Sistem Informasi dan Pengendalian Internal

Kasus Turbo Inc

Dosen Pengampu :
Yuki Firmanto, MSA., Ak., CA

Disusun Oleh :
Januari Silvia R.A

FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MEI 2017
 Kasus Turbo Inc
Latar Belakang

Turbo. Inc, merupakan anak perusahaan dari National Engine Corp, berlokasi di Cityville,
Ohio. Penjualan pada tahun 2005 sebesar $29,803,000, dimana income sebelum pajak sebesar
$1,788,180. Turbo memproduksi dan menjual turbo chargers untuk digunakan pada mobil baru,
mobil bekas dan truk, serta sparepartsnya. Pabriknya memperkerjakan 40 jam kerja karyawan
untuk pekerjaan inspeksi, machining, assembling, material handling, shipping, dan penerimaan
barang, set up mesin, dan perawatan.

Ken Bauer adalah seorang staf audit operasional dari National Engine Corporation, dimana
National Engine Corporation ini membeli Turbo di tahun 2003. Kebijakan National Engine
adalah untuk melakukan review atas praktek pembelian material oleh anak perusahaan dari
kepemilikan 2 atau 3 tahun oleh National Engine. Di awal tahun 2006, Ken ditugaskan ke
Cityville untuk melakukan review tersebut.

Pada hari pertamanya, dia meminta tur ke pabrik untuk lebih mengenal produk dan proses
produksi. Untuk membantu mengenal produk, Martha Johnson yang merupakan manager
produksi, memberikan Ken, bill of material. Dia menjelaskan mengenai berbagai tipe
kombinasi produk seperti turbine wheels, turbine housing, compressor wheels, compressor
housing, dan compressor plates. Ada 40,000 lebih model kombinasi yang memungkinkan, akan
tetapi secara aktual, Turbo hanya memproduksi 2,300 model tubrocharge setiap tahunnya.
Tambahan lainnya, Turbo juga menjual parts secara individual kepada bengkel-bengkel.

Pabrik menggunkan sistem Material Requirements Planning (MRP) untuk mengubah forecast
sales atau finished goods turbo charges dan partsnya menjadi kebutuhan pembelian dan
produksi. Setiap minggunya departemen pembelian menerima schedul proyek pengadaan
material yang diperlukan untuk 6 bulan ke depan.

Organisasi

Setelah mempelajari informasi dasar ini, Ken menemui manager pembelian, Doug Mitchell,
yang kemudian memberikan Ken bagan organisasi. Dia menjelaskan bahwa dia telah membagi
staf pembelian terhadap part number yang menjadi tanggung jawabnya. Doug mengomentari
bahwa Carl Potter merupakan staf pembelian yang terkuat dengan catatan terbaik dalam cost
reduction, delivery performance, dan kesesuaian kualitas. Doug juga memberikan Ken daftar
pembelian 2005.

Diskon Korporasi

Ken mereview daftar pembelian yang dia terima terhadap daftar diskon perusahaan kantor
pusat. Daftar diskon pembelian kantor pusat ini berisi harga yang telah disepakati untuk
pembelian items dalam jumlah besar untuk seluruh anak perusahaan National Engine. Pada list
pembelian Turbo, seluruh items hardware dan packing dan beberapa pembelian bahan kimia,
maintenance supplies dan office supplies tersedia pada program diskon di level induk
perusahaan. Jika saja Turbo melakukan pembelian dari supplier pada daftar di level corporate,
maka penghematan di tahun 2005 seharusnya sebesar $30,354.3. National Engine juga
mendaftarkan supplier dari Korea yang memiliki harga lebih rendah dari suplier Amerika
Serikat. Potensi penghematan dari vendor ini tidak dapat dihitung dikarenakan setiap part
number harus dikutip secara terpisah. Dalam diskusi dengan staff pembelian di bagian
pembelian, Ken menemukan bahwa mereka tidak mengetahui tentang program diskon level
corporate ini.

Sourcing

Pengadaan barang atas barang keperluan turbin wheels dan compressor hanya menggunakan 1
supplier saja. Ken melakukan pertemuan dengan Art Gunn, yang kemudian menjelaskan bahwa
turbine wheels sangat sulit untuk dicetak sehingga Turbo hanya menggunakan satu supplier
untuk melakukannya. Turbine wheels memerlukan tingkat pemanasan yang sangat tinggi
ketika dipasang ke mesin yang menentukan kualitas dari produk. Untuk compressor wheels,
Art merasa seharusya bisa diperoleh dari supplier lain. Akan tetapi bagian engineering
menolaknya untuk melakukan pembelian dari supplier lain dikarenakan sehingga turbine
wheels dan compressor wheels dipasok oleh supplier yang sama. Art tidak setuju dengan
pendekatan tersebut akan tetapi dia terlalu sibuk untuk mendiskusikan hal tersebut dengan
Doug.

