Dibulla Evaluadora MANUAL de USUARIO

2014
Plataforma Educativa
Colombia Evaluadora
Manual de usuario del sistema

Manual de Usuario - Colombia Evaluadora
Tabla de Contenido
Introduccin .................................................................................................................... 6
1. INGRESO AL SISTEMA .......................................................................................... 7
2. ESTABLECIMIENTO ............................................................................................... 9
2.1. Establecimiento ................................................................................................ 9
Agregar Establecimiento Educativo ...................................................................... 10
Modificar Establecimiento Educativo ..................................................................... 11
2.2. Sedes ............................................................................................................. 11
Agregar Sedes ...................................................................................................... 12
Modificar Sede ...................................................................................................... 12
2.3. Periodo Acadmico ........................................................................................ 13
Agregar Perodo Acadmico ................................................................................. 14
Modificar Perodo Acadmico ............................................................................... 14
Agregar Perodo De Evaluacin ............................................................................ 15
Modificar Perodo De Evaluacin .......................................................................... 16
Eliminar Perodo De Evaluacin ............................................................................ 17
Eliminar Perodo Acadmico ................................................................................. 17
Editar Masivamente ............................................................................................... 18
2.4. Grados ........................................................................................................... 19
Agregar Grado ....................................................................................................... 19
Editar Grado .......................................................................................................... 20
Agregar Grupo ....................................................................................................... 20
Editar Grupo .......................................................................................................... 21
Eliminar Grupo ...................................................................................................... 21
Nota: Se debe tener en cuenta que no ser posible eliminar un grupo con
estudiantes matriculados en el. ............................................................................. 22
Eliminar Grado ...................................................................................................... 22
3. PLANES DE ESTUDIO ......................................................................................... 23
3.1. nfasis ........................................................................................................... 23
Agregar nfasis ..................................................................................................... 23
Modificar nfasis ................................................................................................... 24
Eliminar nfasis ..................................................................................................... 24
3.2. reas .............................................................................................................. 25
Agregar reas ....................................................................................................... 25
Modificar rea ....................................................................................................... 26
Eliminar rea ......................................................................................................... 26

2

3.3. Asignaturas .................................................................................................... 27

Agregar Asignatura ............................................................................................... 27
Modificar Asignatura .............................................................................................. 28
Eliminar Asignatura ............................................................................................... 28
3.4. Planes de Estudio .......................................................................................... 29
Agregar Plan de Estudio ....................................................................................... 30
Modificar Plan de Estudio ...................................................................................... 30
Agregar Asignaturas al Plan de Estudio................................................................ 31
Modificar Asignatura Plan de Estudio ................................................................... 32
Eliminar Asignatura del Plan de Estudio ............................................................... 33
Eliminar Plan de Estudio ....................................................................................... 34
3.5. Asignaciones Acadmicas ............................................................................. 34
Agregar Asignacin Acadmica ............................................................................ 35
Eliminar Asignacin Acadmica ............................................................................ 36
3.6. Horarios .......................................................................................................... 37
Agregar Registro de Horario ................................................................................. 38
Modificar Registro de Horario ................................................................................ 38
Eliminar Registro de Horario ................................................................................. 39
4. MATRICULAS ....................................................................................................... 40
Agregar Inscripciones ............................................................................................ 40
Agregar Pre-Matriculas ......................................................................................... 41
Matricular Estudiantes ........................................................................................... 42
Retirar Estudiantes ................................................................................................ 42
Activar Estudiantes ................................................................................................ 42
Eliminar Estudiantes .............................................................................................. 43
Promover Anticipadamente Estudiantes ............................................................... 44
5. EVALUACIN ....................................................................................................... 45
5.1. Descriptores de Desempeo .......................................................................... 45
Agregar Descriptores de desempeo .................................................................... 46
Editar Descriptores de desempeo ....................................................................... 47
Eliminar Descriptores de desempeo ................................................................... 48
5.2. Actividades ..................................................................................................... 49
Agregar Actividad Acadmica ............................................................................... 49
Modificar Actividad Acadmica ............................................................................. 50
Eliminar Actividad Acadmica ............................................................................... 50
Duplicar Actividad Acadmica ............................................................................... 51

3

5.3. Planilla de Actividades ................................................................................... 52

Guardar Planilla de Actividad ................................................................................ 52
Asignar Nota Masiva Planilla Actividad ................................................................. 53
Eliminar Nota ......................................................................................................... 54
5.4. Calificacin de asignaturas ............................................................................ 54
Reportar Definitiva Directamente .......................................................................... 55
Modificar la Definitiva reportada ............................................................................ 57
5.5. Control de Asistencia ..................................................................................... 57
Consultar asistencias ............................................................................................ 58
Agregar asistencias ............................................................................................... 58
Agregar asistencias Masivamente ........................................................................ 59
Eliminar asistencias ............................................................................................... 59
5.6. Calificacin Definitiva ..................................................................................... 60
Reportar Calificacin Final .................................................................................... 61
Definir Resultados ................................................................................................. 61
Reportar Calificacin Final Manual ....................................................................... 62
6. CONVIVENCIA ...................................................................................................... 64
6.1. Manual de Convivencia .................................................................................. 64
Agregar Comportamientos Escolares ................................................................... 64
Editar Comportamientos Escolares ....................................................................... 65
Eliminar Comportamientos Escolares ................................................................... 65
6.2. Reporte de comportamientos ......................................................................... 66
Consultar Comportamiento Socio-Escolar ............................................................ 66
Agregar Reporte Comportamiento ........................................................................ 67
Eliminar Reporte Comportamiento ........................................................................ 67
7. SOCIALES ............................................................................................................ 68
7.1. Noticias .......................................................................................................... 68
Agregar Noticias .................................................................................................... 69
Modificar Noticia .................................................................................................... 69
Despublicar Noticia ............................................................................................... 70
7.2. Noticias .......................................................................................................... 71
Redactar Mensaje ................................................................................................. 71
Ver Mensajes Recibidos ........................................................................................ 72
Eliminar Mensaje ................................................................................................... 73
Enviados ................................................................................................................ 73
8. CONFIGURACIN ................................................................................................ 74

4

8.1. Configuraciones Generales............................................................................ 75

8.2. Escalas de Valoracin .................................................................................... 76
Agregar Escala de Valoracin ............................................................................... 76
Modificar Escala de Valoracin ............................................................................. 77
Agregar Valoraciones ............................................................................................ 78
Modificar Valoraciones .......................................................................................... 79
Eliminar Valoraciones ............................................................................................ 79
Eliminar Escala de Valoracin ............................................................................... 80
8.3. Usuarios ......................................................................................................... 81
Editar Usuario ........................................................................................................ 82
Gestin de Roles de Usuario ................................................................................ 83
Gestin de Permisos para Usuarios ...................................................................... 84
Gestin de Documentos Anexos ........................................................................... 85
8.4. Criterios de Promocin ................................................................................... 86
9. REPORTES ........................................................................................................... 87

5

Introduccin
La plataforma de Control Educativo Colombia Evaluadora, est diseada para facilitar

el manejo de los procesos de los establecimientos educativos. Permite a los usuarios
que interactan con ella, automatizar los procesos de matrcula, promocin y
evaluacin. Ofrece diversas opciones de men mediante las cuales se podr
consignar informacin general del establecimiento, como las sedes que la componen,
grado, grupos, estudiantes, planes de estudio, reas, asignaturas, entre otros.
Mediante la plataforma, se podr automatizar el proceso de calificaciones,
comenzando desde la creacin y calificacin de actividades, criterios y descriptores de
desempeo, as como el clculo automtico de las calificaciones de periodo de
evaluacin y de periodo final. En las siguientes pginas se detallan cada uno de los
procesos que contempla la aplicacin.

