Data, Text and Document Management

A. Data, Teks, Dan Manajemen Dokumen

Aset yang paling strategis dalam suatu organisasi adalah data, teks, dan manajemen dokumen.
Sejumlah data, teks, dan dokumen dibuat atau dikumpulkan dan kemudian ditimbun melalui beberapa jenis
metode penyimpanan. Seringkali data dan dokumen disimpan dalam beberapa lokasi, mungkin lima atau
lebih. Data, teks, dan manajemen dokumen membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dengan
memastikan bahwa setiap individu dapat menemukan apa yang mereka butuhkan tanpa harus melakukan
pencarian yang panjang dan sulit.
Tujuan dari manajemen data adalah untuk menyediakan infrastruktur dan alat untuk mengubah data
mentah menjadi informasi yang dapat digunakan perusahaan yang berkualitas tinggi. Data adalah asset
informasi suatu organisasi. Peran dasar dari manajemen data adalah memaksimalkan penghasilan,
perusahaan menginvestasikan teknologi manajemen data untuk meningkatkan dua hal berikut ini:
Kesempatan untuk menghasilkan pendapatan (misalnya, hubungan pelanggan, atau CRM)
Kemampuan untuk memangkas biaya (misalnya, manajemen persediaan)
Manajer dan pengambil keputusan lainnya perlu akses yang, data yang komprehensif, dan konsisten
yang benar di seluruh perusahaan jika ingin meningkatkan kinerja proses bisnis. Mereka membuat keputusan
dan layanan pelanggan berdasarkan manfaat data. Mereka mengandalkan data diambil dari tempat
penyimpanan data, seperti database atau data warehouse. Database menyimpan data perusahaan yang
dihasilkan oleh aplikasi bisnis perusahaa, seperti penjualan, akuntansi, dan data karyawan. Data memasuki
database dari terminal POS, penjualan online, dan sumber lainnya disimpan dalam format terorganisir
sehingga dapat berhasil dan diambil. Sebuah data warehouse adalah jenis khusus database yang
mengumpulkan data dari database transaksi sehingga dapat dianalisis.
Rancangan infrastruktur data yang baik menyajikan data yang lengkap, tepat waktu, akurat, dapat
diakses, dapat dipahami, dan relevan bagi karyawan; inilah yang disebut dengan manajemen data.

Ketidakpastian : Sebuah Kendala pada Manajer

Kelangsungan keputusan bisnis tergantung pada akses data berkualitas tinggi, dan kualitas data
tergantung pada pendekatan yang efektif untuk pengelolaan data. Terlalu sering manajer dan pekerja
informasi yang benar-benar dibatasi oleh data yang tidak dapat dipercaya karena tidak lengkap, di luar
konteks, usang, tidak akurat, tidak dapat diakses, atau begitu kuat sehingga memerlukan beberapa minggu
untuk dianalisis. Dalam situasi tersebut, pengambil keputusan menghadapi terlalu banyak ketidakpastian
untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas.

Page 1
 Data, Text and Document Management

Manajemen Data
Manajemen data adalah pendekatan terstruktur untuk menangkap, menyimpan, mengolah,
mengintegrasikan, mendistribusikan, mengamankan, dan pengarsipan data secara efektif sepanjang siklus
hidupnya. Siklus hidup mengidentifikasi cara perjalanan data melalui suatu organisasi, dari penangkapan atau
penciptaan penggunaannya dalam mendukung solusi data-driven, seperti manajemen rantai pasokan (SCM),
CRM, dan perdagangan elektronik (EC). SCM, CRM, dan EC adalah aplikasi perusahaan yang membutuhkan
data saat ini mudah diakses dan berfungsi dengan baik. Salah satu struktur dasar dari solusi bisnis adalah
data warehouse.
Tiga prinsip umum dari data mengilustrasikan perspektif daur hidup data dan menjadi petujuk dalam
keputusan investasi IT.
1. Prinsip menurunnya nilai data. Data yang dilihat dari siklus hidupnya memfokuskan perhatian pada
bagaimana nilai data berkurang seiring dengan usia data itu sendiri. Data yang lebih baru akan
semakin berharga dibandingkan data yang usianya telah lama.
2. Prinsip 90/90 data yang digunakan. Mampu bertindak berdasarkan data operasional real time atau
dekat dengan waktu real time dapat memiliki keuntungan yang signifikan. Menurut priinsip
penggunaan data 90/90, sebagian besar data yang tersimpan sebesar 90 persen jarang diakses
setelah 90 hari (kecuali untuk tujuan audit). Dengan kata lain, data akan kehilangan nilainya setelah
tiga bulan
3. Prinsip data dalam konteksnya. Kemampuan untuk memperoleh, memproses, format, dan
mendistribusikan data dalam waktu dekat dengan real time-nya atau lebih cepat membutuhkan
investasi yang sangat besar dalam manajemen link jarak jauh sistem POS untuk menyimpan data,
sistem analisis data dan pelaporan aplikasi. Investasi dapat dibenarkan atas prinsip bahwa data
harus terintegrasi, diolah, dianalisis, dan diformat menjadi informasi yang ditindaklanjuti. Pengguna
akhir perlu melihat data dalam format yang bermakna dan konteks data untuk memandu keputusan
dan rencana mereka.

