Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu

No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

PEDOMAN/ MANUAL MUTU

PUSKESMAS KAYUTANAM

KECAMATAN 2 X 11 KAYUTANAM

KABUPATEN PADANG PARIAMAN

TAHUN 2015

1
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa, akhirnya dokumen

Manual Mutu PUSKESMAS KAYUTANAM ini dapat kami selesaikan. Ucapan terima

kasih kami sampaikan kepada semua pihak yang telah berperan aktif dalam proses revisi

Manual Mutu ini yang tidak dapat kami sebutkan satu persatu.

PUSKESMAS KAYUTANAM menyadari sepenuhnya bahwa Puskesmas harus

mampu memberikan layanan yang bermutu kepada masyarakat. Layanan Puskesmas yang

bermutu harus dilandasi dengan sistem manajemen mutu Puskesmas yang baik. Sistem

Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 dan IWA 2 : 2007 merupakan salah satu sistem

manajemen mutu berstandar internasional yang dapat diterapkan pada berbagai aspek

termasuk layanan Puskesmas.

Manual Mutu ini menjadi pedoman utama dalam mengimplementasikan sistem

manajemen mutu internal di lingkungan Puskesmas Kayutanam.

Kayutanam , September 2014

Kepala Puskesmas

Drg. Edy Karwono

NIP.19691026 200501 1 004

2
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

BAB. I

PENDAHULUAN

A. Latar belakang

Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam

maupun ke luar tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan dan

dipelihara oleh organisasi.

Pedoman Manajemen Mutu ini menjelaskan secara garis besar sistem manajemen

mutu Puskesmas Kayutanam. Semua ketentuan maupun persyaratan serta kebijakan yang

tertuang dalam Pedoman Manajemen ini merupakan acuan untuk menjalankan kegiatan

operasional Puskesmas Kayutanam. Sistem manajemen mutu ini mulai berlaku tanggal 1

Januari 2015.

Penerapan sistem manajemen mutu dimaksudkan untuk menjadikan gambaran secara

umum sistem manajemen mutu dalam mencapai komitmen mutu, sasaran mutu, serta

kepuasan pelanggan sehingga tujuan Puskesmas Kayutanam secara keseluruhan dalam

aspek mutu tercapai.

1. Profil Puskesmas

Nama : Puskesmas Kayutanam

Alamat : Jalan Raya Padang Bukittinggi Km.56 Kecamatan 2x11 Kayutanam

Kabupaten Padang Pariaman.

3
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Produk :

a. Pelayanan Upaya Kesehatan Perorangan

1. Pendaftaran dan Rekam Medik,

2. Poli Umum,

3. Poli Lansia,

4. Poli Gizi,

5. Klinik Kesehatan Lingkungan.

6. Pelayanan Laboratorium

7. Poli Gigi,

8. Pelayanan Imunisasi

9. Pelayanan Kesehatan Ibu

10. Pelayanan KB

11. Pelayanan Kesehatan Anak

12. Poli Paru.

13. Pelayanan Obat

14. Pelayanan Konseling Remaja,

15. PONED,

16. Pelayanan Gawat Darurat,

17. Rawat inap.

b. Pelayanan Upaya Kesehatan Masyarakat

1. Program Posyandu Lansia,

2. Program Posyandu Bayi dan Balita,

3. Posbindu

4
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

4. Upaya Kesehatan Sekolah (UKS)

5. UKGS

6. Pusling

7. Imunisasi Sekolah

8. Kesehatan lingkungan,

9. Perkesmas

10. Promkes

11. Surveilens

Dokumen Terkait:

1. Pedoman Penyelenggaraan Puskesmas: Kemenkes No 75 Tahun 2015

2. Pedoman Pengobatan Puskesmas 2007
3. SPO tiap Program
4. Peraturan Bupati ttg Struktur Organisasi Puskesmas
5. Profil Puskesmas Kayutanam.
2. Visi Misi Puskesmas

Visi: Menciptakan Masyarakat Kayutanam Yang Mandiri Untuk Sehat.

Misi:

1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu dan memberikan

pelayanan prima.
2. Memberdayakan masyarakat, lembaga swasta dan lintas sektoral
untuk mendorong kemandirian dalam berperilaku hidup sehat.
3. Menekan angka kematian bayi.
4. Meningkatkan kesehatan ibu.
5. Memerangi HIV/AIDS, penyakit menular dan tidak menular lainnya.

5
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

3. Kebijakan Mutu.

Untuk mencapai visi dan misi, Puskesmas Kayutanam berkomitmen untuk

melakukan peningkatan secara berkesinambungan demi tercapainya kepuasan masyarakat,

dengan cara :

1. Meningkatkan kompetensi SDM pendukung layanan,

2. Meningkatkan sarana dan prasarana kesehatan masyarakat dan lingkungan,

3. Memberikan pelayanan yang prima,

4. Meningkatkan peran serta masyarakat untuk menuju kemandirian hidup sehat secara

pribadi maupun masyarakat,

5. Menerapkan sistem manajemen mutu secara efektif dan efisien.

4. Sasaran Kinerja Puskesmas Periode tahun: 2014- 2015. Adalah:

1. Meningkatkan kompetensi pegawai Puskesmas minimal dari 80 %, menjadi 90%

2. Memberikan pelayanan yang bermutu dengan:

a. Indeks Kepuasan Pelanggan dari 70 menjadi 80% (semua pelayanan)

b. Keluhan pelanggan yang masuk dari 10 keluhan menjadi < 5 /bulan

c. Kesesuaian Anamnesa, Diagnosa dan Terapi dari 80 % menjadi 90 % (KIA, BP

Gigi, Umum, Ruang Tindakan),

d. Deteksi dini bumil resti dari 85 % menjadi 95% (KIA)

e. Waktu pemeriksaan urin lengkap 40 menit, menjadi 30 menit

f. Tidak ada kesalahan penyerahan obat (Kamar Obat)

g. Keakuratan penyediaan obat dari 95 % menjadi 100% (Kamar obat)

h. Keakuratan status rekam klinis dari 75 % menjadi 85% Pendaftaran

i. Tingkat kejadian KIPI pada pemberian imunisasi dari 2 % menjadi 0 % ,

6
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

j. Tingkat komplikasi pemakaian alat kontrasepsi dari 3,5 % menjadi 0 % ,

k. Angka Kunjungan Konsultasi Gizi dari min 10 menjadi 15 orang/ bulan,

l. Angka Kunjungan Konsultasi Sanitasi dari 5 menjadi 10 orang/ bulan,

m. Pemcapaian Asi eklusif dari 65 % menjadi 85 %,

n. Pencapaian K4 dari 95 % menjadi 100 %,

4. Struktur Organisasi

Kegiatan operasional dan interaksi fungsi-fungsi dalam menjalankan kegiatannya

dipetakan sebagaimana tampak dalam bagan (terlampir)

5. Proses Pelayanan

Jika berkunjung ke pusat pelayanan kesehatan masyarakat (puskesmas) terdekat, tentu

ada perbedaan alur pelayanan yang harus diikuti, khususnya antara puskesmas rawat jalan dan

puskesmas rawat inap (perawatan). Perbedaan utama alur pelayanan tergantung pada kasus

yang bersifat darurat (emergency) seperti: serangan penyakit akut, kecelakaan lalulintas.

