Anita Davenport

Office Manager

Assist with Patient

Supervises Records, Insurance
The Office Staff Processing, and
Appointment Processing

Preparation of End of
month Patient Statements

Fred Brown Susan Gifford Tom Capaletti Lisa Sung Carla Herrera

Office Payroll, Tax Appointment Books,

Reporting, and Profit Patient Records Insurance Reporting and Reminder Calls to Patients, Ordering & Organizing
Distribution among the Maintenance Accounting Paperwork and Preparing Daily Office and Clinic Supplies
Associates Appointment Lists

Assist with Patient Assist with Patient Assist with Patient Assist with Patient Assist with Patient
Records, Insurance Records, Insurance Records, Insurance Records, Insurance Records, Insurance
Processing, and Processing, and Processing, and Processing, and Processing, and
Appointment Processing Appointment Processing Appointment Processing Appointment Processing Appointment Processing

Preparation of End of Preparation of End of Preparation of End of Preparation of End of Preparation of End of
Month Patient Statements Month Patient Statements Month Patient Statements Month Patient Statements Month Patient Statements

2.

Patient Records Primary Responsibility: Susan Gifford

Backup Responsibility: Anita Davenport, Fred

Brown, Tom Capaletti, Lisa Sung, Carla Herrera
Insurance Processing Primary Responsibility: Tom Capaletti

Backup Responsibility: Anita Davenport, Fred

Brown, Susan Gifford, Lisa Sung, Carla Herrera
Appointment Processing Primary Responsibility: Lisa Sung

Backup Responsibility: Anita Davenport, Fred

Brown, Susan Gifford, Tom Capaletti, Carla Herrera
Preparation of End of Month Patient Statements Responsibility: ALL OFFICE STAFF
3. Transaction Processing (TP) Systems process data generated by day-to-day business operations.
TP systems perform a series of tasks whenever a specific transaction occurs. Examples of TP systems
include customer order processing, accounts receivable, warranty claim processing. New Century would
benefit from TP systems because its efficient. The TP systems process a set of transaction-related
commands as a group rather than individually. Another benefit of New Century would be to protect
integrity. TP systems ensure that if a single element of a transaction fails, the system does not process
the rest of the transaction. New Century might use a transaction processing system for appointment
processing; its most critical day-to-day business operation.

Business Support Systems provide job-related information support to users at all levels of a
company. These systems can analyze transactional data, generate information needed to manage and
control business processes, and provide information that leads to better decision-making. Information
systems produce valuable information from computers. New Century Employees need information to
perform their jobs and they can rely on information systems for that support. Business Support systems
can work hand in hand with a TP system. Example Merchandise sales to customer, a TP system records
the sale, updates the customers balance, and makes a deduction from the inventory. Business Support
system highlights slow- or fast-moving items, customers with past due balances, and inventory levels
that need adjustment. In order for New Century to compete effectively in their market; they must
collect production, sales, and shipping data and update the company-wide business support system
immediately. New Century might consider a business support system for its patient records that will
provide information support for users having to deal with patients.

User Productivity Systems are technological systems that increase employee productivity. Examples of
User Productivity Systems include e-mail, voice mail, fax, video and Web conferencing, word processing,
automated calendars, database management, spreadsheets, desktop publishing, presentation graphics,
company intranets, and high-speed Internet access. New Century Company improves productivity by
providing their employees with this technology. For a user productivity system, New Century might
consider a database management system that will help all employees access patient records faster and
more accurately.

4. Business-to-business (B2B) describes commerce transactions between businesses, such as

between a manufacturer and a wholesaler, or between a wholesaler and a retailer. Electronic commerce
between two companies used a data sharing arrangement called electronic data interchange (EDI). New
Centurys benefit of using B2B is to improve efficiency and reduce costs. New Century might consider
EDI for its claims and payment transactions with insurance companies, vertical system packages for
business processes specific to New Century, and horizontal system packages for business processes
common to most businesses such as inventory, accounting, and supplies ordering.
Terjemahan:

Data Transaction Processing (TP) Proses Sistem yang dihasilkan oleh hari-hari operasi bisnis. sistem TP
melakukan serangkaian tugas setiap kali transaksi tertentu terjadi. Contoh sistem TP termasuk
pemrosesan order pelanggan, piutang, garansi pengolahan klaim. New Century akan mendapat manfaat
dari sistem TP karena efisien. Sistem TP memproses satu set perintah yang berhubungan dengan
transaksi sebagai kelompok daripada individual. Manfaat lain dari New Century akan melindungi
integritas. sistem TP memastikan bahwa jika satu elemen dari transaksi gagal, sistem tidak memproses
sisa transaksi. New Century mungkin menggunakan sistem pemrosesan transaksi untuk diproses
pengangkatan; itu yang paling penting hari-hari operasi bisnis.

