LAPORAN HASIL OBSERVASI

Analisis Tata Ruang Kantor UPT Kearsipan UNS

Laporan ini di susun untuk memenuhi UAS Analisis Sistem Administrasi
Dosen Pengampu : Dr. Wiedy Murtini, MPd.

ELFRI YASNI ( K7514020 )

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN

UNUVERSITAS SEBELAS MARET

MARET 2017

BAB I
 PENDAHULUAN

I. Latar Belakang
Kantor merupakan bagian dari organisasi yang menjadi pusat kegiatan
administrasi, setiap organisasi memerlukan kantor sebagai tempat konsentrasi
pimpinan dan pegawai melakukan aktivitas manajemen. Setiap kantor
memerlukan penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan
sebaik-baiknya agar para pegawai betah dalam bekerja dan produktifitas akan
meningkat.
Kantor sebagai tempat diselenggarakannya pekerjaan tata usaha di
dalamnya terdapat pegawai, perabotan kantor, mesin kantor, dan alat-alat kantor.
Penataan tata ruang kantor harus diperhatikan untuk kelancaran proses aktifitas
kantor yang di lakukan. Pengaturan perabot kantor, alat-alat kantor dan mesin
kantor hendaknya tepat dalam mengambil tempat yang berhubungan dengan
prosedur kerja dan penggunaan perlengkapan kantor yang tersedia. Sedangkan
pengaturan tempat kerja atau ruang harus disesuaikan dengan suasana kerja, segi
pengawasan dan human relation antar pegawai maupun dengan pimpinan kantor
(Gie, 2007:186).
Tata ruang kantor atau biasa disebut Office Layout adalah salah satu
penunjang sistem kerja yang harus diperhatikan dalam perusahaan. Di setiap
perusahaan memiliki sistem tata ruang yang bervariasi, dimana masing-masing
sistem saling berhubungan dalam menunjang proses arus kerja karyawan. Kondisi
tata ruang kantor dapat memberikan pengaruh terhadap kinerja karyawan di suatu
perusahaan yang nantinya akan memberikan dampak tersendiri pada perusahaan
tersebut. Tata ruang kantor yang baik dan efesien tidak bisa tercipta dengan
sendirinya.
Berdasarkan observasi yang dilakukan penulis selama masa magang Dudi
selama 1 bulan dari tanggal 9 Januari sampai 9 Februari 2017 di bagian Unit Pusat
Kearsipan UNS, tata ruang kantor belum sesuai dengan beberapa teori yang
penulis pelajari, seperti penyusunan meja dan kursi yang terlalu berdekatan
disebabkan karena komposisi pegawai dan perabotan kantor tidak sesuai dengan
luas ruangan yang ada.
Dari pemaparan tersebut, penulis ingin menganalisis Tata Ruang Kantor dan
mendesain tata ruang kantor yang ada kemudian meredesain dengan tujuan proses
administrasi bisa berjalan efektif dan efisien di UPT Kearsipan UNS. Selain itu
observasi ini dilakukan juga untuk memenuhi tugas mata kuliah Analisis Sistem
Administrasi.

II. Rumusan Masalah

Dalam laporan observasi ini akan membahas tentang :
1. Bagaimana analisis sistem tata ruang kantor yang terdapat di UPT
Kearsipan UNS, apakah penataannya dapat menunjang sistem administrasi
perkantoran dengan baik dan efisien?
2. Mendesain rancangan penataan ruang kantor dengan rill dan selanjutnya
meredesain atau mengubah tata letak sesuai ukuran, mengurangi perabot,
menambah, maupun memindahkan dengan tujuan proses administrasi bisa
berjalan dengan lancar dan efisien sesuai hasil analisis yang sudah
dilakukan.
3. Menganalisis gerak terhadap semua pelaksana kegiatan kantor agar
tercapai gerakan yang efisien.

III. Tujuan Penyusunan

Tujuan di susunya laporan observasi ini untuk mengetahui Analisis Tata
Ruang Kantor dan Gerak Pegawai di UPT Kearsipan UNS.

IV. Manfaat Penyusunan

Setelah melakukan observasi dan mempelajari laporan ini, di harapkan
penulis dapat mengetahui dan memehami lebih lanjut tentang Analisis Tata Ruang
Kantor dan Gerak pegawai kantor terutama kepada pegawai UPT Kearsipan UNS,
beserta para pembaca laporan ini.
 BAB II
KAJIAN TEORI

I. Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem ialah penjabaran dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam berbagai bagian komponennya dengan maksud agar bisa mengidentifikasi
dan mengevaluasi berbagai macam masalah atau hambatan yang timbul pada
sistem sehingga nantinya bisa dilakukan penanggulangan, perbaikan dan juga
pengembangan. Sistem analis adalah orang atau kelompok yang melaksanakan
pengembangan sistem. Sistem analis menekuni permasalah ataupun kebutuhan
pada suatu sistem dan sistem analis juga merupakan orang yang bertanggung
jawab atas terjadinya proses analisa ataupun perancangan pada sistem informasi.

