Anda di halaman 1dari 52

SOAL TEORI KEJURUAN

Satuan Pendidikan : Sekolah Menengah Kejuruan (SMK)


Kompetensi Keahlian : Administrasi Perkantoran
Kode Soal : 6045
Alokasi Waktu : 120 menit
Tanggal :
Bentuk Soal : Pilihan Ganda
Jumlah Soal : 40 Soal
Paket Soal :

Petunjuk Umum:
1. Isikan Identitas Anda ke dalam Lembar Jawaban Ujian Nasional (LJUN) yang
tersedia dengan menggunakan pensil 2B sesuai petunjuk LJUN.
2. Hitamkan bulatan sesuai dengan Kode Soal dan Paket Soal pada LJUN.
3. Setiap butir soal mempunyai 5 (lima) pilihan jawaban.
4. Periksa dan bacalah soal-soal sebelum Anda menjawab.
5. Hitamkan bulatan pada satu pilihan jawaban yang paling tepat pada LJUN.
6. Laporkan kepada pengawas ujian apabila terdapat lembar soal yang kurang jelas,
rusak, atau tidak lengkap.
7. Tidak diijinkan menggunakan kalkulator, HP, atau alat bantu hitung lainnya.
8. Bila diperlukan, lembar soal dapat dicoret-coret.
9. Tidak ada pengurangan nilai pada jawaban yang salah.
10. Periksalah pekerjaan Anda sebelum diserahkan kepada pengawas ujian.

SELAMAT & SUKSES

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-1/8


1. Jenis pekerjaan kantor yang yang berhubungan langsung dengan kegiatan tata hubungan
baik secara internal maupun eksternal adalah .
A. pencatatan
B. klasifikasi
C. komunikasi
D. pengolahan
E. penyimpanan
Pembahasan :
Pekerjaan kantor dipandang dari pengertian Tata Usaha adalah Pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penggandaan, pendistribusian dan penyimpanan, melakukan komunikasi,
menghitung da pekerjaan lainnya yang secara tidak langsung berhubungan dengan
perkantoran.
Jenis-jenis pekerjaan kantor yang ditinjau dari fungsi kantor adalah : (1) Menerima
keterangan2 /receiving information, (2) mencatat keterangan2/record information, (3)
Mengolah keterangan2/arrangin information, (4) Melindungi harta atau asset/Safety Guard
assets.
Tata hubungan adalah suatu rangkaian kegiatan penyampaian informasi dari satu pihak ke
pihak lain dalam rangka usaha kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.
Jadi...jawaban pilihan untuk soal diatas adalah C
Sumber :
1. Modul Memahami Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran
2. Modul Kesekretarisan (BSE) untuk SMK DitPSMK Kemendikbud RI

2. Jenis media komunikasi yang biasa digunakan untuk berkomunikasi antar ruangan
dalam suatu organisasi agar efektif dan efisien adalah .
A. telepon
B. surat
C. radio
D. handphone
E. intercom
Pembahasan :
Media komunikasi kantor adalah sarana penyampaian informasi yang untuk mempermudah
dan memperlancar dalam kegiatan komunikasi kantor baik secara internal maupun eksternal.
Jenis-jenis media komunikasi lisan dan tulisan yang digunakan dalam dunia perkantoran
adalah sebagai berikut :
a. Intercom. Biasa juga dinamakan aiphone (hubungan didalam) adalah alat komunikasi yang
dipergunakan untuk menyampaikan warta atau keterangan dalam lingkungan organisasi itu
sendiri, dari satu unit ke unit yang lainnya atau dari satu ruangan ke ruangan yang lainnya.
b. Pesawat Telepon. Yaitu alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi
dari satu pihak ke pihak lain dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun ke luar
kantor. Jenis-jenis komunikasi pesawat telepon, antara lain :
1) Pesawat tunggal, yaitu jenis komunikasi dengan menggunakan telepon pribadi/telepon
rumah.
2) PMBX (Pesawat Manual Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan
menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator (komunikasi
tidak langsung)
3) PABX (Private Automatic Brand Xchange), yaitu jenis komunikasi dengan
menggunakan pesawat telepon yang pengoperasiannya tanpa melalui operator
(komunikasi langsung).
c. Handphone. Pada prinsipnya sama dengan telepon biasa, hanya dalam hal ini bersifat
mobile (dapat dibawa kemana saja dan tidak terikat oleh tempat).
d. Sosial Media (SosMed). Sarana komunikasi lisan dengan menggunakan jaringan internet,
6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-2/8
antara lain : Skype, BBM, LINE, WhatApp, Telegram, Twitter, Yahoo Msg, dll.
e. E-mail. Surat elektronik yang proses pengolahannya dan proses pendistribusiannya melalui
jaringan internet.
f. Faximile. Yaitu mesin atau alat untuk mengirim dan menerima data/dokumen/file yang
hampir sesuai dengan aslinya, baik berupa gambar atau tulisan.
g. Teleconference. Terdiri dari 2 jenis yaitu :
1) Audioconference adalah alat komunikasi lisan kelompok pada 2 tempat yang berbeda
dan 1 orang dengan yang lainnya tidak bisa saling melihat.
2) Videoconference adalah alat komunikasi lisan kelompok yang dapat memungkinkan
saling berkomunikasi secara tatap muka melalui layar atau monitor.
Jawaban pilihan yang benar adalah : E

3. Saat Anda menerima telepon masuk dan penelpon ingin berbicara dengan pimpinan
sementara beliau sedang sibuk dan tidak ingin diganggu. Apa yang harus
disampaikan agar si penelepon tidak kecewa?
A. bapak sedang sibuk tidak bias diganggu !
B. maaf bapak sedang sibuk ada pesan yang ingin disampaikan ?
C. tinggalkan pesan saja bapak sedang sibuk !!
D. lain kali saja bapak telepon lagi !
E. maaf bapak sedang sibuk, nanti telepon lagi !

4. Pengejaan (Spelling) untuk huruf "H" adalah


A. hotel
B. home
C. heart
D. history
E. hello
Pembahasan :
Spelling atau pengejaan untuk huruf A sd Z adalah sbb :
A (Alpa), P (Papa)
B (Betha), Q (Q-Biec)
C (Charlie),
D (Delta) R (Romeo)
E (Echo), T (Tanggo)
F (Foxfort), U (Uniform)
G (Golf), V (Victor)
H (Hotel), W (Wiskey)
I (India), X (X-ray)
J (Juliet), Y (Yankey)
K (Kilo), Z (Zebra)
L (Lima),
M (Mike),
N (November),
O (Oscar),
Jawaban pilihan : A

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-3/8


5. Dalam pelaksanaan kerja di sebuah organisasi perlu ditegaskan pihak yang
berwenang memberikan tugas kepada masing-masing pegawai, hal ini berhubungan
erat dengan prinsip penyelenggaraan administrasi yaitu.
A. pemusatan koordinasi
B. kekuasaan dan tanggung jawab
C. disiplin
D. kesatuan perintah
E. pembagian kerja
Pembahasan :
Prinsip penyelenggaraan administrasi yang berdasarkan pada prinsip organisasi adalah sebagai
berikut :
a. Prinsip Koordinasi. Yaitu usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar
tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Adanya pembagian tugas
kepada unit-unit kerja terkadang tanpa disadari timbul kecenderungan untuk memisahkan diri dari
tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik,
dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama.
b. Prinsip kekuasaan dan tanggung jawab. Dalam menjalankan kegiatan, suatu unit harus diberi
kekuasaan/wewenang untuk melaksanakan tugas-tugasnya agar dapat dimintai pertanggung
jawabannya.
c. Prinsip Kesatuan Perintah. Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai
seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebut pula
memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya.
d. Prinsip Rentang Manajemen. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi
seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin
dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efisien serta dapat melakukan pengawasan
secara optimal.
e. Prinsip Pembagian Kerja. Dalam pelaksanaan kegiatan, organisasi harus melakukan pembagian
tugas/kerja untuk menghindari kemungkinan terjadinya tumpang tindih pekerjaan dan penumpukan
pekerjaan pada suatu unit kerja.
f. Prinsip Tingkat Pengawasan. Berjalannya sebuah organisasi dalam mencapai tujuan yang telah
ditentukan, harus dipastikan dengan selalu menjalankan sistem pengawasan, karena tanpa adanya
pengawasan tidak mungkin suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Oleh karena itu,
penyusunan organisasi harus memperhatikan kemudahan sistem pengawasan. (Sumber : Modul
SMK Prinsip-Prinsip Penyelenggaraan Administrasi Perkantoran).
Jawaban pilihan : B

6. Petugas pelayanan diharapkan selalu memperhatikan keluhan pelanggan dan


jangan sekali-kali mengabaikannya, Cara menangani pelanggan yang mengeluh
karena pelayanan yang kurang adalah .
A. menyampaikan solusi secara langsung
B. menanggapi, dicatat dan disampaikan kepada pimpinan
C. mencatat semua keluhan dengan lengkap
D. berusaha memberikan alasan yang jelas sehingga pelanggan puas
E. menghindari pelanggan yang suka mengeluh
Pembahasan :
Beberapa hal yang harus diperhatikan pelayan dalam menangani keluhan pelanggan, antara
lain sbb :
a. Mendengarkan keluhan dengan baik. Berikan perhatian Anda secara penuh. Jangan
mengerjakan hal lain. Tuliskan apa yang mereka katakan pada Anda untuk mendapatkan hal-hal
yang spesifik. Pastikan Anda memahami keluhan mereka.
b. Biarkan mereka yang berbicara. Jangan menyela. Jangan menjelaskan, mempertahankan diri,
atau memberikan penilaian. Mereka tidak peduli dengan terjadi masalah dan mereka tidak
menginginkan cerita versi Anda. Mereka marah dan ingin melampiaskannya.
c. Meminta maaf. Ini sulit dilakukan terlebih jika Anda bukan yang menyebabkan masalah. Jika
dalam situasi ini Anda meminta maaf, Anda tidak dipersalahkan karena telah menyebabkan
6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-4/8
masalah. Anda meminta maaf karena pelanggan mengalami hal yang tidak menyenangkan.
Posisikan diri Anda pada posisi mereka.
d. Tanyakan pada mereka bagaimana Anda bisa memperbaikinya. Terlalu banyak karyawan
yang tidak menangapi baik keluhan. Hal tersebut membuat pelanggan lebih kesal jika itu bukan
yang mereka inginkan. Nyatanya, mungkin Anda membuat orang lain tersinggung dengan
menawarkan diskon. Cara yang lebih baik adalah menanyakan apa yang mereka inginkan.
e. Yakinkan mereka Anda akan memperbaiki masalah. Karena Anda sudah mendengarkan dan
memahami keluhan mereka, Anda mengerti mengapa mereka kesal. Ambil langkah berikutnya dan
yakinkan mereka bahwa Anda akan mengambil tindakan pencegahan agar tidak terulang kembali.
f. Berterimakasih.

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-5/8


7. Dalam memberikan pelayanan yang berhubungan langsung dengan konsumen dapat
menimbulkan kesan baik bagi pelanggan maka harus diperhatikan hal berikut , kecuali
A. mengkonsumsi makanan yang cukup mengandung gizi
B. olahraga secara teratur
C. asesoris yang berlebihan
D. perawatan kulit dan wajah
E. perawatan rambut, kaki dan tangan

8. Melakukan pembinaan dalam hal pencegahan kecelakaan, memeriksakan kesehatan


baik fisik maupun mental secara berkala, memasang gambar-gambar dan Undang-
undang Keselamatan Kerja adalah .
A. hak tenaga kerja
B. kewajiban tenaga kerja
C. kewajiban disnaker
D. kewajiban pimpinan perusahaan
E. kewajiban seluruh personil perusahaan

9. Pertolongan pertama yang harus dilakukan jika ada pegawai yang tersengat listrik
adalah .
A. matikan aliran listrik
B. berteriak minta tolong
C. berlari karena ketakutan
D. membantu dengan menarik korban
E. membiarkan karena kita juga takut

10. Jika Anda membuat laporan keuangan kas kecil maka aplikasi software yang paling
tepat adalah .
A. MS Acces
B. MS Word
C. MS Powre Point
D. MS Publisher
E. MS Excel

11. Berikut ini adalah langkah yang harus dilakukan dalam pengadaan kebutuhan barang
.
A. menyiapkan tempat penyimpanan, mengadakan pembelian, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan
B. mengadakan pembelian, menyusun daftar kebutuhan, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan
C. menyusun daftar kebutuhan, menyusun rencana pengadaan,
menyusun kebutuhan biaya, mengadakan pembelian, menyiapkan
tempat penyimpanan
D. mengadakan pembelian, menyiapkan tempat penyimpanan, menyusun daftar
kebutuhan,menyusun kebutuhan biaya, menyusun rencana pengadaan,
E. menyusun daftar kebutuhan, mengadakan pembelian, menyusun kebutuhan
biaya, menyusun rencana pengadaan, menyiapkan tempat penyimpanan

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-6/8


12. Salah satu cara memelihara mesin penjilid adalah .
A. setelah dipergunakan laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
B. bagian yang berputar diberi pelumas
C. diletakkan di tempat yang kering
D. kain penyaring dibersihkan dengan bensin
E. bila tidak dipergunakan ditutup
Pembahasan :
Cara pemeliharaan mesin penjilid (Binding Machine)
1. Seluruh permukaan selalu dibersihkan supaya tidak mudah berkarat.
2. Setelah dipergunakan, laci tempat sisa kertas yang dilubangi dibersihkan
3. As dan per mesin sesekali diberi pelumas.
Pilihan Jawaban : A
(Sumber : Modul BSE Kesekretarisan untuk SMK)

13. Personal record meliputi catatan/dokumen mengenai kepegawaian. Tiga contoh


mengenai personal record adalah .
A. daftar riwayat hidup, DP3, riwayat pekerjaan
B. anggan, faktur, surat pengantar barang
C. jenis bahan baku, laporan produksi, kualitas barang
D. perabot kantor, mesin kantor, alat tulis kantor
E. perabot kantor, DP3, SPJ
Pembahasan :

14. Dalam penulisan surat baik dinas maupun niaga harus memperhatikan pemilihan kata
yang baik, tidak menyinggung perasaan orang. Hal ini termasuk kriteria surat yang .
A. lengkap
B. sopan
C. jelas
D. menarik
E. Benar
Pembahasan :

