SISTEM PENAGIHAN LOCK-BOX

Dalam penagihan piutang dagang, waktu adalah uang. Bahkan jika perusahaan tidak
mendesak pelanggannya untuk membayar piutang lebih cepat, penggunaan sistem lock-box
biasanya akan mengurangi float yaitu waktu antara penandatanganan pembayaran cek oleh
pelanggan dan saat dimana perusahaan dapat menggunakan uang tersebut. Sistem lock-box
mengurangi float yang biasanya timbul karena bank t5idak ada ijin dari perusahaan untuk
menggunakan out-of-state checks sampai dikliringkan melalui bank pelanggan. Proses ini
memakan waktu satu minggu. Sistem lock-box mengurangi float dengan cara menyimpan cek
dalam rekening perusahaan sebelum perusahaan memprosesnya. Tetapi nilai dana bersih yang
dihasilkan oleh pengurangan float dan manfaat lainnya, seperti penemuan cek kosong lebih awal,
harus ditunjang dengan sistem penagihan lock-box secara regional sesuai dengan penyebaran
pelanggannya secara geografis.

SISTEM APLIKASI PENJUALAN TUNAI

Perbedaan signifikan antara sistem aplikasi penjualan tunai dan sistem aplikasi
penerimaan kas melalui rekening adalah sebelumnya tidak ada catatan aktiva ( saldo rekening
pelanggan ) dalam sistem aplikasi penjualan tunai. Pembuatan dokumentasi merupakan titik
fokus sistem pengendalian. Fokus utama sistem adalah pemisahan fungsi-fungsi berikut ini :

a. Produk Jadi
Departemen produk jadi bertanggungjawab atas penanganan aktiva yang tersedia
dijual kepada pelanggan. Penjualan kepada pelanggan didokumentasikan dalam order
penjualan. Order penjualan memuat jumlah yang harus dibeli dan jumlah pengendalian
persedian barang yang akan dijual.
b. Penerimaan Kas
Pelanggan mengambil rangkapan order penjualan dari bagian penerimaan kas.
Departemen penerimaan kas mencatat penjualan dalam register kas atau peralatan lain,
menerima pembayaran dari pelanggan, dan menerbitkan penerimaan penjualan (dua
rangkap) kepada pelanggan.
c. Penagihan
Order penjualan ditelaah sebelum diposting ke jurnal penjualan. Setiap informasi
pengendalian persediaan harus tercakup dalam order penjualan yang akan diproses.
Jurnal voucher disajikan untuk mengikhtisarkan penjualan tunai.
d. Buku Besar
Jurnal voucher dari departemen penagihan dan pengendalian total yang diterima
dari departemen penerimaan kas dibandingkan. Jumlahnya kemudian diposting ke dalam
buku besar. Perhatikan bahwa sunber posting ke buku besar adalah voucher jurnal dimana
tagihan memuat jumlah order penjualan yang diterima. Jumlah ini harus sesuai dengan
jumlah kas yang diterima dari pelanggan melalui departemen penerimaan kas.
PENGELUARAN KAS
 Sistem pengeluaran kas dirancang untuk mengendalikan pengeluaran dengan cek dan
pengeluaran kas. Umumnya cek digunakan untuk pengeluaran besar, sedangkan pengeluaran kas
umumnya untuk pembayaran kecil yang biasanya diambil dari kas kecil yang menggunakan
sistem impres. Dana impres adalah dana yang dipelihara secara khusu, dengan jumlah yang telah
ditentukan terlebih dahulu. Secara berkala, dana impress harus ditelaah, pengeluaran-
pengeluaran tercatat ( voucher-voucher kas kecil ) harus dikaji ulang dan disahkan, dan cek
harus ditarik untuk mengisi ulang kas kecil sesuai dengan jumlah khusus yang telah ditetapkan.
Tujuan utama sitem adalah penggunaan sistem voucher untuk mendukung penarikan-
penarikan cek, pemisahan pengesahan dari pembayaran actual, dan rekonsiliasi bank secara
independen. Hal-hal tersebut akan dibahas pada bagian berikut ini :
a. Hutang Dagang
Departemen hutang dagang menerima rangkapan-rangkapan permohonan
pembelian, order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur pemasok.
Dokumen-dokumen tersebut ditelaah, dan disertifikasi sesuai kelengkapan, dan
disusun dalam paket voucher.
b. Pengeluaran Kas
Setelah cek-cek voucher dan paket-paket voucher ditelaah, cek-cek
ditandatangani dan paket-paket voucher dibatalkan dan diarsipkan menurut nomor.
Cek-cek voucher kemudian diposting ke register cek.
c. Buku Besar Biaya
Voucher distribusi diposting ke buku besar biaya dan buku besar persediaan
sesuai kebutuhan. Ikhtisar distribusi disiapkan, direkonsiliasi dengan voucher
distribusi, dan disahkan.
d. Buku besar
Ikhtisar distribusi diterima dari buku besar beban, jurnal voucher diterima dari
departemen hutang dagang, dan pengendalian total dari pengeluaran kas
rekonsiliasikan, dan total-totalnya diposting ke buku besar.
e. Audit Intern
Cancelled check diterima dari bank bersama-sama dengan rekening Koran.
Rekonsiliasi bank yang independen merupakan pengendalian yang penting dalam
sistem aplikasi pengeluaran kas.

