Anda di halaman 1dari 9

INSTANT WORKSHOP MENGELOLA PERLENGKAPAN KANTOR MENGELOLA PERLENGKAPAN KANTOR INSTANT WORKSHOP

Mengelola 1 Masukkan Data Perlengkapan pada Visio 2 Buat Workbook Excel 3 Ekspor Data Visio ke Excel

Perlengkapan
Kantor
Salah satu tugas paling berat bagi seorang manajer
adalah memonitor komputer, furnitur, dan perlengkapan
yang lain. Anda bisa menggunakan Visio untuk Langkah pertama dalam menggunakan Visio dan Excel untuk Setelah memasukkan data properties, Anda bisa mengekspor Pada Visio, pilih objek yang berisi informasi yang ingin Anda
menampilkan perangkat kantor dalam bentuk layout. mengatur perlengkapan kantor Anda adalah dengan data tersebut ke Excel. Setelah mempunyai data pada Excel, ekspor. Pada menu Tools, klik Export to Database. Kotak
memasukkan informasi masing-masing perlengkapan pada Anda bisa melihat informasi mengenai perlengkapan Anda dialog Export To Database muncul. Pada daftar Cells to
Namun, sulit rasanya untuk melihat informasi tentang Visio. Selanjutnya, Anda bisa mengekspor data tersebut ke pada satu worksheet, mengatur data untuk mendapatkan export, klik sel yang tidak ingin Anda ekspor dan kemudian
semua perlengkapan di Visio. Untungnya, Anda bisa Excel untuk analisis lebih lanjut. Masukkan informasi secara informasi yang dibutuhkan, dan mengubah format data untuk klik Delete. Pada daftar Name, klik Excel Files. Kotak dialog
mendetail secara lengkap pada pada kotak dialog Custom menyorot perlengkapan yang perlu diganti. Untuk Select Workbook muncul. Cari workbook Excel yang baru
menggunakan Excel untuk mengelola data dari Visio. Properties Visio. Untuk memasukkan properties ke shape mengeskpor properties objek Visio ke Excel: buka workbook saja Anda buat, klik workbook pada field Database Name,
gambar Visio: klik shape yang ingin Anda isi properties- baru pada Excel, dan kemudian klik Save pada menu File. dan kemudian klik OK. Kotak dialog Select Workbook
Gunung Sarjono nya. Pada menu Shape, klik Custom Properties. Kotak dialog Pada field File Name, masukkan nama untuk workbook dan ditutup. Pada kotak dialog Export to Database, ketik ItemID
Custom Properties muncul. Masukkan data pada field yang kemudian klik Save. Pada menu File, klik Close untuk pada kotak Field, dan kemudian klik OK. Visio mengekspor
ada, dan kemudian klik OK. menutup workbook. Jangan keluar dari Excel. data shape Anda ke workbook Excel yang Anda pilih.

4 Masukkan Format Kondisional (1) 5 Masukkan Format Kondisional (2) 6 Tandai Informasi yang Diperlukan Tentukan Data yang Disimpan pada Visio
Visio dan Excel
merupakan dua
program yang
powerful, tetapi
Anda bisa meng-
gabungkan mereka
untuk mengelola
perangkat kantor
Anda secara efek-
tif. Anda harus me-
nentukan informasi mana yang ingin disimpan di Visio dan
mana yang ingin Anda simpan di Excel. Umumnya, Anda
Setelah data Visio masuk ke Excel, Anda bisa membuat Anda harus susah payah mencari komputer mana yang telah Pada daftar Color, klik kotak merah, dan kemudian OK dua
harus menyimpan informasi tentang objek itu sendiri,
formula dan formatting yang bisa digunakan untuk mengelola melewati tanggal penggantian. Namun, akan lebih mudah kali. Excel memasukkan format kondisional ke sel pada
seperti nomor seri, nomor produk pabrikan, dan tanggal
data secara efektif. Salah satu tool yang powerful adalah untuk melihat komputer mana yang perlu diganti jika kolom E. Tampak jelas bahwa beberapa komputer perlu
pembelian pada Visio. Informasi yang berhubungan dengan
format kondisional, yang mengubah tampilan data Excel tanggal yang lewat ditampilkan dalam warna merah.Klik diganti. (Catatan: pada formula yang Anda masukkan
kebijakan perusahaan, seperti tanggal suatu perangkat
berdasarkan suatu nilai tertentu. Sebagai contoh, lihat judul kolom yang berisi tanggal penggantian perlengkapan sebelumnya, Anda mengetik E2 sebagai sel acuan. Ini berarti
diganti, harus disimpan di Excel.
worskheet daftar perlengkapan pada gambar, yang (pada contoh di sini, judul kolom E). Pada menu Format, sel referensi bersifat relatif, yaitu bisa bervariasi pada
Dengan menyimpan tanggal pembelian, lokasi fisik, dan
menampilkan tanggal pembelian dan penggantian PC di klik Conditional Formatting. Pada kotak pertama, klik waktu formual di-copy ke sel lain. Jika Anda mengetik
melacak informasi perangkat kantor Anda pada Visio, Anda
kantor Anda. Tidak mudah untuk melihat komputer mana Formula Is. Kotak kedua dan ketiga akan hilang, diganti referensi sebagai $E$2, itu akan membuat sel referensi
mengelola inventaris fisik. Pada waktu mengekspor data
yang perlu diganti. Worksheet berisi semua informasi yang dengan field untuk memasukkan formula. Ketik =E2<NOW(). bersifat absolut, yang berarti formula akan mengecek nilai
perlengkapan ke Excel, Anda bisa lebih mudah melihat
Anda butuhkan untuk membeli komputer baru. Klik Format. Kotak dialog Format Cells muncul. pada sel E2 terlepas dari ke manapun formula di-copy.
tanggal penggantian.

