Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Clase 1: Caractersticas generales de DigiBep

Introduccin

Bienvenidos al curso virtual Introduccin al sistema DigiBep; el mismo tiene como

objetivo principal brindarles los conocimientos bsicos para que logren utilizar el sistema en
la biblioteca. En dicho curso veremos las primeras configuraciones que debemos realizar en
el sistema para adaptarlo a las necesidades propias de la biblioteca; as como tambin
algunas de las distintas funciones que nos ofrece.

Hoy en da, las herramientas informticas (concretamente los sistemas de gestin

bibliotecaria), apuntan a resolver de una forma ms simple las funciones que se desarrollan
cotidianamente en las bibliotecas y que siempre estn interrelacionadas. Por eso se llama
integrado.

Qu es DigiBep?
Habitualmente realizamos en la biblioteca popular diferentes tareas: compramos libros y
otros recursos, los inventariamos y registramos (hacemos las fichas o registros) de acuerdo
a las normas de catalogacin, los ubicamos donde corresponde. Por otra parte recibimos a
los lectores a quienes hacemos socios, cobramos las cuotas societarias, registramos
prstamos, devoluciones, reservas de los distintos materiales, etc. De todas estas tareas
elaboramos informes, estadsticas y proponemos proyectos.

Comencemos definiendo DigiBep como el sistema integrado de gestin bibliotecaria que

ofrece la CONABIP, basado en el programa Koha y adaptado a las necesidades reales de
las bibliotecas populares. Permite la administracin y gestin del catlogo bibliogrfico,
sistema de socios, cobranzas, y cmo gestionar estadsticas e informes, entre otras
acciones.

1
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

En caso de estar utilizando otra base de datos en la biblioteca, DigiBep permite importar
datos de otras plataformas como por ejemplo, SIGEBI, Aguapey, Win/Isis, Excel, etc. Este
proceso se denomina migracin, la cual es llevada a cabo por un equipo de tcnicos de
CONABIP para asegurar que, en el proceso de migracin, no se pierda informacin y facilitar
esta tarea a los bibliotecarios, que deben iniciarse como usuarios de esta nueva
herramienta.

Caractersticas del DigiBep

Veamos algunas de las caractersticas del DigiBep:

Acceso mediante el navegador web (se recomienda Mozilla Firefox, pero con el
Chrome tambin se puede acceder), sin la necesidad de instalar ningn software en
la computadora. Accedemos entonces a travs de una direccin web:
http://xxxx.bepe.ar:8080 y desde all podremos operar en el sistema. Para poder
utilizarlo de esta forma ya veremos que el software nos debe reconocer como
usuarios de DigiBep.

Permite a los socios de las bibliotecas poder visualizar el catlogo (OPAC) a

travs de la Web. Esto implica que los usuarios consultarn a travs de la web el
catlogo bibliogrfico de la biblioteca. Esta tarea la podrn realizar desde sus casas,
sus escuelas y todos aquellos lugares donde tengan acceso a Internet.

Posibilita aadir cartulas de libros propios de las bibliotecas. Para los lectores
es muy interesante no slo ver los datos referenciales que ofrecen los catlogos
(autor, ttulo, materia, etc.), sino tambin ver las tapas y la portada de libros que
pueden ayudar a reconocer el material buscado.

Permite a los usuarios valorar o comentar cada uno de los registros

bibliogrficos. Aqu comienza a tener vida la conocida web 2.0 donde el usuario
interacta, ya que a travs de los comentarios sobre los libros que ha ledo introduce
un valor agregado a nuestro registro.

2
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Contiene un nuevo de sistema de circulacin offline. Este software permite que

funcionemos sin el temor que nos inspira la sola amenaza de quedarnos en algn
momento sin conexin a Internet y perder la posibilidad de registrar los prstamos o
devoluciones.