Kondisi seperti ini kemungkinan tidak mengikuti alur baku, bisa langsung menuju ruang

gawat darurat atau ruang tindakan yang terdapat di puskesmas. Bila keadaannya normal dan

wajar saja, maka pada umumnya, pengunjung puskesmas, harus mengikuti prosedur alur

pelayanan standar rawat jalan, seperti paparan ringkas berikut ini.

a. Mendaftarkan Identitas Pasien Di Ruang Loket/Kartu

Pengunjung harus mendaftarkan diri di loket/kartu agar tercatat dalam kartu

kunjungan pasien, dengan menunjukkan kartu identitas (KTP,BPJS) yang

masih berlaku

b. Menunggu Giliran Panggilan Di Ruang Tunggu

7
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Silakan menuju ruang tunggu puskesmas, menanti giliran panggilan pelayanan

yang diperlukan

c. Menuju Ruang Periksa Pelayanan Rawat Jalan

Setelah mendapatkan giliran dipanggil oleh petugas, pasien diarahkan langsung

menuju tempat pemeriksaan dokter (poli umum atau poli gigi, KIA ) sesuai

keluhan yang dialaminya.

d. Mengambil Resep Obat Di Ruang Apotek

Pengunjung yang mendapatkan resep obat, setelah diperiksa dokter, dimohon

menunggu dengan sabar, pelayanan obat yang bisa ditebus langsung di ruangan

apotek puskesmas.

e. Meninggalkan Ruangan Puskesmas

Para pengunjung mengecek kembali perlengkapan yang dibawa dan diwajibkan

selalu berpartisipasi aktif menjaga kebersihan dan keasrian ruangan pelayanan

dan halaman puskesmas.

6. Jangkauan Pelayanan

Puskesmas Kayutanam merupakan Puskesmas rawat inap dan IGD 24 jam terbatas

kepada pelayanan medis sederhana, atau pelayanan kesehatan dasar (yankesdas). Tahap

penanganan kasus selanjutnya melalui mekanisme pelayanan rujukan menuju pusat layanan

lanjutan di Rumah Sakit Umum Daerah. Biasanya alur pelayanan pasien terdapat dan

terpasang juga di setiap unit ruangan puskesmas. Para pengunjung bisa membaca dan

menanyakan lebih lanjut kepada petugas puskesmas yang dikunjungi. Pola alur pelayanan

standar puskesmas rawat inap ini, dikembangkan sesuai dengan kondisi pelayanan, agar para

pengunjung bisa mendapatkan pelayanan yang terbaik

8
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

B. LINGKUP APLIKASI

Pedoman Manajemen Mutu ini digunakan pada pelayanan Puskemas Kayutanam,

meliputi Upaya kesehatan Perorangan serta upaya kesehatan masyarakat dan

diimplementasikan dengan pengecualian pada klausul 7.3 persyaratan ISO 9001 :2008

tentang desain dan pengembangan. Hal ini dilakukan karena berdasarkan pada Peraturan

Menteri Kesehatan RI No: 75 Tahun 2014 bahwa Puskesmas, dalam hal ini adalah

Puskesmas Kayutanam merupakan Unit Pelaksana Teknis (UPT) dari Dinas Kesehatan

Kabupaten Padang Pariaman.

9
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

BAB.II

SISTEM MANAJEMEN MUTU

A. Persyaratan Umum

a) Sistem Manajemen Mutu Puskesmas Kayutanam dibuat berdasarkan

persyaratan standar Akreditasi,

b) Seluruh fungsi ataupun kegiatan termasuk kegiatan yang dikontrakkan pada

pihak luar dikendalikan sesuai sistem manajemen mutu ini,

c) Sumber daya maupun informasi yang diperlukan untuk menjalankan sistem

manajemen mutu dipastikan dipenuhi, termasuk sumber daya untuk

mendukung pencapaian sasaran-sasaran mutu yang ingin dicapai.

d) Manajemen memantau, mengukur, menganalisa setiap proses atau kegiatan

dan melakukan tindakan perbaikan.

e) Kegiatan sistem manajemen mutu menerapkan prinsip manajemen: Plan

DoCheckAction dan pengendalian proses dilakukan sejak awal.

B. Persyaratan Dokumen

a. Umum

Sistem manajemen mutu Puskesmas Kayutanam didokumentasikan dalam bentuk

dan terdiri dari :

1. Pedoman Manajemen Mutu

2. Prosedur kerja

3. Sasaran mutu

10
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

4. Formulir

5. Rekaman/Arsip Mutu

1. Pedoman Manajemen Mutu

Pedoman Manajemen Mutu ini disiapkan oleh Tim Pengembangan Manajemen Mutu

Puskesmas Kayutanam dan disahkan oleh Kepala Puskesmas Kayutanam serta

didelegasikan kepada Wakil Manajemen (Management Representative/ MR) yang

telah ditunjuk oleh Kepala Puskesmas. Manajemen Representative bertanggung

jawab untuk menjamin sistem manajemen mutu dengan semua kebijakan/

persyaratan yang tertuang didalamnya dipahami oleh karyawan dan pimpinan serta

dilaksanakan secara konsisten berdasarkan persyaratan standar Akreditasi

Puskesmas. Pedoman Manajemen Mutu ini termasuk dokumen yang dikendalikan,

sehingga tata cara pengendaliannya mengikuti ketentuan sebagaimana tertuang

dalam prosedur pengendalian dokumen. Pedoman Manajemen Mutu ini akan ditinjau

ulang 1 (satu) tahun sekali untuk penyesuaian / perbaikan.