112 PC Media, 01/2006 PC Media, 01/2006 113


INSTANT WORKSHOP MEMBUAT DAFTAR KEHADIRAN PEGAWAI MEMBUAT DAFTAR KEHADIRAN PEGAWAI INSTANT WORKSHOP

Membuat Daftar 1 Buat Workbook (1) 2 Buat Workbook (2) 3 Buat Hitungan (1)

Kehadiran
Pegawai
Para pegawai dan atasan mereka sering kali perlu tahu
informasi mengenai hari libur pegawai, termasuk berapa
banyak sisa cuti libur mereka, berapa banyak cuti sakit Buat workbook baru dengan total lima worksheet. Beri Ulangi langkah pada worksheet Q2, Q3, dan Q4 untuk Untuk menghitung jumlah hari off kita gunakan formula
yang telah mereka gunakan, dan apakah mereka masih nama worksheet: Tahun-Hari, Q1, Q2, Q3, dan Q4. Pilih mengisikan 1/4/2006 sampai 30/6/2006, 1/7/2006 sampai COUNTIF. Formula akan menghitung jumlah sel yang

punya cuti lagi. Workbook berikut akan menyediakan data semua worksheet (tekan dan tahan tombol CTRL pada waktu
mengklik tab masing-masing worksheet), dan masukkan
30/9/2006, dan 3/10/2006 sampai 30/12/2006. Pada
worksheet Hari-Tahun, masukkan nama pegawai dan data
ditandai dengan: l dan menampilkannya pada kolom
Liburan, p dan menampilkannya pada kolom Pribadi, s
tersebut. judul kolom, mulai dari A1: Nama Belakang, Nama Depan, lainnya, dan kemudian urutkan berdasarkan nama depan. Pilih dan menampilkannya pada kolom Sakit. Pada sel C2 di
Libur, Pribadi, Sakit. Pada worksheet Tahun-Hari, masukkan kolom Nama Depan dan Nama Belakang, dan kemudian pada worksheet Q1, masukkan formula =COUNTIF($F2:$CQ2,l)
field lain seperti Nomor Asuransi, Posisi, Atasan, Mulai menu Edit, klik Copy. Pindah ke worksheet Q1, dan kemudian untuk menghitung hari liburan. Formula akan melihat range
Gunung Sarjono Bekerja, dan Keterangan. Pada worksheet Q1, masukkan pilih ketiga sheet kuartal yang lain. Klik sel A2, dan paste sel pada kurtal pertama dan menghitung sel yang berisi
hari yang dimulai dari 1-1-2006 pada sel F1 dan berakhir nama. Nama sekarang muncul pada semua worksheet. l. Seret fill handle untuk meng-copy formula ke dalam
dengan 31/3/2006 pada sel CQ1. (Jika ada orang bekerja Hilangkan pemilihan semua worksheet. Selanjutnya kita akan semua baris pegawai yang lain pada kolom C.
pada akhir pekan, lakukan fill biasa.) membuat formula. Supaya mereka bekerja dengan benar, lima
kolom pertama pada kelima worksheet harus identik.

4 Buat Hitungan (2) 5 Hitung Total Kehadiran 6 Masukkan Format Kondisional 7 Masukkan Data

Anda juga bisa langsung meng-copy formula ke dalam kolom Worksheet Tahun-Hari mengambil data dari masing-masing Beberapa atasan suka melihat pola hari off. Apakah ada Kecuali orang-orang di perusahaan Anda bekerja pada hari
Pribadi dan Sakit (sel D6 dan E6), tetapi jangan lupa untuk keempat worksheet yang lain dengan menggunakan yang sakit setiap hari Senin atau mengambil cuti setiap libur, masukkan h untuk setiap hari libur di sepanjang
mengganti l menjadi p untuk kolom Pribadi dan ke s referensi 3-D, yang mengacu ke range sel pada dua atau akhir bulan sebelum membuat laporan? Salah satu cara tahun. Pada waktu seseorang mengambil cuti, masukan l
untuk kolom Sakit. Atau masukkan formula berikut: lebih worksheet pada workbook yang sama. Untuk membuat untuk membedakan pola tersebut adalah dengan untuk liburan, p untuk pribadi, dan s untuk sakit.
=COUNTIF($F2:$CQ2;p) dan =COUNTIF($F6:$CQ2;s). rangkuman hari libur untuk pegawai pertama: pada memasukkan format kondisional untuk menyorot setiap hari Workbook otomatis menghitung jumlah hari off dan
Masukkan formula ke dalam sel C2 pada ketiga worksheet worksheet Tahun-Hari, klik sel C2. Masukkan =SUM(. Klik off dalam warna yang berbeda. Pilih keempat worksheet mencatatnya pada kolom yang sesuai pada worksheet
kuartal yang lain, ubah range supaya sesuai dengan alamat tab worksheet Q1, dan kemudian klik sel C2. Tekan dan kuartal dan kemudian pada sel F2, buat tiga formula seperti kuartal. Workbook juga mencatat total hari off pada
sel yang berisi hari terakhir pada kuartal tersebut, dan tahan tombol SHIFT sambil mengklik tab worksheet Q4. yang tampak pada gambar. Selanjutnya gunakan Format worksheet Tahun-Hari. Anda mungkin ingin mendapatkan
kemudian isikan formula ke semua pegawai. Isikan juga Klik bagian akhir formula pada bar formula, dan ketik tanda Painter untuk meng-copy format ke semua sel yang lain versi cetak dari data, jadi akan sangat membantu jika
formula ke dalam kolom Pribadi dan Sakit, tapi ubah dulu kurung tutup. Formula akhir akan tampak seperti berikut: pada worksheet. membuat worksheet siap untuk dicetak.
l ke p atau s bergantung kepada kebutuhan. =SUM(Q1:Q4!C2). Masukkan formula ke dalam kolom
Pribadi dan Sakit semua pegawai.

