04 Tlskfinal

1
Lampiran
Keputusan Direksi PT PLN (Persero)
Nomor : .K/010/DIR/2004
Tanggal : 2004
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Tatalaksana surat dan kearsipan mengatur surat sebagai sarana komunikasi kedinasan
dalam pelaksanaan tugas-tugas umum di lingkungan PT PLN (Persero). Informasi surat
berawal dari tahap penciptaan, berlanjut dengan tahap penggunaan dan berakhir pada
tahap pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang dikenal sebagai daur
hidup kearsipan, perlu dikelola secara utuh sebagai sistem.
Untuk mengatur tatalaksana surat di lingkungan PT PLN (Persero) sejak tahun 1966 telah
memiliki Pedoman dan Petunjuk surat dinas Nomor A1/1966, diganti dengan Keputusan
Direksi PLN No. 026/DIR/1989, kemudian disempurnakan dengan Keputusan Direksi PT
PLN (Persero) No. 045.K/041/DIR/1998 tentang Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN
(Persero).
Menyikapi perubahan internal dan eksternal serta perkembangan teknologi informasi, maka
untuk mengantisipasi kebutuhan sarana komunikasi di lingkungan PT PLN (Persero),
dengan fasilitas media baru sebagai sarana komunikasi kedinasan, tatalaksana surat dan
kearsipan dihadapkan pada permasalahan yang semakin kompleks sehingga perlu diatur
secara sistematis untuk menuju tertib administrasi yang lebih berdaya guna dan berhasil
guna dalam rangka pendayagunaan administrasi umum di lingkungan PT PLN (Persero).
B. MAKSUD DAN TUJUAN
Maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan ini dibuat
sebagai berikut.
1. Agar dapat dipergunakan sebagai pedoman yang terpadu di seluruh jajaran PT PLN
(Persero).
2. Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tatalaksana surat di

lingkungan PT PLN (Persero).
3. Mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna.
4. Menunjang komunikasi kedinasan baik secara konvensional maupun media baru serta
untuk kemudahan pengendalian pelaksanaannya.
5. Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan
tugas-tugas umum di PT PLN (Persero).
Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

2
C. ASAS TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN
1. Asas Keamanan
Semua jenis surat dinas pada dasarnya bersifat tertutup, sehingga keberadaannya
perlu dijaga kerahasiaan isinya. Oleh karena itu, seluruh komponen pegawai PT PLN
(Persero) tidak diperkenankan memberikan informasinya kepada pihak-pihak yang
tidak berkepentingan baik secara tertulis maupun secara lisan dan atau memberikan
foto copy-nya.
2. Asas Pembakuan
Surat dinas harus diproses dan disusun menurut tata cara yang telah ditetapkan,
kecuali yang diatur secara khusus. Dengan demikian akan diperoleh dua manfaat
sekaligus, yaitu berdaya guna dan berhasil guna.
3. Asas Pertanggungjawaban
Secara administrasi surat dinas harus dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi isi,
format maupun dari prosedur penerbitannya.
4. Asas Keterkaitan
Informasi surat berawal dari tahap penciptaan, berlanjut ke tahap penggunaan dan
berakhir pada tahap pelestarian. Ketiga tahap ini terjalin dalam suatu rangkaian yang
dikenal sebagai daur hidup kearsipan yang harus dikelola secara utuh sebagai sistem.
Dengan demikian seluruh kegiatan tatalaksana surat merupakan bagian integral dari
tatalaksana kearsipan.
D. PENGERTIAN UMUM
Dalam Tatalaksana Surat dan Kearsipan ini menguraikan beberapa pengertian

sebagaimana dimaksud di bawah ini.
1. Perusahaan adalah Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara

selanjutnya dalam keputusan ini disingkat PT PLN (Persero).
2. Organisasi Perusahaan adalah Organisasi PT PLN (Persero).
3. Pusat Organisasi adalah PT PLN (Persero) Kantor Pusat.
4. Kantor Pusat adalah kantor tempat kedudukan Direksi PT PLN (Persero).
5. Satuan Organisasi adalah satuan dalam organisasi PT PLN (Persero) terdiri dari:
5.1 Pusat Organisasi.
5.2 Unit Organisasi.
5.3 Sub Unit Organisasi.
5.4 Sub-sub Unit Organisasi.

3
6. Unit Organisasi adalah unit yang berada dalam Organisasi PT PLN (Persero), terdiri
dari:
6.1 Unit Pelaksana Induk.
6.2 Unit Pelaksana Penunjang Induk.
7. Sub Unit Organisasi adalah unit yang berada dalam Unit Organisasi PT PLN (Persero),
terdiri dari:
7.1 Sub Unit Pelaksana.
7.2 Sub Unit Penunjang.
8. Sub-sub Unit Organisasi adalah unit yang berada dalam Sub Unit Organisasi PT PLN
(Persero), terdiri dari:
8.1 Sub-sub Unit Pelaksana.
8.2 Sub-sub Unit Penunjang.
9. Unit Pengolah adalah unit kerja dalam Satuan Organisasi yang melaksanakan tugas
pokok fungsi organisasi.
10. Unit Satuan Kerja Tata Usaha adalah Unit Kerja yang menyelenggarakan surat
menyurat dan kearsipan pada Satuan Organisasi.
11. Pusat Arsip Perusahaan adalah Unit Kerja yang melakukan pengelolaan arsip PT PLN
(Persero) yang berada di Pusat Organisasi.
12. Unit Kearsipan adalah Unit Kerja yang melakukan pengelolaan arsip di lingkungan Unit
Organisasi, Sub Unit Organisasi dan Sub-sub Unit Organisasi.
13. Direksi adalah Direksi PT PLN (Persero).
14. Pimpinan adalah Pimpinan Unit Organisasi, Sub Unit Organisasi dan Sub-sub Unit
Organisasi.
15. Pejabat Struktural adalah pejabat yang memangku jabatan secara struktural berada
dalam bagan susunan organisasi.
16. Pejabat Fungsional Ahli adalah pejabat yang memangku jabatan sesuai dengan fungsi
keahliannya di PT PLN (Persero).
17. Surat dinas yang selanjutnya disebut surat adalah pernyataan tertulis dalam segala
bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok
dipergunakan sebagai sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi kedinasan
kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
18. Laporan adalah jenis surat yang berisi uraian tertulis yang bersifat resmi tentang
keadaan, peristiwa atau pengalaman dalam rangka pelaksanaan tugas.
19. Formulir adalah jenis surat yang mempunyai desain khusus yang memuat data
kedinasan untuk tujuan tertentu.

4
20. Produk hukum adalah jenis surat yang berbentuk pengaturan yang isinya bersifat
pengaturan dan atau penetapan, yang mengikat dan wajib dilaksanakan, yaitu
Keputusan, Instruksi, Edaran, Pengumuman dan Pemberitahuan.
21. Produk media baru adalah jenis surat hasil alat teknologi elektronik sebagai media
penyaluran informasi yang dipergunakan dalam tatalaksana surat yaitu Facsimile,
Electronic Mail (E-mail) dan File Transfer Protocol.
22. Jenis surat adalah penggolongan surat yang didasarkan atas bentuk redaksional.
23. Sifat surat adalah tingkatan surat dilihat dari berbagai kepentingan dan bobot
informasinya.
24. Format surat adalah susunan dan bentuk surat yang menggambarkan bentuk
redaksional, termasuk tata letak, penggunaan lambang/logo, kertas dan cap dinas.
25. Wewenang penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk

menandatangani surat yang melekat pada jabatannya sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab jabatannya.
26. Arsip adalah naskah yang dibuat dan diterima dalam bentuk dan corak apapun baik
dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka untuk menunjang kegiatan
pelaksanaan tugas di lingkungan Perusahaan.
27. Berkas arsip adalah kumpulan arsip yang dikelompokan berdasarkan kesamaan
masalah.
28. Filing adalah aktifitas penyimpanan arsip ke dalam kotak file, folder atau alat lain secara
sistematis, sehingga arsip dengan mudah dapat ditemukan kembali.
29. Indeks adalah tanda pengenal berkas arsip untuk memudahkan, menghimpun,
menyimpan dan menemukan kembali.
30. Tunjuk Silang adalah catatan yang diletakkan di lembaran atau tab guide/folder untuk
mengindikasikan adanya arsip yang tidak disimpan di tempat tersebut, tetapi disimpan
di tempat lain. Tunjuk silang semacam tanda yang menunjukkan lokasi arsip yang
dimaksud.
31. Guide adalah alat penyekat/pemisah berkas arsip.
32. Folder adalah tempat menyimpan kelompok berkas arsip yang jumlahnya relatif sedikit.
33. Tab adalah bagian dari guide atau folder yang menonjol, dipakai untuk meletakkan
label.
34. Label adalah judul atau identitas berkas arsip.
35. Penyiangan adalah kegiatan pemilahan yang dilakukan untuk memisahkan arsip yang
masih dan atau tidak mempunyai nilai guna bagi Perusahaan.
36. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume arsip, meliputi pemindahan,
pemusnahan dan penyerahan.

5
37. Pemindahan arsip adalah kegiatan pemindahan pengelolaan arsip antar Unit Tata
Usaha Satuan Organisasi.
38. Pemusnahan arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip dengan cara dicacah, dibakar
atau dilebur, sehingga tidak dapat dikenali lagi baik dari segi fisik maupun
informasinya.
39. Penyerahan arsip adalah kegiatan pemindahan pengelolaan arsip dari Unit Tata Usaha
pada Pusat Organisasi ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
40. Jadwal Retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat sekurang-kurangnya berisikan
uraian jenis arsip dan jangka waktu penyimpanan sesuai dengan nilai guna arsip.
41. Kepanitiaan adalah panitia/tim yang dibentuk berdasarkan Keputusan Direksi, Pimpinan
Unit Organisasi dan Sub Unit Organisasi yang berfungsi sebagai Unit Pengolah dalam
rangka pelaksanaan kegiatan khusus.
E. RUANG LINGKUP
Ruang lingkup Tatalaksana Surat dan Kearsipan, meliputi materi-materi yang mencakup
pengaturan sarana komunikasi dan penyampaian informasi kedinasan, sehingga dapat
berdaya guna dan berhasil guna serta menjamin aspek legalitas sebagai bukti proses
kegiatan di lingkungan PT PLN (Persero).

6
BAB II
TATALAKSANA SURAT
Tatalaksana surat mengatur cara penerbitan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan di
lingkungan PT PLN (Persero) secara terpadu guna menyampaikan/memperoleh data dan atau
informasi yang cepat, tepat dan lengkap untuk pengambilan keputusan.
A. JENIS SURAT
Surat sebagai sarana komunikasi kedinasan, berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat,
produk hukum dan produk media baru.
1. Surat
Berdasarkan ruang lingkupnya, surat dibedakan menjadi tiga jenis.
Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern disebut Surat Ekstern, adalah surat yang
ditujukan satu (tunggal) atau lebih dari satu (kolektif) kepada Satuan Organisasi,
instansi pemerintah, swasta atau perorangan.
Surat yang memiliki ruang lingkup intern disebut Nota Dinas, adalah surat yang
diperuntukkan sebagai sarana komunikasi di dalam lingkungan Satuan Organisasi
dan dipergunakan sesuai dengan hirarki yang berlaku.
Surat yang memiliki ruang lingkup khusus disebut surat bentuk khusus, adalah surat
yang dibuat secara sepihak dan atau mengikat kedua belah pihak berupa, nota
kesepahaman/memorandum of understanding (MoU), surat perjanjian, surat
perintah kerja, surat kuasa, berita acara, surat keterangan, surat
peringatan/teguran, surat pernyataan, surat tugas, surat perintah perjalanan dinas,
laporan, formulir, daftar pengantar dan undangan.
2. Produk Hukum
Surat yang memiliki ruang lingkup sebagai dasar hukum dalam pelaksanaan tugas di PT
PLN (Persero), berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat pengaturan atau penetapan
tentang sesuatu hal yang mengikat dan wajib dilaksanakan, baik seluruh atau sebagian
Satuan Organisasi, swasta maupun perorangan, dibedakan menjadi lima jenis.
2.1 Keputusan
Keputusan adalah surat yang bersifat pengaturan dan atau penetapan

kebijaksanaan yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.
2.2 Instruksi
Instruksi adalah surat yang memuat perintah dengan petunjuk teknis pelaksanaan
suatu kebijakan/ketetapan baik bersumber dari peraturan yang lebih tinggi maupun
berdasarkan suatu kebijakan Direksi.
2.3 Edaran
Edaran adalah surat yang isinya memuat petunjuk atau penjelasan tentang hal-hal
yang harus diperhatikan dan dilaksanakan berdasarkan peraturan/ketetapan/
keputusan yang ada. Edaran bersifat umum dan berlaku tetap untuk seluruh atau
sebagian Satuan Organisasi.

7
2.4 Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang memuat suatu informasi atau penjelasan yang
berlaku umum untuk waktu satu kali atau untuk waktu terbatas/tertentu, sampai isi
pengumuman itu diketahui dan atau dilaksanakan oleh Satuan Organisasi dan
seluruh atau sebagian masyarakat di wilayah kerja Satuan Organisasi.
2.5 Pemberitahuan
Pemberitahuan pada dasarnya sama dengan Pengumuman, tetapi hanya berlaku

di lingkungan kerja terbatas, dengan maksud untuk diketahui dan atau
dilaksanakan oleh pegawai dalam Satuan Organisasi.
3. Produk Media Baru
Produk media baru dengan segala perangkatnya mengalami perubahan tata cara dalam
berkomunikasi baik formal maupun informal. Langkah pengamanan informasi dan
legalitas penerbitannya sebagaimana diatur pada Bab III.
B. SIFAT SURAT
Dilihat dari aspek keamanan dan legalitas surat dibedakan atas tingkat keaslian, bobot
informasi, pengamanan informasi dan penyampaian surat.
1. Tingkat Keaslian
Tingkat keaslian dilihat dari aspek legalitas, dapat dibedakan atas asli, tembusan,
salinan dan petikan.
Asli
Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi sebagaimana

tercantum pada alamat yang dituju atau lembaran yang dinyatakan asli.
Tembusan
Tembusan adalah lembaran penyampaian informasi kepada pejabat/instansi yang

mempunyai keterkaitan langsung maupun tidak langsung dengan informasi surat
sebagaimana dikomunikasikan oleh pejabat/instansi yang terdapat pada surat.
Pada dasarnya tembusan adalah lembaran yang terkena karbon atau alat copy
lainnya atau lembaran serupa yang dinyatakan sebagai tembusan.
Salinan
Salinan adalah lembaran hasil penggandaan yang dilegalisasi oleh pejabat yang
berwenang. Selain istilah salinan sering pula dipergunakan kata turunan.
Petikan
Petikan adalah lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari

surat asli dan dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang. Selain istilah petikan
sering pula menggunakan kata kutipan.

