Fecha: Septiembre del

2005
CURSO VIRTUAL ISO 9000
Semana. 2

MODULO Versin 1

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Auditoria del Sistema de Gestin de la
Calidad

Competencias. Atributos,
conocimientos y formacin de lo
auditores internos de calidad

1. Calificacin de los auditores

a. Educacin
- Estudios secundarios
- Habilidad para expresar conceptos e ideas: ser exacto y
concreto.

b. Formacin
- Conocimiento de la norma y :
- Tcnicas de examen, indagacin, evaluacin e informes
- Competencia demostrada

c. Experiencia
- Experiencia de mnimo 2 aos en la rama a auditar
- Antes de ser auditor. Haber participado en mnimo 2 procesos de
auditoria.

d. Caractersticas
a. Etico
b. Mentalidad Abierta
c. Diplomtico
d. Perceptivo
e. Verstil
f. Decidido
g. Manejo de situaciones difciles.

e. Habilidades
a. Gran capacidad de lectura.
b. Aplicacin de principio, Procedimientos y tcnicas de auditora
c. Planificar y Organizar el Trabajo
d. Recopilar Informacin a travs de entrevistas eficaces,
escuchando, observando y revisando los Documentos, Registros
y Datos.
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e. Verificar la Exactitud de la Informacin Recopilada

f. Aplicacin de tcnicas de Muestreo
g. Terminologa de Calidad
h. Preparar Informes de Calidad
i. Documentacin y Aplicacin del SGC

Se debe revisar su desempeo cada 2 aos.

f. Preparacin individual del auditor

a. Lea los procedimientos con anticipacin
b. Determine donde se realizan las inspecciones
c. Utilice listas de verificacin
d. Conozca las responsabilidades y posicin de las personas
auditadas
e. Sepa que pistas puede seguir

2. La funcin del auditor.

Una auditoria bien hecha es benfica para

todos los que toman parte. La auditoria mal
realizada provoca resentimientos y
enfrentamientos. Los elementos ms
importantes de la auditoria son cmo considera
el auditor su funcin y cmo se trasmite esa
consideracin a los auditados.

El auditor debe estar convencido de que el

servicio que presta es valioso y que trata de
una situacin gana - gana para todos.
El auditor tiene que participar con la mente
abierta respecto a lo que encontrar durante
la auditoria.
El auditor ser paciente y realizar la
auditora siguiendo todos los pasos lgicos
hasta su terminacin antes de sacar
conclusiones.
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La situacin ms benfica en cualquier compaa es que todos los empleados

tengan la oportunidad de ser integrantes de un equipo de auditora y que todos
los empleados sean auditados. Al estar es ambos extremos de una auditoria, el
circulo se cierra y hay equilibrio. A pesar de ello, hay personas que no deben
ser auditores. Tambin hay algunas cuya personalidad y antecedentes no les
permiten realizar auditoras ; por lo tanto, no todos tendrn la oportunidad de
ser auditores. Los atributos de un buen auditor son :

Contar con suficientes antecedentes tcnicos para entender el proceso y los

procedimientos a auditar. Tener familiaridad con el sistema de
administracin de la calidad y sentirse a gusto con l.
Ser capaz de leer un procedimiento y luego observar la efectividad de lo que
est por escrito.
Ser un entrevistador sensible y consistente, capaz de escribir un relato
preciso de lo que se dijo y se observ.
Tener capacidad para escuchar. Es decir, saber extraer la informacin
significativa de lo que se comente.
Contar con razonamiento deductivo para que durante una situacin o
problema se llega a la conclusin lgica.

Debe haber un poco de Sherlock Holmes es la personalidad de un auditor

interno. Es decir, un auditor interno debe ser capaz de seguir una serie de
pruebas y deducir con lgica la realidad de una situacin. Ese rasgo es til en
especial cuando lo que aparece en la superficie no es exactamente lo que
sucede.