114 PC Media, 01/2006 PC Media, 01/2006 115


INSTANT WORKSHOP MEMBUAT DAFTAR KEHADIRAN PEGAWAI MEMBUAT DAFTAR KEHADIRAN PEGAWAI INSTANT WORKSHOP

8 Atur Margin 9 Beri Proteksi

Pilih kelima worksheet sebelum mengubah Page Setup. Misalkan ada pegawai baru. Pilih kelima worksheet, dan
Berikut adalah beberapa yang perlu diubah: tambahkan baris ke semua worksheet pada saat yang
 Margin and Orientation. Untuk mendapatkan jumlah data bersamaan. Pilih worksheet Tahun-Hari, dan masukkan
maksimum pada masing-masing halaman, ubah margin formula ke dalam baris yang baru. Pilih keempat worksheet
sekeliling halaman menjadi 0,25 inci dan orientasi halaman kuartal, dan masukkan formula ke dalam baris yang baru.
ke Landscape. Format kondisional otomatis di-copy, tetapi Anda harus
 Header dan Footer. Karena ini data Tahun-Hari, Anda tentu mengetesnya dengan menekan v pada sel di baris yang
ingin tahu tanggal yang terdapat pada halaman cetak. Anda baru. Warna yang Anda pilih untuk v akan muncul. Untuk
bisa membuat header dan footer yang memasukkan menghindari supaya sel yang berisi formula tidak tertulis,
tanggal. buat proteksi untuk setiap worksheet sehingga hanya sel
 Untuk mempermudah pelacakan data dari halaman ke tertentu saja yang bisa diisi. Ini penting terutama jika ada
halaman, atur worksheet untuk mengulangi baris pertama orang lain yang akan memasukkan data ke workbook.
dan dua kolom pertama.

10 Simpan Workbook Sebagai Template Tentukan Kebutuhan Anda


Langkah pertama dalam membuat workbook daftar hadir
adalah menentukan kebutuhan Anda:
 Informasi apa yang ingin Anda dapatkan? Apakah Anda
menginginkan total masing-masing cuti liburan, pribadi dan
sakit, atau Anda hanya memerlukan total semua hari off?
 Apakah Anda ingin mendapatkan data per minggu atau
per bulan, atau per kuartal? Bisa saja Anda tidak perlu
mengelompokkan data, sepanjang Anda mengetahui
total hari off. (Catatan: Anda tidak bisa membuat satu
worksheet yag berisi semua hari kerja dalam setahun.
Meskipun akhir pekan tidak dihitung, dalam setahun
masih terdapat 260 hari kerja (52x5), sedangkan Excel
Anda bisa menggunakan workbook secara berulang-ulang. hanya mempunyai 256 kolom. Namun, sat worksheet
Setelah memasukkan daftar pegawai simpan workbook dengan periode 3-bulan atau 6-bulan sudah mencukupi).
sebagai template sebelum Anda memasukkan data. Ketika
tahun baru tiba, buat workbook baru berdasarkan template,
masukkan tanggal baru, ubah daftar pegawai jika
diperlukan, dan Anda siap memasukkan data. Meskipun
pembuatan workbook sedikit membutuhkan waktu, melacak
kehadiran akan lebih mudah. Para pegawai bisa dengan
mudah mengetahui jumlah cuti libur yang telah digunakan
dan juga berapa lama izin sakit.

116 PC Media, 01/2006 PC Media, 01/2006


INSTANT WORKSHOP HEMAT WAKTU DENGAN MACRO HEMAT WAKTU DENGAN MACRO INSTANT WORKSHOP

Hemat Waktu 1 Periksa Macro yang Ada 2 Tentukan Urutan Perintah 3 Buka Kotak Dialog Record Macro

dengan Macro
Sepanjang Anda melakukan tindakan untuk pencegahan,
macro Office tidaklah berbahaya. Sebaliknya, macro bisa
membuat hidup Anda lebih mudah dengan mengotomasi
pekerjaan.
Sebelum membuat macro baru, tidak ada salahnya melihat Macro merupakan rangkaian perintah yang bisa Anda rekam Setelah yakin macro inginkan belum tersedia, Anda bisa
Gunung Sarjono apakah yang dibutuhkan sudah ada. Banyak aplikasi Office dan kemudian jalankan pada program Office, sehingga ia merekamnya. Sebagai contoh kita buat macro Word
mempunyai sejumlah perintah yang tidak terdapat dalam diulang pada waktu yang ditentukan. Jadi, jika Anda sering sederhana, tetapi langkah pada Word dan aplikasi Office
tombol toolbar atau opsi menu. Sama juga, jika Anda memformat teks sebagai Arial 12pt cetak tebal dan yang lain tidak berbeda. Prosesnya sama dengan merekam
menginstalasi aplikasi plug-in seperti Adobe Acrobat, aplikasi berwarna hijau, Anda bisa membuat macro untuk pesan penjawan telepon. Hanya saja di sini kita merekam
akan menginstalasi macro-nya sendiri. Jika Anda menggunakan melakukan tugas tersebut dalam satu langkah dari pada gerakan mouse dan penekanan tombol, bukannya suara.
file Office dari orang lain, ia bisa saja membuat beberapa memilih font, ukurang, warna, dan efek. Contoh sederhana: Anda bisa menjalankan hasil rekaman kapan saja dengan
macro yang digunakan pada dokumen. Untuk melihat yang macro bisa digunakan di Word untuk memformat tabel atau memilihnya dari daftar macro. Pada menu Tools, pilih
sudah ada, buka kotak dialog Macro: pilih Tools, Macro, di Excel untuk melakukan perhitungan data tertentu. Jika Macro, dan kemudian klik Record New Macro untuk
Macros. Gunakan daftar pada Macros in untuk menampilkan diperlukan, Anda bisa membuat yang lebih kompleks. membuka kotak dialog Record Macro.
perintah yang ada yang tersedia pada dokumen.

