genbuchhaltung Gebudemanagement
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BESCHAFFUNGSHANDBUCH
DER
ABTEILUNG 7.3 EINKAUF UND ANLAGENBUCHHALTUNG
www.rwth-aachen.de/zev
UND DER
ABTEILUNG 10.1 KAUFMNNISCHES GEBUDEMANAGEMENT
Zustndigkeit prfen Abt. 12.3 oder Wirtschaftsgter <= 5.000 In eigener Zustndigkeit beschaffen
nein ja
Stand 02.2013
10.1 (s. Zustndigkeitsliste) (brutto) (siehe Zustndigkeitsliste)
nein
ja ja
Diagramm
DV-Ausstattung nein
ja
Software nein Hardware
Preisvergleich lter
Antrag ggf. ber ja als 12 Monate
das ReZe ja nein
weiterleiten ja ja
Regio Shop
Preisvergleich von mindestens 3
Beschaffungsantrag an Bietern, Vordruck ausfllen, bei
die zustndige Abteilung Softwareportal weniger vorhandenen Bietern
nein Begrndung im Vordruck
leiten (a+b Produkte)
ja ja
Auftragserteilung Entscheidungsgrnde
Lieferung Auftragsschein erstellen
Rckmeldung per festhalten
berwachen durch
Auftragskopie die Hochschul-
einrichtung
Gegenstandswert
Rechnungsbearbeitung
> 150 und
Ordnungsgeme Verbrauchsgut
Nutzungsdauer
Lieferbesttigung
> 1 Jahr
nein
Inventarstammblatt mit
einer Rechnungskopie Rechnungsvorgang ans
Seite 2 von 24
ja
fr 12.3 Rechnungsbro
1 Verfahren
1.1 Allgemeines
Aufgrund des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschrnkungen (GWB), der Verordnung ber die Vergabe
ffentlicher Auftrge (Vergabeverordnung - VgV), des 7 Verordnung ber das Haushaltswesen der
Hochschulen im Land NW (HWFVO) und des Korruptionsbekmpfungsgesetzes (KorruptionsbG) ist die
RWTH Aachen gehalten, unter Beachtung der vom Ministeriums fr Innovation, Wissenschaft, For-
schung und Technologie (MIWFT) bekannt gegebenen Vergaberichtlinien bei der Vergabe von
Auftrgen geordnete Vergabeverfahren einzuhalten.
Die Beschaffungsverfahren richten sich nach der Vergabeordnung der RWTH Aachen in der jeweils gel-
tenden Fassung und den folgenden Regelungen des Beschaffungshandbuches.
1.5 Fristen
1.5.1 Allgemeines
Bei jedem Vergabeverfahren sind den Vergabestellen unterschiedlich lange Fristen vorgegeben,
die unabdingbar zu beachten sind.
2.1 Allgemeines
Die Aufgaben des Kanzlers im Beschaffungswesen werden
innerhalb des Dezernates 7.0 Finanzen
von der Abteilung 7.3 Zentraleinkauf und Vermarktung
und
innerhalb des Dezernates 10.0 Facility Management
von der Abteilung 10.1 Kaufmnnisches Gebudemanagement
wahrgenommen. Die Festlegungen in der Zustndigkeitsliste sind zu beachten!
2.1.1 Baumanahmen
Fr Baumanahmen ist als Beauftragter des Eigentmers der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW
(BLB) zustndig, es sei denn, es handelt sich um Manahmen, fr die die Hochschule als Mieterin der
Gebude aufzukommen hat (vgl. RdSchr. Bauverwaltung NRW Nr. 1 vom 17.05.2002).
Unabhngig von der Zustndigkeit sind die entsprechenden Manahmen ber das Dezernat Facility
Management zu beantragen. Die Erteilung von Auftrgen ber Baumanahmen oder Bauunterhal-
tungsmanahmen durch Hochschuleinrichtungen ist in keinem Falle zulssig.
