Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz

de riscos

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Gerenciamento de Projetos
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Nesse artigo falaremos sobre:

Porque fazer o gerenciamento de riscos em um projeto importante
Como funciona a matriz de riscos
Como usar a matriz de riscos em um projeto
5 erros comuns sobre gerenciamento de riscos que voc quer evitar

Porque fazer o gerenciamento de riscos em um projeto

importante?
Para comear, qualquer deciso do projeto, atividade da equipe ou nova etapa possui um
nvel de risco embutido, quer voc queira, ou no. Ou seja, existe a chance de um problema
se concretizar e gerar um efeito negativo para cada atividade, entrega ou etapa do seu
projeto.

Quando as consequncias so pequenas, normalmente no chegam nem a gerar uma dor de

cabea, mas imagine perder todos os documentos virtuais da empresa sem ter um backup
em um projeto de implementao de um novo sistema ou no ter uma pea de reposio
para trocas de peas defeituosas em um prottipo que ser apresentado. Esses efeitos
podem ser catastrficos e por isso que fazer o gerenciamento de riscos tem ganho cada
vez mais relevncia na gesto de projetos.

Alm disso, controlar e acompanhar os riscos pode te ajudar desde a formao de preos do
seu projeto (veja mais na nossa planilha de precificao de projetos) at evitar
problemas que teriam uma grande chance de ocorrer. Veja abaixo um exemplo de risco de
conhecimento da equipe com o projeto que pode ser controlado na nossa planilha de
gerenciamento de projetos:

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

Para chegar nesse resultado importante entender um pouco mais sobre o gerenciamento
de riscos em si. De uma forma um pouco mais conceitual, poderamos trazer os principais
tpicos abordados pelo PMBOK (Project Management Book of Knowledge):

Planejamento do gerenciamento
Identificao dos riscos
Realizao de anlise quantitativa (probabilidade)
Realizao de anlise qualitativa (impacto)
Planejar resposta aos riscos
Controlar os riscos

Antes de entrar nesse passo a passo na prtica, vamos entender um pouco mais do
funcionamento da matriz de riscos e de como ela pode te ajudar principalmente com as
etapas de anlise dos riscos.

Como funciona a matriz de riscos

A matriz de riscos, como o prprio nome j diz, uma matriz que vai servir para avaliar
melhor os riscos envolvidos em seus projetos (ou mesmo no dia a dia da sua empresa). Ela
formada por dois eixos principais, o de probabilidade de ocorrncia do risco (na imagem
abaixo, o eixo vertical) e o de impacto do risco no projeto (eixo horizontal). Veja na imagem:

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

No nosso exemplo usei uma matriz 55, mas voc pode encontrar exemplos de matrizes
33 e at mesmo outros casos, apesar desses 2 serem os mais comuns. Agora vamos
entender um pouco mais de como funcionam as respostas desses dois eixos:

Eixo da Probabilidade

Quase certo: praticamente impossvel evitar que o risco acontea, por isso vale a
pena pensar em aes de mitigao do impacto do risco depois dele ocorrer.
Alta: a chance do risco ocorrer grande e frequentemente ele ocorre de fato.
Mdia: probabilidade ocasional de acontecimento do risco. Ainda vale a pena planejar
desdobramentos, mas no com tanta preocupao como nos casos anteriores.
Baixa: pouca chance de acontecer algum problema advindo desse risco.
Rara: bastante improvvel que o risco acontea, s vale a pena se preocupar em
casos de impacto grave ou gravssimo para seu projeto.

Eixo do Impacto

Gravssimo: pode fazer com que o projeto seja cancelado ou que o dano ocasionado
por ele seja irreversvel
Grave: compromete de forma acentuada o resultado do projeto, ocasionando atraso ou
insatisfao do cliente
Mdio: perda momentnea ao longo do projeto que pode ser corrigida, mas com
impacto no escopo ou prazo
Leve: desvio quase imperceptvel dos objetivos do projeto que pode ser facilmente
corrigido

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

Sem Impacto: no gera nenhum tipo de problema perceptvel para o projeto, por isso
pode ser ignorado em 99% dos casos. S d ateno se esse risco ocorrer quase com
certeza e com alta frequncia.

Basicamente, para cada risco analisado voc vai dar uma pontuao que varia de quase
certo de acontecer at raro (em relao a probabilidade de ocorrncia) e de sem impacto
at gravssimo (em relao ao impacto que pode ser ocasionado). Essa pontuao gera uma
interseo, que classifica o risco em:

Risco Extremo
Risco Elevado
Risco Moderado
Risco Baixo

Vamos ver um exemplo do risco de perda de informaes essenciais de um projeto. Supondo

que a gente classificasse a probabilidade desse risco ocorrer em mdia e o impacto grave,
teramos o resultado de risco extremo:

Dessa forma, passa a ser possvel diferenciar os riscos para facilitar o processo de deciso
sobre onde atuar primeiro e o que mais importante para o seu projeto.