4 Rekam Macro 5 Buat Tombol Macro atau Shortcut (1) 6 Buat Tombol Macro atau Shortcut (2) Rancang Macro
Beberapa kegunaan macro adalah mempercepat editing
dan formating, menggabungkan beberapa perintah
(misalnya memasukkan tabel dengan ukuran tertentu dan
border), dan mengotomatisasi tugas yang kompleks. Banyak
pengguna Office waspada terhadap macro karena mereka
berhubungan dengan malware. Namun, ini sama saja
dengan Anda takut terhadap program karena bisa merusak
PC. Macro memang ada yang berbahaya, tetapi banyak yang
berguna dan bisa membuat hidup Anda lebih mudah.
Sekuriti menjadi permasalahan karena beberapa macro
berisi perintah mencurigakan, Namun, sepanjang Anda
hanya menjalankan macro yang dibuat sendiri atau dari
Beri nama macro dan tentukan apakah hanya ke dokumen Jika Anda mempunyai banyak macro, menjalankan mereka Dari kotak dialog Anda bisa memilih apakah membuat orang atau perusahan yang bisa dipercaya, Anda akan baik-
aktif saja atau ke template normal. Klik OK. Pointer mouse dari kotak dialog Macro akan membuang waktu karena Anda shortcut baru atau mengubah yang sudah ada. Di bawah baik saja.
sekarang menampilkan kaset tape. Ini menunjukkan macro harus mencari-cari mana yang diinginkan. Untuk mengatasi Categories, pilih Macros. Semua macro akan ditampilkan Anda bisa membuat macro dengan merekam serangkaian
sedang merekam. Lakukan tindakan untuk macro dan masalah ini, Anda bisa membuat tombol toolbar untuk pada kolom sebelah kiri. Pilih mana yang ingin Anda penekanan tombol dan klik mouse. Namun, Anda perlu
kemudian klik tombol Stop pada toolbar macro. Untuk macro atau membuat shortcut keyboard supaya bisa gunakan. Kotak Current Keys menampilkan semua shortcut membuat rencana. Jika Anda ingin menggunakan macro
menjalankan macro, pada menu Tools, pilih Macro, dan menjalankan dengan cepat. Dengan membuat tombol yang sudah dibuat untuk macro. Tekan kombinasi tombol untuk memformat teks pada Word atau sel pada Excel, Anda
kemudian klik Macros. Pilih macro dari daftar. Klik Run shortcut, memungkinkan Anda untuk menjalankan macro yang ingin Anda gunakan dan lihat di bawah Currently harus mengetahui data yang relevan sebelum merekamnya.
untuk melihatnya. Jika Anda tidak menemukan macro Anda dari keyboard. Untuk melakukannya, klik Tools, Customize assigned tosiapa tahu sudah ada. Klik Assign untuk Anda tidak bisa membuat macro untuk mengubah sesuatu
pada daftar, coba ganti pilihan pada field Macros in. Jika dan pilih apakah Anda ingin menyimpan perubahan ke menegaskan perubahan dan klik Close dua kali. tanpa memberinya apa yang harus diubah. Dalam contoh
Anda melakukan kesalahan pada waktu merekam, jangan dokumen aktif atau template normal. Klik Keyboard. setting teks dan warna, setelah membuat macro, yang perlu
khawatir: ulangi lagi dari awal dan timpa macro dengan Anda lakukan adalah sorot teks yang ingin Anda ubah dan
nama yang sama. jalankan macro.

114 PC Media, 02/2006 PC Media, 02/2006 115


INSTANT WORKSHOP MEMBUAT AGENDA MEETING MEMBUAT AGENDA MEETING INSTANT WORKSHOP

Membuat Agenda 1 Buat Judul dan Kolom Agenda 2 Format Sel Sebagai Waktu 3 Masukkan Formula

Meeting
Meeting bulanan akan dilaksanakan Senin depan. Empat
orang sudah memberikan agenda untuk meeting, dan
masih ada beberapa yang belum. Atasan Anda ingin
semuanya dibahas dan meeting harus selesai tepat pada
waktunya. Tugas Anda adalah membuat agenda meeting Pada Workshop kali ini kita akan membuat worksheet Pada waktu agenda nanti digunakan, Anda masukkan jam Klik sel pertama pada kolom Selesai, dan masukkan formula
dan mengatur waktu untuk masing-masing. Microsoft Office Excel 2003 sederhana yang otomatis mulai meeting pada sel pertama kolom Mulai. Kemudian Anda berikut: =IF(ISBLANK(C8);;A8+C8). Formula akan menam-
mengelola waktu mulai dan selesai, bahkan pada waktu masukkan lamanya masing-masing item pada kolom Waktu. bahkan nilai pada kolom Mulai (sel A8) ke nilai pada kolom
Anda melakukan pengaturan. Pertama, buat judul yang Excel menghitung waktu mulai dan selesai lainnya. Jika Anda Waktu (sel C8) untuk menampilkan waktu selesai. Fungsi IF
Gunung Sarjono akan muncul di bagian atas agenda cetak. Misalnya, Topik, mengubah lamanya suatu item pada kolom Waktu, Excel memastikan bahwa sel pada kolom Selesai kosong jika tidak
Lokasi, dan Tanggal. Kemudian masukkan judul kolom untuk menghitung ulang semua waktu mulai dan selesai. Untuk itu ada entri pada kolom Waktu. (Catatan: jika Anda membuat
agenda itu sendiri, Masukkan tiga judul kolom pertama: masukkan formula pada kolom Mulai dan kolom Selesai. agenda yang berbeda dengan gambar, sesuaikan referensi sel.)
Mulai, Selesai, dan Waktu (atau Durasi). Setelah itu, Pertama kita format sel sebagai waktu. Pilih sel pertama kolom Klik sel pada baris kedua dari kolom Mulai, dan masukkan
masukkan yang Anda suka. Sebagai contoh misalnya kolom Mulai, Selesai, Waktu (pada gambar, yaitu sel A8, B8, dan formula berikut: =IF(ISBLANK(B8);;B8). Formula ini meng-
untuk Item (atau Materi) dan Kontak. C8). Pada menu Format, klik Cells. Pada tab Number, klik copy waktu selesai dari item sebelumnya ke kolom Mulai item
Time pada list Category. Pada daftar Type, klik 13:30, dan berikutnya, dan formula memasukkan nilai kosong jika kolom
klik OK. Waktu kosong. Copy (atau fill) formula pada sel B8 ke sel B9.