Vertreter der Hochschuleinrichtungen sind nicht berechtigt, im Namen der RWTH Aachen Vertrge ab-
zuschlieen.
Bei Stellenausschreibungen fr Professoren und Juniorprofessoren gilt abweichend vom ersten Absatz,
dass der Ausschreibungstext der Zustimmung des Rektorates bedarf. Das Zustimmungsverfahren wird
vom Dezernat 6.0 durchgefhrt. Nach Befrwortung des Ausschreibungstextes durch das Rektorat ist
der Abt. 6.1 Struktur und Forschung der Ausschreibungstext in elektronischer Form sowie ein Beschaf-
fungsantrag zu bermitteln. Die Abt. 6.1 Struktur und Forschung leitet den Vorgang an die Abteilung 7.3
weiter. Die Verffentlichung der Ausschreibung in "DER ZEIT" wird durch das Rektorat bernommen.
Weitere kostenpflichtige Verffentlichungen in Medien sind mglich, wenn die Finanzierung geregelt ist.
Die Finanzierung dieser Verffentlichungen erfolgt im Regelfall nur ber Drittmittel. Ausnahmen bedrfen
der Zustimmung der Abt. 7.1 Haushalt und Drittmittel. Eine Verffentlichung von Stellenausschreibungen
in eigener Zustndigkeit ist nicht zulssig.
Wenn neben der Verffentlichung des deutschen Text ein englischsprachiger Text verffentlicht werden
soll, so ist der englische Ausschreibungstext in elektronischer Form an die Abt. 6.1 Struktur und For-
schung zu senden. Die Abt. 6.1 veranlasst die Verffentlichung in der Jobbrse.
Ist neben der Ausschreibung des englischen Ausschreibungstextes im Internet eine Verffentlichung in
Printmedien beabsichtigt, so ist zustzlich ber die Abt. 6.1 ein Beschaffungsantrag an die Abteilung 7.3
zu bermitteln. Die Finanzierung dieser Verffentlichungen erfolgt im Regelfall ebenfalls ber Drittmittel.
Ausnahmen bedrfen der Zustimmung der Abt. 7.1 Haushalt und Drittmittel. Eine Beauftragung in eige-
ner Zustndigkeit ist nicht zu lssig.
2.2.2.13 Reparatur und Wartung von Gerten,
fr deren Beschaffung die Abt. 7.3 zustndig ist oder war (Ausnahmen siehe Ziff. 2.4 ff).
2.2.2.14 Alle Zollangelegenheiten
2.2.2.15 Alle Leistungsstrungen, Mngelrgen und das Geltendmachen von Schadens-
ersatzansprchen
Die Abt. 7.3 ist fr alle Leistungsstrungen, Mngelrgen usw. zustndig, soweit der Auftrag nicht von
der Abt.10.1 erteilt wurde oder eine unter der Ziff. 2.3 festgelegte Produktgruppe betrifft. In diesen Fllen
wird der Vorgang von der Abt. 10.1 Kaufmnnisches Gebudemanagement durchgefhrt.
Fr die Behebung einer Leistungsstrung oder das Geltendmachen von Ansprchen gilt das folgende
Verfahren:
Die Feststellung, dass eine Strung oder ein Mangel vorliegt, erfolgt durch die Hochschuleinrichtung.
Auch die ersten Schritte zur Behebung sind von der Hochschuleinrichtung durchzufhren. Sollte der Auf-
tragnehmer trotz angemessener Fristsetzung nicht bereit sein die Strung oder den Mangel zu beheben,
so sind die Unterlagen mit einer Sachverhaltsschilderung an die Abt. 7.3 zu bergeben. Die Abteilung
7.3 wird in enger Zusammenarbeit mit der Hochschuleinrichtung dann den weiteren Verlauf des Verfah-
rens durchfhren.