15. Setelah menyusun daftar kebutuhan biaya barang habis pakai, maka langkah berikutnya adalah
A. mengadakan pembelian
B. menyusun kebutuhan biaya
C. menyusun rencana pengadaan
D. menentukan tempat pembelian
E. menyiapkan tempat penyimpanan
Pembahasan :
Prosedur penyusunan daftar kebutuhan barang habis pakai :
a. menyusun daftar alat tulis yang disesuaikan dengan kebutuhan rencana kegiatan kantor
b. menyusun perkiraan biaya yang diperlukan dalam pengadaan barang tersebut setiap bulan.
c. Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan, semester atau
tahunan
(Sumber : Buku Kompetensi Sekretaris Profesional)

16. Jika kita akan menggandakan dalam jumlah banyak dengan harga yang murah, maka
lebih baik menggunakan .
A. printer
B. photokopi

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-7/8


C. mesin offset
D. stensil
E. risograph
Pembahasan :
Mesin pengganda dokumen adalah peralatan yang digunakan untuk memperbanyak atau
menggandakan sebuah dokumen sesuai dengan kebutuhan. Adapun jenis2 mesin yang
digunakan antara lain :
a. Fotocopy. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang paling banyak digunakan
pada saat ini. Mesin ini berfungsi untuk menyalin kembali suatu dokumen asli yang akan
diperbanyak dengan bantuan cahaya, panas dan bahan kimia (tinta) serta muatan listrik
statis yang menghasilkan salinan baru. Kemampuannya dapat mengganda dokumen 5-25
lembar/menit.
b. Stensil. Mesin ini merupakan mesin pengganda yang umum digunakan dikantor2 karena
ekonomis. Dpat mengganda dokumen diatas 100 lembar dalam waktu relatif. Akan tetapi
dokumen asli yang akan digandakan harus menggunakan kertas master (Stensil sheet).
Mesin stensil ada 3 macam : Mesin Stensil Manual, Mesin Stensil Elektrik dan Mesin
Stensil Elektronik.
c. Scanner. Mesin ini adalah mesin pengganda dokumen yang dapat mencopy dokumen
berupa gambar, foto sesuai dengan aslinya. Penggunaan mesin ini harus melalui perangkat
komputer.
d. Printer. Salah mesin pengganda dokumen yang saat ini juga banyak digunakan diberbagai
instansi baik pemerintah atau swasta.
e. Risograph. Mesin ini juga dinamakan mesin RISO, merupakan mesin perangkat untuk
mencetak dan menyalin/mengganda dokumen dengan kecepatan tinggi hingga mencapai
120 lbr/menit dan pengoperasiannya lebih/paling murah dari mesin2 pengganda lainnya.
(sumber : www.panicatcampus.blogspot.com)
Pilihan jawaban : E

17. Tugas pencatat sebelum menyerahkan surat tersebut kepada pengarah adalah .
A. memisahkan antara surat dinas dan pribadi
B. mencatat surat ke dalam kartu kendali
C. menentukan kode klasifikasi dan indeks surat
D. mengambil kartu kendali i sebagai ganti buku agenda
E. menyerahkan kartu kendali 2 dan 3 serta suratnya kepada pengarah
Pembahasan :
Kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar (Mail Handling). Khususnya bagian
pencatat surat adalah sbb :
a. membuka amplop, membaca dan meneliti isi surat agar pimpinan dapat cepat menangkap
Inti maksud dari isi surat dengan cara menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang
dianggap penting.
b. Pemeriksaan lampiran.
c. Membubuhkan cap (time stamp or electric clock dating machine)yang merupakan stempel
agenda pada ruang kosong di bagian atas atau bawah halaman pertama surat. Stempel
agenda harus memuat tanggal penerimaan surat, hari dan jam penerimaaan surat, nomor
agenda, tanggal surat diteruskan, dan tanda tangan petugas agenda.
d. Mengagendakan surat masuk, yaitu mencatat surat tersebut dalam buku penerimaan
harian untuk surat masuk
Pilihan Jawaban : B

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-8/8


18. Untuk memastikan surat yang dikirim kepada pihak lain diterima dengan tepat dan tidak
salah alamat maka perlu dicatat dalam buku .
A. verbal
B. agenda tunggal
C. klaper
D. ekspedisi ekstern
E. kartu kendali

19. Fasilitas yang berisikan informasi e-mail yang tidak diperlukan lagi, baik e-mail yang
telah anda kirim atau e-mail yang pernah masuk ke dalam inbox e-mail anda adalah .
A. trash
B. draft
C. spam
D. inbox
E. sent
Pembahasan :
Trash adalah icon dalam email yang berfungsi untuk mengetahui dokumen2/file yang sudah
tidak perlukan lagi....

20. Seorang dokter yang membuka usaha prakteknya akan sangat tepat jika dokter tersebut
memilih sistem penyimpanan data pasien dengan menggunakan .
A. sistem wilayah
B. sistem tanggal
C. sistem nomor
D. sistem abjad
E. sistem pokok masalah

21. Alat kearsipan yang berfungsi untuk menyimpan arsip yang terbuat dari kertas tebal/
plastik tebal di dalamnya dilengkapi dengan penjepit dari logam untuk menyimpan surat
bersifat sementara adalah .
A. map
B. snelhecter
C. briefordner
D. portepel
E. map tanpa daun

22. Jika dalam sebuah daftar klasifikasi terdapat : 5 masalah utama, 10 submasalah dan 30
sub-submasalah maka kebutuhan guide posisi satu dan dua adalah .
A. 5 guide
B. 10 guide
C. 15 guide
D. 40 guide
E. 45 guide
Pembahasan :
Sistem pengarsipan dokumen berdasarkan subjek (Masalah) harus berpatokan pada daftar
klasifikasi MASALAH UTAMA SUB MASALAH SUB SUB MASALAH. Yang jadi
patokan adalah :
a. Jumlah laci yang digunakan harus berdasarkan pada jumlah MASALAH UTAMA di
dalam daftar klasifikasi. Jika MASALAH UTAMA ada 5, maka laci yang dibutuhkan 5
b. Jumlah guide berdasarkan SUB MASALAH yang ada di daftar klasifikasi, jika terdapat
10 sub masalah, maka guide yang dibutuhkan berjumlah 10 guide.
c. Jumlah folder, disesuaikan pada SUB-SUB MASALAH yang terdapat pada daftar
klasifikasi.
6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-9/8
Jawaban pilihan : B

23. Jika dalam sebuah kegiatan wawancara, terdapat gangguan seperti rusaknya peralatan
perekaman dan listrik yang padam, maka hal yang paling tepat dilakukan adalah .
A. mencatat hasil wawancara dengan lengkap
B. mencari kesempatan lain
C. tidak mencatat hasil wawancara
D. meminjam teman lain setelah selesai
E. mencatat hal-hal yang penting

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-


10/8
24. Jika kita akan menggandakan dokumen dalam jumlah sedikit dan hasil yang baik dan
berwarna maka sebaiknya kita menggunakan .
A. printer
B. stensil sheet
C. photokopi
D. risograph
E. cetak offset

25. Untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan sistem
penyimpanan yang paling tepat dengan jenis usaha tersebut adalah sistem .
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. tanggal
E. pokok masalah

26. Dokumen perjalanan yang diberikan kepada warga negara yang diberikan ijin untuk
meninggalkan negaranya untuk bepergian ke negara negara asing disebut .
A. visa
B. fiscal
C. paspor
D. surat tugas
E. yellow card

27. Dalam menentukan informasi yang akan digunakan untuk melakukan perjalanan dinas,
yang harus diperhatikan adalah, kecuali .
A. bertanggungjawab
B. berpengalaman
C. banyak kemudahan
D. terpercaya
E. banyak diskon

28. Yang menjadi dasar penyusunan perjalanan dinas pimpinan adalah .


A. jenis dan waktu kegiatan
B. waktu dan urgensi kegiatan
C. waktu dan jarak kegiatan
D. kebutuhan pimpinan dan kegiatan
E. keuangan dan kegiatan

29. Rapat yang bertujuan untuk menyelesaikan suatu persoalan atau masalah yang sedang
dihadapi oleh suatu organisasi adalah rapat .
A. formal
B. terbuka
C. penjelasan
D. perundingan
E. pemecahan masalah

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-


11/8
30. Dokumen rapat yang dapat dijadikan sebagai sarana pengingat jalannya rapat dan hasil
rapat itu sendiri disebut .
A. risalah
B. undangan
C. laporan
D. notula
E. program kerja

31. Cara penyusunan notula dengan mencatat seluruh pembicaraan tanpa menghilangkan
atau menguruangi percakapan atau kejadian dalam rapat, merupakan cara penyusunan
.
A. laporan
B. notula harfiah
C. notula rangkuman
D. risalah
E. rangkuman

32. Notula sebagai dokumen rapat harus dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait
dengan rapat tersebut. Cara yang dapat ditempuh dalam pendistribusian notula yang
tempatnya jauh adalah, kecuali .
A. dikirim melalui jasa pos
B. dikirim melalui jasa paket
C. dikirim melalui e-mail
D. dikirim langsung
E. dikirim melalui jasa kurir

33. Dana kas kecil yang jumlah/besarnya tetap setiap periode (imprest system) adalah
metode dana.
A. bertambah
B. tetap
C. rata-rata
D. menurun
E. Tidak tetap

34. Bukti transaksi penerimaan uang untuk pembayaran suatu trasnsaksi adalah.
A. nota asli
B. copi nota
C. faktur asli
D. copi faktur
E. bukti memo

35. Bentuk penataan ruang rapat yang paling tepat untuk penyelenggaraan yang jumlah
pesertanya hanya jajaran direksi adalah .
A. model kelas
B. model T
C. model terbuka
D. model V
E. model persegi panjang

6045-Paket A-2014/15 Hak Cipta pada Kemdikbud STK-


12/8
36. Sebagai seorang sekretaris Anda diminta untuk menyusun semua pengeluaran yang
berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil. Salah satu metode pencatatan dana kas
kecil adalah dengan metode dana tetap artinya .
A. dana kas kecil naik
B. dana kas kecil turun
C. dana kas kecil tetap
D. dana kas kecil berubah
E. dana kas kecil habis

37. Agar dokumen transaksi keuangan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat maka
penyimpanan dokumen tersebut menggunakan sistem .
A. abjad
B. nomor
C. wilayah
D. kronologis
E. pokok masalah

38. Jika pelanggan merasa tidak puas akan pelayanan kita dan marah-marah di kantor
sebaiknya kita .
A. layani untuk berdebat
B. minta maaf saja sudah cukup
C. minta maaf dan kita berikan solusi yang terbaik
D. biarkan saja karena pelanggan tidak teliti
E. melayani dengan setengah hati

39. Langkah terakhir dalam pengolahan data adalah .


A. melaporkan hasil
B. memastikan alat ukur pengolahan data
C. memilih metode pengolahan data
D. menentukan variable penelitian
E. memastikan data yang akan diolah
Pembahasan :
Pengolahan data terdiri dari :
a. pengumpulan data/informasi
b. memilah data/informasi
c. menyimpan data/informasi
d. mengambil data kembali untuk diolah menjadi data terbaru
e. mempresentasikan atau melaporkan hasil pengolahan data
Pilihan jawaban : A

40. Fungsi administrasi kepegawaian yang berhubungan langsung dengan pengembangan


kemampuan pegawai/ tenaga kerja adalah .
A. penilaian kecakapan pegawai
B. seleksi calon pegawai
C. penggolongan jabatan
D. bagian diklat

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


E. perencanaan kenaikan pangkat

SOAL DAN PEMBAHASAN BIDANG ADMINISTRASI PERKANTORAN (TAMBAHAN)

1. Berikut ini yang merupakan fungsi kepegawaian adalah.....


a. mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama
b. menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam
usaha kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan
c. menggerakkan karyawan dan mengarahkan segenap fasilitas agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai
d. mengelola segi-segi pembelanjaan pegawai dalam usaha kerja sama
e. menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar
terhadap usaha kerja sama yang dilakukan

2. Setelah selesai membuat dokumen dengan menggunakan komputer, langkah selanjutnya adalah
mencetak dokumen. Apabila dokumen tersebut akan digandakan dengan menggunakan mesin stensil,
maka printer yang tepat digunakan untuk mencetak adalah....
a. Printer dotmatriks
b. Printer inkjet
c. Printer laser
d. Printer buble jet
e. Printer laser dan inkjet
Pembahasan :
a. Printer Dot Matrix merupakan printer yang menggunakan pita sebagai alat percetakan. Karena
menggunakan pita untuk menampilkan output ke kertas, hasil percetakan printer dengan dot
matrix agak kasar dan kurang bagus. Dengan menggunakan printer ini, cetakan dapat langsung
dirangkap dengan karbon. Sebab sistem pencetakannya masih menggunakan sistem ketukan.
Berhubung menggunakan pita sebagai sumber warnanya, maka warna yang dapat dihasilkan pun
tidak bervariasi. Hanya hitam, biru, dan merah saja. Dan jarang sekali yang dapat menggunakan
ketiga warna ini secara sekaligus. Resolusi cetaknya masih sangat rendah, karena gambar yang
tercetak akan terlihat seperti titik-titik yang saling berhubungan. Kecepatan kinerja printer jenis
ini diukur dengan jumlah karakter yang bisa dicetak per detik dengan satuan cps (character per
second). Beberapa printer jenis ini berkecepatan 500 cps. Meskipun saat ini teknologi printer
sudah semakin canggih, namun printer dot matrix masih diproduksi. Sebab printer dot matrix
dapat digunakan untuk mencetak dokumen tembusan, yang biasanya digunakan untuk membuat
kwitansi, bon, dan dokumen keuangan lainnya. Printer jenis ini digunakan untuk membuat
naskah/dokumen berupa kertas stensil (stensil paper) yang akan digandakan menggunakan mesin
stensil.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. Printer InkJet Deskjet BubleJet. Inkjet Printer adalah alat cetak yang menggunakan tinta
untuk mencetak. Inkjet yang tersedia di pasaran saat ini memiliki kemampuan untuk mencetak
sampai ukuran kertas yang sangat besar, dan dengan kualitas yang sangat baik. Resolusi printer
inkjet saat ini dapat mencapai 57601440 dpi. Pada printer jenis Ink jet menggunakan teknologi
dor on demand, yaitu dengan cara menyemprotkan titik titik kecil tinta pada kertas melalui nozzle
atau lubang pipa yang sangat kecil. Teknologi lainnya yang dikembangkan oleh produsen printer
seperti Canon dan HP dengan menggunakan panas, panas tersebut dapat membuat gelembung-
gelembung tinta sehingga jika semakin panas akan semakin menekan tinta ke nozzle yang
ditentukan dan tercetak pada kertas. Karena menggunakan tinta cairan hasil cetaknya menunggu
beberapa detik agar bisa kering.
c. Printer LaserJet. LaserJet merupakan jenis printer yang paling bagus kualitasnya di banding dua
jenis printer sebelumnya. Alat mencetaknya tidak menggunakan tinta melainkan menggunakan
bubuk toner dan pencetakan menggunakan infra merah.
Printer ini juga menawarkan kecepatan pencetakan yang tinggi. Bahkan mesin yang tergolong
kelas rendah dari golongan laser inipun masih memiliki kecepatan yang tinggi dibandingkan
dengan printer Ink Jet atau Dot Matrix. Minimal dua kali lebih cepat dari printer inkjet. Kerja
printer laser mirip dengan mesin fotocopy, yaitu menggunakan photographic drum. Kualitas
cetakan yang dihasilkan selain cepat juga cukup tajam.

