troli dan alat pemusnahan seperti incennerator. Sedangkan alat
scanner dalam pemusnahan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sumber
Waras belum tersedia.
60

Scanner berfungsi sebagai alat duplikasi dokumen dari data


rekam medis ke dalam komputer, mencegah penumpukan berkas rekam
medis inaktif, pengurangan berkas rekam medis inaktif dari rak
penyimpanan, menjaga nilai guna berkas rekam medis inaktif dan
mencegah berkas rekam medis dari kerusakan.
Surat Edaran Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995
tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis dan
Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit bahwa sarana dan
prasarana dalam pelaksanaan pemusnahan yaitu adanya tim pemusnahan
dan Pemusnahan berkas rekam medis dapat di lakukan dengan alat
incenerator (pembakaran), paper shredder (pencacah kertas), bahan kimia
dan pulping (pembuburan).
2. Mekanisme Pelaksanaan Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif di
Rumah Sakit Sumber Waras tahun 2017
Proses pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di
Rumah Sakit Sumber Waras dimulai dengan pengajuan Surat
Pemusnahan Berkas Rekam Medis oleh Kepala Sub Seksi Rekam Medis
kepada Direktur untuk melakukan pemusnahan, Direktur menetapkan
kebijakan pemusnahan berkas rekam medis yang ditetapkannya SK
Direktur kemudian pembentukan tim pemusnahan berkas rekam medis
yang terdiri dari kepala rekam medis, staf rekam medis, wakil direktur
dan Direktur rumah sakit sumber waras. Adapun proses selanjutnya yang
di lakukan sebagai berikut :
1) Pemindahan dan pemilahan
Dalam pelaksanaan pemindahan dan penilaian berkas rekam
medis di Rumah Sakit Sumber Waras sudah sesuai dengan SK Dirjen
Pelayanan Medik tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Arsip Rekam Medis namun belum melakukan pembuatan daftar
pertelaan, apabila rumah sakit tidak membuat daftar pertelaan maka
petugas tidak mengetahui bahwa nomor rekam medis tersebut sudah
di musnahkan.
61

Surat Keputusan Dirjen Pelayanan Medik


Nomor.HK.00.06.1.5.01160 tahun 1995 tentang Petunjuk Teknis
Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip
Rekam Medis di Rumah Sakit, Pada tahap pemindahan berkas rekam
medis dipilah berdasarkan tanggal kunjungan terakhir pasien berobat,
setelah 5 tahun dari kunjungan terakhir tersebut berkas rekam medis
di pisahkan di ruang lain atau terpisah dari berkas rekam medis inaktif
kemudian berkas rekam medis inaktif dikelompokan sesuai dengan
tahun terakhir, lalu petugas membuat daftar pertelaan yang berisi
nomor rekam medis, tahun terakhir kunjungan pasien berobat, jangka
waktu penyimpanan dan diagnosa akhir.
2) Penilaian
Pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif di
Rumah Sakit Sumber Waras belum melakukan penilaian berkas rekam
medis sehingga berkas rekam medis yang seharusnya di abadikan di
Rumah Sakit Sumber Waras ikut di musnahkan.
Apabila tidak di lakukannya penilaian berkas rekam medis
dapat berpengaruh pada masa yang akan datang. Hal tersebut dapat
menimbulkan masalah seperti, hukum (medico-legal) dan
administrasi.
Menurut Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medik tahun 1995
nomor HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk teknis pengadaan
formulir medis dan pemusnahan arsip rekam medis di rumah sakit,
disebutkan bahwa tata cara penilaian berkas rekam medis yang akan
di musnahakan di lakukan dengan cara, berkas rekam medis yang
dinilai adalah berkas rekam medis yang telah 2 tahun inaktif, indikator
yang digunakan untuk menilai berkas rekam medis inaktif, yaitu
seringnya rekam medis di gunakan untuk pendidikan dan penelitian,
berkas rekam medis yang memiliki nilai guna primer (administrasi,
keuangan, hukum dan IPTEK) dan yang memiliki nilai guna sekunder
(pembuktian dan sejarah), lembar rekam medis yang dipilah, yaitu
62

ringkasan masuk dan keluar, resume medis, lembar operasi, lembar


identifikasi bayi baru lahir, lembar persetujuan dan lembar kematian.
Menurut Jurnal Kartono (2010) arsip dinamis inaktif adalah
arsip yang sudah jarang di gunakan namun harus tetap dipertahankan
untuk keperluan rujukan atau memenuhi persyaratan retensi sesuai
dengan ketentuan Undang-undang RI Nomor 43 tahun 2009 tentang
kearsipan. Dalam menentukan cara untuk menyimpanan arsip dinamis
inaktif yang dilihat dari segi manajemen arsip dinamis dan pemakai,
maka rumah sakit atau perusahaan memerlukan Keptusan Direktur
menyangkut media penyimpanan untuk mengambil keputusan apakah
arsip dinamis inaktif akan tetap disimpan dalam format kertas atau
format elektronik.
3) Pemusnahan
Pada tahap pemusnahan berkas rekam medis inaktif di Rumah
Sakit Sumber Waras menggunakan metode pembakaran dengan alat
incenerator, pada pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis
inaktif Rumah Sakit Sumber Waras tidak disaksikan oleh pejabat dari
bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah yang
bersangkutan, tetapi hanya di saksikan oleh pihak internal saja yaitu
Direktur Rumah Sakit, Wakil Direktir Rumah Sakit, Kepala Sub Unit
Rekam Medis, Kepala Instalasi Pelaksanaan Sarana Rumah Sakit, Ka
Sub Bag umum dan tim pemusnahan. Dari hasil observasi dilihat
bahwa berita acara pemusnahan yang ada di Rumah Sakit Sumber
Waras tidak memuat tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi.
Menurut Sugiarto dan Wahyono tahun 2005 dan Peraturan
Pemerintah RI Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yaitu
metode pemusnahan dapat dilakukan dengan cara di bakar dengan
menggunakan incenerator, di cacah dengan menggunakan paper
sherdder, proses kimiawi dengan bahan kimia, dan pembuburan atau
pulping oleh pihak ke-3, dan disaksikan oleh tim pemusnahan,
63