Das Brgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt den Begriff Spende nicht. Im BGB wird nur die Schenkung
geregelt. Gem. 516, 518 BGB ist eine Schenkung eine unentgeltliche Zuwendung. Im Unterschied zur
Spende muss sie nicht das bei der Spende genannte Zweckbindungs- und
Adressatenverpflichtungserfordernis erfllen. Daher ist eine Schenkung auch nicht immer zuwen-
dungsbesttigungsfhig i.S. des 10b EstG. Andererseits ist eine Spende immer auch eine Schenkung
im Sinne des BGB.
Fr die RWTH Aachen ist eine Spende oder Schenkung eine unentgeltliche (Teil-)Leistung an die Hoch-
schule. Gibt der Zuwendende eine Spende, so fordert er in der Regel eine Zuwendungsbesttigung
(umgangssprachlich Spendenbescheinigung oder Spendenquittung) ein.
Bei der Berechnung der Zuwendungssumme durch den Zuwendenden ist zu beachten, dass sich die
Hhe der Zuwendung nach dem bei der Entnahme angesetzten Wert des Wirtschaftsgutes bestimmt,
insofern das Wirtschaftsgut unmittelbar vor seiner Zuwendung dem Betriebsvermgen des Zuwenden-
den entnommen wurde; ansonsten bestimmt sie sich nach dem gemeinen Wert des Wirtschaftsgutes,
wenn dessen Veruerung im Zeitpunkt der Zuwendung keinen Besteuerungstatbestand erfllen wrde.
In allen brigen Fllen drfen bei der Ermittlung der Zuwendungshhe die fortgefhrten Anschaffungs-
oder Herstellungskosten nur berschritten werden, soweit eine Gewinnrealisierung stattgefunden hat.
Wird mit einer Zuwendung zur Frderung wissenschaftlicher Zwecke eine Beschaffungsmanahme im
vollem Umfang finanziert oder teilfinanziert und begrndet, so richtet sich die Zustndigkeit zur Durch-
fhrung dieser Beschaffungsmanahme nach den in diesem Beschaffungshandbuch festgelegten
Zustndigkeiten.
Fr die Ausstellung der Spendenbescheinigung bitte ich zusammen mit dem Beschaffungsantrag, das
Schreiben des Zuwendenden, aus dem die Art der Zuwendung und der Zuwendungswert (inklusive
Mehrwertsteuer) hervorgehen, sowie das ausgefllte Schreiben "Erklrung zur beigefgten Zuwendung"
(siehe auch Anlage 2) oder unter dem Link: http://www.rwth-aachen.de/go/id/hmw/ids/aaaaaaaaaaaarea
einzureichen.
Nach erfolgter Auftragserteilung durch die Abt. 7.3 und Rechnungsstellung durch den Zuwendenden
wird die Zuwendungsbesttigung durch die Abt. 7.2 Finanzbuchhaltung und Kasse ausgestellt. Das Ver-
fahren leitet die Abt. 7.3 ein, sobald die Rechnung vorliegt. Die Spendenbescheinigung wird der
Hochschuleinrichtung von der Abt. 7.2 zwecks Weiterreichung an den Zuwendenden zugeleitet.
Beschaffungshandbuch der Abt. 7.3 und 10.1 Seite 11 von 24
Stand 02.2013
Ausnahme: bersteigt die Bruttoauftragssumme des zu beschaffenden Gegenstandes nicht die Wert-
grenze von 5.000.- , und gewhrt der Zuwender eine Zuwendung im vollen oder teilweisen Umfang der
Bruttoauftragssumme, so wird aus Vereinfachungsgrnden nach einer Beauftragung (unter Verwendung
eines Auftragsscheines) durch die Hochschuleinrichtung die Spendenbescheinigung direkt von der Abt.
7.2 ausgestellt. Als zahlungsbegrndende Unterlagen sind der Abt. 7.2 dabei die entsprechende Durch-
schrift des Auftragsscheines, das Schreiben des Zuwendenden aus dem die Art der Zuwendung und der
Zuwendungswert (inklusive Mehrwertsteuer) hervorgehen, sowie die ausgefllte "Erklrung zur beigefg-
ten Zuwendung" vorzulegen.
