Anda di halaman 1dari 6

APOTEK MEDIKA ANTAPANI Prosedur pemesanannya adalah sebagai berikut :

PENGELOLAAN DAN PERBEKALAN APOTEK MEDIKA ANTAPANI APA membuat pesanan melalui SP khusus narkotika atau SP khusus
Pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan adalah suatu proses psikotropika
yang merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan, Berdasarkan surat pesanan tersebut, PBF mengirimkan barang narkotik
pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, dan psikotropik beserta faktur ke apotek
pencatatan dan pelaporan. Surat pesanan narkotik yang berwarna putih, kuning, dan biru untuk
Tujuannya adalah menjaga dan menjamin ketersediaan barang di apotek sehingga PBF, 1 lembar salinan berwarna merah sebagai arsip Apotek.
tidak terjadi kekosongan barang.
Apotek Medika Antapani melakukan kegiatan pembelian
1. Perencanaan/Pengadaan Barang
hanya ke distributor atau PBF resmi.
Pengadaan perbekalan farmasi di Apotek Medika Antapani dilakukan oleh
bagian unit pembelian yang meliputi pengadaan : Pemilihan pemasok didasarkan pada beberapa kriteria, antara
Obat bebas lain: legalitas PBF, kecepatan dalam mengirim barang
pesanan, jangka waktu pembayaran, harga yang kompetitif.
Obat bebas terbatas
dan untuk obat-obat golongan narkotika hanya dapat dipesan
obat keras tertentu ke PBF yang ditunjuk oleh pemerintah yaitu PBF Kimia
narkotika dan psikotropika Farma.
alat kesehatan. 2. Penerimaan barang
Sumber Pengadaan, yaitu: 1) Pemeriksaan barang dan kelengkapannya
Alamat pengirim barang yang dituju.
1) Pengadaan Rutin
Pembelian barang secara rutin kepada para distributor perbekalan farmasi Nama, kemasan dan jumlah barang yang dikirim harus sesuai dengan
untuk obat-obat yang kosong berdasarkan data dari buku defekta. yang tertera pada surat pesanan dan faktur. Apabila terdapat
2) Pengadaan Mendesak (Cito) ketidaksesuaian, petugas penerimaan akan mengembalikan atau
Pengadaan mendesak dilakukan, apabila barang yang diminta tidak ada menolak barang yang dikirim (retur) disertai nota pengembalian
dalam persediaan dan Pembelian barang dapat dilakukan ke apotek lain barang dari apotek.
yang terdekat sesuai dengan jumlah sediaan farmasi yang dibutuhkan tidak Kualitas barang serta tanggal kadarluasa. Kadaluarsa tidak kurang
dilebihkan untuk stok di apotek. dari satu tahun untuk obat biasa dan tiga bulan untuk vaksin.
3) Konsinyasi
2) Jika barang-barang tersebut dinyatakan diterima, maka petugas akan
Konsinyasi merupakan suatu bentuk kerja sama antara Apotek Medika memberikan nomor urut pada faktur pengiriman barang, membubuhkan cap
Antapani dengan suatu perusahaan atau distributor yang menitipkan apotek dan menandatangani faktur asli sebagai bukti bahwa barang telah
produknya untuk dijual di apotek diterima. Faktur asli selanjutnya dikembalikan, sebagai bukti pembelian
4) Pengadaan Narkotik dan Psikotropik dan satu lembar lainnya disimpan sebagai arsip apotek. Barang tersebut
pemesanan (SP) untuk obat narkotika dan psikotropika harus menggunakan kemudian disimpan pada wadahnya masing-masing.
SP khusus yang ditanda tangani oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA). 3) Salinan faktur dikumpulin setiap hari lalu dicatat sebagai data arsip faktur
dan barang yang diterima dicatata sebagai data stok barang dalam
narkotika SP khusus sebanyak 4 rangkap (1 lembar SP hanya digunakan
komputer.
untuk 1 macam obat)
psikotropika SP khusus sebanyak 2 rangkap. ( 1 lembar SP dapat
digunakan untuk lebih dari satu macam obat psikotropika)
3. Penyimpanan barang 1) Pemusnahan obat golongan narkotika dan psikotropika :
PT. Medika antapani memiliki satu gudang penyimpanan pusat, semua harus dihadiri serta disaksikan oleh petugas Dinas Kesehatan, APA dan
penerimaan dan penyimpanan barang/obat dikelola oleh petugas gudang yang salah satu karyawan apotek.
berwenang. Setiap AA bertanggung jawab terhadap stok barang di beberapa Setelah dilakukan pemusnahan dibuat Berita Acara Pemusnahan
lemari tertentu sesuai dengan yang sudah ditentukan oleh Apoteker Pengelola Narkotika (BAPN) paling sedikit tiga rangkap yang berisi hari, tanggal,