Bisnis Sistem Dukungan memberikan dukungan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan untuk
pengguna di semua tingkat perusahaan. Sistem ini dapat menganalisis data transaksional, menghasilkan
informasi yang dibutuhkan untuk mengelola dan mengendalikan proses bisnis, dan memberikan
informasi yang mengarah ke lebih baik pengambilan keputusan. sistem informasi menghasilkan
informasi berharga dari komputer. New Century Karyawan membutuhkan informasi untuk melakukan
pekerjaan mereka dan mereka dapat bergantung pada sistem informasi untuk mendukung. Sistem
pendukung bisnis dapat bekerja bergandengan tangan dengan sistem TP. Contoh - penjualan
Merchandise kepada pelanggan, sistem TP mencatat penjualan, update saldo pelanggan, dan membuat
pengurang persediaan. Dukungan sistem bisnis highlights lambat atau barang yang bergerak cepat,
pelanggan dengan saldo tertunggak, dan tingkat persediaan yang perlu penyesuaian. Agar New Century
untuk bersaing secara efektif dalam pasar mereka; mereka harus mengumpulkan produksi, penjualan,
dan data pengiriman dan memperbarui sistem dukungan bisnis di seluruh perusahaan segera. New
Century mungkin mempertimbangkan sistem pendukung usaha bagi catatan pasien nya yang akan
memberikan dukungan informasi bagi pengguna harus berurusan dengan pasien.

Produktivitas pengguna Sistem adalah sistem teknologi yang meningkatkan produktivitas karyawan.
Contoh Produktivitas Pengguna Sistem termasuk e-mail, pesan suara, fax, video dan web conferencing,
pengolah kata, kalender otomatis, manajemen database, spreadsheet, desktop publishing, presentasi
grafis, intranet perusahaan, dan akses Internet kecepatan tinggi. New Century Perusahaan
meningkatkan produktivitas dengan menyediakan karyawan mereka dengan teknologi ini. Untuk sistem
produktivitas pengguna, New Century mungkin mempertimbangkan sistem manajemen database yang
akan membantu akses semua karyawan catatan pasien lebih cepat dan lebih akurat.

4. Business-to-business (B2B) menggambarkan transaksi perdagangan antara perusahaan, seperti antara

produsen dan grosir, atau antara grosir dan pengecer. perdagangan elektronik antara dua perusahaan
menggunakan pengaturan pembagian data yang disebut electronic data interchange (EDI). manfaat baru
Century untuk menggunakan B2B adalah untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. New
Century mungkin mempertimbangkan EDI untuk klaim dan transaksi pembayaran dengan perusahaan
asuransi, paket sistem vertikal untuk proses bisnis yang spesifik untuk New Century, dan paket sistem
horizontal untuk proses bisnis umum untuk kebanyakan bisnis seperti persediaan, akuntansi, dan
memesan persediaan.
 Case Study: New Century Health Clinic

Case Study: New Century Health Clinic

1. An organization chart of the office.

1. Identify at least three business processes that New Century performs, and explain who is responsible for

the specific tasks.

A business processes is a collection of related, structured activities or tasks that produce a specific

service or product (Source: http://en.wikipedia.org/wiki/Business_process).

Basically, New Century performs its business processes mainly with the management of Anita

Davenport. She manages Fried Brown who handles office payroll, tax reporting, and profit distribution
 among the associates. She makes sure that Susan Gifford, performs her job of maintaining the patient

records for future references, as well as, Tom Capaletti, handling most of the paperwork concerning to

insurance reporting and accounting for New Century. Also, she has to make sure that the reminder calls

to patients and daily appointment list are prepared by Lisa Sung. Finally, as a manager, she has to keep

track of supply chain and motivate Carla Herrera performs this job efficiently for her four doctors, three

registered nurses and four physical therapist so that, they wont have any problem in performing their

practices.

