DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu meembuat laporan
pelaksanaan kontrak.
B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Membuat
laporan pelaksanaan kontrak ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada
akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Membuat persiapan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/Jasa yang
meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan ruang lingkup laporan
pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan
pengadaan barang/jasa secara komprehensif merujuk kepada peraturan
perundangan dan kebijakan terkait yang berlaku; menidentifikasi Jenis-jenis
laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa secara lengkap sesuai
dengan ketentuan yang berlaku; mempersiapkan materi laporan terkait dengan
masing-masing jenis laporan secara lengkap sesuai ketentuan yang berlaku
menentukan prosedur dan mekanisme penyusunan serta distribusi laporan
pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa secara tepat.
2. Membuat laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan
mempersiapkan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa beserta
lampirannya dipersiapkan dengan cermat dan lengkap sesuai dengan ketentuan;
Menyampaikan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa
disampaikan secara tepat dan cepat kepada pejabat yang berwenang sesuai
dengan ketentuan. Mendokumentasikan penyusunan laporan pelaksanaan
kontrak pengadaan barang/jasa didokumentasi secara lengkap dengan
menggunakan format dan prosedur yang berlaku.
BAB II
PERSIAPAN PENYUSUNAN LAPORAN
Pengertian Laporan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata laporan dibentuk dari kata dasar
lapor dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu
yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu.
Salah satu bentuk komunikasi adalah laporan tertulis. Tiap bagian/departemen
melaporkan segala aktivitasnya pada manajemen agar tercipta kecepatan arus informasi
untuk memudahkan pengambilan keputusan. Laporan digunakan sebagai dasar
perencanaan, pengendalian, pengaturan tugas, menggerakkan sumber daya,
pengambilan keputusan dan sebagainya.
Kemampuan untuk menyusun suatu laporan yang efektif sangat dibutuhkan.
Menyeleksi informasi untuk disusun sebagai suatu laporan sangat penting. Laporan yang
disusun secara cepat dan tepat merupakan informasi yang dapat dipakai untuk
menyusun kegiatan lanjutan dan pengambilan keputusan bagi manajemen.
Siswanto (1982) memberikan batasan laporan yaitu sebagai informasi tertulis yang
dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat
dikatakan sebagai suatu dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi
mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta
yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil (Keraf, 1993).
Sejalan dengan pendapat Keraf, Parera (1987) mengemukakan, laporan pada
dasarnya suatu bentuk penyampaian dan perjanjian fakta-fakta dan pemikiran guna
tindakan. Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan
suatu bentuk penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan maupun
tertulis atau dokumen berupa fakta-fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah
keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang atau lembaga atau instansi tertentu.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam
suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam
suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun
antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 5
Halaman: 5 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi
manfaat laporan adalah sebagai berikut :
1) Merupakan perwujudan dari tanggungjawab pelapor terhadap tugas yang
dilimpahkan.
2) Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi
yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3) Sebagai alat untuk membuat anggaran, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian
maupun pengambilan keputusan.
4) Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan
Kualitas Laporan
Setiap pihak yang berkepentingan dan setiap jenjang manajemen sebagai pengguna
laporan memiliki tuntutan yang spesifik terhadap isi, bentuk, dan frekuensi laporan.
Walaupun setiap pengguna memiliki kebutuhan spesifik, namun secara umum mereka
menuntut laporan yang memenuhi delapan karakteristik standar kualitas berikut ini :
1) Langsung
Pembaca laporan menghendaki penyajian hasil pengawasan yang terus terang
dan faktual. Oleh karena itu, kalimat yang bertele-tele akan menjengkelkan
pembaca yang ingin segera mengetahui ksimpulan dan rekomendasi. Laporan
langsung dapat menggunakan kalimat pembuka yang konklusif, judul yang
informatif, serta lebih dahulu menyajikan poin utama.
2) Ringkas
Laporan yang ringkas tetapi mengemas ide pokok lebih banyak berbicara daripada
penjelasan yang panjang lebar yang menjelaskan seluruh pemikiran secara detail.
Laporan ringkas yang berkualitas dihasilkan dari pembatasan detail, pemilihan
masalah yang signifikan, serta pengikhtisaran data pendukung.
3) Tepat
Setiap laporan harus menggunakan tekanan dan strategi yang tepat untuk
menegaskan informasi yang disajikan. Untuk menyusun laporan yang tepat,
penulis harus memahami minat pembaca, memilih penekanan yang sesuai, serta
menyajikan informasi yang relevan dan valid.
