7 pasos para estandarizar los procesos

de un negocio
Julio 12, 2012 0 comentarios

El correcto engranaje de los procesos de un negocio es fundamental para que todo el

trabajo fluya sin prdida de tiempo ni para el empresario ni para el cliente.
El cliente siempre espera que los productos que compra tengan la misma calidad. Para ello,
el empresario necesita estandarizar el trabajo de produccin, es decir, encontrar la forma
ms eficiente de hacer las cosas, usando siempre la misma y mejor combinacin
de mtodos.

Habr que definir cmo ser el proceso de produccin integral y especificar la funcin de
cada colaborador (qu debe hacer, en qu secuencia y en qu tiempo).
Pasos para estandarizar el trabajo:
1. Diagnosticar el proceso. Qu se hace? Describa con diagramas de flujo o dibujos cmo
se realiza el proceso actualmente.
2. Identificar las mejoras y disear el proceso ideal. Qu se debe hacer? Cree un
proceso que elimine las duplicaciones y todo aquello que genere ineficiencias.
3. Planear una prueba del proceso. Realice un test del nuevo proceso con las personas que
ms lo conocen.
4. Ejecutar y monitorear la prueba. Vea cmo se desempea el nuevo proceso y obtenga
ideas de mejora.
5. Mejorar el nuevo proceso. Utilice la informacin obtenida para mejorar el proceso, use
documentacin simple y grfica.
6. Difundir y capacitar. Promueva y capacite el uso del nuevo proceso a los dems.
7. Mantener y mejorar el proceso. Todos deben utilizar el proceso mejorado y anime a
buscar nuevas mejoras.
Fuente: Per21.pe
Definicin de Estandarizacin
Se conoce como estandarizacin al proceso mediante el cual se realiza una actividad de manera
standard o previamente establecida. El trmino estandarizacin proviene del trmino standard,
aquel que refiere a un modo o mtodo establecido, aceptado y normalmente seguido para
realizar determinado tipo de actividades o funciones. Un estndar es un parmetro ms o
menos esperable para ciertas circunstancias o espacios y es aquello que debe ser seguido en
caso de recurrir a algunos tipos de accin.

El trmino de estandarizacin tiene como connotacin principal la idea de seguir entonces el

proceso standard a travs del cual se tiene que actuar o proceder. Al mismo tiempo, esta idea
supone la de cumplir con reglas que, si bien en ciertos casos pueden estar implcitas, en la
mayora de las oportunidades son reglas explcitas y de importante cumplimiento a fin de que
se obtengan los resultados esperados y aprobados para la actividad en cuestin. Esto es
especialmente as en el caso de procedimientos de estandarizacin que se utilizan para
corroborar el apropiado funcionamiento de maquinarias, equipos o empresas de acuerdo a los
parmetros y standards establecidos.

... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/general/estandarizacion.php

Sin embargo, estandarizacin tambin puede hacer referencia a la idea de que un elemento,
producto, conocimiento o forma de pensar se iguala a los dems. Aqu entra en juego la idea de
globalizacin y mundializacin, que supone que un producto o bien de consumo es fabricado de
acuerdo a determinadas reglas de estandarizacin y por tanto se realiza de igual manera en
Japn, en Brasil o en la India. La estandarizacin, entonces, es en este sentido el fenmeno
mediante el cual los diferentes procesos de fabricacin globales convergen hacia un nico estilo
que predomina a nivel mundial y que busca establecer similitudes entre cada tem sin importar
de dnde provengan estos o hacia donde vayan. Esta visin del trmino estandarizacin ha
recibido importantes crticas por representar la anulacin de la diversidad a nivel global.

... via Definicion ABC https://www.definicionabc.com/general/estandarizacion.php

Importancia de estandarizar
operaciones en tu empresa
Hay que comprender que la estandarizacin sirve para
entender el comportamiento del negocio y cmo est
trabajando el equipo.

Tener un proceso estandarizado es una herramienta que da

ventajas competitivas a emprendedores y empresas de todos los tamaos. No
slo permite conocer a fondo el negocio, si no tambin a establecer indicadores
que guiarn todas sus actividades.