8
2. Bobot Informasi
Dilihat dari bobot informasinya, surat dibedakan menjadi surat penting dan surat biasa.
2.1. Surat Penting
Surat penting adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang strategis,
kebijakan dan operasional.
2.2. Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang isinya mengandung hal-hal yang bersifat rutin.
3. Pengamanan Informasi
Dilihat dari pengamanan informasi, surat dibedakan menjadi sangat rahasia, rahasia,
terbatas dan biasa.
3.1. Sangat Rahasia
Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat

pengamanan yang tertinggi. Tingkat pengamanan informasi surat erat
hubungannya dengan keamanan dan keselamatan Negara dan atau Perusahaan
serta hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berhak menerimanya.
3.2. Rahasia
Rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.

Tingkat pengamanan informasi erat hubungannya dengan keamanan kedinasan
dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3.3. Terbatas
Terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat

pengamanan informasi surat erat hubungannya dengan tugas khusus kedinasan
dan hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.
3.4. Biasa
Biasa adalah surat tidak memerlukan pengamanan khusus.
4. Penyampaian Surat
Penyampaian surat dapat dibagi menjadi sangat segera, segera dan biasa.
4.1. Sangat Segera
Sangat segera adalah surat yang penyampaiannya harus segera dilakukan pada
hari yang sama dengan waktu penandatanganan surat.
4.2. Segera adalah surat yang penyampaiannya dilakukan

secepat mungkin setelah surat ditandatangani.
4.3. Biasa adalah surat yang penyampaiannya sesuai dengan

Jadwal pengiriman yang ada.

9
C. PENGAMANAN SURAT
Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan baik dari segi

fisik maupun informasinya. Pada prinsipnya pengamanan surat mulai dari pembuatan
rancangan/konsep, penentuan format, penggunaan kertas, pengetikan, pembubuhan paraf,
dan pengesahan serta penyampaian kepada alamat yang dituju.
Penentuan bobot informasi, tingkat kerahasiaan dan kecepatan penyampaian surat

merupakan faktor penting dalam pengamanan surat.
1. Penyusunan
1.1 Surat diterbitkan berdasarkan inisiatif pejabat yang berwenang sesuai fungsi dan
tugas jabatannya sebagai keharusan pelaksanaan tugas jabatannya.
1.2 Konsep surat dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani atau oleh
pejabat yang ditunjuk. Untuk konsep surat yang tidak dibuat oleh penandatangan
surat, konsep harus disetujui terlebih dahulu oleh pejabat penandatangan.
1.3 Apabila materi surat menyangkut lebih dari satu unit kerja, konsep terlebih dahulu
disampaikan pejabat unit terkait untuk disetujui dengan membubuhkan paraf.
1.4 Khusus untuk surat yang mempunyai sifat rahasia.
1.4.1 Konsep harus dibuat sendiri oleh pejabat yang akan menandatangani
atau pejabat yang ditunjuk.
1.4.2 Konsep surat dibuat di atas kertas tanpa karbon dan setelah konsep
diketik, konsep harus segera dimusnahkan.
2. Pengetikan
Pengetikan di sini adalah pengetikan konsep akhir surat yang akan ditandatangani.
2.1 Manual
2.1.1 Konsep yang telah disetujui diketik oleh staf Tata Usaha Unit Kerja yang
bersangkutan atau oleh staf tertentu yang ditunjuk.
2.1.2 Khusus untuk surat yang bersifat rahasia, untuk menjaga kerahasiaan,
tembusan surat yang disimpan oleh Unit Pengolah, hanya dibuat satu
lembar dan tembusan berwarna kuning disimpan oleh Unit Tata Usaha.
2.1.3 Kode kerahasiaan dicantumkan pada nomor surat.
2.2 Media Baru
Untuk surat rahasia yang diketik melalui komputer, setelah proses pembuatan
surat selesai, file yang berisi surat tersebut dihapus atau dapat dipergunakan
media penyimpanan khusus untuk surat-surat yang bersifat rahasia. Penyimpanan
media dimaksud dilakukan secara khusus pula.

10
3. Pembubuhan Paraf
Surat yang telah diketik net, perlu diparaf oleh sekurang-kurangnya satu pejabat
dengan satu rentang di bawah pejabat penandatangan.
Apabila yang memaraf lebih dari satu, maka paraf pertama oleh pejabat rentang kedua
di sebelah kiri nama pejabat penandatangan dan paraf kedua oleh pejabat rentang
pertama di sebelah kanan nama pejabat penandatangan.
Dalam hal surat yang akan diparaf lebih dari satu halaman, pembubuhan paraf dimulai
dari halaman pertama lembar kedua, ketiga dan seterusnya di bagian kanan bawah.
4. Penggandaan
Penggandaan harus disesuaikan dengan kebutuhan dan dapat dilakukan dengan foto-
copy, stensil atau percetakan. Surat yang merupakan hasil penggandaan dianggap asli
apabila diberi tanda tangan oleh pejabat yang berwenang. Khusus penggandaan surat
rahasia, ketentuan tentang kerahasiaan surat harus diperhatikan.
5. Penyampaian
Semua surat yang disampaikan harus memperhatikan sebagaimana yang diperlukan

dalam surat.
Surat yang bersifat rahasia disampaikan dengan menggunakan amplop rangkap dua
dan kode kerahasiaan hanya dicantumkan pada amplop dalam.
Surat-surat yang telah disampaikan, diatur agar dikendalikan dengan sarana

pengendalian.
D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT
Wewenang penandatanganan surat adalah wewenang yang dimiliki oleh pejabat untuk
menandatangani surat, sesuai dengan ruang lingkup, batas wewenang dan tanggung jawab
jabatannya.
1. Wewenang Langsung
Wewenang langsung adalah wewenang penandatanganan surat yang dimiliki oleh

pejabat untuk menandatangani surat yang berhubungan dengan hak dan kewajiban
jabatannya.
Penandatanganan surat berdasarkan wewenang langsung ditentukan sebagai berikut.
1.1 Penandatanganan Surat Produk Hukum
1.1.1 Keputusan
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan.

11
c. Sub Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan.
Khusus keputusan yang mengatur tentang kepegawaian (antara lain:

mutasi, promosi, hukuman disiplin, kenaikan pangkat/berkala mengacu
pada ketentuan kepegawaian yang berlaku).
1.1.2 Instruksi
Instruksi hanya diterbitkan oleh Pusat Organisasi dan ditandatangani oleh

Direksi.
1.1.3 Edaran
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan.
1.1.4 Pengumuman
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural

satu tingkat di bawah Direksi.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Struktural

satu tingkat di bawah Pimpinan.
d. Sub-sub Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan.
1.1.5 Pemberitahuan
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi atau Pejabat Struktural

sampai dengan dua tingkat di bawah Direksi.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan atau Pejabat Struktural

satu tingkat di bawah Pimpinan.
Matrik kewenangan langsung penandatanganan dan penerbitan surat Produk Hukum,

lihat Lampiran 01.
1.2 Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern
1.2.1 Surat Ekstern
Penandatanganan surat ekstern ditetapkan sebagai berikut.
a. Pusat Organisasi ditandatangani oleh Direksi, Pejabat Struktural sampai

dengan dua tingkat di bawah Direksi dan Pejabat Fungsional Ahli
Utama/setara.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan dan Pejabat Struktural
12
sampai dengan satu tingkat di bawah Pimpinan.
1.2.2 Surat Intern
Penandatanganan surat intern (nota dinas) ditetapkan sebagai berikut.
a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat

Fungsional Ahli.
b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat

Fungsional Ahli.
c. Sub Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan Pejabat

Fungsional Ahli.
d. Sub-sub Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pejabat Struktural dan

Pejabat Fungsional Ahli.
1.3 Surat Bentuk Khusus
Surat bentuk khusus, kewenangan penerbitan dan penandatanganannya diatur

sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab jabatannya atau sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
Matrik kewenangan langsung penandatanganan surat ekstern dan surat intern (nota
dinas), lihat Lampiran 02, serta contoh penandatanganan surat produk hukum
berdasarkan wewenang langsung, lihat Lampiran 03-1.
2. Wewenang Pelimpahan
Wewenang pelimpahan adalah wewenang penandatanganan surat yang dimiliki oleh

pejabat untuk menandatangani surat, karena mendapat pelimpahan wewenang dari
pejabat atasannya atau pejabat setingkat, untuk seluruh atau sebagian kewenangan
dengan maksud untuk kelancaran dan ketertiban alur komunikasi administrasi.
Pelimpahan wewenang penandatanganan surat, dibedakan menjadi empat bentuk.
2.1 Pejabat Pelaksana Tugas Harian
Pejabat pelaksana tugas harian adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang
berwenang kepada pejabat yang setingkat atau kepada pejabat di bawahnya, dalam
hal pejabat yang berwenang tersebut diketahui akan tidak ada di tempat untuk
masa/waktu tertentu, selanjutnya disingkat PH.
Persyaratan yang harus dipenuhi adalah sebagai berikut.
2.1.1 Sifat : Sementara.
2.1.2 Ruang lingkup : Untuk seluruh kewenangan.

2.1.3 Sumber : Penunjukan langsung secara tertulis dengan menggunakan

13
sarana komunikasi Surat Intern (Nota Dinas).
2.1.4 Syarat : - Pejabat yang berwenang tidak ada di tempat;
- Tanggung jawab ada pada pejabat yang menerima

pelimpahan;
- Materi wewenang yang dilimpahkan adalah benar-benar

menjadi bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang
melimpahkan.
- Tidak dibenarkan adanya pelimpahan substitusi, dan

pelimpahan ganda dalam satu Satuan Organisasi.
2.1.5 Penggunaan : Untuk menandatangani surat/dokumen yang ditujukan antar

Satuan Organisasi, kepada pihak ketiga atau untuk
penggunaan intern Satuan Organisasi yang bersangkutan.
2.1.6 Tata cara : Penunjukan dari pejabat yang berwenang.
2.2 Atas Nama
Atas nama adalah pelimpahan wewenang dari pejabat yang berwenang kepada
pejabat di bawahnya, atas sebagian hak dan kewajibannya, selanjutnya disingkat a.n.
2.2.1 Sifat : Relatif tetap.
2.2.2 Ruang lingkup : Untuk sebagian kewenangan.
2.2.3 Sumber : Keputusan.
2.2.4 Syarat : - Pejabat yang berwenang ada atau tidak ada di tempat;
- Tanggung jawab ada pada pejabat yang menerima

pelimpahan;
- Materi yang dilimpahkan adalah bidang tugas pejabat

penerima pelimpahan.

Satuan Organisasi, kepada pihak ketiga atau untuk
penggunaan intern Satuan Organisasi yang bersangkutan.
2.2.6 Tata cara : Penunjukan dari pejabat yang berwenang kepada pejabat
di bawahnya sesuai dengan bidang tugasnya masing-
masing.
2.3 Kuasa
Kuasa adalah pelimpahan wewenang khusus dari seorang pejabat kepada pejabat
lain, baik setingkat maupun pejabat di bawahnya atau kepada pihak lain.

14
2.3.1 Sifat : Satu kali selesai.
2.3.3 Sumber : Surat kuasa khusus.
- Tanggung jawab ada pada pejabat yang melimpahkan;
- Materi wewenang yang dilimpahkan, adalah benar-benar

menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang
melimpahkan.
2.3.5 Penggunaan : Untuk menandatangani surat/dokumen; antara lain yang

materi suratnya mengenai sengketa di Pengadilan atau yang
materi suratnya menyangkut transaksi di lembaga keuangan
bank atau non bank dan hal-hal lain sesuai ketentuan yang
berlaku.
2.3.6 Tata cara : Penunjukan dari pejabat yang berwenang.
2.4 Untuk Beliau
Untuk beliau adalah pelimpahan wewenang dari seorang pejabat kepada pejabat di
bawahnya dalam hal pejabat yang berwenang ada atau berhalangan/tidak ada di
tempat, sedangkan suatu masalah harus diselesaikan saat itu juga, selanjutnya
disingkat u.b.
2.4.1 Sifat : Insidentil.
- Dipergunakan apabila materi suratnya memang menjadi

bidang tugas pejabat yang menandatangani sesuai batas
kewenangan yang telah diatur secara umum dalam
organisasi Perusahaan;
- Dapat dipergunakan apabila pejabat yang menerima

pelimpahan, secara tidak langsung melimpahkan kembali
kepada pejabat satu tingkat di bawahnya (gabungan a.n.
dengan u.b.);
- Untuk kelancaran komunikasi dan menghormati pejabat

penerima surat;
- Sesuatu masalah harus diselesaikan saat itu juga;

- Masalah yang harus diselesaikan termasuk tugas
bawahan pejabat yang berwenang;
- Tanggung jawab ada pada pejabat yang menandatangani.

15
Satuan Organisasi atau kepada pihak ketiga.
2.4.5 Tata cara : - Pelimpahan wewenang tidak langsung untuk hal-hal

tertentu;
- Dilakukan dalam keadaan mendesak.
Penandatanganan surat berdasarkan pelimpahan wewenang, contoh lihat

Lampiran 04.
E. STANDARDISASI
1. Lambang/Logo
Umum
Pada umumnya lambang/logo lazim dipergunakan dalam Tatalaksana Surat dan

Kearsipan sebagai tanda pengenal atau identitas yang bersifat tetap dan
resmi.
Untuk memperoleh keseragaman dalam penyelenggaraan Tatalaksana Surat dan

Kearsipan di seluruh satuan organisasi PT PLN (Persero) maka perlu
ditentukan penggunaan lambang/logo secara umum pada kertas surat dan
sampul.
Logo
Logo adalah tanda pengenal atau identitas dalam bentuk simbul yang
dipergunakan oleh PT PLN (Persero). Logo dicetak pada sudut kiri atas dan
ditempatkan dalam format surat sebagai Kepala Surat dengan ketentuan
sebagai berikut.
1.2.1 Ukuran logo pada blanko surat 1 cm x 1,5 cm.

