BAB

I
MENGOPERASIKAN SOFTWARE APLIKSI BASIS DATA

A. PENGENALAN SOFTWARE BASIS DATA (DATABASE)

1. Pengertian Database
Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak akan bisa lepas dari data. Misalnya data tentang peserta
didik, nilai, harga, makanan, dan lain-lain. Agar data menjadi suatu informasi yang bermanfaat bagi
orang yang membacanya,
maka data harus diorganisasikan dan diolah dalam suatufile database. Untuk pengorganisasian dan
pengolahan data dengan komputer dibutuhkan suatu system manajemen database (DBMS). Dengan
DBMS, kita dapat menambah, mengubah, menghapus, dan mengurutkan data sesuai dengan urutan yang
sesuai dengan yang diinginkan serta membuat laporan bagi data tersebut.
Database atau biasa dikenal dengan basis data adalah kumpulan data yang terhubung dengan
suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Contoh database antara lain : buku telepon, buku kamus,
katalog buku diperpustakaaan, dan lain-lain.
2. Mengenal Microsoft Access 2007
Microsoft Access 2007 atau lebih dikenal dengan sebutan Access 2007 merupakan salah satu
perangkat lunak yang diperuntukkan untuk mengolah database di bawah system Windows. Dengan
menggunakan Microsoft Acces 2007 Kita dapat merancang, membuat, dan mengolah database dengan
mudah dan cepat.
Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access 2007
diantaranya dapat melakukan proses penyortiran pengaturan
data, pembuatanlabel data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk
menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.
3. Database Dalam Access 2007
Di dalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau obyek yang dapat
mempermudah dalam membangun sebuah database. Adapun obyek- obyek tersebut antara lain :
Obyek Fungsi
Table Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data
Query Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang
diinginkan
Form Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data atau informasi yang
ada didalam suatu database dengan menggunakan tampilan formulir
Report Digunakan untuk menampilkan atau mencetak data atau informasi dalam
bentuk laporan
Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saatbekerja dalam lingkungan Access 2007
yaitu :
Table adalah sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel mengatur data di dalamnya
dalam bentuk kolom (field) dan baris (record).
 Field adalah tempat atau dimana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis
dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
Record merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk
baris secara horizontal pada tabel.
4. Memulai Microsoft Access 2007
Untuk menjalankan Microsoft Access 2007, ikuti langkah sebagai berikut :
a. Klik Start
b. Pilih All Programs
c. Pilih Microsoft Office
d. Pilih dan klik Microsoft Office Access 2007
e. Sehingga muncul tampilan sebagai berikut
Pada tampilan awal tersebut, klik salah satu pilihan berikut :
Blank Database jika ingin membuat sebuah database baru yang masih kosong. Ketik nama
filenya pada kotak dialog yang muncul disebelah kanan Access 2007.
Feature Online Template jika ingin membuat sebuah database dengan menggunakan
template yang disediakan oleh Windows Sharepoints Service Site.
Klik Create untuk pilihan Blank Database atau klikDownload untuk pilihan yang ada di Feature
Online Templates.
5. Membuat Database Baru
Untuk membuat sebuah database baru, langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Pada tampilan awal pilih Blank Database atau bisa juga memilih New Blank database pada
bagianMicrosoft Office Button.
b. Setelah muncul dialog untuk memasukkan nama file database, isikan alamat beserta nama file
database secara manual atau bisa mengklik tombol folder untuk menyimpan secara otomatis.
c. Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan
proses pembuatan file database.
d. Sehingga ditampilkan lembar kerja access sebagai berikut
6. Membuka File Database
Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan cara :
a. Klik Office Button
b. Lalu klik Open.
c. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat tersimpannya file database.
d. Bila sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah berikut :
Double klik file database untuk membukanya.
Pilih file database yang diinginkan lalu kliktombol Open untuk membukanya.
7. Menutup File Database yang Aktif
Untuk menutup database yang sedang aktif, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Klik Office Button
b. Klik tombol Close Database (Ctrl+W).
8. Mengakhiri Access 2007
 Untuk mengakhiri atau menutup Access 2007, Kita tinggal mengklik tombol Close dari
jendela Access yang sedang aktif atau tekan secara bersamaan tombol Alt dan F4 pada keyboard.

