6045 P3 SPK Administrasi Perkantoran

DOKUMEN NEGARA
NEGARA 3
UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

TAHUN PELAJARAN 2016/2017
SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN
Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Kode : 6045
Alokasi Waktu : 18 jam
Bentuk Soal : Penugasan Perorangan
I. PETUNJUK
A. Anda adalah seorang sekretaris pada perusahaan kontraktor, yaitu PT. Mitra
Bangun Persada, Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax.
(022) 587949, email: mitrabangunpersada@gmail.com. Pimpinan anda adalah
bapak Dedi Kusuma Wardana, MT., sebagai Direktur Operasional.
B. Dokumen soal ujian praktik ini terdiri dari 10 pekerjaan, yaitu:
1. Menggunakan peralatan kantor (Mengetik Kecepatan)
2. Melakukan komunikasi melalui telepon
3. Melakukan korespondensi bahasa Indonesia dan bahasa Inggris
4. Memproses surat/dokumen
5. Mengimplementasi sistem kearsipan
6. Melaksanakan penanganan perjalanan bisnis
7. Membukukan mutasi dan selisih dana kas kecil
8. Mengelola pertemuan/rapat
9. Mengoprasikan Aplikasi Presentasi
10. Mengelola data/informasi ditempat kerja
C. Sebelum mengerjakan tugas, bacalah setiap item tugas dengan cermat dan teliti.
D. Periksa seluruh kelengkapan soal pada setiap tugas, jika tidak lengkap segeralah
melapor kepada pengawas ujian.
E. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan nomor ujian pada setiap hasil
pekerjaan.
F. Periksa kembali hasil pekerjaan sebelum menyerahkan kepada pengawas ujian.
II. KESELAMATAN KERJA
A. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian

praktik ini.
B. Laporkan jika terdapat kerusakan atau hal lain yang terjadi di luar semestinya
kepada pengawas ujian.
6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-1/40

III. DAFTAR PERALATAN, KOMPONEN, DAN BAHAN
Nama
No. Spesifikasi Jumlah Keterangan
Alat/Komponen/Bahan
1 2 3 4 5
Alat Tes /Alat tangan
1. Komputer Disesuaikan Disesuaikan
2. Printer Disesuaikan Disesuaikan
3. Jaringan Internet Disesuaikan Disesuaikan
4. Flashdisk Disesuaikan Disesuaikan
5. Perforator Disesuaikan Disesuaikan
6. Stapler Disesuaikan Disesuaikan
7. LCD Proyektor Disesuaikan Disesuaikan
8. Telepon Disesuaikan Disesuaikan
9. Gunting Disesuaikan Disesuaikan
10. Penggaris Disesuaikan Disesuaikan
11. Pencil Disesuaikan Disesuaikan
12. Ballpoint Disesuaikan Disesuaikan
13. Penghapus Disesuaikan Disesuaikan
Komponen
1. Map Snelhecter Ukuran A4 2 per siswa Untuk arsip
dan kas kecil
2. Guide Ukuran A4 15 lb per
siswa
3. Kalender Meja 1 per siswa
Bahan
1. Kertas HVS Ukuran A4 20
2. Form Buku Agenda Tunggal Disesuaikan 1 lb per siswa

3. Form Lembar Perjalanan Dinas Disesuaikan 1 lb per siswa
Pimpinan
4. Form Bukti Penerimaan Kas Disesuaikan 2 lb per siswa
Kecil
5. Form Bukti Pengeluaran Kas Disesuaikan 20 lb per
Kecil siswa
6. Form Laporan Kas Kecil Disesuaikan 1 lb per siswa
7. Lembar Pesan Telepon Disesuaikan 2 lb per siswa
8. Block Note Disesuaikan 1 bh per
siswa
9. Amplop Persegi Panjang Plain Envelopes 2 bh per
110 x 230 mm siswa

IV. SOAL/TUGAS
TUGAS 1 : MENGGUNAKAN PERALATAN KANTOR (MENGETIK
KECEPATAN)
A. Petunjuk Pengerjaan
A. Ketiklah sesuai dengan keadaan kantor Anda. Jika kantor Anda memiliki
komputer yang ter-install aplikasi Typing Master, maka ketiklah
menggunakan aplikasi Typing Master. Tetapi jika tidak ada komputer yang
ter-install aplikasi Typing Master, maka dapat diketik menggunakan
komputer dengan aplikasi Word Processing atau menggunakan mesin tik
manual.
B. Tuliskan Nama diikuti Nomor Peserta Anda pada kolom User Name,
kemudian tekan enter.
C. Kerjakan tugas mengetik pemanasan dengan cara:
a. Pilih menu Typing Test. Pada menu Test Text, pilih naskah
pemanasan, kemudian klik Start Test.
b. Silahkan mulai mengetik.
c. Jika telah selesai mengetik langsung klik tombol Next untuk
menampilkan laporan tes mengetik.
d. Klik menu View & Print Result.
e. Cetak hasil mengetik teks naskah pemanasan Anda.
D. Kerjakan tugas mengetik kecepatan dengan cara:
1. Kembali ke menu Typing Test. Pada menu Test Text, pilih
naskah kecepatan, kemudian klik Start Test.
2. Silahkan mulai mengetik.
3. Jika telah selesai mengetik langsung klik tombol Next untuk
menampilkan laporan tes mengetik.
4. Klik menu View & Print Result.
5. Cetak hasil mengetik teks naskah kecepatan Anda.
E. Untuk yang menggunakan aplikasi Word Processing, ketiklah naskah
dengan jenis huruf Time New Roman ukuran 12, jarak baris 1,5, perataan
rata kanan kiri, serta batas margin tidak ditentukan (bebas).
F. Batas waktu mengetik naskah pemanasan selama 5 menit, dan naskah
kecepatan selama 15 menit.
B. Bahan dan Alat
1. Komputer yang ter-install aplikasi Typing Master atau Word Processing.
2. Printer berisi tinta yang memadai
3. Stapler kecil beserta isinya
4. Stopwatch (untuk penguji)
5. Kertas HVS A4
C. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang akan digunakan.
2. Latihan mengetik pemanasan selama 5 menit, dipandu oleh penguji.
3. Mengetik kecepatan dilakukan secara bersama-sama selama 10 menit,
dipandu oleh penguji.
4. Hasil ketikan dicetak dan diserahkan kepada penguji.
D. Hasil yang Diharapkan
1. Kecepatan mengetik mencapai 150 epm.
2. Ketelitian mencapai 98%.

