BAB 7

BIAYA

7.1 Jenis-jenis Pembelian Dairy Product pada Hotel

1. Pembelian Persediaan
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies dan
barang-barang lain, dimana barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk
membantu kelancaran operasional perusahaan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada
fasilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang
persediaan sangat besar pengaruhnya pada ketahanan dan keawetan barang tersebut, sehingga
beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanannya.
Daily store merupakan gudang tempat menyimpan barang persediaan berupa makanan
dan minuman, dimana tingkat kegiatan atau sktifitasnya setiap hari sangat sibuk, jauh lebih sibuk
dibandingkan gudang lainnya seperti gudang material (general store). Di gudang ini, transaksi
keluar masuk barang (turn over-nya) sangat tinggi dan terjadi setiap hari, oleh karena itu disebut
dengan daily store. Di gudang ini, disimpan bahan-bahan makanan dan minuman seperti di
bawah ini;
a) Makanan Cepat Rusak/Layu (Perishable)
Bahan makanan yang termasuk perishable adalah: sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-
bumbu segar (fresh herb) seperti: bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red
pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato, bayam, sayuran hijau, dan jenis
sayuran lainnya yang mudah rusak.
b) Makanan Jenis Dairy Product
Yang termasuk bahan makanan jenis dairy product adalah: telur, susu dan atau yang
dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream dan lain
sebagainya. Untuk bahan makanan jenis dairy product, umurnya juga relatif pendek yaitu
berkisar 1 sampai 2 minggu (sesuai dengan informasi yang dicantumkan pada kemasan)
sehingga dalam proses pembelian bahan makanan ini,diperlukan ketelitian khusus dengan
melihat tanggal kadalursa (expired date) dari jenis makanan yang dibeli, pada bungkus
atau kemasannya. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu/temperatur
khusus, sama seperti bahan makanan jenis perishable yaitu pada suhu 13 derajat sampai

1
 dengan 16 derajat selsius (chilled room).
c) Bahan Makanan Jenis Daging,Unggas, Ikan Laut (Meat, Poultry, Fish and Seafood)
d) Makanan Jenis Sembako (Groceries)
Groceries adalah sebutan untuk kelompok bahan makanan grosir/sembako seperti: tepung
terigu, beras, kacang-kacangan,kecap, saos, bahan-bahan kue, jenis-jenis mie, minyak
goreng, bumbu dalam botol atau kaleng, dan lain sebagainya.
e) .Bebagai Jenis Minuman (Beverage)

Cara pembelian persediaan (bahan makanan)

a. Pembelian bahan makanan dengan sistem kontrak
Ada dua jenis pembelian bahan makanan dengan cara kontrak, yaitu:
Kontrak untuk jangka waktu tertentu
Pembelian bahan makanan dengan cara seperti itu mempunyai tujuan, seperti dalam
jangka waktu tertentu (sesuai dengan kontrak), hotel/restoran tidak perlu sulit-sulit
mencari suplier/pemasok lagi, paling tidak selama 6 atau 12 bulan, tergantung lamanya
kontrak. Tujuan yang lain yaitu, tenaga ataupun waktu bisa dihemat, dan juga akan
memudahkan di dalam penatapan harga dan penyusunan anggaran, hal ini karena jumlah
pengeluaran sudah dapat dipastikan. Pembelian dengan sistem kontrak ini akan lebih
menguntungkan lagi bila diutamakan untuk jenis bahan yang mempunyai harga yang
stabil untuk periode-periode tertentu.
Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu
Mempunyai tujuan diantaranya adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan, dan
mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit
diperoleh. Terutama adalah jenis bahan-bahan yang hanya tersedia di pasar pada musim-
musim tertentu (bahan musiman).
Yang perlu diingat dalam pembeian bahan dengan sistem kontrak ini adalah kontrak
sebaiknya dilakukan secara tertulis, dan kalau perlu dilakukan dihadapan notaris untuk
dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak bisa dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
bagian pertama, mencantumkan tentang kondisi umum seperti jangka waktu kontrak,
bagaimana pengiriman barang-barang yang dibeli? Kepada siapa invoice harus dikirimkan?
Bagaimana sistem pembayarannya? Contoh bahan yang dibeli,dan sebagainya. Sedangkan