II. Definisi Kantor

Kantor berasal dari bahasa Belanda kantoor dan sering dipadankan dengan
kata office dalam bahasa Inggris . Menurut Nurasih kantor merupakan suatu
istilah yang berasal dari bahasa Belanda, kantoor adalah bagian dari organisasi
yang menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan
informasi.
Menurut Sedarmayanti menyatakan bahwa kantor adalah tempat
diselenggarakannya proses penanganan informasi mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai menyalurkan informasi.
Nuraida juga mengemukakan definisi kantor adalah tempat
diselenggarakannya kegiatan tata usaha yang di dalamnya terdapat
ketergantungan sistem antara orang, teknologi, dan prosedur kerja untuk
menangani data dan informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah,
menyimpan sampai menyalurkannya kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Berdasarkan beberapa pendapat mengenai arti kantor dapat disimpulkan
bahwa kantor memiliki arti sebagai tempat yang dipergunakan untuk melakukan
tata usaha dan sebagai proses mencakup kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam
mencapai tujuan organisasi tertentu.
III. Tata Ruang Kantor
A. Pengertian Tata Ruang Kantor
Menurut Nurasih menyatakan bahwa tata ruang kantor diambil dari kata
yang berasal dari bahasa Inggris, office layout. Istilah tersebut memiliki makna
sebagai pengaturan semua yang berlaku terhadap perabotan, permesinan, benda-
benda yang berada di dalam ruangan tersebut. Selain itu, kegiatan adminitrasi
dalam pekerjaan kantor menggunakan sebuah ruangan yang dijadikan sebagai
tempat bekerja baik ruangan terbuka maupun ruangan tertutup. Ruang kerja
kantor merupakan tempat berlangsungnya semua proses pekerjaan administrastif.
Oleh karena itu dalam pengerjaan pekerjaan administratif diperlukan sebuah
ruangan yang dapat melindungi keamanan dokumen yang ada di sekolah karena
bersangkutan dengan kegiatan operasional sekolah. Tata ruang kantor yang baik
apabila dalam penggunaannya disusun sedemikian rupa sehingga membantu
dalam penyelesaian akan suatu pekerjaan. Penyusunan ruang kerja kantor yang
tepat dan penempatan peralatan yang digunakan dalam bekerja akan memudahkan
setiap pegawai yang ingin menyelesaikan suatu pekerjaan. Oleh karena itu, pihak
manajemen sekolah perlu memperhatikan hal-hal dalam menyusun sebuah ruang
kantor.
Nuraida mendefinisikan tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan
kantor serta penyusunan alat-alat dan perabotan kantor pada luas lantai dan
ruangan kantor yang tersedia, untuk memberikan sarana bagi pekerja. Untuk
mendapatkan kantor yang efektif dan efisien diperlukan desain kantor yang
standar, untuk mendesain kantor yang standar itu perlu memperhatikan tiga hal
pokok, yaitu peralatan, arus kerja dan pegawai. Sayuti menambahkan bahwa
selain mempertimbangkan peralatan, arus kerja dan pegawai, menata kantor juga
harus mempertimbangkan kondisi lingkungan fisik yang baik.
Pengertian tata ruang kantor yang telah dikemukakan sebelumnya dapat
disimpulkan bahwa tata ruang kantor adalah penentuan akan kebutuhankebutuhan
dan penggunaan sebuah ruang kerja kantor seperti peralatan dan perabotan kantor
pada luas lantai yang tersedia untuk memberikan sarana dan kepuasan dalam
bekerja. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus dipertimbangkan agar
tidak menggangu dalam penggunaannya. Bukan hanya dalam pengaturan akan
kebutuhan dalam suatu ruangan kantor saja namun didalam bekerja dapat
memberikan dampak kepuasan tersendiri. Hal ini karena ketepatan dalam
penempatan baik dari perabot, perlengkapan, peralatan serta lingkungan fisik yang
ada di kantor yang mendukung untuk bekerja secara menyenangkan. Keadaan
yang seperti ini juga akan menguntungkan sekolah karena pengerjaan akan tugas-
tugas dapat terselesaikan secara efektif dan efisien.

B. Tujuan Tata Ruang Kantor

Penentuan dalam tata ruang akan memudahkan setiap penyelesaian
pekerjaan yang ada. Oleh karena itu, pengaturan tata ruang kantor hendaknya
memiliki tujuan yang mendasari mengapa diadakannya kegiatan tersebut.
Menurut Nuraida tujuan dalam tata ruang kantor adalah sebagai berikut:
1) Menggunakan ruangan untuk mendapatkan keuntungan ekonomis yang
besar.
2) Memudahkan pengawasan manajer terhadap para staff yang bekerja.
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.
4) Memberikan kepuasan dan kenyamanan kerja.
5) Menyediakan pelayanan yang dibutuhkan pegawai.
6) Memudahkan setiap gerakan para pegawai dari tempat penyimpanan
arsip.
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.
8) Menjauhkan pekerjaan yang menimbulkan bunyi keras, gaduh, dan
mengganggu dari pekerjaan yang membutuhkan suasana tenang dan
membutuhkan konsentrasi tinggi.
9) Menciptakan citra dan kesan yang baik bagi para pelanggan dan tamu
perusahaan.
Mills dan Standingford dalam Gie juga mengemukakan tujuan dari
pengaturan tata ruang adalah diantaranya:
1) Persyaratan peraturan perundangan-undangan dipenuhi.
2) Ruang digunakan sampai manfaat yang terbesar.
3) Pelayanan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik,
telepon, dan lain-lain.
4) Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang.
5) Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja.
6) Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara.
 7) Komunikasi dan arus kerja diperlancar.
8) Lalu lalang para juru tata usaha di antara meja-meja dan lemarilemari
arsip dipermudah.
9) Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan.
10) Saling mengganggu di antara para juru tata usaha dihindarkan.
11) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu.
Berdasarkan beberapa pendapat yang telah dikemukakan oleh beberapa
ahli maka dapat disimpulkan bahwa tujuan, dari penataan ruang kantor dalam
penelitian ini adalah memudahkan dan melancarkan penyelesaian pekerjaan
administratif secara efektif dan efisien, ruangan dapat digunakan secara optimal
dan fleksibel, dan menciptakan kesatuan dalam bekerja antar staff. Hal ini
berorientasi pada kemudahan pegawai tata usaha dalam bekerja menggunakan
peralatan dan ruangan kantor.