Dalam mereview list pembelian barang, Ken menemukan bahwa persediaan barang kini untuk
bearing housing hampir mencapai setengah dari pembelian tahun 2005. Dia kemudian meminta
Art untuk menjelaskan hal tersebut. Art kemudian menunjukkan Ken laporan keuangan Casto,
yang merupakan pemasok bagi part ini. Casto sedang dalam masa kesulitan keuangan. Art
merasa Casto merupakan supplier yang bagus dalam memenuhi kebutuhan customernya,
sehinga Art mengorder bearing housing secara extra untuk menjaga Casto agar tetap hidup.
Turbo sebenarnya tidak memiliki kebijakan untuk melakukan pembelian di atas kebutuhan
produksi. Art tidak memperoleh persetujuan dari Doug sebelum melakukan order extra untuk
parts ini dikarenakan parts ini digunakan di seluruh model turbo charge, sehingga tidak
ditemukan obsolescence.

Tooling

Ken memperhatikan banyaknya pengeluaran untuk tooling, sehingga dia melakukan meeting
dengan John Harris. John menjelaskan pengeluaran terbesar ($1,932,816 dari $3,017,983 untuk
tooling dan repair) adalah untuk pembuatan pola dan dies untuk Turbo oleh casting vendor.
Sebelum menerima hasil pola dan dies serta spesifikasi untuk part number yang baru, casting
vendor membuat peralatan diperlukan dan digunakan dalam memproduksi casting, dan pola
dan dies tersebut tetap disimpan pada lokasi vendor untuk memproduksi casting tersebut.

Pertama-tama, pola kayu dibuat sesuai dengan bentuk dari part. Kemudian pola ini digunakan
untuk membuat dies untuk casting part. Selama masa penggunaanya, pola dan dies ini akan
habis masa penggunaannya. Dengan demikian, pola dan dies harus dibuat lagi untuk parts baru
dan untuk memproduksi parts yang volume produksinya dapat menghabiskan penggunaan
equipment aslinya.

John tidak melakukan review atas equipment Turbo di lokasi vendor, walaupun sebenarnya dia
merasa banyak kasus dimana Turbo ditagih terlalu mahal atau terlalu sering untuk
memproduksi pola atau dies. Dia terlalu sibuk untuk mempertanyakan vendor atas hal tersebut.
Baru-baru ini, John mendengar rumor bahwa beberapa casting vendor menggunakan
equipment Turbo untuk memproduksi casting yang dijual ke perusahaan lain oleh casting
vendor.

Pada tahapan ini, Ken kembali ke kantor pusat untuk menulis bagian pertama dari hasil
auditnya sebelum kembali lagi ke Cityville untuk melengkapi reviewnya.
 Exhibit 1
General Bill of Material

Qty in Each No of Different

No Part
Turbocharger P/N's
1 Wheel and Shaft 1 4
2 Turbine Wheel 1 4
3 Shaft 1 1
4 Compressor Wheels 1 12
5 Turbine Housing 1 12
6 Compressor Housing 1 12
7 Bearing Housing 1 1
8 Bearing 1 1
9 Cpmpressor Plate 1 6
10 Nuts 16 3
11 Washers 16 3
12 Seal Rings 4 15
13 O-Ring 2 4
14 Grease 2 1
15 Plastic Packaging CapHousing 2 1
16 Plastic Packaging Capoil Ports 2 1
17 Box 1 1
18 Shrink Wrap 10 1
19 Silica pack 1 1
 Exhibit 2
Purchasing Departements Organization

Doug Mitchell
Purchasing Manager

Doug Mitchell

Purchasing Manager
Secretary

Arthur Gunn Bruce Norman Carl Potter John Harris

Buyer Buyer Buyer Buyer

Turbine Wheels Seal Rings Tooling and Repair

Compressor Housing
Compressor Wheels Bearing Box Production Chemical
Turbine Housing Compressor Plate Plastic Bags Maintenance Supplies
Bearing Housing Nuts Office Supplies
Shaft Washers
O-Ring
Grease
Plastic Packaging CapHousing
Plastic Packaging Capoil Ports
Shrink Wrap
Silica pack
 Exhibit 3
Purchases in 20x5