NASKAH PEMANASAN (5 MENIT)
SISTEM
Setiap organisasi bisnis maupun instansi pemerintahan dituntut dapat
mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi
dapat tercapai dengan baik jika seluruh komponen dalam organisasi
tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem.
Setiap sistem terdiri dari sub sistem-sub sistem yang harus saling
bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat
mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap sub sistem memerlukan
prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung pencapaian tujuan sistem.
Untuk melaksanakan suatu pekerjaan, setiap prosedur kerja menggunakan
metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan.
Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian (sub sistem)
yang saling terkait dan bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan. Sub
sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang
untuk meningkatkan efisiensi kerja sistem. Prosedur merupakan
sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai
pekerjaan. Metode merupakan seperangkat cara menyelesaikan suatu
pekerjaan.
Pengembangan dan penggunaan suatu sistem dalam organisasi memiliki
berbagai tujuan. Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan yang berbeda
dalam mengembangkan sistemnya. Menurut Quible (2005:361), terdapat

beberapa tujuan penggunaan sistem oleh suatu organisasi, yaitu:
1. Untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya organisasi

2. Untuk mengendalikan biaya operasional organisasi
3. Untuk meningkatkan efisiensi operasional (kerja) organisasi
4. Untuk membantu mewujudkan tercapainya tujuan organisasi
5. Untuk membantu menjalankan berbagai fungsi dalam organisasi.
Penggunaan sistem dalam suatu organisasi tidak selamanya memberikan
manfaat sesuai dengan yang diharapkan. Pemilihan sistem yang tidak tepat
dapat berakibat negatif bagi organisasi. Oleh karena itu, penggunaan
sistem harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasi yang
bersangkutan. Quible (2005:361) mengidentifikasi beberapa keuntungan
dan kerugian penggunaan konsep sistem berikut ini:
Keuntungan dari penggunaan sistem:
1. Berbagai fungsi dalam organisasi dapat dikoordinasikan secara lebih
baik
2. Dapat mengurangi terjadinya aktivitas yang tidak produktif, dan tidak
ekonomis
3. Dapat meningkatkan efisiensi operasional organisasi
4. Kontrol terhadap berbagai aktivitas dan fungsi dapat lebih efektif.
NASKAH KECEPATAN (15 MENIT)
ARSIP ELEKTRONIK
Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa tahun
terakhir ini berjalan sangat cepat. Perubahan informasi tidak lagi terjada
dalam hitungan tahun, bulan, atau hari. Akan tetapi sekarang ini, perubahan

informasi terjadi dalam hitungan jam, menit, atau bahkan detik. Setiap
orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi
maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu
sumber daya bagi suatu organisasi, dan kedudukannya sejajar dengan
sumber daya yang lain seperti uang, manusia, mesin, dan material. Tanpa
informasi, seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara
optimal. Demikian pula suatu organisasi, tanpa memiliki informasi yang
akurat akan mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuannya. Bahkan
saat ini, informasi dapat dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang.
Barang siapa memiliki informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat, maka
akan menjadi pemenang dalam kancah pekerjaannya. Keadaan yang
demikian ini disebut sebagai era informasi.

University of California, Berkeleys School of Information Management
and Systems (Read & Ginn, 2011:2) pernah melakukan penelitian tentang
pertumbuhan informasi pada tahun 1999 sampai 2002. Salah satu hasil
penelitian tersebut menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002
telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes yang tesimpan dalam
media cetak, film, magnetik, dan media optik. Jumlah informasi baru
diprediksi akan bertambah dua kali lipat pada tiga tahun berikutnya. Sampai
pada tahun 2015 sekarang ini, kemungkinan pertambahan jumlah informasi
baru lebih besar lagi dibandingkan temuan pada tahun 2002 tersebut.
Informasi yang dihasilkan oleh aktivitas organisasi terdiri dari berbagai
bidang dan dibutuhkan oleh berbagai pihak, sehingga memerlukan adanya
pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan
segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Informasi yang terekam
sebagai bukti kegiatan suatu organisasi sering disebut dengan istilah arsip.
Arsip yang dihasilkan oleh suatu organisasi pada masa sekarang ini
sebagian masih berupa hard copy berbasis kertas, dan sebagian lainnya
berupa soft copy dalam bentuk file elektronik. Sejalan dengan kebutuhan
organisasi terhadap tersedianya informasi secara cepat, tepat, dan aman,
maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip
secara elektronik.
Sebagian besar organisasi bisnis maupun pemerintahan di era
sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik.
Menurut Read & Ginn (2011:313) electronic record is a record stored on
electronic storage media that can be readly accessed or changed. Arsip
elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan
elektronik yang dapat diakses atau diubah. Lebih lanjut Read & Ginn
menambahkan bahwa electronic records may contain quantitative data,
text, images, or sounds that originate as an electronic signal. Arsip
elektronik dapat berisi data kuantitatif, teks, gambar, atau suara yang
bersumber dari sinyal elektronik.

Proses pengelolaan arsip elektronik memiliki perbedaan dengan
pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus
pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution
and use, maintenance, dan disposition.

Perbedaan antara siklus arsip manual dan arsip elektronik terlihat
pada tahap penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan. Pada
pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai
suatu proses kegiatan. Sedangkan pada siklus arsip elektronik, proses
penciptaan dan penyimpanan berlangsung dalam satu tahap, serta proses
distribusi dan penggunaan juga berjalan dalam satu tahap. Berdasarkan
siklus hidup arsip elektronik tersebut, maka dapat dimengerti bahwa

pengelolaan arsip secara elektronik lebih efisien.
Pada era sekarang ini telah banyak dikembangkan sistem
pengelolaan arsip secara elektronik. Berbagai sistem pengelolaan arsip
elektronik yang berkembang sekarang ini dapat dikelompokkan menjadi tiga
sistem (Sukoco, 2007:116) yaitu: Sistem Manajemen Dokumen Elektronik;
Sistem Pemindaian Elektronik; dan Software Manajemen Dokumen.

Pengelolaan arsip secara elektronik mempunyai banyak manfaat,
terutama memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan. Menurut
Odegers (2005:371), beberapa keuntungan dari pengelolaan arsip secara
elektronik antara lain: 1) Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan
arsip tanpa meninggalkan meja kerja; 2) Pengindeksan yang fleksibel dan
mudah dimodifikasi; 3) Pencarian secara full-text; 4) Kecil kemungkinan file
akan hilang; 5) Menghemat tempat; 6) Mengurangi resiko kerusakan arsip
karena disimpan secara digital; 7) Memudahkan berbagi (sharing) arsip; 8)
Meningkatkan keamanan; 9) Mudah dalam recovery data.