Ofrece bsqueda de socios por e-mail, telfono, nmero de socio. No slo

podemos ubicar los lectores por nombre y apellido, como estamos acostumbrados a
hacerlo habitualmente, sino que al agregar otras formas de bsqueda facilita que
podamos encontrar la informacin requerida.

Catalogacin por copia a travs del servidor z39.50. Esto implica que si en otra
biblioteca ya est catalogado el libro que tenemos en la mano, no hace falta que
volvamos a hacerlo. Tenemos la opcin de importar ese registro al catlogo de
nuestra biblioteca; y slo agregaremos aquellos datos que son propios de nuestra
institucin, por ejemplo, nmero de inventario, ubicacin, algn trmino que
identifique el contenido que para nosotros sea importante agregar.

Catalogacin en formato MARC21. Este estndar internacional, permite que la

catalogacin de los materiales de las diferentes unidades de informacin, tenga una
misma estructura. De esta manera es posible la catalogacin por copia.

3
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Partes del DigiBep (interfaz administrativa y OPAC).

Para facilitar la navegacin dentro del software se han diferenciado los dos usuarios
principales del mismo, que lo van a abordar con distintos intereses: el bibliotecario que va a
trabajar dentro del software y operar todos sus mdulos; y el usuario que lo va a consultar,
sin poder modificar ninguno de los datos ingresados, salvo la incorporacin de comentarios
referidos a algunos de los recursos que ya estn en la biblioteca, tal como se expuso entre
las caractersticas del sistema.

Entonces DigiBep consta de dos partes, una para la administracin del bibliotecario o
responsable de biblioteca (Interfaz administrativa) y otra para la interaccin del usuario
(OPAC).

Interfaz administrativa

Denominamos interfaz administrativa al lugar donde el bibliotecario interacta con el

sistema, donde va a utilizar las diferentes herramientas, donde se produce el intercambio
entre el software que procesa y el bibliotecario que registra la informacin; luego el sistema
le devuelve el resultado de eso que carg.

Bibliotecario Software DigiBep Bibliotecario

Carga la Recibe, procesa y Consulta y difunde
informacin en devuelve la la informacin que
DigiBep informacin segn las reside en DigiBep
operaciones

4
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Esta interfaz administrativa es utilizada por el bibliotecario o responsable de la biblioteca. Se

accede a travs de una direccin otorgada por CONABIP (http://xxxx.bepe.ar:8080), siendo
xxxx reemplazado por el nmero de reconocimiento de la biblioteca. En el navegador no es
necesario escribir http:// directamente se escribe el nmero de la biblioteca.

Veamos ahora cules son las operaciones que permite realizar DigiBep:

Configurar parmetros especficos de la biblioteca; es decir configurar las diferentes

operaciones: categoras de usuarios, tipos de materiales, reglas de prstamos, etc.

Crear dentro del DigiBep otra seccin o sucursal como por ejemplo: Bibliomvil,
valija viajera, etc. Es decir que podemos registrar el material que no se encuentra
dentro de la coleccin de la biblioteca, sino que es una coleccin a parte, con
inventario diferente.

Registrar el material bibliogrfico ingresado a la biblioteca. DigiBep nos ofrece la

posibilidad de generar los registros segn los estndares internacionales adoptados
por la mayora de las bibliotecas. Para cada tipo de material (libros, revistas, mapas,
videos, etc.) tendremos una plantilla que nos permite ingresar fcilmente la
informacin.

Administrar los socios y prstamos. De esta manera podemos ingresar todos los
socios de la biblioteca al sistema y as, poder registrar la circulacin del material; de
forma tal que sabremos quin tiene cada material y cundo tiene que devolverlo.

Modificar registros. DigiBep nos permite modificar los registros cargados.

Habilitar al personal de la biblioteca para acceder a la interfaz y operar las funciones

del sistema. La persona habilitada en cada biblioteca es el responsable reconocido
por la CONABIP a quien se le conceder la contrasea de entrada al sistema. Esta
persona es el administrador del DigiBep, quien est habilitado a otorgar
contraseas al resto del personal.