6

1. INGRESO AL SISTEMA
El acceso a la plataforma Colombia Evaluadora se realizar mediante un navegador

web. Se recomienda utilizar bien sea Google Chrome o Mozilla Firefox.
Una vez se tiene instalado uno de los navegadores anteriormente indicados, se deben
seguir los pasos a continuacin descritos:
1. Abrir el navegador de su eleccin. (Mozilla Firefox o Chrome)
2. Ingresar a la direccin WEB entregada por su proveedor.
3. Aparecer una pgina igual o similar a la siguiente.
4. Diligenciar campos cuenta y contrasea. Por seguridad, tambin ser necesario

ingresar el valor que aparecer en el recuadro inferior de la pantalla (Captcha).

7

5. Al diligenciar datos validos de acceso, aparecer la ventana principal de la

aplicacin; en la cual se desplegaran las opciones a las que tendr acceso de acuerdo
al rol que le haya sido asignado.
Nota: en caso de olvidar los datos para el ingreso al sistema, podr obtener ayuda de
la aplicacin seleccionando la opcin para recordar contrasea seleccionando el
siguiente icono:
Posteriormente, se presentar un formulario en el cual deber diligenciar el nombre de

usuario asignado:
Por ltimo, seleccionar el botn Enviar
Una vez hecho esto, el sistema enviar un correo electrnico a su email registrado en
la aplicacin, y ser asignada una nueva contrasea para completar el ingreso a la
plataforma Colombia Evaluadora

8

2. ESTABLECIMIENTO
El mdulo establecimiento de la aplicacin, permitir la gestin de establecimientos,

Sedes, Periodos acadmicos, grados y grupos. En este, se podrn agregar, modificar
y eliminar los elementos mencionados anteriormente, de acuerdo a las necesidades de
cada establecimiento. A continuacin, se detalla el funcionamiento de cada una de las
opciones que contiene.
2.1. Establecimiento
En este mdulo se define la informacin general del establecimiento educativo. Al

acceder a este men, se mostrar el listado de establecimientos creados. Tambin se
presentarn las opciones Agregar y modificar.
Imagen 1 Establecimiento - Listado de Establecimiento

9

Agregar Establecimiento Educativo
Si se desea adicionar un nuevo Establecimiento se debe seguir los pasos listados a

continuacin:
1. Dar clic en el botn Agregar
2. Diligenciar los campos presentados en el formulario, los cuales se presentaran

agrupados en las pestaas: Datos Bsicos, Informacin Complementaria y Datos IE
(Instituciones Educativas ) privadas.
Imagen 2 - Datos Bsicos
Imagen 3 - Establecimiento - Informacin Complementaria

10

Imagen 2 - Establecimiento - Datos IE Privadas
3. Dar clic en el botn Guardar
Modificar Establecimiento Educativo
Para modificar Establecimiento Educativo se debe realizar lo siguiente:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el establecimiento que va a

modificar.
Imagen 3 - Sedes - Modificar Sedes
2. Modificar los campos que se desean del formulario por cada pestaa (Datos
bsicos, Informacin Complementaria y Datos IE privadas).
3. Clic en el botn Guardar.
2.2. Sedes
En este mdulo se definen las sedes que componen el establecimiento educativo. Al

acceder a este men, se mostrar el listado de sedes creadas. Tambin se presentar la
opcin Agregar.

11

Agregar Sedes
Si se desea agregar una nuevo Sede, se deben seguir los pasos a continuacin
listados:
1. Dar clic en el botn Agregar.
2. Se diligencia los campos presentados en el formulario.
Modificar Sede
Para modificar Sede se debe seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna ) en la Sede que va a modificar.
2. Modificar los campos del formulario.

12

Nota: Al dar clic sobre al botn "Informacin complementaria de la sede" aparecer un

nuevo formulario con las pestaas Informtica, Perifricos y medios e infraestructura,
en la cual se registrar la informacin relacionada con la infraestructura tecnolgica de
la sede editada.
2.3. Periodo Acadmico
En este men, se definen los periodos acadmicos que se utilizaran en el

establecimiento educativo. Al acceder al mismo, se mostrar el listado de los perodos
creados, tambin se presentarn las opciones, Agregar, Modificar Eliminar y Editar
Masivamente.

13

Agregar Perodo Acadmico
Para agregar un nuevo periodo acadmico se realiza lo siguiente:
1. Dar clic sobre el botn Agregar.
2. Diligenciar los campos presentados en el formulario.
3. Clic en botn Guardar.
Al agregar un periodo, aparecer la opcin replicar periodo acadmico en las sedes de

la institucin, esta opcin es til cuando se desea utilizar la misma informacin del
periodo en todas las sedes que componen el establecimiento educativo.
Nota: en el campo estado se listaran las opciones: Inscripciones, Cerrado, Abierto,

Nivelaciones y Promociones.
Estado Inscripciones: Se seleccionar cuando se inicia el periodo acadmico y se

desean inscribir nuevos estudiantes.
Estado Cerrado: Se debe seleccionar cuando no se desean realizar modificaciones
sobre el periodo acadmico, es decir cuando este ha sido finalizado.
Estado Abierto: Permitir la edicin de las calificaciones en los estudiantes y dems
actividades del establecimiento; por ello solo se recomienda utilizar este estado en el
periodo en el cual se est trabajando.
Estado Nivelaciones: Indica que no sern realizadas ms modificaciones sobre las
calificaciones y se ingresaran las notas de nivelacin del periodo acadmico.
Estado promociones: Se selecciona cuando se desean promover a los estudiantes de
un periodo acadmico a otro.
Modificar Perodo Acadmico
Para modificar un periodo acadmico se deben seguir los siguientes pasos:

14

1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el periodo acadmico que va a

modificar.
2. Modificar los campos que se desean editar.
Al ingresar a la opcin editar, aparecer la pestaa Periodos de Evaluacin, en la

cual se listaran los periodos de evaluacin creados para el perodo acadmico
editado.
Agregar Perodo De Evaluacin
Si se desea adicionar un nuevo periodo de evaluacin, deben seguirse los pasos a

continuacin listados:

15

Nota: en el campo estado se listaran las opciones NO Calificable, Habilitados para

algunas asignaturas, En Recuperaciones, Calificable.
Estado NO Calificable: Se selecciona cuando no sern realizadas ms modificaciones

sobre las notas de perodo de evaluacin.
Estado Habilitados para algunas asignaturas: Se selecciona cuando se habilita la
edicin de calificaciones para las asignaturas especificadas.
Estado En Recuperaciones: Permitir la edicin de las notas de recuperacin de
perodo de evaluacin.
Estado Calificable: Se selecciona cuando se permite las modificaciones sobre las
notas de perodo de evaluacin.
Modificar Perodo De Evaluacin
Para modificar un perodo de evaluacin creado, se deben realizar lo siguiente:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el periodo acadmico que va a

modificar.
2. Modificar los campos del formulario

16

Eliminar Perodo De Evaluacin
Para eliminar un perodo de evaluacin se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el perodo de evaluacin que se desea eliminar.
2. Clic sobre el botn eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar el perodo de evaluacin, si

se est seguro de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario
seleccionar la opcin NO para volver al listado de perodos acadmicos.
Eliminar Perodo Acadmico
Para eliminar un perodo acadmico se deben seguir los siguientes pasos:
1. Marcar los periodo acadmico que se desean eliminar.
2. Seleccionar el botn eliminar.