BAB
ii
BEKERJA DENGAN APLIKASI MICROSOFT ACCESS 2007

A. Membuat dan Memodifikasi Tabel pada Access 2007

1. Pengertian Tabel
Selain objek utama sebuah database, sebuah tabel bisa dipandang sebagai kumpulan data
tentang topik yang khusus, seperti data peserta didik, data guru, dan lain sebagainya. Dengan
menggunakan tabel terpisah masing-masing topik berarti kita sudah melakukan suatu tindakan yang
amat berguna bagi database. Sebab dengan
demikianakan mengurangi kesalahan terutama di dalammemasukkan data.
Tabel terdiri dari dua bagian utama yaitu kolom (field) dan baris
(record). Struktur tabel pada Access 2007yang terdiri dari field-field yang mengelompokkan data ke
dalam kelompok-kelompok yang berjenis sama. Di dalam tabel perlu menentukan jenis dan ukuran
yang dibutuhkan sesuai dengan besarnya data yang akan dimasukkan.
Berikut ini adalah jenis data yang disediakan oleh Access 2007 dan sering digunakan untuk
membentuk sebuah tabel :
Jenis Data Keterangan
Text Untuk pemasukan huruf, angka, simbol, dan spasi. Jumlah karakter maksimum 255
karakter.
Memo Untuk pemasukan teks panjang dan berguna untukmemberikan keterangan dan lain-
lain. Jumlahkarakter maksimum 64.000 karakter.
Number Untuk pemasukan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Bisa
menampung hingga 255 karakter.
Date/Time Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam, menit.
Currency Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.
AutoNumber Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record dan
nilainya tidak dapat diubah.
Yes/No Untuk menampung dua macam keadaan, Yes (ya) atau No (tidak)
Ole Object Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE (Object
Linking dan Embeddeing). Ukuran yang disediakan bisa mencapai satu GB.
Hyperlink Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi
denganalamat hyperlink agar bisa terkait dengan datayang tersimpan di lokasi
tertentu.
Lookup Memungkinkan Kita untuk membuat sebuah daftar pilihan yang berguna untuk
Wizard pemilihan nilai dari tabel atau daftar.
2. Merancang Tabel
Untuk membuat sebuah tabel baru, Kita dapat merancang dan membuat dengan langkah-langkah
berikut ini :
a. Buka file database yang Kita inginkan atau buat sebuah database baru.
b. Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan,
maka secara otomatis akan muncultampilan table1 dalam format Datasheet View. Walaupun
begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan
jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu : pilih tab datasheet => klik view =>
pilihdesign view.
c. Maka secara otomatis otomatis Kita akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama Data
Siswa. Lalu tekan OK.
d. Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi
dengan ID. Hapus nama field tersebut.
e. Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di gambar berikut ini :
f. Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama
field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).
g. Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur di atas.
h. Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai
contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuaidengan perubahan yang Kita buat pada
field di sebelahnya.
i. Pada saat mengisi nama field, Kita perlu menentukan nama field mana yang akan
dijadikan Primary Key. Misalnya nama field NIS (posisikan kursordalam keadaan aktif di
field name NIS) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key
harus mengandung nilai yangUNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka
langkahnya sebagai berikut :
Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh : NIS.
Pilih tab Design => klik Primary Key.
j. Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :
Perintah Kegunaan
Field Size Untuk menentukan jumlahmaksimum karakter yang diisikan
pada field tersebut
Format Untuk menentukan format tampilan data
Input Mask Untuk menentukan standarisasitampilan pada saat
memasukkan data di layar
Decimal Place Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan
Caption Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom,
form, atau laporan
Default Value Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau
data yang sama pada field tertentu agar selalu
ditampilkan kembali
Validation Rule Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data
yang Kita masukkan dalam sebuah database
 Validation Text Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data
yang dimasukkan tidak sesuai dengan batasan yang ada di
validation rule
Required Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau
tidak pada saat pengisian record
Allow Zero Length Untuk mendefinisikan nilai blank () yang membedakan
dengan nilai null
Indexed Untuk membuat index pada field yang disorot
k. Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.
3. Merancang Tabel dengan Entering Data
Untuk membuat sebuah tabel baru, pengguna juga bisa menggunakan
fasilitas Entering Data dengan langkah-langkah berikut ini :
a. Buka file database yang diinginkan, kemudian pada tab Create klik Table.
b. Secara otomatis akan timbul tampilan seperti berikut :
c. Untuk menggantikan nama field tersebut di atas, klik kanan kolom yang akan diganti.
Kemudian pilihRename Column. Untuk selanjutnya lakukanuntuk menambah kolom
dengan cara menekantombol tab sehingga tampilannya seperti berikut:
4. Modifikasi Tabel
Setelah merancang tabel terkadang ada suatu perubahanyang mengharuskan modifikasi pada tabel yang
dibuat.Misalkan mengganti field, menambah atau menyisipkan field, ataupun menghapus field
tersebut. Adapun bentuk modifikasi tabelnya adalah sebagai berikut :
Memperbaiki nama field (Field Name)
Memperbaiki jenis data (Data Type)
Memindahkan letak field
Menyisipkan/menambah field
Menghapus field
a. Memperbaiki Nama Field (Field Name)
Untuk memperbaiki nama field caranya sebagai berikut :
1) Buka field tabel yang ingin diperbaiki, misalkan tabel Data Siswa.
2) Pilih nama field yang akan diganti kemudian ketikkan nama field baru. Contoh ganti
nama field Nama Siswa diganti dengan Nama Peserta Didik.
b. Memperbaiki Jenis Data (Data Type)
Untuk memperbaiki jenis data, caranya sebagai berikut :
1) Misalkan akan mengganti data type Textdengan Number untuk field JK.
2) Aktifkan atau tempatkan kursor pada field JK, lalu klik di bagian Data Type.
3) Pilih tipe data Number.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
c. Memindahkan Letak Field
Cara memindahkan letak field adalah sebagai berikut :
1) Misalkan pindahkan letak field ALAMAT dan letakkan setelah field NAMA WALI.
2) Aktifkan kursor pada field ALAMAT lalu klik.
 3) Tekan dan geser (drag dan drop) fieldALAMAT lalu arahkan ke field NAMA WALI
lalu lepas mousenya.
4) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
d. Menyisipkan/Menambah Field
Cara menambah atau menyisipkan field adalah sebagai berikut :
1) Misal sisipkan field JURUSAN, dengan datatypenya text, sedangkan lebarnya 20 dan
letakknya setelah field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field setelah JK lalu klik.
3) Klik Insert Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Insert Rows.
4) Lalu ketik nama field JURUSAN.
5) Simpan kembali struktur tabel tersebut.
e. Menghapus Field
Cara menghapus field adalah sebagai berikut :
1) Misal hapus field JK.
2) Aktifkan/tempatkan kursor pada field JK lalu klik.
3) Klik Delete Rows di tab Design atau klik kanan lalu pilih Delete Rows.
5. Mengubah Ukuran Data
Seperti halnya field, data/record pun dapat diubah ukurannya, baik lebar kolom maupun tinggi baris
data.
a. Mengubah lebar kolom
1) Aktifkan kolom yang akan diubah lebar kolomnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada di bagian record lalu pilih Column Width atau klik kanan
pilihColumn Width sehingga muncul :
4) Pada kotak isian Column Width, isikan angkanya.
5) Klik OK.
Keterangan :
Standard Width : Mengubah lebar kolom ke lebar kolom
semula (standar).
Best Fit : Mengubah lebar kolom sesuai dengan
banyaknya karakter pada kolom data.
b. Mengubah tinggi baris
1) Aktifkan baris yang akan diubah tinggi barisnya.
2) Masuk ke tab Home.
3) Klik tombol More yang ada dibagian Records lalu pilih Row Height atau klik kanan
pilihRow Height sehingga muncul :

