Médulo: RET Prof: Rosa Barroso Ramirez Departamento de FOL, TES La Granja Moédulo RET U.D.5: Las reuniones. NOMBRE: FECHA: GRUPO: CALIFICACION: FICHA DE ACTIVIDADES Define con tus propias palabras el concepto de reunién de trabajo. 2. jConsideras conveniente para el desarrollo de una reunién que el jefe y el moderador sean la misma persona’ 3. {EI moderador es un miembro més del equipo? Relaciona la respuesta con los trestipos de moderador que se describen a continuacién, TIPO MODERADOR AUTORITARIO MODERADOR “LAISSEZ FAIRE” MODERADOR IMPLICADO. Protagonismo Es el protagonista absoluto de la Deja que algunos miembros motivados Tiene claro que el protagonista es todo reunién, sean los | el equipo. protagonistas. Objetivos Tmpone sus | No fija objetivos Los objetivos estan objetivos claros y asumidos por el equipo Resultados Se obtienen los que |Noson importantes [Se cumplen los 1 determina objetivos fijados Relaciones Fomenta Ta | Provoca relaciones de [Provoca _relaciones interpersonales | competitividad amistad basadas en la cooperacién Participacién [No fomenta la [Deja que participe | Anima y estimula la participacién quien lo des participacién de todos los miembros ‘Sentimientos Genera_sentimientos Genera desanimo Genera sentimientos de desconfianza, de satisfaccién miedo, Trabajo ‘A presion Relajado Ritmo necesario para el desarrollo de las tareas y objetivos 4. Cuando las improvisaciones son la ténica dominante en la reunién, el moderador debe... a) Dejar que los participantes se expresen libremente; a veces de la improvisacién surgen buenas ideas. b) Preguntar a los participantes para intentar estructurar el tema: quién, cémo, qué, cudndo, por qué, para qué, déndeMédulo: RET Departamento de FOL, Prof: Rosa Barroso Ramirez TES La Granja ©) Hacer un inciso en la reunién para establecer unos objetivos y una metodologia de trabajo... 5. Para que la reunién sea eficaz, el moderador debe a) Pedir la intervencién de aquellos participantes més cuali capaces de exponer el tema. b) Centrar la discusién y observar cémo los demés reaccionan ante sus propuestas ©) Estimular a los participantes que no han hablado para que lo hagan si lo desean. 6. Ala hora de planificar una reunion es conveniente: a) Elegir la hora lo mis cercana posible al final de la jornada laboral para no interferir en el trabajo. b) Elegir la fecha y hora segiin la disponibilidad de los participates. ©) Blegir el despacho del responsable como lugar de trabajo para que el ‘equipo de trabajo no pierda tiempo en desplazamientos. 4) Contar con un teléfono en la sala de reuniones para que los participantes puedan estar localizados si surgen problemas en su departamento. ) Elegir un lugar tranquilo y que permita a los participantes sentirse cémodos durante el desarrollo de la reunién. 7. Seiiala los elementos basicos para el desarrollo eficaz de una reunién: a) El nimero de asistentes: cuantos mis participantes mas posibilidades de obtener mejores resultados. b) La no intervencién del moderador en la discusién, aun cuando algin partcipante desvie el tema. ©) Lacohesién del grupo. 4) La presentacién clara de los temas que se van a tratar y la exposicién de la metodologia de trabajo. cados 0 mas CASO PRACTICO N° 1: Ayer estaba prevista a los 12 h. una reunién del equipo de trabajo del departamento de Atencién al Cliente de la empresa Ramos S.L., compuesto por 5 personas. ‘A esa hora no estaba Barbara que es la jefa del departamento y la convocante de la reunién. Los empleaods siguieron trabajando en sus respectivas tareas. A las 13.30 h. aparecié Barbara y exigié a todos que dejasen su trabajo y acudieran a la sala de juntas. arbara, en su papel de directora y moderadora, empezé diciendo: “Vamos a pensar propuestas para el proximo trimestre”. Javier intervino. A los 5 minutos soné el teléfono, Barbara lo cogié y se puso a hablar: “ Seguid vosotros”, dijo. Javier continud su exposicién durante 10 minutos més. Concha intenté intervenir: Javier la corté. Sond un mévil, era el de Juan, que se puso a hablar. Barbara corté a Javier y dejé intervenir a Concha, y después dio la palabra a José. Javier se enfadé y adopt6 una actitud obstructiva hacia todo lo que aportaban sus compaiieros. A las 14:15 h,, Barbara dio por finalizada la reunién porque tenfa una visita en su despacho, ANALIZA EL CURSO DE LA REUNION Y LA ACTITUD DE LOS PARTICIPANTES.Médulo: RET Departamento de FOL Prof: Rosa Barroso Ramirez TES La Granja CASO PRACTICO N° 2: El director del Departamento de Asistencia Técnica de la empresa Teleco, S.L. decide convocar a una reunién a los jefes de este departamento de las cinco sedes provineiales, El objetivo es evaluar las actividades ejecutadas durante el primer trimestre, basandose en las memorias elaboradas, y programar el siguiente. Asimismo aprovechard para presentar parte de la memoria del Departamento de Atencién al Cliente con las quejas del SAT ( Servicio de Asistencia Técnica). a) Enumera los recursos materiales que debe planificar. b) Redacta un modelo de convocatoria. CASO PRACTICO N° 3: En el Departamento de Logistica de la empresa Productos S.A. sc ha detectado un problema de retraso en la distribucién que puede ser consecuencia de deficiencias en la comunicacién entre los jefes de los distintos almacenes situados en Espaia. El Director del departamento decide convocar una reunién en la sede central en Zaragoza. Para ello, ordena a su secretario que envie por fax la siguiente convocatoria a los 10 jefes de almacén: A la atencién del jefe/a de almacén. En Zaragoza, a 28 de enero de 2009. Se le convoca a una reunién que tendré lugar en la sede central de esta empresa el proximo dia 2 de octubre, con el siguiente orden del dia: © Planteamiento de los problemas detectados. © Biisqueda de soluciones. co Ruegos y preguntas, Los jefes de almacén, al recibir esta convocatoria, intentan ponerse en contacto con el director, pero esta de viaje y su secretario no sabe de qué va la reunién, El dia 2 de octubre los participantes Ilegan escalonadamente entre las 9 y las 11 de la mafiana, La reunién comienza a las 12 h. El director inicia la reunién recriminando la falta de puntualidad porque se les habia convocado a las 10 h. A continuacién solicita que uno a uno expongan su vision del problema. La primera en intervenir es la jefa de almacén de Valladolid, que pide que especifique cuales son los problemas detectados. El director se pone nervioso y afirma que hay retrasos en la distribucién porque ellos no se toman el suficiente interés en que los envios salgan y lleguen a tiempo. A partir de aqui, los participantes intentan justificar su trabajo y el de los ‘empleados a su cargo. A las 14:00 h,, con un ambiente enrarecido, se decide levantar la sesién y se acuerda una reunién para la semana siguiente con el fin de que los jefes de almacén tengan tiempo de preparar las soluciones. a) Analiza los defectos que ha presentado el proceso de organizacién de a reunién. b) {Hla sido correcta la actitud del director antes y durante la reunién?