4) Meyakinkan
Laporan hasil pengawasan harus relevan dengan kegiatan organisasi, menjelaskan
risiko dari temuan, serta manfaat dari rekomendasi yang disampaikan. Laporan
yang meyakinkan mencakup argumentasi pendukung simpulan yang terpercaya,
penjelasan yang memadai, akibat dari kondisi yang diungkapkan, serta
kuantifikasi akibat dari kondisi yang ditemukan.
5) Membangun
Laporan yang berisi kritik akan menimbulkan perlawanan, bukan kerja sama. Isi
dan bahasa laporan harus dipilih agar menunjukkan manfaat positif dan
memperoleh komitmen dari pembaca. Laporan yang konstruktif menyajikan sebab
(bukan gejala) dari suatu permasalahan, menyampaikan aspek positif dan negatif
secara seimbang, serta menghargai tindakan manajemen.
6) Orientasi Hasil
Pimpinan instansi tidak hanya sekedar membaca untuk mengetahui masalah,
tetapi berusaha untuk menemukan solusinya. Laporan yang efektif menekankan
pada hasil dengan cara: menyampaikan rekomendasi yang spesifik dan terukur,
bersifat praktik dan berorientasi pada solusi, serta menjelaskan tindakan yang
telah dilakukan manajemen.
7) Menarik
Laporan yang menarik akan memperoleh perhatian pembaca daripada laporan
yang bersifat ancaman(intimidasi). Laporan yangmenarik pembacamemuat
Juknis pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya mengatur laporan hasil pekerjaan sebagai
berikut:
1) Pemeriksaan pekerjaan dilakukan selama pelaksanaan kontrak untuk menetapkan
volume pekerjaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan guna pembayaran hasil
pekerjaan. Hasil pemeriksaan pekerjaan dituangkan dalam laporan kemajuan hasil
pekerjaan.
2) Untuk kepentingan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan,
seluruh aktivitas kegiatan pekerjaan dilokasi pekerjaan dicatat dalam buku harian
sebagai bahan laporan harian pekerjaan yang berisi rencana dan realisasi
pekerjaanharian.
3) Laporan harian berisi:
a. Jenis dan kuantitas bahan yang berada dilokasi pekerjaan;
b. Penempatan tenaga kerja untuk tiap macam tugasnya;
c. Jenis, jumlah dan kondisi peralatan;
d. Jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
e. Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa alam lainnya yang
berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan; dan
f. Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan.
4) Laporan harian dibuat oleh penyedia, apabila diperlukan diperiksa oleh konsultan
dan disetujui oleh wakil PPK.
5) Laporan mingguan terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan.
6) Laporan bulanan terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu bulan, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan.
7) Untuk merekam kegiatan pelaksanaan proyek, PPK membuat foto-foto
dokumentasi pelaksanaan pekerjaan di lokasi pekerjaan.
Buku Informasi ini fokus pada pembahasan pelaporan seperti yang dijelaskan pada pasal
11 Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya yaitu laporan
pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa PPK kepada PA/KPA dan laporan
triwulanan kemajuan pekerjaan, penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan
pekerjaan PPK kepada PA/KPA. Laporan pelaksanaan pekerjaan oleh penyedia dan
laporan pelaksanaan kegiatan swakelola oleh tim pelaksana seperti diatur dalam juknis
menjadi input/bahan membuat laporan PPK.
Tujuan Laporan
1) Sebagai salah satu penerapan prinsip transparansi dan akuntablitas.
2) Sebagai alat pengendalian untuk menjamin pencapaian tujuan pengadaan
barang dan jasa.
3) Sebagai salah satu bahan untuk memenuhi kewajiban pelaporan bagi PA seperti
diatur dalam Perka No. 8 Tahun 2012.
4) Memberi kontribusi bagi proses pemantauan pelaksanaan pekerjaan baik fisik
maupun keuangan.
PPK
PPK bertanggung jawab menyusun laporan pelaksanaan/ penyelesaian pengadaan
barang/jasa dan laporan triwulanan kemajuan pekerjaan, penyerapan anggaran dan
hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA. Untuk menyusun laporannya, PPK
memanfaatkan informasi yang diperoleh dari laporan penyedia atau dari laporan tim
swakelola. Untuk memperoleh informasi yang relevan tersebut PPK memanfaatkan
Penyedia
Penyedia bertanggung jawab menyusun laporan penyelesaian pekerjaan dan laporan
kemajuan aktivitas pekerjaan. Laporan disusun oleh penyedia dan dijadikan input utama
untuk penyusunan laporan PPK. Laporan penyelesaian pekerjaan disusun oleh penyedia
pada akhir masa kontrak yang terutama melaporkan penyelesaian pekerjaan sesuai
dengan kontrak. Laporan kemajuan pekerjaan dibuat secara berkala selama masa
kontrak. Laporan tersebut terutama berisi informasi pelaksanaan kegiatan selama masa
kontrak. Laporan ini dapat disusun secara harian, dikompilasi menjadi minggguan,
bulanan dan menjadi laporan seluruh aktivitas. Laporan-laporan tersebut menjadi input
(bahan) utama bagi penyusunan laporan yang disusun PPK terutama mengenai
pekerjaan melalui penyedia.