3. Ketika menangani surat yang dikirim melalui e-mail, maka untuk melihat surat masuk adalah
dengan........
a. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail klik Attachment
b. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail klik Draft
c. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail klik Inbox
d. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail klik Sent
e. masuk ke situs layanan e-mail - membuka e-mail klik Trash

4. Dalam menjalankan kegiatannya, suatu organisasi diharapkan tidak akan terjadi tumpang tindih
pekerjaan maupun penumpukan pekerjaan pada suatu unit kerja. Hal ini akan terwujud jika organisasi
menerapkan prinsip......
a. pembagian kerja
b. pendelegasian wewenang
c. tingkat pengawasan
d. kesatuan perintah
e. koordinasi

Pembahasan :
Dalam upaya membangun suatu organisasi yang baik, harus memperhatikan prinsip-prinsip organisasi
sebagai berikut :
a. Perumusan Tujuan yang Jelas. Tujuan dan arah merupakan hal yang sangat penting dalam
pembentukan suatu organisasi. Karena dari tujuan ini akan terlihat hasil yang akan dicapai baik
itu secara fisik maupun non fisik.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. Pembagian kerja. Dalam pembentukan suatu organisasi harus terlihat dengan jelas akan
pembagian kerja dari masing-masing unit (sub) organisasi, hal ini supaya tidak terjadinya
tumpang tindih aktivitas dan dapat menghambat tercapainya suatu tujuan.
c. Delegasi kekuasaan. Dengan adanya pembagian kerja tersebut yang jelas maka akan telihat pula
garis komando dan delegasi kekuasaan (wewenang) dari masing-masing unit kerja.
d. Rentang kekuasaan. Rentang kekuasaan merupakan penjabaran dari pendelegasian suatu
kekuasaan. Parameter dan tolok ukur pun harus menjadi bagian dari rentang kekuasaan, sehingga
tidak timbul diktatoris kekuasaan atau kesewenangan kekuasaan tersebut.
e. Tingkat pengawasan. Penggambaran tingkat pengawasan yang timbul antar atasan dengan sub
(unit) bawahannya harus lah terlihat dalam struktur organisasi tersebut. Sehingga batasan apa
yang menjadi hak dan kewajiban baik itu atasan maupun bawahan akan tercipta.
f. Kesatuan perintah dan tanggung jawab. Dengan tergambarnya struktur organisasi yang jelas
maka kesatuan perintah atau komando akan terlihat pula. Begitu juga dengan tanggung jawab dari
orang yang memberikan delegasi (perintah) akan nampak.
g. Koordinasi. Ini pun harus terlihat dengan jelas dalam penyusunan suatu organisasi. Koordinasi
dari masing-masing divisi atau unit kerja akan tercipta. Dengan demikian tujuan suatu organisasi
ini akan semakin cepat tercapai.

5. Salah satu pekerjaan pada bagian administrasi adalah mengelola kas kecil. Untuk membuat laporan
keuangan, perangkat lunak yang tepat digunakan adalah.......
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher

6. Berikut ini yang tidak termasuk dokumen yang disediakan sebelum rapat dilaksanakan adalah ....
a. Undangan rapat
b. Daftar hadir peserta
c. Agenda rapat
d. Makalah
e. Notula rapat

7. Sebagai seorang sekretaris anda diminta untuk membuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan ke Jakarta
yang dilaksanakan pada tanggal 5 sampai 6 Maret dengan rincian kegiatan sebagai berikut: (1) Dari
bandara Cengkareng langsung ke PT Sucofindo untuk menemui Direktur PT Sucofindo pada pukul
08.30, (2) Pertemuan dengan Kepala Dinas Perindustrian DKI Jakarta pada tanggal 5 Maret pukul
11.00 dilanjutkan makan siang, (3) Menjadi pembicara pada seminar nasional Teknologi
Komunikasi di Universitas Pembangunan Jaya pada tanggal 6 Maret pukul 10.00-14.00, (4)
Berangkat dari Yogyakarta pukul 06.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA. 235, (5)
Kembali ke Yogyakarta pukul 17.00 dengan pesawat Garuda No. Penerbangan GA.245. Apabila
kegiatan di atas dibuat jadwal perjalanan bisnis pimpinan, maka urutan yang tepat adalah...........
a. 1 2 3 4 5
b. 1 3 2 4 5
c. 4 1 2 3 5

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


d. 4 2 3 5 1
e. 4 1 2 3 5

8. Dari macam-macam dokumen berikut ini yang merupakan dokumen pribadi adalah .......
a. SIM, KTP, akte kelahiran
b. akte kelahiran, surat keputusan, surat perjanjian
c. curiculum vitae, C1, proposal
d. akte jual beli, surat ijin, curiculum vitae
e. surat kelahiran, surat lamaran, check

9. Untuk penyelengaraan rapat yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan. Berikut ini yang tidak
termasuk syarat rapat yang baik adalah ..........
a. partisipasi aktif dari peserta
b. selalu dalam pengawasan pimpinan
c. perdebatan berdasarkan argumentasi
d. suasana terbuka
e. tidak ada monopoli

Pembahasan :
Syarat-syarat rapat yang baik adalah sebagai berikut :
a. Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik. Pimpinan yang baik adalah : seorang yang aktif,
berwawasan luas, cakap, dapat memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat
berlangsung. Dapat berbicara dengan jelas, bersikap tegas, tidak mendominasi pembicaraan, tidak
otoriter, memberikan kesempatan yang sama pada setiap anggota untuk memberikan suaranya.
b. Suasana rapat terbuka. Artinya tidak ada hal-hal yang disembunyikan. Tiap anggota rapat
berbicara secara terbuka, obyektif sehingga tidak menimbulkan prasangka yang negatif terhadap
peserta rapat yang lain.
c. Tiap peserta rapat berpartisipasi aktif dan hindari terjadinya monopoli pembicaraan.
d. Selalu mendapat bimbingan dan pengawasan. Pimpinan rapat berfungsi sebagai pemberi
bimbingan, pengarahan, kemudahan terhadap para peserta rapat. Pemimpin harus mampu
mengadakan pengawasan terhadap jalannya rapat, pengawasan terhadap para peserta rapat, baik
secara kelompok, maupun secara individu, agar pembicaraan tidak menyimpang dari tujuan rapat.
e. Hindari perdebatan. Suatu rapat tidak efektif apabila terjadi debat yang berkepanjangan tanpa
arah, sehingga menghabiskan waktu dan tujuan rapat tidak tercapai.
f. Pertanyaan singkat dan Jelas

10. Mesin fotokopi merupakan salah satu mesin yang digunakan untuk menangani penggandaan
dokumen. Pada saat menggunakan mesin fotokopi langkah pertama adalah menghidupkan mesin
dengan menekan tombol ON/OFF. Langkah kedua adalah.......
a. menekan tombol star
b. menekan tombol numeric
c. meletakkan naskah pada kaca
d. menekan tombol exposure
e. menekan tombol off

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


Pembahasan :
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy adalah sbb :
1. Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.
2. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada
posisi yang tepat di tengah.
3. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
4. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
5. Tekan tombol cetak (start)
6. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

11. Berdasarkan sumbernya, data keuangan, data pegawai dan data produksi merupakan data yang
menggambarkan situasi dan kondisi pada suatu organisasi. Data tersebut merupakan data .......
a. Primer
b. Sekunder
c. Kontinue
d. Internal
e. Eksternal

Pembahasan :
Data adalah hal, peristiwa, atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung suatu pengetahuan untuk
dijadikan dasar guna penyusunan keterangan, pembuatan kesimpulan,atau penetapan keputusan. Data ada
beberapa jenis, antara lain :
1. Data berdasarkan sumbernya. Klasifikasi data berdasarkan sumbernya dikelompokkan menjadi dua,
antara lain :
a. Data Internal, yaitu data yang dibutuhkan oleh suatu organisasi sebagai landasan pengambilan
keputusan yang diperoleh dari catatan-catatan organisasi itu sendiri.
b. Data Eksternal, yaitu data yang diperoleh dari luar organisasi.
2. Data berdasarkan pengolahannya, yaitu : (a) data Primer, (b) data sekunder
3. Data berdasarkan sifatnya, yaitu : (a) Data Kuantitatif, (b) data Kualitatif
4. Data berdasarkan jenisnya, yaitu : (a) data hitung, (b) data ukur

12. If the imployees are not satisfied, you can never have safisfied customer maksudnya apabila
pegawai tidak terpuaskan, Anda tidak akan pernah mempunyai pelanggan yang terpuaskan. Oleh
karena itu harapan/kebutuhan pelanggan internal juga harus diperhatikan. Salah satu kebutuhan
pelanggan internal adalah........
a. memperoleh pelayanan yang sesuai
b. pelayanan yang cepat dan tepat
c. mendapatkan pelayanan yang adil
d. mendapatkan pelayanan yang ramah
e. perlakuan terhadap pegawai secara adil

13. Dalam kegiatan penyimpanan arsip, sebelum disimpan surat diberi kode angka 2537, artinya surat
tersebut akan disimpan menurut sistem nomor .........
a. Desimal dewey
b. Terminal digit

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


c. Buku arsip
d. Klasifikasi
e. Buku agenda

14. Seorang presenter dituntut bisa menyampaikan informasi secara menarik kepada audience.
Perangkat lunak yang tepat digunakan untuk menyiapkan presentasi adalah....
a. Ms. Office Word
b. Ms. Office Excel
c. Ms. Office Power Point
d. Ms. Office Access
e. Ms. Office Publisher

15. Suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan umum seperti PLN dan PDAM, dalam
pengelolaan arsip lebih tepat menggunakan sistem ........
a. Abjad
b. Masalah
c. Nomor
d. Kronologis
e. Geografis

16. Di dalam olah data baik secara manual maupun dengan komputerisasi terdiri dari tiga tahapan dasar
yaitu input, proses, output. Dan tiga tahapan dasar tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa
tahapan lagi, yaitu orginating recording, clasifiying, sorting, calculating, summarizing, storing,
retriefing, communicating dan reproducing. Tahapan yang memberikan identitas dalam data yang
akan diolah merupakan tahapan.........
a. orginating-recording
b. clasifiying
c. sorting
d. communicating
e. reproducing

Pembahasan :
Tahapan-tahapan dalam mengelola data menjadi informasi, antara lain sbb :
a. Orginating Recording (Pencatatan). Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan
data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau
formulir.
b. Classifiying (Klasifikasi). Tahapan ini memberikan identitas atau pengklasifikasian dalam data
yang akan diolah, apakah identifikasi tersebut dilakukan untuk satu kelompok atau beberapa
kelompok dari data yang nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.
c. Sorting (Penyusunan). Setelah datadata yang akan diolah diberikan identifikasi seperti diatas,
maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya diurutkan
menurut kode klasifikasinya.
d. Calculating (Perhitungan). Disini data dimanipulasi seperti pelaksanaan perhitungan
perhitungan atau disebut Calculating.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. Summarizing (Penyusunan Laporan). Untuk memungkinkan dilakukan analisa terhadap data
atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan
sesuai dengan keinginan pemakai informasi.
f. Storing (Penyimpanan). Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis ke dalam file
untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Dan media penyimpanan ada beberapa
macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data,
seperti disk, kartu, dokumen.
g. Retrieving (Pencarian). Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa
digunakan dengan cara penyimpanannya, terutama jika pengolahan datanya menggunakan
komputer.
h. Communicating (Komunikasi). Dalam proses pengolahan data menjadi informasi, sampai
informasi tersebut dipakai oleh user. Diperlukan suatu komunikasi sehinnga mempermudah
proses pengolahan data menjadi informasi.
i. Reproducing (Penggandaan). Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk
keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan dengan menggunakan mesin
photocopy, disk, magnetic tape.

17. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem tanggal, apabila tahun dipergunakan sebagai kode
laci, maka folder yang disediakan sejumlah ...........
a. 500 buah
b. 400 buah
c. 365 buah
d. 265 buah
e. 100 buah

18. Apabila peserta rapat jumlahnya 10 orang, maka penulisan peserta tersebut dalam notula
adalah.......
a. Ditulis namanya
b. ditulis daftar tersendiri dan dilampirkan
c. ditulis nama peserta yang bersangkutan
d. dibuat daftar hadir dan dilampirkan
e. ditulis jumlah dan nama peserta

19. Dalam penanganan surat menurut sistem buku agenda, yang dipergunakan untuk mengantarkan surat
adalah buku .........
a. Agenda
b. Verbal
c. Kleper
d. Ekspedisi
e. Jurnal

20. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan terhadap tamu
atau pelanggan, yaitu.........
a. kontak mata secara langsung

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. tatapan mata bersahabat
c. tatapan mata kosong
d. tatapan mata disertai senyuman
e. tatapan mata berbinar

21. Untuk menggandakan dokumen dengan hasil paling baik dan dalam jumlah yang sangat banyak,
maka mesin kantor yang tepat digunakan adalah.......
a. Risograph
b. Mesin stensil
c. Mesin fotokopi
d. scanner
e. mesin offset

22. Dalam menulis surat harus mengikuti ketentuan bahasa surat yang baik. Ciri-ciri bahasa surat yang
baik adalah .........
a. singkat, jelas, padat, berisi
b. jelas, lengkap, berbobot, sopan
c. jelas, lugas, menarik, sopan
d. singkat, padat, sopan, santun
e. jelas, bermakna, menarik, singkat

23. Setiap pelanggan yang datang harus dilayani dengan baik. Jika anda sebagai resepsionis apa yang
harus anda lakukan apabila pelanggan/tamu datang bersamaan dan semua ingin dilayani lebih dulu....
a. Segera menyampaikan permohonan maaf
b. Melayani pelanggan yang datang duluan
c. Meminta kepada petugas unit lain untuk membantu
d. Mendengarkan keluhan pelanggan
e. Dimohon sabar untuk menunggu giliran

24. (1) membuat surat permohonan, (2) surat diserahkan ke bendahara, (3) didistribusikan kepada bagian
yang membutuhkan, (4) diserahterimakan dengan mengisi buku serah terima barang dan penerimaan
barang, (5) petugas memeriksa persediaan atau stock barang di gudang, (6) meminta persetujuan
kepada pimpinan atau kepala, (7) apabila telah disetujui diserahkan ke bagian logistik untuk
melakukan pembelian, (8) sebelum barang diterima, barang diperiksa atau diuji. Urutan prosedur
pengadaan peralatan kantor yang benar berdasarkan pernyataan di atas adalah...........
a. 1,2,3,4,5,6,7,8
b. 2,3,4,5,6,7,8,1
c. 1,5,2,6,7,8,4,3
d. 1,2,5,6,7,8,4,3
e. 1,2,7,5,4,3,8,6

Pembahasan :
Prosedur pengadaan peralatan kantor berbeda disetiap organisasi. Pada umumnya, langkah-langkah
pengadaan peralatan kantor di organisasi adalah sbb :
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembelian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku serah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

25. Apabila kita akan menghancurkan dokumen berupa kertas yang sudah tidak terpakai, maka alat yang
tepat digunakan adalah.......
a. Stappler
b. Gunting
c. Shredder
d. Cutter
e. Snelhecter

26. Perabot kantor yang biasanya mempunyai 4 laci dari bawah ke atas, gunanya untuk menyimpan map-
map file yang berukuran kurang lebih 25 x 35 cm adalah...........
a. Lemari
b. Filing Cabinet
c. Laci kartu
d. Locker
e. Cabinet peraga

27. Untuk penyelenggaraaan rapat yang bertujuan memberi penjelasan/informasi kepada peserta rapat,
pengaturan tempat duduk yang tepat adalah disusun model ..........
a. Lingkaran
b. Persegi empat
c. Huruf U
d. Workshop
e. Klasikal

Pembahasan :
Model-model rapat (meeting layout) yang dipakai sesuai dengan jenis rapat, antara lain sbb :
a. Gaya klasikal/kelas, gaya ini cocok untuk jumlah peserta yang banyak dan digunakan untuk rapat
pemberian informasi. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya klasikal/kelas.
b. Gaya konferensi, gaya ini dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan
semangat team work. Pengaturan tempat duduk gaya konferensi biasa digunakan untuk rapat pemecah
masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya konferensi.
c. Gaya huruf U, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya huruf U cocok untuk rapat informal dan
juga biasa digunakan untuk rapat pemecahan masalah. Berikut ini pengaturan tempat duduk di ruang
rapat gaya huruf U.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


d. Gaya round table, pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya round table untuk diskusi kelompok.

28. Dalam penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Nomor Decimal Dewey, jumlah guide yang
disediakan adalah ..........
a. 10000 buah
b. 1000 buah
c. 100 buah
d. 50 buah
e. 10 buah
Pembahasan :
Sistem Nomor Decimal Dewey ini ditemukan oleh Melvil Dewey. Dewey membagi permasalahan yang dalam
suatu organisasi kedalam 10 masalah utama (Kode Laci). Setiap masalah utama dibagi 10 sub masalah
(Kode Guide), dan setiap sub masalah dibagi lagi menjadi 10 sub-sub masalah (kode Folder).
Berikut contoh pembagian masalah dengan sistem nomor desimal dewey :
000 HUKUM DAN PERATURAN
100 ORGANISASI
200 MANAJEMEN
300 KEPEGAWAIAN
400 PRODUKSI
500 PERDAGANGAN
500 Permintaan/Penawaran
510 Penawaran/promosi
520 Pesanan
520 Pesanan Rupa-rupa
521 Pesanan beras
522 Pesanan jagung
523 Pesanan gula
524 Pesanan Terigu
525 Pesanan Minyak
526 Pesanan Kedelai
527 Pesanan Kacang tanah
528 Pesanan Kacang Hijau
529 Pesanan Telur
600 KEUANGAN
700 PERBEKALAN
800 CABANG
900 HUMAS

29. Berbagai fasilitas penunjang kemudahan dan kenyamanan bagi pelanggan, antara lain lay out
ruangan, ruang lobi dan denah ruangan yang disediakan oleh suatu lembaga/ instansi adalah untuk
memenuhi kebutuhan..........
a. Praktis
b. Fisik
c. Emosional
d. Ekonomis

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. Psikis

30. K3 mempunyai peran yang sangat penting. Berikut ini yang tidak termasuk peran keamanan,
kesehatan dan keselamatan kerja adalah .............
a. setiap tenaga kerja berhak mendapat perlindungan atas keselamatannya dalam melakukan
pekerjaan
b. setiap orang yang berada ditempat kerja perlu terjamin keselamatannya
c. setiap sumber produksi perlu dipakai dan dipergunakan secara aman dan efisien
d. setiap tenaga kerja berhak mendapatkan jaminan dan fasilitas kerja sesuai kebutuhannya
e. untuk mengurangi biaya perusahaan jika terjadi kecelakaan kerja dan penyakit akibat hubungan
kerja

31. Penampilan diri seseorang hendaknya serasi sesuai dengan ciri dan etika pekerjaan atau
jabatan sehingga menimbulkan daya tarik bagi pelanggan/kolega. Hal yang tidak
perlu diperhatikan oleh karyawan wanita dalam penampilan serasi adalah......
a. rambut panjang diikat atau disanggul
b. tidak berlebihan dalam menggunakan akseseoris
c. menggunakan make up secara sederhana
d. badan selalu bersih dan tampak segar
e. mengenakan pakaian sesuai selera

32. Agar pekerjaan kantor bisa berjalan dengan lancar, maka dibutuhkan berbagai macam sarana dan
prasarana kantor. Di bawah ini yang merupakan sarana kantor adalah..........
a. gedung, mesin fotocopy dan finger print
b. mesin fotocopy, rissograph dan mesin stensil
c. pensil, kertas dan tinta
d. gedung, ruangan dan peralatan
e. lukisan, jam dinding, kalender
33. Dana kas kecil setiap bulannya diberikan dalam jumlah tertentu secara tetap. Pengisian dana tersebut
disebut system..............
a. Imprest
b. Fluktuasi
c. Rutin
d. Tabelaris
e. Tepat

34. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi
adalah........
a. menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan
b. membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
c. mempercepat perkembangan organisasi
d. memberikan pelayanan terhadap staf
e. memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


35. Dalam penanganan surat masuk menurut sistem buku agenda, setelah penerima membubuhkan tanda
terima dari pengantar, langkah selanjutnya adalah ..............
a. menyortir, membuka sampul , mengagenda
b. membuka sampul, mengagenda, mendisposisi
c. mengagenda, membaca isi, mendisposisi
d. menyortir, mengagenda, mendisposisi
e. membuka sampul, membaca surat, mengagenda

36. Untuk mendistribusi dokumen/surat ke unit-unit kerja di lingkungan organisasi, maka peralatan yang
tepat digunakan adalah ..........
a. buku ekspedisi intern
b. stop map folio
c. lembar disposisi
d. map snelhecter
e. buku Ekspedisi ekstern

37. Untuk penyelenggaraan kearsipan menurut sistem Masalah, banyaknya laci yang disediakan adalah
didasarkan pada banyaknya ..........
a. Masalah utama
b. Masalah pembantu
c. Masalah surat
d. Sub sub masalah
e. Perihal surat

38. Langkah-langkah yang tepat dalam melakukan panggilan telepon adalah sebagai berikut:...
a. Angkat gagang telepon, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, letakkan kembali gagang
telepon
b. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, sampaikan pesan, tutup pembicaraan,
letakkan gagang telepon
c. Angkat gagang telepon, siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju,
sampaikan pesan, ucapan trima kasih, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon
d. Siapkan alat tulis dan block note, tekan nomor yang dituju, tunggu nada sambung, sampaikan
pesan, tutup pembicaraan, letakkan kembali gagang telepon
e. Siapkan kertas dan alat tulis, tekan nomor yang dituju, tulis pesan yang disampaikan, sampaikan
pesan, tutup pembicaraan, letakkan gagang telepon

39. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk atau media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.......... Pernyataan tersebut merupakan pengertian
arsip dari .....
a. UU No. 34 tahun 2009
b. UU No. 1 tahun 1971
c. UU No. 23 Tahun 2014
d. UU No. 1 tahun 2009
e. UU No. 34 Tahun 2014

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


40. Prosedur untuk melakukan penyimpanan file/dokumen dengan sistem nomor adalah...
a. Memeriksa mengindeks mengkode Menyortir Menempatkan
b. Mengindeks Memeriksa Mengkode Menyortir Menempatkan
c. Menyortir memeriksa mengindeks mengkode menempatkan
d. Memeriksa menyortir Mengindeks mengkode menyimpan
e. Memeriksa mengindeks menyortir mengkode menyimpan

41. Suatu proses menterjemahkan simbol-simbol oleh pihak penerima pesan disebut............
a. Responsif
b. Feedback
c. Encoding
d. Decoding
e. Receiving

42. Melayani pelanggan usia lanjut perlu kesabaran dan perhatian yang lebih, karena pelanggan tipe
seperti ini memiliki ciri............
a. Menyukai hal-hal yang bersifat romantis dan memilih-milih barang
b. Sering menanya barang yang ketinggalan aman dan tidak mudah dirayu
c. Boros dan mudah terpengaruh bujukan pelayanan
d. Keinginan tidak konsisten dan boros
e. Tidak sabar dalam memilih barang dan mudah dirayu

43. Salah satu cara agar menimbulkan kesan positif dan menarik didepan kolega dan pelanggan adalah.....
a. Berpenampilan berbeda dengan pelanggan
b. Berpenampilan bersih dan rapi
c. Menggunakan baju dengan banyak asesoris
d. Berpenampilan lebih dengan bahan baju yang berkualitas tinggi
e. Berpenampilan trendi dengan memakai baju yang modenya sedang in

44. Setiap surat atau dokumen harus ditangani dengan tepat. Prosedur pengurusan surat masuk dalam
sistem kartu kendali adalah.............
a. Penerimaan, pencatatan, pengendalian, pengolahan, penyimpanan
b. Penerimaan, pencatatan, pengarahan, pengendalian, penyortiran
c. Penerimaan, pencatatan, pengetikan, pengarahan, pengolahan
d. Penyortiran, penggandaan, pengendalian, pengolahan, pencatatan
e. Penerimaan, penyortiran, pengolahan, pengiriman dan penyimpanan.
45. Tanggal 22 Februari 2015, Ayu Wulandari selaku staff PT Usaha Taruna menerima surat dari PT
Harapan Makmur. Surat tersebut telah dikirim 5 hari yang lalu. Oleh Ayu Wulandari, pada kolom
tanggal surat di buku Agenda, dicatat tanggal........
a. 17 Februari 2015
b. 19 Februari 2015
c. 17 Februari 2014
d. 22 Februari 2015
e. 27 Februari 2015

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


46. Untuk surat masuk yang memerlukan tindak lanjut, pimpinan menulis petunjuk/instruksi pada.......
a. Lembar Tunjuk Silang
b. Lembar Disposisi
c. Kartu Kendali
d. Surat pengantar
e. Buku Agenda

47. Untuk mempermudah dalam pelacakan kembali, maka penanganan dan pendistribusian surat atau
dokumen yang paling tepat menggunakan.........
a. Buku Korespondens
b. Buku registrasi
c. Kartu tunjuk silang
d. Lembar pengantar
e. Kartu kendali

48. Bentuk surat dengan ciri letak tanggal berada disebelah kanan, tanda tangan berada disebelah kanan,
dan alenia baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada paling bawah setelah tanda tangan adalah
bentuk ................
a. Block style
b. Indent Style
c. Full block Style
d. Semi block style
e. Official style

49. Untuk memelihara arsip statis agar tidak terkena jamur/hama, dapat dilakukan pemeliharaan
berupa.........
a. Duplikasi
b. Fumigasi
c. Penyusutan
d. Membuat salinan arsip
e. Pemasangan detector
50. Tujuan dari kegiatan penyusutan arsip adalah............
a. Ketertiban penataan arsip
b. Melakukan penilaian arsip
c. Memudahkan inventarisasi arsip
d. Pengecekan arsip secara periodik
e. Mengurangi jumlah arsip