Melihat banyaknya manfaat dan keuntungan dari pengelolaan arsip
secara elektronik, maka manajemen arsip elektronik perlu disosialisasikan
dan dikembangkan untuk mendukung efisiensi kerja organisasi. Manajemen
arsip elektronik merupakan solusi atas persoalan arsip yang semakin hari
semakin bertambah banyak.

NASKAH PEMANASAN MENGETIK MANUAL (5 MENIT)
Setiap organisasi bisnis maupun instansi pemerintahan dituntut 63

124
dapat mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. 181
232
Tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik jika seluruh 294
358
komponen dalam organisasi tersebut bekerja secara 416
466
terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem. Setiap sistem 523
574
terdiri dari subsistem-subsistem yang harus saling bekerjasama 635
665
agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat 726
781
mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap subsistem 836
886
memerlukan prosedur kerja yang baik agar dapat mendukung 942
995
pencapaian tujuan sistem. Untuk melaksanakan suatu 1049
1079
pekerjaan, setiap prosedur kerja menggunakan metode tertentu
yang sesuai dengan kebutuhan.

Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian
(sub sistem) yang saling terkait dan bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan. Sub sistem merupakan sekumpulan
prosedur yang saling terkait yang dirancang untuk
meningkatkan efisiensi kerja sistem. Prosedur merupakan
sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan
berbagai pekerjaan. Metode merupakan seperangkat cara
menyelesaikan suatu pekerjaan.
NASKAH KECEPATAN MENGETIK MANUAL (10 MENIT)
Perkembangan dan pertumbuhan informasi sejak beberapa 53

115
tahun terakhir ini berjalan sangat cepat. Perubahan informasi 179
234
tidak lagi terjada dalam hitungan tahun, bulan, atau hari. Akan 287
345
tetapi sekarang ini, perubahan informasi terjadi dalam 406
456
hitungan jam, menit, atau bahkan detik. Setiap orang 514
567
membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi 623
679
maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi 732
787
salah satu sumber daya bagi suatu organisasi, dan 845
908
kedudukannya sejajar dengan sumber daya yang lain seperti 961
1009
uang, manusia, mesin, dan material. Tanpa informasi, 1068
1120
seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara 1176
1237
optimal. Demikian pula suatu organisasi, tanpa memiliki 1290
1350
informasi yang akurat akan mengalami kesulitan dalam 1419
1470
mewujudkan tujuannya. Bahkan saat ini, informasi dapat 1530
1588
dikatakan sebagai senjata bagi setiap orang. Barang siapa 1639
memiliki informasi lebih cepat, lengkap, dan akurat, maka akan
menjadi pemenang dalam kancah pekerjaannya. Keadaan
yang demikian ini disebut sebagai era informasi.

University of California, Berkeleys School of Information
Management and Systems (Read & Ginn, 2011:2) pernah
melakukan penelitian tentang pertumbuhan informasi pada
tahun 1999 sampai 2002. Salah satu hasil penelitian tersebut
menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002 telah
dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes yang tesimpan
dalam media cetak, film, magnetik, dan media optik. Jumlah
informasi baru diprediksi akan bertambah dua kali lipat pada
tiga tahun berikutnya. Sampai pada tahun 2015 sekarang ini,
kemungkinan pertambahan jumlah informasi baru lebih besar
lagi dibandingkan temuan pada tahun 2002 tersebut.

TUGAS 2 : MELAKUKAN KOMUNIKASI MELALUI TELEPON
1. Bacalah soal/kasus dengan cermat.
2. Lakukan tugas menerima panggilan telepon dan melakukan panggilan
telepon.
3. Catatlah pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon (LPT).
B. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan bahan dan alat yang diperlukan.
2. Menerima panggilan telepon dari penguji.
3. Melakukan panggilan telepon kepada penguji.
C. Soal/Kasus
1. Menerima Panggilan Telepon
Bapak Hendro Saputro, MBA ingin berbicara dengan pimpinan Anda, tetapi
pimpinan Anda tidak berada di tempat. Bapak Hendro Saputro, MBA
bermaksud mengundang pimpinan Anda untuk makan malam di Rumah
Makan Bumbu Desa yang beralamat di jalan Cihampeulas Bandung sambil
membahas rencana proyek pembangunan gedung hotel New Crystal nanti
malam pukul 20.00 WIB (hari, tanggal sesuai pelaksanaan ujian).
2. Melakukan Panggilan Telepon
Anda diminta oleh pimpinan untuk menelepon Ibu Dra. Yuli Kemalawati,
Kepala Badan Lingkungan Hidup Provinsi Jawa Barat untuk mengundang
rapat tentang poyek pembangunan instalasi limbah industri. Rapat
diselenggarakan pada hari Rabu tanggal 1 Maret 2017 pukul 13.00 15.00
bertempat di Kuningan Room, Hotel Aston, Bandung.
D. Bahan dan Alat
A. Pesawat telepon
B. Lembar pesan telepon
C. Block Note
D. Ballpoint
E. Kalender meja
E. Hasil yang Diharapkan
1. Dapat menerima telepon dengan baik dan benar, dengan sikap dan etika
bertelepon yang sesuai dengan standar.
2. Dapat melakukan panggilan telepon sesuai dengan aturan dan etika dalam
bertelepon dan materi yang disampaikan sesuai dengan permasalahan yang
diminta.
3. Lembar pesan telepon dapat diisi dengan rapi dan benar.
4. Penggunaan Block Note dilakukan dengan tepat dan isinya sesuai dengan
permasalahan yang diminta.
LEMBAR PESAN TELEPON

Hari/Tanggal
Waktu
Untuk
Dari
No. Telepon
Isi Pesan:
Diterima Oleh:

TUGAS 3 : MELAKUKAN KORESPONDENSI BAHASA INDONESIA DAN
BAHASA INGGRIS
A. Petunjuk Kerja
1. Bacalah soal dengan teliti.
2. Kerjakan soal menggunakan program aplikasi Word Processing.
3. Manfaatkan waktu dengan sebaik-baiknya.
B. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Tidak diperlukan pembuatan konsep surat
3. Surat diketik lengkap dengan menggunakan kop surat
4. Sebelum dicetak simpan dalam file Anda
5. Selesai dicetak, kemudian di tanda-tangani, dan dilipat serta masukan
kedalam amplop sesuai ketentuan hasil yang diharapkan.
C. Soal/Kasus
A. Surat Bahasa Indonesia
a. Anda sebagai sekretaris PT. MITRA BANGUN PERSADA diminta
untuk membuat surat pesanan barang berupa bahan bangunan. Surat
ditujukan kepada Bapak Rudi Wirawan, pimpinan CV JAYA GUNA,
yang beralamat di Jl. Soekarno-Hatta No.102 Bandung. Surat tertanggal
hari ini, dibuat menggunakan Bahasa Indonesia.
b. Barang-barang yang dipesan sebagai berikut :
NAMA BANYAK
NO MERK HARGA JUMLAH
BARANG NYA
1 Cat Tembok Catylac 100 kaleng Rp 150.000 Rp 15.000.000
2 Semen Bima 500 zak Rp 60.000 Rp 30.000.000
3 Tegel Keramik Roman 400 dus Rp 80.000 Rp 32.000.000
c. Untuk diperhatikan, barang-barang yang dipesan diharapkan tiba di

perusahaan paling lambat 1 minggu setelah pemesanan.
d. Pembayaran diberikan setelah barang diterima perusahaan.
B. Surat Bahasa Inggris
You as secretary PT. MITRA BANGUN PERSADA tasked to make a
complaint letter to Bain & Company, Inc. which is located at Level 45
Governor Phillip Tower, 1 Farrer Place Sydney, NSW 2000 Australia, tel: +61
2 9024 8600, fax: +61 2 9024 8500. The complaint was filed because Bain &
Company, Inc. just send one Construction Management Expert, whereas
according to the agreement would send two people. PT. MITRA BANGUN
PERSADA called for Bain & Company, Inc. refund 50% of the costs that
have been transferred. The letter, dated today, were made using English
language.
D. Alat dan Bahan
1. Komputer
2. Printer
3. Stapler
4. Kertas HVS A4
5. Amplop Persegi Panjang
E. Hasil yang diharapkan

1. Surat Bahasa Indonesia dalam bentuk Block style, dilipat dalam lipatan
akordion serta dimasukkan dalam sampul surat.
2. Surat Bahasa Inggris dalam bentuk Semi Block Style, dilipat dalam lipatan
standard fold serta dimasukkan dalam sampul surat.

TUGAS 4 dan 5: MEMPROSES SURAT/DOKUMEN DAN
MENGIMPLEMENTASIKAN SISTEM KEARSIPAN
1. Saat ini di meja anda terdapat 11 surat masuk dan surat keluar.
2. Telitilah surat-surat tersebut untuk proses pencatatan.
3. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam format buku agenda yang telah
disediakan.
4. Setelah dicatat dalam buku agenda selanjutnya simpanlah surat-surat tersebut
dalam map snelhecter dengan menggunakan Sistem Kronologis.
B. Bahan dan Alat
1. Format buku agenda surat
2. Map Snelhecter
3. Guide
4. Kertas label
5. Perforator
6. Stapler
C. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan.
2. Surat masuk diterima 2 hari dari tanggal surat.
3. Catatlah surat-surat tersebut ke dalam buku agenda surat masuk dan surat
keluar yang telah disediakan.
D. Hasil yang diharapkan
1. Semua surat tercatat dalam buku agenda dengan lengkap, benar dan rapi
2. Surat-surat tersimpan dalam map snelhecter dengan benar dan rapi sesuai
dengan Sistem Kronologis.
(tanggal pada agenda surat masuk keluar ditambahkan 2 hari setelah tgl surat)

PT MITRA BANGUN PERSADA
Alamat: Jl. Dewi Sartika No.20 Bandung, Telp. (022) 587948, Fax. (022)
587949, email: mitrabangunpersada@gmail.com.
Nomor : 015/MBP/I/2017 10 Januari 2017

Hal : Permintaan daftar harga
Kepada
Yth. Pimpinan CV Delta Nusantara
Jl. Agus Salim No. 30
Jakarta
Dengan hormat,
Kami informasikan kepada Saudara, bahwa kami adalah perusahaan kontraktor nasional
yang sering menggunakan produk-produk bahan bangunan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud meminta daftar harga dan informasi lain
mengenai produk bahan bangunan yang Saudara jual. Apabila harga produk Saudara
bersaing, kami akan mempertimbangkan untuk membeli produk bahan bangunan dari
perusahaan Saudara.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dedi Kusuma Wardana, MT.

Direktur Operasional


Hal : Permintaan penawaran
Kepada
Yth. Pimpinan ELSES Komputer
Jl. C. Simanjuntak No.38
Yogyakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara No. 05/ELS/I/17, kami bermaksud untuk mengetahui lebih
detail mengenai produk teknologi informasi yang Saudara jual.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami bermaksud meminta daftar harga dan informasi:
A. Jenis produk
B. Spesifikasi produk
C. Potongan harga
D. Cara pembayaran
E. Cara pengiriman barang
Agar kami dapat segera mempertimbangkan untuk melakukan pemesanan, kami harap
Saudara segera mengajukan penawaran tertulis secepatnya.
Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,



Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan printer
Kepada
ELSES Komputer
Yogyakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 10 Januari 2017 yang lalu dengan No.
012/ELS/I/17, kami sangat tertarik pada printer yang Saudara tawarkan.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan printer merk Epson tipe L220
Print Scan Copy sebanyak 5 unit. Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima
pada awal Januari 2017. Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar
50% dari pembayaran keseluruhan pesanan dan 50% sisanya akan kami selesaikan setelah
barang sampai di tempat kami.
Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami
mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,



Lampiran : Foto barang rusak
Hal : Komplain
Kepada
ELSES Komputer
Yogyakarta
Dengan hormat,
Pesanan kami berupa 5 unit printer merk Epson tipe L220 Print Scan Copy dengan
nomor faktur FT0928471881220017 sudah tiba di perusahaan kami. Kami ucapkan terima
kasih atas komitmen Saudara untuk mengirimkan pesanan kami tepat waktu.
Kami menerima laporan dari bagian IT bahwa ada 2 unit printer yang Saudara kirim
mengalami eror pada catridge warna hitam, sehingga tidak dapat digunakan dengan
sempurna. Berdasarkan informasi pada kartu garansi, catridge tidak termasuk dalam klaim
layanan purna jual. Untuk itu kami bermaksud menanyakan apakah ada garansi catridge
dari perusahaan Saudara, mengingat barang tersebut belum kami pergunakan sama sekali.
Sambil menunggu jawaban dari Saudara dan atas kerjasama yang baik kami
mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,