kemudian tim pemusnahan membuat berita acara pemusnahan rekam


medis sekurang-kurangnya memuat keterangan tempat, hari, tanggal,
bulan dan tahun dilakukannya pemusnahan, keterangan tentang
pelaksanaan pemusnahan, tanda tangan dan nama jelas pejabat yang
melaksanakan pemusnahan, serta tanda tangan dan nama jelas saksi-
saksi. Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat
lagi di kenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua)
orang pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau
bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
pemerintah yang bersangkutan. Kemudian berita acara yang asli di
simpan di rumah sakit, lembar ke-2 di kirim kepada pemilik rumah
sakit (rumah sakit vertikal kepada Dirjen Pelayanan Medik).
3. Keamanan Dokumen Rekam Medis pasien yang tidak dimusnahkan di
lihat dari aspek hukum di Rumah Sakit Sumber Waras
Keamanan berkas rekam medis pasien yang di abadikan tidak di
lakukan karena tidak adanya berkas rekam medis yang di abadikan maka
tidak adanya kemanan untuk berkas rekam medis yang di abadikan, untuk
keamanan berkas rekam medis inaktif sudah sesuai dengan Permenkes
No. 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis bab IV Penyimpanan,
Pemusnahan dan Kerahasiaan, penyimpanan berkas rekam medis inaktif
terdapat di lantai atas rumah sakit yang sehinga tidak banyak orang yang
dapat mengakses ke ruang penyimpanan tersebut hanya saja tidak adanya
papam pengumuman yang menyatakan bahwa selain petugas rekam medis
dilarang masuk..
Sebagaimana yang tertuang dalam Permenkes No. 269 tahun
2008 tentang Rekam Medis bab V Kepemilikan, Pemanfaatan dan
Tanggung Jawab Pasal 12 bahwa rekam medis adalah milik sarana
pelayanan kesehatan dan isinya milik pasien, sarana pelayanan kesehatan
bertanggung jawab menjaga kerahasiaan dan keamanan rekam medis
untuk mewujudkan terjaminnya kerahasiaan dan keamanan rekam medis.
Ruang penyimpanan berkas rekam medis harus aman untuk melindungi
64

berkas rekam medis dari kerusakan, kehilangan atau digunakan oleh pihak
yang tidak berwenang.
BAB V
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari hasil yang ada dan berdasarkan pembahasan di atas maka
dapat di simpulkan bahwa :
Rumah Sakit Sumber waras Cirebon sudah mempunyai kebijakan
pemusnahan berkas rekam medis inaktif yaitu mengacu pada Permenkes
Nomor.269 tahun 2008 tentang Penyimpanan, Pemusnahan dan
Kerahasiaan pasal 8 dan 9, yang di jabarkan pada Surat Keputusan
Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Nomor.121/RSSW/SK-DIR/II/2017
Tentang Panduan Retensi dan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah Sakit
Sumber Waras. Sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit Sumber
Waras belum terdapat alat scanner, pada pelaksanaan pemusnahan berkas
rekam medis petugas tidak membuat daftar pertelaan, tidak di lakukannya
pemilahan berkas rekam medis yang memiliki nilai guna primer dan
sekunder sehingga berkas rekam medis inaktif semuanya di musnahkan.
Pada proses pemusnahan berkas rekam medis inaktif Rumah Sakit Sumber
Waras hanya di saksikan oleh pihak internal saja, namun dari hasil
observasi di ketahui bahwa berita acara yang di buat oleh Rumah Sakit
Sumber Waras tidak memuat tanda tangan dan nama jelas saksi-saksi yang
menyaksikan pemusnahan berkas rekam medis tersebut.

B. Saran
Berdasarkan hasil penelitian yang di dapat serta kesimpulan yang
ada maka penulis mengemukakan saran sebagai berikut :
1. Kebijakan pemusnahan berkas rekam medis inaktif yang sudah ada
sebaiknya segera di terapkan sesuai dengan SK Direktur dan SPO
pemusnahan berkas rekam medis inaktif, dan untuk sarana dan
prasarana sebaiknya Rumah Sakit Sumber Waras di lengkapi alat
scanner sehingga berkas rekam medis yang memiliki nilai guna dapat

65
66

terjamin keamanannya dari bahaya kerusakan dan mengefisiensikan


waktu dan tenaga yang ada.
2. Pada proses pelaksanaan pemusnahan berkas rekam medis inaktif
petugas tim pemusnahan berkas rekam medis inaktif sebaiknya
membuat daftar pertelaan, melakukan penilaian atau pemilahan berkas
rekam medis inaktif yang memiliki nilai guna primer dan sekunder,
dan sebaiknya dalam pelaksanaan pemusnahan di saksikan oleh
pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang
pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan
pemerintah yang bersangkutan tidak hanya di saksikan dari pihak
internal saja.
3. Sebaiknya untuk keamanan berkas rekam medis inaktif di monitor dan
di buatkannya papan pengumuman bahwa selain petugas rekam medis
dilarang masuk.
4. Untuk meningkatkan pemusnahan berkas rekam medis inaktif
selanjutnya sebaiknya sebelum melakukan pemusnahan berkas rekam
medis seluruh staf rekam medis dan tim pemusnahan berkas rekam
medis inaktif di berikan arahan dan mensosialisasikan tata cara
pemusnahan berkas rekam medis yang sesuai dengan SPO
pemusnahan berkas rekam medis inaktif yang ada.
DAFTAR PUSTAKA

Budi, Citra Savitri. (2011). Manajemen Unit Kerja Rekam Medis.Yogyakarta:


Quantum Sinergi Media.