Zur Steigerung der Wettbewerbsfhigkeit hat die RWTH Aachen ihre strategische Ausrichtung berprft
und neu definiert. Im Zuge dieses Strategieprozesses wurde der Markenauftritt modernisiert. Hierfr
wurde ein Handbuch aufgelegt, dass Richtlinien zum Corporate Design festlegt. Diese Richtlinien sind
Aufgrund der gesammelten Erfahrungen bei der Umsetzung unserer Corporate Design-Richtlinie hat
sich das Rektorat mit der hierzu entwickelten Systematik beschftigt. Dabei wurde deutlich, dass eine
konsequente Umsetzung dieser Systematik nicht immer zu befriedigenden Ergebnissen fhrt. Daher
bedarf es einer berarbeitung der Systematik. Mit der Einfhrung einer Neugestaltung des Corporate
Design und der Logosystematik der Hochschule ist im Frhjahr 2013 zu rechnen.
Bis zu einer Neugestaltung des Corporate Design und der Logosystematik der Hochschule ist der fol-
gende Umsetzungsprozess zu beachten:
Hochschuleinrichtungen, die eine Umstellung nach den neuen CD-Vorgaben vorgenommen haben und
dabei zu befriedigenden Lsungen gelangt sind, knne diese weiterhin nutzen. Hochschuleinrichtungen,
die noch keine Umstellung vorgenommen haben werden gebeten, die Verabschiedung der berarbeite-
ten Richtlinien abzuwarten.
In allen Fllen, wo zuknftig ausschlielich mit der Wortbildmarke RWTH Aachen University gearbeitet
werden soll (also etwa allen Einrichtungen der Zentralen Hochschulverwaltung), bleibt die Umstellung
auf die neuen Vorgaben fr Brief- und Geschftspapiere verbindlich.
Grundsatzregeln zur Verwendung finden Sie auf den Webseiten der Abteilung 3.2 - Marketing
http://www.rwth-aachen.de/go/id/bhsv/
Diese Vorgehensweise zielt darauf ab, dass die aus Sicht des Rektorates notwendigen erneuten Modifi-
kationen fr die beteiligten Einrichtungen mglichst wenig Aufwand bei der Umstellung erzeugen sollen.
Bei Rckfragen steht Ihnen die Abteilung 3.2 - Marketing gerne zur Verfgung.
1. Sofern ein Bedarf Druckarbeiten per Auftragsschein vergeben, oder per Beschaffungsantrag
angemeldet werden soll, ist die Hausdruckerei zu beauftragen. Sofern aus technischen Grnden
eine Erstellung ber die Hausdruckerei nicht mglich ist, ist eine externe Beauftragung mglich.
2. Sofern eine Beauftragung fr Bedarf den Corporate Design auch Layout und Gestaltung um-
fasst, muss der folgende Textbaustein verwendet werden:
Mit der Zahlung des Rechnungsbetrages erwirbt die RWTH das Recht zur uneingeschrnkten
Vervielfltigung in allen Verfahren und zu jeglichem Verwendungszweck an fremden Entwrfen,
Originalen usw.
Entwrfe, Reinzeichnungen, Filme, Klischees usw. gehen als dann vollstndig in das Eigentum
der RWTH ber.
2.1 Diese Regelungen gelten insbesondere fr
2.4.12 Einbandauftrge
2.4.13 Bro- und Zeichenmaterial
2.4.14 Beschaffungen im Rahmen von Exkursionen und wissenschaftlichen Veranstal-
tungen sowie Dienstreisen
a) Wissenschaftliche Veranstaltungen sind insbesondere die Veranstaltungen, die in der Anlage 1
genannt sind.
b) Eine Exkursion ist ein Ausflug, eine Wanderung oder eine Reise unter wissenschaftlicher Leitung
und Zielsetzung insbesondere fr Studierende. Auf Anlage 1 wird verwiesen.
c) Eine Dienstreise ist eine wissenschaftliche Veranstaltung, die auerhalb von Aachen stattfindet
und an der Beschftigte der RWTH teilnehmen. Auf Anlage 1 wird verwiesen.