SOAL LATIHAN MULTIPLE CHOICE ADMINISTRASI KEUANGAN


1. Segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu dinamakan.............
a. Administrasi

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. Tata keuangan
c. Tata organisasi
d. Tata usaha
e. Tata pekerjaan
2. Segala aktivitas yang berkaitan dengan keuangan dalam usaha pencapaian tujuan organisasi
disebut............
a. Administrasi keuangan
b. Transaksi keuangan
c. Tata keuangan
d. Laporan keuangan
e. Semua benar
3. Proses pengaturan atau penetapan kebijakan yang berhubungan dengan kegiatan pengadaan serta
pemanfaatan keuangan disebut.........
a. Tata usaha keuangan
b. Pengelolaan keuangan
c. Administrasi keuangan
d. Tata kelola keuangan
e. Semua benar
4. Rancangan Undang Undang tentang pendapatan dan belanja negara yang disusun oleh lembaga
Eksekutif dan dibahas oleh Lembaga Yudikatif dinamakan.....
a. R A P B N P
b. A P B N P
c. A P B D
d. R A P B N
e. RUU A P B D
5. Hal-hal yang termasuk dalam anggaran pendapatan negara adalah sebagai berikut, kecuali......
a. Pajak Pertambahan Nilai
b. Pajak Penghasilan
c. Bea Masuk Impor barang
d. Subsidi BBM
e. Pajak Ekspor
6. Hal-hal yang termasuk dalam anggaran belanja negara adalah sebagai berikut, kecuali........
a. Pembayaran Gaji Pegawai
b. Subsidi non-BBM
c. Dana Alokasi Khusus
d. Hibah
e. Dana Perimbangan Pusat & Daerah
7. Lembaga yang menyusun anggaran pendapatan dan belanja daerah atau pusat adalah...
a. Yudikatif
b. Eksekutif
c. Legislatif
d. Yudikatif dan eksekutif
e. Eksekutif dan legislatif

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


8. Dalam penyusunanRAPBN/RAPBD dilakukan beberapa tahap. Merencanakan dan menentukan skala
prioritas termasuk dalam tahap.......
a. Tahap Pengajuan
b. Tahap pendahuluan
c. Tahap pengawasan
d. Tahap Pelaksanaan
e. Tahap evaluasi
9. Berikut dibawah ini adalah kegiatan2 penyusunan RAPBD/RAPBN yang dilakukan pada tahap
pendahuluan, kecuali...........
a. Penentuan asumsi dasar Anggaran
b. Penyusunan perkiraan penerimaan dan pengeluaran
c. Penyusunan budget Exercise
d. Penyampaian Nota Keuangan dan Rancangan RAPBN/RAPBD
e. Penyusunan skala prioritas
10. Pembayaran gaji pegawai negeri (Sipil/TNI/Polri) termasuk dalam kategori............
a. Belanja daerah
b. Belanja negara
c. Belanja modal
d. Belanja Pegawai
e. Semua benar
11. Segala sesuatu yang dimiliki oleh seseorang atau lembaga yang dapat dinilai dengan uang
adalah.........
a. Harta
b. Hutang
c. Modal
d. Beban
e. Pendapatan
12. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kategori harta adalah, kecuali............
a. Kas, hutang, piutang, sewa dibayar dimuka
b. Hutang usaha, hutang bank, ,modal pribadi, peralatan
c. Hutang Usaha, Pendapatan, Modal, beban ymh dibayar
d. Kas, pendapatan ymh diterima, perlengkapan
e. Modal pribadi, beban usaha, pendapatan diterima dimuka
13. Berikut dibawah ini yang termasuk dalam kelompok hutang adalah...........
a. Pendapatan diterima dimuka, hutang bank, hutang wesel, piutang usaha
b. Hutang usaha, beban yang masih dibayar, hutang wesel, pendapatan diterima dimuka
c. Piutang usaha, piutang sewa, hutang bank, beban ymh dibayar
d. Modal pribadi, prive, hutang bank, hutang usaha
e. Semua benar
14. Penyetoran modal oleh pemilik dalam bentuk uang tunai sebesar Rp. 1,000,000,- mengakibatkan.....
a. Kekayaan bertambah
b. Sumber pembelanjaan bertambah
c. Kekayaan sama dengan sumber pembelanjaan
d. Aktiva bertambah

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. Semua benar
15. Anggaplah terdapat posisi keuangan sebagai berikut :
KAS (1000) + KENDARAAN (5000) + GEDUNG (10000) = HUTANG USAHA (12000) + MODAL
(4000)
a. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 1,000
b. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 5,000
c. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 10,000
d. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 16,000
e. Kekayaan perusahaan diatas berjumlah Rp. 11,000
16. Jika uang kas dalam perusahaan bertambah, sumbernya dapat berasal dari hal-hal sebagai berikut,
kecuali.......
a. Penambahan modal
b. Penambahan hutang
c. Penambahan aktiva produktif
d. Penerimaan pendapatan
e. Pembayaran piutang
17. Perusahaan membeli kendaraan untuk digunakan dalam kegiatan usaha dengan harga Rp.5,000,000.
Pengaruh dari transaksi ini adalah............
a. Kekayaan bertambah Rp. 5,000,000
b. Modal berkurang Rp. 5,000,000
c. Sumber pembelanjaan bertambah Rp. 5,000,000
d. Kas bertambah Rp. 5,000,000
e. Hutang bertambah Rp. 5,000,000
18. Laporan tentang kinerja keuangan yang berisi perbandingan pendapatan yang diterima dengan beban
yang dikeluarkan, adalah laporan .........
a. Laporan keuangan
b. Laporan rugi-laba
c. Laporan neraca
d. Laporan perubahan modal
e. Laporan pendapatan
19. Suatu perusahaan selama satu tahun memperoleh pendapatan sebesar Rp. 10,000,000,-. Beban usaha
yang dikeluarkan berjumlah Rp. 2,500,000,-, sedangkan pengambilan prive Rp. 3,000,000.
Kesimpulan yang dapat diambil adalah........
a. Perusahaan memperoleh laba bersih Rp. 7,500,000
b. Perusahaan menderita rugi bersih Rp. 500,000
c. Penurunan modal bersih karena melakukan kegiatan usaha Rp. 500,000
d. Penambahan modal bersih adalah Rp. 2,500,000
e. Semua benar
20. Jika dalam persamaan akuntansi, suatu jenis aktiva bertambah maka kemungkinan pengaruhnya
adalah.........kecuali.......
a. Jenis aktiva lainnya berkurang
b. Modal bertambah
c. Hutang berkurang
d. Hutang bertambah

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. Pendapatan bertambah
21. Prosedur pencatatan kas kecil, dimana dana kas kecil yang diterima tidak selalu sama pada saat
pengisian kembali dinamakan................
a. Metode perubahan kas kecil
b. Metode dana tetap
c. Metode fluktuasi
d. Metode imprest
e. Metode dana perubahan Kas
22. Berikut dibawah ini transaksi-transaksi yang menyebabkan dana kas kecil berkurang. Antara lain
kecuali.........
a. Pembelian peralatan dan perlengkapan kantor
b. Pengadaan pantry
c. Pembayaran tagihan pulsa
d. Pengisian kembali
e. Pengambilan pribadi
23. Diterima dana awal kas kecil sebesar Rp. 2,000,000 sebagai pembentukan kas kecil. Jika dijurnal,
akan muncul perkiraan sebagai berikut ........
a. Kas didebet sebesar Rp. 2,000,000
b. Kas kecil didebet Rp. 200,000
c. Kas Kecil di kredit Rp. 2,000,000
d. Kas di kredit sebesar Rp. 2,000,000
e. Semua benar
24. Biaya Listrik Rp. 50,000. Biaya konsumsi Rp. 75,000. Biaya Pantry Rp. 100,000. Jika
menggunakan metode dana tetap, maka pada saat pengisian kembali jurnal yang dibuat adalah......
a. Kas kecil Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K)
b. Kas Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K)
c. Biaya Usaha Rp. 225,000 (K) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (D)
d. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas Kecil Rp. 225,000 (K)
e. Biaya Usaha Rp. 225,000 (D) dan Kas Rp. 225,000 (K)
25. Bukti transaksi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian dan atau penjualan secara kredit
dinamakan...........
a. Kas Bon
b. Nota Kontan
c. Kwitansi
d. Faktur
e. Jurnal
26. Transaksi pembayaran tunai (bayar utang) adalah kegiatan transaksi yang menggunakan bukti
berupa...........
a. Bukti pengeluaran kas kecil
b. Bukti penerimaan kas kecil
c. Bukti pembayaran tunai
d. Bukti pengeluaran kas
e. Bukti penerimaan kas

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


27. Diterima tagihan faktur dari CV. Andalas sebesar Rp. 2,000,000. Transaksi tersebut akan dicatat di
.................
a. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 2,000,000
b. Bukti penerimaan kas sebesar Rp. 2,500,000
c. Nota Kontan Rp. 2,000,000
d. Faktur Rp. 2,000,000
e. Bukti penerimaan kas Rp. 2,000,000
28. Tanggal 2/3 beli kredit ATK sebesar Rp. 250,000. Kemudian pada tanggal 10/3 dibayar tagihan
tertanggal 2/3. Transaksi tersebut dicatat di...............
a. Faktur sebesar Rp. 250,000
b. Bukti pengeluaran kas tertanggal 2/3
c. Bukti pengeluaran kas sebesar Rp. 250,000
d. Faktur tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000
e. Bukti pengeluaran kas tertanggal 10/3 sebesar Rp. 250,000
29. Bukti kas masuk sebesar Rp. 100,000 jika akan diposting ke dalam buku jurnal, buku yang digunakan
adalah........
a. Jurnal umum
b. Jurnal khusus
c. Jurnal penerimaan kas
d. Jurnal pengeluaran kas
e. Jurnal kas
30. Transaksi pembayaran faktur Rp. 1,000,000. Jika di posting kedalam jurnal, maka posisi kas berada
di............
a. Jurnal pengeluaran Kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000, dan hutang usaha kredit Rp.
1,000,000
b. Jurnal penerimaan kas dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000, dan piutang debet sebesar Rp.
1,000,000
c. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas kredit sebesar Rp. 1,000,000 dan hutang usaha debet
sebesar Rp. 1,000,000
d. Jurnal Umum dengan posisi kas kredit Rp. 1,000,000 dan Hutang Usaha debet sebesar Rp.
1,000,000
e. Jurnal pengeluaran kas dengan posisi kas debet Rp. 1,000,000 dan hutang usaha kredit sebesar
Rp. 1,000,000
31. Berikut dibawah ini adalah dokumen-dokumen yang bukan digunakan untuk mencatat transaksi
keuangan, kecuali.........
a. Kwitansi, nota kontan, memo, surat tagihan, faktur
b. Nota dinas, bukti kas keluar, faktur dan kwitansi
c. Bukti kas masuk, nota kontan, faktur, kwintansi
d. Memo, nota dinas, bukti kas masuk, faktur
e. Faktur, bukti kas keluar, memo, kwitansi
32. Uang kas (dana) yang disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil
dan tidak ekonomis bila dibayar dengan check dinamakan.........
a. Uang kas
b. Kas kecil

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


c. Dana kecil
d. Bendahara
e. Brankas
33. Alat pertukaran yang dapat diterima untuk melakukan pembayaran-pembayaran atau pelunasan
hutang dinamakan...........
a. Brangkas
b. Kas kecil
c. Bendahara
d. Kas
e. Semua benar
34. Berikut dibawah ini yang termasuk bukan dalam kategori uang kas, kecuali.........
a. Uang kertas, uang logam, bon hutang, cek mundur
b. Uang logam, giro atau bilyet, rekening tabungan, traveler check
c. Prangko pos, bon hutang, traveler cek, wesel bank
d. Money order, cek mundur, uang kertas, uang logam
e. Wesel bank, money order, bon hutang, prangko pos
35. Pada saat pengisian kembali, dana kas kecil yang diterima disesuaikan dengan jumlah pengeluaran-
pengeluaran yang telah dibayarkan. Pernyataan tersebut arti dari sistem............
a. Sistem imprest
b. Sistem dana tidak tetap
c. Sistem fluktuasi
d. Sistem dana kas kecil
e. Sistem pencatatan dana kas kecil
36. Dalam metode dana tetap, setiap transaksi pengeluaran kas kecil akan dilakukan...............
a. Pencatatan sesuai tanggal transaksi
b. Tidak dilakukan pencatatan
c. Pencatatan dilakukan pada saat pengisian kembali
d. Pencatatan sesuai pengisian kembali
e. Langsung dilaporkan ke bendahara perusahaan
37. Berikut dibawah ini adalah prosedur pencatatan kas kecil dengan sistem fluktuasi, kecuali.......
a. Pada saat pembentukan kas kecil dillakukan pencatatan Kas kecil pada kas
b. Setiap terjadi pengeluaran-pengeluaran dillakukan pencatatan sesuai tanggal transaksi
c. Pengisian kembali dilakukan sesuai jumlah kebutuhan
d. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil dilakukan pencatatan pada saat pengisian kembali
e. Pengisian kembali dilakukan dengan mendebet Kas kecil dan mengkredit Kas
38. Tanggal (2/3) dibayar biaya listrik Rp. 50,000. (3/3) dibeli kebutuhan pantry Rp. 75,000. (5/3)
dibayar konsumsi rapat pimpinan Rp. 100,000. Berapa pengisian kembali jika menggunakan metode
dana imprest................
a. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mengkredit Kas Rp. 225,000.
b. Pengisian kembali dengan mengkredit Kas Kecil Rp. 225,000 dan Mendebit Kas Rp. 225,000.
c. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Kecil Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Rp. 250,000.
d. Pengisian kembali sesuai kebutuhan anggaran perusahaan yaitu Rp. 500,000
e. Pengisian kembali dengan mendebit Kas Rp. 250,000 dan Mengkredit Kas Kecil Rp. 250,000.
39. Berikut dibawah ini adalah segala jenis pengeluaran yang tangani oleh dana kas kecil, kecuali.....

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


a. Pembelian Alat Tulis Kantor
b. Pengadaan kebutuhan Pantry
c. Pembayaran gaji pegawai CEO (Pimpinan)
d. Biaya transportasi
e. Biaya lain-lain
40. Pengelolaan Dana kas kecil oleh seorang yang berprofesi sebagai sekretaris termasuk dalam
pekerjaan .....................
a. Rutinitas Sekretaris
b. Khusus
c. Umum
d. Spesialis
e. Semua benar

SOAL DAN PEMBAHASAN TEORI KEJURUAN ADM PERKANTORAN

1. Jasa yang pelayanannya berperan dibidang hiburan dan seni disebut.....


a. hotel service d. Public utility service
b. transportation service e. Entertainment service
c. business serevice
Pembahasan :
Public service yang bergerak dibidang pelayanan jasa untuk hiburan dan seni adalah Jasa Pelayanan
Entertainment, yang menyediakan pelayanan berupa hiburan dan seni bagi setiap konsumen.