5
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Mdulos de DigiBep

Los mdulos de DigiBep, son los espacios internos que tiene el programa para realizar
determinadas tareas. As como en forma manual, hay un lugar fsico donde se realiza la
catalogacin, se hacen las fichas y un fichero donde se guardan, en DigiBep hay un
mdulo para esas tareas, guardarlas y luego mostrarlas, es el mdulo de Catalogacin.

Al ser un sistema integrado, la informacin que se guarda en un mdulo, puede ser utilizada
por otro. De esta forma lo que hemos ingresado en el mdulo Catalogacin, o lo que hemos
ingresado al mdulo Usuarios, podemos visualizarlo en el mdulo Informes, y desde all
realizar otras operaciones.

Para profundizar en los mdulos de DigiBep podemos consultar los tutoriales en

http://docs.bepe.ar/index.php/Componentes

Grfico 1: Interfaz administrativa, donde se pueden ver los diferentes mdulos del sistema.

6
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

OPAC (On-line Public Access Catalog)

Por medio de esta interfaz el usuario podr consultar, a travs de Internet, un libro u otro
material que necesite. El sistema le permitir saber la ubicacin fsica del documento.
Adems podr hacer bsquedas por autor, ttulo, temas o trminos de acuerdo a sus
necesidades de informacin.

Grfico 2: visualizacin del OPAC

Contraseas
Es muy importante guardar cuidadosamente las contraseas y evitar
anotarlas en lugares donde puedan ser vistas con facilidad por personas
ajenas a las tareas bibliotecarias. No se recomienda pegarlas en el monitor de
la computadora o guardarlas en los cajones de los escritorios de la biblioteca.
Tenga en cuenta que la persona que tenga el acceso a las contraseas del
sistema, podrn modificar o eliminar los datos de los socios de la biblioteca o
los registros del catlogo, entre otros daos posibles.

7
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Navegador a utilizar para el Acceso a DigiBep

Se recomienda utilizar el navegador Mozilla Firefox, ya que algunas
funciones del DigiBep no funcionan con otros navegadores. Si su
computadora no tiene instalado Mozilla Firefox, puede descargarlo en
forma gratuita en la direccin Web http://www.mozilla.com/es-AR/

Generacin de nuestro propio DigiBep

Todas las bibliotecas populares podrn tener su propio DigiBep con las
caractersticas (configuraciones) propias de dicha biblioteca.

CONABIP suministra a cada una dos direcciones Web para que pueda
ingresar a su sistema DigiBep:

http://xxxx.bepe.ar:8080 (interfaz bibliotecario o administrativa)

http://xxxx.bepe.ar (OPAC- Catlogo de acceso pblico en lnea)

Ingresar a DigiBep

Para ingresar al DigiBep y comenzar con las configuraciones principales, debemos escribir
en el navegador la direccin Web http://xxxx.bepe.ar:8080 recuerden que las xxxx son
reemplazadas por el nmero de biblioteca.

Acceder a la pgina de acceso al sistema, all deber introducir el usuario y la contrasea

(enviado por la CONABIP) y hacer clic en el botn Usuario.

8
 Curso virtual: Introduccin al sistema DigiBep

Hasta aqu hemos realizado una introduccin para familiarizarnos con algunos conceptos
que tenemos que comprender antes de utilizar DigiBep, ya que estn dentro del mismo
sistema y nos ayudarn a trabajar con esta herramienta.

En la prxima clase ingresaremos ya al programa e iremos trabajando sobre los distintos

mdulos, desde la descripcin y comprensin de cmo se ingresa, qu encontramos y cmo
elegimos la tarea que queremos realizar.

Ingrese al DigiBep y chequeen si es correcta la contrasea, en caso de tener algn

inconveniente comunquese con el tutor. Comience a navegar dentro del sistema y
plantee sus primeras impresiones y dudas en el foro.