Anda di halaman 1dari 8

PANDUAN

KOMUNIKASI INTERNAL
I. PENGERTIAN
Komunikasi internal terdiri atas dua kata yaitu Komunikasi dan
Internal Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin, comunis,
yang berarti membuat kebersamaan atau membangun
kebersamaan antara dua orang atau lebih. Akar katanya
communis adalah communico yang artinya berbagi
(Vardiansyah, 2004). Cangara (2010) menyatakan komunikasi
adalah suatu transaksi, dimana terjadi sebuah proses simbolik
yang menghendaki orang-orang mengatur lingkungannya
dengan, (1) membangun hubungan antar sesama manusia, (2)
melalui pertukaran informasi, (3) untuk menguatkan sikap dan
tingkah laku orang lain, (4) berusaha mengubah sikap dan
tingkah laku itu. Beberapa para ahli mengkonsepkan
komunikasi internal sebagai fungsi komunikasi yang secara
khusus dirancang oleh suatu kelompok untuk membangun dan
membina hubungan dengan stakeholder internal, sehingga
tercipta kedekatan emosional yang diwujudkan melalui
komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat bagi kesuksesan
terkait pencapaian tujuan suatu kelompok. (Woodruffe, 1995;
Doorley & Garcia, 2007; Thereof, Welch & Jackson, 2007). Bovee
dan Thill (2000) mengatakan bahwa komunikasi ineternal
merupakan pertukaran informasi dan ide- ide dalam sebuah
organsisasi. Argenti (2003) mengatakan bahwa komunikasi
internal adalah menciptakan suasana hormat untuk semua
karyawan yang berada dalam kelompok. Pengelolaan
komunikasi datang langsung dari salah satu manajer kedepan,
dan dari supervisor untuk karyawan tetapi ketika suatu
kelompok tumbuh lebih besar dan lebih kompleks, pengelolaan
komunikasi sulit ditangani, sehingga diperlukan sebuah
komunikasi internal. Effendy (2004) mengatakan bahwa
komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para
administrator dan karyawan dalam suatu suatu kelompok yang
menyebabkan terwujudnya suatu kelompok tersebut lengkap
dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran
gagasan secara horizontal dan vertikal di dalam suatu kelompok
yang menyebabkan pekerjaan berlangsung (operasi dan
manajemen). Komunikasi internal juga dikaitkan dengan
capaian efektifitas dalam proses komunikasi kerja dan
membawa harmoni di organisasi. Salah satu tugas komunikasi
internal adalah semua karyawan organisasi menerima informasi
yang benar penting untuk pekerjaan mereka pada waktu yang
tepat (Rahajeng, 2012). Van Riel & Fombrun (2008)
menagatakan komunikasi internal merupakan kunci sebuah
organisasi dalam membangun organizational identification,
sebuah kondisi dimana karyawan merasa bangga untuk bekerja,
memiliki rasa aman, dan rasa memiliki (sense of belonging)
kepada suatu kelompok yang diwujudkan dengan dedikasi
secara pribadi dalam kinerja. Dari berbagai definisi yang
dikemukakan oleh beberapa tokoh di atas, dapat ditarik
kesimpulan bahwa komunikasi internal merupakan pertukaran
informasi secara timbal balik yang terjadi antara atasan dengan
bawahan, bawahan keatasan dan sesama anggota dalam tim
guna untuk membangun dan membina hubungan dengan
stakeholder internal, sehingga tercipta kedekatan emosional yang
diwujudkan melalui komitmen dan keterlibatan yang bermanfaat
bagi kesuksesan tim terkait pencapaian tujuan suatu kelompok.
Komunikasi Internal di Puskesmas adalah komunikasi oleh
penanggung jawab program program puskesmas kepada
pelaksana program program puskesmas serta lintas program
agar ada kesamaan persepsi untuk efektifitas pelaksanaan
program program puskesmas. Mekanisme komunikasi internal
dilaksanakan melalui pengarahan penanggung jawab kepada
pelaksana program program puskesmas maupun pertemuan
lintas program. Komunikasi internal puskesmas dilaksanakan
oleh pelaksana dan penanggung jawab program program
puskesmas. Komunikasi internal dilaksanakan setiap bulan dan
sewaktu-waktu apabila diperlukan

II. RUANG LINGKUP:


Komunikasi internal dilakukan secara timbal balik antara
Kepala Puskesmas dengan penanggung jawab dan pelaksana
yang berlaku di Puskesmas.
Komunikasi internal dilakukan dengan cara:
a. Lokakarya mini
b. Pertemuan-pertemuan
c. Konsultasi/tatap muka
d. SMS dan Whatsapp
e. Telpon
f. Intramail
g. E-mail

Komunikasi internal dilakukan untuk koordinasi dan


membahas pelaksanaan dan permasalahan dalam pelaksanaan
Upaya/Kegiatan Puskesmas.