2. Orang atau lembaga yang membeli barang-barang atau jasa kita, secara rutin atau berulang-
ulang, karena barang dan jasa yang dibeli mempunyai manfaat disebut...
a. konsumen d. produsen
b. pelanggan e. pengusaha
c. pembeli
Pembahasan :
konsumen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghabiskan atau memanfaatkan barang dan
jasa. Sedangkan produsen adalah pihak yang melakukan kegiatan untuk menghasilkan atau menciptakan
barang dan jasa, sehingga kedua pihak tersebut dapat melakukan kegiatan ekonomi.
Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli dan
menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.

3. Berikut ini bukan adalah merupakan perangkat keras yang digunakan untuk menyimpan file,
kecuali.....
a. Mouse c. CD-ROM e. Monitor
b. Hard disk d. DVD player

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


Pembahasan :
Pengertian perangkat keras komputer dan fungsi-fungsinya. Menurut wikipedia perangkat keras komputer
atau hardware adalah perangkat pada komputer yang berbentuk fisik (dapat disentuh).
Antara lain :
1. Input Device : Perangkat input atau masukan
2. Process Device : Perangkat yang menjalankan proses sistem komputer
3. Output Device : Perangkat output / keluaran, menghubungkan sistem keluar
4. Storage Device : Perangkat untuk menyimpan
Ad. 1. Input Device : Input device merupakan perangkat komputer yang memiliki fungsi sebagai input
atau masukan, baik itu perintah maupun koneksi kedalam sistem komputer. Antara lain :
Keyboard : berfungsi untuk mengetik huruf an angka serta perintah pada komputer
Mouse : berfungsi untuk menjalankan perintah klik kiri dan klik kanan, menggerakkan pointer,
serta menjalankan perintah dengan klik
Touchpad : Touchpad berfungsi layaknya mouse, touchpad ini biasanya sebagai pengganti mouse
dan biasa di jumpai pada laptop.
Masih banyak lagi perangkat lainya seperti joystik, scanner, voice recognizer, dan lain-lain.

Ad. 2. Process Device : Perangkat ini merupakan perangkat yang berhubungan dengan fungsi pemrosesan
dalam komputer itu sendiri. Antara lain :
CPU / Processor : merupakan singkatan dari central processing unit atau yang juga dikenal dengan
istilah processor adalah bagian terpenting yang menjalankan sistem komputer. Bisa di ibaratkan
sebagai otak pada komputer.
Memori / RAM (random access Memory) : Memori merupakan perangkat yang menyimpan proses
kinerja komputer untuk sementara. Sehingga membuat pengaksesan data yang sama lebih cepat. Maka
dari itu RAM besar berpegaruh pada kecepatan komputer.
Motherboard : Merupakan perangkat yang menghubungkan perangkat keras komputer antara satu dan
yang lain.
VGA Card (Video Graphic Array) : Biasa juga disebut kartu grafis yang berfungsi untuk memberikan
tampilan berkualitas pada layar komputer. Biasanya setiap mainboard sudah memiliki VGA bawaan,
namun untuk kualitas beresolusi tinggi yang jernih VGA Card sangat diperlukan.
Power Supply: berfungsi untuk menghantarkan aruslistrik sebagai pengontrol besarnya voltasi yang
masuk ke komputer.
Casing Unit: Merupakan tempat dimana semua perangkat disatukan.

Ad. 3. Output Device : Output device merupakan perangkat komputer yang memberikan output/keluaran,
baik berupa tampilan visual, suara, maupun tampilan cetak, dan lain sebagainya. Antara lain :
Monitor/ Lcd Monitor : berfungsi untuk menampilkan proses komputer dalam bentuk visual/ gambar
Speaker : befungsi untuk mengeluarkan suara dari komputer
Printer : untuk mencetak pada media kertas, dan sebagainya

Ad. 4. Output Device : Perangkat keras komputer yang berfungsi sebagai media penyimpanan untuk
menyimpan data-data komputer.
Hardisk : Perangkat penyimpanan utama pada komputer, biasanya tampil di komputer dengan sebutad
Drive :C, Drive D, dan seterusnya. Tergantung pembagian partisinya.
Floppy Disk : Biasa dikenal dengan sebutan disket, merupakan penyimpanan luar pertama, sangat
populer semasa sitem DOS, lotus123, sistem komputer jaman dulu. Sekarang sudah jarang dijumpai
dan mulai tergantikan oleh CD/DVD dan Flashdisk.
CD/DVD : Penyimpanan ekternal berbentuk piringan yang bisa menyimpan data.
Flashdisk : Perangkat penyimpanan eksternal yang saatini paling banyak digunakan karena bisa

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


menyimpan dan menghapus data

4. Unsur-unsur penunjang terhadap adanya jiwa raga dan lingkungan kerja yang sehat disebut...
a. Keamanan kerja
b. Keselamatan kerja
c. Kesehatan kerja
d. Produktivitas kerja
e. Beban kerja

5. Berikut yang bukan merupakan faktor-faktor yang mempengaruhi Kesehatan, Keselamatan


dan Keamanan kerja (K3) adalah .
a. Kebersihan dan kesehatan
b. Pemberian gizi yang seimbang
c. Pencegahan kebakaran
d. Pemberian upah yang besar
e. Pencegahan kebakaran
6. Agar dapat bekerja dengan aman dan selamat maka seharusnya sebagai tenaga kerja
memperhatikan hal-hal berkut, yaitu .
a. Peralatan kerja dan cara menggunakannya
b. Selalu menggunakan perlengkapan pelindung diri
c. Menghindari sikap ceroboh
d. Menggunakan peralatan dan perlengkapan dengan cara yang benar
e. Semua jawaban benar

7. Ruang kerja yang memenuhi standar SSLK ( Syarat-syarat Lingkungan Kerja ) adalah .
a. Tempat kerja aman dari sengatan arus listrik
b. Lampu penerangan cukup memadai
c. Adanya prosedur kerja dan aturan kerja
d. Tempat kerja harus steril dari debu
e. Semua jawaban benar
Pembahasan :
Syarat-syarat Lingkungan Kerja sebagai berikut :
1) Tempat kerja yang stril dari debu, kotoran, asap rokok, uap gas, radiasi, getaran mesin, dan peralatan
bising lainnya
2) Tempat kerja yang aman dari sengatan arus listrik
3) Lampu penerangan yang ukup memadai
4) Adanya aturan atau peraturan keprilakuan.

8. Berikut bukan merupakan keuntungan-keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan alat-
alat komunikasi adalah....

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


a. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien
b. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di lingkungan kantor
c. Meningkatkan produktivitas kerja
d. Menambah pengeluaran
e. Mempercepat proses pekerjaan

9. Apabila penelepon bersedia menunggu dan atasan bersedia berbicara dengan penelepon
maka sebelum disambungkan kepada atasan, pernyataan yang tepat untuk disampaikan
kepada penelepon adalah....
a. Sekarang, Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu...
b. Ini Bapak/Ibu....
c. Silakan berbicara dengan Bapak/Ibu....
d. Karena sudah menunggu, ini Bapak/Ibu.....
e. Terima kasih, Bapak/Ibu telah bersedia menunggu. Sekarang, Bapak/Ibu dapat
berbicara dengan Bapak/Ibu....

10. Sesuatu yang membahas apa yang sopan dan pantas disebut....
a. Protokol
b. Media informasi
c. Komunikator
d. Etika
e. Etiket
Pembahasan :
Etika secara Etimologi berasal dari bahasa Yunani adalah "Ethos", yang berarti watak kesusilaan atau
adat kebiasaan. Etika dan moral lebih kurang sama pengertiannya, tetapi dalam kegiatan sehari- hari
terdapat perbedaan, yaitu moral atau moralitas untuk penilaian perbuatan yang dilakukan, sedangkan
etika adalah untuk pengkajian sistem nilai nilai yang berlaku. Etika biasanya mencerminkan prilaku
seseorang dari sudut pandang kepantasan/etis sedangkan moral mencerminkan prilaku seseorang dari
sudut pandang religius.
Etiket berasal dari bahasa prancis (Etiquette) yang artinya sopan santun atau tata krama yang harus
dipatuhi dalam pergaulan, seperti cara berpakaian (tata busana), cara duduk, cara bersalaman, cara
berbicara, dan cara bertamu dengan si kap serta perilaku yang penuh sopan santun dalam pergaulan
formal atau resmi.

11. Pernyataan yang sesuai untuk disampaikan ketika mengakhiri pembicaraan di telepon adalah....
a. Terima kasih. Selamat siang.
b. Udahan dulu, yah.
c. Sampai disini dulu ya, besok disambung lagi.
d. Sampai jumpa.
e. See you next time.

12. Berikut bukan merupakan percakapan atau panggilan telepon yang bernada mengancam atau
mencurigakan adalah....
a. Memakai bahasa informal kepada orang yang belum akrab/asing

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. Tidak bersedia menyebutkan identitas diri
c. Berbicara dengan nada tinggi dan tidak sabar dengan kecenderungan kasar
d. Kata-kata yang digunakan tidak bersahabat dan tidak masuk akal
e. Menyebutkan identitas pada awal menelepon

13. Kegiatan yang berhubungan dengan tulis menulis, mengetik, kearsipan, surat menyurat
terbatas kegiatan kantor adalah pengertian administrasi .
a. Menurut Kamus Administrasi
b. Dalam arti sempit
c. Dalam arti luas
d. Dari proses
e. Dalam arti statis
Pembahasan :
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan administrasi ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
Sedangkan dalam arti luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerjasama dalam rangka
pencapaian tujuan.

14. Dibawah ini yang termasuk fasilitas pembuatan presentasi baru adalah ...
a. Slide show
b. Animation
c. Insert sound
d. Format back ground
e. Blank presentation

15. Informasi yang berisikan tentang e-mail lain masuk ke e-mail anda dalam bentuk informasi
yang tidak dikenal adalah.....
a. Inbox
b. Drafs
c. Sent
d. Trash
e. Spam

16. Jika pada tanggal 11 Agustus 2010 anda menerima surat yang dikirim 3 (tiga) hari yang lalu
maka tanggal surat yang dicatat pada buku agenda adalah.....
a. 9 Agustus 2010
b. 10 Agustus 2010
c. 11 Agustus 2010
d. 12 Agustus 2010
e. 13 Agustus 2010

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


17. Anda menjadi sekretaris PT Agung Jaya yang bergerak dibidang textil, pada saat ini
menerima surat pesanan dari PT Alam Raya, jika surat tersebut disimpan dengan
menggunakan sistem abjad, maka akan disimpan pada folder berkode.....
a. Ag b. Aj c. Al
d. Ar e. Pt
Pembahasan :
Pengurusan arsip dengan sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
dengan berdasarkan pada abjad. Dalam penyusunannya setiap map (folder) menunjukkan nama
korespondennya serta disusun berdasarkan abjad sesuai dengan warkat yang ada.
Sistem abjad ini merupakan sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menentukan
dokumen, dimana petugas bisa langsung ke file penyimpanan dan melihat huruf abjad, tanpa
melalui alat bantu seperti indeks yang disebut juga dengan sistem arsip langsung (direct filing
system).
Dalam menetapkan prosedur penyimpanan dan penemuan arsip, terlebih dahulu adalah menetapkan
indeks dan memberi kode pada arsip. Berikut peraturan mengindeks untuk nama orang dan nama
perusahaan atau lembaga.
Peraturan Mengindeks nama orang
1. Nama Tunggal, yaitu nama yang terdiri dari satu kata diindeks sebagai mana nama itu ditulis.

Peraturan Mengindeks nama Perusahaan


Nama perusahaan, toko, kantor, yang diutamakan adalah nama yang dipentingkan baru diikuti
jenis badan hukum atau kegiatannya.
Contoh : :

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


18. Apabila suatu kantor sistem penyimpanan dokumen menggunakan sistem tanggal, maka
jumlah folder minimal yang harus disediakan kantor tersebut sebanyak....
a. 12 buah
b. 36 buah
c. 365 buah
d. 376 buah
e. 400 buah
Pembahasan :
Apabila laci penyimpanan tahun 2000 dibuka, maka terlihat isi laci adalah lembar petunjuk (Guide)
dengan judul nama bulan. Di belakang lembar petunjuk diletakkan map atau folder yang diberi tanda
tanggal (jumlah map sesuai umur bulan). Untuk arsip surat keluar tertanggal 1 Mei 2001, disimpan di
belakang lembar petunjuk (Guide) bulan Mei diletakkan di map tanggal 1. Demikian pula, arsip surat
masuk tertanggal 2 Mei 2001 dan diterima pada tanggal 2 Mei 2001, disimpan di belakang lembar
petunjuk bulan Mei dan selanjutnya dimasukkan di map tanggal 2 Mei. Sedangkan surat masuk tertanggal
30 April 2001 dan diterima pada tanggal 5 Mei 2001, arsipnya disimpan di belakang lembar petunjuk
bulan Mei dan disimpan di map tanggal 5 Mei. Jadi, Surat keluar arsipnya disimpan sesuai tanggal surat
dan surat masuk arsipnya disimpan sesuai tanggal penerimaan surat

19. Penyimpanan dokumen suatu perusahaan dengan menggunakan almari lateral tipe filing
cabinet maka alat yang dipakai jenis map.....
a. Hanging folder
b. Snelhecter
c. Folder
d. Ordner
e. Map folio
Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan untuk kegiatan kearsipan adalah :
1. Spindle file. Ditemukan pada abad ke 16, alat ini merupakan sebuah jarum besar atau paku
menganga keatas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Alat ini dapat dikatan
revokusioner karena dokumen kertas dapat langsung ditancapkan dipaku tersebut dan tidak
memerlukan ruangan khusus. ingga kini spindle file masih digunakan untuk menyimpan
catatan, bon, rekening dan dokumen kecil lainnya.
2. Filing cabinet. Mulai digunakan sejak tahun 1800-an dan hingga sekarang masih digunakan.
Dokumen kertas pada mulannya disimpan mendatar, dan apabila bertambah banyak akan
disusun menurut abjad dan ditegakkan. Dengan bertambahnya vokume dan jumalah
dokumen yang disimpan, maka jumlah lacih akan bertambah yang mengakibatkan masalah
penyimapanan dan pencarian makin sulit. Untuk memudahkan dan mempercepat pencarian
maka penjajaran vertikal sering digunakan. Untuk kenyamanan pengguna, biasanya lemari
penjajaran vertical dua laci sering digunakan menyamping meja sehingga pemakai tetap
dapat duduk ketika menyimpan atau menemukan dokumen yang dimaksud. Lemari yang
menggunakan 3 laci sering digunakan sebagai counter pada beberapa divisi yang
berhubungan dengan pelanggan, sedangkan unit 4 laci merupakan lemari vertikal yang
populer saat ini. Saat ini lemari 5 laci mulai banyak digunakan karena mampu menampung