Posisi letak logo 1,5 cm dari sisi sebelah atas kertas, 2 cm dari sisi sebelah
kiri kertas, warna dan ukuran sesuai dengan ketentuan.
1.2.2 Tulisan nama "PT PLN (Persero)" terletak di sebelah kanan, sejajar dengan
"logo" dan dari tepi atas kertas 2 cm (4 kait), dengan huruf ukuran 12 untuk
surat-surat yang ditandatangani oleh Direksi.
1.2.3 Tulisan nama PT PLN (Persero) terletak di sebelah kanan sejajar dengan
"Lambang/Logo" dan dari tepi atas kertas 2 cm (4 kait/baris), dengan huruf
ukuran 10. Tulisan nama Satuan Organisasi terletak di sebelah bawah
tulisan "PT PLN (Persero)" dengan huruf ukuran 12, untuk surat yang
ditandatangani oleh pejabat selain Direksi.
1.2.4 Alamat terletak 0,5 cm (1 kait/baris) di bawah logo dan 2 cm dari tepi kiri
kertas, nomor telepon, nomor kotak pos, nomor facsimile, e-mail dan
website terletak 0,5 cm (1 kait) di bawah alamat, dengan huruf ukuran 8,
diberi garis batas tebal.
Lambang/logo PT PLN (Persero) yang dicantumkan pada blanko surat, amplop atau
sarana komunikasi kedinasan lainnya tetap berpedoman pada ketentuan yang berlaku
dan tidak dibenarkan menambahkan lambang/logo lain.
2. Tata Cara Penerbitan Surat

16
Penyelesaian penerbitan surat pada dasarnya meliputi surat produk hukum, ekstern,
intern, dan surat bentuk khusus. Penerbitan surat mencakup alur penerbitan, penentuan
format, tata cara pengetikan dan penentuan ukuran kertas.
Produk Hukum
Penyelesaian surat produk hukum pada masing-masing satuan organisasi

dilakukan sebagai berikut.
Alur Penerbitan
Alur penerbitan Surat Produk Hukum (Keputusan, Instruksi, Edaran,

Pengumuman dan Pemberitahuan) dilakukan sebagai berikut.
a. Rancangan
Rancangan dibuat oleh konseptor, menggunakan formulir pengendalian

konsep, contoh lihat Lampiran 05.
Perumusan rancangan dikoordinasikan oleh konseptor perumusan
dengan Bidang Hukum.
b. Penetapan
Penetapan hasil perumusan rancangan tersebut diparaf oleh konseptor

untuk mendapatkan penetapan dari pejabat yang berwenang, kemudian
rancangan dimaksud diketik rangkap dua dalam bentuk asli oleh
konseptor.
c. Pengesahan
1) Rancangan yang telah mendapat penetapan, ditandatangani oleh

pejabat yang berwenang setelah lembar asli kedua diparaf pada
setiap halaman sebelah kanan bawah oleh konseptor dan pejabat
bidang hukum.
2) Pemberian nomor berpedoman pada tata cara seperti yang

telah ditentukan dan dilakukan oleh Unit Tata Usaha, setelah
ditandatangani.
3) Pemberian cap dinas dilakukan oleh Unit Tata Usaha hanya pada
lembar asli kedua dan pada hasil penggandaan.
4) Lembar asli pertama tidak diberi cap dinas, dengan maksud untuk
keperluan penggandaan ulang jika sewaktu-waktu diperlukan.
Lembar asli pertama disimpan di Unit Tata Usaha sedangkan lembar
asli kedua disimpan oleh konseptor.
Dalam hal penerbitan melalui media cetak maupun elektronik, format

dan susunannya tetap mengacu pada ketentuan serta Unit Tata Usaha
pada Satuan Organisasi yang bersangkutan harus tetap menyimpan
aslinya.
d. Penggandaan dan pengiriman surat produk hukum, dipusatkan pada

17
Unit Tata Usaha.
e. Penyimpanan lembar asli pertama berikut rancangannya disimpan oleh

Unit Tata Usaha dan lembar asli kedua disimpan oleh konseptor.
Format
a. Judul/kepala meliputi unsur-unsur sebagai berikut.
1) Kepala surat memuat nama organisasi.
2) Bentuk penuangan diikuti dengan sebutan jabatan dan nama

organisasi pejabat penandatangan.
3) Nomor urut dan tahun.
4) Tentang.
5) Ungkapan bentuk penuangan.
6) Sebutan jabatan diikuti dengan nama organisasi.
b. Isi memuat unsur-unsur sebagai berikut.
1) Konsideran Menimbang memuat uraian singkat mengenai

pokok-pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan keputusan/instruksi dengan memuat unsur-unsur
filosofis, yuridis dan sosiologis.
2) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan

keputusan/instruksi, dituangkan dalam bagian Mengingat dengan
memperhatikan tata urutan hirarki peraturan perundang-undangan
yang diurutkan secara kronologis berdasarkan saat penerbitannya.
3) Dasar non hukum (bila diperlukan), berisi data/informasi tertulis

yang dipakai untuk dasar keputusan/instruksi yang dituangkan
dalam bentuk Membaca dicantumkan sebelum Menimbang
sedangkan Memperhatikan dicantumkan setelah Mengingat.
4) Mengingat, memuat kebijaksanaan yang ditetapkan dalam

Memutuskan dan Menetapkan/Menginstruksikan yang terdiri dari
diktum, Pertama, Kedua, Ketiga dan seterusnya.
Demikian pula untuk Keputusan yang bersifat pengaturan terdiri dari
diktum Bab, Bagian, Pasal dan seterusnya.
c. Penutup memuat unsur-unsur sebagai berikut.
1) Nama tempat.
2) Tanggal, bulan dan tahun.

3) Sebutan jabatan.

18
4) Tanda tangan pejabat.
5) Nama pejabat penandatangan.
6) Cap dinas.
7) Tembusan (bila diperlukan).
Pengetikan
a. Keputusan
1) Untuk Keputusan Direksi diketik PT PLN (Persero)

dengan huruf kapital ukuran 12 di tengah-tengah dengan jarak 4
kait/baris dari batas kertas.
2) Untuk Keputusan Pimpinan Unit Organisasi diketik nama Unit

Organisasi dengan huruf kapital ukuran 12 di tengah-tengah pada
posisi di bawah PT PLN (Persero) huruf kapital ukuran 10 dengan
jarak 1 kait/baris.
3) Untuk Keputusan Pimpinan Sub Unit Organisasi diketik nama Sub

Unit Organisasi dengan huruf kapital ukuran 12 di tengah-tengah
pada posisi di bawah nama Unit Organisasi huruf kapital ukuran
10 dengan jarak 1 kait/baris.
4) Nomor diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah pada posisi

di bawah Keputusan, Sebutan Jabatan dan Sebutan Organisasi
dengan jarak 2 kait/baris.
5) Tentang diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah pada posisi

di bawah Nomor dengan jarak 3 kait/baris.
6) Judul Keputusan diketik dengan huruf kapital di bawah Tentang

dengan jarak 2 kait/baris.
7) Sebutan Jabatan dan Sebutan Organisasi diketik dengan huruf

kapital di bawah Judul Keputusan dengan jarak 3 kait/baris.
8) Konsideran yang tertuang dalam kata Menimbang diketik di tepi

kiri kertas dengan jarak 10 spasi dan 2 kait/baris di bawah Sebutan
Jabatan dan Sebutan Organisasi. Sedangkan materi Menimbang
dengan jarak 10 spasi dari tepi kanan. Kemudian dilanjutkan
dengan penulisan konsideran yang lain.
9) Jarak antara tiap konsideran adalah 2 kait/baris.
10) Diktum yang dituangkan dalam:
a) Memutuskan diketik dengan huruf kapital di tengah-tengah

pada posisi di bawah isi Konsideran dengan jarak 2 kait/baris.
b) Menetapkan diketik dari sebelah kiri kertas sejajar vertikal

dengan Menimbang di bawah Memutuskan dengan jarak 2
kait/baris.

19
c) Isi diktum yang tertuang dalam Pertama, Kedua, Ketiga dan

atau seterusnya diketik dengan huruf kapital sejajar vertikal
dengan Menetapkan dan jarak antara tiap isi diktum 2
kait/baris.
d) Tempat adalah nama kota, tanggal, bulan dan tahun

keputusan ditetapkan, diketik dengan jarak 3 kait di bawah
baris terakhir dari isi diktum dan 10 spasi dari tepi kanan kertas.
e) Sebutan Jabatan diketik dengan huruf kapital di bawah

Tanggal dengan jarak 2 kait/baris.
f) Nama Penandatangan diketik dengan huruf kapital di bawah

Sebutan Jabatan" dengan jarak 6 kait/baris.
g) Tembusan diketik sejajar dengan Nama Penandatangan

dengan jarak 10 spasi dari tepi kiri kertas.
b. Instruksi Direksi
Instruksi Direksi, penerbitannya berpedoman pada tata cara penerbitan

keputusan.
c. Edaran
Edaran Direksi dan Pimpinan Unit Organisasi, penerbitannya

berpedoman pada tata cara penerbitan keputusan.
d. Pengumuman dan Pemberitahuan
Pengumuman dan Pemberitahuan di Pusat Organisasi, Unit Organisasi,

Sub Unit Organisasi dan Sub-sub Unit Organisasi, penerbitannya
berpedoman pada tata cara penerbitan keputusan.
Surat produk hukum diketik menggunakan huruf Arial/Times New

Roman/Univers, contoh lihat Lampiran 061 sampai dengan 0618.
Surat Ekstern
Penyelesaian surat ekstern pada masing-masing Satuan Organisasi dilakukan

sebagai berikut.
2.2.1 Alur Penerbitan
Alur penerbitan Surat Ekstern baik yang bersifat biasa, terbatas, rahasia
dan sangat rahasia dilakukan sebagai berikut.
a. Pembuatan konsep, penetapan dan pengetikan dilakukan oleh Unit

Pengolah dengan menggunakan formulir pengendalian konsep, contoh
lihat Lampiran 05.
b. Pengesahan oleh pejabat yang berwenang.

20
c. Pemberian nomor, tanggal dan cap dinas dilakukan oleh Unit Tata
Usaha setelah ditandatangani, dan pengetikan alamat yang dituju pada
amplop surat dapat dilakukan oleh Unit Tata Usaha dan atau Unit
Pengolah.
d. Pengiriman dilakukan oleh Unit Tata Usaha.
e. Pengiriman tembusan dari Unit Pengolah kepada pejabat lainnya dalam

lingkungan intern Satuan Organisasi dilakukan oleh Unit Pengolah
dengan menggunakan buku ekspedisi.
f. Penyimpanan tembusan (lembar kedua warna kuning/model blanko

1002/1005) dilakukan oleh Unit Tata Usaha.
2.2.2 Format
Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern terdiri dari tiga bagian.
a. Kepala surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut.
1) Lambang atau logo PT PLN (Persero).
2) Nama dan alamat pengirim surat.
4) Nomor surat.
5) Sifat surat (berdasarkan keamanan informasi).
6) Lampiran (apabila ada).
7) Alamat yang ditujukan kepada pejabat yang karena fungsi dan

tugasnya berkaitan langsung dengan informasi surat.
b. Batang tubuh/isi surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut.
1) Pembuka yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan surat

secara singkat dan jelas.
2) Isi pokok/uraian inti materi surat.
3) Penutup.
c. Kaki surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut.
1) Jabatan penandatangan surat.
2) Tanda tangan.
3) Nama penandatangan surat.
4) Tembusan (apabila ada).
5) Cap dinas.

21
2.2.3 Pengetikan
a. Kepala Surat
Lambang/Logo, nama organisasi dan alamat dicantumkan lengkap

sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf E. STANDARDISASI, angka
1. Lambang/Logo.
b. Nomor
Nomor dicantumkan sebagaimana dimaksud pada Bab II huruf F.

PEMBERIAN KODE, angka 1. Kode surat keluar, butir 1.2 Surat
Ekstern.
c. Surat Saudara Nomor
Jika merupakan jawaban maka dicantumkan nomor dari surat yang

akan dijawab.
d. Lampiran
Jumlah lampiran diketik di belakang Lampiran.
e. Sifat
Sesuai dengan penyelesaian, pengamanan dan penanganannya,

diketik di belakang Sifat.
Apabila surat yang sifatnya Sangat Rahasia dan Rahasia harus segera
disampaikan kepada alamat yang dituju.
f. Perihal
Uraian masalah diketik di belakang Perihal, diuraikan secara singkat,

jelas dan disesuaikan dengan kode masalah.
g. Tanggal
Tanggal diketik dengan angka, bulan diketik dengan huruf dan tahun
dicantumkan lengkap empat angka. Tanggal surat diketik sejajar
horisontal dengan Nomor Surat.
h. Tujuan dan alamat
Kata Kepada pada tujuan surat diketik di sebelah kanan sejajar

horisontal dengan Perihal dan sejajar vertikal dengan Tanggal.
Tujuan surat diketik 2 kait/baris di bawah Kepada.
Alamat tujuan surat, diketik 1 kait/baris di bawah Tujuan surat.
i. Untuk perhatian
Jika surat ditujukan kepada nama organisasi, maka dipergunakan

u.p. (untuk perhatian) untuk pejabat tertentu yang dituju, diketik 2
kait/baris di atas awal alinea pertama.