Hence, New Century Health Clinic has five business processes if we look at it from its

managements perspective.

2. Explain how New Century might use a transaction processing system, a business support system, and

user productivity system. For each type of system, provide a specific example, and explain how the

system would benefit the clinic.

Since, we need to develop a system for New Century for its operation and future growth we have

option of choosing one of the following information systems:-

a. Transaction Processing System

Transaction processing systems process data generated by day-to-day business operation. It is a

good system which protects the integrity of data in our organization and therefore if single element of a

transaction fails, the system doesnt process the rest of the transaction. (System Analysis and Design

[Eighth Edition], Page 12).

A simple example of such kind of system would be company who sells products and services

online. E-bay, where a buyer bids for the item they want to purchase must bid higher than other buyers

who are also bidding for the same item. Also, the system would not confirm its sale unless the buyer

confirms the payment by check, credit card or PayPal.

One of the many ways transaction processing system would help New Century Health Clinic would
 be to set up an appointment or take the patients for the checkups after confirming that the doctors are

free and the clinic supplies are enough to perform the checkups of the individual patients.

b. Business Support System

Business Support System provides job-related information support to users at all levels of a

company. They help replace manual tasks as payroll processing (System Analysis and Design [Eighth

Edition], Page 13). We need to collect all the information from every process and enter them in to our

system to get valuable information about our business which helps make decisions for our companys

growth.

We can have all the available information of 3,500 patients and their history of transactions with

our business to analyze and make important decisions and increase the sales in future. Susan Gifford

could perform her job more efficiently with recording patients information in the system which could

be used efficiently by the manager for efficient decision making in future. Lisa Sung would be equally

benefited by this system to make appointments lists daily and to make reminder calls to the patients.

Hence, the system would benefit New Century Health Clinic in being efficient in the daily tasks that they

have to perform and also would help better decision making for future growth of the business.

One of the best examples of business support system is RFID (Radio Frequency Identification) chips

that Wal-Mart and other large businesses are using to keep tract of the inventories in and out and set up

a decision making system for the profit/loss, sales growth, most frequently used inventory by customers

and other decisions that a system would make it for us and we can make decision based on the systems

results.

c. User Productivity System

User Productivity Systems include all the levels of technology that improves productivity which

include e-mail, voicemail, video conferencing, database management, desktop publishing, high speed

internet, and company intranets (System Analysis and Design [Eighth Edition], Page 14).

If the clinic would expand its business in future and would have different branches, company

intranet would be nearly mandatory for effective data processing and would be very helpful. The

processes and system could be shared by all other branches which would decrease the cost of
 investment for the clinic to expand. Also, the patient information could be retrieved from any other

locations of the clinic. They could have a facility of having their checkups in any of the branches of the

clinic. The database and video conferencing would help managers and the doctors make decisions on

the processes and operation of the clinic respectively. All the user productivity systems are very

important. These days, these productivity systems are becoming mandatory for any forms of business as

everything we process and perform is going digital.

Most of the organizations that have branches at different locations, uses company intranet to use

the corporate data to perform their jobs are the best examples of User Productivity System. One of the

specific examples would be UN (United Nations) that uses the internet to access corporate data from

every branch in the world to perform its operations.

3. During the systems development processes, should New Century consider any of the following: B2B,

vertical and horizontal system packages, or Internet-based solutions? Explain your answers.

System development processes includes the following steps:-

a. System Planning

b. System Analysis

c. System Design

d. System Implementation

e. System Support and Security

New Century should consider mostly the Internet-based solutions among B2B and vertical and

horizontal system packages. The reason behind selecting internet-based solutions in the system

development processes is that most of, the users, who are one of the important key components of

information systems are accessible to internet and they demand the services as appointment setting

and paying bills online. They would want to have their medical history online and it is convenient for

them to remember when their next visit is due if they get alert in emails or from the website of the

company. They can check out the updates of the company and available time frame they can visit the
clinic. Also, many prospective patients would be exposed to the company promotions online and the

company could substantially increase the growth in the market by taking many new patients. Therefore,

if I were an IT consultant for New Century Health Clinic then I would most definitely consider internet-

based solutions in the system development processes.