4) Pada kotak isian Row Height, isikan angkanya.

5) Klik OK.
6. Menyisipkan/Menambah Data
Penyisipan data/record berarti penambahan jumlah data yang telah ada. Data baru akan selalu
ditampilkan setelah data terakhir. Untuk menyisipkan data/record langkahnya sebagai berikut :
 a. Pilih dan klik baris data/record yang akan disisipkan.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol New yang ada pada bagian record atau klik kanan lalu pilih New Record.
7. Menghapus Data
Untuk menghapus data yang tidak diperlukan lagi, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik baris data/record yang akan dihapus.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Delete yang ada pada bagian Records atau klik kanan lalu pilih Delete Record.
8. Mengurutkan Data (Data Sort)
Kita dapat mengurutkan data dengan cara re;atif cepat dan singkat, baik
diurutkan berdasarkan Ascending (menaik) maupun Descending (menurun).Misal urutkan data
berdasarkan NAMA secara Ascending, langkahnya sebagai berikut :
a. Pilih dan klik kolom NAMA sehingga isi kolom NAMA akan terseleksi.
b. Masuk ke tab Home.
c. Klik tombol Ascending pada bagian Sort & Filter.
Untuk mengurutkan data secara Descendinglangkahnya hampir sama dengan Ascending,
hanya tombolnya yang berbeda.
9. Mencetak Tabel
Untuk mencetak tabel yang telah dibuat, langkah-langkahnya sebagai
berikut :
a. Buka basis data tempat tabel yang akan dicetak berada.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dicetak dengan cara mengkliknya, kemudian klik Office
Button =>Print. Selanjutnya muncul jendela Print. Kita bisamelakukan pengaturan pada
jendela Print. Selanjutnya OK.