22
j. Alinea
Alinea pertama sebagai pembuka surat diketik 4 kait/baris setelah

nama kota dan setiap alinea baru diberi jarak 2 kait/baris.
k. Ruang Tanda Tangan
Sebutan Jabatan diketik dengan huruf kapital 3 kait/baris di bawah

kalimat terakhir di sisi kanan dan Nama Penandatangan diketik 6
kait/baris dengan huruf kapital di bawah Sebutan Jabatan.
l. Tembusan
Tembusan diikuti tanda baca Titik Dua ( :) tanpa garis bawah diketik
sebelah kiri sejajar horisontal dengan Nama Pejabat Penandatangan
dan sejajar vertikal dengan Alinea. Jika pihak yang diberi tembusan
lebih dari satu, harus diberi nomor urut dan harus ditujukan kepada
nama sebutan jabatan, bukan nama organisasi/instansi.
Kata-kata:
- sebagai laporan;
- untuk diketahui;
- sebagai undangan;
- arsip,
tidak dibenarkan ditulis.
Jika materi surat hanya satu halaman, pengetikan tembusan Ekstern

diketik mulai dari lembar asli (blanko model 1001), dan tembusan
Intern (satuan organisasi pejabat penandatangan) diketik mulai dari
lembar kedua (blanko model 1002). Sedangkan untuk materi surat lebih
dari satu halaman, pengetikan tembusan Ekstern diketik mulai dari
lembar asli (blangko model 1004) dan untuk tembusan Intern diketik
mulai dari lembar kedua/halaman lanjutan (blanko model 1005).
m. Kata penyambung
Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa

kalimat masih berlanjut pada halaman berikutnya.
Kata penyambung dimaksud diambil persis sama dengan kata pertama
halaman berikutnya dan diketik pada setiap akhir halaman di sudut
kanan bawah dua kait/baris di bawah kalimat terakhir, sejajar vertikal
dengan batas margin kanan.
Contoh : Penulisan kata penyambung
Kata penyambung Dalam...
Nomor halaman 2
n. Inisial
Inisial yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama konseptor dan
nama pengetik surat, inisial konseptor maksimum tiga huruf kapital,
sedangkan pengetik maksimum tiga huruf kecil (huruf ukuran 8), diketik
mulai dari lembar kedua (warna kuning blanko model 1002).

23
o. Penulisan Yang terhormat (Yth.)
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan Yth. adalah sebagai

berikut.
1) Yth. tidak dicantumkan apabila surat dialamatkan pada nama

organisasi/instansi namun Yth. diketik setelah u.p. nama
jabatan/seseorang yang dituju.
2) Yth. diketik sejajar vertikal dengan Kepada.
3) Yth. diketik 2 kait/baris di bawah Kepada

sebelum nama jabatan/seseorang yang dituju.
4) Yth. tidak dipergunakan pada Tembusan.
Surat Intern
Penyelesaian surat intern pada masing-masing Unit Pengolah Satuan Organisasi

dilakukan sebagai berikut.
2.3.1 Alur Penerbitan
a. Pembuatan konsep, penetapan dan pengetikan dilakukan oleh Unit

Pengolah/pejabat penandatangan, dengan menggunakan formulir
pengendalian konsep, contoh lihat Lampiran 05.
b. Penandatanganan dilakukan oleh pejabat yang berwenang.
c. Penomoran dan penggandaan dilakukan oleh masing-masing Unit

Pengolah pejabat penandatangan.
d. Pengiriman
1) Pengiriman di lingkungan Satuan Organisasi dilakukan oleh Unit

Pengolah pejabat penandatangan.
2) Pengiriman di luar Satuan Organisasi, pejabat penandatangan

harus menerbitkan Surat Ekstern sebagai pengantar penyampaian
Nota Dinas dan pengiriman kepada alamat yang dituju dilakukan
oleh Unit Tata Usaha.
e. Penyimpanan dilakukan oleh masing-masing Unit Pengolah pejabat

penandatangan.
f. Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas dan tidak diberi amplop, kecuali
yang bersifat rahasia diberi amplop.
2.3.2 Format
Surat yang memiliki ruang lingkup intern terdiri dari tiga bagian.
a. Kepala surat memiliki unsur-unsur sebagai berikut.
1) Nama organisasi.

24
2) Tulisan Nota Dinas.
3) Nomor.
4) Kepada.
5) Dari.
7) Sifat.
8) Lampiran.
9) Perihal.
b. Batang Tubuh
Pada prinsipnya tidak berbeda dengan surat yang memiliki ruang

lingkup ekstern, Nota Dinas dapat disederhanakan sesuai dengan
kepentingan yang disampaikan.
c. Kaki surat meliputi unsur-unsur sebagai berikut.
1) Tanda tangan.
2) Nama penandatangan.
3) Tembusan (apabila ada).
2.3.3 Pengetikan
a. Kepala Nota Dinas
Nama Satuan Organisasi diketik dengan huruf kapital ukuran 12 di

sebelah kiri atas dan diberi garis bawah.
Apabila penulisan Satuan Organisasi lebih dari 1 baris maka yang
diberi garis bawah adalah baris yang paling akhir.
b. Nota Dinas
Nota Dinas diketik dengan huruf kapital ukuran 12 di tengah-tengah

berjarak 5 cm dari tepi atas kertas dan diberi garis bawah.
c. Nomor
Nomor diketik di bawah Nota Dinas dengan jarak 1 kait/baris.
d. Kepada
Kepada diketik di sebelah kiri, 1 cm di bawah Nomor dan berjarak 2

cm dari sebelah tepi kiri kertas diikuti dengan tanda baca titik dua ( : ).

25
e. Dari
Dari diketik dengan jarak 1 kait/baris di bawah Kepada diikuti

dengan tanda baca titik dua ( : ).
f. Tanggal
Tanggal diketik dengan jarak 1 kait/baris di bawah Dari diikuti

dengan tanda baca titik dua ( : ). Tanggal diketik dengan angka, bulan
diketik dengan huruf dan tahun dicantumkan lengkap empat angka.
g. Sifat
Sifat diketik dengan jarak kait/baris di bawah Tanggal diikuti dengan

tanda baca titik dua ( : ), Jenis Sifat diketik sesuai dengan tingkat
penyelesaian, pengamanan dan penanganannya.
h. Lampiran
Lampiran diketik dengan jarak 1 kait/baris di bawah Sifat diikuti

dengan tanda baca titik dua ( : ). Jumlah lampiran diketik di belakang
Lampiran.
i. Perihal
Perihal diketik dengan jarak 1 kait/baris di bawah Lampiran diikuti

dengan tanda baca titik dua ( : ) dan uraian masalah diketik secara
singkat sesuai dengan kode masalah.
Untuk surat ekstern dan intern tata cara pengetikan dan penerbitannya, contoh
lihat Lampiran 071 sampai dengan 0711.
Surat Bentuk Khusus
Surat yang memiliki ruang lingkup mengikat secara sepihak dan atau mengikat
kedua belah pihak selanjutnya disebut surat bentuk khusus, perlu dicantumkan
identitas yang jelas mengenai jenis surat sehingga informasi yang terkandung
didalamnya dapat dikenali dengan baik, yaitu:
2.4.1 Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU) adalah surat

yang memuat kesepakatan bersama antara para pihak, berisi hal-hal pokok
yang akan disepakati.
2.4.2 Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah surat yang memuat/persetujuan antara dua pihak

atau lebih mengenai suatu hal atau kegiatan tertentu, masing-masing pihak
mempunyai hak dan kewajiban melakukan sesuatu berdasarkan isi
perjanjian tersebut.

26
Bentuk surat perjanjian pada umumnya memuat antara lain:
nama/judul perjanjian.
para pihak yang mengadakan perjanjian.
alasan diadakan perjanjian (jika ada).
ketentuan umum.
lingkup pekerjaan.
persyaratan teknis, meliputi spesifikasi pekerjaan.
jangka waktu perjanjian/waktu pelaksanaan.
pengakhiran perjanjian.
keadaan memaksa/force majeur.
penyelesaian perselisihan.
penutup
2.4.3 Surat Perintah Kerja
Surat perintah kerja adalah surat yang memuat perintah kepada pihak
kedua/pihak lain untuk melakukan pekerjaan tertentu.
2.4.4 Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang memuat pelimpahan wewenang atau

penugasan dari pejabat yang mempunyai kewenangan menandatangani
surat kepada pejabat/pegawai/orang lain untuk dan atas namanya
melakukan sesuatu perbuatan sesuai dengan yang dimaksudkan dalam
surat kuasa tersebut.
Surat kuasa, terdiri dari surat kuasa umum dan surat kuasa khusus,
masing-masing dapat diberikan wewenang substitusi.
Surat kuasa umum adalah surat kuasa yang meliputi seluruh

kepentingan pemberi kuasa.
Surat kuasa khusus adalah surat kuasa yang hanya meliputi

kepentingan tertentu atau lebih pemberi kuasa.
2.4.5 Berita Acara
Berita acara adalah surat yang memuat uraian tentang tindakan atau
peristiwa untuk dipergunakan sebagai sarana pembuktian.
2.4.6 Surat Keterangan
Surat keterangan adalah surat yang memuat keterangan tentang sesuatu

atau seseorang pada saat tertentu dan posisi tertentu.
2.4.7 Surat Peringatan/Teguran
Surat peringatan/teguran adalah surat yang memuat pemberitahuan yang

sifatnya memperingatkan bahwa telah terjadi kealpaan/kelalaian/kekeliruan
atau suatu hal yang berlawanan dengan peraturan yang berlaku.

27
2.4.8 Surat Pernyataan
Surat pernyataan adalah surat yang memuat pernyataan mengenai

kebenaran sesuatu yang dibuat oleh pejabat/pimpinan/pegawai/panitia/
sekelompok pegawai untuk suatu tujuan tertentu.
2.4.9 Surat Tugas
Surat tugas adalah surat yang memuat tugas dari seorang

pejabat/pimpinan yang berwenang kepada pejabat bawahannya/pegawai
untuk melaksanakan sesuatu tugas pekerjaan yang ditentukan.
2.4.10 Surat Perintah Perjalanan Dinas
Surat perintah perjalanan dinas adalah surat yang memuat perintah dari
pimpinan/pejabat yang berwenang kepada pejabat setingkat/pejabat
bawahannya/pegawai untuk melakukan perjalanan dinas.
2.4.11 Laporan
Laporan adalah surat yang memuat uraian hasil atau pertanggungjawaban

atas pelaksanaan tugas, penyampaian keterangan tertulis sehubungan
dengan sesuatu masalah atau kegiatan yang telah terjadi.
Laporan dibedakan menjadi laporan berkala, laporan khusus, risalah dan

notulen.
Laporan berkala adalah laporan bersifat rutin atau bersifat statistik,

lazimnya dikeluarkan pada jangka waktu tertentu, misalnya harian,
mingguan, bulanan, triwulanan, semesteran dan tahunan.
Laporan khusus adalah laporan yang dikirimkan sewaktu-waktu baik

atas permintaan atasan maupun menurut pertimbangan lain yang
memuat kejadian-kejadian khusus atau keadaan luar biasa.
Risalah adalah laporan mengenai jalannya suatu pertemuan yang

disusun secara teratur dan dipertanggungjawabkan oleh pembuat dan
atau pertemuan itu sendiri sehingga mengikat sebagai dokumen resmi
dari kejadian/peristiwa yang disebut di dalamnya.
Notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan atau

rapat serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
2.4.12 Formulir
Formulir adalah jenis surat yang mempunyai desain khusus yang memuat
data kedinasan untuk tujuan tertentu, antara lain:
Formulir Pengendalian Konsep;
Formulir Pengendalian Surat Masuk.
2.4.13 Daftar Pengantar
Daftar pengantar adalah daftar yang memuat pemberitahuan tentang

penyampaian dokumen/naskah/barang yang dikirim bersama-sama dengan
pengantar dimaksud.

28
2.4.14 Undangan
Undangan adalah surat yang memuat permintaan kehadiran pada suatu

rapat, upacara atau pertemuan kedinasan lainnya.
Proses penyelesaian Surat Bentuk Khusus pada dasarnya sama dengan

penyelesaian Surat Ekstern, format surat tidak diatur secara rinci, namun
demikian proses penerbitannya tetap mengacu pada etika dan estetika, contoh
lihat Lampiran 0712 sampai dengan 0719
3. Penggunaan Kertas
Pengadaan kertas dan sarana pendukung lainnya yang dikenal secara umum sebagai
alat-alat tulis kantor (ATK) merupakan faktor yang tidak dapat dipisahkan dalam
tatalaksana surat dan kearsipan. Dengan demikian penggunaan bahan-bahan tersebut
perlu diatur dalam tatalaksana surat dan kearsipan untuk pengendalian pengadaan ATK,
baik dari segi biaya maupun kualitasnya.
Oleh karenanya standardisasi kertas merupakan faktor yang sangat penting menjamin
kualitas dalam tatalaksana surat pada awalnya dan tatalaksana kearsipan pada
akhirnya.
3.1 Ukuran dan Jenis Kertas
Untuk keseragaman pelaksanaan tatalaksana surat dan kearsipan, maka

ditentukan standar ukuran kertas. Hal ini selain dikaitkan dengan standardisasi
peralatan kantor, juga didasarkan pada materi muatan informasi masing-masing
jenis surat dan daya tampung masing-masing ukuran kertas yang berbeda.
3.1.1 Surat Ekstern, Nota Dinas dan Surat Bentuk Khusus.
a. Surat Ekstern
1) Ukuran kertas A 4 (210 x 297 mm) atau 8,27 x 11,69 inci.
2) Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS putih 70 mg,

surat ekstern sebagai tembusan untuk disimpan di unit pengolah
berwarna putih 70 mg dan untuk disimpan di Unit Tata Usaha
berwarna kuning dipergunakan kertas dengan ukuran 60 mg.
3) Model blanko surat ekstern yang dipergunakan adalah:
a) Model 1001 : untuk lembar asli, kertas HVS 70 mg warna

putih.
b) Model 1002 : untuk lembar arsip induk, HVS 60 mg warna

kuning.
c) Model 1003 : untuk lembar tembusan, kertas HVS 70 mg

warna putih.
d) Model 1004 : untuk lembar asli lanjutan, kertas HVS 70

mg warna putih.