Apotek (APA). Penyimpanan barang-barang disusun secara alfabetis waktu pemusnahan, nama APA, nama seorang saksi dari pemerintah dan
berdasarkan penggolongan sebagai berikut : seorang saksi dari apotek, nama dan jumah narkotika yang dimusnahkan,
a. Penyimpanan berdasarkan bentuk sediaan, meliputi sediaan padat (tablet, cara pemusnahan dan tandatangan penanggung jawab apotek.
kaplet dan kapsul), sirup, suspensi, drops, obat tetes, dan sediaan
Berita acara ini dikirimkan kepada Balai Besar POM Provinsi Jawa Barat,
semisolid (salep, krim, gel, suppositoria, dan ovula).
Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Barat.
b. Obat bebas dan obat bebas terbatas, disimpan pada rak dan etalase yang
2) Pemusnahan Resep
terpisah sesuai dengan bentuk sediaannya.
setiap resep dikelompokkan berdasakan tanggal, bulan dan tahun
c. Obat generik, obat Daftar Obat Wajib Apotek (DOWA), dan obat keras, transaksi dan disatukan sesuai dengan nomor resep serta disatukan
disimpan pada rak-rak secara alfabetis sesuai dengan bentuk sediaannya dengan bendel resep dalam satu bulan. Setelah minimal lima tahun
d. Penyimpanan obat golongan narkotika dan psikotropika dilakukan d alam disimpan, resep dapat dimusnahkan dengan cara dibakar yang dilakukan
lemari terpisah dan berkunci ganda. oleh petugas apotek disaksikan oleh Apoteker Pengelola Apotek (APA)
e. Penyimpanan berdasarkan sifat kimia dan fisika obat, meliputi dan dibuat berita acara pemusnahannya.
penyimpanan pada suhu kamar dan pada suhu dingin (di lemari es) seperti 5. pengendalian barang
serum dan vaksin. Pengendalian persediaan barang dilakukan oleh staf unit pembelian.
f. Penyimpanan bahan baku disimpan pada rak yang terpisah beserta alat- Seluruh barang yang masuk dan keluar langsung bisa di cek secara langsung
alat untuk obat racikan. di dalam sistem komputer.
g. Alat kesehatan dan produk lainnya, disimpan pada rak dan etalase Apabila ada barang yang kosong atau jumlahnya tinggal sedikit di apotek
penyusunan barang dilakukan berdasarkan sistem First In First Out, maka karyawan yang melayani resep harus menulis di dalam buku defekta,
artinya barang yang datang lebih awal, harus dikeluarkan atau dijual lebih hal ini berguna untuk mengetahui jenis barang yang harus dipesan atau
dahulu. Hal ini dilakukan agar perputaran barang dapat berjalan dengan dibeli.
baik sehingga barang yang diberikan kepada pasien masih layak Setiap bulan apotek Medika Antapani melakukan stok opname, yaitu
digunakan. pemeriksaan terhadap persediaan barang yang bertujuan untuk :
4. Pemusnahan a. Mengetahui modal yang berbentuk barang
Pemusnahan obat dilakukan terhadap obat-obat yang telah memenuhi kriteria b. Menghitung HPP (Harga Pokok Penjualan)
sebagai obat yang harus dimusnahkan, seperti :
c. Mengetahui adanya barang yang hilang
obat yang rusak,
berubah warna,
sudah melewati tanggal kadaluarsa atau adanya ketentuan dari pihak
berwenang untuk dilakukan pemusnahan.
Dalam melakukan pemusnahan dibuat berita acara pemusnahan yang
ditujukan kepada dinas kesehatan setempat.
6. Pencatatan dan Pelaporan Laporan Pembelian
Kegiatan pencatatan dan pelaporan yang dilakukan di Apotek Medika Antapani Laporan Penjualan
mencakup :
Laporan Penerimaan Uang
1) Pencatatan stok barang
Laporan Pengeluaran Uang
pencatatan stok barang dilakukan dengan mengisi kartu stok yang tersedia
pada setiap item obat, pada saat terjadi penambahan atau pengurangan 6) Laporan stok opname.
jumlah obat serta jumlah sisa obat yang tersedia.
Dan adanya sistem informasi manajemen dan keuangan apotek dimana PELAYANAN FARMASI
setiap penjualan dan penerimaan barang di entry kembali setiap harinya di 1. Pelayanan apotek reguler (umum)
komputer, maka secara otomatis mengurangi atau menambah stok masing- 1) Pelayanan resep tunai
masing item barang, sehingga terdapat data base mengenai jumlah stok obat Alur Pelayanan resep di apotek reguler :
atau perbekalan lainnya di apotek, yang dapat digunakan sebagai alat
kontrol selain kartu stok.
2) Pencatatan defekta
Pencatatan Defekta dilakukan seminggu 2 kali dengan mencatat barang barang yang
kosong yang kemudian akan dipesankan.