SISTEM VOUCHER

Sistem Voucher merupakan tehnik penelaahan yang penting. Pengendalian nyata atas
pengeluaran adalah penelaahan akhir dokumen-dokumen bukti transaksi sebelumnya sesuai
dengan otoritas pembayaran. Otoritas harus dalam bentuk penandatanganan paket voucher atau
penyajian ( atau penandatangan ) dormulir untuk mengotorisasi masukan ke dalam register
voucher.
Sistem hutang dagang memuat sub buku besar tambahan rekening kreditor, posting faktur
dan pembayaran-pembayaran kredit pada masing-masing rekening kreditor. Beberapa voucher
akan berkaitan dengan kreditor yang sama, sebagai perbedaan dari rekening tunggal pada sistem
hutang dagang. Beragam berkas-berkas voucher hutang dibuat dalam sebagian besar sistem,
sebab informasi hutang sangat penting dalam perencanaan keuangan jangka pendek.
Sistem voucher sesungguhnya berpusat pada voucher-voucher. Dalam aplikasi computer,
sebagian besar akun-akun dalam proses pemadan dikodekan dan diproses dengan computer.
Kemudian sistem voucher dapat pula menerapkan penyetempelan faktur atau order pembelian
dengan stempel voucher dan mendokumentasikan proses pemadanan ini dalam dokumen orisinal
tersebut.

POSTING HUTANG

Setelah faktur-faktur disahkan untuk pembayaran, akan ditahan sampai tanggal jatuh
tempo dan secara formal diposting pada waktunya. Faktur-faktur tersebut di posting pada saat
pengesahan (yang umumnya berbeda dari tanggal jatuh tempo). Karena sebagian besar
perusahaan berusaha membayar faktur-faktur jatuh tempo untuk memaksimalkan modal kerja,
maka timbul tanda Tanya yang berhubungan dengan catatan formal mengenai jumlah hutang
kreditor.

Penyajian voucher bagi faktur-faktur individual yang berhubungan dengan pemasok yang
sama pada periode yang sama akan berakibat penarikan cek-cek untuk pemasok yang sama pada
bulan yang sama. Ini tidak efisien. Sebagian besar perusahaan akan mengakumulasi faktur-faktur
pemasok yang sama dan membayarnya dengan satu cek saja. Prosedur semacam ini disebut
prosedur built-up voucher.

Sistem built-up voucher sangat penting fungsinya dalam sistem hutang dagang. Setelah
faktur-faktur disahkan, akan disortir dan diakumulasikan berdasarkan nama pemasok atau nomor
voucher. Tiga berkas yang dibutuhkan untuk membuat informasi yang bermanfaat adalah :
Pertama, berkas faktur-faktur yang telah disahkan tapi belum dibayarkan, dengan akses terbuka
untuk pembayaran pada saat jatuh tempo. Kedua, berkas faktur-faktur yang telah jumlah yang
dibayarkan, biasanya dalam urutan numeric. Ketiga, berkas pemasok yang memuat jumlah yang
dibayarkan dan belum dibayarkan, diurutkan berdasarkan ID pemasok.

Konsep voucher sangat membantu dalam prosedur pengeluaran di setiap organisasi jika
catatan dasar diperlukan dan otorisasi serta pengendalian pengeluaran merupakan hal yang
penting. Prosedur semacam itu menyajikan catatan berurutan dan dokumentasi yang baik,
sehingga sangat menguntungkan dalam mewujudkan penanganan kas yang baik.

APLIKASI-APLIKASI SIKLUS KEUANGAN LAINNYA

Di samping penerimaan dan pengeluaran kas, siklus keuangan mencakup aplikasi-

aplikasi yang berkaitan dengan pembayaran actual atas bunga hutang dan deviden saham modal,
hubungan dengan institusi keuangan umum dan investor. Seperti registrasi saham dan
pengesahan pagu kredit dan pengelolaan mata uang asing. Siklus keuangan menyajikan masukan
penting bagi perencanaan keuangan di tingkat yang lebih tinggi yang berkaitan dengan
perencanaan dan peramalan kas, penganggaran operasional, penganggaran modal.