Budiyanti, Nita. (2014). Modul Manajemen Informasi Kesehatan (MIK2).


Cirebon: Poltekkes Tasikmalaya.

Departemen Kesehatan RI. (1979). Peraturan Pemerintah Republik Indonesia


Nomor 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip.
Lembaran Negara RI tahun 1979 No.51. Sekretariat
Negara. Jakarta.

Departemen Kesehatan RI. (2004). Undang-undang No.29 tahun 2004 Tentang


Praktik Kedokteran. Lembaran Negara RI Tahun 2004
No.116. Sekertariat Negara. Jakarta.

Departemen Kesehatan RI. (2009). Undang-undang No.43 tahun 2009 Tentang


Kearsipan. Lembaran Negara RI tahun 2009 No.152.
Sekretariat Negara. Jakarta.

Departemen Kesehatan RI. (1971). Undang-undang No.7 tahun 1971 Tentang


Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. Lembaran Negara
RI tahun 1971 No.32. Sekretariat Negara. Jakarta.

Departemen Kesehatan RI. (2006). Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur


Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia: Revisi 2.

Departemen Kesehatan RI. (1997). Petunjuk Teknis Penyelenggaraan Rekam


Medis/Medical Record Rumah Sakit. Jakarta: Direktorat
Jendral Pelayanan Medik.

Departemen Kesehatan RI. 1995. Surat Edaran Dirjen Yanmed No. Hk.
00.06.1.501160 Tentang Petunjuk Teknis Pengadaan
Formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam
Medis di Rumah Sakit. Jakarta: Departemen Kesehatan
RI.

Departemen Kesehatan RI. (2008). Peraturan Mentri Kesehatan Republik


Indonesia Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 Tentang
Rekam Medis. Jakarta:Depkes.

Hatta. G R. (2013). Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana


Pelayanan Kesehatan. Jakarta:Universitas Indonesia (UI
Press).
Hosizah. (2014). Kumpulan Peraturan Perundangan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan (Manajemen Informasi Kesehatan).
Yogyakarta:Politeknik Permata Indonesia.

Kartono. (2010). Pemusnahan Berkas Rekam Medis Inaktif Di Rumah Sakit Panti
Rini Kalasan. Tugas Akhir. Yogyakarta: Universitas
Gadjah Mada (UGM).

Sjamsuhidayat dan Alwy. (2006). Manual Rekam Medis. Jakarta Selatan: Konsil
Kedoktran.

Sugiyono. (2013). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung :


Alfabeta.

Sugiyono. (2015). Metode Penelitian Kuantitatif Kualitatif dan R&D. Bandung :


Alfabeta.
LAMPIRAN
Lampiran 2

LEMBAR PENJELASAN PENELITIAN


Responden yang saya hormati,
Saya yang bertanda tangan dibawah ini mahasiswi Politeknik Kesehatan
Tasikmalaya Program Studi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Cirebon
yang akan mengadakan penelitian dengan judul Tinajauan Pemusnahan Berkas
Rekam Medis Inaktif di RS Sumber Waras Berdasarkan Aspek Hukum Tahun
2017. Tujuan penelitin ini untuk mengetahui pelaksanaan pemusnahan berkas
rekam medis di RS Sumber Waras berdasarkan aspek hukum pada tahun 2017.
Nama : Putri Dwilaras Rizkyani
NIM : P2.06.37.1.14.026
Alamat : Jl.Sunan Gunung Jati gg.empang kertayasa Ds.Jatimerta
Kec.Gunung Jati Kab. Cirebon
Bersama ini saya mohon kesediaan bapak/ibu berpartisipasi dalam
penelitian ini dengan menjadi responden. Penelitian ini tidak akan menimbulkan
kerugian bagi bapak/ibu sebagai responden. Identitas dan kerahasiaan data yang
diberikan akan kami jaga kerahasiaannya dan hanya digunakan untuk kepentingan
penelitian. Apabila bapak/ibu bersedia menjadi responden, maka saya meminta
kesediaan bapak/ibu untuk menandatangani lembar persetujuan menjadi
responden dan menjawab pertanyaan.
Atas partisipasi dan kerjasama bapak/ibu saya ucapkan terimakasih.

jika ada keluhan atau ketidak nyamanan terhadap penelitian ini silahkan hubungi
nomor dibawah ini
Putri Dwilaras Rizkyani 082214285807
Cirebon, April 2017
Peneliti

(Putri Dwilaras Rizkyani)


Lampiran 3

PROGRAM STUDI DIII PEREKAM MEDIS DAN


INFORMASI KESEHATAN
POLTEKKES KEMENKES TASIKMALAYA WILAYAH
CIREBON

LEMBAR PERSETUJUAN MENJADI RESPONDEN


Nama :
Umur :
Jenis Kelamin :
Alamat :
Setelah membaca penjelasan penelitian diatas, maka kami memahami
bahwa tujuan penelitian ini akan bermanfaat bagi rumah sakit dalam
meningkatkan mutu pendokumentasian rekam medis yang baik. Kami mengetahui
bahwa dalam penelitian ini sangat menjungjung tinggi hak-hak kami sebagai
responden. Kami mempunyai hak untuk berhenti berpartisipasi dalam penelitian
ini apabila ada sesuatu hal yang membuat kami tidak bisa melakukannya.
Kami sangat memahami bahwa dengan keikutsertaan kami menjadi
responden dalam penelitian ini, akan memberikan manfaat yang sangat besar
dalam pengembangan ilmu perekam medis dan informasi kesehatan. Dengan
menandatangani surat persetujuan ini, kami menyatakan bersedia untuk
berpartisipasi dalam penelitian ini.
Cirebon, ......................... 2017

