PENDAHULUAN

Pelaksanaan pembangunan nasional telah menghasilkan perkembangan yang pesat

dalam kehidupan nasional, khususnya di bidang perekonomian, termasuk bentuk-bentuk dan

praktik penyelenggaraan kegiatan perdagangan internasional. Kegiatan ekspor impor didasari

oleh kondisi bahwa tidak ada suatu negara yang benar-benar mandiri, hal ini dikarenakan

antara satu negara dengan negara yang lain saling membutuhkan (Sutanto 2011).

Begitu pula suatu perusahaan, yang melakukan kegiatan ekspor impor untuk

menunjang proses operasional yang dilakukan sehari-hari. Di dalam perusahaan manufaktur

contohnya, belum tentu semua bahan baku berasal dari pembelian dalam negeri. Ada kalanya

mereka melakukan impor, karena harganya yang lebih murah ataupun karena belum

tersedianya bahan tersebut di dalam negeri. Kemudian setelah melalui proses produksi,

perusahaan akan menjual produknya baik untuk pangsa pasar dalam negeri maupun untuk

diekspor ke luar negeri.

Saat melakukan ekspor impor, pastilah perusahaan menempuh suatu proses yang

disebut dengan customs clearance, yaitu proses administrasi pengiriman dan atau

pengeluaran barang ke atau dari pelabuhan muat atau bongkar yang berhubungan dengan

kepabeanan dan administrasi pemerintahan. Dalam proses ini ada kalanya terdapat hambatan-

hambatan yang dapat mempengaruhi kelancaran proses pengiriman atau penerimaan barang,

seperti kesalahan dalam membuat Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) maupun

Pemberitahuan Impor Barang (PIB), lamanya pengiriman atau penerimaan original shipping

document, kurangnya koordinasi antara pihak-pihak yang berhubungan dengan kedua

kegiatan ini dan lain sebagainya. Oleh karena itu perusahaan harus memiliki suatu prosedur

standar yang dapat menjamin kelancaran pengiriman barang yang diekspor dan penerimaan

barang yang diimpor agar tidak timbul hal-hal yang dapat merugikan perusahaan.

1
 Sebuah prosedur standar yang dirancang dengan tepat, tentunya dapat memperlancar

keberlangsungan suatu kegiatan di dalam perusahaan. Kesalahan prosedur dapat terjadi bila

suatu pekerjaan tidak dirancang dengan baik sehingga dapat menimbulkan kecelakaan atau

kerusakan. Untuk itu perlu dibuat suatu prosedur tetap yang bersifat standar, sehingga siapa

sajapun, kapan sajapun dan dimana sajapun dilakukan, langkah-langkahnya tidak berubah.

Langkah-langkah kerja yang tertib ini disebut Standard Operating Procedures (SOP)

(Wakhinuddin 2007).

PT. Unza Vitalis adalah perusahaan manufaktur yang memproduksi produk perawatan

pribadi. Dalam proses produksinya, dibutuhkan bahan pembungkus (packaging material)

berupa botol, sprayer, roll-on dan lain-lain yang berguna untuk mengemas produk yang telah

diproduksi. Bahan pembungkus tersebut diperoleh melalui impor dari berbagai negara, antara

lain Cina, Italia dan Malaysia. Setelah proses produksi selesai, hasil produk seperti parfum,

lotion, lulur dan lain-lain akan dijual di dalam negeri maupun diekspor ke berbagai negara.

Dalam menghandel kegiatan ekspor impor, PT. Unza Vitalis dibantu oleh Perusahaan

Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) dan freight forwarder. Tugas PPJK di sini adalah

menangani masalah kepabeanan di pelabuhan, sedangkan freight forwarder menangani

masalah transportasi barang yang diekspor maupun diimpor.

Bagi PT. Unza Vitalis, aktivitas impor bahan pembungkus merupakan salah satu

aktivitas yang penting. Karena setelah melalui perhitungan, harga barang dan biaya yang

dikeluarkan untuk pembelian secara impor jumlahnya masih lebih kecil jika dibandingkan

dengan harga dan biaya pembelian secara lokal atau dalam negeri. Hal tersebut menyebabkan

perusahaan harus melakukan pembelian impor, walaupun proses untuk mengimpor lebih

rumit jika dibandingkan dengan pembelian dalam negeri. Begitu pula dengan ekspor yang

sama pentingnya, karena dengan melakukan ekspor berarti menunjukkan bahwa produk

2
buatan perusahaan laku di pasar luar negeri sehingga memperluas pangsa pasar penjualan

produk.

Selama ini prosedur ekspor impor hanya dilakukan berdasarkan pengalaman, karena

PT. Unza Vitalis belum memiliki SOP secara tertulis. Karena belum memiliki SOP, tak

jarang perusahaan melakukan kesalahan-kesalahan yang sebenarnya dapat dihindari saat

menangani aktivitas ekspor impor. Untuk aktivitas impor, misalnya karyawan melakukan

kesalahan dalam pembuatan dokumen impor dan perhitungan pajak impor, sehingga proses

impor mejadi terhambat dan perusahaan terkena denda atas kesalahan perhitungan pajak.

Sedangkan untuk aktivitas ekspor, kesalahan dapat terjadi karena beragamnya persyaratan

khusus di masing-masing negara tujuan. Kesalahan ini, tentu saja dapat mempengaruhi

kelancaran proses pengiriman ekspor barang. Jika pengiriman barang terlambat, pembeli akan

kecewa dan hal ini dapat mempengaruhi reputasi perusahaan di masa mendatang. Selain hal-

hal tersebut di atas, tidak adanya SOP sering menimbulkan kesulitan bagi karyawan, terutama

karyawan baru ketika mereka mulai bekerja karena tidak memiliki pedoman baku secara

tertulis.

Aktivitas ekspor impor merupakan aktivitas penting yang dilakukan PT. Unza Vitalis.

Oleh karena itu, berdasarkan penjelasan di atas, PT. Unza Vitalis membutuhkan SOP ekspor

impor secara tertulis yang dapat meminimalisir kesalahan yang dapat menghambat proses

ekspor impor tersebut. Apabila perusahaan memiliki SOP, tentunya dapat meminimalisir

kesalahan yang dilakukan oleh karyawan, karena setiap karyawan dapat menjalankan

fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung

jawabnya. Selain itu fungsi SOP bukan hanya sebagai alat kontrol operasional perusahaan,

namun juga sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.

Berdasarkan latar belakang diatas, maka peneliti merumuskan persoalan penelitian

dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: Bagaimana prosedur ekspor impor yang

3
diterapkan di PT. Unza Vitalis? Apa kelemahan yang terdapat pada prosedur ekspor impor di

PT. Unza Vitalis? Bagaimana desain SOP ekspor impor yang tepat bagi PT. Unza Vitalis?

Oleh karena itu peneliti tertarik untuk mendesain SOP ekspor impor agar dapat

menjadi masukan atau rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada pada prosedur

sebelumnya sehingga prosedur ekspor impor akan berjalan lebih efisien sesuai dengan

peraturan yang berlaku. Dengan SOP yang baik tentunya dapat meminimalisir kesalahan dan

kerugian yang mungkin terjadi.