Manajemen Data: Masalah dan Tantangannya

Mengelola. mencari, dan mengambil data di seluruh perusahaan merupakan tantangan utama,
karena berbagai alasan :
- Volume data bertambah seiring bertambahnya waktu

Page 2
 Data, Text and Document Management

- Data Eksternal perlu dipertimbangkan dalam pengambilan keputusan organisasi terus meningkat dalam
hal volume
- Data tersebar di seluruh organisasi dan dikumpulkan dan dibuat oleh banyak orang menggunakan metode,
perangkat, dan saluran yang berbeda
- Keamanan data, kualitas, dan integritas adalah penting namun mudah terancam
- Data sedang dibuat dan digunakan secara offline tanpa melalui pengecekan quality control : maka,
validitas data dipertanyakan.
- Data seluruh organisasi mungkin berlebihan dan out-of -date, menciptakan masalah besar bagi manajer
dalam hal pemeliharaan data.

Manajemen Data Master

Pengelolaan data Master (MDM) adalah proses dimana perusahaan mengintegrasikan data dari
berbagai sumber atau aplikasi perusahaan untuk memberikan pandangan yang lebih terpadu dari data.
Entitas master data adalah entitas perusahaan utama, seperti pelanggan, produk, pemasok, karyawan, dan
aset. Setiap departemen organisasi memiliki kebutuhan data master yang berbeda. Pemasaran, misalnya,
berkaitan dengan harga produk, merek, dan kemasan produk, sedangkan produksi berkaitan dengan biaya
produk dan jadwal. Pengumpulan data adalah proses yang sangat kompleks yang dapat menciptakan
masalah mengenai kualitas data yang sedang dikumpulkan. Bagaimanapun, terlepas dari bagaimana data
dikumpulkan, perlu divalidasi sehingga pengguna tahu bahwa mereka bisa mempercayainya. Kualitas data
adalah ukuran kegunaan data serta kualitas keputusan berdasarkan data. Hal ini memiliki lima dimensi berikut
: akurasi, aksesibilitas, relevansi, ketepatan waktu, dan kelengkapan.
Meraih Pemahaman Dari Teks Dan Dokumen
Manajer yang berkomitmen pengambilan keputusan berbasis fakta dan data mengenali kekuatan
tersembunyi di dalam teks untuk menghasilkan wawasan pemasaran, pengembangan produk baru, layanan
pelanggan, hubungan masyarakat, dan persaingan. Proses melakukan analisis pada teks untuk menemukan
wawasan sama dengan menganalisis jenis data tradisional.
1. Eksplorasi, dokumen diekspolari berarti melakukan penghitungan kata sederhana dalam kumpulan
dokumen atau manual menciptakan daerah topik untuk mengkategorikan dokumen dengan membaca
contoh dari mereka.
2. Preprocessing, sebelum analisis atau kategorisasi otomatis dari konten teks mungkin perlu diolah untuk
standarisasi sejauh mungkin.

Page 3
 Data, Text and Document Management

3. Pengkategorian dan Modeling, konten ini kemudian siap untuk dikategorikan.

Semua perusahaan menciptakan pencatatan bisnis, dimana dokumen mencatat persetujuan bisnis
seperti kontrak, penelitian dan pengembangan, sumber dokumen akuntansi, catatan kecil, komunikasi klien,
dan pertemuan dengan klien. Manajemen dokumen merupakan mengontrol secara otomatis gambarnya dan
dokumen elektronik, halaman gambar, pesan suara dan email, dokumen proses data, dan dokumen lainnya
melalui siklus hidup dalam organisasi, dari awal penciptaan sampai akhir pencapaian atau dekstruksi. Sistem
manajemen dokumen (DMS) terdiri dari hardware dan software yang dapat mengelola dokumen elektronik
dan juga mencakup dokumen kertas kedalam dokumen elektronik, dan disimpan di perusahaan. DMS dapat
membantu bisnis menjadi lebih efisien dan produktif dengan beberapa cara yaitu:

1. Memungkinkan perusahaan mengakses dan menggunakan konten yang berisi dokumen.

2. Memangkas biaya tenaga kerja melalui proses bisnis secara otomatis.
3. Mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk mengalokasikan kebutuhan informasi bisnis
untuk mendukung pembuatan keputusan.
4. Memperbaiki keamanan konten, mengurangi risiko intelektual properti.
5. Meminimalkan biaya yang diasosiasikan dengan percetakan, penyimpanan, dan pencarian konten

B. Sistem Manajemen File

Sebuah sistem komputer pada dasarnya mengatur data ke dalam hirarki yang dimulai dengan hits
dan hasil untuk byte, field, record, file, dan database. Sedikit unit terkecil dari data komputer yang dapat
memproses, yang bisa berupa 0 atau 1. Sekelompok hits, disebut byte, mewakili karakter tunggal, yang dapat
menjadi huruf, angka, atau simbol. Karakter yang digabungkan dapat membentuk sebuah kata, kelompok
kata, atau nomor lengkap. Cara lain tentang komponen database adalah bahwa rekor menggambarkan suatu
entitas. Setiap karakteristik menggambarkan suatu entitas disebut atribut. Contoh atribut nama pelanggan,
nomor faktur, dan tanggal pesanan. Setiap record dalam database membutuhkan atribut (field) untuk
mengidentifikasi secara unik sehingga record dapat diambil, diperbarui, dan diurutkan. Bidang identifikasi unik
ini disebut kunci utama. Kunci utama biasanya numerik karena lebih mudah untuk dibuat.
Mengakses Catatan dari File Komputer
Rekaman dapat diatur dalam beberapa cara pada media penyimpanan. Pengaturan ini menentukan
bagaimana catatan individu dapat diakses dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengaksesnya.
Dalam pengorganisasian file sekuensial, yang merupakan cara dimana file diselenggarakan pada tape,
rekaman data harus diambil dalam urutan fisik yang sama di mana mereka disimpan. Operasi ini seperti tape

Page 4
 Data, Text and Document Management

recorder. Dalam organisasi file langsung atau organisasi file acak, catatan dapat diakses langsung ia terlepas
dari lokasi mereka pada operasi medium. penyimpanan seperti DVD drive. Keterbatasan dari lingkungan file
dapat berupa data yang berlebihan, inkonsistensi data, isolasi data, dan keamanan data. Program manajemen
database dapat menyediakan akses ke semua data, mengurangi banyak masalah yang terkait dengan
lingkungan data file. Oleh karena itu, redundansi data, isolasi data, dan inkonsistensi data diminimalkan, dan
data dapat dibagi di antara pengguna data. Selain itu, keamanan dan integritas data lebih mudah untuk
dikontrol dan diproses.

C. Database dan Sistem Manajemen Database

Program manajemen database (Database Management Program) dapat menyajikan akses untuk
keseluruhan data, mengurangi banyak masalah yang berhubungan dengan masalah yang berkaitan dengan
lingkungan data file. Sehingga, redundansi data, isolasi data, dan inkonsistensi data diminimalkan dan data
dapat dibagikan diantara pengguna data. Sebagai tambahan, keamanan dan integritas data akan lebih mudah
dikendalikan, dan aplikasi yang independen dari data yang mereka proses.
Ada dua tipe dasar database yakni :
1. Terpusat
2. Terdistribusi
Database terpusat menyimpan semua file yang terkait dalam satu lokasi fisik. Selama beberapa
dekade platform database utama terdiri dari file database terpusat, komputer mainframe, terutama karena
modal besar dan biaya operasi yang terkait dengan sistem alternatif. Database terpusat menawarkan banyak
manfaat bagi organisasi. File umumnya dapat dibuat lebih konsisten satu sama lain ketika mereka secara fisik
disimpan di satu lokasi karena perubahan file dapat dibuat dan diawasi dan tertib. Juga, file tidak dapat
diakses kecuali melalui komputer host terpusat, di mana mereka dapat dilindungi dengan lebih mudah dari
akses yang tidak sah atau modifikasi.
Database terdistribusi telah menyelesaikan salinan database atau bagian dari database. Ada dua
jenis database terdistribusi: direplikasi dan dipartisi. Sebuah database direplikasi menyimpan salinan lengkap
(replika) dari seluruh database di beberapa lokasi. Pengaturan ini menyediakan cadangan jika terjadi
kegagalan atau masalah dengan database terpusat. Hal ini juga meningkatkan waktu respon karena bersifat
lokal (lebih dekat) kepada pengguna. Sisi negatifnya, database replikasi jauh lebih mahal untuk didirikan dan