29
e) Model 1005 : untuk lembar arsip induk lanjutan, kertas HVS

60 mg warna kuning.
f) Model 1006 : untuk lembar tembusan lanjutan, kertas HVS

70 mg warna putih, bila perlu digandakan
seperlunya untuk tembusan lainnya.
Model blanko surat ekstern ada dua jenis, yaitu dalam bahasa
Indonesia dan bahasa Inggris, contoh lihat Lampiran 0720 sampai
dengan 07-28.
b. Nota Dinas
2) Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS berwarna putih

70 mg.
c. Surat Bentuk Khusus
Jenis kertas yang dipergunakan adalah jenis kertas HVS 70 mg

berwarna putih, kecuali jika ditentukan lain, akan tetapi harus tetap
berpedoman pada ketentuan yang berlaku.
2) Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS berwarna putih

70 mg.
3.1.2 Produk Hukum
a. Ukuran kertas Legal/folio (210 x 355 mm) atau 8,50 x 14 inci.
b. Jenis kertas yang dipergunakan jenis kertas HVS putih 70/80 mg.
3.1.3 Produk Media Baru
Surat produk media baru, keperluan format dan lain-lain diatur pada Bab III.
3.2 Tingkat Keasaman Kertas
Untuk jenis surat yang dirancang berjangka simpan panjang/permanen,

dipergunakan kertas yang bebas asam dan bebas lignin. Apabila kemungkinan ini
tidak dapat dipenuhi atau dilaksanakan, maka sebaiknya kertas yang
dipergunakan memiliki tingkat keasaman (pH) 6,5 8,5.
4. Bentuk Surat
Bentuk surat baik yang memiliki ruang ekstern maupun intern, menyangkut tata letak
atau posisi susunan bagian-bagian surat. Dilihat dari teknik pengetikan dengan
mempertimbangkan prinsip daya guna dan hasil guna yang didasarkan atas
keterpaduan faktor kemudahan, kehematan dan keserasian, PT PLN (Persero)
menggunakan bentuk setengah lurus (semi block style), dengan jenis huruf Arial atau
Times New Roman atau Univers ukuran 10/11.

30
5. Cap Dinas
Cap dinas adalah cap yang dipergunakan sebagai unsur sahnya surat dinas.
Di Pusat Organisasi/Kantor Pusat, cap dinas terdiri dari cap dinas Direksi dan cap dinas
Kantor Pusat.
5.1 Cap Dinas Direksi
5.1.1 Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4 cm.
5.1.2 Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 3,7 cm.
5.1.3 Lingkaran ketiga tipis dengan garis tengah 2,6 cm.
5.1.4 Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero)".
5.1.5 Di tengah-tengah lingkaran ketiga ditulis "DIREKSI".
5.2 Cap Dinas Kantor Pusat
5.2.1 Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4,2 cm.
5.2.2 Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 4 cm.
5.2.3 Lingkaran ketiga tipis dengan garis tengah 2,9 cm.
5.2.4 Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero).
5.2.5 Di tengah-tengah lingkaran ketiga ditulis "Kantor Pusat" (huruf kapital).
5.3 Cap Dinas Unit Organisasi/Sub Unit Organisasi/Sub-Sub Unit Organisasi
5.3.1 Lingkaran pertama tebal dengan garis tengah 4,2 cm.
5.3.2 Lingkaran kedua tipis dengan garis tengah 4 cm.
5.3.3 Lingkaran ketiga dengan garis tengah 2,9 cm.
5.3.4 Di antara lingkaran kedua dan ketiga ditulis "PT PLN (Persero)".
5.3.5 Di tengah lingkaran ketiga di atas nama yang disesuaikan dengan nama
Unit Organisasi/Sub Unit Organisasi/Sub-Sub Unit Organisasi yang
bersangkutan.
5.4 Penggunaan Cap Dinas
5.4.1 Cap dinas Direksi hanya dapat dipergunakan untuk jabatan Direksi.
5.4.2 Cap dinas Kantor Pusat hanya dapat dipergunakan untuk jabatan selain
Direksi.
5.4.3 Cap dinas pada Satuan Organisasi dapat dipergunakan untuk surat ekstern
dan surat-surat lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.

31
5.4.4 Cap dinas untuk keperluan legalisasi keuangan (cek dan giro) dibuat sesuai
dengan standardisasi cap dinas sebagaimana diatur pada Bab II
Tatalaksana Surat angka 5.2 dan 5.3.
5.5 Pemegang/Penanggung Jawab Cap Dinas
Untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan, maka Cap Dinas dipegang oleh Unit
Tata Usaha atau pejabat lain yang ditunjuk.
5.7 Pembubuhan Cap Dinas
Cap dinas harus dibubuhkan di atas tanda tangan sebelah kiri. Apabila surat
ditandatangani di atas meterai maka cap harus dibubuhkan kira-kira seperempat di
atas meterai sebelah kiri bawah.
Tanda tangan yang berhak dibubuhi cap dinas adalah tanda tangan pejabat yang
mempunyai wewenang langsung dan atau pejabat yang menerima pelimpahan
wewenang menandatangani surat.
5.8 Warna Tinta Cap Dinas
Warna tinta cap dinas yang dipakai adalah warna ungu.
Bentuk/model Cap Dinas, contoh lihat Lampiran 08.
6. Amplop
Amplop adalah sarana kelengkapan penyampaian surat, terutama untuk surat yang
mempunyai ruang lingkup ekstern, sedangkan untuk surat memiliki ruang lingkup intern
sesuai dengan kebutuhan dengan mempertimbangkan segi efisiensi.
Untuk amplop yang dapat dipergunakan sesuai standar ukuran sampul surat sebagai
berikut.
6.1 Ukuran
6.1.1 12 cm x 23,5 cm.
6.1.2 16,5 cm x 26 cm.

6.1.3 23 cm x 32 cm.
6.1.4 27 cm x 38 cm.
6.2 Bahan yang dipergunakan adalah kertas Casing berwarna coklat.
6.3 Kepala amplop adalah sama dengan kepala Surat Ekstern dan logo tidak
berwarna.
Contoh Amplop Dinas, contoh lihat Lampiran 09
7. Formulir dan Buku Agenda Penyelesaian Surat
7.1 Formulir Pengendalian Surat Masuk
Formulir pengendalian surat masuk dipergunakan untuk mencatat data yang ada
pada surat masuk yang dipergunakan untuk mengendalikan dan atau
mengarahkan surat masuk, contoh lihat Lampiran 10.

32
7.2 Buku Agenda Surat Masuk
Buku agenda surat masuk adalah buku yang dipergunakan untuk mencatat data
surat masuk, contoh lihat Lampiran 11.
7.3 Buku Ekspedisi
Buku ekspedisi dipergunakan untuk menyampaikan dan sebagai bukti penerusan

serta penerimaan surat dari Unit Tata Usaha ke Unit Pengolah, maupun antar Unit
Pengolah.
Kolom-kolom buku ekspedisi secara horizontal adalah sebagai berikut.
7.3.1 Kolom 1 : Nomor urut.
7.3.2 Kolom 2 : Tanggal.
7.3.3 Kolom 3 : Unit Pengolah yang dituju.
7.3.4 Kolom 4 : Nomor agenda/nomor surat/masalah.
7.3.5 Kolom 5 : Tanda terima.
7.4 Buku Agenda Surat Keluar
Buku agenda surat keluar dipergunakan untuk mencatat identitas surat, contoh
lihat Lampiran 12.
7.5 Daftar Pengantar
Daftar pengantar dibuat dalam rangkap tiga dipergunakan untuk mengirimkan

surat yang ditujukan kepada Unit Tata Usaha dan dimaksudkan sebagai tanda
terima. Dalam hal ini lembar pengantar dikirimkan dalam rangkap dua, yakni
lembar asli untuk penerima pada alamat yang dituju dan tembusannya diminta
dikirimkan kembali sebagai tanda terima, contoh lihat Lampiran 13.
Untuk jenis formulir yang tidak termasuk dalam kategori tersebut di atas tetap
berpedoman pada ketentuan lain yang berlaku di PT PLN (Persero).
F. PEMBERIAN KODE
Pemberian kode adalah pembuatan/penulisan kode surat, yang bertujuan untuk

mempermudah identifikasi atau pengenalan surat dalam rangka membantu terlaksananya
kegiatan menghimpun, menyimpan dan menyajikan kembali. Pelaksanaan penerbitan
nomor surat dipusatkan atau diberikan oleh Unit Tata Usaha, sedangkan untuk Nota Dinas
nomor penerbitannya diberikan oleh Unit Pengolah.
Kode pokok masalah yang dipergunakan dalam pemberian nomor surat dalam bentuk
angka.
Kode angka 0 = Manajemen.
Kode angka 1 = Ketenagalistrikan.
Kode angka 2 = Penelitian dan Pengembangan.

33
Kode angka 3 = Pendidikan dan Pelatihan.
Kode angka 4 = SDM dan Organisasi.
Kode angka 5 = Keuangan.
Kode angka 6 = Logistik.
Pemberian kode dibedakan atas dua jenis yaitu kode surat keluar dan kode surat masuk.
1. Kode Surat Keluar
1.1 Produk Hukum
Surat yang bersifat pengaturan atau penetapan, diberi kode sesuai dengan
kerangka sebagai berikut.
1.2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan bentuk penuangan surat

yang mengatur dan dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2 = Kode bentuk penuangan berupa huruf, lihat Lampiran 14.
3 = Kode jabatan berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan dicantumkan lengkap empat angka.
1.2 Surat Ekstern
1.2.1 Surat Ekstern Tunggal
Surat ekstern tunggal, diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai

berikut.
1/2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan pokok masalah dan

dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2 = Kode masalah
Kode masalah berupa angka, lihat Lampiran 15.
3 = Kode Organisasi berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan.
Dicantumkan lengkap empat angka, khusus mengenai surat-surat

sangat rahasia/rahasia, penulisannya dirangkaikan dengan tahun

34
pembuatannya, contoh: 2005-R atau 2005-SR.

1.2.2 Surat Ekstern Kolektif
Surat ekstern kolektif diberi kode sesuai dengan kerangka surat ekstern
tunggal, sedangkan tata cara penulisan tujuan alamat diberi nomor urut
(1., 2., 3. dan seterusnya).
1.3 Nota Dinas, diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai berikut.
1/2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Nomor urut dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2 = Kode masalah
Kode masalah berupa angka, lihat Lampiran 15.
3 = Kode jabatan Unit Pengolah berupa huruf.
4 = Tahun pembuatan.
Dicantumkan lengkap empat angka, khusus mengenai nota dinas sangat

rahasia/rahasia penulisannya dirangkaikan dengan tahun pembuatannya.
Contoh: 2005-R atau 2005-SR
1.4 Surat Bentuk Khusus
Surat yang mempunyai bentuk khusus, diberi kode sesuai dengan kerangka
sebagai berikut.
1.2/3/4/5
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut sesuai bentuk penuangannya dan

3 = Kode masalah berupa angka, lihat Lampiran 15.
4 = Kode organisasi berupa huruf.
5 = Tahun pembuatan, dicantumkan lengkap empat angka.
2. Kode Surat Masuk
Pemberian kode surat masuk dicatat pada agenda surat masuk dan formulir
pengendalian surat masuk, ditulis lengkap sesuai identitas yang ada pada surat masuk

35
tersebut.
2.1 Kode Surat Masuk Produk Hukum
Pemberian kode surat masuk diberi kode sesuai dengan kerangka sebagai
berikut.
1.2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing surat yang bersifat pengaturan/penetapan diberi nomor

urut terpisah berdasarkan bentuk penuangan dan dimulai setiap awal tahun
kalender.
3 = Kode organisasi pengirim berupa huruf.
2.2 Kode Surat Masuk untuk Surat Ekstern, Nota Dinas dan Surat Bentuk Khusus.
2.2.1 Surat Ekstern
Surat ekstern diberi kode, sesuai dengan kerangka sebagai berikut.
1/2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut berdasarkan pokok masalah dan

2.2.2 Nota Dinas
Nota dinas, diberi kode dengan kerangka sebagai berikut.
1/2/3/4
Keterangan:
1 = Nomor urut
Nomor urut dimulai pada setiap awal tahun kalender.

36

3 = Kode jabatan pengirim berupa huruf.
2.2.3 Surat Bentuk Khusus
Surat masuk yang mempunyai bentuk khusus, diberi kode sesuai dengan
kerangka sebagai berikut.
1.2/3/4/ 5
Keterangan:
1 = Nomor urut
Masing-masing diberi nomor urut sesuai bentuk penuangannya

dan dimulai pada setiap awal tahun kalender.
2 = Kode bentuk penuangan.
Kode bentuk penuangan berupa huruf, lihat Lampiran 14.

37
BAB III
TATALAKSANA SURAT MEDIA BARU
Tatalaksana surat media baru merupakan tata cara pengaturan komunikasi baik formal maupun
informal dengan menggunakan fasilitas teknologi informasi berupa Electronic Mail (e-mail),
Facsimile dan File Transfer Protocol (FTP).
Seiring dengan perkembangan teknologi, fasilitas media baru teleks, telegram dan radiogram
tidak dipergunakan di lingkungan PT PLN (Persero).
Penggunaan fasilitas media baru mengikuti tata cara dan format sebagai berikut.
A. TATA CARA PENGGUNAAN E-MAIL
E-mail adalah sarana/alat komunikasi yang memanfaatkan jaringan komunikasi data

berbasis internet yang dipergunakan untuk melayani pengiriman informasi atau naskah
secara otomatis. Informasi/pesan dibuat dengan menggunakan kode-kode yang kemudian
diterima, diakses, disimpan dan disampaikan melalui perangkat komputer. Informasi dapat
dibaca di layar/monitor, diteruskan/didistribusikan, dicetak dan dihapus.
1. Ruang Lingkup Penggunaan E-mail
1.1 E-mail dapat dipergunakan sebagai sarana komunikasi kedinasan untuk

menyampaikan informasi yang sifatnya tidak secara langsung memuat unsur
kebijakan dan atau keuangan.
1.2 E-mail tidak diberikan identitas sebagaimana halnya surat dinas.
1.3 Berita yang disampaikan melalui e-mail tidak dapat dijadikan sebagai alat bukti
yang sah.
2. Format E-mail
2.1 To/Kepada
Tujuan harus diisi dengan memberikan alamat (address e-mail) yang jelas.
2.2 From/Dari
Pengirim harus mencantumkan identitas diri yang jelas dan lengkap.
2.3 Cc/Tembusan
Jika diperlukan dapat diisi.
2.4 Subject/Perihal
Perihal diisi dengan kalimat/kata-kata yang singkat, jelas dan mencerminkan isi
keseluruhan surat.
2.5 Redaksi/Isi Berita
Isi berita disampaikan dengan jelas, ringkas dan sopan sesuai dengan etika dan
tetap menggunakan tata bahasa yang baik dan benar.