Lampiran : 1 lembar bukti transfer
Hal : Pesanan mobil
Kepada
PT Nasmoco
Jl. Bimasakti No.50
Bandung
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 5 Januari 2017 tentang penawaran mobil, kami
tertarik untuk membelinya.
Adapun mobil yang kami pesan adalah dua unit mobil Toyota Inova tipe G 2.1 warna
silver. Bersama ini kami lampirkan bukti transfer pembayaran uang muka sebanyak 40%
sebagaimana yang Saudara minta. Sisa pembayaran akan kami lunasi setelah pesanan
mobil kami terima.
Kami harap mobil yang kami pesan dapat diterima paling lambat tanggal 15 Februari 2017.
Atas perhatian dan kerjasama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,


Nomor : 028/MBP/II/2017 4 Februari 2017

Lampiran : Bukti pembayaran
Hal : Pesanan ATK
Kepada
PT Gading Murni
Jl. Tanah Abang IV No.12
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran Saudara tanggal 11 Januari 2017 yang lalu dengan No.
67/GM/I/17, kami sangat tertarik pada produk ATK yang Saudara tawarkan.
Sehubungan dengan itu, kami bermaksud memesan ATK berupa
No. Jenis Barang Merk Jumlah Barang Harga Satuan Total Harga
1 Ballpoint Uchida 100 buah Rp 15.000 Rp 1.500.000
2 Marker Staedler 100 buah Rp 10.000 Rp 2.000.000
3 Kertas A4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000
4 Kertas F4 Sinar Dunia 100 RIM Rp 40.000 Rp 4.000.000
Jumlah Rp 11.500.000
Kami harapkan barang tersebut sudah dapat kami terima pada akhir Februari 2017.
Bersama surat pesanan ini kami telah kirimkan uang muka sebesar 30% dari pembayaran
keseluruhan pesanan dan 70% sisanya akan kami selesaikan setelah barang sampai di
tempat kami.
Sambil menunggu kiriman dari Saudara dan atas kerjasama yang menyenangkan
kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

CV DELTA NUSANTARA
Alamat: Jl.Agus Salim No.30Jakarta, Telp. (021) 785672, Fax. (021)

785673, email: deltanusantara@yahoo.com.
Nomor : 021/DN/I/2017 15 Januari 2017

Lampiran : Katalog produk
Hal : Penawaran produk bahan bangunan
Kepada
Yth. Pimpinan PT Mitra Bangun Persada
Jl. Dewi Sartika No. 20
Bandung
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 10 Januari 2017 dengan No.
015/MBP/I/2017 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan
Saudara.
Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk bahan bangunan yang
berkualitas dengan standar SNI. Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog
produk-produk bahan bangunan yang kami jual beserta harganya.
Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk bahan bangunan
dari perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Risky Budi Utomo, S.E.

Manajer Pemasaran
ELSES Komputer
Alamat: Jl.C Simanjuntak No.38, Yogyakarta Telp. (0274) 548927, Fax.

(0274) 548928, email: elseskomputer@gmail.com.
Nomor : 056/EK/I/2017 17 Januari 2017

Lampiran : Katalog produk
Hal : Penawaran komputer
Kepada
Yth. Pimpinan PT Mitra Bangun Persada
Bandung
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa surat permintaan Saudara tanggal 13 Januari 2017 dengan
016/MBP/I/2017 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan
Saudara.
Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk komputer dan
periperal yang dapat menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor yang
berbasis IT. Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang
kami jual beserta harganya.
Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk dari
perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,
Sukma Rahayu Andini, S.E.

Manajer Pemasaran

PT GADING MURNI
Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat, Telp. (021) 276482,
Fax. (021) 276483, email: gadingmurni@yahoo.co.id
Nomor : 078/GM/I/2017 4 Januari 2017

Lampiran : Katalog Produk
Hal : Penawaran ATK
Kepada
Yth. Pimpinan PT. Mitra Bangun Persada
Bandung
Dengan hormat,
Kami informasikan bahwa surat Saudara tanggal 29 Desember 2016 dengan nomor
025/MBP/XII/2016 sudah kami terima. Kami ucapkan terima kasih atas surat permintaan
katalog ATK dari Saudara tersebut.
Berdasarkan hal tersebut kami ingin menawarkan produk-produk ATK yang dapat
menunjang pekerjaan perusahaan Saudara sebagai kontraktor berskala Nasional.
Bersamaan dengan surat ini kami melampirkan katalog produk-produk yang kami jual
beserta harganya.
Besar harapaan agar Saudara mempertimbangkan untuk membeli produk ATK dari
perusahaan kami. Atas perhatian dan kerja sama saudara, kami ucapkan terima kasih
Hormat kami,

Manajer Pemasaran
PT GADING MURNI
Alamat: Jl. Tanah Abang IV No.12 Jakarta Pusat, Telp. (021) 276482,
Fax. (021) 276483, email: gadingmurni@yahoo.co.id
Nomor : 085/GM/I/2017 19 Januari 2017

Lampiran : Bukti pengiriman barang
Hal : Pengiriman ATK
Kepada
Yth. Pimpinan PT. Mitra Bangun Persada
Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan surat Saudara tanggal 16 Januari 2017 dengan nomor 030/MBP/I/2017

tentang komplain barang yang rusak. Kami menyampaikan permohonan maaf kepada
Saudara. Perlu kami informasikan bahwa sebelum melakukan pengiriman barang, terlebih
dahulu pasti akan dipastikan proses packing yang aman. Namun, kami belum mengetahui
penyebab pasti setelah barang sampai ditempat saudara barang mengalami kerusakan.
Bersamaan dengan surat ini barang barang tersebut sudah kami kirim kembali ke
perusahaan saudara melalui jasa ekspedisi JNE dengan nomor resi pengiriman
CGKI800064166016. Dengan estimasi lama pengiriman 1-2 hari kerja. Semua biaya
pengiriman kembali merupakan tanggung jawab kami.
Atas perhatian dan kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Manajer Pemasaran
PT. JAYA SERVIS LESTARI

Alamat: Jl. Pemuda No.67 Bandung, Telp. (022) 787748, Fax. (022)
787749, email: jayaservislestari@gmail.com.
5 Februari 2017
No. : 51/JST/II/2017
Hal : Perbaikan mobil
Kepada
PT. Mitra Bangun Persada
Bandung
Dengan hormat,
Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap mobil perusahaan Saudara dengan nomor D 4546
MA, ternyata mengalami kerusakan yang cukup berat pada sistem kelistrikan. Kami tidak
berani melakukan tindakan perbaikan sebelum mendapat persetujuan dari Saudara.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon persetujuan Saudara untuk memperbaiki
kerusakan tersebut dengan perkiraan biaya sebesar Rp 1.500.000,00.
Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rendra Saputra
Direktur