BAB
iii
MELAKUKAN ENTRY DATA

A. Membuat Form
1. Membuat atau Merancang Form
Form merupakan salah satu objek database yangdigunakan untuk mempermudah Kita
memasukkan data pada tabel, menampilkan data, mencari data, memperbaiki data dan
mencetaknya. Dengan form, kita bisa membuat atau bahkan merancang form yang hanya
memperlihatkan sebagian field dari sebuah tabel, atau bahkan menyertakan foto Kita maupun data
siswa suatu sekolah yang datanya kita simpan. Tidak itu saja, dengan form kita bisa menampilkan
record record yang memenuhi kriteria tertentu.
2. Membuat Form dengan Fasilitas Form Wizard
Access 2007 menyediakan fasilitas Form Wizarddimana dalam pembuatan formnya tidak perlu
merancang lagi layout form maupun gaya (style) form. Kita cukup memilih bentuk yang sudah
disediakan oleh Access 2007.
 Sebelum membuat form, terlebih dahulu buatlah file database dengan nama Dataku. Sedangkan
nama file tabelnya yaitu Data Siswa dengan struktur tabel sebagai berikut :
Untuk membuat form dengan fasilitas Form Wizardikuti langkah berikut ini :
a. Buka tabel Data Siswa
b. Klik tab Create.
c. Pada menu Forms klik tombol More Forms lalu pilih Form Wizard.
d. Pada form pertama pilih field-field yang akan ditampilkan pada formnya.
Apabila ingin memilih salah satu field, kita bisa mengklik dua kali field yang diinginkan
atau tinggal mengklik tombol >. Untuk memilih semua field klik tombol >>. Dalam kasus
ini pilih semua field lalu klik Next.
e. Pada form kedua pilih tampilan atau layout form yang diinginkan. Dalam hal ini ada empat
pilihan yaitu :
o Columnar
o Tabular
o Datasheet
o Justified
Pilih Columnar lalu klik Next.
f. Pada form ketiga, kita bisa memilih style yang kita suka. Pilih Access 2007 lalu klik Next.
g. Pada form keempat kita harus memasukkan nama dari form yang kita buat. Pada form
tersebut,kita juga bisa memilih untuk membuka form atau memodifikasi tampilan form
yang sudah dibuat. Masukkan form Data Siswa pada isian nama form lalu pilih Open the
form to view or enter information. Klik Finish untuk melihat hasil formnya.
h. Maka tampilan formnya adalah sebagai berikut:
i. Di bawah ini tampilan form, ada sebuah bar yang dapat digunakan untuk berpindah ke record
selanjutnya maupun mencari record yang diinginkan.
j. Setelah itu kita dapat mengisikan data baru dengan mengklik tombol New (Blank) Record.
3. Mengubah Desain Form
Jika form yang dibuat ingin dimodifikasi sehingga menghasilkan form yang menarik, kita harus
melakukan perubahan. untuk melakukan perubahan tersebut, kita bisa mulai melakukan
pengaturan ulang pada form tersebut. Langkahlangkahnya adalah sebagai berikut :
a. Buka kembali Database Dataku. Pada jendela Navigation Pane, klik kanan form Data Siswa
dan pilih Design View.
b. Selanjutnya muncul tampilan berikut.
c.
d. Sekarang coba kita merubah judul pada Form Header. Hal ini dapat dilakukan dengan
meletakkan kursor di Form Header dan kemudian ketiklah perubahan judul yang
diinginkan. Misal judulnya diubah menjadi Data Siswa SMK Negeri 1 Sendawar,
hasilnya seperti terlihat pada gambar berikut.
e. Setelah selesai melakukan perubahan klik tabDesign => pada ribbon yang tampil
pilih View=> Form View. Maka terlihat hasilnya seperti pada gambar.
4. Menambahkan Fungsi Matematika pada Form
 Dalam bahasan menambahkan Fungsi Matematika ini kita akan menggunakan form Daftar Nilai
yaitu menghitung Jumlah Nilai secara otomatis, langkahnya sebagai berikut :
a. Buat dulu table daftar nilai sebagai berikut
b. Buka kembali tabel Daftar Nilai pada basis dataDatabase Dataku. Masuk ke Design
View tabel tersebut dan tampilkan field Jumlah Nilai danRata-rata. Keduanya memiliki
tipe data Number.
c. Selanjutnya simpan perubahan tabel dengan menekan Ctrl + S. Buatlah kembali sebuah
form baru dengan nama Penilaian yang menampilkan semua field yang telah ada.
Buat form denganmenggunakan Form Wizard. Hasilnya dapat kita lihat seperti berikut :

d. Untuk membuat rumus di kolom jumlah nilai dan rata-rata caranya adalah: kita masuk
ke Design View dari Penilaian. Klik ganda textbox jumlahnilai. Jika kita mengklik
dengan benar, maka akan muncul properties box seperti pada gambar. Jika Control
Source diklik, akan muncul tombol disebelah kanan kotak Jumlah Nilai.
e. Jika tombol tersebut diklik, kita akan memasukiExpression Builder.
f. Ganti kotak dengan persamaan jumlah nilai yang sebelumnya telah diberikan, caranya :

o Ketik tanda = (tanpa tanda ), kemudian klik ganda pada nilai yangakan
dijumlah.

o Klik sekali tanda tambah (+), lalu klik lagi nilai berikutnya yang
akan dijumlah,dan seterusnya sampai semua nilai yangakan dihitung dimasukkan
.

g. Hasilnya dapat kita lihat seperti pada gambar. Setelah selesai memasukkan persamaan,
klikOK.

h. Jika telah berhasil mencapai langkah ini, simpan hasil kerja kita. Selanjutnya keluar
dari Design View dan buka kembali form Penilaian. Maka akan diperoleh hasil seperti
gambar berikut.
5. Menambah Fungsi Seleksi pada Form
Keterangan yang ditambahkan pada form Penilaian masih bersifat subjektif,
sehingga perlu dibuat ukuran-ukuran yang jelas agar keterangan yang disampaikan memiliki
makna. Sebagai contoh, jika seorang siswa mendapatkan nilai rata-rata di atas 6, maka siswa
dinyatakan lulus, jika sebaliknya maka siswa tidak lulus, dapat juga diberi batasan, jika siswa
mendapatkan nilai diatas atau sama dengan 8 maka siswa mendapatkan keterangan istimewa,
sebaliknya siswa hanya mendapatkan nilai cukup.Untuk menyelesaikan kasus tersebut, Microsoft
Access telah menyediakan fungsi seleksi yaitu fungsi IIf. Format dari fungsi ini adalah :
IIf(Pernyataan, A, B)