38
2.6 Penutup
Cantumkan identitas pengirim dengan lengkap dan jelas (nama dan jabatan).
2.7 Attachment/Lampiran
Dalam hal pengiriman e-mail yang memerlukan lampiran, hendaknya

diperhatikan kapasitas yang disediakan oleh ISP (Internet Service Provider).
Umumnya kapasitas yang disediakan oleh ISP maksimum 2 MB (Mega Byte).
Contoh Format e-mail, contoh lihat Lampiran 16.
3. Etika Penggunaan E-mail
Untuk keseragaman dan efektifitas dalam penggunaan e-mail, maka perlu diatur
penggunaannya di lingkungan PT PLN (Persero).
3.1 Perlakukan e-mail secara pribadi
E-mail adalah alat komunikasi kedinasan secara korporat dengan menggunakan

alamat yang diterbitkan oleh PT PLN (Persero).
3.2 Membalas/menjawab e-mail yang diterima
Untuk e-mail yang dikirim bukan melalui mailing list (milist) atau mailing group,
pihak penerima hendaknya selalu memberikan konfirmasi (reply) bahwa e-mail
telah diterima. Fasilitas reply dari sebagian besar program mailer biasanya akan
mengutip pesan asli ke dalam isi surat yang diterima secara otomatis. Jika harus
mengutip pesan seseorang dalam jawaban e-mail, usahakan menghapus bagian-
bagian yang tidak perlu dan hanya menjawab bagian-bagian yang relevan. Pesan
yang terlalu panjang akan membutuhkan kapasitas yang cukup besar sehingga
mengakibatkan lambatnya proses pengiriman/penerimaan.
3.3 Penggunaan Emoticon
Untuk e-mail berisi berita resmi, sebaiknya dihindari penggunaan emoticon

(gambar-gambar yang merepresentasikan perasaan/emosi).
3.4 Penggunaan Huruf (Jenis Huruf/Font)
Untuk keseragaman dan kemudahan dalam membaca berita, penggunaan huruf

lihat Bab II, E. STANDARDISASI, angka 4. Bentuk Surat.
3.5 Penggunaan huruf kapital
Penggunaan huruf kapital/huruf besar, sebaiknya dihindari, karena dianggap hal

yang tidak baik walaupun dimaksudkan sebagai penekanan isi berita.
3.6 Penggunaan format HTML
Hindari penggunaan format HTML (Hyper Text Markup Language) atau Bahasa
Internet, karena tidak semua penerima e-mail memahami fasilitas ini, sehingga
kemungkinan yang terjadi adalah berita dikirim tidak terbaca/kosong.

39
3.7 Fasilitas Attachment (Lampiran)
Untuk efisiensi dan efektifitas e-mail, hendaknya pengirim memperhatikan besar

dan jenis file lampiran sehingga dapat memudahkan penerima dalam
membukanya.
B. TATA CARA PENGGUNAAN FACSIMILE
Facsimile adalah sarana/alat komunikasi yang dipergunakan sebagai media pengiriman

surat resmi yang telah diterbitkan (telah diberi nomor, tanggal, ditandatangani dan
dibubuhkan cap dinas) sebelum surat asli dikirim ke Unit tujuan. Oleh karena urgensinya
maka surat dapat dikirimkan melalui facsimile. Pada dasarnya surat yang dikirimkan melalui
facsimile bukan merupakan surat yang bersifat Sangat Rahasia atau Rahasia.
1. Facsimile Sebagai Media Pengiriman
1.1 Pengiriman
1.1.1 Unit Tata Usaha
Pengiriman surat resmi melalui facsimile yang dikirimkan melalui Unit Tata
Usaha dengan tata cara sebagai berikut.
a. Unit Pengolah mengirimkan kepada Unit Tata Usaha form surat asli
model 1001 dan 1004 (jika surat lebih dari 1 halaman) serta foto copy
dari surat yang akan dikirim melalui facsimile.
b. Unit Tata Usaha melakukan pengiriman surat dimaksud dan mencatat

pengiriman tersebut pada buku agenda surat keluar.
c. Unit Tata Usaha tetap mengirimkan surat asli ke alamat yang dituju.
d. Surat yang dicetak pada form surat model 1002 (warna kuning) tetap
disimpan oleh Unit Tata Usaha.
1.1.2 Unit Pengolah
Unit Pengolah dapat langsung mengirimkan surat yang telah resmi

diterbitkan dengan tata cara sebagai berikut.
a. Surat yang dikirim melalui Facsimile adalah foto copy surat asli.
b. Unit Pengolah menyerahkan surat aslinya kepada Unit Tata Usaha

untuk dikirimkan ke alamat yang dituju.
1.2 Penerimaan
1.2.1 Unit Tata Usaha
a. Unit Tata Usaha menerima facsimile dan mencatat pada buku agenda
surat masuk serta formulir pengendalian surat masuk, contoh lihat
Lampiran 10.

40
b. Unit Tata Usaha meneruskan facsimile kepada alamat yang dituju.
c. Unit Tata Usaha menyatukan formulir dimaksud apabila sudah

menerima surat asli dan mengirimkannya kepada alamat yang dituju.
1.2.2 Unit Pengolah
Unit Pengolah dapat langsung menerima surat resmi yang dikirim melalui
facsimile oleh unit pengirim, selanjutnya Unit Pengolah melakukan:
a. Unit Pengolah mencatat facsimile pada buku agenda surat masuk.
b. Unit Pengolah menerima facsimile dan mencatat pada formulir

pengendalian surat masuk, contoh lihat Lampiran 10.
c. Unit Pengolah meneruskan facsimile kepada alamat yang dituju.
1.3 Penggunaan Facsimile.
1.3.1 Facsimile hanya dipergunakan untuk keperluan penyampaian surat yang

sifatnya segera diketahui oleh pejabat yang dituju setelah surat resmi
diterbitkan.
1.3.2 Jumlah lembar surat yang dikirim hendaknya tidak terlalu banyak.
1.3.3 Hindarkan pengiriman berkas yang bersifat rahasia atau sangat rahasia.
2. Facsimile Sebagai Media Komunikasi Resmi Pengganti Surat
Sehubungan dengan urgensinya, Unit Pengolah dapat menyampaikan berita kepada

Satuan Organisasi atau Instansi lain dalam waktu yang cepat dengan menggunakan
surat bentuk khusus berupa formulir facsimile, contoh lihat Lampiran 17.
Ruang Lingkup Penggunaan Facsimile
2.1 Berita yang disampaikan tidak bersifat Rahasia/Sangat Rahasia, tidak berkaitan
dengan masalah Keuangan, Hukum dan masalah lain yang membutuhkan
keaslian surat.
2.2 Pemberian Nomor Identitas dilakukan oleh Unit Pengolah.
2.3 Penandatanganan facsimile sesuai dengan kewenangan penerbitan surat

ekstern.
C. FILE TRANSFER PROTOCOL
File Transfer Protocol (FTP) adalah perangkat lunak yang memfasilitasi perpindahan
data/file antar komputer. FTP dapat dipergunakan sebagai media pengiriman surat/berkas
yang telah di-scan (ditransfer menjadi file berbentuk digital) dari satu Unit Organisasi ke Unit
Organisasi lainnya, fungsi lain dari FTP adalah sebagai alternatif penyampaian
lampiran/attachment yang tidak dapat dikirim melalui e-mail karena melebihi kapasitas
maksimal.

41
1. Jenis FTP berdasarkan hak akses:
1.1 FTP User
FTP User artinya FTP yang dapat diakses dan hanya untuk User tertentu. Karena
FTP user disertakan suatu autensitas bila kita akan mengakses ke dalamnya.
Format dari FTP user adalah:
FTP ://user@host.domain
1.2 FTP Anonymous
FTP anonymous artinya, FTP yang disediakan secara anonymous, dengan kata
lain FTP tersebut dapat diakses oleh siapapun dan biasanya tanpa password.
Contoh:
FTP ://unila.ac.id
FTP ://FTP5.freebsd.org
FTP ://FTP.tucows.com
1.3 FTP Server
FTP Server adalah Komputer Server yang memberikan akses FTP ke Intranet
(lokal) maupun Internet (global).
1.4 FTP Client
FTP client adalah perangkat yang dipergunakan untuk melakukan transfer file
dalam lingkungan internet menggunakan standar dari FTP (File Transfer Protocol).
Proses transfer file dalam lingkungan internet hampir sama seperti proses transfer
dalam lingkungan DOS, hanya saja terdapat beberapa kelebihan.
2. Cara Melakukan FTP
2.1 FTP melalui telnet
Langkahlangkah melakukan FTP melalui telnet.
2.1.1 Telnet (khusus untuk komputer dengan sistem operasi unix).
2.1.2 Ketikkan perintah FTP.
2.1.3 Masukkan nama user anonymous (bila ingin akses anonymous) dan nama
user (login) bila ingin mengakses FTP user.
2.1.4 Masukkan password.

42
2.1.5 Setelah terkoneksi, lakukan perintah-perintah standar di prompt FTP.
Klik Start-> Run

kemudian pada kolom
tersebut isikan telnet
host.domain. klick OK
2.2 FTP melalui FTP Client Under Windows menggunakan WS-FTP
Aplikasi FTP untuk windows sering dipakai software bernama WS-FTP, yang
pengunaannya lebih mudah dan lebih interaktif bagi pemakainya.
Menjalankan WS-FTP (asumsi sudah terinstalasi di windows) dimulai dengan

meng-klik dua kali icon-nya pada desktop windows. Proses pertama dimulai
dengan prosedur logon (memasukkan nama dan password). Setelah berhasil
melakukan prosedur logon, dapat dilihat list directory dan file yang terdapat di lokal
maupun dari remote server. Pindah directory pada penggunaan WS-FTP, baik
pindah di lokal maupun di remote directory. Dalam hal transfer data, dipilih data
mana yang akan di download/upload dan selanjutnya pilih alur tanda panah.
Langkah-langkah penggunaan FTP Client menggunakan WS-FTP :
2.2.1 Klik icon yang ada pada desktop
Klik 2x Icon WS-FTP

pada desktop.
2.2.2 Isikan user, password dan host tujuan.
Host
FTP
server
User
name
Isikan
Passwo
rd

43
Jika menginginkan koneksi anonymous, cek bagian anonymous dan isikan

kolom password dengan alamat e-mail. Klik Tombol OK jika sudah selesai
dan tunggu beberapa saat, bila sudah berhasil login ke FTP-server, maka
akan keluar tampilan seperti gambar di bawah ini:
Daftar
Direktori Daftar Direktori
pada pada Server
komputer FTP (Direktori
lokal remote).
Daftar
File pada Daftar File
Kompute pada Server
r lokal FTP (file
remote).
2.2.3 Untuk memulai melakukan transfer data, pilih data yang akan di
download/upload, dengan cara mengklik nama file/directory yang akan di-
download/upload, setelah itu klik tombol bergambar panah (panah ke kiri
untuk download, panah ke kanan untuk upload).
Proses transfer dapat di lihat

dengan munculnya windows
transfer status, yang
dinyatakan dalam persen.
Dan transfer selesai bila ada
keterangan transfer
complete pada bagian bawah
windows-nya.

44
BAB IV
TATALAKSANA KEARSIPAN
Arsip pada hakekatnya merupakan informasi yang terekam, baik dibuat maupun diterima
sebagai bukti nyata pelaksanaan kegiatan administrasi atau bukti transaksi organisasi.
Sebagai bukti transaksi organisasi, penggunaan arsip harus memperhatikan ketentuan hukum
yang berlaku, baik dari segi aspek pertanggungjawaban administrasi maupun keterbukaan
informasi.
A. PENGGOLONGAN ARSIP
1. Berdasarkan Fisik
Berdasarkan fisik, arsip digolongkan menjadi:
1.1 Arsip Konvensional
Arsip konvensional adalah arsip yang ditulis/dicetak/digambar di atas kertas baik

yang dibuat maupun diterima.
Arsip konvensional digolongkan menjadi:
1.1.1 Arsip Tekstual
Arsip tekstual adalah arsip dalam bentuk teks, yang ditulis tangan dan atau
diketik di atas kertas.
1.1.2 Arsip Kartografik dan Kearsitekturan
Arsip kartografik dan kearsitekturan adalah arsip dalam bentuk peta, chart,
denah bangunan dan gambar enjiniring.
1.2 Arsip Media Baru
Arsip media baru adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam bentuk
elektronik dengan menggunakan peralatan khusus dan akan terus berkembang
sejalan dengan teknologi informasi.
1.2.1 Arsip Pandang Dengar
Arsip pandang dengar adalah arsip yang dapat dipandang dan didengar,
yaitu:
a. Arsip Citra Bergerak
Arsip citra bergerak adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam
citra gambar bergerak, seperti pada film gambar hidup dan video yang
diciptakan dengan teknik tersendiri dengan menggunakan peralatan
khusus.

45
1) Arsip Film
Arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan
dasar film, yang diciptakan dengan rancangan teknis dan artistik
dengan menggunakan peralatan khusus.
2) Arsip Video
Arsip video adalah arsip yang isi informasinya berupa citra bergerak
terekam dalam rangkaian fotografik dan suara pada pita magnetik,
yang diciptakan dengan menggunakan teknologi elektronik.
b. Arsip Gambar Statik
Arsip gambar statik adalah arsip yang isi informasinya berupa citra
diam/tidak bergerak.
c. Arsip Rekaman Suara
Arsip rekaman suara adalah arsip yang isi informasinya terekam dalam
sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.
1.2.2 Arsip Elektronik
Arsip elektronik sering juga disebut arsip komputer adalah arsip yang berisi
tentang rekaman informasi dari suatu kegiatan yang diciptakan dengan
menggunakan komputer sebagai alat dan arsip dimaksud disebut juga arsip
bacaan mesin.
1.2.3 Arsip Bentuk Micro (Microform)
Microform adalah suatu media yang berisi miniatur atau image berbentuk
micro, jenis microform, antara lain microfilm, microfische dan micro opaque.
a. Microfilm
Microfilm adalah salah satu alat elektronik untuk pembuatan salinan

fotografis dalam bentuk lebih kecil.
b. Microfiche
Microfiche adalah lembaran film berisi banyak miniatur gambar atau

citra dalam suatu kisi.
c. Micro Opaque
Micro opaque adalah lembaran kertas yang tidak tembus cahaya yang
berisi banyak images berukuran mini dalam suatu pola garis atau
frame.