Saksi Responden

(..................................) (...............................)
Lampiran 4

PEDOMAN WAWANCARA
A. Data Responden 1
Nama/Inisial :
Jenis Kelamin :
Jabatan :
Lama Bekerja :
Pendidikan Terakhir :
1. Kebijakan apa saja yang terkait dalam pelaksanaan penyusutan berkas
rekam medis ? apakah terdapat SK Direktur yang mengatur kebijakan
tersebut ?
2. Fasilitas apa saja yang dipersiapkan untuk melakukan pemusnahan
berkas rekam medis ?
3. Seperti apa tahap-tahap persiapan pemusnahan berkas rekam medis
yang dilakukan ?
4. Lembar apa saja yang akan disimpan atau tidak dimusnahkan ?
5. Bagaimana keamanan berkas rekam medis pasien yang tidak di
musnahkan ?
Lampiran 5

CHEK LIST PANDUAN OBSERVASI


A. Identitas Subjek
1. Lokasi : Unit Rekam Medis RS Sumber Waras
2. Waktu : April 2017
B. Aspek yang diamati
No. Aspek yang diamati Ada Tidak Keterangan
1 SK Direktur
Prosedur tetap pemusnahan berkas rekam
2
medis
Tata cara penilaian lembar rekam medis
3
yang akan dimusnahkan
Berita acara pemusnahan berkas rekam
4
medis
5 Daftar pertelaan berkas rekam medis
6 Lembar ringkasan masuk dan keluar
7 Lembar resume medis
8 Lembar laporan operasi
Lembar persetujuan atau penolakan
9
tindakan medis
10 Lembar identitas bayi baru lahir
11 Lembar keterangan kematian
Lembar hasil pemeriksaan yang penting
12
(Lab PA) dan foto
13 Lembar pengkajian keperawatan umum
14 Lembar catatan perkembangan
15 Lembar persetujuan dirawat inap
16 Lembar rekam medis gawat darurat
Surat pernyataan permintaan dokter yang
17
merawat
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik
18
penyakit dalam
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik
19
bedah
20 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik anak
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik
21
kebidanan
22 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik saraf
23 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik paru
Lembar perjalanan penyakit/instruksi
24
dokter
25 Lembar resume keperawatan
26 Lembar grafik bedah
27 Lembar pemeriksaan khusus mata
28 Lembar pemeriksaan gigi dan mulut
29 Lembar permintaan pemeriksaan imejing
Lampiran 6
TRANSKIP WAWANCARA
No Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4
Kebijakan apa saja yang ...ini belum di ...perkemkes,terus ....eumm... .... kebijakan yang
terkait dalam pelaksanaan tuangkan dalam suatu ada SK Direktur kebijakannya paling terkait sudah di atur
penyusunan berkas rekam keputusan direktur tapi sama undang- kita membentuk suatu dalam permenkes
medis ? apakah terdapat sudah menjadi suatu undang perekam tim ya... buat nomer 377 Cuma saya
SK Direktur yang kebijakan jadi medis... ya udah ya menyeleksi untuk kurang apal
mengatur kebijakan penyusutan berkas sama aja.... ....euuu berkas yang isinya...sama euu... ada
tersebut ? rekam medis itu dalam inaktif sama non SK Direkturnya...
bentuk penghapusan... inaktif biar ......euu
penghapusan melalui nanti setelah
pembakaran, kita lihat ......eh...... sebelum
bahwa nilai aktif rekam melakukan
1. medis inaktif itu 10 penyusutan berkas
tahun.. mestinya mah di sudah siap....
buatkan kebijakannya
adalah tertuang dalam
keputusan Direktur,
Direktur Rumah Sakit
Sumber Waras
menimbang bahwa
berkas rekam medis
setiap tahun
menambah-menambah
dan menambah....
Lampiran 6
bahwa hal itu akan
memerlukan satu ruang
yang tentu akan terus
menambah maka di
adakanlah
pemusnahannya.... ini
kita... ini bagus ni nanti
begitu kita selesai saya
langsung buatkan SK
Direkturnya...
Fasilitas apa saja yang ...ya kita buat ...untuk sarana dan ...untuk euu.... ...kalau disini paling
dipersiapkan untuk pemusnahannya di prasarana yang pemusnahannya kaya apa ya... sarananya
melakukan pemusnahan incennerator kemudian digunakan dalam mesin scan tapi di kita mungkin alat-alat
berkas rekam medis ? apa... yang di proses pemusnahan belum punya alatnya, pembakaran apa ya
persiapannya berita meliputi ATK, yang terus pemusnahan tuh anamanya.. oh iya
acara pemeriksaan, pasti berkas rekam kaya mesin pencacah incennerator... kalau
2.
....jadi di periksa dulu medis yang akan di kertas itu... alat disini kemarin
itu berkas nya dengan lakukan incennerator juga... dilaksanakan
nama-nama tahun dan pemusnahan, pemusnahan itu ga pake