2
 bagian kedua tentang hal-hal yang khusus dan spesifik, seperti standar spesifikasi untuk
setiap jenis bahan yang dibeli, atau disebut dengan standard purchased spesification.
b. Pembelian bahan makanan secara harian
Cara pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan
lama. Untuk melaksanakan pembelian harian semacam ini, maka karyawan bagian dapur
yang sukup senior harus melakukan inventori setiap harinya, biasanya dilakukan pada siang
hari untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli
kembali, maka mengajukan order pembelian melalui chef untuk disetujui.
c. Pembelian bahan makanan secara kuota mingguan
Cara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk
bahan-bahan yang tergolong dalam grocery, hal ini karena pengiriman sekali dalam seminggu
atau sekali dalam dua minggu untuk jenis-jenis bahan makanan grocery adalah sangat sesuai.
Prosedur atau metode pembelian dengan cara mingguan, sama dengan prosedur pembelian
cara harian.
d. Pembelian bahan makanan secara Cash and Carry
Cara ini biasanya digunakan oleh hotel-hotel kecil-menengah, dimana umunya bahan/barang
yang akan dibeli tidak dalam jumlah yang besar, dan untuk bahan/barang yang mudah
didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau toko
atau tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan oleh restoran karena harganya lebih
murah. Ada beberapa keuntungan yang bila menggunakan pembeilan cara Cash and Carry,
diantaranya:
Dapat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja
Harga lebih kompetitif, walaupun bahan/barang yang dibeli dalam jumlah sedikit.
Pembeli tahu secara pasti barang/bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui
catalog
Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika
Sedangkan kerugiannya adalah:
Harus menyediakan orang yang ditugaskan untuk membeli beserta transportasinya
Hotel/restoran harus membayar tunai.
e. Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan
Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan bila hotel /restoran memerlukan

3
 bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama
beberapa waktu, hal tersebut juga untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan
keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam Menu.

7.2 Bagian Alur Prosedur Pembelian pada hotel

Bagan Alur Pembelian Pesediaan

Gudang Puchasing Acct Dept Head Geneal Manager Cost Control Supplier

PR PR
PR

+
QAP
QAP

persetujuan pesetujuan
PO
PO

PO PO

Keterangan:
PR = purchase requisition
A A PO = purchase order
QAP = quotation analys price
A = arsip

A
Salinan untuk
bagian receiving
(kalau ada)

4
 Bagan Alur Pengeluaran Kas untuk Pembelian Tunai

Depatemen Purchasing Cost Control Acc Dept Head General Manager Geneal Cashier

PR Cek persetujuan persetujuan PR

PR

uang
uang

A +
CDV
CDV

Tanda tangan GCES

Keterangan:
PR = purchase requisition
CDV = cash disbursement voucher
GCES = general cashier expenditures summary A
A = asip

Prosedur pembelian persediaan (penjelasan bagan alur pembelian)

PR dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR juga bisa dibuat oleh bagian gudang, jika barang yang
tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat
dalam 3 rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- Cost control, sebagai alat kontrol
- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan

5
 Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuat PO di mana harus
mendapatkan persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnya dibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:
- Supplier untuk ditunjuk
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap, dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
Penerimaan barang dalam hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan dari:
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang
ML pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai kontrol
- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, sebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.

6
7.3 Jurnal Khusus Pembelian pada Hotel
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum,
kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus
sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan
yang memiliki frekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak.
Apabila transaksi yang sejenis memiliki frekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah
transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi
efisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan
usaha yang mulai berkembang pesat.
Oleh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat
transaksi sejenis dalam jumlah frekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang
mempunyai bentuk khusus. Jurnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. Transaksi-transaksi
yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran
kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal
khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik,
biasanya setiap bulan sekali.
Secara umum jurnal khusus dalam akuntansi terdiri atas:
Jurnal penjualan barang dagangan, untuk mencatat transaksi penjualan barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
Jurnal pembelian barang dagangan, untuk mencatat transaksi pembelian barang dagangan
yang dilakukan secara kredit.
Jurnal penerimaan kas, untuk mencatat semua transaksi penerimaan kas atau uang tunai.
Jurnal pengeluaran kas, untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas atau uang tunai.
Jurnal umum, untuk mencatat semua transaksi yang tidak dapat dicatat ke dalam keempat
jurnal di atas.