Dokumen terkait

1. SK Tim Pengembangan Manajemen Mutu Puskesmas

2. SK Wakil Manajemen/MR

2. Sistem Pengendalian Dokumen.

Secara umum dokumen-dokumen dalam system manajemen mutu yang disusun

meliputi: Dokumen level 1: Kebijakan, dokumen level 2 : pedoman/manual,

dokumen level 3 : standar prosedur operasional, dan dokumen level 4 : rekaman-

11
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

rekaman sebagai catatan sebagai akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan

prosedur.

A. Pengendalian dokumen meliputi :

1. Menyetujui dokumen sebelum terbit

2. Memberikan cap terkendali untuk dokumen yang diberlakukan, dan cap tidak

terkendali untuk dokumen yang sudah tidak berlaku,

3. Menelaah dan memperbarui jika diperlukan dan persejutuan untuk

pemberlakuan ulang dokumen,

4. Memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dari dokumen yang

teridentifikasi,

5. Memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar puskesmas yang

ditetapkan oleh organisasi yang penting untuk perencanaan dan operasional

system manajemen mutu diidentifikasi dan distribusinya dikendalikan,

6. Catatan atau rekaman implementasi sebagai bukti pelaksanaan kegiatan harus

dikendalikan. Puskesmas menetapkan SOP terdokumentasi untuk

mendefinisikan pengendalian yang diperlukan untuk pengendalian yang

diperlukan untuk identifikasi, penyimpanan, perlindungan, pengambilan, lama

simpan dan pemusnahan. Catatan atau rekaman harus dapat terbaca, segera

dapat teridentifikasi dan dapat diakses kembali.

7. Untuk memperjelas dokumen Mutu / Akreditasi Puskesmas dilengkapi dengan

contoh-contoh dokumen sebagai lampiran dari dokumen ini.

12
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

B. Pengendalian Dokumen

Pengendalian Dokumen Mutu / Akreditasi Puskesmas Kayutanam wajib mentaati

system pengendalian dokumen yang telah ditentukan didalam kebijakan

pengendalian dokumen.

1. Pengkodean kelompok pelayanan :

Administrasi Manajemen dengan kode : A

a) Bab.I (A/I)

b) Bab.II (A/II)

c) Bab.III (A/III)

Pelayanan Program kode : B

a) Bab.IV (B/IV)

b) Bab.V (B/V)

c) Bab.VI (B/VI)

d) Apabila dari sub Upaya dengan ditambahkan sub upaya ( contoh sub

upaya KIA = B/IV/SOP/KIA-KB/6/12/2014, sub upaya promkes =

B/IV/SOP/PROMKES/6/12/2014 , dan lain-lain.

Pelayanan Klinik kode C

a) Bab.VII (C/VII)

b) Bab.VIII ( C/VIII)

c) Bab. IX ( C/IX)

Cara penulisan dokumen : Standart Operasional Prosedur, disingkat: SOP,

Daftar tilik, disingkat: Dt, Kerangka Acuan disingkat: KA, Surat Keputusan

13
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

disingkat : SK, Kebijakan disingkat Kb, Dokumen eksternal disingkat : Dek,

Manual mutu disingkat Man.

C. Penyimpanan Dokumen / Arsip.

a) Semua Dokumen mutu/akreditasi aktif/ terkendali, memiliki masa berlaku

selama 3 tahun, setelah itu perlu dievaluasi, (direvisi, diganti atau tidak

terkendali).

b) Dokumen rekam klinis/ medik inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya tiga

tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat,

setelah batas waktu sebagaimana dimaksud di atas dilampaui, rekam

medik/klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan

lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya.

c) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di Puskesmas dipelihara dan

disimpan minimal 2 tahun.

d) Penyimpanan dokumen / arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpana

dokumen / arsip aturan Pemerintah Daerah Kabupaten Padang Pariaman.

e) Penyimpanan dokumen mutu / akreditasi disimpan di masing-masing

kelompok pelayanan, sedangkan di Sekretariat tim mutu/administrasi dan

manajemen (admin) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan

dan program.

D. Sistem Penomoran

a) Cara penomoran: KODE /BAB/JENIS DOKUMEN/TAHUN BERLAKU/NO

URUT DOKUMEN

14
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Contoh :

A/III/SOP/6/13/005 (A : kode Admen, III : Bab.III, SOP : jenis dokumen, 6 :

bulan, 13 : tahun 2013, 005 nomor urut SOP)

b) Cara penomoran upaya : KODE/BAB/JENIS DOKUMEN/JENIS

UPAYA/BULAN/TAHUN BERLAKU/NO URUT DOKUMEN

Contoh :

B/IV/SK/KIA-KB/6/13/005 ( B: kode pelayanan program, IV: Bab.IV, SK:

Jenis dokumen, KIA-KB : jenis upaya, 6 : bulan 6, 13 : tahun 2013, 005

Nomor urut SK)

c) Penataan Dokumen

1. Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen mutu/ akreditasi

Puskesmas Kayutanam mengelompokkan masing-masing bab/ kelompok

pelayanan/ UKM dengan diurutkan setiap urutan kriteria dan elemen

penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan.

2. Penataan dengan menggunakan file yang sudah disepakati yaitu masing-

masing bab disusun dalam satu bab.

3. Setiap dokumen Tim mutu diberi label sesuai urutan kriteria dan insrumen

4. Penyimpanan dokumen ada di setiap UKM dan untuk dokumen mutu

disimpan di secretariat (Admin, UKM/UKP) dan dikelola oleh masing-

masing penanggungjawab.

5. Dokumen SOP/SK yang dibuat oleh masing-masing pelaksana/ upaya

dibuat rangkap 3 (untuk master, untuk tim admin dan untuk

pelaksana/upaya)

15
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

BAB.III

TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN

A. Komitmen Top Manajemen

Manajemen Puskesmas bertekad untuk menjalankan Sistem Manajemen Mutu

secara konsisten dan konsekuen untuk mendukung pencapaian sasaran-sasaran yang

diinginkan. Untuk itu maka diwajibkan Kepala Puskesmas dan koordinator unit

pelayanan/program untuk:

b. Memahami konsep sistem manajemen mutu dan menjalankannya secara

konsisten.

c. Mengkomunikasikan kepada seluruh karyawan tentang pentingnya mutu dan

kepuasan pelanggan.

d. Memastikan seluruh karyawan memahami esensi sistem manajemen mutu.

e. Mensosialisasikan kebijakan mutu dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai

f. Melakukan evaluasi untuk melihat efektivitas sistem manajemen mutu.