Format Buku Agenda Tunggal
No. Tanggal M/K Surat Dari/Kepada Isi Ringkas Keterangan

Urut Nomor Tanggal

TUGAS 6: MELAKSANAKAN PENANGANAN PERJALANAN BISNIS
A. Petunjuk Kerja
1. Baca dan simak soal secara teliti.
2. Cermati informasi kegiatan pimpinan selama melakukan perjalanan dinas.
3. Susunlah Jadwal Perjalanan Dinas pimpinan Anda secara kronologis.
4. Jadwal Perjalanan Dinas ditandatangani Anda sebagai penyusun dan
diketahui oleh pimpinan.
5. Cetak dan serahkan kepada penguji.
B. Bahan dan Alat yang Diperlukan
1. Kertas HVS ukuran A4 = 1 lembar
2. Kalender meja
3. Pensil/ballpoint
4. Seperangkat komputer dan printer
C. Soal/Kasus
Buatlah Agenda Perjalanan Dinas Pimpinan berdasarkan informasi yang tersedia
ke dalam format sebagai berikut: (1) No., (2) Hari/Tanggal, (3) Waktu, (4)
Kegiatan, dan (5) Keterangan.
Hari Senin, 6 Februari 2017, di meja kerja Anda terdapat surat, catatan, memo
dan sejenisnya yang berisi informasi terkait kegiatan pimpinan untuk beberapa
hari ke depan, sebagai berikut:
1) Pada tanggal 10 Februari 2017 pimpinan mengawali perjalanan dinas dari
Bandung ke Yogyakarta melalui Bandara Husein Sastranegara Bandung,
naik pesawat Citilink dengan nomor penerbangan GC025, berangkat pukul
16.00. Pimpinan dijemput di rumah menggunakan kendaraan perusahaan
oleh bapak Heryanto pukul 12.00. Pukul 17.00 pesawat mendarat di
Bandara Adi Sucipto, Yogyakarta. Dari Bandara Adi Sucipto menuju hotel
Djogjaplaza di jalan Afandi, dijemput dengan mobil kantor cabang
Yogyakarta menempuh waktu 20 menit.
2) Undangan makan malam, Welcoming Party dari Bapak Yudi Firmansah
untuk tanggal 10 Februari 2017 di Rumah makan Lombok Ijo, Jalan Adi
Sucipto Yogyakarta, pukul 20.00 s.d. 22.00.
3) Pada tanggal 11 Februari 2017 ada business appointment pukul 14.00 s.d.
16.00 dengan Direktur Utama PT. Sari Husada di Merapi Room Hotel
Novotel Yogyakarta membahas kerjasama pembangunan pabrik susu.
4) Undangan dari Kepala Bappeda DIY, untuk menghadiri rapat pembahasan
rencana proyek pembangunan bandara pada tanggal 11 Februari 2017, pukul
09.00 s.d. 11.00 di kantor Bappeda DIY jalan Malioboro Yogyakarta.
5) Ada pertemuan Asosiasi Kontraktor Indonesia tingkat nasional pada tanggal
12 Februari 2017, pukul 08.00 s.d. 15.00 di Jogja Expo Center, membahas
perubahan AD/ART organisasi.
6) Pada tanggal 12 Februari 2017 pukul 19.00 s.d. 21.00, pimpinan Cabang
Yogyakarta bertemu di hotel tempat menginap pimpinan, membahas usulan
pegawai cabang Yogyakarta tentang kenaikan upah lembur.
7) Berdasarkan isi Lembar Pesan Telepon (LPT) tanggal 10 Februari 2017,
diperoleh informasi bahwa tanggal 13 Februari 2017, Walikota Solo
mengundang pertemuan bertempat di Hotel Sahid Solo pukul 13.00 s.d.
15.00 membahas rencana pembangunan gedung Solo Expo Center.
Perjalanan dari Yogyakarta ke Hotel Sahid Solo memerlukan waktu 1 jam
menggunakan taksi, dan langsung check in.

8) Pada tanggal 14 Februari 2017, pimpinan menghadiri acara pernikahan
saudaranya di gedung Graha Sabha Buana Solo.
9) Pada tanggal 15 Februari 2017 pimpinan check out dari hotel dan kembali
ke Bandung dengan menggunakan Kereta Api Taksaka, berangkat dari
stasiun Balapan, Solo pukul 13.00, sampai Bandung pukul 18.00 di jemput
oleh bapak Heryanto.
10) Disela-sela kegiatan formal, pada saat waktu luang pimpinan akan
menyempatkan diri bekunjung ke Keraton Yogyakarta dan Keraton
Surakarta (Solo) masing-masing selama dua jam.

TUGAS 7: MEMBUKUKAN MUTASI DAN SELISIH DANA KAS KECIL
A. Petunjuk Kerja
1. Baca dengan cermat soal yang ada
2. Lakukan pembukuan sesuai prosedur
3. Ketik dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excell
B. Alat dan Bahan
1. Komputer
2. Printer
3. Kertas HVS ukuran F4
4. Map Snelhechter
5. Format bukti kas masuk
6. Format bukti kas keluar/kuitansi
7. Kertas double folio bergaris
C. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan yang diperlukan
2. Catatlah transaksi tersebut menggunakan bukti penerimaan kas dan bukti
pengeluaran kas
3. Buatlah catatan pembukuan kas kecil dengan Sistem Imprest
4. Cetak hasil ketikan di kertas HVS F4
5. Simpan bukti transaksi penerimaan kas dan bukti pengeluaran kas pada
ordner yang tersedia sesuai sistem yang digunakan
D. Hasil yang Diharapkan
Laporan pengelolaan kas kecil beserta buktibukti transaksi pada Februari 2017,
bukti-bukti tersebut diisi dengan benar dan disusun secara kronologis simpan
dalam map snelhechter yang tersedia
E. Soal
1. Pimpinan anda melakukan beragam kegiatan yang perlu di danai dengan
anggaran Kas Kecil yang anda kelola.
2. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan sistem imprest.
3. Pada tanggal 31 Januari 2017 saldo kas kecil Rp. 1.400.000,00
Jenis akun pengeluaran kas kecil:
111 = Konsumsi
112 = Transportasi
113 = ATK
114 = Promosi
115 = Surat kabar
116 = Lain-lain
Berikut ini transaksi yang dilakukan selama bulan Februari 2017