LANDASAN TEORI

Impor

Menurut Amir (2001), impor adalah memasukkan barang-barang dari luar negeri

sesuai dengan ketentuan pemerintah ke dalam peredaran dalam masyarakat yang dibayar

dengan valas. Proses impor umumnya adalah tindakan memasukan barang atau komoditas

dari negara lain ke dalam negeri. Masuknya barang impor tersebut menggunakan pengangkut

yang didefinisikan sebagai orang, kuasanya, atau yang bertanggung jawab atas pengoperasian

sarana pengangkut yang mengangkut barang dan/atau orang. Sedangkan menurut Undang-

Undang Nomor 17 Tahun 2006, impor adalah kegiatan memasukkan barang ke dalam daerah

pabean.

Ekspor

Ekspor adalah penjualan barang ke luar negeri dengan menggunakan sistem

pembayaran, kualitas, kuantitas dan syarat penjualan lainnya yang telah disetujui oleh pihak

eksportir dan importir. Proses ekspor pada umumnya adalah tindakan untuk mengeluarkan

barang atau komoditas dari dalam negeri untuk memasukannya ke negara lain. Sedangkan

menurut UU No. 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan, ekspor adalah kegiatan megeluarkan

barang dari daerah pabean.

4
Dokumen Ekspor Impor

Dokumen ekspor impor merupakan hal yang mutlak yang harus disiapkan dalam

melakukan prosedur ekspor maupun impor. pasalnya dokumen-dokumen ini berfungsi

sebagai surat jalan keluar masuknya barang dari satu Negara ke Negara lainnya. Pada

dasarnya dokumen impor tidak jauh berbeda dengan dokumen ekspor. Dokumen yang

diperlukan dalam impor yaitu: Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of

Origin (COO), Pemberitahuan Impor Barang (PIB), Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak

(SSPCP) dan Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB). Sedangkan dokumen yang

diperlukan dalam ekspor yaitu: Shipping Instruction, Invoice, Packing List, Bill of Lading

(B/L), Certificate of Origin (COO), Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB), dan Nota

Pelayanan Ekspor (NPE).

Dokumen yang pertama yaitu invoice. Menurut Susilo (2013) invoice adalah dokumen

atau surat tagihan yang diterbitkan oleh eksportir dan ditujukan kepada importir. Invoice ini

umumnya berisi tentang jumlah barang, perhitungan pembayaran, harga satuan, harga total.

Dokumen selanjutnya yaitu packing list adalah dokumen yang diterbitkan oleh setiap

eksportir setiap kali akan ekspor yang merupakan daftar perincian barang-barang yang

dipakai mengenai jenis dan jumlah satuan dari barang yang terdapat dalam tiap peti atau total

keseluruhannya sama dengan yang terdapat dalam invoice. Data-data packing list inilah yang

akan di muat pada B/L (Hutabarat 1997).

Kemudian Bill Of Lading atau sering disingkat B/L adalah tanda terima barang yang

telah dimuat di dalam kapal laut, yang juga merupakan documents of title yang berarti

sebagai bukti atas pemilikan barang, dan disamping itu merupakan bukti dari adanya

perjanjian pengangkutan barang-barang melalui laut. B/L merupakan dokumen pengapalan

yang paling penting karena mempunyai sifat jaminan atau pengamanan (Hutabarat 1997).

Dokumen ini diterbitkan oleh shipping line/freight forwarder untuk setiap pengiriman

5
barang. Lalu Certificate of Origin (COO) menurut Hutabarat (1997), merupakan surat

pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang yang ditandatangani untuk

membuktikan/menerangkan negara asal suatu barang. COO yang sah dikeluarkan oleh pihak

berwenang (pemerintah). Misalnya jika sebuah meja kayu jati dibuat di Indonesia tetapi

dikapalkan di Malaysia, pada COO harus dicantumkan nama Indonesia, bukan Malaysia.

Berikutnya Pemberitahuan Impor Barang (PIB), merupakan dokumen pabean dalam

hal mengimpor barang. Gunanya untuk memberitakan pelaksanaan kegiatan impor barang

tersebut. PIB ditulis oleh pihak importir untuk kemudian diajukan ke Kantor Bea Cukai di

pelabuhan, sebagai salah satu syarat impor barang. Sedangkan Pemberitahuan Ekspor Barang

(PEB) merupakan dokumen pabean yang berupa formulir yang harus diisi oleh pemberitahu

secara lengkap dan benar data-data atas barang ekspor yang dipersyaratkan bagi pengapalan

barang ekspor (Amir 2001).

Dokumen selanjutnya yaitu Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP), adalah

formulir yang digunakan oleh WP atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan

serta pajak-pajak dalam rangka impor seperti: cukai, bea masuk, PPN/PPn-BM, PPh Pasal 22

impor, dan lain sebagainya. Kemudian Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB) adalah

pemberitahuan yang diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang

impor dari kawasan pabean.

Lalu Shipping Instruction merupakan dokumen yang dibuat oleh eksportir kepada

perusahaan pelayaran yang berisi booking ruang pengkapalan (Amir 2001). Dan dokumen

yang terakhir yaitu Nota Pelayanan Ekspor (NPE) adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat

Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem Komputer Pelayanan atas Pemberitahuan Ekspor

Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi pemasukan barang yang akan diekspor

ke Kawasan Pabean dan/atau pemuatannya ke sarana pengangkut.

6
Prosedur

Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) adalah urutan kritikel, biasanya

melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, disusun untuk menjamin

penanganan secara seragam terhadap perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan

menurut Susanto (2007), prosedur adalah rangkaian aktivitas atau kegiatan yang dilakukan

secara berulang-ulang dengan bersama-sama.

Standard Operating Procedures (SOP)

Menurut Atmoko (2011), Standard Operating Procedures merupakan gambaran

langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam

pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan. SOP sebagai suatu dokumen/instrument

memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisien

berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Dilihat dari fungsinya, SOP berfungsi

membentuk sistem kerja dan aliran kerja yang teratur, sistematis, dan dapat

dipertanggungjawabkan; menggambarkan bagaimana tujuan pekerjaan dilaksanakan sesuai

dengan kebijakan dan peraturan yang berlaku; menjelaskan bagaimana proses pelaksanaan

kegiatan berlangsung; sebagai sarana tata urutan dari pelaksanaan dan pengadministrasian

pekerjaan harian sebagaimana metode yang ditetapkan; menjamin konsistensi dan proses

kerja yang sistematik; dan menetapkan hubungan timbal balik antar satuan kerja.

Peran dan Manfaat Standard Operating Procedures (SOP)

Secara umum Standard Operating Procedures (SOP) mempunyai peran untuk

memberikan acuan tentang semua kegiatan-kegiatan yang dijalankan dalam organisasi secara

efektif sehingga dapat membantu organisasi mencapai tujuan-tujuannya, baik jangka pendek

ataupun jangka panjang. Tambunan (2011) menyatakan secara rinci peran dan manfaat SOP

yaitu:

7
 1. Menjadi pedoman kebijakan yang menjadi dasar dari semua kegiatan-kegiatan

organisasi, operasional dan administratif.

2. Menjadi pedoman pelaksanaan kegiatan organisasi, baik operasional maupun

administratif.

3. Menjadi pedoman validasi langkah-langkah kegiatan dalam organisasi.

4. Menjadi pedoman penggunaan formulir, dokumen, blanko dan laporan-laporan

yang terkait dengan kegiatan-kegiatan dalam organisasi.

5. Menjadi pedoman penilaian efektivitas kegiatan organisasi.

6. Menjadi pedoman pengintegrasian kegiatan-kegiatan dalam organisasi, yaitu

dalam konteks mencapai tujuan organisasi.