46
2. Berdasarkan Fungsi
Berdasarkan Fungsi, arsip digolongkan menjadi:
2.1 Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang secara langsung dipergunakan dalam

penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas di lingkungan Perusahaan.
Arsip Dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu:
2.1.1 Arsip Dinamis Aktif
Arsip dinamis aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan
administrasi pelaksanaan tugas.
2.1.2 Arsip Dinamis Inaktif
Arsip dinamis inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya

menurun dalam penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas.
2.2 Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan administrasi pelaksanaan tugas di lingkungan Perusahaan dan
mempunyai jangka waktu simpan yang cukup lama.
3. Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan
Berdasarkan tingkat perkembangan/pembuatannya, arsip dibedakan menjadi empat.
3.1 Asli
3.2 Tembusan
3.3 Salinan
3.4 Penggandaan
B. NILAI GUNA ARSIP
Penentuan nilai guna arsip merupakan faktor yang sangat menentukan dalam kegiatan
penyusutan arsip dan perlu dilaksanakan dalam tata kearsipan. Penentuan nilai guna
merupakan kegiatan untuk memilah antara arsip yang mempunyai nilai guna permanen dan
sementara.
Nilai Guna Arsip dibedakan menjadi dua.
1. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah nilai guna arsip yang masih dipergunakan bagi kepentingan
Perusahaan untuk menunjang pelaksanaan kegiatan yang sedang berlangsung dalam
jangka waktu tertentu.

47
Nilai Guna Primer meliputi:
1.1 Nilai Guna Administrasi
Nilai guna administrasi adalah arsip yang memuat tentang tugas dan fungsi
Perusahaan yang mempunyai informasi tentang rumusan, kebijaksanaan,
ketentuan atau prosedur dalam rangka penyelenggaraan kegiatan administrasi di
lingkungan Perusahaan.
1.2 Nilai Guna Hukum
Nilai guna hukum adalah arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuatan hukum atas hak dan kewajiban Perusahaan, antara lain arsip yang
mempunyai informasi tentang penetapan/keputusan, perjanjian dan bahan bukti
peradilan lainnya.
1.3 Nilai Guna Keuangan
Nilai guna keuangan adalah arsip yang berisikan hal ikhwal yang menyangkut
transaksi-transaksi dan pertanggungjawaban keuangan, antara lain arsip yang
mempunyai informasi tentang anggaran belanja Perusahaan, pertanggungjawaban
keuangan, pembukuan dan laporan pemeriksaan keuangan.
1.4 Nilai Guna Ilmiah dan Teknologi
Nilai guna ilmiah dan teknologi adalah arsip yang mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai alat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan, apabila data
tersebut tidak dimanfaatkan secara langsung atau hasil penelitian itu tidak
diterbitkan.
2. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder adalah arsip yang kegunaannya untuk kepentingan umum di luar
Perusahaan dan dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban Perusahaan secara
nasional. Apabila tidak dipergunakan bagi kepentingan Perusahaan, secara hirarki
diserahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Nilai Guna Sekunder meliputi:
2.1 Nilai Guna Kebuktian
Nilai guna kebuktian adalah arsip yang mengandung fakta dan atau keterangan
yang dapat dipergunakan untuk menjelaskan tentang pendirian, pengembangan,
pengaturan dan fungsi Perusahaan.
2.2 Nilai Guna Informasional
Nilai guna informasional adalah arsip yang dapat dipergunakan untuk referensi
kepentingan penelitian dan kesejarahan.

48
C. PENATAAN ARSIP
Penataan arsip pada hakekatnya dimulai sejak arsip tersebut diterbitkan, dilakukan secara
terus menerus dimaksudkan untuk penyajian yang cepat, tepat, lengkap dan menyeluruh
berdasarkan kaidah penataan arsip, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi
manajemen.
Untuk memenuhi kebutuhan dimaksud, penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
didasarkan pada sistem penyimpanan alfanumerik dan masalah.
Sistem penyimpanan alfanumerik adalah pengaturan/penataan arsip berdasarkan

kombinasi huruf dan angka. Kode huruf menunjukan informasi tentang isi arsip, sedangkan
angka merupakan identitas arsip yang berupa nomor urut penerbitan.
Penataan arsip berdasarkan alfanumerik dipergunakan untuk pengaturan arsip surat produk
hukum.
Sistem penyimpanan berdasarkan masalah adalah sistem penyimpanan arsip yang ditata
sesuai dengan permasalahan yang terkandung dalam isi arsip dengan menggunakan kode
masalah.
Langkah-langkah yang dapat ditempuh dalam rangka melakukan penataan arsip antara lain
dengan jalan melakukan pengecekan, penyediaan sarana/peralatan dan penyusunan
berkas arsip serta lokasi simpan.
1. Penataan Arsip Konvensional
1.1 Tahap Pengecekan
Langkah awal yang dapat ditempuh dalam melaksanakan penataan arsip adalah
melakukan pengecekan terhadap kebenaran dan kelengkapan berkas.
1.2 Penyediaan Peralatan
Peralatan penataan arsip yang diperlukan, antara lain guide, folder, label, formulir
tunjuk silang, agenda, boks, rak statis, rak bergerak, lemari dan filing cabinet.
1.2.1 Guide
Guide/sekat berkas dipergunakan untuk:
a. Petunjuk pemisah antara masalah satu dengan masalah lain beserta

rinciannya.
b. Memperlihatkan hubungan antara pokok masalah satu dengan masalah

yang lain atau masalah dengan sub masalah.
c. Membedakan himpunan/kelompok berkas yang satu dengan yang lain.
1.2.2 Folder
Folder dipergunakan sebagai wadah berkas arsip, sehingga arsip dapat

dihimpun dalam satu wadah.

49
1.2.3 Label
Label guide dan folder ditulis pada tab untuk menunjukkan isi kelompok
berkas.
1.2.4 Formulir Tunjuk Silang
Formulir tunjuk silang sebagai sarana indikator keterkaitan masalah dan atau
tempat penyimpanan arsip, contoh lihat Lampiran 18.
1.2.5 Agenda
Agenda arsip dipergunakan sebagai cara untuk menemukan berkas arsip,

lihat contoh Lampiran 19.
1.2.6 Boks
Boks yang akan dipergunakan untuk penyimpanan berkas arsip ada berbagai
ukuran sesuai dengan jumlah berkas yang akan disimpan.
1.2.7 Rak Statis, Rak Bergerak, Almari dan Filing Cabinet
Rak statis, rak bergerak, almari dan filing cabinet dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sudah tertata, sedangkan filing cabinet untuk
menyimpan arsip yang berada dalam folder dan atau map gantung.
1.3 Penyusunan Berkas
1.3.1 Berdasarkan Alfanumerik
Setelah dilakukan pengecekan berkas-berkas disusun berdasarkan kelompok

jenis surat produk hukum dan masing-masing jenis disusun menurut nomor
urut penerbitan. Pemisahan masing-masing jenis ditandai guide dan folder
yang berisikan nomor urut diletakkan di belakang guide dari masing-masing
jenis yang telah ditetapkan, contoh lihat Lampiran 20.
1.3.2 Berdasarkan Masalah
Setelah selesai melakukan pengecekan, berkas disusun berdasarkan

kelompok urutan masalah, sehingga akan memberikan informasi yang utuh
dari suatu kegiatan.
Bentuk susunan guide dan folder adalah sebagai berikut.
a. Penyusunan berkas ditandai oleh guide yaitu guide utama (primer), guide
kedua (sekunder) dan guide ketiga (tertier).
b. Pokok masalah dituangkan ke dalam guide primer (berupa angka) yang

posisi tabnya berada di paling kiri dan diikuti oleh guide sekunder yang
merupakan masalah, dengan posisi tab berada di posisi kedua dari kiri,
kemudian diikuti oleh guide tertier yang berisi sub masalah, dengan posisi
tab berada di posisi ketiga dari kiri.

50
c. Folder, diletakan di belakang guide dan sebagai tempat penyimpanan

arsip.
d. Pemberian label baik penempatan pada tab guide maupun folder harus
diketik rapi.
Contoh susunan guide dan folder, lihat Lampiran 21.
1.3.3 Lokasi Simpan
Berkas arsip yang telah disusun berdasarkan masalah dan atau alfanumerik
disimpan pada tempat penyimpanan (rak/lemari dll.) dengan diberi kode
sesuai dengan kode penyimpanan.
2. Penataan Arsip Media Baru
Pola penataan arsip media baru pada prinsipnya sama seperti yang dimaksud pada
penataan arsip konvensional dan tetap menggunakan pola penataan berdasarkan
masalah dengan tahapan penataan sebagai berikut.
2.1 Pengecekan
Pengecekan arsip media baru pada dasarnya meliputi kegiatan pengecekan jenis
arsip dan peralatan yang akan dipergunakan.
2.2 Penyusunan
Pada dasarnya pola penyusunan arsip media baru sama dengan penyusunan arsip
konvensional.
2.3 Tempat penyimpanan
Tempat penyimpanan arsip media baru disesuaikan dengan persyaratan teknik

setiap jenis arsip yang akan disimpan agar terhindar dari unsur-unsur penyebab
kerusakan.
2.3.1 Arsip Foto
a. Arsip foto harus disimpan dengan baik, dijaga agar tetap dalam keadaan
kering, tidak lembab dan negatif foto diperlakukan dengan lebih hati-hati.
b. Lingkungan tempat penyimpanan harus bersih, dengan memperhatikan

kestabilan temperatur dan kelembaban ruangan untuk mencegah
tumbuhnya jamur, mengeringnya lapisan emulsi yang menyebabkan
bahan retak dan mengelupas.
c. Foto harus disimpan secara terpisah dalam sampul yang bersifat netral
dan foto berwarna disimpan dalam pembungkus plastik yang tahan uap
lembab. Kelembaban relatif antara 40% sampai 50% sedangkan
temperatur sekitar 10 hingga 15 derajat celcius untuk foto hitam-putih
dan 0 hingga 5 derajat celcius untuk foto berwarna.

51
d. Negatif foto harus betul-betul kering sebelum dimasukkan ke dalam

tempat penyimpanan. Bila diketahui bahwa lajur-lajur negatif yang sudah
disimpan terlihat lembab/basah, maka semua negatif tersebut harus
dikeluarkan, lalu digelar di atas permukaan yang bersih atau dapat pula
digantung satu persatu, dianginkan atau dijemur sekitar 30 menit hingga
kering, selanjutnya dimasukkan ke dalam plastik penyimpanan.
e. Negatif foto yang kotor atau berjamur bisa dibersihkan dengan

menggunakan negative cleaner/film cleaner, namun bila kotoran
tersebut sudah melekat atau meresap ke dalam emulsi, upaya
pembersihan sudah tidak berguna lagi.
f. Penataan arsip berupa foto dapat dilakukan dengan cara penyusunan

berdasarkan masalah atau dengan nomor yang ada disetiap lembar foto
(baik positif maupun negatif).
2.3.2 Arsip Film
a. Penyimpanan dan penataan arsip film dipisahkan antara negatif dengan

positifnya. Negatif film disimpan dalam ruangan dengan suhu antara
(10 5) derajat celcius dan kelembaban (45 55)%, sedangkan untuk
positif film disimpan dalam ruangan yang bersuhu antara (15 18)
derajat celcius dan kelembaban antara (55 - 65)%.
b. Penyimpanan film baik positif maupun negatif dalam can (tempat film),
penataannya dapat dilakukan berdasarkan urutan label yang tertera di
atas tempat film tersebut.
2.3.3 Arsip Video
Pengelolaan arsip video terutama dalam pelestariannya memerlukan

ketelitian khusus. Dalam rangka pelestarian video, dilakukan hal-hal sebagai
berikut.
a. Membuat/menggandakan master video dibuat dengan kualitas baik dan

pola penyimpanannya sesuai dengan ketentuan pabrikan.
b. Jika diperlukan dapat menggunakan hasil penggandaan/copy.
2.3.4 Arsip Elektronik
a. Untuk mencegah terjadinya gangguan keamanan fisik arsip elektronik

dibuat copy dari berkas yang tersimpan pada satu media ke media
lainnya secara periodik.
b. Penyimpanan arsip elektronik yang ideal adalah (11 22) derajat celcius
dengan kelembaban berkisar antara (45 65)% RH.
2.3.5 Arsip Mikrografik
Perawatan dan pelestarian arsip mikrografik tidak jauh berbeda dengan

perawatan dan pelestarian pada arsip film. Arsip mikrografik disimpan dalam
ruangan dengan suhu antara (10 18) derajat celcius dengan kelembaban
(45 55)% RH.