g. Memastikan tersedianya sumber daya untuk mendukung pelaksanaan sistem

h. Memastikan perbaikan terus menerus dilakukan pada semua aspek kegiatan

B. Fokus Pada Sasaran/Pasien

Kepala Puskesmas, koordinator Unit dan Koordinator pelayanan / program terkait

dengan sasaran/pesien berkewajiban memiliki pengetahuan yang baik tentang sasaran/pasien

Puskesmas. Koordinator unit pelayanan / program memelihara dan senantiasa memperbarui

16
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

data pelanggan serta catatan tentang pelanggan untuk memungkinkan karyawan memahami

profil setiap pelanggan, sedangkan Wakil Manajemen bertanggungjawab untuk :

a) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan yang diminta oleh sasaran/pasien

Puskesmas Kayutanam,

b) Mengkomunikasikan informasi persyaratan pelanggan kepada Unit secara

tercatat,

c) Memastikan setiap Koordinator unit pelayanan/program yang berhubungan

dengan informasi persyaratan sasaran/pasien bertanggung jawab untuk

mengkoordinasikan kegiatan berikutnya secara terkendali.

Dokumen terkait

1. Prosedur identifikasi persyaratan pelanggan

2. Prosedur penanganan keluhan pelanggan

C. Kebijakan Mutu

a) Kebijakan mutu adalah pernyataan resmi Puskesmas Kayutanam yang memuat

komitmen mutu dan kepedulian terhadap kepuasan sasaran/pasien,

b) Isi Kebijakan mutu sejalan dengan visi - misi atau tujuan Puskesmas,

c) Kebijakan mutu menjadi acuan untuk menetapkan sasaran mutu, mengevaluasi

pencapaian sasaran serta acuan perbaikan yang akan dilakukan,

d) Kebijakan mutu disosialisasikan dan dipastikan dipahami oleh seluruh karyawan

Puskesmas,

e) Kebijakan mutu ditinjau secara berkala untuk menjamin kesesuaiannya.

17
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Kebijakan Mutu Puskesmas Kayutanam adalah:

Puskesmas Kayutanam Berkomitmen untuk memberikan pelayanan Prima dan

terbaik sesuai dengan pesyaratan pelanggan dan ketentuan perundangan yang berlaku

dengan melakukan evaluasi dan tindak lanjut secara terus menerus dan

berkesinambungan.

D. Perencanaan

1. Sasaran Mutu

a. Setiap Unit menetapkan sasaran-sasaran dengan kaidah SMART (Specific,

Measurable, Achievable, Realistic, Time frame),

Specific, harus ditetapkan secara spesifik sehingga tidak meluas dan apa yang

ingin kita capai akan lebih terarah;

Measurable, harus ditetapkan secara terukur, sehingga kita dapat mengetahui

sejauh mana tekad yang kita buat itu dapat diukur pencapaiannya;

Achievable, harus ditetapkan sesuai dengan kemampuan kita saat ini;

Realistic, harus ditetapkan secara realistis, down to earth alias membumi,

tidak mengadaada sehingga yang dibuat tersebut tidak mengawang-ngawang;

Time frame, harus ditetapkan sesuai dengan waktu yang akan kita butuhkan

untuk mencapai gol tersebut.

b. Koordinator Unit memastikan Unit yang dipimpinnya membuat perencanaan

kerja untuk mencapai sasaran-sasaran unit kerjanya.

c. Sasaran mutu sesuai dengan kebijakan mutu dan mendukung tercapainya visi dan

Misi Puskesmas,

18
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

d. Sasaransasaran setiap Unit dipastikan terdokumentasi.

2. Perencanaan sistem manajemen mutu,

Puskesmas beserta setiap Unit berkewajiban membuat perencanaan kerja (Renja)

termasuk :

a) Merencanakan sistem manajemen mutu,

b) Memastikan sistem manajemen mutu yang telah dibuat dijalankan secara efektif

c) Memastikan semua sasaran dan persyaratan yang telah ditetapkan dicapai

d) Memelihara/ mempertahankan sistem manajemen mutu pada fungsinya masing-

masing

e) Melakukan perbaikan /penyempurnaan sistem manajemen mutu

f) Merencanakan peningkatan hasil kerja

Dokumen terkait:

1. Dokumen sasaran mutu

2. Laporan Pencapaian Program

E. Tugas, Tanggung Jawab & Wewenang

Tugas, tanggung jawab & wewenang karyawan/pimpinan diatur dengan jelas dan

terdokumentasi khususnya karyawan yang melaksanakan pekerjaan yang terkait dengan mutu

dan kepuasan pelanggan

a) Setiap pegawai Struktural dan staf pelaksana dipastikan memahami tugas,

tanggung jawab dan wewenangnya.

b) Uraian tugas, tanggung jawab & wewenang dibuat oleh Kepala Puskesmas

19
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

c) Dokumen uraian tugas dipegang oleh staf yang bersangkutan dan salinan

disimpan di Unit Tata Usaha Puskesmas.

d) Dokumen uraian tugas harus dikendalikan, isinya diperbarui bila terjadi

perubahan proses pekerjaan.

e) Uraian tugas dibuat berdasarkan Tupoksi yang ada.

Dokumen terkait :

Struktur Organisasi dan Tupoksi Puskesmas

F. Wakil Manajemen (Management Representative)

Wakil manajemen adalah seorang pegawai internal Puskesmas Kayutanam yang

ditunjuk oleh Kepala Puskesmas dan bertanggung jawab untuk menjamin kesesuaian dan

efektivitas implementasi sistem manajemen mutu.

Wakil Manajemen mendapat otoritas yang cukup untuk menjalankan tugas dan

tanggungjawabnya sbb :

a) Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standar.

b) Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi.

c) Menjamin sistem manajemen mutu dipertahankan.

d) Menjamin sistem manajemen mutu diperbaiki terus menerus.

e) Melaporkan hasil atau kinerja sistem manajemen mutu kepada Kepala

Puskesmas,

f) Mengupayakan peningkatan kesadaran dan pemahaman karyawan dalam sistem

manajemen mutu.