Tahap Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP)

Tahap penting dalam penyusunan SOP menurut Atmoko (2011) yaitu:

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Analisis sistem dan prosedur kerja adalah kegiatan mengidentifikasi fungsi-fungsi

utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan dalam

melaksanakan fungsi sistem dan prosedur kerja. Sistem adalah kesatuan unsur atau

unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa,

sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak

secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah prosedur yang diperlukan, sedang

prosedur merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani

pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

2. Analisis tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang

mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas

diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas

8
 diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan,

syarat pekerja dan tanggung jawab pekerja. Melalui analisa tugas ini tugas-tugas

dapat dibakukan, sehingga dapat dibuat pelaksanaan tugas yang baku. Setidaknya

ada dua manfaat analisis tugas dalam penyusunan SOP yaitu membuat

penggolongan pekerjaan yang direncanakan dan dilaksanakan serta menetapkan

hubungan kerja dengan sistematis.

3. Analisis prosedur kerja

Analisis prosedur kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah-

langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut

dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan

siapa yang melakukannya. Prosedur diperoleh dengan merencanakan terlebih

dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan

pekerjaan. Dengan demikian prosedur prosedur kerja dapat dirumuskan sebagai

serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh

lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik

untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisa terhadap

prosedur kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flowchart) dari aktivitas

organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan

organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumentasikan dalam bentuk

prosedur-prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas

itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.

Bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP)

Menurut Tambunan (2011), bagian-bagian Standard Operating Procedures (SOP)

terdiri dari:

1. Headings (Kepala Judul)

9
 Headings atau kepala judul merupakan format tampilan standar yang ditetapkan

oleh organisasi sebagai wadah atau tempat informasi yang penting bagi suatu

Standard Operating Procedures. Headings ini terletak di bagian atas setiap

halaman prosedur, yang menjadi tempat bagi informasi tentang isi halaman

prosedur yang bersangkutan.

2. Penjelasan Terkait Isi Prosedur

Penjelasan yang terkait isi prosedur ada sembilan butir. Pilihan butir-butir

penjelasan prosedur harus sesuai dengan kondisi dan kebutuhan organisasi.

Sembilan butir standar penjelasan terkait isi prosedur adalah:

a. Tujuan prosedur

b. Penjelasan singkat tentang prosedur

c. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur

d. Teknik yang digunakan

e. Pihak terlibat

f. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan

g. Laporan-laporan yang dihasilkan

h. Kaitan dengan prosedur lain

i. Lampiran-lampiran

3. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

Peraturan dan kebijakan-kebijakan eksternal yang disajikan adalah yang memiliki

pengaruh terhadap Standard Operating Procedures, yang apabila diabaikan akan

mengurangi efektivitas prosedur.

4. Isi Prosedur

Apa yang digambarkan dalam isi prosedur harus dapat dicerna dengan mudah oleh

pengguna dengan menggunakan teknik simbol yang benar. Efektivitas suatu

10
 prosedur diukur berdasarkan kemanfaatannya dalam penerapan, serta bagaimana

prosedur yang bersangkutan ditangkap secara sama makna dan maksudnya oleh

setiap pembacanya.

5. Lampiran-lampiran

Lampiran-lampiran dalam Standard Operating Procedures lebih tepat disajikan

tersendiri dalam bagian akhir. Bagian ini menyajikan format nyata formulir,

blanko, dokumen, laporan dan juga kutipan-kutipan peraturan dan kebijakan yang

terkait dengan Standard Operating Procedures yang bersangkutan.

METODE PENELITIAN

Jenis Penelitian

Penelitian ini termasuk penelitian kualitatif deskriptif. Peneliti menggunakan

pendekatan kualitatif deskriptif karena permasalahan yang akan dibahas dalam penelitian ini

tidak berkenaan dengan angka-angka tetapi lebih kepada mendeskripsikan, menguraikan,

menganalisis, serta mendesain prosedur ekspor impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis.

Satuan Analisis dan Satuan Pengamatan

Satuan analisis dan satuan pengamatan dalam penelitian ini adalah prosedur ekspor

impor, dan objek penelitiannya adalah PT. Unza Vitalis.

Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan sekunder. Data

primer diperoleh melalui wawancara dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT.

Unza Vitalis tentang bagaimana proses bisnis perusahaan, struktur organisasi perusahaan, job

description pihak-pihak yang terlibat, penerapan prosedur ekspor dan impor di perusahaan,

serta informasi-informasi lainnya yang berkaitan dengan prosedur tersebut. Selain itu, data

primer juga diperoleh melalui observasi terhadap kegiatan ekspor maupun impor barang.

11
Sedangkan data sekunder diperoleh dari dokumen-dokumen ekspor dan impor berupa

Invoice, Packing List, Bill of Lading (B/L), Certificate of Origin (COO), dan lain sebagainya.

Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang dilakukan peneliti adalah observasi dan wawancara.

Melakukan observasi selama lima bulan dengan pengamatan secara cermat dan teliti terhadap

dokumen yang berkaitan dengan prosedur ekspor impor. Sedangkan wawancara dilakukan

melalui tanya jawab dengan Kepala Departemen Eksim (ekspor-impor) PT. Unza Vitalis.

Langkah Analisis

Langkah-langkah analisis yang dilakukan dalam penelitian di PT. Unza Vitalis adalah:

1. Analisis sistem dan prosedur kerja

Melakukan analisis fungsi-fungsi utama yang terkait, dokumen-dokumen yang

digunakan serta prosedur untuk menjalankan kegiatan eskpor impor.

2. Analisis tugas

Melakukan analisis terhadap tugas-tugas dan tanggung jawab yang dilakukan oleh

karyawan serta kelemahan-kelemahan yang terdapat di dalam prosedur.

3. Analisis prosedur kerja

Mengidentifikasi urutan langkah-langkah pekerjaan yang dilakukan sehingga

menghasilkan suatu diagram alur (flowchart).

ANALISIS DATA

Profil Singkat Perusahaan

PT. Unza Vitalis yang awal mulanya bernama PT. Kosmetika Alam Persada berdiri

sejak tahun 1986. Perusahaan ini memproduksi produk perawatan pribadi seperti lotion,

deodorant, lulur dan lain-lain dengan nama Vitalis sebagai brand produknya. Kemudian pada

tahun 2004 perusahaan bergabung dengan Unza Holding Group sehingga berganti nama

12
menjadi PT. Unza Vitalis. Di tahun 2007, PT. Unza Vitalis diakusisi oleh Wipro Limited

yang berkantor pusat di Bangalore, India. Dengan adanya akuisisi ini, PT. Unza Vitalis juga

dikenal dengan nama PT. Wipro Unza Vitalis Indonesia.

PT. Unza Vitalis berkantor pusat di Graha UV, Komplek Industri dan Pergudangan

Semanan Megah Kav.22, Jl. Daan Mogot KM.17.5 No. 22 Jakarta Barat, sedangkan untuk

unit produksi berlokasi di Jl, Soekarno Hatta Km.5.5 DK Brajan Salatiga Jawa Tengah.

Departemen Eksim merupakan salah satu departemen yang ada di PT. Unza Vitalis.

Tugas departemen ini terbagi menjadi dua yaitu yang terkait dengan kegiatan impor bahan

pembungkus dan kegiatan ekspor produk jadi.