"Los que quieran orden y control en sus negocios, deben

iniciar un proceso de estandarizacin"

Las empresas de todos los tamaos deben ejecutar procesos de

estandarizacin en su operacin, si es que aspiran a un crecimiento sano. No
importa el tiempo que tengan de existir en el mercado: todas necesitan tener un
orden y una homologacin de sus procesos.

"Estandarizar es un arte, porque hay que tener un conocimiento total de la

empresa. Como consultores, se deben conocer las actividades mnimas de
los procesos de venta y cobranza, por ejemplo. Muchos consideran la
estandarizacin como una herramienta que les da una ventaja competitiva, ya
que en cualquier lado que vendan sus productos o servicios, estos sern
siempre los mismos explica Ferenz Feher, CEO de Feher & Feher.

Estandarizar las operaciones es un proceso que todas las empresas deben

seguir, si es que quieren un orden y control en sus negocios. Se pensara que
es slo para Franquicias, precisamente porque su sistema debe ser igual en
todas las tiendas; pero aunque la estandarizacin es el esqueleto de este
modelo de negocios, no es un proceso nico de stas. Incluso es algo que los
grandes corporativos ya realizan de manera natural y por necesidad.
Anais Aoyama, gerente de operaciones de Feher & Feher, asegura que esta es
una prctica muy nueva en las PyMEs. "Hay empresas que les va tan bien que
se olvidan de implementar controles; se concentran en vender. Sin embargo,
llega el momento en que el volumen de operaciones los rebasa y ya no saben
qu se factur, si ya se cobr, qu y cmo se est vendiendo. Es cuando
descubren que debieron estandarizar sus procesos, incluso antes de abrir."
Hay que comprender que la estandarizacin sirve para entender el
comportamiento del negocio y cmo est trabajando el equipo: si se estn
cumpliendo los roles que se disearon desde un principio, si hay orden, etc.
Los indicadores que resultan de un proceso as, permiten que un negocio
crezca de manera ptima y con una mejor visin del mercado, lo cual resulta
por supuesto, en beneficios econmicos para los emprendedores y
empresarios.

Fuente https://www.salesup.com/crm-online/cc-importancia-de-estandarizar-operaciones-en-tu-
empresa.shtml

ESTANDARIZACIN

La estandarizacin es la herramienta que permite definir un criterio ptimo y nico en la

ejecucin de una determinada tarea u operacin.

El trabajo estndar tiene su fundamento en la excelencia operacional. Sin el trabajo

estandarizado, no se puede garantizar que, las operaciones necesarias para la obtencin de los
productos, se realicen siempre de la misma forma. La estandarizacin permite la eliminacin
de la variabilidad de los procesos.

Al estandarizar las operaciones se establece la lnea base para evaluar y administrar los
procesos y evaluar su desempeos lo cual ser el fundamento de las mejoras.

Beneficios de la estandarizacin

Recopila los mtodos de trabajo de los operarios ms expertos y los hace extensivos a
toda la fbrica. Se mejora la productividad.

Acelera el proceso de aprendizaje del personal de nueva incorporacin.

Reduce el riesgo de errores que afecten a la calidad del producto y a la seguridad de

las personas.
 Establece una base documentada del conocimiento operativo de la empresa, que ser
el pilar de futuras mejoras.

La incorporacin de una metodologa optimizada de trabajo y su cumplimiento

produce un efecto motivador y de incremento de la disciplina.

Mejora la deteccin de los problemas y los desperdicios.

Crea una gestin visual fcil de comprender por todo el personal de la planta.

Las empresas que tiene definidos estndares de trabajo, consiguen mejoras continuas
en la productividad y en la calidad. Adems crean una base documentada del
conocimiento que facilita procesos de aprendizaje giles y efectivos.

La estandarizacin es la base para la mejora continua.

