Aes para Melhorar o Espao Fsico do Almoxarifado da Secretaria de

Finanas da Prefeitura de Belo Horizonte. 1

Nanci. Vaz dos Santos 2 Ana Maria Passos Collares. 3

RESUMO

Segundo Slack, Chambers e Johnston (2009, p. 181), o

a r r a n j o f s i c o d e u m a operao produtiva diz respeito ao posicionamento
fsico dos seus recursos transformadores. O layout abrange, ento, instalaes
existentes ou em planejamento, procurando harmonizar e integrar
equipamento, mquina, mo-de-obra, material, reas de movimentao,
estocagem, administrao e mo-de-obra indireta. Alteraes s vezes muito
simples na disposio de um armrio ou dos produtos em uma estante podem
afetar o fluxo de materiais e pessoas que, por sua vez, pode afetar os custos e
a eficcia dos servios. Assim sendo este trabalho pretende propor aes de
melhoria para o Almoxarifado da Secretaria de Finanas da Prefeitura
Municipal de Belo Horizonte, a partir de uma anlise do arranjo fsico, do fluxo
de materiais e dos processos de trabalho.

Palavras-chave: Espao Fsico. Almoxarifado.

1 INTRODUO

As empresas, cada vez mais, preocupam-se em encontrar tcnicas para

resolver os problemas de espao existentes em suas unidades, devido s
alteraes econmicas, sociais e tecnolgicas. Uma destas tcnicas a
escolha do tipo de arranjo fsico mais ajustado para cada tipo de
organizao, considerando o tipo de processo existente, para
maximizar seu fluxo de materiais e pessoas, reduzir estoques e aumentar a
produtividade.

1Trabalho apresentado como requisito de avaliao para a concluso do curso de

Administrao de Empresas do Centro Universitrio UNA.
2 Aluna graduanda do curso.
3 Professora orientadora. Mestre em Economia Aplicada pela Universidade Federal de Viosa

(2002).
Alteraes s vezes muito simples na disposio de um armrio ou dos
produtos numa estante podem afetar o fluxo de materiais e pessoas que, por
sua vez, pode afetar os custos e a eficcia dos servios.

Segundo Slack, Chambers e Johnston (2009, p. 181), o

a r r a n j o f s i c o d e u m a operao produtiva diz respeito ao posicionamento
fsico dos seus recursos transformadores. O layout abrange, ento, instalaes
existentes ou em planejamento, procurando harmonizar e integrar
equipamento, mquina, mo-de-obra, material, reas de movimentao,
estocagem, administrao e mo-de-obra indireta.

Este trabalho pretende propor aes de melhoria para o Almoxarifado da

Secretaria de Finanas da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, a partir de
uma anlise do arranjo fsico, do fluxo de materiais e dos processos de
trabalho.

Para se atingir este objetivo geral foram colocados alguns objetivos especficos
tais como: (a) analisar a atual situao do almoxarifado; (b) analisar o atual
quadro das instalaes da empresa, e o perfil do espao existente, os sistemas
de armazenamento e sua disposio, suas funes e o porqu de estarem
dispostos no formato atual; (c) analisar o fluxo de trabalho do setor e (d)
identificar problemas relacionados atual situao do estoque.

A escolha do tema surgiu tambm da necessidade de dar mais rapidez e

eficincia na movimentao dos materiais e na utilizao do espao fsico do
departamento, portanto a pergunta que se pretende responder : Quais as
mudanas que podem tornar o layout do Almoxarifado da Secretaria de
Finanas da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte mais adequado,
considerando o fluxo do processo de requisio de materiais existente?

A presente proposta de pesquisa possui caractersticas de anlise

descritiva e exploratria uma vez que ir levantar os principais problemas
existentes e sugerir melhorias para Almoxarifado da Secretaria de Finanas da
Prefeitura Municipal de Belo Horizonte a partir dos problemas encontrados.
Ser realizada uma breve reviso bibliogrfica sobre conceitos do estudo de
layout baseada na bibliografia existente, para desenvolver uma pesquisa
partindo de conceitos pr-definidos.