Bahan pembungkus dari produk-produk PT. Unza Vitalis diimpor dari berbagai

negara. Berikut adalah daftar nama pemasok bahan pembungkus beserta negara asalnya:

Tabel 1
Daftar Pemasok Bahan Pembungkus

COUNTRY OF
NO SUPPLIER NAME MATERIAL PORT OF LOADING
ORIGIN

1 Agleam Glass bottle Shekou China

2 Euro Asia Cap roll-on Zhongsan China
3 Majesty Sprayer caps Zhongsan China
4 Ningbo Inner box Ningbo China
5 Sanjing Roll-on ball Shanghai China
6 Sanyuan Sprayer caps Shenzen China
7 Shaoxing Inner box Shanghai China
8 Taixing Actuator Shanghai China
9 Coaster Sprayer caps Genoa Italy
10 Chung Chemical Talc Portklang Malaysia
11 Helio Bottle talc Portklang Malaysia
12 Kinta Bottle HBL Portklang Malaysia
13 Yelian Bottle talc Portklang Malaysia
14 Wellgrow Glass bottle Laem Chabang Thailand
15 Chantuan Caps Hochimin Vietnam
16 Vetnam KK Roll-on ball Hochimin Vietnam

Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

13
 Sedangkan produk PT. Unza Vitalis diekspor ke tiga kelompok yaitu Wipro

Manufacturing Services SDN BHD, Wipro Unza Middle East Limited, Wipro Unza Overseas

Limited. Berikut ini adalah daftar nama pembeli beserta negara tujuan export:

Tabel 2
Daftar Pembeli Produk

PORT OF
NO CUSTOMER COUNTRY
DELIVERY

1 Wipro Manufacturing Services Sdn. Bhd Portklang Malaysia

2 Wipro Unza Thailand LTD Bangkok Thailand
3 Wipro Unza Vietnam CO, LTD Hochimin Vietnam
4 Safari Trading Est Doha Qatar
5 New Medical Centre Health Care LLC Jabar Ali Uni Arab Emirates
6 Wipro Unza Singapore PTE, LTD Singapore Singapore
7 Ste Radiance Cosmetique SPRL Matadi Republik Democratic of Congo
8 Far East Limited Apapa Nigeria
9 Kandeel Industry and Trade Port Said Egypt
10 Al Aujan Trade Bahrein Bahrain

Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan mekanisme-mekanisme formal bagaimana organisasi

dikelola. Sehingga struktur organisasi dapat mununjukkan kerangka dan susunan perwujudan

pola tetap hubungan-hubungan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian, atau posisi-posisi, yang

menjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu

organisasi. Dengan demikian dalam struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,

koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan atau kebijakan.

14
 Chief Executive Officer

Head of Operation

Manajer Perencanaan, Manajer Quality

Manajer Produksi Manajer Logistic
Pembelian, dan Eksim Control

Departemen Departemen
Produksi Logistic

Departemen Departemen Departemen

Perencanaan Pembelian Eksim

Gambar 1
Struktur organisasi PT. Unza Vitalis Salatiga
Sumber: PT. Unza Vitalis Salatiga

PROSEDUR EKSPOR PT.UNZA VITALIS

Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Ekspor

Dalam kegiatan ekspor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom

clearance akan produk jadi yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab

Departemen Eksim untuk kegiatan ekspor:

- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan

kegiatan ekspor.

- Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.

- Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.

- Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal

dan kesiapan barang jadi.

15
 - Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor yang

sedang berjalan maupun yang akan berjalan.

- Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari

pembeli.

- Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan

- Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa

barang atau dokumen sampai ditangan penerima.

- Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document.

Proses Ekspor

Departemen Eksim akan menerima pesanan pembelian dari luar negeri dan kemudian

memberitahukan ke Departemen Perencanaan terkait pesanan pembelian tersebut. atas

pesanan-pesanan yang ada, Departemen Perencanaan akan melakukan runing Material

Requirement Planning (MRP) guna menentukan berapa bahan baku yang dibutuhkan untuk

produksi. Kemudian akan diketahui berapa jumlah bahan baku yang dibutuhkan dan

Departemen Perencanaan akan menginformasikannya ke Departemen Pembelian untuk

selanjutnya dilakukan pemesanan bahan baku ke pemasok. Setelah bahan baku tiba, proses

produksi akan dilakukan sehingga menghasilkan produk jadi. Produk jadi tersebut

selanjutnya akan disimpan di dalam gudang yang berada di bawah kendali Departemen

Logistik. Saat produk sudah jadi, Departemen Eksim akan mengirimkan packing list ke

Departemen Logistik, agar Departemen Logistik dapat menyiapkan barang-barang pesanan

pembeli yang akan segera dikirim. Bersamaan dengan hal ini, Departemen Eksim juga akan

membuat draft shipping instruction, invoice dan packing list yang akan dikirimkan ke PPJK.

Selain mengirim dokumen tersebut, Departemen Eksim juga menginformasikan PPJK untuk

memesan kontainer yang sesuai dengan kuantitas poduk yang akan dikirim. Setelah PPJK

16
mendapatkan kontainer yang sesuai, PPJK akan menginformasikannya ke Departemen Eksim

dan kontainer tersebut akan dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis Salatiga untuk proses

stuffing. Di lain pihak, Departemen Eksim juga membuat shipping instruction, invoice dan

packing list final yang akan digunakan untuk membuat PEB di dalam sistem EDI agar

perusahaan mendapatkan Nota Pelayanan Ekspor (NPE).

Setelah mendapatkan NPE dan barang telah selesai dimuat di dalam kontainer,

kontainer akan segera dikirim ke pelabuhan muat. Bersamaan dengan keberangkatan

kontainer, PPJK akan membuat Bill of Lading yang kemudian dikirim ke Departemen Eksim

terlebih dahulu untuk dicek kebenarannya. Saat barang siap dikirim, eksim menyiapkan

original document final yang diperlukan seperti invoice, insurance, packing list, COO dan

Bill of Lading untuk dikirimkan ke pembeli sehingga pembeli bisa mengambil barang yang

dipesan saat tiba di pelabuhan nanti dan juga sebagai lampiran tagihan yang harus dibayar

oleh pembeli ke PT. Unza Vitalis. Selain dikirimkan ke pembeli, original document tersebut

akan digunakan Departemen Eksim untuk membuat pengajuan pembayaran payment request

ke departemen financing untuk pembayaran custom clearance export.

Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Ekspor

a. Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang

berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus

dibayarkan oleh importir.

b. Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking

oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.

c. Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak

shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.

17
 d. Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk

menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh departemen

perdagangan setempat.

e. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB): adalah dokumen pabean yang dibuat oleh

pihak eksportir yang digunakan untuk memberitahukan pelaksanaan ekspor

barang.

f. Nota Pelayanan Ekspor (NPE): adalah nota yang diterbitkan oleh Pejabat

Pemeriksa Dokumen Ekspor atau Sistem Komputer Pelayanan atas

Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) yang disampaikan, untuk melindungi

pemasukan barang yang akan diekspor ke Kawasan Pabean dan/atau

pemuatannya ke sarana pengangkut.

Pihak Terkait dalam Prosedur Ekspor

Pihak yang terlibat dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang

merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis.

1. Pihak Internal

a. Departemen Perencanaan

Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi

PT. Unza Vitalis, seperti:

- Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.

- Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan

digunakan dalam proses produksi.

- Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.

- Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan

baku dan bahan pembungkus.

18
 - Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus

serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.

b. Departemen Pembelian

Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang

digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang

tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan

tanggung jawab Departemen Pembelian:

- Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus

untuk proses produksi.

- Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.

- Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.

- Berkoordinasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan proses pembelian

bahan baku dan bahan pembungkus.

c. Departemen Produksi

Bertanggungjawab atas aktivitas produksi segala produk yang dihasilkan

perusahaan. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Produksi:

- Mengatur waktu pekerjaan agar sesuai dengan waktu pengiriman.

- Mengkoordinir dan mengawasi serta memberikan pengarahan kerja

kepada setiap seksi di bawahnya untuk menjamin terlaksananya

kesinambungan dalam proses produksi.

- Memonitor pelaksanaan rencana produksi agar dapat dicapai hasil

produksi sesuai jadwal, volume, dan mutu yang ditetapkan.

- Bertanggung jawab atas pengendalian bahan baku dan efisiensi

penggunaan tenaga kerja, mesin, dan peralatan.

19
 - Memberikan harga produksi untuk kepentingan marketing dalam

membuat harga jual.

d. Departemen Logistik

Bertanggungjawab untuk mengkoordinir dan menjaga persediaan barang

yang tersimpan di gudang. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab

Departemen Logistik:

- Melaksanakan tata administrasi penerimaan dan pengeluaran barang dari

dan ke gudang sesuai dengan ketentuan dan prosedur yang ditetapkan.

- Menyiapkan barang sesuai dengan pesanan Departemen Eksim untuk

dikirim.

- Mempacking barang - barang yang akan dikirim dengan benar.

- Mengamankan barang dan menjaga kebersihan gudang

2. Pihak Eksternal

a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan

mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.

b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah

keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan

barang yang diimpor maupun diekspor.

Flowchart

Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.

20
Standard Operating Procedures Ekspor

Departemen Perusahaan Pengurusan Jasa

Departemen Eksim
Logistik Kepabeanan

Membuat draft
packing list, 1 2
shipping
instruction dan
invoice
Draft
Draft Draft Draft
shipping
packing list packing list invoice
instruction

Draft
Draft Draft
shipping
packing list invoice
instruction

Menyiapkan Mencari dan

barang- memesan
barang yang kontainer
Mengirimkan packing
dipesan yang sesuai
list ke dep logistik
serta mengirimkan
packing list, shipping Tidak
instruction dan invoice
ke PPJK via email
Sesuai / tidak

Draft Sesuai
Draft Draft
shipping
packing list invoice
instruction
Menginformasikan ke
departemen eksm
dan mengirimkan
stuffing
kontainer ke gudang
PT. Unza Vitalis
untuk stuffing
1 2

1
Membuat packing
list, shipping
instruction dan
invoice final

Dikirim ke
pelabuhan

Shipping
Packing list invoice
instruction

Membuat PEB dan

mengirimkannya
ke bea cukai

Nota pelayanan
ekspor

Gambar 2
Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis

21
 Gambar 2 (Lanjutan)
Prosedur Ekspor PT. Unza Vitalis

Pembahasan atas Prosedur Ekspor

Prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis sudah berjalan dengan cukup baik, walaupun

belum memiliki SOP ekspor secara tertulis. Penanganan ekspor selama ini hanya didasarkan

22
atas pengalaman karyawan saja. Hanya saja karena belum memiliki SOP, karyawan masih

sering melakukan beberapa kesalahan yang dapat menghambat kelancaran kegiatan ekspor.

Lebih lanjut lagi jika terjadi pergantian karyawan di dalam Departemen Eksim, tentunya akan

menghambat kinerja karyawan baru karena tidak memiliki panduan tertulis tentang prosedur

ekspor.

Setelah melakukan analisis terhadap prosedur ekspor yang dilakukan PT. Unza

Vitalis, ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur ekspor. Kelemahan yang pertama

yaitu belum adanya instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang. Selama ini

pengecekan PEB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan karyawan saja, tanpa

adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk dicek. Oleh karena itu

walaupun sudah dilakukan pengecekan, karyawan bisa saja tetap melakukan kesalahan

karena lalai untuk mengecek poin-poin tertentu. Jika terdapat kesalahan dalam PEB, biasanya

PEB tersebut akan direject oleh sistem Electronic Data Interchange (EDI) sehingga akan

memperpanjang waktu pengurusan ekspor karena harus mengulang membuat PEB lagi dan

mencari dulu dimana letak kesalahannya. Selanjutnya kelemahan yang kedua adalah belum

adanya Laporan Trend Penjualan Ekspor. Walaupun setiap bulan sudah membuat laporan

tentang adanya kegiatan ekspor, tetapi perusahaan belum membuat Laporan Trend Penjualan

Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan tiap brand untuk tiap bulannya serta

produk apa saja yang paling laris ataupun kurang penjualannya. Karena tidak adanya laporan

ini, perusahaan mengalami kesulitan dalam melihat trend penjualan produk yang akurat dan

target penjualan yang hendak dicapai di masa mendatang sehingga terjadi keadaan over stock

ataupun out of stock. Saat mengalami over stock, perusahaan akan mengeluarkan biaya

gudang yang lebih banyak dari biasanya. Biaya gudang tersebut antara lain terdiri dari biaya

penyimpanan, biaya pemeliharaan, biaya kerusakan, biaya asuransi dan biaya modal yang

tertanam dalam persediaan. Sedangkan saat mengalami out of stock, perusahaan akan

23
mengalami kesulitan jika sewaktu-waktu terdapat pesanan mendadak dari pembeli. Tentunya

over stock maupun out of stock ini dapat merugikan perusahaan, karena perusahaan

mengeluarkan biaya gudang tambahan serta melewatkan kesempatan untuk menjual

produknya. Berikut disajikan secara ringkas kelemahan prosedur ekspor:

Tabel 3
Kelemahan Prosedur Ekspor
Pelaksanaan Kelemahan Akibat
Belum ada instruksi kerja PEB direject oleh sistem Waktu pengurusan ekspor lebih
pengecekan PEB Electronic Data Interchange (EDI) panjang
Belum ada Laporan Trend Kesulitan melihat trend penjualan Over stock ataupun out of stock
Penjualan Ekspor produk dan target penjualan di
masa mendatang

Dengan pembuatan Standard Operating Procedures ekspor tentunya akan melengkapi

prosedur yang sudah dilakukan oleh Departemen Eksim sehingga karyawan mengetahui

secara jelas apa saja yang harus dilakukan. Selanjutnya berdasarkan uraian kelemahan pada

bagian sebelumnya, rekomendasi perbaikan adalah pembuatan Laporan Trend Penjualan

Ekspor. Laporan ini dibuat setiap tahun sekali dan berisikan kuantitas penjualan tiap brand

untuk tiap bulannya. Untuk memudahkan pembuatan Laporan Trend Penjualan Ekspor, setiap

bulan Departemen Eksim mengisi Form Penjualan Ekspor yang berisikan kuantitas penjualan

tiap brand untuk tiap kelompok pembeli yang membeli produk perusahaan. Kemudian atas

laporan bulanan tersebut, setiap tahun akan dirangkum menjadi satu di dalam Laporan

Penjualan Ekspor. Barulah dibuat Laporan Trend Penjualan Ekspor yang menggambarkan

grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan perusahaan untuk melihat produk-

produk apa saja yang paling sering dipesan pembeli. Dengan adanya laporan-laporan

tersebut, dapat memudahkan perusahaan untuk mengetahui trend penjualan produk dan target

penjulan yang akan dicapai di masa mendatang. Selain itu dapat ditambahkan pula service

level percentage yang dapat menjadi indikator keberhasilan perusahaan dalam memenuhi

pesanan pembeli sehingga bisa juga sebagai alat evaluasi kinerja perusahaan. Berikut

disajikan secara ringkas, perbaikan prosedur ekspor:

24
 Tabel 4
Perbaikan Prosedur Ekspor
Kelemahan Perbaikan
PEB direject oleh sistem Electronic Data Pembuatan instruksi kerja pengecekan PEB (lihat
Interchange (EDI) lampiran 9)
Kesulitan melihat trend penjualan produk dan target Membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor, yang
penjualan di masa mendatang menunjukkan tingkat penjualan tertinggi,
terendah dan rata-rata untuk masing-masing
penjualan (lihat lampiran 8)

Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor

Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkan usulan perbaikan,

maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik campuran

yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini disajikan

dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan dengan bingkai

halaman. Berikut susunan isi pedoman:

1. Tujuan prosedur

2. Penjelasan singkat tentang prosedur

3. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur

4. Teknik yang digunakan

5. Pihak terlibat

6. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan

7. Laporan-laporan yang dihasilkan

8. Kaitan dengan prosedur lain

9. Lampiran-lampiran

10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

11. Isi prosedur

25
 PT. UNZA VITALIS Terbit:
Disusun:
Prosedur Ekspor
Yunita Damastuti

Disetujui:
Departemen Eksim
Andi Surya Saputra
I. Tujuan prosedur
Tujuan pembuatan standard operating procedures ekspor adalah:
1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Menjamin terlaksananya kegiatan ekspor secara efektif dan efisien sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan.
4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan.
5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur
Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan ekspor produk-produk PT. Unza Vitalis.
Setiap kegiatan ekspor harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap
tidak sah.
III. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
1. PT. Unza Vitalis berkomitmen untuk menjaga hasil produksi yang tepat mutu, tepat
waktu dan tepat jumlah dengan tetap mengutamakan keselamatan karyawan dan
proses produksinya.
2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT. Unza
Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah.
IV. Teknik yang digunakan
Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures kegiatan
impor adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan
arus (flowchart).
V. Pihak terlibat
1. Pihak internal
a. Departemen Perencanaan
b. Departemen Pembelian
c. Departemen Produksi
d. Departemen Logistik
2. Pihak eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)
b. Freight forwarder
VI. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
1. Shipping Instruction
2. Invoice
3. Packing List
4. Bill of Lading (B/L)
5. Certificate of Origin (COO)
6. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
7. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Penjualan Ekspor
dan Laporan Trend Penjualan Ekspor.

26
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian, produksi, penyimpanan produk di
gudang dan penerimaan kas.
IX. Lampiran-lampiran
1. Invoice
2. Packing List
3. Certificate of Origin (COO)
4. Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
5. Nota Pelayanan Ekspor (NPE)
6. Form Penjualan Ekspor
7. Laporan Penjulan Ekspor
8. Laporan Trend Penjualan Ekspor
9. Instruksi Kerja Pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
1. Undang-undang No.17 Tahun 2006 tentang Perubahan Undang-Undang No.10
Tahun 1995 tentang Kepabeanan
2. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 145/PMK.04/2007 tentang Ketentuan
Kepabeanan di Bidang Ekspor
3. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-40/BC/2008 jo. P-
06/BC/2009 jo. P-30/BC/2009 jo. P-27/BC/2010 tentang Tata Laksana
Kepabeanan di Bidang Ekspor
4. Peraturan Direktur Jenderal Bea dan Cukai Nomor P-41/BC/2008 tentang
Pemberitahuan Pabean Ekspor
XI. Isi Prosedur
Job Description
Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan produk-
produk yang diekspor. Berikut rincian tugas dan tanggung jawab Departemen Eksim
untuk kegiatan ekspor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan
kegiatan ekspor.
- Melakukan perencanaan aktivitas dibagian ekspor.
- Membuat perencanaan pemesanan container dan trucking.
- Membuat perencanaan jadwal muat sesuai dengan prioritas jadwal closing kapal
dan kesiapan barang jadi.
- Membuat perencanaan tentang seleksi forwarding company terhadap vendor
yang sedang berjalan maupun yang akan berjalan.
- Membuat jadwal perencanaan shipment sesuai dengan konfirmasi approval dari
pembeli.
- Membuat dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan
- Mengontrol pengiriman paket melalui online tracking untuk memastikan bahwa
barang atau dokumen sampai ditangan penerima.
- Melakukan pengawasan terhadap arus shipping document.
Prosedur Ekspor
- Flowchart (Lihat gambar)
- Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)

27
Keterangan:
- Departemen Eksim membuat draft packing list, shipping instruction dan invoice.
Packing list dikirim ke Departemen Logistik. Kemudian packing list, shipping
instruction dan invoice juga dikirimkan ke PPJK.
- Atas dasar packing list, Departemen Logistik menyiapkan barang yang akan dikirim.
- PPJK mencari dan memesan container yang sesuai.
- Departemen Eksim membuat packing list, shipping instruction dan invoice final untuk
dibuatkan PEB.
- Setelah mendapatkan NPE dan proses stuffing selesai, barang akan dikirim.

28
Keterangan:
- PPJK membuat bill of lading, insurance dan certificate of origin untuk kemudan
dikirimkan ke departemen eksim.
- Departemen eksim mengecek dokumen yang dikirimkan oleh PPJK. Jika masih
ada yang salah, dikembalikan ke PPJK untuk revisi. Jika sudah benar,
menyiapkan dokumen invoice, insurance, packing list, certificate of origin dan
bill of lading ke pembeli.
- Membuat dan mengirimkan payment request ke Departemen Financing di kantor
pusat Jakarta untuk membayar jasa PPJK.
- Membuat laporan Service Level atas penjualan ekspor.

29
Lampiran-lampiran

Lampiran 1: Invoice

30
Lampiran 2: Packing List

31
Lampiran 3: Certificate of Origin (COO)

32
Lampiran 4: Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB)

33
Lampiran 4: PEB (Lanjutan)

34
Lampiran 5: Nota Pelayanan Ekspor (NPE)

35
Lampiran 6: Form Penjualan Ekspor

36
Lampiran 7: Laporan Penjualan Ekspor

37
 Lampiran 8: Laporan Trend

LAPORAN TREND PENJUALAN EKSPOR

TAHUN 2013
PT. UNZA VITALIS SALATIGA

5000

kuantitas penjualan (per karton)

4500 Vitalis
4000 Izzi
3500
Sumber Ayu
3000
2500 Direct
2000 Enchanteur
1500
Doremi
1000
500 Dashing
0 Romano

Bulan

Highest dan Lowest tiap Bulan

Tertinggi Terendah
Bulan Tidak Ada Pesanan
Brand Kuantitas Brand Kuantitas
Januari Sumber Ayu 3002 Direct 121 Vitalis, Doremi
Februari Sumber Ayu 4444 Romano 144 Vitalis, Direct
Maret Enchanteur 4221 Vitalis 101 Direct, Doremi
April Enchanteur 4435 Romano 188 Vitalis, Direct, Doremi
Mei Enchanteur 3451 Romano 198 Vitalis, Direct, Doremi
Juni Enchanteur 3425 Romano 196 Doremi
Juli Enchanteur 3752 Romano 185 Vitalis, Direct
Agustus Enchanteur 2991 Romano 176 Vitalis, Direct, Doremi
September Enchanteur 3002 Romano 156 Direct, Doremi
Oktober Enchanteur 3421 Romano 173 Vitalis, Direct, Doremi
November Sumber Ayu 4234 Romano 155 Vitalis
Desember Enchanteur 3796 Romano 133 Vitalis, Direct, Doremi

Highest, Lowest dan Mean tiap Brand Penjualan

Brand Highest Lowest Mean
Vitalis 222 101 175
Izzi 3444 1666 2685
Sumber Ayu 4444 2354 3102
Direct 444 121 264
Enchanteur 4435 2432 3448
Doremi 999 666 816
Dashing 2341 1221 1800
Romano 198 133 168

Salatiga, ..