Usando a matriz de riscos em um projeto

Agora, para vermos na prtica como a matriz de riscos funcionaria no gerenciamento de
riscos de um projeto, vamos imaginar um projeto de implementao de um novo software
em uma empresa. No nosso caso, todos os dados de clientes, fornecedores, bem como de
pedidos e vendas esto armazenados no sistema antigo (sem backup na nuvem) que vai ser
100% alterado. Vamos ver como seria o passo a passo:

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

Passo 1 Liste os principais riscos identificados

Essa uma breve lista de riscos que poderiam ocorrer ao longo desse projeto:

Incndio do data center (com perda de todos os dados)

Perda de informaes essenciais (por erro de um programador)
Sistema de acompanhamento das novas implementaes falho (impossibilitando
registros)
Falta de compatibilidade entre dados antigos e sistema novo (gerando falhas)
Falta de qualidade do servio prestado pela empresa contratada (atrasos,
programao ruim, etc)
Reclamaes de usurios por bugs (durante a mudana)
Aviso tardio aos usurios sobre mudanas (gerando confuso)
Sistema fora do ar (durante a mudana)
Ajustes no realizados dentro do prazo (prolongando reclamaes e experincia ruim
de clientes)
Quebra de contrato com nova empresa (ocasionando uma perda de tempo e dinheiro)

Passo 2 Faa a matriz de riscos de cada risco

Ao fazer a matriz de riscos para cada um dos itens elencados, voc vai gerar um nvel de
risco para cada um deles e pode gerar uma pontuao tambm de acordo com os pesos que
voc define para cada nota. Eu costumo adotar uma pontuao de 1 a 5 para cada um dos
eixos:

No nosso exemplo, a nota para perda de informaes essenciais seria 12 (3 x 4) de 25

(maior nvel de risco possvel).

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de riscos

Passo 3 Analise os riscos mais relevantes em um ranking

Um cuidado importante no gastar tempo com riscos muito pouco relevantes para o seu
projeto. Por isso, depois de utilizar a matriz de riscos, fao a seleo dos riscos mais
importantes para utilizar na nossa planilha de gerenciamento de projetos. Veja que separei
apenas 5 dos 10 que havia listado em um primeiro momento:

Passo 4 Trace medidas para evitar que os riscos se concretizem

A partir de agora que voc pode mostrar a qual etapa cada risco est atrelado, bem como
listar uma srie de solues que podem ser realizadas para minimizar a chance do risco
acontecer ou para que diminua seu impacto caso o risco se concretize de fato.

Para o risco de falta de compatibilidade entre dados antigos e o sistema novo, uma soluo
simples so reunies de alinhamento entre as empresas para que todos os pontos mais
importantes sejam contemplados na migrao. Ao final de cada etapa do projeto, voc pode
verificar se concluiu 100% aquela parte do projeto e como anda a quantidade de riscos que
ela possui.

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

Passo 5 Realize novas medies periodicamente

O ltimo passo do gerenciamento de riscos o acompanhamento constante. Dependendo do

tamanho do projeto ele pode ser realizado a cada etapa entregue, mensalmente ou de
acordo com o cronograma do mesmo. O mais importante ter a certeza de que no
esqueceu de todos os riscos que podem impactar negativamente o seu projeto.

5 erros comuns sobre gerenciamento de riscos que voc

quer evitar
Para fechar, antes de fazer todo o gerenciamento de riscos dos seus projetos ou at mesmo
da empresa (ou rea de trabalho) como um todo, vale a pena ficar de olho em alguns erros
bastante comuns que eu j vi muito gestor e gerentes fazendo:

Registrar riscos em excesso: a qualidade da sua lista de riscos um dos pontos mais
cruciais de qualquer trabalho de gerenciamento de riscos. Por isso, evite registrar
qualquer risco, foque apenas no que so mais relevantes.

Querer resolver todos os riscos: como falei ao longo do artigo, sua lista de riscos
pode ser bastante grande, mas o mais importante que voc entenda que precisa
priorizar, ou seja, trabalhe diretamente nos riscos que tem uma probabilidade maior
de impactar algum aspecto do seu projeto ou empresa.

Usar o gerenciamento de riscos apenas no planejamento do projeto: esse erro

bem comum quando gestores e gerentes utilizam a matriz de risco no comeo do
projeto, mas na correria do dia a dia acabam esquecendo de fazer o acompanhamento
apropriado. Para fugir desse erro separe um tempo a cada reunio para discutir a

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 Como fazer o gerenciamento de riscos em projetos com uma matriz
de riscos

evoluo dos riscos.

No envolver todos os participantes do projeto: Esse erro bastante comum com

gerentes centralizadores que no entendem como fazer o gerenciamento de riscos do
projeto da melhor maneira e acreditam ser possvel resolver tudo sozinho. Para no
chegar nesse ponto, nunca esquea de delegar responsabilidades entre todos do time.

Focar em riscos com restries pouco relevantes: Nunca esquea de olhar o seu
projeto como um todo. Se voc tem uma matriz de riscos que diz que existem dois
problemas mais relevantes, um voltado para o prazo do projeto e outro voltado para a
equipe, mas seu projeto est adiantado, vale a pena focar no gerenciamento de riscos
ligados a equipe do projeto.

Se voc seguir esse passo a passo utilizando a matriz de riscos e acompanhando seus riscos
com uma planilha de gerenciamento de projetos, com certeza ter projetos com menos erros
e problemas.

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