20
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

g) Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan dengan

sistem manajemen mutu,

h) Menyelenggarakan program pendukung untuk membudayakan kesadaran mutu

keseluruh karyawan.

i) Melakukan komunikasi kepada seluruh karyawan,

j) Mengkoordinasikan kegiatan internal audit

Dokumen terkait

1. Uraian tugas & tanggung jawab Wakil Manajemen.

2. Prosedur Tinjauan Manajemen.

G. Komunikasi Internal

Komunikasi internal antar pimpinan dengan karyawan merupakan kegiatan yang

sangat penting untuk menunjang mekanisme kerja, karenanya sistem komunikasi dipastikan

diatur dengan baik dan menekankan hal-hal sbb:

a) Kepala Puskesmas mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan

berjalan lancar.

b) Komunikasi diarahkan untuk peningkatan pemahaman bawahan mengenai sistem

manajemen mutu.

c) Komunikasi diarahkan agar karyawan memahami target-target pekerjaan yang

ingin dicapai .

d) Komunikasi diarahkan untuk memastikan persyaratan yang telah ditetapkan

dipenuhi.

e) Komunikasi internal diatur secara sistematis dan terdokumentasi.

21
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

f) Komunikasi internal untuk menjelaskan sistem manajemen mutu kepada karyawan

g) Komunikasi internal membangun kesadaran mutu demi kepuasan pelanggan

h) Penyelenggaraan rapat koordinasi dan diatur dengan baik.

i) Kepala Puskesmas mengadakan pertemuan rutin dengan seluruh staf setiap 1 (satu)

bulan sekali dan pertemuan khusus apabila diperlukan.

Dokumen terkait

Prosedur Komunikasi Internal

22
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

BAB IV

TINJAUAN MANAJEMEN

A. Umum

Evaluasi merupakan kegiatan manajemen yang sangat penting dalam rangka

pengendalian suatu proses dan kinerja termasuk evaluasi dalam implementasi Sistem

Manajemen Mutu.

B. Masukan tinjauan manajemen

a) Wakil manajemen melaksanakan rapat tinjauan manajemen minimal 6 bulan

sekali.

b) Tinjauan manajemen dipastikan terdokumentasi atau dinotulenkan

c) Agenda tinjauan manajemen ditentukan jauh hari sebelum evaluasi

dilaksanakan

d) Agenda tinjauan manajemen mencakup antara lain hal-hal sbb:

hasil audit internal

umpan balik / keluhan pelanggan
kinerja proses/ hasil pelayanan
hasil tindakan koreksi/pencegahan
tindak lanjut dari hasil tinjauan sebelumnya
rencana perubahan/ perbaikan Sistem manajemen Mutu

C. Out put tinjauan manajemen

a) Hasil tinjauan manajemen dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan,

b) Hasil tinjauan manajemen memuat keputusan-keputusan/kesimpulan mengenai

tindakan tindakan yang perlu diambil.

23
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

c) Tatacara melaksanakan tinjauan manajemen diuraikan dalam prosedur tinjauan

manajemen.

BAB V

MANAJEMEN SUMBER DAYA

A. Ketersediaan Sumber daya

a) Sumber daya untuk menjalankan Sistem manajemen Mutu serta untuk mencapai

sasaran yang telah ditetapkan dipastikan terpenuhi.

b) Sumberdaya yang diperlukan diidentifikasi oleh Koordinator Unit dan disampaikan

kepada manajemen melalui mekanisme yang telah diatur.

Dokumen terkait

Prosedur Pengadaan sarana prasarana

B.Manajemen Sumber Daya Manusia

a. Umum

Kepala Puskemas menjamin karyawan yang bekerja di Puskemas memiliki kompetensi

berdasarkan pendidikan, pengalaman, pelatihan,dan ketrampilan yang sesuai.

b. Kompetensi, Kepedulian, dan Pelatihan

Kompetensi yang diperlukan oleh setiap karyawan agar dapat melaksanakan tugas

dan tanggungjawabnya secara tepat dan benar sesuai dengan sasaran dan persyaratan

yang telah direncanakan harus dipastikan dipenuhi.

Kepala Puskesmas bertanggung jawab untuk:

a. Menentukan pelatihan yang diperlukan oleh setiap bawahannya

24
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

b. Memastikan pelatihan dilaksanakan. Pelatihan dapat dilakukan dalam bentuk,

atau kegiatan apapun yang bertujuan memberikan kompetensi kepada karyawan.

c. Mengambil tindakan lainnya selain pelatihan yang sesuai dengan permasalahan

d. Mengevaluasi efektif atau tidaknya tindakan yang telah diambil,

e. Meningkatkan kesadaran karyawan mengenai pentingnya peranan setiap

karyawan dalam pekerjaan mereka untuk mencapai sasaran mutu demi kepuasan

pelanggan,

f. Meminta Ka.bag TU untuk mengelola arsip karyawan yang memuat informasi

mengenai pelatihan, keterampilan dan pengalaman kerja karyawan.

Dokumen terkait

1. Persyaratan kompetensi

2. Hasil analisis kompetensi tiap karyawan

3. Prosedur Penilaian Kinerja

4. Prosedur Pelatihan

5. Prosedur Pengendalian Rekaman

6. Uraian Tugas Karyawan

7. Data Karyawan

C. Sarana Kerja

a) Sarana kerja atau infrastruktur untuk mendukung pekerjaan dan mencapai sasaran

dan persyaratan produk maupun proses dipastikan terpenuhi,

25
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

b) Melakukan pemeliharaan secara teratur terhadap alat alat maupun fasilitas

pendukungnya agar senantiasa dalam kondisi baik dan siap dioperasikan,

c) Sarana kerja baru yang diperlukan secepatnya diidentifikasi dan ditindaklanjuti

sesuai prosedur yang berlaku,

d) Ka.Bag.TU bertanggung jawab untuk memastikan kecukupan dan kelengkapan

sarana kerja dan kelaikan kondisi sarana kerja pada bagian yang dipimpinnya.

Dokumen terkait

1. Prosedur pemeliharaan sarana prasarana

2. Daftar Inventarisasi barang

D. Lingkungan Kerja

a) Lingkungan tempat kerja dikendalikan,

b) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan agar lingkungan kerja senantiasa

dalam keadaan rapi, bersih, aman dan nyaman,

c) Karyawan dan pimpinan berkewajiban mengupayakan dan menjamin agar

lingkungan kerjanya terkendali,

d) Pengendalian lingkungan kerja dimaksudkan untuk mendukung komitmen mutu

dan kepuasan pelanggan dan untuk mencapai kesesuaian terhadap persyaratan

proses pelayanan yang telah ditetapkan,

e) Kepala Puskesmas mewajibkan semua karyawan untuk menjalankan program tata

graha (5R= Ringkas Rapih Resik Rawat Rajin),

26
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

f) Setiap Koordinator Unit bertanggungjawab untuk memastikan program 5 R

dipahami dan dijalankan oleh seluruh karyawan pada setiap unit kerjanya.