4 Tes Agenda 5 Ubah Agenda Menjadi Daftar 6 Isi Agenda 7 Proteksi Agenda

Untuk mengetes agenda, masukkan waktu mulai, misalnya Karena formatting dan fomula sangat penting pada agenda Sekarang agenda sudah menjadi list, garis biru muncul di Sebelum memproteksi agenda, pilih sel yang bisa diubah
13:00, pada sel pertama kolom Mulai. Masukkan nilai waktu ini, Anda tentu tidak ingin mengalami masalah karena sel sekeliling sel agenda. Garis biru tersebut tidak akan oleh orang lain dan buka mereka. Untuk meng-unlock sel,
pada baris pertama kolom Waktu; misalnya, masukkan 0:30 tidak diformat sebagai waktu atau tidak berisi formula yang tercetakitu hanya sebagai pembantu Anda saja. List pada menu Format, klik Cells, dan klik tab Protection.
untuk menunjukkan 30 menit. Pastikan untuk memasukkan sesuai. Untungnya daftar (list) Excel tidak mengharuskan otomatis memasukkan baris untuk entri baru, melalui tanda Selanjutnya hilangkan tanda centang () pada kotak Locked
nol dan titik dua untuk menandakan bahwa itu adalah nilai Anda untuk mengetahui jumlah baris yang dibutuhkan untuk bintang. Waktu mulai tidak otomatis muncul pada baris dan klik OK. Untuk menyalakan proteksi, pada menu Tools,
menit. 13:30 akan otomatis muncul pada baris pertama meng-copy formatting dan formuladaftar otomatis ini, dan jika Anda mengklik sel, formula tidak ditampilkan. pilih Protection, dan kemudian klik Protect Sheet. (Catatan:
kolom Selesai dan pada sel kedua kolom Mulai. Misalkan memasukkanya ke baris yang baru. Pada menu Data, pilih Namun, begitu Anda memasukkan nilai pada kolom Waktu, dengan adanya proteksi, mereka tidak bisa menambah
kebanyakan meeting mempunyai lebih dari dua agenda, List, dan kemudian klik Create List. Pastikan Excel telah waktu mulai dan selesai ditampilkan pada worksheet. Jika baris, jadi pastikan Anda memasukkan semua topik atau
dengan demikian Anda ingin masukkan formula ke baris memilih range yang benar dan list Anda mempunyai header, Anda ingin mengirimkan agenda kepada orang lain, ada menambahkan baris untuk topik tambahan sebelum
berikutnya. Untuk itu, kita ubah agenda ke list. dan kemudian klik OK. baiknya memproteksi agenda sebelum mengirimnya. memproteksi agenda.

114 , 03/2006 , 03/2006 115


Workshop Workshop
Excel Excel

Analisis 1 Tampilkan Toolbar Forms 2 Atur Baris dan Kolom 3 Gambar Tombol Spin

Finansial Via
Kotak Spin
Membuat model nansial bisa menjadi
kompleks, terutama jika memiliki banyak
Kotak spin adalah kotak teks yang dihubungkan ke suatu tombol Pada worksheet, pilih baris yang berisi sel dengan variabel kunci, Pada toolbar Forms, klik tombol spinner. Letakkan pointer ke atas sel
variabel dan skenario operasional. Dengan (disebut tombol spin) terdiri dari panah atas dan panah bawah. klik kanan baris, klik Row Height, dan kemudian masukkan 25. Jika di sebelah kanan sel dengan variabel kunci, dan kemudian tekan dan
kotak spin pada Microsoft Ofce Excel 2003 Tombol spin merupakan komponen pada toolbar Forms. Untuk Anda membutuhkan ruang supaya bisa memasukkan tombol spin di seret pointer untuk menggambar tombol spin. Atur lebar dan tinggi
menampilkan toolbar Forms, klik Toolbars pada menu View, dan sebelah sel input yang ingin digunakan, masukkan kolom baru. Pilih tombol spin supaya muat di sel dengan menyeret handle ukuran yang
Anda bisa membuat model nansial yang kemudian klik Forms. Pada model finansial Anda, identifikasi variabel sel di sebelah kanan sel input. Pada menu Insert, klik Columns. Pilih ada di ujung dan sepanjang pinggir tombol spin. Klik kanan tombol
andal sehingga bisa dengan mudah mengetes input yang ingin diubah untuk mengetahui berbagai skenario. Pada kolom yang baru, klik kanan, klik Columnd Width, dan kemudian spin, dan klik Format Control. Pada kotak dialog Format Control,
model finansial yang digunakan dalam contoh, Harga unit tahun masukkan 5. Perlu dicatat bahwa tinggi baris dan lebar kolom yang masukkan nilai variabel kunci (pada contoh di sini 400). Ini merupakan
skenario. 1 digunakan sebagai variabel kunci. Pada waktu mempersiapkan digunakan di sini sifatnya subjektif. Anda bisa mengubah tinggi baris nilai default yang muncul setiap kali Anda memilih worksheet.
worksheet model finansial untuk tombol spin, pastikan baris dan dan lebar kolom sesuai keinginan.
Gunung Sarjono kolom mencukupi.