C. Asas Tata Ruang Kantor

Ruang kantor akan menjadi efektif apabila memperhatikan beberapa hal
yang dapat dijadikan pedoman dalam pelaksanaanya. Tata ruang merupakan
faktor penting dalam membantu dalam kelancaran kegiatan kantor. Semakin baik
tata ruang kantor akan memberikan kenyamanan bagi karyawan dalam bekerja
dan menyelesaikan tugas dan pekerjaannya. Oleh karena itu ada beberapa asas
yang perlu diperhatikan dalam menyusun tata ruang yang efektif dan efisien.
Menurut Richard Muther dalam Nuraida asas dalam menyusun tata ruang
adalah sebagai berikut:
1) Asas jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, proses penyelesaian suatu
pekerjaan diusahakan untuk menempuh jarak yang sependek-pendeknya.
Garis lurus antara dua titik adalah jarak terpendek. Dalam penyusunan
tempat kerja dan penempatan alat-alat, hendaknya asas ini dijalankan
semaksimal mungkin.
2) Asas rangkaian kerja
Dengan tidak mengabaikan hal-hal khusus, para pegawai dan alat-alat
kantor ditempatkan menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan
penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan. Jarak terpendek tercapai jika
para pekerja atau alat-alat ditempatkan berderet-deret menurut urutan
 proses penyelesaian pekerjaan. Setiap langkah untuk menyelesaikan
pekerjaan hendaknya bergerak maju, sedapat mungkin tidak ada gerak
mundur atau menyilang.
3) Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Seluruh ruangan yang ada dipergunakan sepenuhnya sehingga tidak ada
ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Ruang itu tidak hanya berupa luas
lantai (ruang datar), melainkan juga ruangan yang vertikal ke atas
maupun ke bawah.
4) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja Dengan tidak
mengabaikan hal-hal khusus, dimungkinkan adanya perubahan atau
penyusunan kembali apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak
memakan biaya besar.
5) Asas integrasi kegiatan Tata ruang dan peralatan kantor harus
mengintegrasikan kegiatan antarbagian dan interbagian yang ada dalam
organisasi.
6) Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai Tata ruang dan
peralatan kantor harus membuat pegawai dapat bekerja secara aman,
nyaman, dan puas.

D. Prinsip Tata Ruang Kantor

Pengaturan yang baik perlu adanya sebuah prinsip yang hendak dijadikan
pedoman dalam penataan ruang kantor. Ketepatan dalam penataan merupakan hal
yang hendak dicapai dalam kegiatan ini. Martinez dan Quible dalam Sukoco
mengemukakan beberapa prinsip yang harus diperhatikan guna mendesain tata
ruang kantor yang efektif, antara lain:
1) Menganalisis hubungan antara peralatan, informasi, dan pegawai dalam
arus kerja.
2) Mengkondisikan arus kerja agar bergerak dalam bentuk garis lurus dan
meminimalisir kemungkinan terjadinya crisscrossing dan backcrossing.
3) Pegawai maupun tim kerja yang melakukan pekerjaan serupa harus
ditempatkan dalam area yang berdekatan.
4) Pegawai maupun divisi yang berhubungan dengan publik harus
ditempatkan berdekatan dengan pintu masuk kantor.
5) Pegawai maupun tim kerja yang membutuhkan konsentrasi harus
ditempatkan di ruang kerja yang suasanya lebih tenang.
6) Alokasi ruang harus berdasarkan posisi, pekerjaan yang dilakukan dan
peralatan khusus yang diperlukan masing-masing individu.
7) Furnitur dan peralatan harus sesuai dengan kebutuhan.
 8) Lorong harus nyaman dan lebar untuk mengantisipasi pergerakan yang
efisien dari para pekerja. Pertimbangan keamanan harus diberikan
prioritas tinggi.
9) Area terbuka yang besar lebih efisien dibandingkan ruangan kecil
tertutup.
10) Posisi yang tepat bagi pencahayaan, dekorasi, AC, kelembaban, dan
kontrol suara.
11) Memperhatikan kebutuhan perluasan kantor di masa datang.
12) Pekerjaan harus datang pada pegawai bukan sebaliknya.
Prinsip tersebut dapat membantu pencapaian efisiensi dalam bekerja serta
pencapaian tujuan yang hendak dicapai oleh pihak organisasi. Perbaikan dari tata
ruang yang kurang efisien dan efektif dapat dilakukan demi kelancaran proses
pengerjaan tugas dan pekerjaan tertentu dengan aliran dan jarak terpendek.

