BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

4.1 Analisis SWOT

Analisa SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk

merumuskan strategi perusahaan/organisasi. Analisa ini didasarkan pada hubungan atau

interaksi antar unsur-unsur internal, yaitu kekuatan dan kelemahan, terhadap unsur-unsur

eksternal yaitu peluang dan ancaman.

Analisa SWOT terdiri dari Kekuatan (Strange), Kelemahan (Weakness), Peluang

(Opportunity) serta Ancaman (Threat). Adapun analisa SWOT nya adalah sebagai berikut :

Tabel IV.1 Analisis SWOT

ANALISIS SWOT URAIAN

1. Setiap pelayanan data perizinan sudah dilakukan

STRENGHT secara online.

2. Proses pencarian data sangat mudah karena sudah

(Kekuatan)
tersimpan di database.

1. Pemeriksaan berkas-berkas yang akan disimpan

ke gudang harus dilakukan secara manual.

WEAKNESS
2. Setiap arsip yang akan disimpan ke gudang harus

(Kelemahan) di scan terlebih dahulu satu persatu dan

diinputkan perberkas kedalam sistem.

21
 22

1. Waktu pelayanan lebih singkat.

OPPORTUNITY
2. Mempermudah kinerja staf arsip dalam mencari

(Kesempatan) keberadaan berkas

1. Pemalsuan berkas.
THREATSS
2. Ketika server mati, maka kegiatan operasional

(Ancaman) akan terkendala.

4.2 Aliran Sistem Informasi Lama

Sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan dan saling berinteraksi

dalam mencapai tujuan tertentu. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah

diolah menjadi suatu hasil yang lebih berguna dan berarti.

Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain

untuk membentuk satu kesatuan yang menggabungkan data, memproses, menyimpan dan

mendistribusikannya, sehingga dapat digunakan sebagai bahan dalam pengambilan

keputusan dan mengendalikannya.

Aliran Sistem Informasi adalah tool-tool yang digunakan dengan menggambarkan

siklus aliran dari beberapa entitas atau kesatuan luar. Dalam aliran sistem informasi lama

digambarkan aliran informasi yang sedang berjalan.

Adapun entitas yang terlibat dalam sistem pengarsipan yang lama yaitu :

1. Bagian Informasi
2. Bagian Pengambilan
 23

3. Bagian Arsip

Adapun aliran sistem informasi yang sedang berjalan di BPTPM Kota Pekanbaru

dapat di jelaskan sebagai berikut :

a. Bagian Informasi menginputkan data customer.

b. Bagian Informasi menyerahkan berkas customer yang sudah terdaftar ke Bagian

pengambilan.

c. Bagian pengambilan membuat daftar berkas yang ada.

d. Bagian pengambilan menyerahkan daftar berkas ke bagian arsip.

e. Bagian arsip memeriksa kecocokan berkas dengan daftar berkas yang ada.

f. Bagian arsip mencari data mencatat di dalam buku khusus.

g. Bagian arsip melakukan proses pencarian secara manual.

h. Bagian arsip menyerahkan berkas ke Bagian Informasi.

 24

Gambar IV.1. Aliran Sistem Informasi Lama

 25

4.3 Aliran Sistem Informasi Baru

Aliran sistem informasi baru adalah aliran sistem yang disarankan oleh penulis.

Adapun entitas yang terlibat dalam sistem pengarsipan yang lama yaitu :

1. Bagian Informasi
2. Bagian Arsip

Adapun aliran sistem informasi yang disarankan oleh penulis dapat di jelaskan

sebagai berikut :

a. Bagian Informasi menginputkan data customer.

b. Bagian arsip memeriksa kecocokan berkas dengan data yang sudah diinputkan

ke sistem yang ada.

c. Bagian arsip mencari keberadaan berkas yang sudah diterima ke dalam sistem.

d. Bagian arsip menyerahkan berkas ke Bagian Informasi.

 26

Gambar IV.2. Aliran Sistem Baru

 27

4.4 Unified Modelling Language (UML)

UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah

sistem dengan menggunakan diagram. UML merupakan diagram yang saling terkait oleh

karena itu perlu adanya kekonsistenan rancangan diagram yang satu dengan lainnya.

UML terdiri dari bermacam-macam diagram yg digunakan untuk permodelan pada

saat pengembangan sistem mulai dari tahap analisi sampai implementasi. Pada saat

melakukan desain sistem, tidak harus semua diagram pada UML diimplementasikan.

4.4.1 Use Case

Use case merupakan pemodelan untuk menggambarkan kelakuan sistem secara

keseluruhan yang akan dibuat. Use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu

atau lebih aktor dengan sistem yang akan dibuat. Dengan pengertian yang cepat, diagram

use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem

dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Berikut adalah use case

dari sistem yang diusulkan :

 28

Gambar IV.3. Use Case

4.4.2 Class Diagram

Class diagram adalah diagram yang menggambarkan struktur sistem dari segi

pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem. Kelas memiliki 3

bagian utama yaitu attribute, operation, dan name. kelas-kelas yang ada pada struktur

sistem harus dapat melakukan fungsi-fungsi sesuai dengan kebutuhan sistem.