sebagainya baru setelah incennerator, troli... alat scanner...
itu baru kita untuk alat scan
musnahkan... belum ada...
Seperti apa tahap-tahap ...tadi yang saya ...tahap-tahapnya ....Yang pertama ... pertama itu kita
proses persiapankatakan usia yang kita pindahkan dulu anu... mindahin dulu pindahkan dulu berkas
3.
pemusnahan berkas rekam masih dini1 s/d 3 tahun berkas rekam medis berkas rekam medis rekam kita lakukan
medis yang dilakukan ? di bawah bersamaan yang akan dari rak inaktif ke pemilahan yang mau di
Lampiran 6
dengan rekam medis dimusnahkan ke gudang dibawa musnahkan berdasrakan
yang aktif kemudian 3 gedung serbaguna, menggunakan troli kunjungan terakhir..
s/d 7 tahun kita naikan kemudian di pilah kemudian dilakukan kalau sudah 5 tahun
ke atas untuk berdasarkan pemilahan... untuk tidak kesini kita
pemisahannya kunjungan terakhir, pemilihannya kita inaktifkan tapi kita
kemudian 7 s/d 10 kemudian langsung lihat dari status inaktif nunggu 2 tahun untuk
tahun kita pindahkan ke di bakar... kita tidak ya ....euuu.. kitakan di pemusnahannya.. kalau
alat gudang belakang mencatat daftar rumah sakit sumber kemarin disini belum
setelah 10 tahun baru rekam medis mana waras itu yang maksimal karena mau di
kita buatkan berita saja yang akan di dipilihnya dari aktif pilih itu masih banyak
acaranya.... Ya musnahkan karena dulu 5 tahun kalo resume medis yang
penilainya dari usia kita kekurangan lebih dari 5 tahun itu masih kosong jadi euu...
sudah berapa tahun tenaga de dan waktu baru yang di langsung di bakar aja...
baru bisa di yang sudah mepet... musnahkan....
musnahkan....... seharusnya juga kita sebenernyakalaun
menilai berkas untuk lembar yang di
rekam medis yang abadikan itu seperti
masih memiiki nilai surat keterangan lahir,
guna seperti lembar resume medis....euu....
resume medis, untuk yang lainnya
laporan operasi.. ya saya kurang paham
sesuai yang ada di soalnya waktu
teori itu lembar yang kemarin pemusnahan
harus di abadikan euu... emang kita tidak
cuma disini kita ga berusaha untuk emilih
dilaksanakan juga... berkas mana yang
euu.... karena ya tadi harus di abadikan
Lampiran 6
kurangnya tenaga soalnya melihat
dan terbatasnya keadaan status yang
waktu de soalnya sudah kacau, sudah
melihat berkas rusak makanya kita
rekam medis juga melakukan
yang sudah terlalu pemusnahan secara
banyak jadi kita terpaksa.... ...euu...
langsung untuk proses pengalih
dimusnahkan saja... media... euu....
kemudian di sebenernya kita butuh
buatkannya berita mesin scan yang bisa
acara... gitu de... buat meng abadikan
dokumen-dokumen
penting.... namun
karna kita belum
punya jadi tidak di
lakukan pengalih
media lembar rekam
medis yang di
abadikan....
Bagaimana keamanan - ...keamanannya kita ...euu... paling kita... ...karena tidak ada
berkas rekam medis pasien memilih tempat yang euuu... untuk dokumen yang di
yang tidak di musnahkan ? paling tinggi di keamanan tidak ada abadikan jadi ya tidak
4. rumah sakit ini... cctv dan yang ada ada kemanan apapun...
euu... lantai 3 disana hanya dokumen rekam keamanan berkas rekam
berkas rekam medis medis yang inaktif medis inaktif juga
inaktif yang berhak untuk dokumen yang hanyak menggunakan
Lampiran 6
masuk hanyak di abadikan tidak kunci biasa dan yang
petugas rekam medis ada... pegang hanya petugas
saja... rekam medis saja...
Lembar apa saja yang akan ...Untuk lembar yang ...untuk yang
...sebenernya kalaun ...kalau kemarin disini
disimpan atau tidak di di abadikan coba tanya lembar di abadikan untuk lembar yang di belum maksimal karena
musnahkan ? saja ke mba ndari.... itu seharusnya
abadikan itu seperti mau di pilih itu masih
ringkasan masuk dan surat keterangan lahir,banyak resume medis
keluar, identitas bayi
resume medis....euu....yang masih kosong jadi
baru lahir, surat untuk yang lainnya euu... langsung di bakar
kematian, laporan
saya kurang paham aja...
operasi... namun
soalnya waktu
pada pelaksanaannya kemarin pemusnahan
di rumah sakit kita euu... emang kita tidak
5.
belum dilaksanakan berusaha untuk emilih
de karena waktu berkas mana yang
yang tidak cukup harus di abadikan
serta tenaga yang soalnya melihat
kurang makanyakeadaan status yang
tidak di lakukan...sudah kacau, sudah
rusak makanya kita
melakukan
pemusnahan secara
terpaksa...
Lampiran 7