Todas as quatro secretarias adjuntas sero estudadas. Esta opo deve-se ao

fato delas serem as usurias do almoxarifado. Faro parte da pesquisa aqueles
colaboradores que tm a funo de requisitar materiais ao almoxarifado da
SMF para suas respectivas gerncias (cada secretaria adjunta est dividida em
gerncias).

2 REFERENCIAL TERICO

2.1 Logstica

Segundo Ballou (1993), a logstica empresarial estuda como a administrao

pode prover melhor nvel de rentabilidade nos servios para clientes e
consumidores, planejando, organizando e controlando processos de
movimentao e armazenagem, visando facilidade no fluxo de produtos.
As alteraes na economia e na legislao, os avanos tecnolgicos e a
disponibilidade de recursos so fatores que influenciam o ambiente
empresarial.

Para Ballou (1993), a concepo logstica de agrupar as atividades

relacionadas ao fluxo de produtos e servios para administr-las coletivamente
uma evoluo natural do pensamento administrativo.

A logstica empresarial, de acordo com Ballou (1993), tem como meta

providenciar bens e servios corretos, no lugar certo, no tempo exato, na
condio desejada. O custo deve ser o menor possvel.
2.2 Administrao de Almoxarifado

O Almoxarifado o responsvel pela guarda fsica dos materiais em estoque,

com exceo dos produtos em processo. (DIAS, 1995, p. 15).

O controle de estoque em um almoxarifado influencia na rentabilidade da

empresa; se for realizado de forma inadequada pode absorver capital que
poderia ser investido em outros setores da organizao.

Segundo Dias (1995), deve-se otimizar o investimento em estoques, com o uso

eficiente dos meios internos da empresa, minimizando as necessidades de
capital o autor investido em estoques.

De acordo com Dias (1995, p. 204), existem algumas razes que contribuem
para a manuteno de estoques em um almoxarifado:

A armazenagem de mercadorias prevendo seu uso futuro exige

investimento por parte da organizao. O ideal seria a perfeita
sincronizao entre oferta e demanda, de maneira a tornar a
manuteno de estoques desnecessria. Entretanto, como
impossvel conhecer exatamente a demanda futura e como nem
sempre os suprimentos esto disponveis a qualquer momento,
deves-se acumular estoque para assegurar a disponibilidade de
mercadorias e minimizar os custos totais de produo e distribuio.

2.3 Estoque

Em administrao, estoque, refere-se s mercadorias, produtos (finais ou

inacabados) ou outros elementos na posse de um agente econmico.

O termo estoque definido por S l a c k (2002) como sendo a acumulao

armazenada de recursos materiais em um sistema de transformao. Mas
normalmente usado para se referir a recursos de entrada transformados.
Todas as operaes mantm algum tipo de estoque fsico de material.
Controlar o estoque uma tarefa complexa. Lidar com muitos milhares de itens
estocados, fornecidos por muitas centenas de fornecedores, com
possivelmente dezenas de milhares de consumidores individuais, torna a tarefa
de operaes complexa e dinmica, segundo S l a c k (2002). Controlar isso
tudo e ainda saber quando, quanto, o que pedir de material gera uma
responsabilidade grande para o administrador do estoque. Estoque gera
custos, e se feito errado, pode gerar grandes prejuzos.

2.4 Layout (Arranjo Fsico)

Segundo Cury (2006), o layout o arranjo dos diversos postos de trabalho nos
espaos dentro da organizao, envolvendo a adaptao das pessoas ao
ambiente de trabalho, a arrumao dos mveis, mquinas, equipamentos e
matrias-primas.