Page 5
 Data, Text and Document Management

dipelihara karena setiap replika harus diperbarui sebagai record ditambahkan, dimodifikasi, dan dihapus dari
database.
Sebaliknya, database dipartisi dibagi sehingga setiap lokasi memiliki sebagian dari seluruh database
- biasanya bagian yang memenuhi kebutuhan lokal pengguna. Database dipartisi memberikan kecepatan
respon dari file lokal tanpa perlu meniru semua perubahan di beberapa lokasi. Salah satu keuntungan
signifikan dari database yang dipartisi adalah data yang terdapat dalam file dapat dimasukkan secara lebih
cepat dan menyimpan lebih akurat oleh pengguna yang dapat bertanggung jawab dengan segera atas data
tersebut.

Sistem Manajemen Databased (DMS)

Sebuah program yang menyediakan akses ke database dikenal sebagai sistem manajemen
database (DBMS). DBMS memungkinkan organisasi untuk memusatkan data, mengelolanya secara efisien,
dan menyediakan akses ke data yang disimpan oleh program aplikasi. Fungsi utama data yang dilakukan oleh
DBMS tercantum di bawah ini.
- Penyaringan data dan pembuatan profil data : Memeriksa kesalahan data, inkonsistensi, redudansi, dan
informasi yang tidak lengkap.
- Kualitas data : Mengoreksi, menstandarisasi, dan memverifikasi integritas data.
- Sinkronisasi data : Mengintegrasikan, mencocokkan. atau menghubungkan data dari sumber yang
berbeda.
- Memperkaya data : Data Meningkatkan penggunaan informasi dari sumber data internal dan eksternal.
- Pemeliharaan data: Memeriksa dan mengendalikan integritas data dari waktu ke waktu.

D. Data warehouse, Data Mart, dan Data Center

Membandingkan Database Ke Data Warehouse
Data warehouse dan database reguler keduanya terdiri dari tabel data (file), kunci utama dan
lainnya, dan kemampuan query. Perbedaan utama adalah bahwa database yang dirancang dan dioptimalkan
untuk menyimpan data, sedangkan data warehouse dirancang dan dioptimalkan untuk menjawab pertanyaan
analisis yang sangat penting untuk bisnis.
Banyak organisasi membangun gudang data (data warehouses) karena mereka frustasi dengan
ketidakkonsistenan data untuk mendukung pengambilan keputusan atau mereka membutuhkan peningkatan
dalam aplikasi pelaporan atau pemahaman yang lebih baik dalam bisnis. Dilihat dari perspektif ini, investasi

Page 6
 Data, Text and Document Management

yang dilakukan perusahaan untuk membangun data warehouses berfungsi untuk mendukung pembuatan
keputusan saat ini dan masa depan. Beberapa area dalam organisasi yang memperoleh manfaat dari data
warehousing ini adalah:
1. Pemasaran dan penjualan. Penggunaan DW untuk pengenalan produk, akses informasi produk,
program pemasaran, dan garis profitabilitas produk.
2. Harga dan kontrak. Menggunakan data untuk mengkalkulasikan biaya secara akurat dalam
mengoptimalkan harga kontrak.
3. Peramalan. DW membantu visibilitas permintaan akhir pelanggan.
4. Kinerja penjualan. Menggunakan data yang menentukan profitabilitas dan produktivitas penjualan
untuk semua wilayah dan daerah.
5. Keuangan. Penggunaan hasil per hari, minggu, bulan untuk memperbaiki manajemen keuangannya.