3) Pencatatan rekap resep


Perekapan resep dilakukan setiap hari dimana resep dikumpulkan dan
dipisahkan
berdasarkan tanggal dibuat atau dikeluarkannya resep. Resep asli beserta
struk harga obat disimpan sebagai arsip.
Untuk resep yang mengandung obat-obat golongan narkotika dan
psikotropika direkap secara terpisah, dan diberi tanda, yang akan digunakan
untuk keperluan pembuatan laporan penggunaan narkotika dan
psikotropika.
4) Laporan penggunaan narkotika dan psikotropika
Apotek membuat laporan penggunaan narkotika berdasarkan dokumen
penerimaan dan pengeluarannya setiap bulan, Laporan penggunaan
narkotika ditandatangani oleh APA, dibuat rangkap 4, ditujukan kepada
Kepala Dinas Kesehatan Tingkat II (kota Bandung) dengan tembusan
kepada Kepala Dinkes Provinsi Jawa Barat, kepala Balai POM Provinsi
Jawa Barat, dan 1 salinan untuk arsip.
5) Laporan Keuangan
Dalam pembukuan dan pengelolaan keuangan, Apotek Medika Antapani
memiliki beberapa laporan, yaitu:
2) Pelayanan resep kredit
Alur pelayanan yang dilakukan hampir sama dengan pelayanan obat
dengan resep tunai.
Perbedaannya adalah pada pelayanan ini tidak terdapat perincian harga
obat ataupun penyerahan uang tunai dari pasien kepada Apotek Medika
Antapani. Oleh karena itu, pencatatan terhadap pelayanan obat dengan
resep dokter secara kredit ini dipisahkan dari pelayanan obat dengan resep
dokter secara tunai.

kemudian resep struk penjualan secara kredit diserahkan ke manajemen


untuk dilakukan penagihan kepada perusahaan atau instansi yang
bersangkutan. 3. Apotek jejaring / BPJS
Pelayanan resep kredit ini hanya diberikan kepada pasien yang merupakan Apotek BPJS melayani resep pasien BPJS dan PROLANIS, Rujuk Balik (PRB)
karyawan atau anggota instansi yang membuat kesepakatan kerjasama serta pasien asuransi / kontraktor. Dan penyakit kronis yang dimaksud meliputi :
dengan Apotek Medika Antapani. diabetes type 2,
hipertensi,
Di Apotek regular ini tiap lemari penyimpanan obat memiliki masing-
jantung,
masing penanggung jawab, obat disusun berdasarkan efek farmakologinya,
hal ini untuk meminimalisir terjadinya kehilangan obat dan juga obat dapat asma,
dikendalikan dengan baik. Setiap obat yang keluar ditulis dikartu stok obat. Penyakit Paru Obstruksi Kronis (PPOK),
Epilepsi,
2. Instalasi Farmasi
Stroke,
Instalasi Farmasi (IF) bukan bagian dari apotek namun memiliki perananan yang
sangat penting dalam pelayanan kefarmasian di PT.Medika Antapani. Instalasi Lupus,
Farmasi klinik Medika Antapani melayani resep dari pasien BPJS (Selain Schizoprenia.
PRB/Prolanis dan Kronis ) dan kontraktor/asuransi (Inhealth, dll). Kegiatan di apotek ini melayani resep, menyiapkan obat, penyerahan obat, KIE dan
Alur Pelayanan resep di IF : pelayanan informasi obat.
Alur Pelayanan Kesehatan :

Prosedur Pelayanan Obat Penderita Penyakit Kronis


a. Pada Pasien Kondisi Belum stabil : Apotek Medika Antapani juga menyediakan pelayanan swalayan farmasi yang
melakukan penjualan barang-barang perbekalan farmasi dan non-farmasi seperti:
obat-obatan bebas, obat bebas terbatas, alat-alat kesehatan, kosmetika,
multivitamin, produk herbal/jamu, suplemen makanan, makanan dan
minuman ringan, dan lain-lain.

b. Pada Pasien Kondisi stabil :


5. Apotek BNN/Apotek Rehabilitasi Medis
Alur pelayanan resep adiksi :

Pengambilan obat peserta PRB


a. Untuk pasien Kronis yg berobat ke RS, mendapat obat untuk kebutuhan 1
bulan : Rumah sakit berkewajiban memberikan obat untuk kebutuhan
7 hari, sisa yang 23 harinya diambil di Apotek jejaring yg sudah PKS
dengan BPJS, salah satunya Apotek Medika Antapani.
b. Untuk pasien Prolanis, mendapat obat untuk 1 bulan (30 hari). Dapat
diambil di Apotek yang sudah ditentukan area nya.
Untuk pengambilan obat Prolanis, berlaku sistem rayonisasi, yaitu
penetapan tempat pengambilan obat berdasarkan wilayah tempat tinggal.
4. Pelayanan Obat OTC dan DOWA di Apotek
Pelayanan obat tanpa resep meliputi pelayanan :
obat bebas, obat bebas terbatas, dan obat keras tertentu yang termasuk dalam
DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek) yang merupakan swamedikasi.
jika terdapat copy resep diberikan solatip dalam penulisan jumlah obatnya, hal
ini dilakukan untuk menghindari kejahatan/kecurangan yang dilakuakan pasien
dalam mengganti jumlah obatnya, tidak hanya itu di berikan cap khusus yakni
cap (tanda) dengan gambar doraemon untuk cap di bagian BNN ini.