Maksud dari fungsi tersebut, jika pernyataan benar, maka yang diambil adalah nilai A, namun jika
pernyataan salah, maka yang diambil adalah nilai B. Sekarang, untuk contoh kasus Database
Dataku ini, kita buat syarat- syarat, sebagai berikut :
a. Nilai rata-rata 8; keterangan = Istimewa
 b. Nilai rata-rata < 8; keterangan = Cukup
Kita berikan cukup dua syarat agar mudah bagi kita mempelajari fungsi seleksi ini. Langkah-
langkahnya adalah sebagai berikut.
Buka kembali Design View dari form Penilaian. Kemudian klik ganda textbox Keterangan
dan ubah Control Source melalui Expression Builder.
Ketikkan fungsi berikut di dalam Expression Builder.
=IIf([RATA-RATA]>=8,"Istimewa","Cukup")
Perhatikan dengan baik penulisan fungsi seleksi, karena kesalahan kecil saja akan
memyebabkan Microsoft Access tidak mengeksekusi perintah yang diberikan.
o Penulisan harus diawali dengan tanda sama dengan (=).
o Penulisan yang tepat adalah IIf. Walaupun demikian Microsoft Access tetap mengenali
fungsi ini sekalipun ditulis dengan huruf kecil.
o Perhatikan tanda kurung buka.
o Jika yang ditampilkan pada textbox adalah kata (bukan angka), gunakan tanda kutip
dua( ). Dalam hal ini kita gunakan kata Istimewa dan Cukup. Kedua kata
ditulis lengkap dengan tanda kutip dua. Jangan lupa meletakkan tanda kurung tutup!
o Klik OK, simpan hasil perubahan yang kita lakukan dengan menekan Ctrl+S.
Selanjutnya, buka kembali form Penilaian. Kitaakan melihat bahwa keterangan siswa telah
berubah.
Setelah kita mampu membuat suatu program seleksi di Expression Builder, mungkin kita
akan lebih tertantang membuat syarat-syarat yang lebih ketat. Misalnya, nilai 8 - 10
adalah istimewa, 7 - 8 adalah baik, 6 - 7 adalah kurang, sedangkan kurang dari 6 dapat
diberi keterangan tidak lulus.
6. Entry Data pada Form dengan Menggunakan Keyboard
Dalam hal ini, asumsikan bahwa kita sudah mempunyai sebuah basis data yang didalamnya
sudah terdapat tabel dan form. Aturan yang ada di dalam sistem manajemen basis data menyebutkan
bahwa untuk memasukkan (entry) data ke dalam suatu basis data sebaiknya dilakukan melalui suatu
form. Selain mudah dan
praktis, pengguna form dimaksudkan untuk menghindari adanya duplikasi data. Untuk entry data
tersebut dapat dilakukan dengan menggunakan mouse atau keyboard. Tetapi dari kedua alat
tersebut, penggunaan keyboard biasanya lebih dominan perannya.
Sebelum kita mulai memasukkan data, kita harus mengenal beberapa fungsi tombol pada
keyboard yang digunakan saat memasukkan data pada form.
a. Untuk berpindah dari field satu ke field yang lain kita dapat menekan tombol Enter, Tab,
danArrow (panah).
b. Jika kita telah mengisikan data pada semua field dan akan pindah ke lembar form yang baru
dapat menekan tombol Page Down atau tekanEnter pada field terakhir.
c. Jika kamu ingin kembali ke lembar form sebelumnya, kita dapat menekan tombol Page Up.
Selanjutnya kita dapat mulai memasukkan data pada form, perhatikan langkah berikut :
Buka form yang telah dibuat, misalnya formPenilaian.
 Setelah form terbuka, kita bisa mulai mengisikan data. Jika lembar form telah terisi kita
harus mencari lembar form yang kosong dengan menekan Page Down atau
dengan menekan iconpada form.
Selanjutnya isikan data sesuai yang diinginkan sampai selesai.
Setelah selesai melakukan input data jangan lupa untuk menyimpannya.
7. Memeriksa Hasil Entry Data
Untuk memeriksa apakah data yang kamu masukkan sudah benar dan sudah tersimpan pada basis
data, dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya dengan melihat tabel yang menyimpan
data tersebut. Sebagai contoh, sekarang akan dilihat data yang baru saja dimasukkan pada bagian
sebelumnya. Caranya adalah sebagai berikut:
a. Buka tabel Penilaian. Tabel Penilaian mengalami beberapa penambahan data.
b. Data yang baru dimasukkan ada pada tabel,artinya data yang dimasukkan tersimpan. Kita
bisa mengecek apakah datanya sudah benar ataubelum.
Kita juga bisa memeriksa hasil entry data dengan menggunakan form. Caranya adalah dengan
membuka form Penilaian, kemudian kamu periksa record pada setiap lembar form dengan
menggunakan tombol navigasi yang terdapat pada bagian bawah jendela form Penilaian.
Keterangan :
o Tombol digunakan untuk menuju ke record pertama.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record sebelumnya.
o Kotak digunakan untuk menuliskan nomor record yang akan dipilih untuk ditampilkan.
o Tombol digunakan untuk menuju ke record berikutnya.
o Tombol digunakan untuk menuju ke rocord terakhir.
8. Mencetak Hasil Entry Data
Ada baiknya yang sudah kita masukkan ke dalam basis data juga dicetak ke atas kertas agar kita
mempunyai arsip data tersebut secara fisik. Langkah untukmencetak sebagai berikut :
a. Tekan tombol office => Print atau Ctrl+P.
b. Klik All untuk mencetak semua data.
c. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas,pewarnaan dan sebagainya, kita dapatmenggunaka
n tombol properties.
d. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai.