HASIL OBSERVASI
A. Identitas Subjek
1. Lokasi : Unit Rekam Medis RS Sumber Waras
2. Waktu : April 2017
B. Aspek yang diamati
No. Aspek yang diamati Ada Tidak Keterangan
SK Direktur Di simpan
Prosedur tetap pemusnahan berkas rekam Di simpan
medis
Tata cara penilaian lembar rekam medis Tidak dibuat
3
yang akan dimusnahkan
Berita acara pemusnahan berkas rekam Di simpan
4
medis
5 Daftar pertelaan berkas rekam medis Tidak dibuat
6 Lembar ringkasan masuk dan keluar Di musnahkan
7 Lembar resume medis Di musnahkan
8 Lembar laporan operasi Di musnahkan
Lembar persetujuan atau penolakan Di musnahkan
9
tindakan medis
10 Lembar identitas bayi baru lahir Di musnahkan
11 Lembar keterangan kematian Di musnahkan
Lembar hasil pemeriksaan yang penting Di musnahkan
12
(Lab PA) dan foto
13 Lembar pengkajian keperawatan umum Di musnahkan
14 Lembar catatan perkembangan Di musnahkan
15 Lembar persetujuan dirawat inap Di musnahkan
16 Lembar rekam medis gawat darurat Di musnahkan
Surat pernyataan permintaan dokter yang Di musnahkan
17
merawat
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik Di musnahkan
18
penyakit dalam
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik Di musnahkan
19
bedah
20 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik anak Di musnahkan
Lembar anamnesa pemeriksaan fisik Di musnahkan
21
kebidanan
22 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik saraf Di musnahkan
23 Lembar anamnesa pemeriksaan fisik paru Di musnahkan
Lembar perjalanan penyakit/instruksi Di musnahkan
24
dokter
25 Lembar resume keperawatan Di musnahkan
26 Lembar grafik bedah Di musnahkan
27 Lembar pemeriksaan khusus mata Di musnahkan
28 Lembar pemeriksaan gigi dan mulut Di musnahkan
29 Lembar permintaan pemeriksaan imejing Di musnahkan
Lampiran 8
HASIL WAWANCARA TRIANGULASI
No Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3 Informan 4 Observasi
Kebijakan apa saja ...ini belum di ...perkemkes,terus ....eumm... .... kebijakan yang Untuk SK Direktur
yang terkait dalam tuangkan dalam suatu ada SK Direktur kebijakannya paling terkait sudah di atur dan SPO mengenai
pelaksanaan keputusan direktur tapi sama undang- kita membentuk suatu dalam permenkes pemusnahan
penyusunan berkas sudah menjadi suatu undang perekam tim ya... buat nomer 377 Cuma saya berkas rekam
rekam medis ? apakah kebijakan jadi medis... ya udah ya menyeleksi untuk kurang apal medis di simpan
terdapat SK Direktur penyusutan berkas sama aja.... ....euuu berkas yang isinya...sama euu... ada dan di arsipkan.
yang mengatur rekam medis itu dalam inaktif sama non SK Direkturnya...
kebijakan tersebut ? bentuk penghapusan... inaktif biar ......euu
penghapusan melalui nanti setelah
pembakaran, kita lihat ......eh...... sebelum
bahwa nilai aktif rekam melakukan
1. medis inaktif itu 10 penyusutan berkas
tahun.. mestinya mah di sudah siap....
buatkan kebijakannya
adalah tertuang dalam
keputusan Direktur,
Direktur Rumah Sakit
Sumber Waras
menimbang bahwa
berkas rekam medis
setiap tahun
menambah-menambah
dan menambah....
Lampiran 8
bahwa hal itu akan
memerlukan satu ruang
yang tentu akan terus
menambah maka di
adakanlah
pemusnahannya.... ini
kita... ini bagus ni nanti
begitu kita selesai saya
langsung buatkan SK
Direkturnya...
Fasilitas apa saja yang ...ya kita buat ...untuk sarana dan ...untuk euu.... ...kalau disini paling Fasilitas yang di
dipersiapkan untuk pemusnahannya di prasarana yang pemusnahannya kaya apa ya... sarananya gunakan ATK,
melakukan pemusnahan incennerator kemudian digunakan dalam mesin scan tapi di kita mungkin alat-alat tempat
berkas rekam medis ? apa... yang di proses pemusnahan belum punya alatnya, pembakaran apa ya penyimpanan dan
persiapannya berita meliputi ATK, yang terus pemusnahan tuh anamanya.. oh iya troli.
acara pemeriksaan, pasti berkas rekam kaya mesin pencacah incennerator... kalau
2.
....jadi di periksa dulu medis yang akan di kertas itu... alat disini kemarin
itu berkas nya dengan lakukan incennerator juga... dilaksanakan
nama-nama tahun dan pemusnahan, pemusnahan itu ga pake
sebagainya baru setelah incennerator, troli... alat scanner...
itu baru kita untuk alat scan
musnahkan... belum ada...
Seperti apa tahap-tahap ...tadi yang saya ...tahap-tahapnya ....Yang pertama ... pertama itu kita Alur tata cara
proses persiapan katakan usia yang kita pindahkan dulu anu... mindahin dulu pindahkan dulu berkas penilaian berkas
3.
pemusnahan berkas masih dini1 s/d 3 tahun berkas rekam medis berkas rekam medis rekam kita lakukan rekam medis
rekam medis yang di bawah bersamaan yang akan dari rak inaktif ke pemilahan yang mau di inaktif dan daftar
Lampiran 8
dilakukan ? dengan rekam medis dimusnahkan ke gudang dibawa musnahkan berdasrakan pertelaan tidak ada,
yang aktif kemudian 3 gedung serbaguna, menggunakan troli kunjungan terakhir.. untuk berita acara
s/d 7 tahun kita naikan kemudian di pilah kemudian dilakukan kalau sudah 5 tahun di simpan dan di