1. Tanggal 1 Februari menerima pengisian kas kecil dari bendahara untuk
bulan Februari sebesar Rp. 8.600.000,00.
2. Tanggal 3 Februari membayar langganan koran dan majalah Rp. 350.000,00
3. Tanggal 5 Februari membeli tiket kereta api Eksekutif untuk pimpinan
tujuan Surabaya PP di Jaya Travel untuk pertemuan dengan CV. Bumi
Persada Rp. 800.000,00
4. Tanggal 6 Februari membayar biaya pengiriman surat melalui Kantor Pos
Rp. 50.000,00
5. Tanggal 7 Februari membeli makanan untuk rapat insidental di Aya Mart
Rp.100.000,00

6. Tanggal 10 Februari membayar karangan bunga ucapan selamat untuk
karyawan yang menikah kepada Toko Bunga Mawar Rp. 400.000,00
7. Tanggal 12 Februari membeli BBM Pertamax di SPBU Pertamina Sarijadi
untuk kendaraan kantor 30 Liter @ Rp. 7.350,00
8. Tanggal 15 Februari pembayaran paket makan siang untuk rapat rutin
kepada Restoran Bebek Tepi Sawah Rp. 500.000,00
9. Tanggal 18 Februari membeli air mineral dan minuman ringan di Ceria Mart
Rp. 300.000,00
10. Tanggal 19 Februari membayar biaya cetak profil perusahaan di Budi Offset
Rp. 1.000.000,00
11. Tanggal 20 Februari membayar biaya pameran desain konstruksi bangunan
kepada Cahaya Exhibition Rp. 1.000.000,00
12. Tanggal 21 Februari membeli 20 buah perangko di kantor pos @ Rp.
4.000,00
13. Tanggal 22 Februari membeli kebutuhan perlengkapan kantor di Toko
Merah Putih: 5 rim kertas HVS F4 70 gram @ Rp. 40.000,00; 6 rim kertas
HVS A4 80 gram @ Rp. 45.000,00; 10 kotak pulpen @ Rp. 40.000; 1 kotak
spidol boardmarker @ Rp. 90.000,00
14. Tanggal 24 Februari membayar service AC di Karya AC Rp. 200.000,00
15. Tanggal 25 Februari membeli tiket kereta api Jakarta PP Eksekutif Rp.
400.000,00
16. Tanggal 27 Februari memberikan donasi kemanusian melalui Yayasan
Kemanusiaan Rp. 1.000.000,00
17. Tanggal 28 Februari membayar pembuatan souvenir kantor Rp.
2.000.000,00 di Saung Craft
Berdasarkan transaksi di atas, buatlah laporan kas kecil untuk bulan

Februari 2017 !

No:
Bukti Penerimaan Kas Kecil
Diterima Dari : ..........................................................................................................

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung........................
Disetujui Oleh Dibayar Oleh Diterima Oleh
____________ ____________ ____________
No:
Bukti Penerimaan Kas Kecil
Diterima Dari : ..........................................................................................................

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung,..................
____________ ____________ ____________
No:
Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Diserahkan Kepada : ..........................................................................................................

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung,..................
____________ ____________ ____________

No:

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung,............................
____________ ____________ ____________
No:

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung,..................
____________ ____________ ____________
No:

Uang Sejumlah : ..........................................................................................................
Untuk Keperluan : ..........................................................................................................
..........................................................................................................
Rp.
Bandung,..................
____________ ____________ ____________

Form Pengajuan Dana Kas Kecil
Dana untuk Bagian : ........................................................................................................

Periode Kas Kecil : ........................................................................................................
Dana Awal Kas Kecil : ........................................................................................................
Saldo : ........................................................................................................
Keterangan Jumlah
Total
Disetujui oleh : ............................... Dibuat oleh : ..........................................

Tanggal : ............................... Tanggal : .........................................

FORMAT LAPORAN KAS KECIL
No. Akun
Tanggal Keterangan Penerimaan Pengeluaran
Bukti

TUGAS 8: MEMBUAT NOTULA RAPAT
1. Bacalah soal dengan cermat dan teliti!
2. Buatlah surat undangan rapat!
3. Susunlah agenda rapat yang akan dilaksanakan!
B. Bahan dan Alat
1. Komputer
2. Printer
3. Buku Notula
C. Hasil yang diharapkan
Surat undangan rapat dengan bentuk full block style dan agenda rapat yang
lengkap.
D. Soal/Kasus
Direktur Operasional PT MITRA BANGUN PERSADA memperoleh informasi
bahwa beberapa kantor cabang menerima komplain atas proyek yang
dilaksanakan pada tahun 2016. Beliau bermaksud mengundang seluruh Kepala
Cabang PT MITRA BANGUN PERSADA untuk mengadakan rapat evaluasi
pelaksanaan proyek tahun 2016. Rapat akan dilaksanakan pada tanggal 10 Maret
2017 pukul 09.00 sampai dengan pukul 11.30.
TUGAS 9: SOAL MENGOPERASIKAN APLIKASI PRESENTASI

A. Petunjuk pengerjaan
1. Buatlah materi presentasi menggunakan program Microsoft Powerpoint!
2. Waktu untuk membuat bahan presentasi adalah 30 menit, untuk presentasi 10
menit, untuk tanya jawab 5 menit.
3. Jumlah materi presentasi minimal 5 slide dan maksimal 10 slide.
4. Presentasi boleh menggunakan Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris.
5. Bahan presentasi disimpan dengan nama file: presentasi_nomor peserta ujian.
B. Alat dan Bahan
1. Komputer
2. LCD Proyektor
3. Alat tulis lainnya
C. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan.
2. Membuat bahan presentasi menggunakan Microsoft Powerpoint, dengan
tema:
a. Etika Berkomunikasi di Kantor
b. Tugas dan Kewajiban Sekretaris di Kantor
c. Pentingnya Grooming Bagi Sekretaris
d. Menghadapi Pelanggan Komplain
3. Persiapan dan pelaksanaan:
a. Peserta bebas memilih tema.
b. Peserta menyiapkan bahan presentasi.
c. Peserta melakukan presentasi maksimal selama 10 menit dan tanya jawab
5 menit.
d. File bahan presentasi diserahkan kepada penguji.
D. Aspek yang dinilai

1. Media presentasi
2. Penguasaan materi presentasi
3. Sistematika penyajian
4. Penggunaan bahasa
5. Kemampuan menjawab pertanyaan
TUGAS 10: MENCARI INFORMASI LEWAT INTERNET