BAB
iv
MELAKUKAN UPDATE DAN DELETE DATA DENGAN
UTILITAS APLIKASI

A. PERSIAPAN MENG-UPDATE DAN MEN-DELETE DATA

Salah satu peristiwa yang selalu terjadi adalah perubahan. Kebutuhan dan
minatmu dapat berubah seiring kita tumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dahulu sangat penting bisa
berubah menjadi tidak penting. Sementara, informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa
berubah menjadi informasi berharga. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan
 sehari-hari, kita mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Oleh karena itu untuk
mengantisipasi terjadinya perubahan- perubahan pada data yang dimiliki, ada baiknya mempelajari bagaimana
cara meng-update (mengubah) atau men-delete (menghapus) data pada basis data.
1. Memilih Field dan Record
Kita harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela datasheet. Untuk memilih
data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara, untuk lebih
jelasnya lihat pada daftar dibawah ini :
Pilihan Perintah
Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut.
Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut
sampaimelintasi beberapa sel yang ingin dipilih.
Sebuah Kolom Klik pada pisisi selektor Kolom.
Beberapa Kolom Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom
sesuai kebutuhan.
Sebuah record Klik pada pisisi selektor baris.
Beberapa record Drag drop Pointer pada posisi selektor baris
sesuaidengan kebutuhan.
Semua Record Klik tombol Select All pada selector baris.
Pilih perintah Select All Record dari menu Edit.
Tekan kombinasi tombol Ctrl + A pada keyboard.
2. Memindahkan Insertion Point
Untuk memindahkan Insertion Point atau data Recorddalam sebuah datasheet dapat menggunakan
fasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page Up, Page Down
atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Kita dapat juga memindahkan posisi Record Aktif
dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah tabel.
Perhatikan tabel berikut :
Pindah Ke Perintah Klik
Awal record First Record

Akhir record Last record

Record Sebelumnya Previus Record

Record berikutnya Next Record

Record Baru New Record

Record tertentu Search atau tekan tombol F5 atau ketik

nomor Record yang Kita inginkan dan
lanjutkan dengan menekan tombol enter.
B. MENG-UPDATE (MENGUBAH) DATA
Ada beberapa cara untuk melakukan update data pada suatu aplikasi basis
data. Pada Microsoft Access, update data dapat dilakukan melaluitabel, query dan form. Pada modul ini, update
data akan dilakukan melalui tabel dan query.
1. Update Data Melalui Tabel
Untuk meng-update data melalui tabel, bukalah tabel yang ingin diubah terlebih dahulu. Misalkan
kita ingin meng-uodate data pada tabel Data Siswa yang kita buat sebelumnya. Langkahnya sebagai
berikut :
a. Buka basis data Database Pendidikan yang telahdubuat sebelumnya. Selanjutnya buka
tabelData Siswa.
b. Kita bisa mulai meng-update data setelah muncul jendela berikut ini.
Misalkan data di-update dengan menambahkandua record baru dengan siswa bernama
Watin dan
Romaniah. Caranya, klik kanan pada selektorkolom, lalu pilih New Record, seperti pada
gambar.
c. Selanjutnya masukkan data dari Watin danRomaniah dengan benar.
d. Setelah data selesai di update, klik Tombol Office=> Save.
e. Langkah terakhir tutup tabel dengan mengklik Tombol Office => Close Database.
2. Update Data Melalui Query
a. Membuat Query
Query adalah sarana untuk mengatur data yang disimpan dalam tabel, sehingga hanya data-data
tertentu saja yang akan dimunculkan dalam tabel. Secara fisik query adalah tabel juga. Jadi
query adalah tabel yang dibuat dari beberapa tabel lainnya dengan tujuan untuk
mengelompokkan data baru berupa tabel dengan sumber tabel-tabel yang sudah ada.
Query dapat menyortir data atau menampilkan data-data yang memenuhi kriteria tertentu atau
juga dapat berupa ekspresi. Sebelum membuat query, tabel-tabel yang akan digunakan harus
dihubungkan terlebih dahulu satu sama lain karena ketika memuat query kita akan
menggunakan kombinasi dari tabel-tabel tersebut. Cara membuat relationship pada tabel-tabel