De acordo com Cury (2006, p. 396), devem ser objetivos de um projeto de

layout:

(a) Otimizar as condies de trabalho do pessoal nas diversas

unidades organizacionais;
(b) Racionalizar os fluxos de fabricao ou de tramitao de
processos;
(c) Racionalizar a disposio fsica dos postos de trabalho,
aproveitando todo espao til disponvel;
(d) Minimizar a movimentao de pessoas, produtos, materiais e
documentos dentro da ambincia organizacional.

Martins (2006) relata que o arranjo fsico define o relacionamento fsico entre
as diversas atividades do sistema. Alm disso, o arranjo tambm determina a
forma como os recursos pertencentes ao sistema fluem por meio das
operaes.

Fazer o arranjo fsico de uma rea qualquer planejar e integrar os caminhos

dos componentes de um produto ou servio, a fim de obter o relacionamento
mais eficiente e econmico entre o pessoal, equipamentos e materiais que se
movimentam. Segundo Slack, Chambers e Johnston (2009) dito de uma forma
simples, definir o arranjo fsico decidir onde colocar todas as instalaes,
mquinas, equipamentos e pessoal da produo.

O planejamento de um arranjo fsico recomendvel a qualquer empresa.

Com um bom arranjo fsico obtm-se resultados surpreendentes na reduo
de custos de operao e no aumento da produtividade e eficincia (Martins,
2006).

3 DESENVOLVIMENTO

3.1 A Empresa

A Prefeitura de Belo Horizonte um rgo municipal criado em 12/12/1897,

que executa polticas pblicas por meio de suas secretarias temticas,
empresas pblicas, fundaes e autarquias.

Sua sede funciona na Av. Afonso Pena, 1212 e o atual prefeito Mrcio Arajo
de Lacerda. Est registrada com o CNPJ 18.715.383/0001-40.
A estrutura organizacional da PBH est distribuda em: 20 secretarias
municipais e correlatos, 36 secretarias municipais adjuntas e correlatos 03
fundaes pblicas, 03 autarquias, 09 secretarias de administrao regionais e
03 sociedades de economia mista.

A SMF investe na manuteno da mquina pblica e outras demandas

financeiras, de forma a garantir a oferta dos servios essenciais ao cidado e
procurando aperfeioar sempre a prestao desses servios. O rgo
responsvel pela gesto das receitas e das despesas de Belo Horizonte.

A secretaria est estruturada em quatro pastas adjuntas:

(1) A Contadoria do Municpio cuida da rea contbil. A rea estratgica para

a manuteno da cidade e para o desenvolvimento dos programas de atuao
do governo municipal.
(2) A Secretaria Adjunta de Arrecadaes tem a funo de gerenciar a
cobrana dos impostos, taxas e contribuies.
(3) A Secretaria Adjunta do Tesouro cuida do equilbrio financeiro da
administrao, ou seja, da gesto do caixa municipal e dos recursos
arrecadados s despesas necessrias ao bom andamento da mquina pblica.
(4) A Secretaria Adjunta de Gesto Administrativa cuida das reas de compras,
licitao, apoio logstico, patrimnio, processamento das despesas,
suprimentos e contratos.

Quanto aos fornecedores, eles so cadastrados atravs do Sistema nico de

Cadastro de Fornecedores (SUCAF), que possibilita o registro de pessoas
jurdicas interessadas em fornecer servios e produtos para a Administrao
Direta e entidades da Administrao Indireta do municpio de Belo Horizonte. O
cadastramento condio obrigatria para os interessados.

O SUCAF cria na PBH, um banco de dados com informaes que tornam as

contrataes mais vantajosas e transparentes. O banco de dados nico para
toda a administrao municipal.

3.2 Desenvolvimento

3.2.1 Atual Situao Fsica do Almoxarifado

O Almoxarifado da Secretaria de Finanas da Prefeitura de Belo Horizonte est

localizado no 7 andar (no total so 18 andares) e atende todo o prdio.