Fr die unter a - c genannten Veranstaltungen knnen alle Leistungen in eigener Zustndigkeit beschafft
werden, die unter Beachtung der Regelungen dieses Beschaffungshandbuches und unter Verwendung
eines Auftragsscheins fr die Durchfhrung der Veranstaltung notwendig sind.
Sollte ein Anbieter den Abschluss eines zustzlichen Vertrages verlangen, so darf bei der Durchfhrung
einer wissenschaftlichen Veranstaltung der Vertrag nicht in eigener Zustndigkeit abgeschlossen wer-
den. In diesem Fall bitte den Vertrag mit einem Beschaffungsantrag der Abt. 7.3 zur weiteren Be-
arbeitung zuleiten. Auf die Ziff. 1.1 und 2.2.1 wird ebenso verwiesen, wie auf die Ausnahme bei Ex-
kursionen, die in der Anlage 1 genannt ist.
Sollen die Kosten einer Veranstaltung ber die Abt. 8.3. Personalrechtliche Sondergebiete abge-
rechnet werden, so gelten zustzlich die Regelungen des Landesreisekostengesetzes und der entspre-
chenden Rundschreiben.
2.4.15 Transportauftrge
einschl. des Einsatzes von Lastkrnen und anderen Transporthilfen, sofern die Durchfhrung des Trans-
portes ber den Bereich "Transportlogistik" (Abt. 10.5) nicht mglich ist; die Anfrage und deren Ergebnis
sind aktenkundig zu machen (siehe auch Ziff. 2.3.10).
2.4.16 Mineralle und andere le
soweit keine ausschlieliche Zustndigkeit der Abt. 10.1 gegeben ist (siehe Ziff. 2.3.14).
ABTEILUNG 7.3
ABTEILUNG 10.1
Die Bevollmchtigung, bestimmte Beschaffungen eigenstndig durchzufhren, setzt eine
ordnungsgeme Bearbeitung durch die beschaffende Stelle voraus.
DIE BESCHAFFUNGSRICHTLINIEN.
Die Nichtbeachtung der Beschaffungsrichtlinien kann Regressverfahren gegen den/die
Verursacher/in zur Folge haben.
3 Inkrafttreten
Diese Beschaffungsrichtlinien treten immer nach Verffentlichung der neusten Auflage
im Intranet in Kraft.
Alle bisherigen Regelungen und dieser Richtlinie widersprechenden Rundschreiben, Anweisun-
gen usw. sind gegenstandslos.
ERKLRUNG
zur beigefgten Zuwendung
Spender/in:
Ich erklre hiermit, dass die Zuwendung ohne jegliche Gegenleistung der RWTH Aachen erfolgt.
Die Zuwendung wird ausschlielich fr Forschungszwecke verwendet.
Es erfolgt keine aktive Werbettigkeit der RWTH/des Lehrstuhles zu Gunsten des Geldgebers (z.B.
Verlinkung des Logos des Geldgebers auf der Internetseite des Lehrstuhls, bei Veranstaltungen Aufstellen von
Tafeln oder Banderolen mit dem Namen des Sponsoren, Produktwerbung des Sponsoren in Verffentlichun-
gen des Lehrstuhls)
Wer vorstzlich oder grob fahrlssig eine unrichtige Zuwendungsbesttigung erstellt oder wer veran-
lasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Zuwendungsbesttigung angegebenen
steuerbegnstigten Zwecken verwendet wird, haftet fr die Steuer, die dem Fiskus entgeht.
Aachen, ____________________________________________
Unterschrift des verantwortlichen Mitgliedes der
Hochschuleinrichtung und Stempel der Einrichtung