Dalam rangka itu, tim pelaksanan swakelola mencatat setiap hari pencapaian target
fisik, dievaluasi setiap minggu serta dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui
apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.Pencapaian
target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan. Penggunaan bahan, jasa lainnya,
peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam
laporan harian. Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.
BAB III
JENIS DAN TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN
Sebagai bahan untuk menyusun laporan tersebut, PPK memanfaatkan laporan yang
dibuat oleh penyedia maupun tim pelaksana swakelola. Beberapa laporan tersebut
antara lain:
a. Laporan harian
Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh Penyedia, apabila diperlukan
diperiksa oleh konsultan dan disetujui oleh wakil PPK. Laporan harian disusun
berdasarkan buku harian yang berisi rencana dan realisasi pekerjaan harian.
Laporan harian berisi:
a) Jenis dan kuantitas bahan yang berada dilokasi pekerjaan;
b) Penempatan tenaga kerja untuk tiap macam tugasnya;
c) Jenis, jumlah dan kondisi peralatan;
d) Jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
e) Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa alam lainnya yang
berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan; dan
f) Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan.
Untuk pekerjaan swakelola laporan harian disusun oleh tim pelaksana digunakan
mencatat penggunaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau
tenaga ahli. (terlampir contoh)
b. Laporan mingguan
Laporan mingguan terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan. Laporan mingguan dalam pekerjaan swakelola merupakan hasil
evaluasi laporan harian setiap minggu agar diketahui apakah dana yang dikeluarkan
sesuai dengan target sik yang dicapai. (terlampir contoh)
c. Laporan bulanan
Laporan bulanan terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu bulan, serta hal-hal penting yang perlu
ditonjolkan. (terlampir contoh)
Kalimat pembuka yang klise atau ambigu hanya akan menghabiskan halaman
kertas dan membingungkan pembaca. Kalimat pembuka seperti: pelaksanaan kegiatan
telah berlangsungsecara baik, tidak ada hambatan yang berarti, atau pencairan
dana telah optimal, merupakan kalimat yang tidak tegas dan tidak jelas.
Agar tulisan Anda tegas dan jelas, gunakan kalimat pembuka yang spesik dan
unik (tidak memiliki gradasi makna). Nyatakan inti pesan dengan menjawab pertanyaan
berikut, dengan satu kalimat, apa yang paling penting untuk saya sampaikan mengenai
masalah ini?. Kalimat di atas dapat diperbaiki menjadi:
i) Pelaksanaan kegiatan pengadaan AC 1 PK telah selesai 100% sesuai dengan
kontrak.
ii) Dijumpai hambatan berupa curah hujan yang tinggi sehingga mulai pengecoran
terlambat selama 3 hari dari jadwal.
iii) Pencairan dana telah dilaksanakan senilai Rp 100 juta berupa uang muka.
BAB IV
PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN
1. Informasi umum.
Informasi umum menampilkan data-data yang menunjukan profil pekerjaan yang
sedang dilaksanakan. Diantaranya berupa : tanggal kontrak, tanggal mulai kerja, nilai
pekerjaan, lokasi pekerjaan, lingkup pekerjaan, dan penyedia barang/jasa.
2. Data rencana pelaksanaan pekerjaan.
Data rencana pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang digunakan sebagai
asumsi awal sebelum dimulainya pekerjaan. Data tersebut diantaranya berupa : jadwal
rencana pelaksanaan, rencana biaya pelaksanaan, dan rencana mutu/kualitas pekerjaan.
3. Data aktual pelaksanaan pekerjaan.
Data aktual pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang diperoleh selama
pelaksanaan pekerjaan. Data tersebut diantaranya berupa : jadwal aktual pelaksanaan,
biaya aktual pelaksanaan, dan mutu/kualitas aktual pekerjaan.