Atende tambm gerncias que pertencem secretaria que esto localizados

em outros endereos: Grfica da PBH, Gerncia de Servios de Transportes,
Gerncia de Apoio Logstico, Gerncia de Arrecadao da Regional Barreiro e
Gerncia de Arrecadao da Regional Venda Nova.

A localizao do almoxarifado traz dificuldades para os usurios externos, que

tm que transportar o material requisitado do almoxarifado at a garagem (que
fica no subsolo do prdio). Existem tambm dificuldades para os usurios
internos (s tem um elevador de cargas). Como os elevadores so velhos,
esto sempre em manuteno. s vezes a pessoa tem que ficar muito tempo
esperando a liberao de um elevador para transportar a carga.

Os fornecedores tambm tm dificuldade de acesso para fazer as entregas.

Geralmente as compras so trimestrais e a quantidade de alguns materiais
grande (ex: papel A4 so mais de 200 caixas por compra, papel higinico so
mais de 10.000 rolos, etc.). Eles fazem muitas viagens para descarregar tudo.

Alguns materiais tm que ser transportados pelas escadas, porque so

grandes e no cabem no elevador. Se o almoxarifado fosse no trreo (1
andar) ou no subsolo, no haveria este problema.

O almoxarifado fica em um antigo auditrio, que foi dividido em dois (uma parte
utilizada como arquivo de outra gerncia e a outra parte como o
almoxarifado). O piso irregular (onde ficavam as cadeiras do auditrio,
portanto tem uma cada).

A rea do almoxarifado no tem divises. Todo tipo de material estocado

junto (material de higiene, acar, caf, material de escritrio, eltrico, etc.).
Colocamos em prateleiras separadas, mas o espao no permite uma boa
organizao por tipo de material.

O almoxarifado estoca muitos materiais pesados. Como fica no 7 andar,

colocamos os itens mais pesados (caf e acar somam mais de duas
toneladas, formulrios, papel A4, etc.) rentes s paredes, onde esto algumas
vigas e pilastras, para no sobrecarregar a estrutura do prdio. Como o piso
cado, as prateleiras foram fixadas entre as pilastras e caladas com madeira.

3.2.2 O Fluxo de Trabalho

Os materiais pertencentes ao registro de preo (so de uso comum a toda

prefeitura, como caneta azul, papel A4, lpis, papel higinico, etc.) so
comprados a cada trimestre. No registro de preo o fornecedor que ganha
fornece o material para toda a prefeitura durante o perodo que durar o
contrato.

Exemplificando: a PBH faz o levantamento do quantitativo de lpis que vai

utilizar durante o ano de 2013. Cada secretaria fornece para a Gerncia de
Registro de Preos qual ser sua demanda. O fornecedor cadastrado no
SUCAF que ganhar a licitao ir fornecer o lpis por um preo x para toda a
Prefeitura. O almoxarifado tem que ter o controle da demanda, para no faltar
material e nem sobrar muito (dinheiro parado prejuzo).

A cada trs meses, a Gerncia de Registro de Preos encaminha para os

almoxarifados de cada secretaria uma planilha para ser preenchida com a
quantidade de material que o almoxarifado est necessitando para sua
demanda trimestral. O almoxarifado preenche e envia a planilha para a
Gerncia de Compras, que gera uma nota de empenho para efetuar a compra.

Chegando o material concretizada a entrada no estoque atravs do sistema

Siest. Os materiais que no so de registro de preo podem ser comprados de
acordo com a necessidade e a verba disponvel: so os materiais como
tesoura, perfurador, alguns materiais de informtica, materiais permanentes
(cadeira, computador, impressora), materiais eltricos, hidrulicos, ou seja,
todos os materiais que no so cadastrados no registro de preo.

Para saber a quantidade de cada material que necessrio, so impressos

relatrios de movimentao dos materiais. A compra feita antes de zerar o
estoque, definindo-se um prazo entre a solicitao de compra e o de entrega
pelo fornecedor, para que as gerncias demandantes no fiquem sem o
material.