Fuente http://www.cdiconsultoria.es/estandarizacion-de-procesos-de-produccion-valencia

Estandarizacin de procesos
Herramientas - Herramientas de Estandarizacin y Certificacin
Es un proceso dinmico por el cual se documenta los trabajos a realizar, la secuencia, los materiales y herramientas de segurida
mismos, facilitando la mejora continua para lograr niveles de competitividad mundial.

Por qu es necesario?

Eliminar la variabilidad de los procesos

Asegurar resultados esperados
Optimizar el uso de materiales y herramientas
Mejorar la calidad y seguridad dentro de la organizacin
Acondicionar el trabajo y los sistemas de manera que la mejora continua pueda ser introducida

Beneficios

Seguridad (Se eliminan las condiciones de trabajo inseguras al estandarizar la secuencia de operaciones y al retirar elementos i
estacin de trabajo)
Calidad (El trabajo estandarizado tiene un enfoque especial en satisfacer las expectativas del cliente, y por ende resalta aquella
crticas que estn destinadas a cumplir con los estndares de calidad)
Costo (Se eliminan los costos por daos, por perdidas de material, y se elimina en un alto grado el re-trabajo que es tremendam
Capacidad de Respuesta (Disminuye el tiempo de ciclo de cada operacin, balancea la carga operativa, de tal forma que se pue
velocidad de lnea y ganar productividad al liberar horas/hombre)
Desarrollo Organizacional (Las actividades de trabajo estandarizado son desarrolladas por la misma gente que realiza el trabajo
mayor organizacin en el trabajo y conocimientos de estandarizacin y mejora continua)

Fuente http://www.spconsulting.org/index.php/productosoculto/48-herramientas-estandarizacion-
certificacion/57-estandarizacion-de-procesos
 Cmo estandarizar y optimizar los
procesos con ISO 9001
Publicado por falzatev 0 Comments
Uno de los mayores problemas de las empresas, es lograr que el personal realice las
actividades de manera idntica todas las veces que se requiera.
Lograr que los procesos se realicen todas las veces de manera igual o similar es muy
importante para mantener la conformidad de los requisitos en los productos y servicios
finales entregados a los clientes.
Adems el hacer los procesos de forma estandarizada permite controlar los costos ms
efectivamente y por ende optimizar la operacin.
La estandarizacin permite lograr que los procesos de produccin o prestacin de
servicios en diferentes centros o unidades de produccin se realicen de la misma forma
bajo los mismos parmetros de control. Por ejemplo si usted ha pensado en expandir su
empresa abriendo otras sucursales o vendiendo franquicias, una de las primeras cosas a
hacer es lograr la estandarizacin de los procesos para que se pueda replicar el xito del
negocio.
Este es otro gran beneficio que le aporta la Norma ISO 9001 a su empresa, ya que los
procesos se estandarizan siguiendo unos lineamientos bien claros y concretos y
enfocandose en cumplir los requisitos del producto o servicio y los del cliente.
As que, qu es Estandarizar?
Es simplemente establecer un nivel de operacin basado en un estndar, en este caso los
requisitos de la Norma ISO 9001, para alcanzar unos determinados resultados.
Los pasos bsicos para realizar la estandarizacin de procesos son:
1. Definir el mtodo* actual a estandarizar,
2. Realizar el anlisis del mtodo actual comparando con el estndar o la norma establecida
a implementar,
3. Identificar las diferencias y realizar los ajustes al mtodo, incluyendo la utilizacin de
registros de control,
4. Ensayar o probar el nuevo mtodo,
5. Documentar el mtodo, en concordancia con los requisitos de la Norma ISO 9001,
6. Desplegarlo al personal y
7. Aplicarlo.
* Mtodo: Modo ordenado y sistemtico de proceder para llegar a un resultado o fin
determinado.
Cmo dirigir la estandarizacin de los procesos.
Paso 1. En el diagnstico de la empresa y consecuentemente en el plan de
implementacin, Usted identifica los mtodos (procesos, actividades y procedimientos)
que requieren estandarizacin de acuerdo a la Norma ISO 9001 y la fecha de su ejecucin.
Paso 2. El lder del proyecto se reune con su equipo de apoyo y hacen un anlisis ms
profundo de las diferencias y ajustan los mtodos para cada punto. Ajustar es realizar los
cambios en las actividades y/o documentos requeridos. Frecuentemente en este paso se
pueden identificar oportunidades de mejora muy importantes y a no ser que sean
imprescindibles para al cumplimiento de algunos requisitos, lo recomendable es dejar de
momento estas oportunidades de mejoras para evitar retrasos en el proyecto y ejecutarlas
de manera posterior a la certificacin.
Paso 3. Establezca con los dueos de los procesos y participantes un periodo de prueba o
un piloto, para conocer como van a funcionar realmente los cambios propuestos. Si no se
logran buenos resultados vuelva al paso 3.
Paso 4. Si los cambios funcionan bien, entonces el equipo de trabajo ya puede
documentar el mtodo, en forma de procedimientos, instructivos o registros o como este
establecido por la estructura documental.
Paso 5. Despliegue los nuevos procedimientos al personal y entrnelos si es necesario en
la nueva forma de hacer las cosas.
Paso 6. Establezca la fecha de lanzamiento de los nuevos procedimientos para su
ejecucin rutinaria, segn el orden de cada proceso. Este listo a escuchar opiniones y
solucionar dudas del personal. Es posible an hayan mejores formas de hacer las cosas.
Paso 7. Haga seguimiento del desempeo del proceso con los nuevos estndares. Defina
o redefina los indicadores de seguimiento.
Espero que este articulo haya sido de utilidad para Usted.
Fuente http://iso9001-calidad-total.com/como-estandarizar-los-procesos-bajo-la-norma-iso-
9001/