ke atas untuk berdasarkan pemilahan... untuk tidak kesini kita arsipkan.
pemisahannya kunjungan terakhir, pemilihannya kita inaktifkan tapi kita
kemudian 7 s/d 10 kemudian langsung lihat dari status inaktif nunggu 2 tahun untuk
tahun kita pindahkan ke di bakar... kita tidak ya ....euuu.. kitakan di pemusnahannya.. kalau
alat gudang belakang mencatat daftar rumah sakit sumber kemarin disini belum
setelah 10 tahun baru rekam medis mana waras itu yang maksimal karena mau di
kita buatkan berita saja yang akan di dipilihnya dari aktif pilih itu masih banyak
acaranya.... Ya musnahkan karena dulu 5 tahun kalo resume medis yang
penilainya dari usia kita kekurangan lebih dari 5 tahun itu masih kosong jadi euu...
sudah berapa tahun tenaga de dan waktu baru yang di langsung di bakar aja...
baru bisa di yang sudah mepet... musnahkan....
musnahkan....... seharusnya juga kita sebenernyakalaun
menilai berkas untuk lembar yang di
rekam medis yang abadikan itu seperti
masih memiiki nilai surat keterangan lahir,
guna seperti lembar resume medis....euu....
resume medis, untuk yang lainnya
laporan operasi.. ya saya kurang paham
sesuai yang ada di soalnya waktu
teori itu lembar yang kemarin pemusnahan
harus di abadikan euu... emang kita tidak
cuma disini kita ga berusaha untuk emilih
dilaksanakan juga... berkas mana yang
euu.... karena ya tadi harus di abadikan
Lampiran 8
kurangnya tenaga soalnya melihat
dan terbatasnya keadaan status yang
waktu de soalnya sudah kacau, sudah
melihat berkas rusak makanya kita
rekam medis juga melakukan
yang sudah terlalu pemusnahan secara
banyak jadi kita terpaksa.... ...euu...
langsung untuk proses pengalih
dimusnahkan saja... media... euu....
kemudian di sebenernya kita butuh
buatkannya berita mesin scan yang bisa
acara... gitu de... buat meng abadikan
dokumen-dokumen
penting.... namun
karna kita belum
punya jadi tidak di
lakukan pengalih
media lembar rekam
medis yang di
abadikan....
Bagaimana keamanan - ...keamanannya kita ...euu... paling kita... ...karena tidak ada -
berkas rekam medis memilih tempat yang euuu... untuk dokumen yang di
pasien yang tidak di paling tinggi di keamanan tidak ada abadikan jadi ya tidak
4. musnahkan ? rumah sakit ini... cctv dan yang ada ada kemanan apapun...
euu... lantai 3 disana hanya dokumen rekam keamanan berkas rekam
berkas rekam medis medis yang inaktif medis inaktif juga
inaktif yang berhak untuk dokumen yang hanyak menggunakan
Lampiran 8
masuk hanyak di abadikan tidak kunci biasa dan yang
petugas rekam medis ada... pegang hanya petugas
saja... rekam medis saja...
Lembar apa saja yang ...Untuk lembar yang ...untuk yang
...sebenernya kalaun ...kalau kemarin disini Tidak ada lembar
akan disimpan atau di abadikan coba tanya lembar di abadikan untuk lembar yang di belum maksimal karena yang di abadikan.
tidak di musnahkan ? saja ke mba ndari.... itu seharusnya
abadikan itu seperti mau di pilih itu masih
ringkasan masuk dan surat keterangan lahir,banyak resume medis
keluar, identitas bayi
resume medis....euu....yang masih kosong jadi
baru lahir, surat untuk yang lainnya euu... langsung di bakar
kematian, laporan
saya kurang paham aja...
operasi... namun
soalnya waktu
pada pelaksanaannya kemarin pemusnahan
di rumah sakit kita euu... emang kita tidak
5.
belum dilaksanakan berusaha untuk emilih
de karena waktu berkas mana yang
yang tidak cukup harus di abadikan
serta tenaga yang soalnya melihat
kurang makanyakeadaan status yang
tidak di lakukan...sudah kacau, sudah
rusak makanya kita
melakukan
pemusnahan secara
terpaksa...
Lampiran 9
STRUKTUR ORGANISASI RS SUMBER WARAS
PT. SINARYA
BERSAUDARA
DIREKTUR
Dr.Wawat
setiamiharja,MARS
SPI KOMITE KEPERAWATAN KOMITE MEDIK
JABATAN FUNGSIONAL Drs. H. Nur Riyaman N, MM Moh. Sidik Eddy P, Spp
WADIR PELAYANAN MEDIS WADIR UMUM & KEUANGAN
Iwin Setiamiharja,dr Drs. H. Nur Riyaman N, MM
Kabid. Pelayanan Medis Kabid. Penunjang Medis & Non Medis Kabid. Pelayanan Keperawatan Kabag. Kesekretariatan Kabag. Perencanaan & Informasi Kabag. Keuangan
Iwin Wintareja, dr Antonius Eko Prasetyo, dr Meyvie Medellu, SKep.Ners H. Mumin Irman, SH.,MH Kartini, dr.MKes Eris budimansyah, SE
Sie. Pemeliharaan dan Subbag. Umum Subbag. Perencanaan Program Subbag Anggaran
Sie. Pelayanan Medis Pengembangan Fasilitas Sie. Asuhan Keperawatan Willy Rubiyanto, ST dan Evaluasi Abdul Fatah, Amd
Pelayanan Penunjang Medis Tucik,S.Kep Nieke Zakaria, dr
Sie. Ketenagaan dan Sie. Ketenagaan dan Sie. Ketenagaan dan Subbag. Kepegawaian & Diklat Subbag. Rekam Medis & SIMRS Subbag. Perbendaharaan
Pengembangan Mutu Pengembangan Mutu Pengembangan Mutu Agus Imam P, SE Asih Kundari, AmdPerKes Suherman
Pelayanan Medis Pelayanan Penunjang Medis Pelayanan Keperawatan
Subbag. Hukum & Humas Subbag. Penelitian dan Subbag. Verifikasi & Akuntansi
GY. Bambang Sugiarto Pengembangan RS Listiana, SE
Ditetapkan di : Ciwaringin - Cirebon
Pada tanggal : 02 Januari 2010
PT. Sinarya Bersaudara
INSTALASI INSTALASI Direktur
Dr. Wawat Setiamiharja, MARS
,