E. Jenis Tata Ruang Kantor Tata

Ruang kantor dapat dibagi berdasarkan macam-macamnya. Adapun
pembagian jenis tata ruang kantor menurut Mills dan Standingford menerangkan
jenis tata ruang terbagi menjadi tiga bagian yaitu:
1. Kantor bersel
Kantor bersel maksudnya adalah untuk memberikan ruangan yang
terpisah kepada departemen, bagian atau kelompok pegawai.
2. Kantor rancangan terbuka
Kantor terbuka yaitu kantor dimana juru tulis, penyelia dan kadang
manajer ditampung di dalam satu wilayah yang luas. Untuk
memperoleh pemanfaat ruang yang maksimum, meja kerja biasanya
diatur dalam garis lurus berdasarkan kelompok dan bagian.
3. Kantor lanscape
Kantor lanscap adalah pengaturan lantai terbuka yang menghindari
pengaturan meja berupa garis lurus seperti yang didapatkan pada
kantor rancangan terbuka. Meja kerja disusun secara individual atau
dalam kelompok dengan sudut yang berbeda satu dari lain; lorong
yang berbelok, menyusuri sekeliling wilayah yang bervariasi
ukurannya.
Berdasarkan pembagian jenis ruang kantor yang ada dapat disimpulkan
bahwa secara umum dibagi dua jenis yaitu terbuka dan tertutup. Namun seiring
berkembangnya zaman, berbagai hiasan maupun dekorasi pendukung lainnya juga
menghiasi ruang kantor dewasa ini. Pemilihan jenis ruang kantor sebenarnya yang
paling efektif apabila sesuai dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan kantor
tersebut.
Masing-masing kantor memiliki sifat dan jenis pekerjaan yang berbeda
sehingga pemilihan bentuk dan jenis ruang kantor berdasarkan kebutuhan kantor
tersebut dengan mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan yang dimiliki
masing-masing jenis kantor. Oleh karena itu, efisiensi dalam penataan baik ruang
dan peralatan dibutuhkan untuk membantu dalam bekerja lebih ringan.

F. Teknik Menyusun Tata Ruang

Pengaturan yang dikerjakan dalam penataan ruang kantor diupayakan
dapat memberikan keuntungan bagi organisasi yang melaksanakannya. Menurut
Gie teknik yang dapat dilakukan untuk mencapai tata ruang yang terbaik adalah
sebagai berikut:
1) Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap
kejurusan yang sama.
2) Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja itu dapat terdiri
atas beberapa baris.
3) Di antara baris-baris meja itu disediakan lorong untuk keperluan lalu
lintas para pegawai. Sebaiknya di tengah ruangan terdapat sebuah
lorong utama yang lebarnya 120 cm dan lorong-lorong lainnya cukup
80 cm.
4) Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di
belakangnya (ruang untuk duduk pegawai) selebar 80 cm.
5) Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di belakang
para pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan, dipihak lain
akan mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa
yang menemui pejabat pimpinan.
6) Pada tata ruang terbuka di mana bekerja banyak orang, apabila
pegawai-pegawai dikelompok-kelompokkan di bawah pengawasan
seseorang pejabat mereka ditempatkan di dekat masing-masing
pejabat yang bertanggungjawab atas kelompok itu.
7) Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan lembut
diberi tempat yang terbanyak memperoleh penerangan cahaya.
 8) Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan yang
mengandung resiko besar, ditempatkan dipojok yang tidak dilalui lalu
lintas orang-orang.
9) Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan
bagian-bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu.
10) Lemari dan alat-alat perlengkapan lainnya taruh didekat
pagawaipegawai yang paling sering mempergunakan benda-benda itu.
11) Alat-alat kantor yang menimbulkan suara ribut ditaruh dekat jendela.
12) Meja yang memuat alat-alat yang banyak memberikan getaran tidak
boleh menempel tembok.
13) Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok
sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya.
14) Bagi pejabat pimpinan yang sering-sering harus menerima tamu
penting dan membicarakan urusan-urusan yang bersifat rahasia dapat
dibuatkan kamar tamu tersendiri.
15) Apabila seorang kepala atau tenaga ahli karena sifat pekerjaan benar-
benar membutuhkan ruang tersendiri dapatlah dibuatkan kantor
pribadi berukuran 2,5 x 3,6 meter (9m2 )
Beberapa teknik akan memberikan manfaat kepada organisasi apabila
dapat diterapkan secara tepat. Manfaat yang didapatkan berguna memperoleh
kenyamanan dan kepuasan kerja staff yang bersangkutan.