Por qu estandarizar los procesos de mi empresa?

En nuestros tiempos es fundamental igualar la calidad en la experiencia que vive cada cliente con los
productos que adquiere de nuestra empresa. Cuando se logra la estandarizacin y documentacin de
los procesos, se construye un marco de referencia comn que permite alinear la operacin con los
objetivos de la organizacin. Al mismo tiempo, se puede medir la eficiencia de los procesos de negocio, e
identificar los principales factores que influyen en la experiencia del cliente y el logro de los resultados
deseados.
Los principales beneficios de la estandarizacin de los procesos son los siguientes:
Mejora la experiencia de tus clientes.
Si las experiencias positivas de tus clientes son las mismas, vez tras vez, y cliente tras cliente, podrs
generar ms fcilmente una base de clientes leales que recomendarn a otros, tus bienes o servicios. No
hay nada ms efectivo que la publicidad de boca en boca.

Alcanza la eficiencia operativa.

Las operaciones arrojarn los mismos resultados de una manera consistente, lo que se traduce en una
optimizacin y control de la operacin. A travs de esta optimizacin de tus procesos, podrs conocer
tus tiempos y costos de una manera ms exacta.

Evita errores.
Reduce costosos errores, al evitar fallas en tu proceso que previamente ya fueron identificadas y
documentadas.

Reduce la frustracin.
Tus colaboradores se sentirn menos frustrados, ya que al seguir procesos probados y que funcionan, el
trabajo fluir mejor y ms rpidamente.

Fuente http://www.documentalo.com/estandarizacion-procesos.shtml

LA ESTANDARIZACIN DE PROCESOS, UNA NUEVA

VENTAJA COMPETITIVA DE LAS ORGANIZACIONES.
La estandarizacin de procesos, hoy en da es una herramienta que genera una ventaja competitiva
para muchas organizaciones. Las exigencias que impone el mercado globalizado, han hecho cambiar
la visin del mundo y de los negocios. La competitividad extrema, en la que no existen distancias ni
fronteras y el hecho de que la informacin, ha dejado de ser resguardo seguro en sus
organizaciones, para estar al alcance de todos. Provoca una enorme presin sobre las mismas, que
deben flexibilizarse y encontrar nuevos mecanismos para afrontar las presiones, para innovar
El objetivo de crear e implementar una estrategia de estandarizacin es fortalecer la habilidad de la
organizacin para agregar valor. El enfoque bsico es empezar con el proceso tal y como se realiza en
el presente, crear una manera de compartirlo, documentarlo y utilizar lo aprendido.
El siguiente ejercicio los ayudara a mejorar sus procesos para llegar a un estandarizacin que beneficie
al tiempo y productividad de su organizacin.