Terjemahan:

Sebuah proses bisnis adalah kumpulan kegiatan terkait, terstruktur atau tugas yang menghasilkan
layanan tertentu atau produk

Pada dasarnya, New Century melakukan proses bisnisnya terutama dengan manajemen Anita
Davenport. Dia berhasil Fried Brown yang menangani penggajian kantor, pelaporan pajak, dan distribusi
keuntungan di antara rekan. Dia memastikan bahwa Susan Gifford, melakukan pekerjaannya menjaga
catatan pasien untuk referensi di masa depan, serta, Tom Capaletti, menangani sebagian besar
dokumen mengenai pelaporan asuransi dan akuntansi untuk New Century. Juga, dia harus memastikan
bahwa pengingat panggilan untuk pasien dan daftar jadwal harian yang disiapkan oleh Lisa Sung.
Akhirnya, sebagai seorang manajer, dia harus melacak rantai pasokan dan memotivasi Carla Herrera
melakukan pekerjaan ini secara efisien untuk empat dokter nya, tiga perawat terdaftar dan empat
terapis fisik sehingga, mereka tidak akan memiliki masalah dalam melakukan praktek-praktek mereka.

Oleh karena itu, New Century Klinik Kesehatan memiliki lima proses bisnis jika kita melihat dari
perspektif manajemen ini.

2. Jelaskan bagaimana New Century mungkin menggunakan sistem pemrosesan transaksi, sistem
dukungan bisnis, dan sistem produktivitas pengguna. Untuk setiap jenis sistem, memberikan contoh
yang spesifik, dan menjelaskan bagaimana sistem akan menguntungkan klinik.

Sejak, kita perlu mengembangkan sebuah sistem untuk New Century untuk operasi dan
pertumbuhan di masa depan kita memiliki pilihan untuk memilih salah satu sistem informasi berikut: -

Sebuah. Sistem pemrosesan transaksi

data transaksi proses pengolahan sistem yang dihasilkan oleh hari-hari operasi bisnis. Ini adalah
sebuah sistem yang baik yang melindungi integritas data dalam organisasi kami dan oleh karena itu jika
elemen tunggal dari transaksi gagal, sistem tidak memproses sisa transaksi. (Analisis Sistem dan Desain
[Edisi Kedelapan], Page 12).

Sebuah contoh sederhana dari jenis seperti sistem akan perusahaan yang menjual produk dan
layanan online. E-bay, di mana pembeli tawaran untuk item yang mereka ingin membeli harus menawar
lebih tinggi dari pembeli lain yang juga penawaran untuk item yang sama. Juga, sistem tidak akan
mengkonfirmasi penjualannya kecuali pembeli menegaskan pembayaran dengan cek, kartu kredit atau
PayPal.

Salah satu sistem banyak cara pemrosesan transaksi akan membantu New Century Klinik
Kesehatan akan mengatur janji atau mengambil pasien untuk pemeriksaan setelah mengkonfirmasi
bahwa dokter bebas dan perlengkapan klinik yang cukup untuk melakukan pemeriksaan pasien individu.

b. Support System Bisnis

Support System Bisnis memberikan dukungan informasi yang berhubungan dengan pekerjaan
untuk pengguna di semua tingkat perusahaan. Mereka membantu menggantikan tugas-tugas manual
sebagai proses penggajian (Analisis Sistem dan Desain [Edisi Kedelapan], Page 13). Kita perlu untuk
mengumpulkan semua informasi dari setiap proses dan memasukkan mereka ke dalam sistem kami
untuk mendapatkan informasi berharga tentang bisnis kami yang membantu membuat keputusan untuk
pertumbuhan perusahaan kami.

Kita dapat memiliki semua informasi yang tersedia dari 3.500 pasien dan sejarah mereka transaksi
dengan bisnis kami untuk menganalisis dan membuat keputusan penting dan meningkatkan penjualan di
masa depan. Susan Gifford bisa melakukan pekerjaannya secara lebih efisien dengan merekam informasi
pasien dalam sistem yang dapat digunakan secara efisien oleh manajer untuk pengambilan efisien
membuat di masa depan. Lisa Sung akan sama-sama diuntungkan oleh sistem ini untuk membuat daftar
janji sehari-hari dan untuk membuat panggilan pengingat kepada pasien. Oleh karena itu, sistem ini
akan menguntungkan New Century Klinik Kesehatan untuk menjadi efisien dalam tugas sehari-hari
bahwa mereka harus melakukan dan juga akan membantu keputusan yang lebih baik untuk
pertumbuhan masa depan bisnis.