4 Tentukan Nilai 5 Formula untuk Pecahan 6 Atur Format 7 Tes Kotak Spin

Pada kotak Minimum value, masukkan nilai terendah yang ingin ditampil- Kotak spin hanya bisa menampilkan integer positif (dari 0 sampai Pada kotak dialog Format Control, klik tab Control. Masukkan nilai Pada menu Window, klik New Window. Workbook baru yang iden-
kan oleh tombol spin. Pada contoh di sini, kami masukkan 250. Pada 30.000). Namun, jika misalkan sel input yang dihubungkan ke tombol Current value, Minimum value, dan Maximum value untuk kotak tik dengan yang ada akan muncul pada jendela yang baru. Tekan
kotak Maximum value, masukkan nilai tertinggi yang ingin ditampilkan berisi pecahan, seperti misalnya pada contoh di sini 5% (0,05) pada spin. Pada kotak Cell link, ketik D5 supaya tombol spin mengacu [Ctrl]+F6 untuk pindah ke jendela workbook pertama. Pada jendela
oleh tombol spin. Pada contoh di sini, kami masukkan 600. Pada kotak sel B5. Untuk menggunakan sel input yang mempunyai angka kurang ke integer positif yang ada pada sel D5, bukan pecahan pada sel workbook pertama, klik Arrange pada menu Window. Klik Horizontal
Incremental change, masukkan tingkat perubahan yang dilakukan setiap dari satu: Pilih sel kosong di sebelah tombol spin untuk variabel kunci, B5. Sebelum mengetes kotak spin, pastikan model input dan model jika Anda mau worksheet input tampil di atas worksheet output.
kali tombol spin diklik. Pada contoh di sini, kami masukkan 25. Pindahkan dan ketik 5. Sebagai contoh di sini, kami gunakan sel D5. Pada sel output terlihat pada layar komputer. Dengan demikian, pada waktu Klik Vertical jika Anda mau worksheet input tampil di sebelah kiri
kursor ke kotak Cell link. Pada worksheet, klik sel di mana nomor varia- B5, buat formula yang mengacu ke sel D5 dan juga menghitung mengklik tombol spin, perubahan input dan output segera ditampil- worksheet output. Pada worksheet input yang berisi kotak spin, klik
bel kunci muncul dan di mana hasil kotak spin akan ditampilkan (pada 5%. Sebagai contoh di sini, formulanya adalah =D5/100. Klik kanan kan. Jika model input dan output terdapat pada worksheet terpisah, panah atas atau panah bawah. Pada waktu mengklik tombol spin,
contoh di sini sel B4). Pada kotak dialog Format Control, klik OK. Ulangi tombol spin untuk sel B5, dan kemudian klik Format Control. pilih worksheet input. lihat sel output untuk melihat bagaimana mereka berubah.
langkah sebelumnya untuk tombol spin lain yang Anda masukkan.

116 WORKSHOP: EXCEL 05/2006 05/2006 WORKSHOP: EXCEL 117


Workshop Workshop
Excel Excel

Memisahkan 1 Masukkan Data 2 Jalankan Regresi 3 Tentukan Variabel

Biaya Tetap
dan Variabel
Untuk memperkirakan biaya yang akan
datang, Anda perlu memisahkan biaya tetap
dan biaya variabel dari total biaya. Anda bisa Formula untuk total biaya bisa dihitung dengan: Total Biaya = Biaya Pada menu Tools, klik Data Analysis. Klik Regression, dan kemudian Pindahkan kursor ke kotak Input X Range, dan kemudian pada
Tetap + (Biaya Variabel per Unit x Jumlah Unit). Buat worksheet baru. klik OK. (Jika perintah Data Analysis tidak tersedia, klik Add-Ins worksheet, sorot kolom Unit Output, termasuk judul kolomnya. Beri
menggunakan fungsi regresi linear untuk Anda bisa memasukkan data Anda sendiri atau menggunakan data pada menu Tools, beri tanda centang () kotak Analysis ToolPak, tanda centang () kotak Labels. Di bawah Output options, klik New
mengestimasi biaya tetap dan variabel tersebut pada contoh. Buat heading worksheet. Misalnya, untuk mengevalu- dan kemudian klik OK. Anda akan melihat pesan yang menanyakan Worksheet Ply: dan ketik Output Regresi pada kotak teks. Di bawah
asi biaya perusahaan manufaktur, beri nama kolom Bulan, Total Bi- apakah ingin menginstalasi ToolPak. Klik Yes dam ikuti instruksi Residuals, beri tanda centang () kotak Line Fit Plots, dan klik OK
dan membuat biaya formula Anda. aya Produksi, dan Unit Output. Pada kolom Total Biaya Produksi, yang diberikan. Pada waktu instalasi, Anda mungkin diminta untuk untuk menjalankan analisis regresi. Untuk mengatur lebar kolom
masukkan biaya yang ingin Anda evaluasi. Total biaya produksi memasukkan CD instalasi Microsoft Office.) Pada kotak dialog Regres- supaya bisa melihat seluruh output regresi, pilih kolom. Pada menu
Gunung Sarjono merupakan variabel dependen. Pada kolom Unit Output, masukkan sion, pastikan kursor berada di kotak Input Y Range, dan kemudian Format, pilih Column, dan kemudian klik AutoFit Selection. Jika grafik
target perkiraan dari biaya produksi Anda. Unit output merupakan pada worksheet Anda, sorot kolom Biaya Total Produksi, termasuk pencar terlihat kecil, klik grafik. Arahkan kursor ke sudut grafik dan
variabel independen. judul kolomnya. seret untuk memperbesar grafik.

4 Lihat Koesien Regresi 5 Biaya Tetap dan Variabel 6 Hitung Biaya Akan Datang Melihat Hubungan Variabel
Grak pencar pada data output merupakan diagram statistik
yang menunjukkan garis regresi sepanjang poin data. Jika poin
data dekat ke garis regresi, maka terdapat korelasi yang baik
antara variabel independen dan dependen (nilai R Square
menunjukkan ukuran kuantitatif dari korelasi ini). Jika garis
regresi dan poin data berjauhan, maka terdapat korelasi yang
buruk antara kedua variabel dan Anda harus mencari variabel
independen lain atau melakukan analisis tambahan. Residu
pada bagian Residual Output menunjukkan bagaimana perbe-
daan masing-masing poin data dengan yang diperkirakan pada
garis regresi. Semakin kecil residu, semakin baik perkiraan
Anda.