17

3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar el perodo acadmico, si se

est seguro de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario
seleccionar la opcin NO para volver al listado de perodos acadmicos.
Al finalizar aparecer un mensaje reportando la eliminacin exitosa.
Editar Masivamente
Para editar masivamente un periodo acadmico se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic sobre el botn editar masivamente.
3. Clic en el botn.
Nota: Se debe tener en cuenta que los campos modificados, tendrn efecto en los
periodos acadmicos de las sedes seleccionadas, que tengan como ao lectivo el ao
marcado en el campo correspondiente.

18

2.4. Grados
En el men grados, se establecen los grados de los distintos niveles educativos, que
sern utilizados en el establecimiento. Al acceder esta opcin se presentar el listado
de grados registrados, adems de las opciones Agregar, modificar y Eliminar.
Agregar Grado
Si se desea agregar un nuevo grado al establecimiento, es necesario realizar lo

siguiente:
1. Clic en el botn.
3. Dar clic en el botn Guardar.

19

Editar Grado
Para editar la informacin de uno de los grados creados en el establecimiento, se

deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el botn editar del registro deseado
2. Modificar los campos deseados del formulario.
Nota: El campo cdigo no podr ser editado.
Al desplegar la opcin Editar de uno de los grados, aparecer la pestaa Grupos, en

la cual se podrn gestionar los grupos correspondientes al grado. Al acceder a la
pestaa aparecer el listado de grupos creados, y ser posible modificar, eliminar y
agregar nuevos grupos.
Agregar Grupo
Para agregar un grupo se realizan las siguientes pasos:
2. Diligenciar los campos del formulario.

20

Editar Grupo
Si se desea modificar la informacin de uno de los grupos creados, se deben realizar

los pasos listados a continuacin:
1. Dar clic en el botn Editar del registro deseado.
2. Diligenciar los campos que se desean modificar.
3. Clic en el botn guardar.
Eliminar Grupo
Para eliminar los grupos del establecimiento, se realiza lo siguiente:
1. Seleccionar el grupo que se desea eliminar. (Es posible seleccionar mas de uno)

21

2. seleccionar el botn Eliminar.
Nota: Se debe tener en cuenta que no ser posible eliminar un grupo con estudiantes
matriculados en el.
Eliminar Grado
Si se desea eliminar uno de los grados, se debe realizar lo siguiente:
1. Marcar el grado que se desea eliminar. (Es posible seleccionar ms de uno).
2. Dar clic en el botn Eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin, si se est seguro de completar la accin,

se selecciona la opcin SI, de lo contrario seleccionar la opcin NO para volver al
listado.

22

3. PLANES DE ESTUDIO
El modulo planes de estudio de la aplicacin, permitir realizar la gestin de las reas,

asignaturas, asignaciones acadmicas y horarios que forman parte del plan educativo
del establecimiento. Esta informacin es de obligatorio diligenciamiento, dado que ser
utilizada como prembulo para efectuar la calificacin de los estudiantes de la
institucin. En las siguientes lneas se explica detalladamente cada una de las
opciones del modulo.
3.1. nfasis
En este opcin de men es posible definir los nfasis para cada una de las
especialidades utilizadas en el establecimiento educativo de acuerdo a su plan
educativo. Al acceder a l, se presentar el listado de los nfasis definidos en el
establecimiento. Tambin se presentarn las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.
Agregar nfasis
Para agregar un nuevo nfasis se deben seguir los siguientes pasos:

23

Modificar nfasis
Si se desea modificar la informacin de uno de los nfasis creados, se debe realizar lo

siguiente:
1. Clic en el icono editar (lpiz en la columna) en la escala que va a modificar.
2. Modificar los campos del formulario (Cdigo, nfasis, Especialidad).
3. Clic en el botn Guardar
Eliminar nfasis
En caso de necesitar eliminar uno de los nfasis creados, se deben efectuar los pasos
a continuacin:
1. Marcar el registro que se desea eliminar. (Es posible seleccionar ms de uno)

24

2. Clic en el botn eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar en nfasis, si se est seguro

de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario seleccionar la
opcin NO para volver al listado de nfasis.
3.2. reas
En este mdulo se definirn las reas a trabajar en el establecimiento educativo. Al

ingresar a este men, se mostrar el listado de las existentes para el establecimiento.
Tambin se presentarn las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.
Agregar reas
Para agregar una nueva rea se deben seguir los siguientes pasos:

25

Modificar rea
Si es necesario realizar una modificaciones sobre algunas de las reas creadas, se

deben seguir los siguientes pasos:
1. Clic sobre el icono editar que aparecer frente al registro que se desea modificar.
2. Modificar los campos del formulario (rea y asignatura).
Eliminar rea
Para eliminar una rea se deben seguir los siguientes pasos:
1. Marcar el rea que se desea eliminar.

26

2. Seleccionar el botn eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar el rea, si se est seguro de

completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario seleccionar la opcin
NO para volver al listado de reas.
3.3. Asignaturas
El modulo Asignaturas, permitir gestionar las asignaturas que se utilizaran en los

planes de estudio del establecimiento educativo. Al acceder a este men, se mostrar
el listado. Tambin se presentarn las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.
Agregar Asignatura
Para agregar un nuevo registro se deben seguir los siguientes pasos:

27

Modificar Asignatura
Para modificar un registro se deben seguir los siguientes pasos:
1. Clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el registro que se desea modificar.
Eliminar Asignatura
Si se desea borrar una de las asignaturas creadas, se deben realizar los siguientes
pasos:
1. Marcar el registro que se desea eliminar.
2. Despus de seleccionar la escala, da clic en el botn Eliminar.

28

3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar, si se est seguro de

NO para volver al listado.
3.4. Planes de Estudio
En este mdulo se definen los planes de estudio que se utilizaran en el

establecimiento educativo. Al ingresar al mismo, se mostrar el listado de los planes
de estudios creados en el establecimiento. Tambin se presentarn las opciones
Agregar, Modificar, Eliminar y Agregar asignaturas al Plan de Estudio.

29

Agregar Plan de Estudio
Para agregar un nuevo Plan de Estudio se deben realizar lo siguiente:
Modificar Plan de Estudio
Para modificar un Plan de Estudio se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el Plan de Estudio que va a

modificar.
2. Modificar los campos del formulario (cdigo y nombre).
Al modificar un plan de estudio, se desplegar la pestaa Asignaturas del plan,

desde la cual se podrn agregar las asignaturas que harn parte del plan de estudio.

30

Agregar Asignaturas al Plan de Estudio
Para agregar Asignaturas a un Plan de Estudio se realiza lo siguiente:
1. En la tabla de Asignatura(s) Disponible(s) seleccionar e la Asignatura que va a

agregar al Plan de Estudio, haciendo clic sobre la misma.
Nota: Tambin Existe la posibilidad de buscar una asignatura especifica, digitando el

nombre en el cuadro de consultar y se da en el botn de buscar.
2. Al dar clic en el nombre de la Asignatura(s) disponible(s) se abre una ventana de

dilogo. (Diligenciar los datos requeridos).

31

Modificar Asignatura Plan de Estudio
Es posible editar la configuracin de las asignaturas que pertenecen al plan, para ello
es necesario realizar lo siguiente:
1. Clic en el icono Editar (lpiz en la columna) Asignatura del Plan de Estudio que va a
editar.
2. Modificar los campos que se desean editar del formulario que aparecer.