Dokumen terkait

Prosedur Tata Graha

BAB VI

REALISASI PRODUK

A. Perencanaan Realisasi Produk

Puskesmas Kayutanam menetapkan dan merencanakan agar realisasi pelayanan

konsisten dengan persyaratan-persyaratan dari sistem manajemen mutu, serta telah

didokumentasikan dalam bentuk yang sesuai dengan metode-metode operasional yang

digunakan oleh puskesmas.

Menetapkan hal-hal berikut secara tepat dalam perencanaan proses untuk realisasi

pelayanan:

a. Sasaran mutu untuk pelayanan,

b. Kebutuhan menetapkan proses-proses dan dokumentasi serta memberikan sumber-

sumber daya dan fasilitas terhadap pelayanan,

c. Aktivitas-aktivitas verifikasi dan validasi serta kriteria untuk pelayanan,

d. Catatan-catatan yang diperlukan agar memberikan kesesuaian dari proses-proses dan

pelayanan yang dihasilkan.

Dokumen Terkait

1. Prosedur Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan

27
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

2. Prosedur Pengendalian Pelayanan Penunjang

3. Prosedur Pengendalian Program

B. Proses-proses yang berkaitan dengan pelanggan

a. Penentuan Persyaratan - Persyaratan yang berkaitan dengan produk

Kepala Puskesmas memastikan proses yang berhubungan dengan pelanggan untuk

memenuhi kepuasan pelanggan sesuai Sistem Manajemen Mutu. Management

Representative mengidentifikasi dan memastikan persyaratan pelanggan untuk dipenuhi

sesuai dengan sistem pelayanan mutu puskesmas dan menjamin pemenuhan persyaratan

pelanggan.

Penanggungjawab Unit Pelayanan Terkait melaksanakan pelayanan sesuai dengan

sasaran mutu untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan melakukan perbaikan untuk

memenuhi persyaratan pelanggan.

Dokumen Terkait :

1. Pengendalian Pelayanan Rawat Jalan,

2. Pengendalian Pelayanan Penunjang,

3. Pengendalian Pelayanan Program,

4. Inform concern

b. Tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan

Menetapkan persyaratan pelanggan yang terkait dengan pelayanan, meliputi :

a) Persyaratan untuk menerima pelayanan dan proses pelayanan.

b) Persyaratan lain yang diperlukan untuk pelanggan tertentu.

c. Komunikasi dengan pelanggan

28
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Puskesmas menetapkan dan menerapkan proses komunikasi yang efektif dengan

pelanggan mengenai ;

a) Informasi pelayanan

b) Umpan balik pelanggan, termasuk keluhan-keluhan pelanggan.

C.Desain dan Pengembangan

Puskesmas sebagai UPT Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman tidak

mempunyai kewenangan untuk melakukan desain dan pengembangan produk atau pelayanan,

sehingga persyaratan sistem manajemen mutu Akreditasi Puskesmas terkait dengan desain

dan pengembangan puskesmas dikecualikan.

D. Pembelian

a. Proses Pembelian

Puskesmas Kayutanam menjamin bahwa setiap barang yang dibeli sesuai dengan

persyaratan-persyaratan yang ditetapkan. Kepala Puskesmas menetapkan prosedur

pengadaan barang di Puskesmas. Tim pengadaan dan pengelolaan Barang bertugas :

1. Menerapkan,memelihara dan mengembangkan prosedur pengadaan barang di

semua unit pelayanan,

2. Menentukan pengadaan barang yang sesuai dan memenuhi kebutuhan yang

diperlukan

Koordinator unit pelayanan terkait bertugas mengidentifikasi kebutuhan barang yang

akan dibutuhkan di unit pelayanan masing-masing. Puskesmas Kayutanam dapat

memenuhi kebutuhan barang yang diperlukan oleh pelanggan dalam proses pelayanan.

a) Menerangkan kalimat yang dimaksud dengan barang adalah :

1. Alat Medis,

29
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

2. Alat Non Medis,

3. Obat-obatan,

4. Bahan habis Pakai,

5. Alat Tulis Kantor,

b) Menetapkan prosedur pengadaan barang untuk menetukan kebutuhan barang

yang diperlukan dalam proses palayanan,

c) Kegiatan pengadaan barang dilakukan oleh seksi pengadaan dan pengelolaan

barang,

d) Sebelum pengadaan barang dilaksanakan semua persyaratan produk harus

dibahas secara jelas,

e) Perencanaan pengadaan barang harus terlebih dahulu dibuat sebelum

dilaksanakan,

f) Bila kegiatan pengadaan barang melibatkan unit-unit yang lain, maka harus

dipastikan adanya kejelasan pengaturan mengenai keterlibatan atau wewenang

unit-unit terkait.

g) Komunikasi pada semua tahap kegiatan pengadaan barang harus tercatat.

Dokumen Terkait :

Prosedur Pengadaan Barang

b. Informasi Pembelian

Tim pengadaan dan pengolahan barang menjamin persyaratan yang tepat sebelum

dikomunikasikan ke rekanan. Informasi memasukkan persyaratan pembelian untuk

30
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

persetujuan pembelian barang menurut kriteria meliputi: Spesifikasi barang, harga,

pembayaran, pengiriman, dan pelayanan purna jual.

c. Verifikasi Barang yang dibeli

Puskesmas Kayutanam menetapkan dan melaksanakan aktifitas verifikasi penerimaan

untuk menjamin barang atau material yang dibeli sesuai dengan persyaratannya.

E. Pelayanan

a. Pengendalian Pelayanan

Puskesmas Kayutanam menentukan pengendalian pelayanan dan proses pelayanan

ruang lingkup puskesmas melalui :

1) Ketersediaan informasi dari pelayanan,

2) Menetapkan prosedur kerja (SOP) yang dibutuhkan,

3) Penggunaan dan pemeliharaan peralatan yang sesuai untuk proses pelayanan,

4) Menetapakan aktivitas pengukuran dan pemantauan.

b. Validasi Proses Produksi

Menetapkan peraturan untuk validasi proses apabila diterapkan meliputi :

a) Prosedur peninjauan-ulang dan adanya kriteria persetujuan dari proses-proses.

b) Persetujuan peralatan dan kualifiksi karyawan.