G. Lingkungan fisik kantor yang mendukung penataan ruang kantor

Lingkungan merupakan keadaan tempat yang ada disekitar staff tata usaha
itu bekerja untuk menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu. Moekijat menyatakan
bahwa kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang
Banyaknya faktor yang mendukung dalam penataan ruang kantor akan
menentukan apakah penataan dan pengaturan peralatan, penempatan pegawai
maupun penempatan yang lainnya di kantor sudah sesuai dengan tujuan yang
ditetapkan atau belum. Salah satu faktor yang mempengaruhi dalam pekerjaan
kantor dan penataan ruangan adalah dengan melihat lingkungan fisik di sekitar
kantor. Kondisi lingkungan ini dapat secara langsung maupun tidak langsung
mempengaruhi efisiensi dari proses kegiatan administratif yang berlangsung.
Nuraida mengungkapkan bahwa ada beberapa faktorfaktor yang termasuk
dalam lingkungan fisik atau lingkungan kerja adalah sebagai berikut:
1) Pencahayaan/ penerangan
Cahaya merupakan faktor penting untuk meningkatkan efisiensi kerja
pegawai karena memengaruhi kesehatan dan keselamatan serta kelancaran
kerja. Penerangan yang baik merupakan hal vital yang dibutuhkan indra
penglihat agar dapat melaksanakan tugas kantor. Penerangan kantor yang
optimal berguna untuk:
a. Meningkatkan produktivitas kerja
b. Mengurangi mutu kerja
c. Mengurangi terjadinya kesalahan
d. Mengurangi ketegangan/kerusakan mata
e. Mengurangi rasa lelah
f. Meningkatkan semangat kerja pegawai
g. Memberikan citra yang lebih baik bagi perusahaan
2) Warna
Warna juga merupakan faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja pegawai. Warna mempunyai pengaruh penting terhadap
penerangan kantor. Perusahaan dapat menggunakan warna-warna muda
apabila ingin menghemat biaya penerangan. Penggunaan tata warna dalam
kantor berpengaruh besar terhadap keadaan psikologis atau perasaan
seseorang. Setiap warna mempunyai pengaruh yang berlainan terhadap
orang, atau setiap orang akan menunjukkan reaksi yang berbeda terhadap
warna-warna tertentu.
Efek warna-warna ini dapat diberlakukan dalam penggunaan pada
dinding kantor, langit-langit, lantai, karpet, tirai, perabotan kantor, dan
lain-lain. Masing-masing warna jika terkena cahaya akan memantulkan
kembali cahaya itu secara berbeda-beda. Kemampuan memantulkan
kembali cahaya yang datang disebut daya pantul warna, yang dinyatakan
dalam presentase. Daya pantul tinggi berpengaruh besar terhadap
kesilauan yang mungkin dialami oleh pagawai akibat terlampau banyak
cahaya. Ruangan yang berwarna putih memantulkan kembali hampir
semua cahaya sehingga menyilaukan para pekerja.
3) Udara
Udara dalam hal ini lebih dilihat dari sisi suhu/temperatur,
kelembapan, sirkulasi/ventilasi dan kebersihan. Menurut Moekijat dalam
Nuraida menyatakan bahwa Air Conditioner (AC) mengatur keadaan
udara dengan mengawasi suhu, peredaran, kelembapan, dan kebersihan.
Efisiensi pegawai kantor menunjukkan kenaikan rata-rata 20 persen
setelah diberi AC. Terpenuhinya kualitas dan kuantitas udara yang baik
akan memberikan banyak keuntungan bagi kantor antara lain:
a. Meningkatkan produksi tetap
b. Meningkatkan mutu kerja kantor
c. Menjaga kesehatan pegawai
d. Meningkatkan semangat kerja
e. Menimbulkan kesan yang menyenangkan bagi para tamu
4) Bunyi/suara
Terutama untuk pekerjaan yang membutuhkan konsentrasi, faktor
suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising dapat
mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan pekerja. Pengaruh
suara yang gaduh adalah sebagai berikut:
1. Menimbulkan gangguan mental dan saraf pegawai
2. Menimbulkan kesulitan berkonsentrasi, mengurangi hasil,
meningkatkan kesalahan, menimbulkan kesulitan menggunakan
telepon, dan menciptakan lebih banyak ketidakhadiran.
3. Menambah kelelahan dan mengurangi semangat kerja pegawai.
5) Musik
Musik dapat memengaruhi keadaan fisik dan mental pegawai.
Musik berguna untuk hal-hal berikut:
a. Meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan produktifitas.
b. Mengurangi ketegangan mental, menimbulkan rasa relaks, mengurangi
rasa gugup dan kejenuhan, serta menambah kegembiraan kerja. Hal ini
terjadi apabila:
 Pekerjaan tidak membutuhkan konsentrasi tinggi, bersifat
monoton sehingga menimbulkan kejenuhan dan kebosanan
kerja
Terdengar samar, volume tidak terlalku kuat, tempo sedang,
lembut, tenang
Tidak dibunyikan secara terus menerus, melainkan pada waktu
tertentu saja.