32

Eliminar Asignatura del Plan de Estudio
Si se desea retirar una asignatura del plan de estudio, se hace lo siguiente:
1. Marcar la Asignatura que se desea eliminar.
2. Despus de seleccionar la Asignatura, se da clic en el botn eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar la Asignatura, si se est

seguro de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario seleccionar
la opcin NO para volver al listado de Asignaturas Plan de Estudio.
Nota: Se debe tener en cuenta que al retirar una asignatura del plan de estudio, esta
no es borrada de la aplicacin, esta solo es desvinculada del plan de estudio, pero la
asignatura permanecer y podr ser adicionada posteriormente a este mismo plan o a
otros.

33

Eliminar Plan de Estudio
En caso de requerir eliminar un plan de estudio, se deben efectuar las siguientes

acciones:
1. Marcar el Plan de Estudio que desea a eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar el Plan de Estudio, si se est

la opcin NO para volver al listado de Planes de Estudio.
Nota: No ser posible eliminar planes de estudio que se encuentren vinculados con
alguno de los grupos creados en el establecimiento.
3.5. Asignaciones Acadmicas
En este mdulo se definirn todas las asignaturas que tendr a su cargo el docente en
los diferentes grupos del establecimiento educativo. Al acceder a este men, se
mostrar el listado de Docentes del sistema.

34

Agregar Asignacin Acadmica
Para agregar una asignacin acadmica se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) frente al Docente al cual se le va a

agregar asignacin acadmica.
2. Se presentarn dos recuadros, uno con el listado de Asignaturas Disponibles para

agregar y otro con la Asignacin actual del Docente.
3. En la tabla de Asignaturas Disponibles, dar clic en la Asignatura que se va a agregar

al docente.

35

4. Luego de haber seleccionado una asignatura para adicionar, se presentar el

mensaje de confirmacin correspondiente.
Nota: Tambin Existe la posibilidad de buscar la asignatura segn los filtros

(Asignatura, Grado o Grupo) en el cuadro de consultar.
Eliminar Asignacin Acadmica
Para eliminar una asignacin acadmica se debe realizar lo siguiente:
1. Marcar la asignatura que ser retirada del docente.

36

3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar la asignacin acadmica, si

se est seguro de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario
seleccionar la opcin NO para volver al listado de asignaciones acadmicas.
3.6. Horarios
En este mdulo se define el rango de horas y los das de la semana, en los cuales se
desarrollar cada una de las asignaturas de clases que se dictarn para los grados y
grupos del establecimiento, en el transcurso del periodo escolar.
Al acceder a este men, se mostrar grficamente, la distribucin del horario de clases

creado para cada uno de los grados y grupos del establecimiento escolar. Adems, se
presentarn las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Es preciso sealar, que para ejecutar cada una de las acciones sobre el horario de
clases, se debe de haber definido con anterioridad el GRADO y GRUPO, para el cual
se aplicar.

37

Agregar Registro de Horario
Para agregar una nueva asignatura en el registro de horario se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Dar clic sostenido, sobre una de la asignaturas (listadas en la parte izquierda de la

ventana) que se desea adicionar al horario y arrastrar.
2. Soltar el clic, en el recuadro del da de la semana y la hora en que se quiere agregar

la asignatura.
Modificar Registro de Horario
Para modificar las asignaturas que se encuentran en el registro de un horario; bastar

con seleccionar el GRADO y GRUPO, para realizar las respectivos cambios en el
horario.

38

Eliminar Registro de Horario
Para eliminar una asignatura en el registro de horario se deben seguir los siguientes
pasos:
1. Ubicar la asignatura que se desea eliminar del horario de clases
2. Clic en el icono de eliminar (signo menos), dentro del cuadro asignatura.
3. Despus de ejecuta la accin, se borrar la asignatura del horario de clases,

actualizndose la cantidad total, en el listado de asignaturas (cuadrcula ubicada en la
izquierda de la ventana).
5. Al finalizar aparecer un mensaje reportando la eliminacin exitosa.
Se debe tener en cuenta que el sistema permite establecer el rea donde se visualiza
el horario acadmico. De esta forma, permite agregar y eliminar tantas filas

como as sea requerido.

39

4. MATRICULAS
En este mdulo se registran las Inscripciones, Pre Matriculas y Matriculas de los

estudiantes; Adems de estas acciones principales tambin podr Retirar, Activar,
Eliminar y Promover Anticipadamente a estudiantes.
Al acceder, se mostrara el listado de los estudiantes inscritos, pre-matriculados y

matriculados.
Agregar Inscripciones
Para agregar inscripciones se deben seguir los siguientes pasos:
1. Clic sobre el enlace Agregar Inscripcin.

40

Nota: Los datos demarcados con asterisco (*) son de obligatorio diligenciamiento.
Agregar Pre-Matriculas
Para agregar Pre-Matriculas se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el o los Estudiantes y dar clic sobre el enlace Pre-Matricular.
2. Seleccionar el grado y grupo al que debern ser pre-matriculados.

41

Matricular Estudiantes
Para Matricular estudiantes se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el o los Estudiantes y dar clic sobre el enlace Matricular.
2. En el mensaje de confirmacin dar clic en SI para matricular los estudiantes

seleccionados.
Retirar Estudiantes
Para Retirar estudiantes se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el o los Estudiantes y dar clic sobre el enlace Retirar Estudiantes.
2. En el mensaje de confirmacin dar clic en Aceptar para retirar los estudiantes

seleccionados.
Activar Estudiantes
Para Activar estudiantes se deben seguir los siguientes pasos:

42

1. Seleccionar el o los Estudiantes y dar clic sobre el enlace Activar Estudiantes.
2. En el mensaje de confirmacin dar clic en Aceptar para Activar los estudiantes

seleccionados.
Eliminar Estudiantes
Para Eliminar estudiantes se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el o los Estudiantes y dar clic sobre el enlace Eliminar.
2. En el mensaje de confirmacin dar clic en Aceptar para Eliminar los estudiantes

seleccionados.

43

Promover Anticipadamente Estudiantes
Para Promover Anticipadamente Estudiantes se deben seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el Estudiante y dar clic sobre el enlace Promocin Anticipada.
2. En ventana que abre seleccionar el grupo adjuntar el que reglamenta o autoriza la

promocin y dar clic en Guardar.

44

5. EVALUACIN
El modulo evaluacin que se encuentra en el sistema, permitir realizar la gestin de

los procesos relacionados con la calificacin a los estudiantes del establecimiento
educativo. En l, se podrn consignar los datos correspondientes a las actividades,
descriptores de desempeo, calificaciones de asignaturas, actividades y la calificacin
final de periodo acadmico. a continuacin se describen cada uno de los pasos:
5.1. Descriptores de Desempeo
En esta opcin del men, se registran los logros o descriptores de desempeo que
sern utilizados para realizar la calificacin cualitativa de los estudiantes en cada una
de las asignaturas.
Al acceder al mismo, se encontrar el listado con los descriptores de desempeo

creados. Tambin se encontraran las opciones Agregar, Modificar y Eliminar
descriptores:

45

Agregar Descriptores de desempeo
Para agregar un descriptor de desempeo, se deben realizar los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre el botn Agregar.
2. En la ventana que aparecer, seleccionar el grado, grupo y asignatura en la que

ser creado el descriptor.
3. Seleccionar el periodo de evaluacin y el aspecto al que pertenecer el logro a

crear.
4. Diligenciar el campo Descriptor.
Nota: Al diligenciar el campo descriptor, el sistema crear automticamente un

descriptor de desempeo por cada una de las valoraciones de la escala de valoracin
utilizada en la institucin; sin embargo estos pueden ser editados.