J o material de registro de preo quem define a data de compra a Gerncia

de Registro de Preos. O almoxarifado no tem controle sobre tal data. O prazo
de entrega, sendo de registro de preos ou no, definido entre a PBH e os
fornecedores. Quando os fornecedores atrasam a entrega, so penalizados. O
almoxarifado acompanha este prazo e cobra dos fornecedores uma posio (o
motivo da demora).

Quando o material chega ao almoxarifado, conferimos a mercadoria,

verificamos as datas de validade, marca, quantidade, existncia de avarias, se
a qualidade realmente a que foi especificada na nota de empenho.

A nota fiscal atestada pelo funcionrio que recebeu o material e

posteriormente encaminhada Gerncia de Compras. L feita uma
conferncia (relacionada ao prazo de entrega, se a NF confere com o
empenho, etc.) para ento envi-la ao setor financeiro a NF, junto com a
avaliao de desempenho do fornecedor, para que seja efetuado o pagamento.
No almoxarifado, de posse de cpia da nota fiscal e da nota de empenho,
dada a entrada do material no estoque, atravs do Siest.

3.2.3 Pontos Crticos

As gerncias fazem requisies mensais ou quinzenais, dependendo da

necessidade de cada uma e do espao que elas possuem na sua gerncia
para guardar os materiais. Mas geralmente fazem pedidos extras, entre estes
intervalos, de matrias que esqueceram de pedir na lista mensal, ou que
precisaram eventualmente.

O almoxarifado no determina uma data do ms para que as gerncias faam

a lista de materiais. Por isso eles pedem no dia que querem. No h
programao. Isto atrapalha porque s vezes coincide que o fornecedor est
entregando material e as gerncias necessitam do material no mesmo instante.
O almoxarifado deveria formalizar datas dos pedidos e das entregas, para
evitar este tipo de problema.

O almoxarifado fornece material para eventuais palestras e cursos que, s

vezes, so realizados por alguma gerncia da secretaria. Neste caso a
gerncia demandante tem que mandar um ofcio com antecedncia falando da
necessidade do material, o motivo da aquisio e a data que ele dever ser
disponibilizado. O almoxarifado consulta o estoque e se a quantidade existente
no for suficiente, faz uma solicitao de compra.

O atendimento das requisies acontece da seguinte forma (dentro do prdio):

(a) a gerncia demandante faz o pedido de material via Siest;

(b) o almoxarifado atende no mesmo sistema, imprime duas vias do documento
Nota de Sada de Material, separa o material em engradados plsticos (antes
era acondicionado em caixas de papelo, que de tanto manuseio ficavam muito
sujos e empoeirados).
(c) um funcionrio do almoxarifado leva o material at a gerncia requisitante
(antes ligvamos para o requisitante falando que o material estava separado e
ele mesmo buscava no almoxarifado).
(d) o requisitante confere o material na presena do funcionrio do
almoxarifado; uma via do documento fica com o requisitante e a outra com o
almoxarifado.
(f) o almoxarifado arquiva o documento na pasta do requisitante (cada gerncia
tem uma pasta distinta, onde so arquivadas todas as requisies, de janeiro a
dezembro do ano corrente). As pastas so trocadas anualmente. O
almoxarifado arquiva os documentos por pelo menos cinco anos.

No atendimento s gerncias que esto localizadas fora do prdio, o

funcionrio da gerncia requisitante busca o material no almoxarifado. O
material encaminhado para a garagem que fica no subsolo do prdio; s h
um elevador de carga e descarga, que demora bastante, pois tambm
utilizado para transporte de pessoas (so cinco elevadores no total).