c) Penggunaan prosedur dan metode yang dispesifikasikan,

d) Kebutuhan untuk catatan-catatan

e) Validasi ulang

31
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

c. Identifikasi dan Mampu Telusur

a) Seluruh pelayanan puskesmas yang telah dilaksanakan harus diidentifikasi sehingga

mampu ditelusuri,

b) Secara garis besar, proses identifikasi melalui proses rekam medik, buku registrasi,

laporan kegiatan, laporan program, dan sebagainya

d. Barang Milik Pelanggan

a) Puskesmas merawat dan menjaga dari kerusakan dan kehilangan barang milik

pelanggan selama berada di bawah kendali Puskesmas atau digunakan dalam proses

pemberian pelayanan kepada pelanggan yang bersangkutan.

b) Bila barang milik pelanggan digunakan atau digabungkan dalam pemberian

pelayanan (seperti: Data Rekam medik pasien, spesimen laboratorium, obat yang

dibawa sendiri, alat kesehatan milik sendiri), maka barang tersebut harus

diidentifikasi, diverifikasi, dilindungi dan dijaga.

c) Bila ada barang milik pelanggan yang hilang, rusak atau tidak sesuai maka hal

tersebut harus dilakukan penanganan sesuai prosedur pengendalian ketidaksesuaian

pelayanan.

e. Penjagaan produk

a) Puskesmas melindungi kesesuaian produk selama proses internal dan penyerahan

(seperti pengiriman vaksin, rujukan pasien) kepada petugas kesehatan/sarana

kesehatan lainnya,

b) Penjagaan ini meliputi identifikasi, penanganan, pengemasan, penyimpanan dan

perlindungan.

32
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

F. Pengendalian alat pemeriksaan dan pengukuran

Kepala Puskesmas menetapkan dan menerapkan prosedur pengendalian alat ukur yang

diperlukan untuk menjamin kesesuaian pelayanan terhadap persyaratan yang dispesifikasikan

dan agar menjamin kapabilitas pengukuran konsisten dengan persyaratan pengukuran.

Apabila dapat diterapkan, maka alat itu harus :

a. Dikalibrasi dan disesuaikan setiap 1 tahun sekali atau sebelum dipergunakan

b. Dijaga dari penyesuaian-penyesuaian yang dapat mengakibatkan kalibrasi tidak sahih

c. Dijaga dari kerusakan dan penurunan keandalan selama penggunaan, pemeliharaan

dan penyimpanan.

d. Catatan tentang hasil-hasil kalibrasi didokumentasikan

e. Memiliki validitas dari hasil-hasil terdahulu yag dinilai ulang, jika pada alat ukur itu

ditemukan bahwa waktu kalibrasi telah jatuh tempo serta melakukan tindakan korektif.

Dokumen Terkait

1.Prosedur Pengendalian Kalibrasi

2.Daftar Inventarisasi Barang

3.Prosedur Pemeliharaan Barang.

33
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

BAB VII

PENGUKURAN, ANALISA DAN PERBAIKAN

A. Umum

a. Semua unit melakukan pengukuran dan pemantauan terhadap kegiatannya.

b. Pemantauan dan pengukuran direncanakan sebelum dilaksanakan

c. Data kegiatan dikumpulkan untuk dianalisa .

d. Hasil pengukuran/pemantauan/analisa dipakai untuk :

Membuktikan kesesuaian pelayanan rawat jalan

Memastikan kesesuaian sistem manajemen mutu

Melakukan perbaikan secara terus-menerus

e. Metode pemantauan/ pengukuran /analisa /perbaikan dipastikan sesuai dengan tujuan.

f. Bila teknik statistik dipergunakan maka dipastikan mengikuti kaidah-kaidah yang

benar dan termuat dalam prosedur.

Dokumen terkait :

Prosedur Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai

B. Pengukuran dan Pemantauan

a. Kepuasan Pelanggan

1. Persepsi pelanggan dan kepuasan terhadap pelayanan rawat jalan yang diberikan

puskesmas harus dipantau secara berkala,

34
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

2. Pemantauan dimaksudkan untuk untuk menilai dan mengukur kinerja sistem

manajemen mutu serta mengetahui apakah persyaratan pelanggan telah dipenuhi.

3. Metode untuk memperoleh informasi dan pemanfaatan informasi yang diperoleh

dipastikan tertuang dalam prosedur.

Dokumen terkait :

1. Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan

2. Prosedur Survei Kepuasan Pelanggan

C. Audit Internal

a. Tujuan audit adalah untuk memastikan sistem manajemen mutu

diimplementasikan secara efektif dan hasilnya sesuai dengan yang telah

direncanakan

b. Tim audit dibentuk oleh Manajemen Representatif dan disahkan oleh Kepala

Puskesmas dan dibekali pelatihan yang cukup sebelum melaksanakan audit.

c. Program audit direncanakan oleh ketua tim audit dengan mempertimbangkan

tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit

d. Audit harus dilakukan secara sistematis, objektif, terencana dan

terdokumentasi serta mengedepankan integritas dan independensi.

e. Audit harus dilakukan sesuai dengan prosedur audit yang telah ditetapkan.

f. Dalam setiap pelaksanaan audit , auditor harus memperhatikan hasil audit yang

terdahulu untuk mengevaluasi efektivitasnya.

35
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

g. Kriteria audit, lingkup, frekuensi dan metode-metode yang akan digunakan

dipastikan ditentukan dalam prosedur audit internal.

h. Pelaksanaan audit dilakukan secara objektif dan mengikuti ketentuan

persyaratan audit.

i. Koordinator unit yang diperiksa bertanggung jawab untuk menindak-lanjuti

temuan audit pada unit-nya.

j. Tindakan koreksi diambil segera mungkin untuk mengeliminasi ketidak-

sesuaian yang telah ditemukan,

k. Tindak lanjut audit harus mencakup verifikasi terhadap tindakan tindakan

yang telah diambil.

l. Ketua tim audit bertanggung jawab dan melapor kepada Manajemen

Representatif

DOKUMEN TERKAIT

1. Prosedur Audit Internal

2. Prosedur Tindakan Koreksi/Pencegahan

D. Pemantauan dan Pengukuran Proses Pelayanan/Program

a) Metode pemantauan dan pengukuran yang digunakan untuk mengevaluasi efektivitas

sistem manajemen mutu dan pelayanan/program harus dipastikan keabsahannya,

b) Metode yang digunakan harus dapat dibuktikan kemampuannya untuk mencapai hasil

yang telah direncanakan,

36
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

c) Bila hasil yang direncanakan tidak tercapai maka tindakan koreksi dan pencegahannya

harus dilakukan untuk memastikan kesesuaian terhadap produk.