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


25% lebih banyak dai kapasitas lantai yang sama. Lemari jenis ini disarankan dipakai untuk
satu orang karyawan yang mempunyai tempat kerja yag relatif sempit.
3. Open-self file. Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka (sama dengan
rak buku). Dokumen dapat diakses dari samping, begitu juga panduan dan pengenal folder.
Lazimnya rak memiliki kelebaran sampai dengan 80 cm dengan jumlaah deratan bertingkat
antara 2 samapi 8 tingkat. Dokumen biasanya disimpan dalam folder bukan laci, sehingga
pencarian dokumen lebih cepat dari pada lemari besi vertical. Lemari jenis ini biasanya
digunakan untuk ruang kerja dengan materi dokumen yang lebih besar dan frekuensi
penjajaran lebih dari 100 penjajaran setiap hari. Seorang karyawan yang terlatih mampu
menjajar 30-40 dokumen perjam. Bila ada tambahan dokumen, rak dapat ditinggikan keatas.
4. Lateral files. Adalah unit penyimpanan di mana dokumen diakses dari samping secara
horizontal. Lemari jenis ini relatif sama dengan lemari kedua, namun laci yang digunakan
tidak terlalu lebar dan dalam. Dengan karakteristik ini, ruang gang yang akan digunakan akan
lebih sedikit, sekitar 33 cm diandkingkan 53 cm bagi lemari vertikal. Lemari ini dioperasikan
dengan menarik keluar yang umumnya mempunyai 2 sampai 5 laci, dan laci teratas maupun
terbawah digunakan untuk menyimpan dokumen yang kurang aktif sebelum pemeindahannya
kepusat dokumen. Biasanya laju rujukan bagi dokumen yang disimpan di dalamnya lebih
dari 20 dokumen per jam.
5. Unit box lateral file. Box ini menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung
pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen
setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk memeprcepat rujukan, sehingga tidak perlu
mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Lazimnya lemari ini lebih
tinggi dibandingkan rak terbuka.
6. Lemari Cardex. Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga
pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip
dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (bon da tagihan). Ada
tiga jenis kartu indeks yang digunakan, yaitu index card berukuran (12,5 x ,5 cm), (15 x 10
cm), atau (20 x 12 cm), aperture card (8,125 x 18,4 cm), dan ledger card (13,75 x 21,25 cm)
yang digunakan untuk mencatat tagihan dan rekening. Peralatan seperti ini berupa lemari
dengan laci yang tinggi tertentu dan kadang kadang disekat untuk menyimpan dua baris
kartu per laci, sehingga pemakai dapat melihat setiap kartu dan mengenali informasi yang
terekam dalam kartu dan biasanya disebut kardex.
7. Forlder (map. Ialah semacam map tetapi tida mempunyai daun penutup. Pada folder
terdapat tab, yiatu bagian yang menonjol pada sisi atas untuk menempatkan judul file yang
bersangkutan. Lipatan pada dasar folder dibuat sedemikian rupa sehingga dapat menambah
daya muat naskah-naskah/dokumen. Pada umumnya folder dibuat dari kertas manila dengan
ukuran panjang 35 cm, lebar 24 cm dan tabnya berukuran 8-9 cm panjang dan 2 cm lebar.
Folder diisi dengan naskah-naskah arsip/dokumen hingga merupakan bagian terkecil dalam
klasifikasi suatu masalah. Itulah sebabnya maka tabnya sebaiknya di ujung paling kanan agar
mudah terlihat secara keseluruhan dalam susunan.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


8. Guide (petunjuk dan pemisah). Guide merupakan petunjuk tempat berkas-berkas arsip
disimpan, dan sekaligus berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut. Bentuknya
persegi empat panjang dengan ukuran:

Panjang 33 35 Cm

Tinggi 23 24 Cm

Guide juga mempunyai tab (bagian yang menonjol di atasnya dengan ukuran sama seperti
ukuran tab pada folder. Tab berguna untuk menempatkan atau mencantumkan judul dan atau
kode klasifikasi dan disusun secara vertikal (berdiri)
9. Kartu Kendali. Kartu kendali dapat dibuat dari kertas tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Pada
kartu kendali terdapat kolom-kolom antara lain:
Kolom indeks subjek adalah kolom yang harus diisi dengan masalah uang terkandung di dalam
surat yang disesuaikan dengan pola klasifikasi yang dipergunakan. Kolom kode klasifikasi
adalah kolom yang diisi dengan tanda-tanda atau kode klasifikasi dari masalah yang
terkandung dalam surat. Kolom tanggal terima diisi tanggal datangnya surat atau pengiriman
suat. Kode hal diisikan dengan perihal yang terkandung di dalam surat. Kolom isi ringkas
adalah kolom yang diisi tentang isi pokok surat secara ringkas, singkat, dan jelas. Kolom
lampiran diisikan dengan keterangan tentang lampiran surat dan macamnya. Kolom
dari/kepada adalah catatan tentang nama/ alamat/ pejabat/instansi pengirim dan
nama/alamat/pejabat/instansi yang menerima surat. Kolom nama pengolah diisi nama pejabat
unit/satuan kerja yang harus menangani surat serta parafnya. Kolom catatan diisi keterangan
yang diperlukan, termasuk juga untuk tunjuk silang. Kartu kendali ini terdiri dari 3 lembar
dengan warna yang berbeda satu sama lainnya.
10. Kartu Pinjam Arsip. Kartu ini dipergunakan untuk meminjam arsip. Setiap pejabat yang
memerlukan arsip harus diberi kartu pinjam arsip ini. Kartu ini dibuat rangkap tiga.
11. Hanging Folder. Adalah Map gantung, adalah map yang digunakan untuk menyimpan arsip
dinamis aktif. Arsip dinamis aktif adalah Arsip aktif arsip yang frekuensi penggunaannya
tinggi dan/atau terus menerus. Disebut map gantung karena pada kedua ujung map terdapat
alat untuk menggantungkan map pada suatu tempat. Dalam istilah bahasa asing, map gantung
sering disebut dengan hanging map. Map ini dapat digunakan untuk menyimpan berkas
kertas ukuran folio. Map gantung dilengkapi dengan tab yang berfungsi sebagai penunjuk isi
berkas. Tab ini dapat digeser ke kiri dan ke kanan sesuai dengan kebutuhan. Di dunia
kearsipan, pada umumnya map gantung berwarna hijau tua. Namun demikian, terdapat warna
lain, seperti merah dan biru, serta warna-warna lainnya.
12. Map Snelhecter adalah atau map snel adalah map yang mempunyai penjepit di tengah map,
yang digunakan untuk menyimpan arsip yang penggunaannya sudah berkurang dalam
kegiatan organisasi.
13. Odner. Ordner adalah map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang di dalamnya
terdapat besi penjepit. Arsip yang akan disimpan di dalam ordner terlebih dahulu dilubangi
dengan menggunakan perforator. Ordner terbuat dari karton yang sangat tebal sehingga

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


cukup kuat jika diletakkan secara lateral pada lemari arsip atau rak arsip. Ordner dapat
memuat kurang lebih 500 lembar arsip/surat.

20. Mesin yang digunakan untuk memperbanyak naskah atau dokumen adalah.......
a. mesin pengganda
b. mesin penjilid
c. mesin transcriber
d. mesin faksimili
e. mesin hitung
Pembahasan :
Bahan dan alat yang digunakan dalam kegiatan perkantoran adalah sbb :
1. Alat tulis kantor (ATK), antara lain : kertas, buku tulis, potlot, pensil, rautan, bak surat, cap
stempel, bantalan, ballpoint, karbon, penggaris, tinta, lem/perekat, dll.
2. Perabot kantor yang terdiri dari : lemari, meja dan kursi
3. Mesin kantor, yang terdiri dari :
a. Mesin penjilid (binding machine) yaitu mesin kantor yang digunakan untuk menjilid warkat-
warkat yang sejenis, buku, dsb. Pada proses penjilidan menggunakan alat untuk melubangi
kertas yaitu perfurator dan binding file machine.
b. Mesin pemotong kertas (paper cutter machine) adalah mesin kantor yang digunakan untuk
memotong kertas atau warkat yang akan dijilid atau memotong kertas menjadi berbagai
macam ukuran yang dibutuhkan.
c. Mesin pengganda (Duplicating Machine) adalah mesin yang digunakan untuk
memperbanyak warkat atau surat sesuai dengan kebutuhan. Adapun berbagai jenis mesin
pengganda adalah sebagai berikut : mesin stensil manual, mesin stensil listrik, mesin spirit
duplicator, mesin fotokopi, risograf, dll.
d. Mesin ketik (typewriter) mesin tata usaha yang digunakan untuk menulis berbagai jenis
warkat atau surat dengan huruf-huruf berbentuk huruf cetak.
e. Komputer adalah jenis mesin elektronik yang bekerja secara otomatis dengan kecepatan
yang luar biasa untuk mengolah bahan-bahan keterangan menjadi informasi yang lebih
berguna sesuai keperluan.

21 .Dibawah ini yang termasuk mesin pengganda adalah......


a. mesin scanner

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


b. mesin offset
c. mesin jilid
d. mesin cutter
e. mesin faximile
Pembahasan :
Jenis-jenis alat pengganda dokumen :
1. Mesin foto copy biasa, yakni : suatu alat untuk menyalin kembali dokumen atau ilustrasi
dengan menggunakan cahaya, panas, bahan kimia, atau muatan listrik statis.
2. Mesin rissograph, yakni : mesin pembuat copy untuk jumlah yang besar dengan
menggunakan master copy, dapat memperbesar dan memperkecil, serta dapat merubah warna
sesuai keinginan.
3. Mesin stensil, yakni : suatu alat pengganda dokumen dengan menggunakan sheet stensil
untuk digunakan membuat master copy, dan untuk menutup bagian sheet stensil yang salah
ditutup dengan koreksi lak.
4. Mesin Offset, yaitu : mesin cetak yang menggunakan master yang disebut plate dengan
proses pemindahan huruf ke blanket.
5. Duplikator typeset adalah mesin cetak kecil yang menggunakan jenis letterpress. Proses
pengetikan setting berjalan lambatlukan ketarmpilan tertentu, tetapi menghasilkan cetakan
berkualitas tinggi. Typesetting memberikan hasil yang berkualitas tinggi dan memiliki
berbagai macam pilihan huruf. Peralatan ini semakin menjadi bagian dari kantor yang
terpadu.

22. Dalam membangun hubungan baik dengan pelanggan, hal-hal yang membuat pelanggan
meneruskan hubungan baik dengan perusahaan adalah....
a. Ingkar janji
b. Produk yang kurang baik
c. Pelayanan yang kurang memuaskan
d. Memberikan pelayanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan
e. Membebaskan pelanggan
Pembahasan :
Dalam upaya mempertahankan loyalitas pelanggan terhadap organisasi atau perusahaan, maka perusahaan
wajib mengembangkan pola layanan terbaik, antara lain dengan cara sbb :
1. Memperhatikan perkembangan kebutuhan dan keinginan pelanggan dari waktu ke waktu,
untuk kemudahan mengantisipasinya;
2. Berupaya memberikan pelayanan terbaik dan menyediakan kebutuhan pelanggan sesuai
dengan kebutuhan dan keinginan atau lebih dari yang diharapkan; dan
3. Memperlakukan pelanggan dengan pola layanan terbaik.

23. Orang atau sekelompok orang yang bertindak sebagai pihak penerima pesan dalam proses
komunikasi disebut.
a. Komunikan c. Komunikator
b. Perantara d. Media

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. Feedback

Pembahasan :
Komunikasi akan berlangsung dengan baik jika terdapat elemen-elemen yang mendukung proses
komunikasi, antara lain meliputi :
a) Pengirim/komunikator (sender/encoder) yaitu pihak yang pesan kepada pihak lainnya.
b) Penulisan dalam bentuk sandi (encoding), yaitu suatu proses penyebaran dalam bentuk
simbol atau kode/sandi.
c) Pesan (message), yaitu serangkaian simbol-simbol yang disampaikan pengirim.
d) Media, yaitu suatu alat bantu atau saluran untuk menyampaikan pesan.
e) Penerima/komunikan (receiver/decoder), yaitu pihak yang menerima pesan dari komunikator.
f) Pembacaan sandi (decoding), yaitu suatu proses pengartian atau menterjemahkan simbol-
simbol oleh pihak penerima pesan.
g) Tanggapan (response), yaitu serangkaian reaksi dari pihak penerima atas pesan-pesan yang
disampaikan kepadanya.
h) Umpan balik (feedback), yaitu respons penerima yang disampaikan kepada pengirim pesan.

24. Apabila pelanggan mengeluh tentang produk perusahaan anda, maka langkah yang tepat
untuk mengatasi hal tersebut adalah....
a. Melaporkan pada atasan
b. Menelepon bagian costumer service
c. Mendengarkan dan mencari solusi
d. Memberikan pada bagian lain
e. Mencatat keluhannya
Pembahasan :
Salah satu aktivitas dalam penerapan konsep pelayanan prima (A3) adalah mendengarkan dan memahami
kebutuhan pelanggan. Memberikan perhatian dengan menunjukkan kemauan untuk mendengarkan dan
berupaya memahami berbagai kebutuhan pelanggan.