IV. Efisiensi kerja

A. Pengertian Efisiensi Kerja
Tata usaha dalam kaitannya kegiatan administratif penting untuk
dilakukan suatu perencanaan, pengendalian dan penyempurnaan demi
tercapainya sebuah tujuan yang dikehendaki sebuah organisasi. Penataan
terhadap tata usaha dan pelaksanaan kerja harus berorientasi pada
efisiensi. Banyak manfaat yang didapatkan apabila segala kegiatan
berpacu pada efisiensi karena akan menghemat baik tenaga, waktu dan
biaya. Pengerjaan pekerjaan yang menghindari dari adanya pemborosan
energi. Hal ini dinyatakan oleh Umam cara efisien dan efektif dilakukan
agar dalam melaksanakan pekerjaan harus terhindar dari pemborosan
energi atau material waktu, karena kalau terjadi pemborosan enerji atau
pemborosan sumber-sumber kerja, maka akan mempengaruhi hasil kerja
atau akan menurunkan tingkat produktifitas organisasi perusahaan.
Menurut Gie, efisiensi adalah suatu asas-asas dasar tentang perbandingan
terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Sedangkan menurut Umam
mendefinisikan pengertian efisiensi adalah suatu asas dasar tentang
perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya, atau dari
berbagai alternatif usaha kerja yang dapat kita lakukan mendapatkan hasil
yang maksimum dengan pengorbanan yang minimal.
Berdasarkan definisi tersebut maka dapat diambil inti dari efisiensi
ialah perbandingan antar usaha yang dilakukan dengan hasil yang telah
didapatkan. Adapun perbandingan dapat dilihat dari dua segi, yaitu:
 a. Segi usaha
Suatu usaha yang dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil
tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian
usaha ini dapat didapatkan lima unsur : pikiran, tenaga, waktu,
ruang dan benda termasuk uang.
b. Segi hasil
Sesuatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha
tertentu memberikan hasil yang sebanyakbanyaknya, baik yang
mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.
Umam mengungkapkan sumber-sumber kerja yang dapat
diefisienkan itu adalah;
a. Pikiran, maksudnya bagaimana dalam melakukan pekerjaan dapat
diselesaikan dengan optimal, namun menggunakan pikiran yang
minimal.
b. Tenaga, untuk mencapai hasil yang optimal cukup menggunakan
tenaga yang minimal.
c. Waktu, tujuan dapat dicapai secara optimal, namun waktu yang
dihabiskan hanya sedikit atau waktu yang singkat
d. Ruang, dengan ruang atau space yang ada dapat melakukan
berbagai kegiatan melalui pengaturan dan pemanfaatan segenap
ruang.
e. Benda-benda, termasuk uang, benda dan uang digunakan secara
tepat sasaran atau pada tingkat yang sehemat-hematnya melalui
pemilihan untuk membayar harga atau biaya yang murah, namun
tidak mengurangi kualitas hasil kerja.
Manajemen perkantoran perlu untuk dipertimbangkan agar mencapai
hasil yang optimal melalui kegiatan yang bisa dikatakan tidak
memboroskan. Pencapaian efisiensi dapat digunakan dengan
penyederhanaan kerja agar menemukan cara-cara yang mudah, ekonomis
dan lebih baik dalam penggunaan material, tenaga, ruang, dan waktu yang
ada.
B. Asas-Asas Efisiensi dalam pekerjaan perkantoran
Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan untuk mencapai kerja
yang efisien diperlukan asas-asas agar usaha yang dicapai sesuai dengan
hasil yang maksimal. Menurut Gie mengungkapkan asas yang dapat
diterapkan untuk mencapai efisiensi kerja pada tata usaha antara lain:
 a. Asas perencanaan yang berarti menggambarkan di muka
mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam
rangka mencapai sesuatu tujuan. Adapun pedoman tersebut seperti
pedoman tentang maksud warkat, penetapan prosedur, pengadaan
mesin tata usaha, dan perencanaan formulir.
b. Asas penyederhanaan, menyederhanakan berarti membuat suatu
sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah
atau ringan. Adapun dalam pelaksanaan asas ini adalah pedoman
tentang tatacara, perlengkapan tata usaha, pengorganisasian tata
usaha.
c. Asas penghematan, menghemat berarti mencegah pemakaian
benda-benda secara berlebihan sehingga biaya pengerjaan yang
bersangkutan menjadi murah. Adapun pedoman dalam asas ini
adalah tentang perhitungan biaya dan kemanfaatan, perhitungan
kebutuhan warkat, dan mekanisasi tata usaha.
d. Asas penghapusan, menghapus berarti meniadakan
langkahlangkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan suatu
pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan
dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pedomannya adalah
tentang peniadaan gerak-gerak dalam pekerjaan, penghapusan
tembusan-tembusan atau warkat-warkat lainnya.
e. Asas penggabungan, menggabung berarti mempersatukan
pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau
bendabenda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam satu
langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedomannya
antara lain tentang kerja sekali jalan, dan pemakaian alat-alat
serbaguna.
Berbagai asas tersebut akan memudahkan setiap penataan kantor
dalam prinsip kerja yang efisien. Banyak manfaat yang akan diperoleh jika
asas-asas tersebut digunakan. Hal terpenting dalam hal ini adalah
kemudahan dalam bekerja yang tidak menghabiskan banyak waktu,
tenaga, pikiran, biaya, bahkan benda yang berwujud uang. Semua kegiatan
berujung ututk pencapaian tujuan dengan usaha yang seminimal mungkin.
 BAB III
PEMBAHASAN