1. Describir el proceso actual:

El objetivo es describir como se realiza en el presente el proceso, no como debera realizarse. En
algunas ocasiones la mejor opcin es que una sola persona lo describa, en otras puede ser ms efectivo,
involucrar a todo el equipo. Los empleados pueden, por ejemplo, describir como realizan cada paso;
o pueden observar como realiza el proceso el que mejor lo hace. Es conveniente utilizar diagramas de
flujo, fotografas o dibujos que describan el proceso.

2. Planear una prueba del proceso:

Crear un equipo que realice una prueba del proceso, realizarlo como actualmente se aplica. Para este
paso, se requiere decidir algunas de las siguientes cuestiones:
Cunta gente se involucrar en la prueba? Si son pocas personas las que elaboran el proceso, es
conveniente involucrarlas a todas. Si son muchos los que realizan el proceso, hay que seleccionar a
los que ms lo dominen.
Cmo sern entrenados los participantes? Quin los entrenar?
Cmo registrarn los participantes sus progresos? Cmo sabrn que funciona y que no?
Cmo se documentarn el proceso y los cambios que se le hagan? Cmo se mantendr actualizada
la documentacin?
3. Ejecutar y monitorear la prueba:
Requiere recolectar informacin y obtener ideas de todo el equipo para implementar mejora el proceso
en cuestin. Pueden centrarse en algunas de las siguientes cuestiones:
Hay instrucciones poco claras o innecesarias?
Cules son los problemas que ocurren?
Qu cosas ocurren que no estn descritas en el diagrama del proceso?
Han mejorado los resultados? Se ha reducido la variacin en el proceso? Podra reducirse ms?

4. Revisar el Proceso:
Utilizar la informacin que se ha obtenido para mejorar el proceso. Simplificar la documentacin,
tratando de mantenerla lo ms simple y grfica posible. Detectar formas de probar o ensayar el proceso
y enfatizar los aspectos claves de l.

5. Difundir el uso del proceso una vez revisado:

Si solo unas cuantas personas fueron involucradas en la prueba del proceso, se requiere difundir el uso
del nuevo proceso a los dems.

6. Mantener y mejorar el proceso:

Asegrate que todos utilizan el proceso mejorado; anmalos a buscar nuevas mejoras en l. Desarrolla
mtodos para capturar, probar e implementar las ideas de la gente. Desarrolla procedimientos para
revisar sistemticamente el proceso y mejorarlo por lo menos cada 6 meses. Mantn los documentos
actualizados y asegrate de que son usados, particularmente para entrenar a los nuevos empleados.

Fuente https://e-ngenium.blogspot.pe/2009/07/la-estandarizacion-de-procesos-una.html

Fuente

Pdf 2
https://www.gob.mx/cms/uploads/attachment/file/56904/Gu_a_para_la_Optimizaci_n__Esta
ndarizaci_n_y_Mejora_Continua_de_Procesos.pdf

http://www.contactopyme.gob.mx/Cpyme/archivos/metodologias/FP2007-
1323/dos_presentaciones_capaciatacion/elemento3/estandarizacion.pdf

http://repository.lasallista.edu.co/dspace/bitstream/10567/714/1/INFORME%20DE%20PRACT
ICA%20CAROLINA%20GONZALEZ%20ARROYAVE.pdf

http://fundacion.univalle.edu.co/imagenes/estandar.pdf

http://repository.lasalle.edu.co/bitstream/handle/10185/5204/12011027.pdf?sequence=1

http://www.msal.gob.ar/pngcam/pdf/EPA.pdf

http://tesis.ipn.mx/bitstream/handle/123456789/10863/2-45.pdf?sequence=1
https://red.uao.edu.co/bitstream/10614/3044/1/TID00967.pdf