25. Rancangan jumlah penerima dokumen adalah salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam
langkah-langkah penentuan kebutuhan dokumen. Untuk menentukan jumlah penerima
dokumen langkah pertama yang harus dilakukan adalah...
a. Hitung jumlah lembar yang akan dicetak
b. Menentukan siapa saja yang akan menerima dokumen
c. Tulis nama dan alamat penerima
d. Input data dengan sistem mail merge pada computer
e. Cetak dan gandakan

26. Suatu bentuk komunikasi dimana cara penyampaian pesan, berita, informasi dari pihak
komunikator kepada komunikan melalui lisan atau tulisan disebut...
a. Komunikasi verbal
b. Komunikasi satu arah
c. Komunikasi linier
d. Komunikasi non verbal

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


e. One way communication
Pembahasan :
Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan agar terjalin saling
kesepahaman. Berdasarkan pada media yang digunakan. Kegiatan komunikasi dapat dilakukan dengan
cara :
1. Komunikasi verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui lisan dan
tulisan.
2. Komunikasi non verbal, yaitu proses penyampaian informasi yang dilakukan melalui tidak
dengan tulisan dan lisan, melainkan melalui Gerak Tubuh (body motion), pakaian, karakter
fisik, kebiasaan menyentuh (touching behavior), proksemik, paralinguistik, artifak, faktor
lingkungan.
3. Komunikasi linear adalah penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan, baik
berupa komunikasi yang dilakukan secara tatap muka maupun komunikasi yang dilakukan
melalui media tertentu.

27. Printer yang mempunyai ciri menggunakan pita, pengoperasiannya mengeluarkan suara
yang keras, digunakan juga untuk pengetikan surat dengan menggunakan tembusan, adalah
tipe printer
a. Ink jet
b. Risograph
c. Laser
d. Cannon
e. Dot matrix
Pembahasan :
Printer adalah alat yang dapat kita gunakan untuk mencetak documen (tulisan, gambar dan tampilan
lainnya) dari komputer ke media kertas atau yang sejenis. Dari berbagai merek dan tipe printer yang ada,
secara garis besar kita dapat mengelompokkan printer menjadi 3 jenis saja, yaitu printer inkjet, printer
laserjet dan printer dot matrik.
1. Printer Jenis Inkjet. Printer jenis ini menggunakan tinta untuk mencetak dengan kualitas hasil
cetakannya rata-rata cukup bagus tergantung merek dan tipe printer. Printer inkjet ini
umumnya menggunakan tinta jenis dye yang merupakan jenis tinta dengan kelebihan hasil
cetakan warna yang sempurna tetapi cepat luntur dan kurang tahan terhadap perubahan
cuaca. Jenis Printer All In One dan Printer Inpus merupakan jenis printer inkjet yang lagi
popular saat ini. Dengan printer all in one ini kita bisa mendapatkan fasilitas tambahan yaitu
scanner dan fotocopy selain fasilitas printer.
2. Printer jenis LaserJet. Printer laser adalah printer dengan bahan baku tinta berupa serbuk atau
toner. Cara kerjanya yang mirip dengan mesin fotokopi sehingga menjadikan printer ini
mempunyai kelebihan dalam hal kecepatan mencetak dokumen yang lebih cepat bila
dibandingkan dengan jenis printer lainnya selain itu kualitas hasil cetakannya juga sangat
bagus dan tinta lebih cepat kering bila dibandingkan dengan printer inkjet.
3. Printer jenis Dot Matrik. Printer Dot-Matrix adalah jenis printer yang resolusi cetaknya
masih sangat rendah hal ini disebabkan karena print head printer jenis ini terdiri dari jarum-
jarum yang tersusun (sekitar 9-24 pin), nantinya jarum-jarum ini akan memukul pita

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


(printer ribbon) sehingga membentuk sebuah karakter pada kertas. Printer jenis dot matrik
memiliki kelebihan dari segi harga pita printer yang murah, awet digunakan dan printer jenis
ini bisa digunakan untuk mencetak kertas rangkap atau continuous form.

28. Pendstribusian surat ke luar lingkungan perusahaan, biasanya menggunakan....


a. Buku ekspedisi ekstern
b. Lembar pengantar
c. Lembar disposisi
d. Kartu kendali
e. Kartu indeks
Pembahasan :
a. Buku ekspedisi ekstern adalah buku pengiriman surat yang digunakan untuk mencatat surat
keluar kepada pihak lain diluar organisasi.
b. Lembar disposisi adalah lembar tindak lanjut terhadap isi surat yang merupakan perintah
pimpinan secara singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk yang
bersangkutan
c. Kartu Kendali adalah kartu yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
dengan sistem kearsipan pola baru. merupakan sebuah lembar isian pencatatan,
penyampaian, dan penyimpanan surat sehingga bila diperlukan dapat ditemukan kembali
dengan mudah.
d. Lembar pengantar surat adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan
menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari Unit Kearsipan ke Unit Pengolah.
e. Kartu Indeks adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi
sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya
disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu
untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan

29. Mesin pengganda dokumen yang bisa mencetak dokumen lebih dari 100 lembar dengan
biaya lebih murah adalah mesin....
a. Cetak
b. Risograph
c. Stensil
d. Faximile
e. Foto copy

30. Dokumen yang dipergunakan secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor disebut
a. Dokumen dinamis
b. Dokumen statis
c. Dokumen inaktif
d. Dokumen niaga
e. Dokumen pribadi
Pembahasan :

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


Arsip adalah setiap catatan (record/warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka
atau gambar yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang
terekam pada kertas (kartu, formulir) kertas film, atau media komputer (MMC, HD, Flash Disk dan
cakram (CD).
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 golongan :
a) Arsip Dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Jadi arsip dinamis adalah
semua arsip yang masih berada diberbagai kantor, baik pemerintah maupun swasta karena
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan administrasi.
b) Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan atau penyelenggaraan sehari-hari kegiatan
adminstrasi negara. Dan arsip statis adalah arsip yang disimpan disuatu lembaga arsip
(ARNAS)
c) Arsip aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya minimal 10 kali/tahun. Atau
masih terus digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi sehari-hari.
d) Arsip in aktif adalah arsip dinamis yang frekwensi penggunaannya diatas 10 kali/tahun. Atau
jarang digunakan dalam kegiatan administrasi organisasi.

31. Bentuk surat menurut internasional style, dengan ciri letak tanggal serta tanda tangan berada
di sebelah kanan dan alinea baru masuk 5 spasi, serta tulisan lampiran ada di paling bawah
setelah tanda tangan adalah bentuk.
a. Official style
b. Block style
c. Semi block style
d. Hanging paragraph style
e. Indented style

32. Dalam pola baru sistem kearsipan, surat masuk / keluar yang tergolong penting di catat
dalam ....
a. Kartu indek
b. Kartu kendali
c. Buku ekspedisi
d. Lembar pengantar
e. Lembar disposisi
Pembahasan :
Sistem kartu kendali adalah pola kearsipan modern pengganti dari sistem buku agenda dan sistem tata
naskah. Prosedur pengurusan surat dengan menggunakan sistem kartu kendali akan mempermudah dalam
penyimpanan dan penemuan kembali warkat atau surat. Sebab dengan sistem ini, warkat-warkat yang
disimpan sudah dilampiri oleh kartu yang digunakan sebagai petunjuk dalam pengelolaan surat.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


33. Apabila sebuah perusahaan mempunyai lingkup arsipnya meliputi wilayah yang luas atau
mempunyai penekanan pada wilayah dalam penyimpanan arsipnya, maka system kearsipan
yang cocok adalah
a. Sistem geograpis
b. Sistem kronologis
c. Sistem abjad
d. Sistem dewey
e. Sistem subjek
Pembahasan :
Dalam pengelolaan arsip menggunakan 5 sistem kearsipan, yaitu :
a) Sistem Kearsipan berdasarkan Abjad merupakan prosedur penyimpanan dan penemuan
kembali arsip berdasarkan urutan abjad. Untuk surat masuk, judulnya diambil berdasarkan
nama pengirim dan judul surat keluar berdasarkan nama alamat/penerima surat.
b) Sistem kearsipan berdasarkan Geografis merupakan Filing sistem penyimpanan dokumen,
berkas atau arsip yang dijadikan pedoman dalam menemukan kembali arsip secara cepat
yang diselenggarakan berdasarkan daerah atau letak wilayah dari pengirim surat atau wilayah
yang dikirimi surat.
c) System Numeric atau Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau nama badan.
d) Sistem kearsipan berdasarkan subjek merupakan sistem penyimpanan dan penemuan kembali
arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat. Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan
perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang
keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
e) Sistem kearsipan berdasarkan tanggal (kronologis) adalah sistem penyimpanan dan
penemuan kembali arsip berdasarkan tanggal, bulan dan tahun arsip tersebut dibuat.
Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan tanggal surat, misalnya surat yang di buat
tanggal 10 Maret 2007 disimpan dalam laci filing cabinet (lemari arsip) tahun 2007, guide
(penunjuk arsip) Maret

34. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan oleh peminjaman yang disebabkan oleh
peminjam yang tidak tertib administrasi, maka petugas kearsipan harus menyediakan formulir khusus
untuk mencatat arsip yang dipinjam, formulir tersebut dinamakan.
a. Kartu indeks
b. Out slip
c. Routing slip
d. Lembar tunjuk silang
e. Lembar disposisi

35. Pedoman tentang jangka waktu penyimpanan arsip sesuai dengan nilai dan kegunaannya
serta sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan dan pemusnahan arsip, yaitu.
a. Out slip
b. Jadwal retensi
c. Tunjuk silang
d. Kartu kendali
e. Disposisi

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


Pembahasan :
a. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Penentuan jangka waktu
penyimpanan arsip (retensi arsip) ditentukan atas dasar nilai guna tiap-tiap berkas.
b. Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang
berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada
tempat yang ditujukan.

36. Rapat yang dilakukan sewaktu waktu, jika hanya ingin membahas suatu masalah saja
disebut....
a. Rapat berkala
b. Rapat insidental
c. Rapat koordinasi
d. Rapat Umum
e. Rapat Akhir Tahun

37. Peserta rapat yang selalu menentang atau tidak setuju dengan pendapat orang lain dan selalu
menyalahkan pendapat orang lain. Peserta rapat seperti ini disebut....
a. Tipe pemberi informasi
b. Tipe inisiatif
c. Tipe pendengar
d. Tipe penyerang
e. Tipe pemersatu

38. surat dengan membagi kertas menjadi 2 bagian sama besar lalu dilipat adalah....

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


a. Lipatan akordion rendah
b. Lipatan baku
c. Lipatan ganda sejajar
d. Lipatan baronial
e. Lipatan tunggal
Pembahasan :
a. Lipatan baku (standar fold) merupakan Lipatan kertas jenis Baku adalah jenis lipatan
surat yang paling umum digunakan. Cara melipat jenis Baku : Kertas dibagi menjadi tiga
bagian sama besar (Bagian 1, 2, dan 3) lalu dilipat dengan posisi bagian 1 dan bagian 3
semuanya dilipat ke arah bagian 2.
b. Lipatan baku (standar fold rendah) merupakan Lipatan kertas surat jenis Setengah
Baku adalah variasi dari lipatan surat bentuk baku, perbedaan terletak pada bagian
lipatan atasnya saja. Cara melipat jenis Setengah Baku : Kertas dibagi tiga bagian, dua
bagian sama besar dan satu bagian lebih kecil, kemudian kertas dilipat.
c. Lipatan Akordion (Accordion Fold) merupakan Lipatan Surat jenis Akordion adalah
variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Akordion : Kertas dibagi
tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3) kemudian bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3
dilipat ke bawah.
d. Lipatan akordion (accordion fold rendah) merupakan Lipatan Surat jenis Semi
Akordion adalah variasi lain dari lipatan surat bentuk baku. Cara melipat jenis Semi
Akordion : Kertas dibagi 3 bagian (bagian 1 dan 2 sama besar dan bagian 3 lebih kecil).
Bagian 1 dilipat ke atas dan bagian 3 dilipat ke bawah.
e. Lipatan tunggal (single fold) merupakan jenis lipatan kertas yang paling sederhana serta
paling mudah dibuat karena hanya dengan membagi kertas surat menjadi dua bagian
yang sama panjang kemudian dilipat. Cara melipat jenis Tunggal : Kertas dibagi dua
bagian sama besar, lalu dilipat.
f. Lipatan ganda Sejajar merupakan jenis lipatan yang mudah untuk dibuat, karena hanya
meneruskan lipatan sekali lagi setelah lipatan tunggal. Cara melipat jenis Ganda : Kertas
dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dibagi 2 sama besar
kemudian dilipat (lipatan ke 2).
g. Lipatan prancis (French Fold) merupakan Lipatan kertas jenis Perancis sering digunakan
untuk surat-surat niaga. Tetapi sekarang banyak surat surat dinas yang menggunakan
jenis lipatan kertas surat yang semula merupakan lipatan kertas surat yang digunakan
oleh raja dan kaum bangsawan Eropa tersebut. Cara melipat jenis Perancis : Kertas
dibagi dua sama besar kemudiam dilipat (lipatan ke 1). Lipatan ke 1 dilipat kembali sama
besar sehingga menghasilkan lipatan ke 2.
h. Baronial Fold (lipatan baronial) Lipatan surat jenis Baron sering digunakan untuk surat-
surat dinas atau surat yang menggunakan amplop atau sampul yang panjang karena
panjang lipatan ini melebihi sampul atau amplop ukuran pendek. Cara melipat jenis
Baron : Kertas dibagi dua sama besar kemudian dilipat (lipatan ke 1), kemudian lipatan
ke 1 dibagi tiga sama besar (bagian 1, 2, dan 3). Bagian 1 dilipat ke kiri dan bagian 2
dilipat ke kanan.

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran


39. Semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai barang-
barang perlengkapan yang dimiliki /dikuasai/diurus, baik yang diadakan melalui
anggaran belanja pembangunan maupun sebagai hasil usaha pembuatan sendiri disebut...
a. Pemeliharaan perlengkapan
b. Pengadaan perlengkapan
c. Inventarisasi perlengkapan
d. Penyimpanan perlengkapan
e. Pendaftaran perlengkapan
Pembahasan :
Inventarisasi adalah kegiatan untuk melakukan pendataan, pencatatan, dan pelaporan hasil pendataan
Barang Milik Negara/Daerah.

40. Dalam pengelolaan dana kas kecil ada dua metode, yaitu
a. Metode dana tetap dan imprest fund system
b. Metode dana tidak tetap metode fluktuasi
c. Metode imprest dan metode fluktuasi
d. Metode dana tidak tetap dan metode kas kecil
e. Metode dana tetap dan metode kas kecil

SELAMAT BELAJAR GOOD LUCK

SMKN 3 Bpp Program Keahlian Administrasi Perkantoran