- - - - - -- -- --- -- - - - - - - - - -
PENYIMPANAN (I~ETENSI) REKAM MEDIS
RUMAH I W!

'ill lJ lk No_ Dokulllen


2.3.01.60
No. r~eviSi I--I-~;!f'la-n

- - - - - - 1- ----- 1- -- - - -- -- ----- - -
Tanggal terbit Ditetapkan
SPO
1 Februari 2017

~----------- -------- --
Kegiatan yang dilakukan oleh petugas rekam medis untuk
l11el11isahkan atall mcmindahkan antara dokllmen yang masih
PENGERTIAN
aktir c\cngan clokul11cn rckal11 medis yang inaktif diruang
penylmpanan.
1. Mengurangi jllmlah arsip rckam medis yang scmakin
bertall1 bah
2. l\1enyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat

TUJUAN rekam medis yang baru


3. Menyelamatkan arsip yang bernilai tinggi
4. Mengurangi arsip yang tidak bernilai

Keputllsan Direktllr Rumah Sakit Sumber Waras Nomor :

KEBIJAKAN
0047 IDir-RSSW ISK/l/20 17 tentang Kebijakan Pelayaanan
Rekam Mcdis RUll1ah Sakit SlIll1ber Waras

- - + -- - - ------------_ ._------
1. Mencatat nomor-nomor rekam medis yang sudah waktunya
retensi sesuai dengan ketentuan jadwal retensi. Datadiambil
dari KIUP. bila belum menggunakan KIUP dapat pula
c\ iam hi I clari buku regi sterpendaftaran pasien rajal dan
ranap.
2. Menulis pada tracer dengan keterangan bahwa DRm
tersebut diretensi dan disimpan inaktif

PROSEDUR 3. Menyelipkan tracer pada DRm yang akan disimpan inaktif


4. Mengall1bil DRm yang akan disimpan inaktif
5. Menyimpan DRm inaktif berdasarkan urutan tanggal
terakhir berobat dan dikclompokan berdasarkan jenis
penyakit lIntuk keperillan:
a) Menentukan lamanya penyimpanan DRm inaktif
b) Memudahkan ketika akan dinilai nilai gunanya.

UNIT TERKAIT Unit Rekam l\1edis


RETE:\SI PE :\GH:\Pt~A:\ BERK-\S RE~X\1 ' IEDIS
No. Dokumen No.Revisi Halaman
2.3.01.43 o 111

Tanggal terbit
SOP
1 Oktober 2016
,.
dr. Wa \\lafrS6t.iamilirirttj a; <Ma'tiRSl Cire bon
NIK.OI01067704
PENGERTIAN Retensi atau penyusutan dokumen rekam medis adalah kegiatan
memisahkan antara dokumen rekam medis yang masih aktif dengan
dokumen rekam medis yang dinyatakan in aktif untuk dilakukan
pemusnahan.

TUJUAN 1. Menyiapkan kegiatan dokumen rekam medis yang akan


dilestarikan (diabadikan) atau dimusnahkan.
2. Mengurangi beban penyimpanan dokumen rekam medis.

KEBIJAKAN 1. PMK 269/Menkes/PerlIIII2008


2. Keputusan Direktur Rumah Sakit Sumber Waras Nomor : 89/Dir
Rssw/SklX/2016 Tentang Kebijakan Operasional Pelayanan
Rumah Sakit Sumber Waras

PROSEDUR 1. Petugas filling melakukan retensi dokumen rekam medis, dengan


langkah-langkah sebagai berikut :
a. Mencatat nomor RM yang sudah waktunya diretensi (5 tahun
setelah tanggal terakhir berobat).
b. Mengambil dokumen rekam medis yang sudah waktunya
diretensi .
c. Mencatat dokumen rekam medis yang sudah waktunya
diretensi ke dalam daftar dokumen RM yang dipindahkan
dari aktif ke in aktif.
d. Menyimpan dokumen RM in aktif berdasarkan urutan tanggal
terakhir berobat dan dikelompokkan berdasarkan penyakit,
selama kurun waktu 5 tahun terhitung dari dipindahkannya
status dokumen RM tersebut dari aktif ke in aktif.
2. Petugas filling bersama Tim Pemusnah Dokumen Rekam Medis
melaksanakan kegiatan pemusnahan dokumen rekam medis,
dengan langkah-Iangkah sebagai berikut :
a. Mengambil dokumen RM in aktif yang sudah saatnya dapat
dimusnahkan (disimpan dalam keadaan in aktif minimal
selama 5 tahun dihitung dari saat disimpan sebagai dokumen
RM in aktif).
b. Mengelompokkan dokumen RM yang akan dimusnahkan
berdasarkan jenis penyakit.
c. Mencatat dokumen RM yang akan dimusnahkan berdasarkan
jenis penyakit.
d. Memisahkan lembar dokumen RM yang akan dilestarikan
(diabadikan).
e. Menjadikan satu dokumen-dokumen RM yang akan
dilestarikan atau diabadikan sesuai dengan urutan abjad nama
pasien yang bersangkutan dalam satu folder.
f. Mengawetkan dokumen RM yang akan dilestarikan atau
diabadikan.
g. Menyimpan dokumen RM yang akan dilestarikan
(diabadikan) sesuai dengan urutan abjad nama pasien.
h. Membakar dokumen RM yang dimusnahkan dengan cara
dibakar biasa.

rl;

Anda mungkin juga menyukai