Dunia bisnis yang modern sedang mengalami tren yang berkembang menuju warehousing dan
analisis data real-time. Di masa lalu, data warehouse terutama didukung aplikasi strategis, yang tidak
memerlukan waktu respon instan, interaksi pelanggan langsung, atau integrasi dengan sistem operasional.
Bisnis tersebut semakin menggunakan informasi untuk mendukung Interaksi pelanggan real-time. Banyak
organisasi membangun data warehouse karena frustrasi dengan tidak konsistennya data pendukung
keputusan yang diperlukan untuk meningkatkan aplikasi untuk pelaporan atau memahami bisnis dengan lebih
baik. Data warehousing terbagi ke dalam sembilan karakteristik utama:
1. Organisasi. Data diorganisasikan melalui subjeknya (misalnya, oleh pelanggan, vendor, produk,
tingkatan harga, dan wilayah)
2. Konsistensi. Data yang tersimpan dalam database yang berbeda mungkin saja diberikan kode yang
berbeda.
3. Varian waktu. Data dapat disimpan untuk waktu beberapa tahun sehingga dapat digunakan untuk
mengidentifikasikan tren, peramalan, dan membuat perbandingan dari waktu ke waktu.
4. Non-volatile. Sekali data dimasukkan dalam data warehouse, mereka tidak diperbaharui.
5. Penghubung. biasanya data warehouse menggunakan struktur relasional.
6. Client/Server. data warehouse menggunakan arsitektur client/server terutama untuk memberikan
pengguna akhir akses yang mudah ke data.
7. Berbasis data. gudang data hari ini dirancang untuk memberikan lingkungan komputasi yang efisien
untuk aplikasi berbasis web.

Page 7
 Data, Text and Document Management

8. Integrasi. Data dari berbagai sumber diintegrasikan. Layanan web digunakan untuk mendukung
integrasi.
9. Real time. Walaupun sebagian besar data warehousing tidak dapat real time, tapi hal ini tetap
mungkin untuk mengatur kapabilitas real-time.
Biaya yang tinggi untuk data warehouse dapat membuatnya sangat mahal bagi sebuah perusahaan
untuk diimplrementasikan. Sebagai sebuah alternatif, banyak perusahaan menciptakan biaya yang lebih
rendah versi skala bawah dari data warehouse yang disebut data mart. Data mart dirancang untuk unit bisnis
strategis (SBU) atau departemen tunggal.

Data Mart, Data Store Operasional, Dan Database Multidimensi

Organisasi sering menerapkan data mart, data store operasional, dan database multidimensi baik
sebagai suplemen atau pengganti untuk data warehouse.

Mart Data.
Tingginya biaya data warehouse dapat membuat terlalu mahal bagi sebuah perusahaan untuk
dilaksanakan. Sebagai alternatif, banyak perusahaan membuat biaya -rendah versi skala bawah dari sebuah
data warehouse yang disebut data mart. Data mart dirancang untuk unit bisnis strategis (SBU) atau satu
departemen.

Data store operasional.

Sebuah data store operasional adalah database untuk sistem pengolahan transaksi yang
menggunakan konsep data warehouse untuk menyediakan data yang bersih. Hal ini membawa konsep dan
manfaat dari data warehouse untuk bagian operasional bisnis dengan biaya yang lebih rendah.

Data Center.
Data center adalah nama yang diberikan untuk fasilitas yang berisi misi penting dari ISS dan
komponen yang memberikan data dan layanan TI untuk perusahaan. Data center menyimpan dan
mengintegrasikan jaringan, sistem komputer, dan perangkat penyimpanan. Data center perlu memastikan
ketersediaan daya dan menyediakan keamanan fisik dan data.

Page 8
 Data, Text and Document Management

E. Konten Manajemen Perusahaan

Enterprise Content Management (ECM) telah menjadi teknologi manajemen data yang penting,
terutama untuk organisasi besar dan menengah. ECM meliputi manajemen dokumen elektronik, manajemen
konten web, manajemen aset digital, dan manajemen catatan elektronik (ERM). Infrastruktur ERM membantu
mengurangi biaya, berbagi konten dengan mudah di seluruh perusahaan, meminimalkan risiko, dan
mengkonsolidasikan beberapa situs Web ke satu platform.
Empat kekuatan utama yang mendorong organisasi untuk mengadopsi strategi, pendekatan tingkat
perusahaan untuk merencanakan dan menyebarkan sistem konten :
- Penggabungan pertumbuhan konten yang dihasilkan oleh organisasi
- Kebutuhan untuk mengintegrasikan konten dalam proses bisnis
- Kebutuhan untuk mendukung peningkatan kecanggihan untuk mengakses konten bisnis pengguna dan
interaksi
- Kebutuhan untuk mempertahankan tata kelola dan kontrol atas konten untuk memastikan kepatuhan
terhadap peraturan dan kesiapan untuk penemuan hukum

Referensi:

Turban, Efraim dan Linda Volonino. 2012. Information Technology for Management. Edisi
Kedelapan. John Wiley & Sons, Inc.

Page 9
Data, Text and Document Management

Page 10