tersebut adalah sebagai berikut :
Klik tab Database Tools.
Klik Relationship yang ada di bagianShow/Hide.
Timbul sebuah tampilan relationship. Klik Show Table yang ada dibagian Relationship.
Pada Form Show Table pilih tabel yang ingin kita hubungkan dengan cara sorot nama
tabelnya kemudian klik Add.
Setelah memilih kemudian klik Close.
Untuk membuat sebuah relasi antar tabel kita bisa langsung menyorot field yang ingin
direlasikan kemudian drag dan drop di field relasinya pada tabel yang berbeda.
Sebagai contoh kita klik field NIS yang ada di tabel Data Siswa kemudian drag dan
drop field tersebut dengan field NIS yang ada ditabel Penilaian. Kemudian pada form
Edit Relationship klik Create.
Setelah kita selesai membuat relasi antar tabel, maka sekarang bisa dimulai membuat query.
Terdapat dua cara membuat query yaitu :
o Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
 o Membuat Query dengan Query Design
1) Membuat Query dengan Fasilitas Query Wizard.
Sebuah query dapat dibuat dengan fasilitas yang telah disediakan oleh Access 2007 yaitu dengan fasilitas query
wizard. Cara untuk membuat query dengan query wizard adalah sebagai berikut :
Buka Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
Klik tab Create.
Klik Query Wizard yang ada di bagian Other.
Pada isian New Query, pilih Simple Query Wizardlalu klik OK.
Pada form Simple Query Wizard lakukan pemilihan sebagai berikut:
Pada kotak daftar pilihan Table/Query, pilih dan klik nama tabel/query yang diinginkan,
misal:
- Tabel Data Siswa nama field yang diinginkan NIS, NAMA PESERTA DIDIK,
KELAS, dan JURUSAN.
- Tabel Daftar Nilai nama field yang diinginkan yaitu JUMLAH dan
KETERANGAN.
Pada kotak daftar pilihan Selected Field, pilih field-fieldnya dengan menekan tombol >.
Jika ingin semua field tekan tombol >> sehingga field yang terseleksi akan tampak
pada gambar di bawah ini.
Klik tombol Next untuk menuju tahap berikutnya.Pada form Simple Query
Wizard pilih Detail(Shows every field of every record). Kalau memilihSummary kita bisa
menambahkan kesimpulan dari query yang akan dibuat. Sebagai contoh kita bisa
menambahkan SUM untuk query yang telah dibuat. Selanjutnya klik Next.
Masukkan nama query yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa
memilihOpen the query to view information (melihat hasil query dalam bentuk tabel)
atau Modify the query design (melihat hasil query dalam bentuk design view). Klik Finish.
2) Membuat Query dengan Query Design
Selain cara di atas, query juga dapat dibuat dengan cara manual. Langkahlangkah pembuatan query manual adalah
sebagai berikut:
Bukalah Database Dataku yang telah dibuah sebelumnya.
Klik tab Create.
Klik Query Design di bagian Other.
Pada form Show Table pilih tabel yang ingin di jadikan query dengan cara mengklik Add. Lalu
klikClose.
Pada jendela yang tampil, pilih field-field yang diinginkan sesuai urutan pada kolom-kolom yang
disediakan. Untuk itu ada tiga cara yang dapat digunakan, antara lain :
Pada kolom pertama, klik tombol daftar pilihan pada baris Table. Pilih tabel yang
diinginkan. Lalu klik pada tombol daftar pilihan pada baris Field, pilih dan klik nama
field yang diinginkan. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi kolom-kolom
berikutnya.
Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, pilih dan klik nama
field yang diinginkan lalu geser (drag) ke posisi
kolom yang diinginkan. Ulangilangkah tersebut untuk mengisi kolomberikutnya.
 Pada kotak daftar pilihan field yang ada di bagian atas jendela kerja, klik dua kali nama
field yang ingin ditampilkan. Dengan langkah ini secara otomatis field-field tersebut
akan mengisi kolom berikutnya yang masih kosong.
Untuk melihat hasil query yang dibuat, klik Runyang ada di bagian Results, sehingga hasilnya
adalah sebagai berikut.
Kemudian simpan query tersebut dengan nama Data Siswa Query.
3) Menampilkan jumlah nilai dan rata-rata pada query
Buka query Data Siswa Query. Masuk ke dalam Design View, pada kolom jumlah nilai, ketikkan
rumus berikut :
JUMLAH:[Bahasa Indonesia]+[Bahasa Inggris]+[Matematika]