46

En la parte inferior de la ventana, aparecer la opcin Informacin Adicional, en la cual

se podrn incluir recomendaciones y tareas para cada uno de los descriptores de
desempeo creados.
Editar Descriptores de desempeo
Para editar los descriptores creados, se siguen los siguientes pasos:
1. Hacer clic sobre el botn que aparece editar frente al descriptor que se desea
modificar.

47

2. En la ventana que aparecer, diligenciar los datos que se desean cambiar.
Eliminar Descriptores de desempeo
Para eliminar un descriptor de desempeo, se debe realizar lo siguiente:
1. Marcar el logro que se desea borrar de la aplicacin. Se podr seleccionar ms de

uno al tiempo.
2. Clic sobre el botn eliminar.
3. Aparecer un mensaje de confirmacin. Si se est seguro de completar la accin se

selecciona la opcin SI, de lo contrario se marca la opcin NO.

48

Nota: Si los descriptores no estn siendo utilizados en las calificaciones, se eliminarn

satisfactoriamente. De lo contrario aparecer un mensaje indicando que no es posible
borrarlos.
5.2. Actividades
En este mdulo se definen las tareas, trabajos y dems labores acadmicas que se
desarrollarn bajo una asignatura por cada uno de los periodos de evaluacin
establecidos. Al acceder a este men, se mostrar el listado de actividades creadas
para cada una de las asignaturas a evaluar, tenga en cuenta que este proceso se
realiza por periodo acadmico a evaluar. Tambin se presentarn las opciones
bsicas: Agregar, Modificar y Eliminar, junto con la opcin de Duplicar.
Agregar Actividad Acadmica
Para agregar una nueva Actividad Acadmica se deben seguir los siguientes pasos:

49

Modificar Actividad Acadmica
Para modificar una Actividad se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (flecha en la columna) en la actividad que va a modificar.
2. Modificar los campos del formulario (Titulo, Criterio de evaluacin, Tipo de actividad,
Influencia, Fecha y Descripcin).
Eliminar Actividad Acadmica
Para eliminar una actividad se deben seguir los siguientes pasos:
1. Clic en el cuadro de la actividad acadmica que se va a eliminar.

50

2. Despus de seleccionar la actividad, se presiona el botn eliminar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar la actividad, si se est seguro

de completar la accin, se selecciona la opcin SI, de lo contrario seleccionar la
opcin NO para volver al listado de actividades.
Duplicar Actividad Acadmica
Para duplicar una actividad se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono Duplicar (recuadro en la columna) en la actividad que va a

copiar.
2. Se desplegar una ventana, en la cual se solicitar el grado y grupo para el que se

replicar la actividad. Tenga en cuenta que este proceso aplica para TODAS las
asignaturas del grupo.

51

4. Al finalizar aparecer el registro duplicado en el listado.
5.3. Planilla de Actividades
En este mdulo se registran las calificaciones de las actividades de los estudiantes,

por grado, grupo , asignatura y periodo de evaluacin de la Sede y Periodo acadmico
en sesin. Al acceder a este men, se mostrar opciones para seleccionar el grado,
grupo, asignatura y periodo de evaluacin del Periodo acadmico en sesin. Tambin
se presentan las opciones de Cancelar, Eliminar, Guardar y Asignar Nota Masiva.
Guardar Planilla de Actividad
Para guardar una planilla de actividad debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el grado, grupo, asignatura y periodo de evaluacin que se desea

calificar.
2. Dar clic en el recuadro correspondiente al estudiante y asignatura, seleccionar la

nota deseada o escribir la nota.

52

Asignar Nota Masiva Planilla Actividad
Es posible asignar la misma calificacin a varios estudiantes en una o ms

actividades, para esto, se debe realizar lo siguiente:

calificar.
2. Marcar los estudiantes a los cuales se les aplicar la misma calificacin, y marcar
las actividades sobre la cual ser reportada.
3. Dar clic en el botn Asignar nota Masiva.
4. Seleccionar o ingresar la nota deseada de la ventana emergente.

53

5. Dar clic en el botn Aceptar
Eliminar Nota

calificar.
2. Seleccionar los recuadros que est al lado del estudiante o en la cabecera del
listado para seleccionar todos y seleccionar los recuadros de las actividades
deseadas.
5.4. Calificacin de asignaturas
En este mdulo se definen las calificaciones definitivas de los periodos de evaluacin

de las asignaturas.

54

Reportar Definitiva Segn Actividades Calificadas
Para reportar la calificacin definitiva de las asignaturas en el periodo de evaluacin

procesando las notas de las actividades realizadas por los estudiantes deben seguir
los siguientes pasos.
1. Seleccionar Grado, Grupo, Asignatura y Periodo de evaluacin.
2. Dar clic en el botn
3. Seleccionar los Descriptores Logros a emplear en el informe.
4. Asociar los descriptores con las actividades calificadas.
5. Dar clic en el botn Calificar.
Reportar Definitiva Directamente
Para reportar la calificacin definitiva de las asignaturas en el periodo de evaluacin

sin calificar actividades a estudiantes deben seguir los siguientes pasos.
2. Seleccionar los estudiantes que tengan la misma calificacin y descriptores.

55

3. Dar clic en el botn.
4. Seleccionar los Descriptores Logros a emplear en el informe.
5. Calificar los descriptores seleccionados (escribir o seleccionar).
6. Calificar la Asignatura (escribir o seleccionar).
8. Repetir desde el paso 2 para calificar otros estudiantes.

56

Modificar la Definitiva reportada
Para Modificar la calificacin definitiva de las asignaturas en el periodo de evaluacin

deben seguir los siguientes pasos.
2. Dar clic sobre el icono Ver Mas ( ) del estudiante a modificar
3. Escribir o seleccionar la calificacin que desee asignar.
4. Dar clic en el botn para quitar o asignar nuevos

descriptores al estudiante.
5. Dar clic en el botn para guardar los cambios realizados.
5.5. Control de Asistencia
En este mdulo se controla la asistencia de los estudiantes. Al acceder a este men, se

mostrar un formulario con los campos Grado, Grupo, Asignatura, Periodo de evaluacin,

57

Fecha de inicio y Fecha fin. Tambin se presentar la opcin Consultar, Guardar y

Eliminar.
Consultar asistencias
Para Consultar asistencias se debe seguir estos pasos:
1. Se diligencia los campos presentados en la parte superior: grado, grupo, asignatura

y periodo de evaluacin.
2. Dar clic en el botn Consultar.
Agregar asistencias
1. Se selecciona el tipo de asistencia a guardar para cada estudiante. Las opciones

son: Asisti, NO Asisti, NO Asisti trajo justificacin, Llego tarde, Llego tarde trajo
justificacin.

58

Agregar asistencias Masivamente
Para usar correctamente la opcin Masivo y guardar asistencias masivamente debe

seguir estos pasos.
1. Seleccionar los estudiantes.
2. Seleccionar las fechas en las que ser asignada la asistencia de forma masiva.
3. Seleccionar en la opcin masiva el tipo de asistencia.
Eliminar asistencias
Para Eliminar asistencias se debe seguir estos pasos:

59

1. Seleccionar los estudiantes.
2. seleccionar las fechas en las que ser eliminada la asistencia de los estudiantes.
3. Despus de seleccionar, dar clic en el botn eliminar.
5.6. Calificacin Definitiva
En el modulo de calificacin definitiva, es el lugar donde deben consignarse las notas

finales de periodo acadmico para cada uno de los estudiantes en las respectivas
asignaturas. Al ingresar a esta opcin Se desplegaran las opciones Definir Resultados
y Reportar Calificacin Final.