Rekomendasi hasil komunikasi internal ditindak lanjuti dalam


pelaksanaan perbaikan

III. TATA LAKSANA:


a. Komunikasi internal melalui lokakarya mini
Sumber : Pedoman Perencanaan Tingkat Puskesmas,
Direktorat Jenderal Bina Kesehatan Masyarakat, Depkes RI,
2006.
Prosedur : SOP Tentang Lokakarya Mini Puskesmas
Tujuan umum Lokakarya Mini Puskesmas adalah untuk
meningkatkan fungsi Puskesmas melalui penggalangan kerja
sama tim baik lintas program maupun lintas sektor serta
terlaksananya kegiatan Puskesmas sesuai dengan
perencanaan.
Sedangkan tujuan khusus Minlok Puskesmas antara lain
untuk :
1. Tergalangnya kerjasama tim baik lintas program maupun
lintas sektor.
2. Terpantaunya hasil kegiatan Puskesmas sesuai dengan
perencanaan.
3. Teridentifikasinya masalah dan hambatan dalam
pelaksanaan kegiatan Puskesmas.
4. Teridentifikasinya penyebab masalah serta diupayakannya
pemecahan masalah.
5. Tersusunnya rencana kerja untuk periode selanjutnya.
Mini lokakarya Puskesmas merupakan salah satu bentuk
upaya untuk penggalangan dan pemantauan berbagai
kegiatan melalui pertemuan.
Ruang lingkup lokakarya mini meliputi dua hal pokok yaitu :
Lintas Program Memantau pelaksanaan kegiatan
Puskesmas ber-dasarkan perencanaan dan memecahkan
masalah yang dihadapi serta tersusunnya rencana kerja
baru. Pertemuan bertujuan untuk:
1. Meningkatkan kerjasama antar petugas intern Puskesmas,
termasuk Puskesmas Pembantu dan Bidan di Desa.
2. Mendapatkan kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan
sesuai dengan perencanaan yaitu Rencana Pelaksanaan
Kegiatan (RPK).
3. Meningkatkan motivasi petugas Puskesmas untuk dapat
melaksanakan kegiatan sesuai dengan perencanaan (RPK).
4. Mengkaji pelaksanaan rencana kerja (RPK) yang telah
disusun, memecahkan masalah yang terjadi dan
menyusun upaya pemecahan dalam bentuk rencana kerja
yang baru.

Lintas Sektor: Dalam rangka meningkatkan peran serta


masyarakat dan dukungan sektor-sektor yang bersangkutan
dalam pelaksanaan pembangunan kesehatan. Pertemuan
dilaksanakan untuk :

1. Mendapatkan kesepakatan rencana kerja lintas sektoral


dalam membina dan mengembangkan peran serta
masyarakat dalam bidang kesehatan.
2. Mengkaji hasil kegiatan kerja sama, memecahkan masalah
yang terjadi serta menyusun upaya pemecahan dalam
bentuk rencana kerja sama.

Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas


Tujuan umum Lokakarya Bulanan Intern Puskesmas adalah
untuk pemantauan hasil kerja petugas Puskesmas dengan
cara membandingkan rencana kerja bulan lalu dari setiap
petugas dengan hasil kegiatannya dan membandingkan
cakupan kegiatan dari daerah binaan dengan targetnya serta
tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.

Sedangkan Tujuan Khusus untuk :

1. Diketahuinya hasil kegiatan Puskesmas bulan lalu.


2. Disampaikannya hasil rapat dari Kabupaten/Kota,
Kecamatan dan berbagai kebijakan serta program.
3. Diketahuinya hambatan/ masalah dalam pelaksanaan
kegiatan bulan lalu.
4. Dirumuskannya rencana pemecahan masalah.
5. Disusunnya rencana kerja bulan baru.

Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas, diselenggarakan dalam


dua tahap yaitu :

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama

Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama, merupakan


Lokakarya penggalangan Tim diselenggarakan dalam rangka
pengorganisasian untuk dapat terlaksananya rencana
kegiatan Puskesmas
(RPK).Pengorganisasian dilaksanakan sebagai penentuan
penanggungjawab dan pelaksana setiap kegiatan serta untuk
satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah
kerja Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh
petugas Puskesmas, dengan mempertimbangkan
kemampuan yang dimilikinya.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan yang pertama adalah


sebagai berikut :

Masukan

1. Penggalangan tim dalam bentuk dinamika kelompok


tentang peran, tanggungjawab staf dan kewenangan
Puskesmas.
2. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru
berkaitan dengan Puskesmas.
3. Informasi tentang tatacara penyusunan rencana kegiatan
(Plan Of Action = POA) Puskesmas.

Proses

1. Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk


2. kegiatan lapangan/ daerah binaan.
3. Analisis beban kerja tiap petugas.
4. Pembagian tugas baru termasuk pembagian
tanggungjawab daerah binaan.
5. Penyusunan rencana kegiatan (Plan Of Action = POA)
Puskesmas tahunan berdasarkan Rencana Pelaksanaan
Kegiatan Puskesmas (RPK).

Keluaran

1. Rencana kegiatan (Plan Of Action POA) Puskesmas


tahunan.
2. Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan kegiatan sesuai
dengan POA.
3. Matriks pembagian tugas dan daerah binaan.

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya Bulanan Puskesmas ini diselenggarakan sebagai


tindak lanjut dari Lokakarya Mini Bulanan yang pertama.
Lokakarya Bulanan Rutin ini dilaksanakan untuk memantau
pelaksanaan POA Puskesmas, yang diiakukan setiap bulan
secara teratur.

Penanggungjawab penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan


adalah Kepala Puskesmas, yang daiam pelaksanaannya
dibantu staf Puskesmas dengan mengadakan rapat kerja
seperti biasanya. Fokus utama Lokakarya Mini Bulanan
Rutin adalah ditekankan kepada masalah pentingnya
kesinambungan arch dan kegiatan antara hal-hal yang
direncanakan, pelaksanaannya serta hasilnya, agar kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna
dan berdayaguna.

Pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan Puskesmas adalah


sebagai berikut :

Masukan

1. Laporan hasil kegiatan bulan lalu


2. Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/Kota
3. Informasi tentang hasil rapat di Kecamatan
4. Informasi tentang kebijakan, program dan konsep baru

Proses

1. Analisis hambatan dan masalah, antara lain dengan


mempergunakan PWS
2. Analisis sebab masalah, khusus untuk mutu dikaitkan
dengan kepatuhan terhadap standar pelayanan
3. Merurnuskan alternatif pemecahan masalah

Keluaran

1. Kesepakatan untuk melaksanakan kegiatan


2. Rencana kerja bulan yang baru

Penyelenggaraan Lokakarya Mini Bulanan

1. Pengarah : Kepala Puskesmas


2. Peserta: Seluruh petugas Puskesmas, termasuk petugas
Puskesmas Pembantu dan Sidan di Desa.
3. Waktu: Waktu pelaksanaan Lokakarya Mini Bulanan
disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas serta
kesepakatan dengan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Misalnya pada awal bulan atau hari Sabtu minggu pertama
atau hari lain yang dianggap tepat. Demikian halnya
dengan waktu penyelenggaraan diatur oleh Puskesmas,
misalnya penyelenggaraan pada jam 10.00 15.00.
Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa Lokakarya Mini
Bulanan dilaksanakan dengan melibatkan seluruh petugas
Puskesmas, tanpa mengganggu aktivitas pelayanan serta
dapat tercapai tujuan.
4. Acara: Pada dasarnya susunan acara Lokakarya Mini
Bulanan bersifat dinamis, dapat disusun sesuai dengan
kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi Puskesmas
setempat. Sebagai contoh susunan acara Lokakarya Mini
adalah sebagai berikut

Lokakarya Mini Bulanan Yang pertama disebut juga


dengan Lokakarya Penggalangan Tim

1. Pembukaan
2. Dinamika kelompok
3. Pengenalan program baru
4. POA Puskesmas
5. Analisa beban kerja petugas
6. Pembagian tugas dan desa binaan
7. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