Com relao s quantidades solicitadas, nem sempre o almoxarifado pode

atender devido ao estoque escasso e/ou as quantidades no foram
devidamente programadas pelo requisitante. O almoxarifado tem que distribuir
o material de maneira que todos sejam atendidos, que no falte material para
nenhuma gerncia, portanto tem que saber dividir corretamente.
 muito comum na PBH uma secretaria ceder por transferncia ou emprstimo
materiais que outra est necessitando. Por exemplo: se no almoxarifado da
secretaria de Sade tem um bom estoque de papel higinico e o da Secretaria
de Finanas est necessitando para sua demanda, pode haver um
entendimento entre as partes.

O almoxarifado da SMF requisita atravs do Siest, por emprstimo ou

transferncia definitiva, dependendo do caso, o material que necessita. Existe
uma gerncia (Gerncia de Movimentao de Materiais) que auxilia todos os
almoxarifados da Prefeitura. Ela tem acesso ao estoque e movimentao de
todos os almoxarifados. Quando falta material em algum almoxarifado, s
entrar em contato com ela para verificar em qual almoxarifado telefonar para
ver a possibilidade de transferncia deste material.

Os fornecedores costumam reclamar da dificuldade de entrega dos materiais,

visto que estando no 7 andar, gera demora na entrega, nem sempre o
elevador est disponvel, material pesado para transportar (da rua at o
elevador). Se o almoxarifado estivesse no subsolo como antes seria mais fcil.

O almoxarifado faz inventrio anual, sempre no ms de dezembro. Com

algumas semanas de antecedncia, comunica formalmente s gerencias
solicitante a data em que ser realizado o inventrio fsico dos materiais, pois
neste intervalo de tempo no h movimentao de material, para no haver
divergncias na contagem. Depois de pronto, um documento com o resultado
do inventrio encaminhado para a Gerncia de Contabilidade.

4 CONSIDERAES FINAIS

Ao final deste estudo pode-se concluir que o processo de armazenagem em

qualquer empresa deve seguir algumas normas internas referentes ao tipo de
layout, padronizao, sistema de informao, giro de estoque e fluxo de
movimentao dos produtos dentro do almoxarifado.
A descrio foi feita de maneira a expor as etapas que compe o processo, o
fluxo das informaes e as pessoas participantes.

Primeiramente, necessrio que o local onde se situa o almoxarifado

atualmente seja outro espao com tamanho maior. Contudo no caso especfico
existe uma srie de restries como, por exemplo, a inviabilidade na mudana
do local, que limitam as propostas de melhoria.

Os locais de armazenagens devem ser mantidos limpos e periodicamente

higienizados, e desinfetados, livres de todos os tipos de resduos que possam
atrair a presena de insetos e roedores.

Devido a grande variedade de materiais outra questo importante para ser

analisado, futuramente, a padronizao dos materiais em estoque. O objetivo
dessa padronizao seria evitar o excesso de variedade de materiais utilizados
para o mesmo fim, diminuindo assim o nmero de itens em estoque, com
conseqncias econmicas para a organizao.

A organizao do setor um desafio. As questes envolvendo trabalho em

equipe e fluxo de informao so fatores que devem ser trabalhados mais
detalhadamente. Porm, com certeza, tais mudanas com intuito de melhoria
para o departamento sero muito proveitosas.
 REFERNCIAS

BALLOU, R.H. Logstica Empresarial: transportes,

administrao de materiais e distribuio fsica. So Paulo:
Atlas, 1993.

Cury, Antnio. Organizao e Mtodos: uma viso holstica.

So Paulo: Atlas, 8 ed. So Paulo: Atlas, 2006.

Dias, M.A.P. Administrao de Materiais. 4 ed. So Paulo; Atlas, 1995.

MARTINS, Petrnio G.; ALT, Paulo Renato Campos. Administrao de

Materiais e Recursos Patrimoniais. 2. ed. So Paulo: Saraiva, 2006.

SLACK, N.; CHAMBERS, S.; JOHNSTON, R. Administrao da Produo. 2

ed. So Paulo: Atlas. 2002. 747p.

http://portalpbh.gov.br/financas. (disponvel em 20/08/2012).