No Parts P/N's UP Dollars TP Buyers NS UI

AUC
1 Turbine Wheel 4 IIC ARG 1
158.902 4,53 719.826,06 13.497
Compressor
2 12 AC ARG 1
Wheels 177.816 3,27 581.458,32 12.217
3 Turbine Housing 12 IC ARG 2
135.614 9,18 1.244.936,52 15.301
Compressor
4 12 AC BCN 2
Housing 143.806 7,46 1.072.792,76 9.983
5 Bearing Housing 1 AC MG 2
265.803 6,24 1.658.610,72 132.750
6 Shaft 1 SBS ARG 3
160.700 2,97 477.279,00 12.591
7 Bearing 1 AC BCN 2
203.642 1,58 321.754,36 17.670
8 Compressor Plate 1 AC BCN 2
147.819 2,03 300.072,57 13.318
9 Nuts 5 H BCN 4
4.302.817 0,00 17.211,27 350.602
10 Washers 2 H BCN 4
4.032.008 0,00 4.032,01 326.007
11 Seal Rings 15 H CFP 4
1.020.015 0,00 2.040,03 86.001
12 O-Ring 4 H BCN 4
516.473 0,14 72.306,22 40.039
13 Grease 1 C BCN 2
240.000 0,01 2.400,00 21.327
Plastic Packaging
14 1 P BCN 1
CapHousing 255.000 0,05 12.750,00 23.250
Plastic Packaging
15 1 P BCN 1
Capoil Ports 247.000 0,03 7.410,00 21.583
16 Box 10 P CFP 2
380.550 0,54 205.497,00 30.712
17 Shrink Wrap 1 P BCN 2
1.300.000 0,05 65.000,00 98.333
18 Silica pack 1 P BCN 2
125.802 0,30 37.740,60 12.483
19 Plastic Bags 5 P CFP 2
9.035.000 0,02 180.700,00 654.916
Tooling and
20
Repair 3.017.983,15
Production
21
Chemical 402.016,15
Maintenance
22
Supplies 153.249,36
23 Office Supplies
97.004,14

10.654.070,24
Analisis Kasus :

1. Apa kekurangan-kekurangan operasional yang menjelaskan mengapa staff pembelian tidak

menyadari adanya program diskon korporat?
Staff pembelian tidak menyadari adanya discount korporat itu menunjukkan kurang nya
komunikasi antara anak perusahaan dan juga induk perusahaan. Menjalin komunikasi yang
baik itu sangat diperlukan dalam setiap usaha/bisnis. Headquarter seharusnya mensetup
semua sistem yang digunakan oleh anak perusahaan agar bisa menikmati program diskon
jika membeli dalam jumlah yang besar. Semua sistem harus terintegrated jadi satu agar
tidak ada informasi-informasi yang hilang seperti kejadian diatas.

2. Dengan cara apa kekurangan-kekurangan tersebut (missed information dari corporate

discount program) dapat ditemukan?
Perusahaan induk bisa menemukan miss komunikasi dalam program diskon korporat
adalah dengan melakukan audit terhadap anak perusahaan nya. National Engine memiliki
kebijakan untuk mereview setiap anak perusahaan yang baru diakuisisi setelah dua atau
tiga tahun pertama kepemilikan. Selaku Staff audit ken telah melakukan beberapa hal agar
mengetahui seberapa ketidakefisiensian dari perusahaan, yaitu dengan cara 1)
membandingkan bill of material dari turbo dengan material headquarter untuk item-item
yang sama tetapi memiliki harga yang berbeda. 2) Membandingkan price antara item-item
yang terdaftar di bill of material Turbo dengan supplier lain yang menyediakan material
sejenis di pasaran.

3. Art Gunn telah mengorder bearing house dari Casto dalam jumlah yang sangat besar untuk
membantu mereka dalam masalah keuangan. Isu apa yang terkait mengenai masalah ini?
Isu yang terkait dalam masalah ini, yaitu :
Tidak ada nya persetujuan dari Doug selaku manajer pembelian atas pembelian bearing
housing yang melebihi kapasitas produksi.
Kurang nya pengendalian terhadap pembelian barang yang sudah diatas nilai
maksimum nya sehingga akan memunculkan ketidak efisiensian pada pembelian
barang Bearing Housing, karena pembelian nya terlalu banyak yaitu hampir mencapai
setengah dari pembelian tahun 2015. Pembelian yang terlalu banyak ini dikarenakan
Pemasok Bearing housing ini yaitu Casto sedang mengalami kesulitan keuangan. Maka
dari hal itu Art merasa kasihan dan membeli sebanyak banyak nya bearing housing ke
 casto agar casto tetap bisa mempertahan kan kelangsungan hidup perusahaan nya. Art
merasa casto adalah supplier yang bagus dalam memenuhi kebutuhan custumer nya.
Berikut ini adalah loss yang diakibatkan oleh persediaan yang diatas maksimum:

No
Qty in
of Barang
Each
No Part Differ UI Yang Harus AUC Loss
Turbocha
ent Dibeli
rger
P/N's
1 Wheel and Shaft 1 4
2 Turbine Wheel 1 4
13.497 119.253 4,53 $540.216,09
3 Shaft 1 1
12.591 120.159 2,97 $356.872,23
4 Compressor Wheels 1 12
12.217 120.533 3,27 $394.142,91
5 Turbine Housing 1 12
15.301 117.449 9,18 $1.078.181,82
6 Compressor Housing 1 12
9.983 122.767 7,46 $915.841,82
7 Bearing Housing 1 1
132.750 - 6,24 -
8 Bearing 1 1
17.670 115.080 1,58 $181.826,40
9 Compressor Plate 1 6
13.318 119.432 2,03 $242.446,96
10 Nuts 16 3
350.602 2.102.087 0,00 $8.408,35
11 Washers 16 3
326.007 2.103.625 0,00 $2.103,62
12 Seal Rings 4 15
86.001 509.500 0,00 $1.019,00
13 O-Ring 2 4
40.039 245.481 0,14 $34.367,27
14 Grease 2 1
21.327 254.837 0,01 $2.548,37
Plastic Packaging
15 2 1
CapHousing 23.250 253.875 0,05 $12.693,75
Plastic Packaging
16 2 1
Capoil Ports 21.583 254.709 0,03 $7.641,26
17 Box 1 1
30.712 102.038 0,54 $55.100,52
18 Shrink Wrap 10 1
98.333 1.317.667 0,05 $65.883,34
19 Silica pack 1 1
12.483 120.267 0,30 $36.080,10

8.098.757 $3.935.373,80

Dari tabel diatas menunjukkan bahwa kerugian yang dialami oleh perusahaan jika semua
persediaan barang untuk pembuatan turbocharge menyesuaikan dengan persediaan bearing
housing. Jadi diasumsikan barang yang harus dibeli jika menyesuaikan inventory Bearing
housing ialah 8.098.757 dengan uang yang dihabiskan sebesar $3.935.373,80 . Andai pun
perusahaan memproduksi sebanyak inventory bearing housing, perusahaan masih harus
memikirkan apakah kapasitas produksi memadai dan apakah akan laku terjual semua nya jika
diproduksi dengan begitu banyak. Dan juga ditemukan Adanya pembelian Silica pack yang
tidak diketahui untuk apa, karena didalam Bill of Materials nya tidak ditemukan silica pack ini
digunakan untuk apa.

No Parts P/N's UP AUC Dollars TP Buyers NS UI

Silica
1 1 P BCN 2
pack 125.802 0,30 37.740,60 12.483

Pembelian silica pack ini dilakukan oleh Bruce norman, meskipun di bagan organisasi itu
disebutkan adanya job untuk pembelian silica pack akan tetapi didalam bill of materials
tidak disebutkan silica pack dalam pembuatan turbocharger. Bisa dilihat dari data diatas
bahwa adanya uang sekitar $37.774,60 untuk pembelian silica pack. Dan bisa dilihat untuk
persediaan ahir untuk silica pack yang berkurang, awal pembelian 125.802 menjadi 12.483
sehingga ada kemungkinan barang yang hilang sekitar 113.319 dan $ 33.996.

4. Jika Nasional Engine memilih untuk membayar Vendor untuk membuat casting molds,
tindakan protektif apa yang harus diambil?

Tindakan protektif yang harus diambil adalah dengan cara membuat kontrak/perjajian
kedua belah pihak agar tidak ada kecurangan dalam pembuatan casting molds. Kecurangan
dalam kontek diatas adalah tidak adanya pihak yang dirugikan. Melakukan pengawasan
yang lebih ketat lagi terhadap vendor agar vendor tersebut hanya melayani perusahaan
national engine saja, bukan melayani customer lain nya tetapi menggunakan peralatan
national engine. Pengawasan bukan hanya dari segi kontrak saja, tetapi national engine juga
bisa menempatkan orang pada vendor tersebut agar bisa mengawasi kinerja dari vendor
nya. Dari pihak National engine juga harus melakukan review secara berkala atas harga
dari supplier yang sama, agar perusahaan tidak mengalami kerugian karena mendapatkan
harga yang mahal dari satu supplier.