Lokakarya Mini Bulanan Rutin

1. Pembukaan
2. Dinamika Kelompok; menumbuhkan motivasi
3. Pengenalan program baru
4. Inventarisasi kegiatan bulan !arta
5. Analisa pemecahan masalah dan pemecahan
6. Penyusunan kegiatan bulan yang akan datang
7. Pembagian tugas bulan yang akan datang
8. Kesepakatan untuk melaksanakan rencana kerja baru

5. Tempat : Diupayakan agar Lokakarya Mini dapat


diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak
memungkinkan dapat menggunakan tempat lain yang
Iokasinya berdekatan dengan Puskesmas. Ruang yang
dipakai hendaknya cukup untuk menampung semua
peserta.

6. Persiapan : Sebelum pertemuan diadakan, perlu persiapan


yang meliputi :

Pemberitahuan hari, tanggal dan jam.


Pengaturan tempat, sebaiknya seperti huruf U.
Papan tulis, spidol dan kertas lembar balik.
Rencana Kerja Harian bulan lalu.
Membuat visualisasi hasil pelaksanaan kegiatan bulan
lalu dibandingkan dengan target bulanan per Desa,
antara lain menggunakan PINS.
Buku catatan/notulen Rapat Dinas Kesehatan dan
Rapat Lintas Sektor/Kecamatan.
Materi Pelajaran dan alat peraga yang digunakan.
Formulir Rencana Kerja Bulanan secukupnya

b. Pertemuan/Rapat
SECARA sederhana rapat sama dengan pertemuan. Dalam
istilah kerennya disebut juga meeting. Rapat merupakan
media untuk melakukan musyawarah dan mufakat,
khususnya dalam membahas masalah pelayanan
puskesmas. Hal ini dilakukan untuk menelaaah rencana
kerja, target kegiatan dan capaian hasil pelayanan. Pada
dasarnya rapat bertujuan mempertemukan berbagai sudut
pandang, dan menyampaikan curah pendapat, dalam
menerapkan visi dan misi puskesmas. Rapat kerja yang
dilaksanakan ada yang bersifat evaluasi, konsultasi dan
koordinasi.

1. Rapat Evaluasi
Mengadakan pertemuan dalam rangka evaluasi program
kegiatan puskesmas, menyangkut target, capaian dan
cakupan pelayanan. Pada tingkat puskesmas, biasanya
disebut minilokakarya (minlok), sedangkan bersama
dinas kesehatan, semua puskesmas bertemu dalam rapat
kerja kesehatan daerah (rakerkesda).
2. Rapat Konsultasi Menyelenggarakan pertemuan dalam
upaya konsultasi dengan dinas kesehatan atau jajaran
institusi vertikal lainnya, terutama yang menyangkut
masalah pelaksanaan program dan penggunaan anggaran
(keuangan) kegiatan
3. Rapat Koordinasi
Melaksanakan pertemuan dalam rangka koodinasi
terpadu kegiatan antar program maupun antar instansi
(lintas sektoral) yang terkait dengan masalah kesehatan
masyarakat, sehingga tercapai tujuan pembangunan
kesehatan yang menyeluruh
DALAM tatanan institusi lainnya yang terkait, pelaksanaan
rapat kerja tersebut umumnya dijalankan dengan teknis
yang berbeda. Sedangkan dalam tatanan pelayanan
organisasi sosial politik, biasanya kegiatan rapat kerja
tersebut memiliki jenjang yang bertahap dari tingkat daerah
sampai pusat. Apapun nama rapatnya, tentu manfaatnya
akan sama untuk melakukan evaluasi, konsultasi dan
koordinasi, dalam rangka mencapai tujuan institusi.

c. Konsultasi/tatap muka
Dilaksanakan baik secara formal maupun informal, secara
responsive untuk komunikasi dan menyelesaikan masalah
internal atau secara lintas program.
d. SMS/Whatsapp
Nomer SMS/WA
Media komunikasi online yang digunakan adalah gadget
dengan pemograman android, menngunakan media social
Whatsapp
e. Telpon : : (jelaskan langkah-langkahnya)
f. Intramail: : (jelaskan langkah-langkahnya)
g. E-mail: : (jelaskan langkah-langkahnya)

IV. DOKUMENTASI:
a. SOP-SOP komunikasi internal
b. Bukti-bukti pelaksanaan komunikasi internal