60

Reportar Calificacin Final
Para definir resultados se debe hacer lo siguiente:
1. Seleccionar el grado y grupo.
2. Seleccionar los estudiantes a los cuales les ser reportada la calificacin final.
3. Dar clic en el botn definir resultados .
Nota: para realizar correctamente este proceso, es necesario validar que los
estudiantes seleccionados tenga nota en todos los periodos de evaluacin de cada
una de las asignaturas, de lo contrario no se podr realizar satisfactoriamente.
Definir Resultados
Una vez se reporten las calificaciones finales del estudiante, el sistema permitir
definir los resultados de acuerdo a las notas definitivas. Para ello, se deben seguir los
pasos a continuacin:
2. Seleccionar los estudiantes a los cuales se les definir el resultado final.

61

3. Dar clic en el botn definir resultados .
Una vez se reporten los resultados del alumno, en la tabla con el listado de
estudiantes, aparecer frente a cada uno de ellos los estados: Aprobado, Reprobado o
cursando, y las observaciones a las que haya lugar.
Nota: Para realizar este proceso, es necesario que antes se hayan reportados las
calificaciones definitivas del estudiante, de lo contrario el sistema arrojar un mensaje
indicando que no es posible definir los resultados de los estudiantes.
Reportar Calificacin Final Manual
Para reportar calificacin final manual se debe hacer lo siguiente:
2. Dar clic en el botn reportar calificacin manual al registro deseado.
3. El sistema despliega un formulario con las pestaas Calificacin Final y Resultados.
En la pestaa Calificacin final, se visualiza el consolidado de notas por rea y

asignatura. Para modificar o asignar la calificacin en una asignatura, se digita la nota
en el recuadro de la columna Calificacin Final, frente a la asignatura.

62

En la pestaa Resultados, se presentar un consolidado con la cantidad de

asignaturas ganadas y perdidas por el estudiante. Tambin ser posible definir
manualmente si el alumno aprob o reprob el periodo acadmico.
4. Luego de editar la informacin, dar clic en el botn Guardar.

63

6. CONVIVENCIA
El modulo convivencia, permitir el control de los comportamientos en los que incurren

los estudiantes del establecimiento educativo. Este proceso se realizar de acuerdo a
las conductas establecidas y controladas en el manual de convivencia de la institucin.
Las opciones que ofrece este modulo se detallan a continuacin:
6.1. Manual de Convivencia
Esta opcin de men permitir la gestin de los comportamientos presentes en el

manual de convivencia del establecimiento. Al acceder a l, se presentar el listado de
comportamientos creados, tambin se presentarn las opciones Agregar, Modificar y
Eliminar.
Agregar Comportamientos Escolares
Para adicionar un nuevo comportamiento, se procede de la siguiente manera:

64

2. Diligenciar los campos del formulario.
Nota: El tipo de comportamiento comprende las siguientes opciones: Positivo, Neutro,

Negativo, Negativo Leve, Negativo Grave y Negativo muy Grave y el tipo sancin
tendr las siguientes opciones: Expulsin, Suspensin, Amonestacin y No Aplica.
Editar Comportamientos Escolares
1. Dar clic en el botn editar del registro que se desea modificar.
2. Realizar los cambios en los datos que desean modificarse.
3. Clic sobre el botn guardar.
Eliminar Comportamientos Escolares
1. Seleccionar el recuadro del registro deseado o el recuadro de la parte superior

izquierda del listado.

65

3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar, si se est seguro de

NO para volver.
6.2. Reporte de comportamientos
En este mdulo se registran los comportamientos de los estudiantes de la institucin.

Al acceder a este men, se mostrar opciones para seleccionar el grado, grupo en el
que se encuentra en estudiante al cual se le realizar el reporte.
Consultar Comportamiento Socio-Escolar
Para visualizar los reportes de comportamientos a un estudiante, se deben seguir los

siguientes pasos:
1. Seleccionar grado y grupo.
2. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) frente al estudiante al cual se le

asignar nuevos reportes de comportamiento.
Se presentarn el listado de comportamientos asociados al estudiante seleccionado

adems las opciones Agregar y eliminar.

66

Agregar Reporte Comportamiento
Para agregar los reportes de comportamientos a un estudiante, se deben seguir los

siguientes pasos:
3. Clic en botn Guardar de la parte superior.
Eliminar Reporte Comportamiento
Para eliminar los reportes de comportamientos a un estudiante, se deben seguir los

siguientes pasos:
1. Marcar el reporte de comportamiento que se va a eliminar.

67

3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar el reporte de

comportamiento, si se est seguro de completar la accin, se selecciona la opcin SI,
de lo contrario seleccionar la opcin NO para volver al listado de perodos
acadmicos.
7. SOCIALES
En el modulo sociales, se gestionar todo lo relacionado con la interaccin entre los

usuarios del sistema. En esta opcin se podrn agregar noticias y dirigir mensajes a
todo el personal del establecimiento que utilice la aplicacin.
7.1. Noticias
El men noticias, se podrn agregar comunicados, eventos, programaciones y dems

actividades de inters general para el personal que conforma el establecimiento
educativo. Al acceder a este men, se mostrar el listado de las noticias creadas en el
establecimiento. Tambin se presentarn las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

68

Agregar Noticias
Para agregar una nueva noticia se deben seguir los siguientes pasos:
Nota: Se debe tener especial cuidado en el campo Estado, este define si la noticia es
publicada o no. Tambin es necesario verificar los roles a los cuales les aparecer la
noticia una vez ingresen con su cuenta.
Modificar Noticia
Si se desea editar una noticia previamente creada, se deben seguir los pasos a
continuacin:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en la noticia que va a modificar.

69

Despublicar Noticia
Para despublicar una noticia se debe seguir los siguientes pasos:
1. Marcar la noticia que va a despublicar.
2. Despus de seleccionar la noticia, da clic en el botn despublicar.
3. Aparecer una ventana de confirmacin para despublicar el noticia, si se est

la opcin NO para volver al listado de noticias.
Al finalizar se presentar un mensaje reportando la operacin exitosa.

70

7.2. Noticias
La opcin noticias permitir la comunicacin directa entre los usuarios especficos de

la aplicacin. Desde este modulo se podrn enviar mensajes a docentes, acudientes
estudiantes o administrativos del establecimiento educativo. Al ingresar a la opcin,
aparecer la bandeja de entrada con los mensajes que se han enviado al usuario.
Redactar Mensaje
Para redactar mensaje se deben seguir los siguientes pasos:

71

3. Para definir los destinatarios haga clic sobre el botn.
4. Aparecer una ventana con los siguientes elementos, en los cuales se definen los
destinatarios.
5. Una vez definidos los destinatarios se da clic en el botn cerrar.
6. Clic en botn Enviar.
Ver Mensajes Recibidos
Para visualizar el contenido de un mensaje especifico, se realiza lo siguiente:
1. Clic en el icono Ver Mensaje.
2. Aparecer el recuadro con la informacin del mensaje y datos del remitente.