 29

Gambar IV.4. Class Diagram

4.4.3 Activity Diagram

Activity Diagram adalah diagram yang menggambarkan worlflow (aliran kerja)

atau aktivitas dari sebuah sistem atau proses bisnis. Yang perlu diperhatikan adalah

bahwadiagram aktivitas menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan

aktor, jadi aktivitas yang dapat dilakukan oleh sistem.

a. Login User
 30

Adapun activity diagram dari login user adalah sebagai berikut :

Gambar IV.5. Activity Login User

b. Pengolahan Data

Adapun activity diagram dari pengolahan data adalah sebagai berikut :

 31

Gambar IV.6. Activity Pengolahan Data

4.5 Rancangan

Rancangan program akan membahas tentang hirarki program, desain output dan

desain input. Rancangan program tersebut dapat dilihat pada penjelasan berikut ini.

4.5.1 Hirarki Program

Hirarki program adalah struktur menu dalam program aplikasi yang akan di buat.

Adapun hirarki program pada sistem pengarsipannya adalah sebagai berikut.

 32

Gambar IV.7. Hirarki Program

4.5.2 Infrastruktur Sistem

Infrastruktur Sistem merupakan kumpulan element infrastruktur yang saling

berinteraksi untuk tujuan tertentu.

a. Perangkat Keras (Hardware)

 33

Hardware adalah komponen yang terlibat secara fisik dalam sistem komputer.

Hardware tersebut merupakan peralatan-peralatan yang digunakan dalam pengolahan

data.

b. Perangkat Lunak (Software)

Software merupakan program-progam dan teknik-teknik untuk mengontrol sistem pada

umumnya istilah software menyatakan cara menghasilkan hubungan yang lebih efisien

antara manusia dengan komputer.

4.5.3 Interface

Interface merupakan bentuk tampilan awal pada program. Adapun interface dari

sistem ini adalah sebagai berikut :

 34

Gambar IV.8. Halaman Awal

4.5.4 Interface Input

Desain input merupakan bentuk desain form pengisian yang berkaitan dengan

sistem pengolahan data dalam program. Ada desain inputnya adalah :

a. Form Upload File

Berikut ini adalah tampilan untuk form upload file :

Gambar IV.9. Form Upload File

b. Form Cari Data

Berikut ini adalah tampilan untuk form cari data :

Gambar IV.10. Form Cari Data

 35

c. Form Edit Data

Adapun tampilan form edit dari sistem adalah sebagai berikut :

Gambar IV.11. Form Edit Data

4.5.5 Interface Output

Adapun output yang dikeluarkan adalah laporan sebagai berikut :

Gambar IV.12. Laporan

 36

4.5.6 Flowchart

Flowchart merupakan logika yang menggambarkan bagaimana proses ataupun

kemungkinan yang akan terjadi ketika sistem dijalankan. Berikut ini merupakan

flowchart dari sistem yang diusulkan :

Gambar IV.13. Flowchart Program

 37

4.5.7 Peracangan Database / Tabel

a. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Pegawai

Primary Key : Id_Pegawai

Jumlah Field :4

Fungsi : menyimpan data pegawai

Tabel IV.2 Tabel Pegawai

Field Tipe Size Keterangan

Id_Pegawai Varchar 5 Id Pegawai
Nama Varchar 25 Nama Pegawai
Jabatan Varchar 30 Jabatan
No_Hp Varchar 14 Nomor HP

b. Tabel Berkas

Nama Tabel : Berkas

Primary Key : No_Berkas

Jumlah Field :3

Fungsi : menyimpan data berkas

Tabel IV.3 Tabel Berkas

Field Tipe Size Keterangan

No_Berkas Varchar 5 Nomor Berkas
Jenis Varchar 25 Jenis Usaha
Customer Varchar 25 Nama Customer
 38

b. Tabel Berkas

Nama Tabel : User

Primary Key : No_Berkas

Jumlah Field :3

Fungsi : menyimpan data user

Tabel IV.4 Tabel User

Field Tipe Size Keterangan

Id_User Varchar 5 Id User
Id_Pegawai Varchar 5 Id Pegawai
Username Varchar 15 Username
Password Varchar 30 Password

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan untuk menyelesaikan laporan PKL

(peraktek kerja lapangan) ini, maka dengan ini penulis dapat memberikan kesimpulan

yaitu :
 39

1. Sistem pengarsipan di BPTPM Kota Pekanbaru selama ini masih belum

dimanfaatkan dengan sebaiknya karena masih kurangnya pintasan-pintasan

tertentu yang mempermudah kinerja sistem yang sudah ada.

2. Pengembangan sistem yang sedang berjalan menjadi seperti yang diusulkan,

tentunya akan lebih efesien dan efektif dalam segala sisinya.

5.2 Saran

Berdasarkan kesimpulan diatas, penulis memberikan saran agar dapat dijadikan

bahan pertimbangan lebih lanjut dalam upaya peningkatan sistem yaitu :

1. Perlu dilakukan beberapa perubahan terhadap sistem yang masih manual.

2. Untuk berjalannya sistem dengan baik disarankan untuk melakukan orientasi agar

user lebih memahami cara penggunaan sistem yang akan dijalankan.

3. Agar tidak terjadi kesalahan data dalam proses penginputan maka diharapkan

ketelitian yang maksimal dari user atau admin.

DAFTAR PUSTAKA

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/55280/4/Chapter%20II.pdf
 40

https://id.wikipedia.org/wiki/Unified_Modeling_Language

http://eprints.mdp.ac.id/829/1/JURNAL%202009240055%20HENDY%20SETIADY.pdf

https://informatikamulawarman.files.wordpress.com/2011/10/01-jurnal-informatika-

mulawarman-feb-2011.pdf

LAMPIRAN