Dibuat Oleh Disetujui Oleh

Karyawan Departemen Eksim Kepala Departemen Eksim

38
 Lampiran 9: Instruksi Kerja Pengecekan PEB

INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN EKSPOR BARANG

PT. UNZA VITALIS SALATIGA

1. Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.

2. Cek nama importir (consignee) sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
3. Cek data pengangkutan, sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading.
4. Cek data pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery),
sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode
pelabuhan apakah sudah benar atau belum.
5. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
6. Cek Bank Devisa Hasil Ekspor, apakah sudah sesuai dengan bank yang digunakan
oleh perusahaan untuk menyimpan devisa.
7. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight
merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan
barang, dalam kurs dollar.
8. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
FOB merupakan total harga barang yang diekspor sebelum ditambah freight, dalam
kurs dollar.
9. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di
packing list.
10. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum.
Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara
sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan,
pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi sebelumnya.
Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk.
11. Cek besarnya kuantitas barang yang diekspor, sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice dan packing list.

Berikut adalah contoh dokumen PEB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa
saja yang harus dilakukan pengecekan:

39
 importir
eksportir

Pelabuhan
muat
Data
pengangkutan

Pelabuhan
No dan bongkar
tanggal
invoice
Freight dan
FOB

Bank Devisa
Hasil Ekspor

Berat Kotor
dan Berat
Bersih

40
Kode HS

Kuantitas barang

41
PROSEDUR IMPOR PT. UNZA VITALIS

Job Description Departemen Eksim untuk Prosedur Impor

Dalam prosedur impor, Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom

clearance akan bahan pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen

Eksim untuk prosedur impor:

- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait dengan

kegiatan impor.

- Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan

impor.

- Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok.

- Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.

- Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.

- Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai di

gudang.

Proses Impor

Proses impor bahan pembungkus dimulai ketika Departemen Perencanaan

menghitung berapa jumlah bahan yang dibutuhkan untuk produksi. setiap tanggal 25 pada

akhir bulan, Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planning

(MRP) sehingga diketahui berapa jumlah bahan pembungkus yang diperlukan untuk produksi

bulan berikutnya. Setelah jumlah yang dibutuhkan diketahui, maka Departemen Perencanaan

akan memberikan purchase requitition (PR) ke Departemen Pembelian. Departemen

Pembelian-lah yang akan menghubungi pihak pemasok serta meminta penawaran harga dan

melakukan purchase order. Setelah terjadi kesepakatan harga, pemasok akan mengirimkan

proforma invoice. Atas dasar proforma invoice inilah Departemen Pembelian

42
menginformasikan ke Departemen Eksim bahwa ada aktivitas impor bahan pembungkus. Di

dalam proforma invoice terdapat penjelasan mengenai incoterm apa yang digunakan. Ada

tiga incoterm yang digunakan dalam aktivitas impor bahan pembungkus di PT. Unza Vitalis

yaitu ex-work, free on board, dan cost and freight. Untuk incoterm ex-work dan free on

board, PT. Unza Vitalis harus membuat shipping instructions dan memberikannya ke freight

forwarder terkait transportasi dari gudang pemasok hingga tiba di gudang perusahaan. Untuk

selanjutnya pihak freight forwarder lah yang mengurus sailing schedule barang yang

diimpor. Sedangkan untuk incoterm cost and freight, pihak pemasoklah yang akan mengurus

sailing schedule-nya. Setelah Departemen Eksim mengetahui waktu sailing schedule,

Departemen Eksim akan memfollow up shipping document ke Departemen Pembelian.

Karena atas dasar shipping document tersebut akan dibuatkan pemberitahuan impor barang

(PIB). Dokumen PIB tersebut selanjutnya dibuat dalam dua rangkap, rangkap pertama

dikirimkan ke Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan untuk mengurus masalah

kepabeanan di bea cukai dan rangkap kedua yang masih berupa soft copy bersamaan dengan

request payment akan dikirimkan ke Departemen Financing PT. Unza Vitalis guna proses

pembayaran pajak. Setelah pajak impor dibayarkan dan proses custom clearance selesai,

barulah barang yang diimpor bisa diambil dari pelabuhan dan diantar ke gudang PT. Unza

Vitalis Salatiga.

Dokumen dan Laporan dalam Prosedur Impor

Dokumen yang digunakan di dalam prosedur impor yaitu:

- Invoice: merupakan nota perhitungan yang dibuat oleh pihak eksportir yang

berisikan seperti jenis barang, jumlah barang, harga barang dan total yang harus

dibayarkan oleh importir.

43
 - Packing List: merupakan dokumen yang berisikan tentang jenis yang dipacking

oleh pihak eksportir untuk segera dikirim ke importir.

- Bill of Lading (B/L): merupakan dokumen pengapalan yang dibuat oleh pihak

shipping line sebagai bukti atas kepemilikan barang.

- Certificate of Origin (COO): merupakan dokumen yang digunakan untuk

menerangkan tentang asal barang yang dikirim yang dikeluarkan oleh

Departemen Perdagangan setempat.

- Pemberitahuan Impor Barang (PIB): merupakan dokumen pabean yang harus

diisi oleh importir secara lengkap dan benar terkait data-data atas barang yang

diimpor.

- Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP): merupakan formulir yang digunakan

oleh Wajib Pajak atau subjek pajak untuk melakukan penyetoran pungutan serta

pajak-pajak dalam rangka impor.

- Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB): merupakan pemberitahuan yang

diterbitkan oleh kantor pabean tentang persetujuan pengeluaran barang impor dari

kawasan pabean.

Setiap Departemen Eksim selesai melakukan prosedur impor, Departemen Eksim

akan membuat Laporan Impor.

Pihak Terkait dalam Prosedur Impor

Pihak yang terkait dalam prosedur ini terbagi menjadi dua yaitu pihak internal yang

merupakan pihak PT. Unza Vitalis dan pihak eksternal yang selain pihak PT. Unza Vitalis.

1. Pihak Internal

a. Departemen Perencanaan

44
 Bertanggung jawab atas segala bentuk perencanaan dalam proses produksi PT.

Unza Vitalis, seperti:

- Menyusun dan menetapkan rencana jadwal proses produksi.

- Menghitung kebutuhan bahan baku dan bahan pembungkus yang akan

digunakan dalam proses produksi.

- Menentukan jadwal pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus.

- Berkoordinasi dengan Departemen Pembelian terkait pemesanan bahan

baku dan bahan pembungkus.

- Memonitoring realisasi pemesanan bahan baku dan bahan pembungkus

serta jadwal produksi yang sudah ditentukan sebelumnya.

b. Departemen Pembelian

Bertanggung jawab atas pengadaan bahan baku dan bahan pembungkus yang

digunakan untuk proses produksi maupun pengadaan kebutuhan kantor yang

tidak ada hubungannya dengan proses produksi. Berikut rincian tugas dan

tanggung jawab Departemen Pembelian:

- Memenuhi kebutuhan permintaan bahan baku dan bahan pembungkus

untuk proses produksi.