Perhatikan penggunaan tanda : dan bukan tanda =.

Simpan hasil perubahan yang dilakukan di Design View.
Selanjutnya, kamu dapat melihat query Data Siswa Query telah menunjukkan jumlah nilai siswa.
Jika ingin rata-rata ikut diperlihatkan dalam query, beri tanda checklist pada kolom rata-
rata di Design View,kemudian ketikkan persamaan berikut:
RATA-RATA:[JUMLAH]/3

Simpan perubahan yang kita lakukan dan keluarlah dariDesign View. Selanjutnya, buka
kembali Data Siswa Query. Hasilnya sebagai berikut.
Kita dapat mengubah jumlah desimal dengan mengklik kanan kolom rata- rata pada jendela Design
View, kemudian klik Properties.
Ubah Format pada field properties menjadi Standard.
Simpan hasil perubahan query dengan menekan Ctrl+Sdan buka Data Siswa Query dengan cara
klik View =>Datasheet View.
b. Update data melalui query
Untuk melakukan update data melalui query caranya tidak jauh berbeda dengan update data
melalui tabel. Berikut langkah-langkahnya :
1) Buka basis data Database Dataku, kemudia masuklah ke Data Siswa Query.
2) Pada record terakhir, masukkan data yang ingin kita tambahkan dengan tepat. Misalkan
menambahkan data peserta didik berikut NIS: 3015, Nama Siswa: Bayu, Kelas: X
TKJ 2, Bind: 7, Bingg: 8, Mtk: 7.
3) Simpan hasil perubahan yang dilakukan.
C. MEN-DELETE (MENGHAPUS) DATA
Data yang terdapat di dalam suatu basis data boleh jadi ada yang sudah tidak digunakan lagi. Oleh karena itu,
data tersebut perlu kita hapus agar tidak memenuhi ruang penyimpanan dalam basis data. Agar tidak terjadi
kesalahan menghapus data, terlebih dahulu harus dipastikan bahwa memang data tersebut adalah data yang
dihapus. Penghapusan data dalam basis data bisa dilakukan denganberbagai bentuk, yaitu dengan men-
delete (menghapus) record,menghapus field, dan menghapus tabel.
1. Menghapus Record
 Sebelum menghapus data dalam bentuk record, kita harus membuka tabel yang datanya akan
dihapus. Pada bagian ini kita akan menghapus record padatabel Data Siswa. Berikut langkah-
langkahnya :
a) Buka tabel Data Siswa, kemudian pilih record yang hendak dihapus. Misalnya, jika kita
menginginkan record dari siswa bernama Silvia untuk dihapus, maka klik kanan pada
selektor record tersebut dan pilih Delete Record. Atau kita juga dapat menghapusnya
dengan cara menekantombol Delete pada keyboard atau melalui tab
menu Home => Delete.
b) Setelah memilih Delete Record, kita akan dihadapkan pada dialog box. Pilih Yes jika
memang pasti data tersebut yang harus dihapus, atau pilih No untuk membatalkan
penghapusan data.
2. Menghapus Field
Field pada suatu tabel yang sudah tidak diperlukan lagi dapat dihapus agar mengurangi
kepadatan penyimpanan data dalam database. Penghapusannya dapat dilakukan melalui tabel
dalam format Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :
a. Buka kembali basis data Database Dataku.
b. Selanjutnya, buka Design View dari tabelData Siswa.
c. Klik kanan selektor field yang ingin dihapusdan pilih Delete Rows. Jika field yang
ingindihapus adalah field NAMA WALI, maka klik kanan selektor field-nya
dan pilih Delete Rows.
d. Selesai mengklik perintah Delete Rows, akankeluar jendela validasi. Jendela tersebut
berisi pilihan Yes jika kita hendak menghilangkan field secara permanen dan
pilihan No jika kita ingin membatalkan penghapusan.
3. Menghapus Tabel
Kita sudah mengetahui bahwa di dalam suatu basis data itu terdapat banyak tabel yang saling
berhubungan antara tabel satu dengan tabel yang lain. Jika terdapat satu atau sejumlah tabel
yang sudah tidak digunakan lagi, maka tabel tersebut sebaiknya dihapus. Hal ini dimadsudkan
untuk mengurangi kepadatan
penyimpanan data di dalam basis data. Adapun langkah-langkah untuk menghapus tabel adalah
sebagai berikut :
a. Buka jendela Navigation Pane.
b. Kemudian pilih tabel yang akan dihapus (Misalkan, tabel Data Siswa).
c. Klik kanan tabel Data Siswa, kemudian pilihDelete.
d. Setelah memilih Delete, akan muncul kotak konfirmasi. Pilih Yes untuk melanjutkan
menghapus tabel atau pilih No untuk membatalkan penghapusan tabel. Semua data
yang telah dihapus tidak akan bisa dikembalikan lagi, kecuali kita memasukkan
ulang data tersebut. Maka berhati-hatilah dalam menghapus data.
D. MEMERIKSA HASIL UPDATE DATA
Setelah data di-update, sebaiknya diperiksa apakah data yang di-update sudah benar atau belum. Tujuannya
adalah untuk menghindari kesalahan dalam meng-update data. Salah satu cara untuk memeriksa data yang telah
di-update adalah dengan menggunakan report. Langkah-langkah membuat report sebagaiberikut :
1. Buka kembali file basis data Database Dataku.
 2. Pilih tabel/query yang akan dibuat report-nya.
3. Klik tab menu Create, lalu klik/pilih , akan muncul gambar berikut.
4. Selanjutnya pindahkan nama field-field yang akan dibuatkan report-nya dari Available Fields ke
dalam Selected Fields. Tekan > untuk memidahkan nama field satu per satu, atau klik >>
untuk memindahkan seluruh field kedalam Selected Fields. Klik Next.
5. Klik Next lagi, lalu atur penyortiran data jika
diperlukan Ascending (menaik) atau Descending(menuru), kemudian klik Next.
6. Pilih layout untuk report yang kita buat. Misalnya layout yang
dipilih Tabular dan Orientation yang digunakan Landscape seperti pada gambar.
7. Klik Next untuk menuju ke tahap berikutnya.
8. Selanjutnya tentukan Style (gaya) dari report yang akan ditampilkan.
9. Setelah kita memilih salah satu style yang tersedia, klik Next.
10. Masukkan nama report yang diinginkan pada isian yang telah disediakan. Kemudian kita bisa
memilihPreview the report (melihat hasil report) atauModify the reports design (melihat
hasil report dalam bentuk design view). Klik Finish.
11. Jangan lupa untuk menyimpan report tersebut.
12. Setelah report dibuat, kita bisa memeriksa data-data melalui Report.
E. MENCETAK HASIL UPDATE DAN DELETE DATA
Untuk mencetak hasil update dan hasil delete data, kita dapat menggunakan cara seperti pada bagian sebelumnya,
yaitu :
1. Tekan Tombol Office
2. Print atau Ctrl+P, maka akan tampil gambar berikut.
3. Pilih nama printer pada kotak Name: Isikan nomor halaman yang hendak dicetak, pada kotak
isianPage From: Klik All untuk mencetak semua data.
4. Untuk melakukan pengaturan jenis kertas, pewarnaan dan sebagainya, kita dapat menggunakan
tombolProperties.
5. Tekan Enter atau klik OK jika sudah selesai, maka tabel akan tercetak beserta datanya.