4. Data hambatan pelaksanaan pekerjaan.
Data hambatan pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang menggambarkan
hal-hal yang ditemui selama pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan asumsi
awal atau yang mempengaruhi rencana pelaksanaan pekerjaan. Data tersebut
Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Halaman: 25 dari 28
Buku Informasi Versi: 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa
diantaranya berupa: masalah cuaca, masalah lingkungan, masalaha sosial, dan masalah
teknis yang tidak sesuai dengan rencana pelaksanaan pekerjaan.
5. Metode penilaian.
Metode penilaian merupakan metode yang digunakan untuk menilai dan
mengukur kesesuaian pekerjaan dari aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan
pekerjaan. Metode ini akan membandingkan data rencana pelaksanaan dengan data
aktual pelaksanaan pekerjaan.
6. Instrumen penilaian
Instrumen penilaian merupakan media yang digunakan untuk menilai dan
mengukur kesesuaian pekerjaan dari aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan
pekerjaan. Diantaranya berupa : daftar simak, aplikasi Excel, dan aplikasi-aplikasi
manajemen proyek. Instrumen ini membutuhkan data rencana pelaksanaan, data aktual
pelaksanaan, dan metode penilaian sebagai masukan (input).
7. Justifikasi Ahli
Justifikasi dari pihak-pihak yang memiliki keahlian tertentu diperlukan untuk
memberikan rekomendasi terhadap hal-hal yang membutuhkan untuk dilakukannya
perubahan terkait aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan pekerjaan.
8. Kemajuan Pekerjaan
Kemajuan pekerjaan merupakan suatu ukuran atas aktifitas, waktu, atau bobot
pekerjaan yang telah dilakukan berbanding dengan keseluruhan aktifitas, waktu, atau
bobot pekerjaan yang harus dilakukan dalam rangka penyelesaian pekerjaan. Dapat
disajikan dalam bentuk Kurva S, diagram, dan tabel.
9. Perkiraan penyelesaian pekerjaan.
Perkiraan penyelesaian pekerjaan merupakan prediksi atas waktu dan biaya yang
diperlukan sampai dengan pekerjaan selesai. Dalam menetapkan perkiraan penyelesaian
pekerjaan perlu untuk memperhatikan pekerjaan yang telah dilaksanakan, sisa pekerjaan
yang belum dilaksanakan, dan asumsi atas faktor internal maupun eksternal yang
mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.
10. Hambatan dan langkah penanganan yang dilakukan dalam pelaksanaan.
Hambatan-hambatan dan langkah penanganan atas hambatan-hambatan yang
ditemukan dalam pelaksanaan pekerjaan merupakan salah satu hal yang perlu untuk
dilaporkan. Tujuan dari melaporkan hal tersebut adalah
Sebagai antisipasi bagi tingkat manajemen yang lebih tinggi apabila langkah
penanganan yang telah dilakukan tidak efektif.
Sebagai masukan untuk melakukan tindakan koreksi oleh tingkat manajemen
yang lebih tinggi bilamana langkah penanganan yang dilakukan dianggap tidak
sesuai.
Sebagai bahan pembelajaran bilamana terdapat hambatan yang sejenis pada
pekerjaan lain atau pekerjaan yang akan dilaksanakan.
11. Permohonan tindakan turun tangan.
Permohonan tindakan turun tangan yang dimaksud adalah tindakan turun tangan
untuk menyelesaikan permasalahan dan hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
pekerjaan. Permohonan ini disampaikan kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi
karena hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka penanganan atas hambatan
pelaksanaan pekerjaan, diluar kewenangan manajemen yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan pekerjaan.
Penyampaian laporan
Laporan disampaikan kepada pihak yang tepat dengan waktu yang tepat Untuk
laporan penyelesaian pekerjaan disampaikan oleh PPK kepada PA/KPA segera setelah
masa kontrak/MoU selesai. Untuk beberapa pekerjaan dapat dibuat laporan tambahan
setelah masa pemeliharaan selesai. Untuk Laporan yang berkala disampaikan secara
rutin setiap bulan atau triwulan oleh PPK kepada PA/KPA meliputi seluruh kontrak /MoU
yang menjadi tanggung jawab PPK. Bagan di bawah ini menjelaskan alur penyusunan
dan penyampaian laporan PPK:
Keterangan :
1. Laporan panitia/pejabat penerima pekerjaan yang dilaksanakan penyedia meliputi
seperti diuraikan dalam modul MK. 17 ini.
2. Laporan panitia/pejabat penerima pekerjaan tim swakelola meliputi seperti
diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.
3. Laporan penyedia meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.
4. Laporan tim swakelola meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK 17 ini.
5. Laporan pelaksanaan dari PPK meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul
MK.17 ini.
6. Laporan berkala dari PPK meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.