I. Objek Observasi
Nama Kantor : UPT Kearsiapan UNS
Alamat Kantor : Jalan Ir. Sutami No.
Luas Kantor : 8x12 m

Gambar 1.1
Denah Tata Ruang Kantor UPT Kearsipan UNS
II. Analisis Tata Ruang Kantor
A. Asas Tata Ruang Kantor
1. Asas jarak terpendek
Jarak meja pegawai dengan peralatan-peralatan kantor seperti biasanya
berada searah dengan pegawai. Namun untuk jarak ke peralatan dan
perlengkapan khusus kearsipan seperti : Hanging Folder, Clip, Filling
Cabinet , Cardex, Label memiliki jarak yang jauh dengan meja pegawai.
Tenaga yang dibutuhkan pegawai maupun ahli arsip cukup banyak dan
mengurangi efiensi kerja kantor.

KETERANGAN :

1. Meja Ahli Arsip

2. Lemari Peralatan
Arsip
3. Meja Pegawai

2. Asas Rangkaian Kerja

Para pegawai dan alat-alat kantor tidak ditempatkan menurut rangkaian
yang sejalan dengan urutan penyelesaian pekerjaan yang bersangkutan.
Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditempatkan
berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Namun jarak
antara pekerja dengan peralatan cukup jauh sehingga menghambat proses
penyelesaian pekerjaan dengan cepat dan tidak efisien. Setiap langkah
untuk menyelesaikan pekerjaan seperti menyimpan arsip membutuhkan
banyak tenaga.
3. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Seluruh ruangan yang ada di UPT Kearsipan UNS dipergunakan
sepenuhnya sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai.

KETERANGAN :

1. Ruang Baca Jurnal,Artikel bagian dari ruang

perpustakaan UNS, bukan bagian dari UPT Arsip
meski dalam satu ruangan tapi ada pembatas
yaitu lemari.
2. Ruang kosong digunakan untuk menyimpan
kardus, kardus, dibawah tangga.
4. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
UPT Kearsipan berhak mengadakan perubahan atau penyusunan kembali
apabila diperlukan, tanpa banyak kesulitan dan tidak memakan biaya
besar. Selama penulis magang disana, susunan meja kantor pegawai
mengalami perubahan. Konsep awal layout sebelum perubahan adalah
meja pegawai mengahadap utara atau ke arah pintu masuk. Sesudah
perubahan, meja pegawai mengarah ke timur. Penulis lebih setuju dengan
adanya perubahan tata letak meja yaitu menghadap ke barat. Sehingga
pegawai lebih fokus dengan pekerjaan, karena jika letak meja menghadap
 utara, memungkinkan pegawai tidak fokus karena berhadapan lansung
dengan situasi di luar kantor (jalanan).

1. Meja
Pegawai

KETERANGAN :
Sebelum memasuki bulan februari, meja untuk pegawai
menghadap utara atau pintu masuk utama.

5. Asas keamanan dan kepuasan kerja bagi pegawai

Tata ruang dan peralatan kantor yang ada di UPT Kearsipan kurang
mendukung dalam menyelesaikan pekerjaan dengan nyaman dan puas.
Akan tetapi untuk keamanan, pihak UPT Kearsipan memprioritaskan
keamanan karena menyangkup dengan arsip UNS yang sangat penting.

B. Jenis Tata Ruang Kantor

Jenis tata ruang yang digunakan UPT Kearsipan UNS adalah tata ruang
terbuka. Tidak ada penyekat antar meja pegawai dengan yang lain atau
meja kepala kearsipan UNS. Semua meja dan kursi pegawai dan kepala
kearsipan ada dalam satu ruangan. Konsep ini digunakan untuk mudah
mengawasi penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja serta
komunikasi antar pegawai maupun kepala kearsipan.
C. Penyusunan Tata Ruang Kantor (Layout)
Penyusunan Tata ruang kantor di UPT Kearsipan UNS
1. Meja-meja kerja disusun menurut garis lurus dan menghadap kejurusan
yang sama.

Keterangan :

1. Meja Kepala
Arsip
2. Meja Ahli
Arsip
3. Meja
Pegawai IT
4. Meja
Pegawai
bagian
pengolahan
arsip

2. Pada tata ruang yang terbuka, susunan meja-meja terdiri atas beberapa
baris.
3. Di antara baris-baris disediakan lorong untuk keperluan lalu lintas para
pegawai. Di tengah ruangan terdapat sebuah lorong utama yang lebarnya
1,5m x 8m dan lorong-lorong lainnya lintas pegawai 70 cm.
4. Jarak antara sesuatu meja dengan meja yang di muka atau di belakangnya
(ruang untuk duduk pegawai) sekitar 45 cm dan jarak meja ke arah
samping kiri dan kanan berjarak 70cm.
5. Pejabat pimpinan bagian yang bersangkutan ditempatkan di depan para
pegawainya. Disitu akan memudahkan pengawasan, dipihak lain akan
mencegah para pegawai mengangkat kepala untuk melihat siapa yang
menemui pejabat pimpinan.
6. Pegawai-pegawai yang mengerjakan pekerjaan-pekerjaan yang
berhubungan dengan IT dan mengetik berada di tempat terbuka dengan
ahli arsip dan kepala arsip.