Pada output regresi linier, koefisien Intercept merupakan perkiraan Anda bisa melihat buku statistik dasar untuk mengetahui lebih banyak Sekarang Anda bisa menggunakan formula tersebut untuk mem-
biaya tetap. Koefisien Unit Output merupakan biaya variabel per unit. tentang regresi linier dan bagaimana menerjemahkan output-nya. perkirakan biaya yang akan datang. Sebagai contoh, misalkan Anda
Akurasi perkiraan biaya tetap dan variabel tersebut bergantung kepada Dengan asumsi terdapat korelasi yang kuat antara kedua variabel, ingin memproduksi 2.500 unit bulan depan, maka perkiraan biaya
hubungan antara variabel biaya produksi dan variabel unit output. Pada Anda sekarang mempunyai informasi yang cukup untuk memperki- produksinya adalah: Total Biaya Produksi = 12.320 + (20,96 x 2500)
umumnya, jika korelasi yang kuat antara kedua variabel, maka perki- rakan biaya yang akan datang. Misalkan biaya total produksi dihitung = 64.720. Dari sini bisa kita lihat dengan menggunakan fungsi regresi
raan akan semakin akurat. Salah satu cara untuk melihat korelasi antara dengan formula berikut: Total Biaya Produksi = Biaya Tetap + (Biaya linier Anda bisa lebih mudah memisahkan biaya tetap dan variabel. Fi-
variabel Anda bisa melihat nilai R Square. Pada contoh di sini, nilai R Variabel per Unit x Jumlah Unit). Dengan menggunakan koefisien tur ini membantu Anda memahami perilaku biaya dan memperkirakan
Square adalah 0,9544, yang artinya 95,44% variasi variabel dependen Intercept (12.320) dan koefisien Unit Output (20,96) dari output biaya yang akan datang secara akurat untuk keperluan budgeting
(Biaya Produksi) bisa dijelaskan oleh variabel independen (Unit Output). regresi maka perkiraan total biaya: Total Biaya Produksi = 12.320 + dan perencanaan.
Ini menunjukkan korelasi yang kuat antara kedua variabel. (20,96 x Jumlah Unit).

114 WORKSHOP: EXCEL 07/2006 07/2006 WORKSHOP: EXCEL 115


Workshop Workshop
Microsoft Excel Microsoft Excel

Membuat 1 Buat Workbook (1) 2 Buat Workbook (2) 3 Penilaian dengan Poin (1)

Buku Rapor
Elektronik
Apakah pada setiap akhir semester Anda
menghabiskan banyak waktu untuk menghitung
Dengan beberapa formula dasar dan sedikit pengaturan, Anda bisa Gunakan kolom tambahan untuk informasi lain yang relevan, ber- Untuk membuat buku rapor elektronik di mana setiap penilaian
nilai secara manual? Ada cara yang mudah mengubah worksheet Excel menjadi buku rapor elektronik yang gantung kepada jenis buku rapor yang ingin Anda buat (apakah diberi suatu poin: gunakan baris di bawah judul penilaian untuk
untuk menghitung dan mencatat nilai para akan menghitung nilai murid untuk Anda. Untuk membuat buku berdasarkan poin atau rata-rata). Kolom selanjutnya menunjukkan memasukkan perkiraan total poin untuk setiap penilaian. Ketik Total
rapor elektronik: Pada Excel, buat workbook baru. Ketik nama guru, awal penilaiansetiap penilaian akan diberikan kolom sendiri. Untuk Perkiraan Poin pada sel pertama baris tersebut. Di sebelah kanan
murid. pelajaran, dan informasi yang relevan di sel bagian atas. Ubah nama membuat tampilan buku rapor klasik dan untuk menghemat tem- data murid, gunakan kolom dan beri nama Total Poin. Di setiap sel
tab sheet yang ada di bagian bawah layar menjadi tingkat, pelajaran, pat, ketik setiap pokok penilaian agar dicetak secara vertikal. Untuk kolom tersebut, ketik =sum(A#:Z#), di mana A dan Z menunjukkan
Gunung Sarjono atau periode. Untuk melakukannya, pada menu Format, pilih Sheet, melakukannya, pilih kolom, dan kemudian klik Cells pada menu kolom penilaian pertama dan terakhir dan # menunjukkan nomor
dan kemudian klik Rename. Pada kolom A, ketik data murid (misalnya Format. Pada tab Alignment, seret ke atas kotak merah di bawah baris. Di sebelah kanan kolom Total Poin, gunakan kolom dan beri
nama dan nomor induk) secara vertikal. Orientatation sehingga teks akan dicetak pada sudut 90 derajat, dan nama Persentase.
kemudian klik OK.

4 Penilaian dengan Poin (2) 5 Penilaian dengan Rata-Rata 6 Beri Bobot Penilaian (1) 7 Beri Bobot Penilaian (2)

Di setiap sel kolom tersebut, ketik =A#/B#, di mana A# menunjukkan Di sebelah kanan kolom data murid, siapkan kolom untuk menampilkan Untuk memberi bobot ke kuis dan ujian sebagai perbandingan Pilih seluruh kolom, klik kanan, dan kemudian klik Hide. Ini tidak akan
sel di mana total poin murid ditampilkan dan B# menunjukkan sel nilai rata-rata murid dan beri nama kolom Rata-Rata. Pada setiap sel dengan penilaian biasa: Pada kolom setelah kuis atau ujian yang mengubah formula, tetapi ini membuat buku rapor lebih mudah
di mana perkiraan total poin semua penilaian ditampilkan. (B# akan kolom, ketik =average(A#:Z#), di mana A dan Z menunjukkan kolom akan diberi bobot, mulai dari murid pertama, ketik =A#, di mana A dibaca. Untuk mengetahui kolom yang tersembunyi, periksa huruf
mengacu ke sel yang sama untuk setiap murid.) Untuk mengubah penilaian pertama dan terakhir dan # menunjukkan nomor baris. Untuk adalah huruf kolom sebelumnya dan # adalah nomor baris saat ini. kolom. Jika ada huruf yang hilang, maka kolom tersebut disembunyi-
hasil dari desimal ke persentase, pilih kolom Percentage. Pada menghitung rata-rata dengan cepat, pilih sel tempat nilai rata-rata. Jika, misalnya angka ujian 10 tercantum pada sel Q4 maka formula kan. Sebagai contoh, jika judul kolom tertulis A C maka kolom
menu Format, klik Cells. Pada tab Number, di daftar Category, klik Pada menu Insert, klik Function. Kotak dialog Insert Function muncul. pada sel R4 adalah =Q4, sehingga angka kuis dihitung dua kali. Untuk B disembunyikan. Untuk menampilkan kolom, pilih kolom di kedua
Percentage dan kemudian klik OK. Untuk membuat buku rapor Di bawah Select a Function, klik Average, dan kemudian klik OK. Kotak menghitung angka tiga kali, ketik formula yang pada sel di kolom sisinya, klik kanan, dan kemudian klik Unhide. Untuk menampilkan
elektronik di mana setiap penilaian dinilai berdasarkan angka rata- dialog Function Arguments muncul. Di bawah Average, ketik range sebelahnya. Pada contoh di sini, sel S4. Setelah memasukkan formula semua kolom pada worksheet, pilih semua kolom, klik kanan, dan
rata, bukannya poin. sel yang ingin dirata-rata, dan kemudian klik OK. bobot, sembunyikan kolom yang berisi formula tersebut. klik Unhide.