72

Eliminar Mensaje
Para eliminar un mensaje se deben seguir los siguientes pasos:
1. Marcar el mensaje que va a eliminar.
2. Clic en el botn eliminar
Enviados
En la seccin de mensajes enviados se presentar el listado de mensajes enviados y

la opcin para detallar cada uno de los mensajes.
Para visualizar un mensaje se deben seguir los siguientes pasos:

73

1. Clic en el icono Ver Mensaje.
2. Aparecer el recuadro con la informacin del mensaje y datos de los destinatarios.
8. CONFIGURACIN
El men configuracin de la aplicacin, es el modulo mediante el cual se configurar

el sistema de acuerdo a las necesidades del establecimiento educativo. En l se
definirn las variables de configuracin a utilizar que dictaran los lineamientos para el
funcionamiento del sistema; tambin es el lugar donde deben definirse las escalas de
valoracin a utilizar, los usuarios que podrn ingresar a la aplicacin, los roles y
permisos que tendrn los mismos, y los criterios de promocin a tener en cuenta para
promover a los estudiantes.

74

8.1. Configuraciones Generales
El modulo configuraciones Generales, permitir definir todas las variables de

configuracin mediante las cuales definir la manera de trabajar en el sistema.
Una vez se accede al men, se encuentra la ventana de parmetros de configuracin

donde definir las variables del sistema de evaluacin de la institucin, entre otras:
Para realizar la configuracin, se deben seguir los pasos a continuacin:
1. Diligenciar los valores para cada uno de los parmetros listados. (Ver descripcin de
las variables en anexo 1)
3. Aparecer un recuadro con el listado de planes de estudio creados en la sede, se

deben seleccionar aquellos en los que se aplicar la configuracin establecida.

75

4. Clic en el botn aceptar.
Por ltimo, Aparecer un mensaje de confirmacin indicando que los cambios fueron
guardados satisfactoriamente.
Nota: Si se desea cambiar algn parmetro de configuracin, se deben repetir los

pasos anteriormente indicados.
8.2. Escalas de Valoracin
En este mdulo se definen las escalas de valoracin que se utilizaran en el

establecimiento educativo. Al acceder a este men, se mostrara el listado de escalas
existentes, tambin se presentaran las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.
Agregar Escala de Valoracin
Para agregar una nueva escala de Valoracin se deben seguir los siguientes pasos:

76

Modificar Escala de Valoracin
Para modificar una escala se deben seguir los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en la escala que va a modificar.
2. Modificar los campos del formulario (cdigo y nombre).
Al ingresar a la opcin para editar la informacin de las escalas de valoracin,

aparecer la pestaa Valoraciones, en la cual se gestionarn las valoraciones que
componen la escala de valoracin. Al acceder, se presentar el listado de las actuales.

77

Agregar Valoraciones
Para agregar una nueva valoracin a la escala, se procede de la siguiente manera:
1. Dar clic en el botn agregar .
2. Se desplegar en ventana emergente, y en ella un formulario con la informacin de

la valoracin. Se deben diligenciar los datos presentados.
Al agregar una valoracin, se presentar la opcin indicadores. En ella ser posible

diligenciar los sufijos y prefijos en cada uno de los aspectos, que sern utilizados para
la automatizacin de los descriptores de desempeo.

78

Nota: Se debe tener en cuenta que los porcentajes establecidos para cada uno de las
valoraciones no deben estar contenidos en otras. Para un mejor resultado el uso del
sistema, los porcentajes de 0 a 100 deben estar contemplados en las diferentes
valoraciones.
Modificar Valoraciones
Para modificar las valoraciones debe realizar los siguientes pasos:
1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) de la escala que va a modificar.
2. Diligenciar los datos que se desean cambiar, en el formulario que aparecer.
3. Clic en guardar
Eliminar Valoraciones
Si se desea eliminar una de las valoraciones creadas, es necesario seguir los pasos
abajo descritos:
1. Marcar el registro que se desea eliminar.

79

2. Aparecer una ventana emergente, con un mensaje de confirmacin para indicar si

se est seguro de completar la accin. Si se desea eliminar la valoracin, marcar la
opcin SI, de lo contrario seleccionar la opcin NO.
Al eliminar la valoracin aparecer un mensaje indicando que se ha eliminado

correctamente.
Nota: Si la valoracin tiene asociados descriptores de desempeo no ser posible

completar su eliminacin.
Eliminar Escala de Valoracin
Para eliminar una escala se deben seguir los siguientes pasos:
1. Marcar la escala de valoracin que se desea eliminar.
2. Despus de seleccionar la escala, da clic en el botn eliminar
3. Aparecer una ventana de confirmacin para eliminar la escala, si se est seguro de

NO para volver al listado de escalas.
Nota: Si la escala est siendo utilizada en la configuracin no ser posible eliminarla.

80

8.3. Usuarios
El men Usuarios, permitir gestionar los funcionarios del establecimiento educativo

que tendrn acceso a la aplicacin, sus permisos y dems informacin general de los
mismos. Al ingresar al modulo, se presentar la lista de usuarios existentes en el
establecimiento. Tambin las opciones agregar y modificar entre otras.
Agregar Usuario
Para adicionar un nuevo usuario al sistema, se procede siguiendo los pasos a

continuacin:
2. Diligenciar los campos del formulario tanto de la pestaa de Datos bsicos e

Informacin Complementaria.
Nota: Solo ser necesario modificar al informacin marcada con un asterisco (*)

81

Nota: Algunos campos solo sern habilitados si se est agregando un usuario docente.
Dar clic en el botn Guardar.
Editar Usuario
El proceso de modificacin de la informacin de un usuario previamente creado, se

realiza de la siguiente manera:
1. Clic en el botn Editar del registro que se desea modificar.
2. Editar la informacin que se presentar en el formulario.
3. Clic sobre el botn guardar.
El sistema no permite la eliminacin de los usuarios creados, sin embargo es posible

activar o desactivar el acceso de los mismos a la aplicacin. Este proceso se realiza
seleccionando el icono Activar/desactivar que aparece frente al funcionario que al
que se le desea realizar la accin.

82

Al editar la informacin de los funcionarios del establecimiento, aparecern varias

pestaas: Roles y Documentos Anexos. En la pestana Roles se gestionan los
permisos que tendr el usuario en la aplicacin, mientras que en Documentos Anexos,
se podrn agregar o editar, archivos relacionados con el docente o administrativo del
establecimiento, tales como hojas de vida, resoluciones, entre otros.
Gestin de Roles de Usuario
Al acceder a la pestaa, aparecer el listado de roles que el usuario tiene asignados

actualmente en el establecimiento. Para agregar un nuevo rol a un usuario, se realiza
lo siguiente:
1. Una vez se ubica la pestaa Roles, aparecer el recuadro Agregar Rol (Ubicado en
la parte derecha de la ventana).
2. Seleccionar el rol que le ser aadido al usuario y la sede en al cual tendr

permisos con el mismo.
3. Clic en el botn Agregar.
Si se desea borrar un rol especifico a un usuario se debe seleccionar el icono eliminar

que aparece frente al mismo.

83

Gestin de Permisos para Usuarios
Los roles asignados a un usuario se componen de una serie de permisos

predeterminados por la aplicacin, los cuales pueden ser personalizados para
funcionarios especficos; de tal manera que existe la posibilidad de retirar permisos
para determinadas acciones a las cuales no se desea que se acceda.
Si se desea eliminar uno de los permisos en un rol a un usuario, se realiza lo siguiente:
1. Seleccionar la opcin editar sobre el usuario al cual se le retirarn los permisos, y

acceder a la pestaa Roles.
2. Clic en el icono (+) que aparece al lado de cada rol asignado.
3. Aparecern los recuadros Permisos Asignados y Permisos Disponibles. En

Permisos Asignados se listaran las acciones a las que tiene acceso el usuario cuando
ingresa con el rol y la sede seleccionada. Permisos disponibles listar las tareas en las
cuales se le han retirado permisos para acceder.
4. Clic sobre el icono eliminar que aparecer frente al permiso listado.
Luego de ello, el permiso ser eliminado y pasar a presentarse en el recuadro

Permisos disponibles y el usuario ya no podr acceder a la opcin de men eliminada
cuando ingrese con el rol y a la sede en la cual se efecto la accin.