DOKUMEN TERKAIT:

1. Prosedur Pelayanan/Program

2. Rekam medik

E. Pemantauan dan Pengukuran Pelayanan/Program Puskesmas

a) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas dilakukan sesuai prosedur

b) Tujuan pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas untuk memastikan

semua persyaratan pelayanan /program terpenuhi,

c) Pengukuran dan pemantauan dilaksanakan pada tahapan yang telah ditentukan.

d) Pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas dilaksanakan berdasarkan

kriteria yang telah ditetapkan yang tertuang dalam rencana monitoring

pelayanan/program yang dibuat oleh MR,

e) Catatan hasil pemantauan dan pengukuran pelayanan/program Puskesmas harus

dicatat termasuk personil yang melaksanakan.

F. Pengendalian Hasil Pelayanan yang Tidak Sesuai

a) Hasil seluruh pelayanan/program yang tidak sesuai adalah yang kondisinya berada di

luar batas persyaratan yang telah ditetapkan pada rencana monitoring

pelayanan/program,

b) Hasil pelayanan/program yang tidak sesuai dikendalikan serta dicegah agar tidak

digunakan dan tidak dikirim ke proses selanjutnya,

37
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

c) Pengendalian dan tanggung jawab serta wewenang untuk menangani yang tidak

sesuai harus ditetapkan dalam prosedur .

d) Konsesi adalah kesepakatan untuk memberi persetujuan terhadap Pelayanan/program

Puskesmas tidak sesuai. Di Puskesmas dinamakan Persetujuan Hasil Pelayanan,

e) Konsesi hanya boleh dilakukan dalam kondisi sangat khusus dan setelah mendapat

persetujuan, minimal dari yang mewakili,

f) Bila Pelayanan Puskesmas tidak sesuai tidak di-konsesi maka harus ditangani secara

tuntas dan efektif dengan salah satu atau beberapa cara berikut ini:

Diperbaiki untuk menghilangkan ketidak-sesuaian

Mengubah kegunaan

Mengizinkan penggunaan/pengiriman atas persetujuan

Diproses ulang

g) Ketidak-sesuaian dan tindakan yang diambil harus dicatat,

h) Bilamana pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai diperbaiki maka harus dilakukan

verifikasi ulang.

i) Bilamana Pelayanan/program Puskesmas tidak sesuai telah terlanjur diterima

pelanggan, maka puskesmas harus mengambil langkah-langkah yang sesuai untuk

menangani akibat /potensi akibatnya.

DOKUMEN TERKAIT :

Prosedur Pengendalian hasil pelayanan Tidak Sesuai

38
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

G. Analisis Data

a) Data-data proses atau implementasi sistem manajemen mutu harus dikelola dengan

baik,

b) Data dianalisa dengan menggunakan teknik-teknik yang sesuai, misalkan

menggunakan teknik statistik.

c) Analisa data dilakukan oleh setiap Koordinator Unit/Program, kegiatannya untuk

mengetahui tingkat kinerja masing-masing proses/melihat kesenjangan-kesenjangan

yang ada sehingga dapat dilakukan tindakan perbaikan.

d) Prosedur analisa data dibuat oleh MR dan menjadi acuan bagi semua fungsi lainnya.

e) Hasil analisa data harus mengarah pada pengidentifikasian ketidak-sesuaian ketidak-

efektifan dan tindakan-tindakan perbaikan yang diperlukan.

f) Data dianalisa antara lain untuk memantau :

Kepuasan pelanggan

Kesesuaian terhadap persyaratan Pelayanan Puskesmas

Karakteristik dan kecenderungan proses,Pelayanan Puskesmas

Sebagai dasar untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan.

DOKUMEN TERKAIT

Prosedur Analisis Data

H. Tindakan Koreksi/Prevensi dan Perbaikan Terus Menerus

1. Program Perbaikan Terus Menerus

39
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

a) Seluruh karyawan dan koordinator wajib melakukan perbaikan secara terus

menerus terhadap efektivitas sistem manajemen mutu sesuai dengan tugas,

tanggung jawab dan wewenangnya.

b) Semua perbaikan mengacu pada komitmen yang tertuang dalam kebijakan

mutu,sasaran mutu, hasil audit, analisa data tindakan koreksi dan prevensi serta

tinjauan manajemen.

I. Tindakan Koreksi dan prevensi

a) Penyebab-penyebab terjadinya ketidak-sesuaian dipastikan dieliminasi/ dihilangkan

dan dicegah dari terjadi lagi.

b) Tujuan dari tindakan koreksi dan tindakan prevensi adalah mencegah terulangnya

masalah yang sama dan untuk meningkatkan kinerja puskesmas secara keseluruhan.

c) Upaya tindakan koreksi /prevensi dipastikan sesuai dengan skala dampak yang dapat

ditimbulkan dari masalah tersebut.

d) Agar proses tindakan koreksi berjalan lancar dan hasilnya efektif, dipastikan prosedur

tindakan koreksi disediakan yang mencakup:

1. Meninjau ketidak-sesuaian termasuk keluhan pelanggan.

2. Menentukan penyebab-penyebab masalah

3. Merencanakan dan melaksanakan tindakan koreksi

4. Menyimpan Rekaman Mutu tindakan koreksi

5. Meninjau efektivitas tindakan koreksi

e) Koordinator Unit bertanggung-jawab memastikan tindakan koreksi/ prevensi yang

telah dilaksanakan efektif

40
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

f) Tindakan koreksi/ prevensi harus sProsedur tindakan koreksi/ prevensi dipastikan

dibuat

DOKUMEN TERKAIT

Prosedur Tindakan Koreksi dan Pencegahan

BAB.VIII

PENUTUP

Demikian Pedoman Manajemen mutu ini dibuat dan telah disahkan oleh Kepala

Puskesmas Kayutanam untuk dijadikan acuan dalam bertindak dan mengambil keputusan

dalam rangka menjalankan sistem manajemen serta tugas, tanggung jawab masing-masing

sesuai dengan kapasitas dan wewenang yang telah diberikan.

Selamat bekerja, Kepala Puskesmas dan seluruh karyawan mendukung sepenuhnya

pelaksanaan sistem manajemen mutu ini sebagai komitmen bersama tanpa

pengecualian.

41
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

Kayutanam, September 2014

Kepala Puskesmas Kayutanam

Drg. Edy Karwono

NIP.19691026 200501 1 004

REKAMAN HISTORIS PERUBAHAN

No. Isi Perubahan Tanggal mulai berlaku

42
 Nama Dokumen Pedoman Manual Mutu
No.Kode Dokumen
No.Terbit
No. Revisi
PUSKESMAS Tanggal Berlaku
KAYUTANAM Halaman

43