TERIMA TELEPON

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon I.UMM.002 01 1 dari 2
 TERIMA TELEPON

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon I.UMM.002 01 2 dari 2

Pengertian
Kegiatan rutin petugas Front Office dalam hal terima telepon baik
dari luar maupun dari dalam Rumah Sakit

Tujuan
Sebagai panduan Petugas Front Desk dalam menerima telepon
secara baik dan benar.

Kebijakan
Mencakup proses penerimaan telepon dari luar Rumah Sakit yang
ditujukan kepada semua pihak rumah sakit maupun pemberian
informasi.

Prosedur
1. Diusahakan angkat telepon maximal 3 kali dering.
2. Mengucapkan salam dan menyebutkan nama instansi dan
nama penerima telepon serta menawarkan bantuan dengan
kalimat sebagai berikut :
Selamat pagi/siang/sore/malam, Rumah Sakit Mitra Plumbon
dengan (nama penerima telepon) ada yang dapat kami Bantu ?
3. Apabila menanyakan informasi tentang seputar pelayanan
Rumah Sakit, Front Desk akan membantu menjelaskan sesuai
dengan apa yang diketahui kepada penelpon.
4. Apabila informasi yang dibutuhkan tidak bisa dijawab oleh
Front Desk, maka Front Desk akan menyambungkan kepada
pihak lebih berwenang.
5. Jika penelpon minta disambungkan pihak lain di RS. Mitra
Plumbon (Pemilik, Direktur maupun Kepala Bidang/Kepala
Bagian), tanyakan dan catat telepon masuk dari mana, dengan
siapa dan apa keperluannya.
6. Kemudian sambungkan pada pihak yang dituju dengan
penjelasan dari mana, dengan siapa dan keperluan si penelpon
kemudian tanyakan apakah pihak tersebut mau menerima atau
tidak telepon tersebut.
7. Bila pihak yang ditelepon tidak ditempat, maka informasikan
 TERIMA TELEPON

No. Dokumen No. Revisi Halaman

Jl. Raya Plumbon Km 11
Cirebon I.UMM.002 01 3 dari 2

kepada penelpon dan tanyakan apakah ada pesan yang perlu

disampaikan kepada pihak yang dituju.
8. Catat pesan dalam Massage Form dan sampaikan kepada
tujuan.
9. Apabila yang bersangkutan tidak mau menerima, sampaikan
kepada penelpon secara baik-baik disertai alasan yang sesuai.
10. Kemudian tanyakan apakah ada pesan yang ingin
disampaikan, jika ada catat dan selanjutnya diserahkan kepada
yang berkepentingan ataupun untuk menelpon kembali .
11. Pastikan semua kegiatan dalam proses penerimaan telepon
dicatat dalam Buku Telepon Masuk. Pencatatan hanya dilakukan
untuk kasus/keperluan yang bersifat penting untuk masukan
Rumah Sakit dan informasi kepada pihak yang ditelepon.

Unit Terkait
Seluruh Unit Kerja

Dokumen Terkait
1. Format Buku Telepon Masuk ( F.UMM.002 )
2. Massage Form ( F.UMM.003 )