84

Para volver a agregar el permiso al usuario, se debe dar clic sobre el icono agregar
que aparece frente al mismo.
Gestin de Documentos Anexos
En el modulo gestin de usuario, se diligenciaran los archivos correspondientes a la

hoja de vida de los docentes y dems funcionarios del establecimiento.
Para agregar un nuevo documento, se accede a la edicin del usuario y

posteriormente a la pestaa Documentos Anexos y luego seguir los pasos a
continuacin:

85

1. Dar clic en el botn Agregar Documento.
2. Diligenciar los campos del formulario emergente
3. Dar clic en el botn Aceptar.
Nota: Para editar la informacin relacionada con el documento aadido (Nombre

Documento, Descripcin), se debe seleccionar el icono editar que aparece frente al
registro. Tambin ser posible descargarlo haciendo clic sobre el nombre del
documento adjunto.
8.4. Criterios de Promocin
En la opcin criterios de promocin, se deben definir los parmetros mediante los

cuales se establecer la promocin de los estudiantes del establecimiento. La
informacin que all se consigne debe ser acorde al plan educativo de la institucin,
dado que ser a partir de esta que se determinar si los alumnos aprueban o
reprueban el periodo acadmico que se les este calificando.
Una vez se accede al men, se encuentra la ventana con una serie de variables que
debern ser diligenciadas:

86

Al finalizar la configuracin, se da clic sobre el botn guardar , para

almacenar la informacin consignada.
9. REPORTES
El modulo reportes, permitir la generacin de informes con la informacin consignada

en la aplicacin. A travs de las opciones de este, se podrn descargar boletines,
certificados de estudio, consolidados de calificaciones y dems reportes que sern
detallados a continuacin.
Informes y Constancias: Comprende la generacin de Constancias de Desempeo,

Constancia de Estudio, Boletn de Perodo, Informe Final, listado de comportamiento
por estudiante, Libro de calificaciones y Hoja de Matrcula.
Al acceder a la opcin, aparecer una lista desplegable con el listado de reportes

disponibles. Se debe seleccionar aquel que se desea descargar.

87

Estadsticas: Se podrn generar consolidados por estudiante, grado y grupo, rea y

asignatura, valoraciones o resultados, asistencia por curso y por estudiante y Cuadros
de Honor por Estudiante, Grupo, Grado y Sede
Listados y Planillas: En la seccin listados y planillas, se podrn generar listas de

estudiantes, planillas auxiliares, planillas para controlar asistencia y un reporte con
listado de descriptores.
El modulo Planes de Estudio permitir la generacin de un reporte con el listado de

planes de estudio que han sido creados en el establecimiento.
El men Institucionales, comprende la generacin de carnets para estudiantes y

funcionarios.
En Documentos solemnes, se generarn las menciones de honor y se podr realizar la

gestin de actas de grado para el establecimiento.
Desde el modulo de reportes, ser posible generar el documento DANE C600 de

acuerdo a la informacin consignada en la aplicacin.
Nota: Se debe tener en cuenta que los reportes que genera el sistema, toma como
base la informacin diligenciada en cada una de las opciones. De tal manera que si
hay algn dato que no se refleja en los informes, es necesario revisar su est esta
correctamente ingresado en el sistema.

88


89

Dibulla Evaluadora MANUAL de USUARIO

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2014

3.3. Asignaturas .................................................................................................... 27

5.3. Planilla de Actividades ................................................................................... 52

8.1. Configuraciones Generales............................................................................ 75

La plataforma de Control Educativo Colombia Evaluadora, est diseada para facilitar

El acceso a la plataforma Colombia Evaluadora se realizar mediante un navegador

1. Abrir el navegador de su eleccin. (Mozilla Firefox o Chrome)

2. Ingresar a la direccin WEB entregada por su proveedor.

3. Aparecer una pgina igual o similar a la siguiente.

4. Diligenciar campos cuenta y contrasea. Por seguridad, tambin ser necesario

5. Al diligenciar datos validos de acceso, aparecer la ventana principal de la

Posteriormente, se presentar un formulario en el cual deber diligenciar el nombre de

Por ltimo, seleccionar el botn Enviar

El mdulo establecimiento de la aplicacin, permitir la gestin de establecimientos,

En este mdulo se define la informacin general del establecimiento educativo. Al

Imagen 1 Establecimiento - Listado de Establecimiento

Agregar Establecimiento Educativo

Si se desea adicionar un nuevo Establecimiento se debe seguir los pasos listados a

1. Dar clic en el botn Agregar

2. Diligenciar los campos presentados en el formulario, los cuales se presentaran

Imagen 2 - Datos Bsicos

Imagen 3 - Establecimiento - Informacin Complementaria

Imagen 2 - Establecimiento - Datos IE Privadas

3. Dar clic en el botn Guardar

Modificar Establecimiento Educativo

Para modificar Establecimiento Educativo se debe realizar lo siguiente:

1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el establecimiento que va a

Imagen 3 - Sedes - Modificar Sedes

3. Clic en el botn Guardar.

En este mdulo se definen las sedes que componen el establecimiento educativo. Al

1. Dar clic en el botn Agregar.

2. Se diligencia los campos presentados en el formulario.

3. Clic en el botn Guardar.

Para modificar Sede se debe seguir los siguientes pasos:

1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna ) en la Sede que va a modificar.

2. Modificar los campos del formulario.

3. Clic en el botn Guardar.

Nota: Al dar clic sobre al botn "Informacin complementaria de la sede" aparecer un

2.3. Periodo Acadmico

En este men, se definen los periodos acadmicos que se utilizaran en el

Agregar Perodo Acadmico

Para agregar un nuevo periodo acadmico se realiza lo siguiente:

1. Dar clic sobre el botn Agregar.

2. Diligenciar los campos presentados en el formulario.

3. Clic en botn Guardar.

Al agregar un periodo, aparecer la opcin replicar periodo acadmico en las sedes de

Nota: en el campo estado se listaran las opciones: Inscripciones, Cerrado, Abierto,

Estado Inscripciones: Se seleccionar cuando se inicia el periodo acadmico y se

Modificar Perodo Acadmico

Para modificar un periodo acadmico se deben seguir los siguientes pasos:

1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el periodo acadmico que va a

2. Modificar los campos que se desean editar.

3. Clic en el botn Guardar.

Al ingresar a la opcin editar, aparecer la pestaa Periodos de Evaluacin, en la

Agregar Perodo De Evaluacin

Si se desea adicionar un nuevo periodo de evaluacin, deben seguirse los pasos a

1. Dar clic sobre el botn Agregar.

2. Diligenciar los campos presentados en el formulario.

3. Clic en botn Guardar.

Nota: en el campo estado se listaran las opciones NO Calificable, Habilitados para

Estado NO Calificable: Se selecciona cuando no sern realizadas ms modificaciones

Modificar Perodo De Evaluacin

Para modificar un perodo de evaluacin creado, se deben realizar lo siguiente:

1. Dar clic en el icono editar (lpiz en la columna) en el periodo acadmico que va a