114 WORKSHOP: MICROSOFT EXCEL 11/2006 11/2006 WORKSHOP: MICROSOFT EXCEL 115
Workshop Workshop
Microsoft Excel Microsoft Excel

8 Masukkan Huruf Nilai (1) 9 Masukkan Huruf Nilai (2) 10 Pelajaran/Periode Lain (1) 11 Pelajaran/Periode Lain (2)

Untuk menampilkan huruf nilai berdasarkan nilai persentase atau Sekarang buat judul kolom baru di sebelah kolom Rata-Rata. Atau jika Setelah membuat buku rapor elektronik di Excel, Anda bisa langsung Update worksheet yang baru, sesuai dengan nama murid, pe-
nilai rata-rata murid: buat skala nilai di suatu tempat dekat bagian Anda memberikan penilaian dengan sistem poin, buat kolom baru di meng-copy worksheet, lengkap dengan nama dan formula. Untuk nilaian, dan data baru lainnya. Untuk menggunakan sel dari sheet
atas worksheet. Sel E1 bisa digunakan untuk itu. Pada contoh sebelah kolom Persentase, dan beri nama Nilai. Pada sel Nilai untuk membuat buku rapor untuk pelajaran atau periode lain: Klik kanan lain (untuk mengambil nama atau penilaian dari pelajaran atau
berikut, nilai di sebelah kanan huruf menunjukkan persentase murid pertama, ketik pernyataan IF berikut:=IF(C4>H1,A,IF(C4>J1 tab sheet yang ada di bagian bawah layar, dan kemudian klik Move periode lain), pilih sel tempat Anda ingin memasukkan data, dan
maksimum untuk huruf nilai tersebut. (Supaya mudah dibaca, ,B,IF(C4>O1,C,IF(C4>T1,D,F))))di mana C4 menunjukkan or Copy. Kotak dialog Move or Copy muncul. Pilih lokasi worksheet kemudian ketik =namasheet!A1, di mana namasheet menunjuk-
ubah latar atau warna sel. Untuk melakukannya, pilih sel yang sel di mana rata-rata atau persentase murid dicatat dan H1, J1, O1, hasil copy, beri tanda centang () Create Copy, dan kemudian klik kan nama worksheet tempat Anda menarik data dari dan A1
ingin Anda ubah, dan kemudian klik Cells pada menu Format. dan T1 menunjukkan sel di mana persentase maksimum setiap huruf OK. Untuk mengganti nama worksheet yang baru, klik kanan tab menunjukkan nomor sel.
Kotak dialog Format Cells muncul. Pada tab Pattern, Anda bisa ditampilkan. Copy formula ke sel Nilai murid-murid yang lain. sheet, klik Rename, dan kemudian ketik namanya.
mengatur pola warna dan gambar sel.

12 Format dan Freeze Rapor 13 Kunci Rapor 14 Lakukan Penilaian Buku Rapor Elektronik
Buku rapor elektronik pada Microsoft Office Excel menghitung
nilai para murid secara otomatis pada waktu angka dimasukkan,
jadi Anda melihat melihat keseluruhan performa para murid se-
cara keseluruhan. Jika Anda sertakan buku rapor dalam halaman
ringkasan yang otomatis memasukkan nilai para murid saat itu,
Anda mempunyai laporan yang singkat dan mudah yang siap
untuk dicetak dan diberikan kepada para orang tua muridatau,
mengirim melalui e-mail. Khawatir dengan sekuriti? Jangan. Ti-
dak sulit untuk mengunci dan mem-password buku rapor Anda
sehingga tidak bisa diubah oleh orang lain.

Untuk memberi format khusus ke buku rapor elektronik Anda: pilih Pilih kolom yang ingin Anda kunci, klik kanan, dan kemudian klik Buku rapor elektronik bisa membuat pemberian nilai akhirbelum
sel yang ingin diformat. Pada menu Format, klik AutoFormat. Klik Format Cells. Pada tab Protection, beri tanda centang () Locked, dan lagi nilai pertengahan atau mingguanjauh lebih mudah dan tidak
ganda desain yang ingin Anda gunakan, dan kemudian klik OK. Untuk kemudian klik OK. Pada menu Tools, pilih Protection, lalu klik Protect menghabiskan banyak waktu. Hanya butuh waktu setup sebentar
mempermudah pembacaan Anda bisa me-nahan suatu baris atau Sheet. Jika Anda ingin melindungi worksheet dengan password, ketik untuk memulai. Dan pada waktu membuat buku rapor elektronik, ingat
kolom supaya tidak bergerak pada waktu berpindah antarsel. Pilih password, dan kemudian klik OK. Kotak dialog Confirm Password supaya fleksibel. Cobalah sampai menemukan formula dan fungsi yang
baris atau kolom di bawah atau di kanan baris atau kolom yang ingin tampil. Masukkan lagi password, lalu klik OK. Untuk membuka proteksi sesuai untuk Anda. Sekarang setelah buku rapor elektronik sudah sele-
ditahan. Pada menu Window, klik Freeze Panes. Selanjutnya, agar worksheet supaya bisa melakukan perubahan, pada menu Tools, pilih sai, Anda bisa mulai menghitung nilai para murid dengan memasukkan
lebih aman orang yang tidak berkepentingan kita bisa kunci dan beri Protection, dan kemudian klik Unprotect Sheet. Jika worksheet dipro- angka-angkanya langsung pada tempat yang telah disediakan.
password buku rapor. teksi dengan password, ketik password, dan kemudian klik OK.

116 WORKSHOP: MICROSOFT EXCEL 11/2006 11/2006 WORKSHOP: MICROSOFT EXCEL 117