Salah satu contoh terbaik dari sistem pendukung bisnis RFID (Radio Frequency Identification) chip
yang Wal-Mart dan bisnis besar lainnya menggunakan untuk menjaga saluran persediaan masuk dan
keluar dan mendirikan sebuah pengambilan keputusan sistem untuk laba / rugi, penjualan
pertumbuhan, yang paling sering digunakan persediaan oleh pelanggan dan keputusan lain yang sistem
akan membuatnya untuk kami dan kami dapat membuat keputusan berdasarkan hasil sistem.

c. Sistem Produktivitas pengguna

Produktivitas pengguna Sistem mencakup semua tingkat teknologi yang meningkatkan

produktivitas yang meliputi e-mail, pesan suara, video conferencing, manajemen database, desktop
publishing, internet kecepatan tinggi, dan intranet perusahaan (Analisis Sistem dan Desain [Edisi
Kedelapan], Page 14).

Jika klinik akan mengembangkan usahanya di masa depan dan akan memiliki cabang yang berbeda,
intranet perusahaan akan hampir wajib untuk pengolahan data yang efektif dan akan sangat membantu.
Proses dan sistem bisa digunakan bersama oleh semua cabang lain yang akan mengurangi biaya
investasi untuk klinik untuk memperluas. Juga, informasi pasien dapat diambil dari lokasi lain klinik.
Mereka bisa memiliki fasilitas memiliki pemeriksaan mereka di salah satu cabang dari klinik. Database
dan video conferencing akan membantu manajer dan dokter membuat keputusan tentang proses dan
operasi klinik masing-masing. Semua sistem produktivitas pengguna sangat penting. Hari-hari ini, sistem
produktivitas ini menjadi wajib bagi setiap bentuk usaha sebagai segala sesuatu yang kita memproses
dan melakukan akan digital.

Sebagian besar organisasi yang memiliki cabang di lokasi yang berbeda, menggunakan intranet
perusahaan untuk menggunakan data perusahaan untuk melakukan pekerjaan mereka adalah contoh
terbaik dari Pengguna Produktivitas Sistem. Salah satu contoh spesifik akan UN (United Nations) yang
menggunakan internet untuk mengakses data perusahaan dari setiap cabang di dunia untuk melakukan
operasinya.

3. Selama proses pengembangan sistem, harus New Century mempertimbangkan hal-hal berikut: B2B,
paket sistem vertikal dan horisontal, atau solusi berbasis internet? Jelaskan jawaban Anda.

Proses pengembangan sistem meliputi langkah-langkah berikut: -

Sebuah. Perencanaan sistem

b. Analisa sistem

c. Desain sistem

d. Implementasi sistem

e. Dukungan dan Keamanan Sistem

New Century harus mempertimbangkan sebagian besar solusi berbasis internet antara B2B dan
paket sistem vertikal dan horisontal. Alasan di balik memilih solusi berbasis internet dalam proses
pengembangan sistem adalah bahwa sebagian besar, para pengguna, yang merupakan salah satu
komponen kunci penting dari sistem informasi yang dapat diakses oleh internet dan mereka menuntut
layanan seperti pengaturan pengangkatan dan membayar tagihan secara online. Mereka ingin memiliki
riwayat kesehatan mereka secara online dan lebih mudah bagi mereka untuk mengingat saat kunjungan
berikutnya mereka adalah karena jika mereka bisa mendapatkan peringatan dalam email atau dari
website perusahaan. Mereka dapat memeriksa update dari perusahaan dan tersedia kerangka waktu
mereka dapat mengunjungi klinik. Juga, banyak calon pasien akan terkena promosi perusahaan online
dan perusahaan secara substansial dapat meningkatkan pertumbuhan di pasar dengan mengambil
banyak pasien baru. Oleh karena itu, jika saya seorang konsultan IT untuk Klinik Kesehatan New Century
maka saya akan paling pasti mempertimbangkan berbasis internet solusi dalam proses pengembangan
sistem.