Es posible que dos personas interpreten de manera diferente lo que ven y lo

que en realidad sucede, dependiendo del punto de vista.

Tambin hay varias maneras en las que un auditor es capaz de transformar

una auditoria en un desastre instantneo. Entre ellas :
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Buscar el enfrentamiento, discutir, opinar e intimidar.

Dar consejos o transformar la situacin en una oportunidad para contar
historias personales de enfrentamientos.
Acusar o atacar a individuos. Lanzar ultimtums o amenazar con venganzas.
Buscar vctimas y chivos expiatorios. Aprovechar la auditora para asuntos
personales.
No ser sincero, desviar la vista hablar entre dientes, dar la impresin de que
la entrevista ya debera terminarse.
No escuchar, interrumpir, sacar conclusiones, comparar situaciones o
personas.
No apegarse a la agenda de la auditora. Convertirla en una caceria de
brujas.
Ser permisivo y demasiado comprensivo. No realizar el trabajo para evitar
confrontaciones y sentimientos lastimados.
Interpretar normas, negociar tratos, predecir resultados.

Para ser un auditor eficaz, hay que asumir la siguiente cita de Rudyard Kipling :

Conservo a seis honestos servidores. Ellos me ensearon todo lo que s. Sus

nombres son Qu, Por Qu, Cundo, Cmo, Dnde y Quin.

Ser capaz de responder a las preguntas pertinentes es la seal de un buen

auditor :

Qu se supone que debe suponer y qu sucede ?

Por qu sucede ?
Cundo sucede ?
Cmo sucede ?
Donde sucede ?
Quin lo hace ?

Las respuestas a esas preguntas son la clave de una buena auditoria. Las
preguntas deben ser seguidas por Mustrame para verificar que las
respuestas en realidad reflejan lo que se describi en la entrevista. Tal vez
tengan que empezar con Qu sucedera si ... ? cuando sea apropiado para
aclarar un procedimiento o proceso.

Por ultimo :
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El auditor tiene dos odos y una boca. Deben emplearse mas o menos en esa
proporcin.

Responsabilidades de los Auditores

Actuar de acuerdo con los requisitos aplicables a la

auditoria.
Comunicar y clasificar los requerimientos de la
auditoria.
Planificar y conducir en forma efectiva y eficiente
las responsabilidades asignadas.
Documentar las observaciones.
Reportar los resultados de la auditoria.
Verificar la efectividad de las acciones correctivas.
Conservar y salvaguardar los documentos de la
auditoria.
Asegurar su confidencialidad.

Responsabilidades del Auditor Lder

Participar en la seleccin de otros miembros del equipo auditor.

Preparar el plan de auditoria.
Representacin del equipo auditor ante la direccin del auditado.
Presentacin del informe de auditoria

Perfil del Auditor

Precisin de las preguntas

Retroalimentacin
Buen trato
Discrecin
Atencin
Respeto
No juicios
Criterio
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3. Seleccin y designacin de auditores

El desarrollo de las auditoras internas se inicia con la seleccin del equipo

auditor, para realizar la auditoria, de acuerdo al plan anual de auditoras. Cada
equipo se compone de al menos una persona que acta como auditor. Se
puede incluir ms personas de ser necesario dependiendo esta decisin de la
complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de
capacitacin (observador).

Los auditores pueden ser personal externo la organizacin, pero este personal
debe ser previamente informado de las condiciones de trabajo y sistema de la
calidad de la organizacin. Las personas designadas como auditores para un
rea especfica no deben, en lo posible, estar involucradas en el desarrollo de
labores dentro de esa rea.

El Encargado de la Calidad enva una notificacin formal al auditor lder dentro

de una carpeta, en la que se incluye los siguientes documentos:

La(s) norma(s) de referencia para realizar la auditoria;

Copia del Manual de la Calidad en sus captulos que correspondan;
Copia de ste procedimiento;
Lista de la(s) persona(s) designada(s) como apoyo;
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