Keterangan :

1. Ruang
Terbuka
2. Ruang
Khusus
Pengolahan
Arsip

7. Pegawai-pegawai yang bertugas mengenai urusan-urusan kearsipan,

ditempatkan dipojok di ruangan khusus, yang tidak dilalui lalu lintas
orang-orang untuk masuk dan keluar. Hal ini membutuhkan konsentrasi
dan teliti dalam kegiatan seperti memanuver arsip, mendeskripsikan arsip,
menyiangi arsip, dan penempatan arsip. (Denah bisa dilihat di gambar
1.7)
8. Pegawai-pegawai yang sering membuat hubungan kerja dengan bagian-
bagian lainnya atau publik, ditempatkan dekat pintu.
9. Lemari dan alat-alat perlengkapan khusus untuke mengarsip diletakkan
tidak didekat ruang khusus arsip.
10. Alat-alat penyimpann arsip, roll opact, ditempatkan di ruang khusus.
11. Lemari yang berat atau peti besi dapat diletakkan menempel tembok
sehingga mendapat kekuatan untuk menyangganya.
12. Untuk ruang penerimaan tamu ditempatkan di dekat meja kepala arsip.

D. Lingkungan Fisik yang Mendukung Tata Ruang Kantor

1. Pencahayaan
Sistem pencahayaan di UPT Kearsipan UNS menggunakan sistem
direct atau lansung. Sistem ini digunakan untuk memfokuskan
pekerjaan pegawai agar lebih jelas melihat ketika saat membaca atau
menulis.
2. Warna
Pemilihan warna untuk ruang UPT Kearsipan UNS adalah putih. Tata
Ruang yang minimalis atau tidak terlalu luas, warna putih menjadi
pilihan yang tepat.
3. Udara
UPT Kearsipan UNS menggunakan Air Conditioner (AC) sebagai
pendingin ruangan. AC yang digunakan ada 3 yaitu di ruang kerja
pegawai, ruang khusus arsip, ruang penyimpanan arsip. Untuk ruangan
penyimpanan arsip UNS diberi suhu yang rendah, untuk mencegah
kerusakan arsip dan lembap dan pendinginan ruangan tetap nyala,
ketika ruang kantor tidak dipakai.
 4. Bunyi/Suara
Pihak UPT Kearsipan menimalisir suara-suara yang dapat
mengganggu dengan melapisi plafon. Terutama untuk pekerjaan yang
membutuhkan konsentrasi seperti tempat pengolahan arsip dilapisi
dinding kaca untuk mengindari pemantualan suara dari luar. Faktor
suara dapat memengaruhi efisiensi pekerja karena suara yang bising
dapat mengganggu dan dapat berpengaruh pada kesehatan pekerja.
5. Musik
Salah satu yang dapat meningkatkan efisiensi, kepuasan, dan
produktifitas kerja serta mengurangi ketegangan mental adalah musik.
Namun musik di ruang kantor UPT Kearsipan tidak dipasang. Jadi,
kurang mendukung pegawai dalam melaksanakan pekerjaan dan tidak
mengurangi ketegangan mental.

E. REDESAIN TATA RUANG KANTOR

Gambar 1.8
Denah Tata Kantor UPT Kearsipan Sebelum
 Gambar 1.9
Redesain Denah Tata Kantor UPT Kearsipan
Keterangan :
1. Meja Ahli Arsip 6. Ruang Pengolahan Arsip
2. Meja Pegawai 7. Meja Pengolahan Arsip
3. Ruang Tamu 8. Roll Opacat
4. Ruang Kepala Arsip 9. Toilet
5. Filling Cabinet 10. Lemari Peralatan Arsip

1. Jarak
Jarak ke peralatan dan perlengkapan khusus kearsipan seperti : Hanging
Folder, Clip, Filling Cabinet , Cardex, Label memiliki jarak yang jauh dengan
 meja pengolahan arsip. Tenaga yang dibutuhkan pegawai pengolahan arsip
dan ahli arsip cukup banyak dan mengurangi efiensi kerja kantor. Saran :
Lemari penyimpanan peralatan arsip ditempatkan di ruang khusus pengolahan
arsip sebelah timur ( gambar nomor 10).
2. Asas mengenai penggunaan segenap ruangan
Seluruh ruangan yang ada di UPT Kearsipan UNS dipergunakan sepenuhnya
sehingga tidak ada ruang yang dibiarkan tidak terpakai. Namun ada satu ruag
yang dibagi menjadi dua bagian yaitu ruang baca jurnal perpustakaan UNS dan
ruang roll opact. Saran : Ruang Baca diganti menjadi toilet, karena pegawai arsip
yang ingin ke toilet dapat terganggu karena jarak kantor arsip ke toilet cukup jauh
membutuhkan jarak sekisar 8 meter. Hal ini menguras tenaga arsip/ pegawai
untuk pergi ke Toilet.
Di antara baris-baris disediakan lorong antar meja pegawai, tidak perlu
diberikan jarak, meja- meja anar pegawai digabung namun diberi sekat, sehinnga
tetap menjaga privasi dan kenyaman pegawai dan jarak untuk lintas lebih luas.