52
D. PERAWATAN ARSIP
Perawatan arsip adalah kegiatan pemeliharaan dan pengamanan fisik arsip untuk
menjamin kelestarian informasi agar terhindar dari segala kemungkinan yang merugikan
antara lain kerusakan, kehilangan dan kebakaran.
Perawatan arsip terdiri dari dua unsur yaitu perawatan fisik dan pengamanan informasi.
1. Perawatan Fisik
Perawatan fisik arsip adalah pemeliharaan langsung terhadap fisik arsip untuk
menghindari dan menjaga arsip agar tidak mengalami kerusakan sebagai akibat dari
pengaruh biologis, kimia, fisik arsip dan pengaruh lingkungan tempat penyimpanan.
1.1 Pengaruh Biologis
Di daerah tropis kerusakan arsip pada umumnya diakibatkan oleh pengaruh

biologis antara lain jamur, bakteri dan serangga.
1.2 Pengaruh Kimia
Zat-zat kimia yang terkandung di dalam ruang penyimpanan arsip, seperti

pencemaran udara dan debu dapat mengakibatkan kerusakan arsip. Zat kimia yang
terkandung dalam tinta mempengaruhi daya tahan fisik arsip.
1.3 Pengaruh Fisik Arsip
Kondisi fisik arsip tidak sama, tergantung dari jenis dan mutu bahan serta
dipengaruhi oleh derajat panas dan kadar kelembaban udara yang tidak stabil yang
dapat mengakibatkan daya tahan arsip menurun.
1.4 Pengaruh Lingkungan Tempat Penyimpanan
Untuk mengatasi faktor pengaruh lingkungan tempat penyimpanan, antara lain:
1.4.1 Menyediakan gedung atau ruangan arsip yang bebas dari kemungkinan
banjir dan kebakaran.
1.4.2 Membebaskan dari gangguan rayap.
1.4.3 Melengkapi ruangan arsip dengan sarana pengatur kestabilan derajat panas
dan kelembaban udara.
1.5 Cara Perawatan Fisik Arsip
1.5.1 Menghilangkan/mengurangi kadar keasaman.
1.5.2 Menyelenggarakan restorasi terhadap arsip yang mengalami kerusakan.
1.5.3 Melakukan laminasi untuk arsip yang dianggap bernilai guna tinggi.

53
2. Pengamanan Informasi Arsip
2.1 Penyimpanan arsip agar memperhatikan pengamanan nilai informasi.
2.2 Wajib menjaga rahasia Perusahaan.
2.3 Arsip disimpan pada tempat yang tidak mudah dilihat dan dibaca orang yang tidak
berhak mengetahui isinya.
2.4 Perlu adanya pengaturan/tata tertib peminjaman arsip sesuai dengan urgensi nilai
informasinya.
E. PELAYANAN
Untuk memudahkan pelayanan dalam memenuhi permintaan bagi pengguna arsip, perlu
dilakukan hal-hal sebagai berikut.
1. Mencari Arsip
Langkah-langkah yang diperlukan dalam mencari fisik arsip antara lain.
1.1 Mengetahui materi dan masalah yang diperlukan.
1.2 Mengetahui kode lokasi penyimpanan.
1.3 Mencari sekat penunjuk berkode yang dimaksud.
1.4 Mencari folder berkode yang dimaksud.
1.5 Menemukan arsip yang diperlukan di dalam folder.
1.6 Selama arsip berada di luar folder, isinya digantikan dengan bukti peminjaman/
berita acara peminjaman.
2. Peminjaman
Pejabat/pegawai yang meminjam arsip harus mendapat persetujuan Pengelola

Kearsipan, dengan ketentuan sebagai berikut.
2.1 Peminjaman arsip diberikan kepada pejabat/pegawai yang dianggap berkepentingan

di bidang masalah yang bersangkutan.
2.2 Peminjaman arsip dengan menggunakan surat/nota dinas dan mengisi formulir
peminjaman arsip, contoh lihat Lampiran 22.
2.3 Peminjam arsip tidak dibenarkan membuat salinan (foto copy), kecuali mendapat ijin
dari Pengelola Kearsipan.
2.4 Peminjaman arsip sangat rahasia/rahasia hanya dapat diberikan dalam sampul
tertutup.

54
3. Penempatan Kembali
Arsip yang telah selesai dipergunakan harus segera dikembalikan ke tempat semula.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan:
3.1 Teliti apakah arsip masih tetap seperti keadaan pada waktu dipinjam.
3.2 Temukan bukti peminjaman/berita acara peminjaman.
3.3 Kembalikan arsip pada tempat semula.
F. PENGELOLA KEARSIPAN
Pengelola kearsipan adalah Unit Tata Usaha yang berada di Satuan Organisasi PT PLN
(Persero) yang melakukan pengelolaan, pengolahan dan penyimpanan arsip sesuai dengan
fungsi dan nilai guna arsip.
1. Ruang Lingkup Pengelolaan Kearsipan
Ruang lingkup pengelolaan arsip meliputi kegiatan mengelola dan mengolah arsip baik
secara fisik maupun isi informasi yang terkandung di dalamnya, sehingga arsip dapat
berhasil guna dan berdaya guna terhadap pelaksanaan kegiatan di lingkungan
Perusahaan.
2. Tugas Pokok Pengelola Kearsipan
2.1 Pusat Organisasi
Unit Tata Usaha mempunyai tugas pokok sebagai berikut.
2.1.1 Melakukan penelitian dan pengembangan pengelolaan arsip Perusahaan.
2.1.2 Melakukan pembinaan dan monitoring pelaksanaan pengelolaan arsip di

seluruh Satuan Organisasi.
2.1.3 Melakukan pengelolaan dan pengolahan arsip Perusahaan.
2.1.4 Menyediakan informasi untuk bahan referensi manajemen.
2.1.5 Melakukan penyusutan arsip sebagaimana diatur pada Bab V.
2.2 Unit/Sub Unit /Sub-sub Unit Organisasi
Unit Tata Usaha mempunyai tugas pokok sebagai berikut.
2.2.1 Melakukan pengelolaan dan mengolah arsip.
2.2.2 Menyediakan informasi untuk bahan referensi manajemen.
2.2.3 Melakukan penyusutan arsip sebagaimana diatur pada Bab V.

55
BAB V
PENYUSUTAN ARSIP
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan volume berdasarkan Jadwal Retensi Arsip
(JRA) yang bertujuan untuk mengatasi masalah penumpukan guna meningkatkan daya guna
dan hasil guna arsip di Pengelola Kearsipan.
Pelaksanaan penyusutan arsip adalah dengan cara melakukan penyiangan berdasarkan

Jadwal Retensi Arsip, dengan cara melakukan pemindahan, pemusnahan dan penyerahan.
A. PEMINDAHAN
1. Pemindahan arsip Sub-sub Unit Organisasi ke Sub Unit Organisasi.
Sub-sub Unit Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
1.1 Melakukan penyiangan arsip-arsip yang akan dipindahkan sesuai dengan JRA.
1.2 Membuat Daftar Pertelaan Arsip yang akan dipindahkan dengan menggunakan
formulir, contoh lihat Lampiran 23.
1.3 Membuat permohonan pemindahan arsip ke Sub Unit Organisasi.
1.4 Setelah permohonan disetujui, selanjutnya dapat dilakukan pemindahan disertai

Berita Acara dengan menggunakan formulir, contoh lihat Lampiran 24 dan Daftar
Pertelaan Arsip, contoh lihat Lampiran 23 dibuat rangkap dua untuk masing-
masing pihak.
1.5 Unit Tata Usaha Sub Unit Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
1.5.1 Mencocokkan Daftar Pertelaan Pemindahan Arsip dengan fisiknya, baik

jenis maupun jumlahnya.
1.5.2 Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip yang telah disiapkan

Unit Tata Usaha Sub-sub Unit Organisasi.
1.5.3 Menata kembali arsip yang baru diterima.
2. Pemindahan arsip Sub Unit Organisasi ke Unit Organisasi.
Sub Unit Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
2.3 Membuat permohonan pemindahan arsip ke Unit Organisasi.

masing pihak.

56
2.5 Unit Tata Usaha Unit Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.


Unit Tata Usaha Sub Unit Organisasi.
3. Pemindahan Arsip Unit Organisasi ke Pusat Organisasi
Unit Tata Usaha Unit Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
3.3 Membuat permohonan pemindahan arsip ke Unit Tata Usaha Pusat Organisasi.

masing pihak.
3.5 Unit Tata Usaha Pusat Organisasi melaksanakan kegiatan sebagai berikut.


oleh Unit Tata Usaha Unit Organisasi.
B. PEMUSNAHAN
Pemusnahan arsip Perusahaan harus memperhatikan nilai guna arsip, untuk menghindari
hal-hal yang tidak diinginkan sehingga arsip yang dimusnahkan benar-benar sudah tidak
mempunyai nilai guna lagi baik untuk Perusahaan maupun untuk kehidupan berbangsa dan
bernegara.
1. Pemusnahan Arsip di Unit Organisasi
Dalam rangka pemusnahan arsip terlebih dahulu dibentuk Tim Penilai Arsip yang
anggotanya terdiri dari unsur Administrasi, Keuangan, Hukum, Teknis dan Pemeriksa
pada Unit Organisasi yang ditetapkan oleh Pimpinan Unit Organisasi.
Tim Penilai melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
1.1 Melakukan penyiangan dan penelitian atas arsip sesuai JRA.
1.2 Membuat Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya
dengan menggunakan formulir, contoh lihat Lampiran 29.
1.3 Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya

57
1.4 Melaporkan arsip yang akan dimusnahkan oleh Pimpinan Unit Organisasi,
selanjutnya Pimpinan Unit Organisasi mengusulkan ke Direksi untuk mendapat
persetujuan.
2. Pemusnahan Arsip di Pusat Organisasi
Dalam rangka pemusnahan arsip terlebih dahulu dibentuk Tim Penilai Arsip yang
anggotanya terdiri dari unsur Administrasi, Keuangan, Hukum, Teknis dan Pemeriksa
pada Pusat Organisasi yang ditetapkan oleh Direksi.
Tim Penilai melaksanakan kegiatan sebagai berikut.
2.1 Melakukan penyiangan dan penelitian atas arsip sesuai JRA.
2.2 Membuat Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan

pemusnahannya dengan menggunakan formulir, contoh lihat Lampiran 29.
2.3 Membuat Berita Acara Pemusnahan Arsip yang akan diusulkan pemusnahannya
2.4 Membuat permohonan persetujuan pemusnahan kepada Direksi.
C. PENYERAHAN
Dalam hal dokumen Perusahaan yang mempunyai nilai guna tinggi bagi kepentingan
nasional, Perusahaan mempunyai kewajiban menyerahkan dokumen-dokumen dimaksud
kepada Arsip Nasional Daerah dan atau Arsip Nasional Republik Indonesia.
Untuk melaksanakan penyerahan arsip, dilakukan langkah-langkah sebagai berikut.
1. Unit Tata Usaha Pusat Organisasi melakukan penyiangan arsip yang akan diserahkan.
2. Membuat Daftar Pertelaan Arsip Statis yang akan diserahkan, contoh lihat Lampiran
31.
3. Membuat permohonan penyerahan arsip ke Arsip Nasional Daerah dan atau Arsip
Nasional Republik Indonesia dengan disertai Berita Acara Penyerahan Arsip Statis dan
menggunakan formulir contoh lihat Lampiran 32 serta Daftar Pertelaan Arsip contoh
lihat Lampiran 31 yang dibuat rangkap dua untuk masing-masing pihak.
4. Pusat Organisasi mengusulkan kepada Direksi untuk pelaksanaan penyerahan Arsip

Statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia.
Ditetapkan di : Jakarta
pada tanggal : Desember 2004
DIREKTUR UTAMA,
EDDIE WIDIONO S.

04 Tlskfinal

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

04 Tlskfinal

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

1

B. MAKSUD DAN TUJUAN

2. Memperoleh keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tatalaksana surat di

3. Mewujudkan tata kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna.

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

C. ASAS TATALAKSANA SURAT DAN KEARSIPAN

Dalam Tatalaksana Surat dan Kearsipan ini menguraikan beberapa pengertian

1. Perusahaan adalah Perusahaan Perseroan (Persero) PT Perusahaan Listrik Negara

2. Organisasi Perusahaan adalah Organisasi PT PLN (Persero).

3. Pusat Organisasi adalah PT PLN (Persero) Kantor Pusat.

4. Kantor Pusat adalah kantor tempat kedudukan Direksi PT PLN (Persero).

5.1 Pusat Organisasi.

5.2 Unit Organisasi.

5.3 Sub Unit Organisasi.

5.4 Sub-sub Unit Organisasi.

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

6.1 Unit Pelaksana Induk.

6.2 Unit Pelaksana Penunjang Induk.

7.1 Sub Unit Pelaksana.

7.2 Sub Unit Penunjang.

8.1 Sub-sub Unit Pelaksana.

8.2 Sub-sub Unit Penunjang.

13. Direksi adalah Direksi PT PLN (Persero).

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

25. Wewenang penandatanganan surat adalah kewenangan seorang pejabat untuk

31. Guide adalah alat penyekat/pemisah berkas arsip.

34. Label adalah judul atau identitas berkas arsip.

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Berdasarkan ruang lingkupnya, surat dibedakan menjadi tiga jenis.

Keputusan adalah surat yang bersifat pengaturan dan atau penetapan

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Pemberitahuan pada dasarnya sama dengan Pengumuman, tetapi hanya berlaku

3. Produk Media Baru

Asli adalah lembaran yang ditujukan kepada pejabat/instansi sebagaimana

Tembusan adalah lembaran penyampaian informasi kepada pejabat/instansi yang

Petikan adalah lembaran berisi beberapa bagian/kalimat/hal yang diambil dari

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

2.1. Surat Penting

2.2. Surat Biasa

3.1. Sangat Rahasia

Sangat rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan tingkat

Rahasia adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan tinggi.

Terbatas adalah surat yang informasinya membutuhkan pengamanan. Tingkat

Biasa adalah surat tidak memerlukan pengamanan khusus.

4.1. Sangat Segera

4.2. Segera adalah surat yang penyampaiannya dilakukan

4.3. Biasa adalah surat yang penyampaiannya sesuai dengan

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Pengamanan surat mencakup kegiatan pengamanan/menjaga kerahasiaan baik dari segi

Penentuan bobot informasi, tingkat kerahasiaan dan kecepatan penyampaian surat

1.4 Khusus untuk surat yang mempunyai sifat rahasia.

2.1.3 Kode kerahasiaan dicantumkan pada nomor surat.

2.2 Media Baru

Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana Surat dan Kearsipan PT PLN (Persero)

Semua surat yang disampaikan harus memperhatikan sebagaimana yang diperlukan

Surat-surat yang telah disampaikan, diatur agar dikendalikan dengan sarana

D. WEWENANG PENANDATANGANAN SURAT

Wewenang langsung adalah wewenang penandatanganan surat yang dimiliki oleh

Penandatanganan surat berdasarkan wewenang langsung ditentukan sebagai berikut.

1.1 Penandatanganan Surat Produk Hukum

a. Pusat Organisasi, ditandatangani oleh Direksi.

b. Unit Organisasi, ditandatangani oleh Pimpinan.