A. Petunjuk Kerja
1. Baca dan cermati maksud soal di bawah ini!
2. Buka Web Browser dan cari informasi sebagaimana diminta dalam soal!
3. Pindahkan informasi yang didapat ke dalam word processing, kemudian
simpan menjadi sebuah file dokumen dengan nama file: informasi_nomor
peserta ujian!
4. Kirimkanlah informasi tersebut kepada pimpinan melalui e-mail dengan
melampirkan file yang telah anda buat ke alamat e-mail Penguji, dengan
subject Informasi Wisata Australia!
5. Cetak informasi yang telah disusun dan serahkan kepada Penguji!
B. Alat dan Bahan
1. Komputer yang telah terhubung dengan internet
2. Printer
3. Kertas HVS A4
4. Stapler
5. Flash Disk
6. Kalender
C. Alur Kegiatan
1. Mempersiapkan alat dan bahan.
2. Mencari informasi yang diminta melalui internet.
3. Pindahkan dan edit informasi dari internet ke dalam dokumen Ms. Word
menjadi informasi yang komunikatif.
4. Cetak dokumen yang telah dibuat, diberi nomor peserta ujian Anda, dan
serahkan kepada Penguji.
D. Soal/Kasus
Pimpinan Anda akan mengadakan perjalanan dinas ke Sydney Australia pada
tanggal 1-5 Juli 2017. Disela-sela tugas dinas, pimpinan ingin menikmati wisata
yang ada di Australia khususnya di negara bagian New South Wales. Anda
diminta untuk mencari informasi tentang tiket dan jadwal penerbangan ke
Sydney, dua obyek wisata di negara bagian New South Wales, transportasi ke
obyek wisata, dan hotel berbintang tiga untuk menginap di kota Sydney.
E. Hasil yang diharapkan
1. Print out informasi tentang obyek wisata dan hotel di negara bagian New
South Wales Australia.
2. Print out jadwal dan harga tiket penerbangan ke Sydney Australia untuk
kegiatan tanggal 1-5 Juli 2017.
SELAMAT & SUKSES

6045 P3 SPK Administrasi Perkantoran

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

6045 P3 SPK Administrasi Perkantoran

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

DOKUMEN NEGARA

UJI KOMPETENSI KEAHLIAN

SOAL UJIAN PRAKTIK KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan

II. KESELAMATAN KERJA

A. Perhatikan unsur-unsur keselamatan kerja selama anda mengerjakan soal ujian

6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-1/40

2. Form Buku Agenda Tunggal Disesuaikan 1 lb per siswa

6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-2/40

6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-3/40

mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien. Tujuan organisasi

dapat tercapai dengan baik jika seluruh komponen dalam organisasi

tersebut bekerja secara terintegrasi. Organisasi merupakan suatu sistem.

bekerjasama agar sistem tersebut berfungsi dengan baik sehingga dapat

mencapai tujuan yang diharapkan. Setiap sub sistem memerlukan

Untuk melaksanakan suatu pekerjaan, setiap prosedur kerja menggunakan

metode tertentu yang sesuai dengan kebutuhan.

sistem merupakan sekumpulan prosedur yang saling terkait yang dirancang

untuk meningkatkan efisiensi kerja sistem. Prosedur merupakan

sekumpulan metode yang dirancang untuk menyelesaikan berbagai

pekerjaan. Metode merupakan seperangkat cara menyelesaikan suatu

Pengembangan dan penggunaan suatu sistem dalam organisasi memiliki

berbagai tujuan. Setiap organisasi mungkin memiliki tujuan yang berbeda

dalam mengembangkan sistemnya. Menurut Quible (2005:361), terdapat

6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-4/40

1. Untuk memaksimalkan efisiensi penggunaan sumber daya organisasi

Penggunaan sistem dalam suatu organisasi tidak selamanya memberikan

dapat berakibat negatif bagi organisasi. Oleh karena itu, penggunaan

sistem harus disesuaikan dengan kondisi dan karakteristik organisasi yang

bersangkutan. Quible (2005:361) mengidentifikasi beberapa keuntungan

dan kerugian penggunaan konsep sistem berikut ini:

Keuntungan dari penggunaan sistem:

1. Berbagai fungsi dalam organisasi dapat dikoordinasikan secara lebih

NASKAH KECEPATAN (15 MENIT)

6045-P3-16/17 Hak Cipta pada Kemdikbud SPK-5/40

orang membutuhkan informasi untuk kepentingan pekerjaan pribadi

maupun untuk kepentingan organisasi. Informasi telah menjadi salah satu

sumber daya bagi suatu organisasi, dan kedudukannya sejajar dengan

informasi, seseorang tidak dapat mengembangkan kehidupannya secara

optimal. Demikian pula suatu organisasi, tanpa memiliki informasi yang

akurat akan mengalami kesulitan dalam mewujudkan tujuannya. Bahkan

akan menjadi pemenang dalam kancah pekerjaannya. Keadaan yang

demikian ini disebut sebagai era informasi.

penelitian tersebut menunjukkan bahwa sejak tahun 1999 sampai 2002

telah dihasilkan informasi baru sebanyak 5 exabytes yang tesimpan dalam

pada tahun 2015 sekarang ini, kemungkinan pertambahan jumlah informasi

Informasi yang dihasilkan oleh aktivitas organisasi terdiri dari berbagai

bidang dan dibutuhkan oleh berbagai pihak, sehingga memerlukan adanya

pengelolaan khusus agar informasi tersebut dapat ditemukan dengan

segera sesuai dengan kebutuhan setiap orang. Informasi yang terekam

organisasi terhadap tersedianya informasi secara cepat, tepat, dan aman,

maka pengelolaan arsip mulai berkembang dalam bentuk pengelolaan arsip

sekarang ini telah banyak menghasilkan dokumen dalam bentuk elektronik.

Menurut Read & Ginn (2011:313) electronic record is a record stored on

electronic storage media that can be readly accessed or changed. Arsip

elektonik merupakan arsip yang disimpan dalam media penyimpanan

menambahkan bahwa electronic records may contain quantitative data,

text, images, or sounds that originate as an electronic signal. Arsip

bersumber dari sinyal elektronik.

pengelolaan arsip manual. Menurut Read & Ginn (2011:119) siklus

pengelolaan arsip elektronik terdiri dari: creation and storage, distribution

and use, maintenance, dan disposition.

pada tahap penciptaan, penyimpanan, distribusi, dan penggunaan. Pada

pengelolaan arsip manual, masing-masing tahap berdiri sendiri sebagai