- Mencari dan memilih supplier bahan baku dan bahan pembungkus.

- Membuat dan mengirimkan purchase order ke pemasok.

- Berkoordinasi dengan supplier terkait shipping document untuk proses

custom clearance.

- Berkoordinasi dengan Departemen Eksim terkait proses custom clearance.

2. Pihak Eksternal

a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK) yang membantu perusahaan

mengurus masalah kepabeanan di bea cukai.

45
 b. Freight forwarder yang membantu perusahaan untuk menangani masalah

keagenan pelayaran dibidang transportasi dan pengapalan, terkait dengan

barang yang diimpor maupun diekspor.

Flowchart

Berikut merupakan flowchart prosedur ekspor di PT. Unza Vitalis.

Gambar 3
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis

46
 Gambar 3 (Lanjutan)
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis

47
 Gambar 3 (Lanjutan)
Prosedur Impor PT. Unza Vitalis

Pembahasan atas Prosedur Impor

Setelah melakukan analisis terhadap prosedur impor yang dilakukan PT. Unza Vitalis,

ditemukan beberapa kelemahan dalam prosedur impor. Kelemahan yang pertama adalah

belum adanya instruksi kerja untuk pengecekan Pemberitahuan Impor Barang (PIB). Sama

seperti PEB, selama ini pengecekan PIB hanya dilakukan sekilas dan berdasarkan kebiasaan

karyawan saja, tanpa adanya pedoman tertentu tentang hal-hal apa saja yang krusial untuk

48
dicek. Oleh karena itu walaupun sudah dilakukan pengecekan, namun karyawan bisa saja

tetap melakukan kesalahan karena lalai. Selain akan direject oleh sistem, hal yang paling

krusial jika terdapat kesalahan dalam PIB adalah jika salah dalam menghitung jumlah pajak

yang akan disetor ke negara atas adanya kegiatan impor tersebut sehingga karyawan harus

mengecek bagian perhitungan ini dengan teliti. Karena jika dilain waktu diadakan audit oleh

negara, dan ternyata perusahaan salah menyetorkan pajak, maka perusahaan akan terkena

denda. Kejadian tersebut pernah dialami oleh perusahaan. Karena salah menyetorkan pajak

atas impor ke negara, perusahaan terkena denda hingga dua milyar rupiah. Kemudian

kelemahan yang kedua adalah lamanya proses pengeluaran barang yang telah tiba di

pelabuhan bongkar karena perusahaan terlambat menerima original shipping document dari

pihak pemasok. Keterlambatan penerimaan original shipping document dari pihak pemasok

akan menghambat kelancaran custom clearance sehingga sering membuat perusahaan

membayar demurrage cost karena juga terlambat mengembalikan kontainer dalam keadaan

kosong ke pihak shipping line. Jika hal ini terus berlanjut, tentunya merugikan bagi

perusahaan karena perusahaan terus mengeluarkan biaya yang seharusnya bisa digunakan

untuk hal lain. Berikut disajikan uraian singkat kelemahan prosedur impor:

Tabel 5
Kelemahan Prosedur Impor
Pelaksanaan Kelemahan Akibat
Belum ada instruksi kerja Salah menghitung pajak yang Membayar denda atas kesalahan
pengecekan PIB dibayarkan pembayaran pajak
Terlambat menerima original Proses custom clearance terhambat Membayar demurrage cost atas
shipping document keterlambatan pengembalian
kontainer

Berdasarkan uraian kelemahan di atas, berikut merupakan usulan perbaikan untuk

prosedur impor. Perbaikan atas kelemahan yang pertama adalah pembuatan instruksi kerja

pengecekan PIB sehingga karyawan mengetahui dengan jelas poin-poin apa saja yang harus

diperhatikan serta bagaimana menghitung pajak impor yang akan disetorkan ke negara. Poin-

poin yang harus diperhatikan adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee),
49
pelabuhan muat (port of loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number,

tanggal invoice, FOB, freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang

diimpor, perhitungan pajak impor yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode HS

barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%. Kemudian perbaikan atas

kelemahan kedua adalah sebaiknya perusahaan menggunakan sistem surrender B/L atau

dikenal juga dengan telex release. Jika eksportir dan importir sepakat menggunakan

surrender B/L, maka eksportir akan menyuruh pihak shipping line untuk mengeluarkan telex

release dan mengirimkannya ke importir. Dengan begitu salinan shipping document akan

dikirim terlebih dahulu melalui e-mail atau fax sehingga dapat lebih cepat diterima importir.

Kemudian pihak shipping line juga akan memberitahu agen mereka di pelabuhan bongkar

untuk melepaskan barang tanpa adanya original B/L. Oleh karena itu, importir bisa lebih

cepat mengambil barangnya dan tidak terkena demurrage cost. Tetapi original document

tetap harus dikirimkan oleh eksportir ke importir. Karena nantinya original shipping

document tersebut akan disusulkan untuk dikumpulkan ke bea cukai.

Tabel 6
Perbaikan Prosedur Impor
Kelemahan Perbaikan
Salah menghitung pajak yang dibayarkan Pembuatan instruksi kerja Pengecekan PIB (lihat
lampiran 8)
Proses custom clearance terhambat Menggunakan metode telex release (surrender
B/L)

Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Impor

Berdasarkan prosedur yang berlaku dan dengan mempertimbangkasn usulan

perbaikan, maka disusun Standard Operating Procedures (SOP) dengan menggunakan teknik

campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus (flowchart). SOP ini

disajikan dengan font Times New Roman, besar huruf dua belas, spasi single, disajikan

dengan bingkai halaman. Berikut susunan isi pedoman:

1. Tujuan prosedur

50
2. Penjelasan singkat tentang prosedur

3. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur

4. Teknik yang digunakan

5. Pihak terlibat

6. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan

7. Laporan-laporan yang dihasilkan

8. Kaitan dengan prosedur lain

9. Lampiran-lampiran

10. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur

11. Isi prosedur

51
 PT. UNZA VITALIS Terbit:
Prosedur Impor Bahan Disusun:
Pembungkus Yunita Damastuti
Disetujui:
Departemen Eksim
Andi Surya Saputra
I. Tujuan prosedur
Tujuan pembuatan standard operating procedures impor adalah:
1. Menstandarisasi pekerjaan yang dilakukan karyawan.
2. Menjamin terlaksananya prosedur impor secara efektif dan efisien sesuai dengan
peraturan yang berlaku.
3. Meminimalisir kesalahan dan kerugian yang mungkin dilakukan.
4. Sebagai alat kontrol operasional perusahaan.
5. Sebagai alat untuk menjaga konsistensi dari kualitas output perusahaan.
II. Penjelasan singkat tentang prosedur
Prosedur ini adalah sebagai pedoman kegiatan impor bahan pembungkus. Setiap kali
melakukan impor, harus melewati prosedur ini, karena jika tidak maka dianggap
tidak sah.
III. Peraturan dan kebijakan terkait prosedur
1. Setiap pembelian bahan baku ataupun bahan pembungkus, hanya dilakukan
berdasarkan perhitungan Material Requirement Planning (MRP) yang dilakukan
oleh Departemen Perencanaan.
2. Penunjukkan Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan yang membantu PT.
Unza Vitalis, harus didasari oleh surat kuasa yang sah.
IV. Teknik yang digunakan
Teknik yang digunakan dalam menyusun Standard Operating Procedures Impor
adalah teknik campuran yaitu gabungan antara teknik naratif dan teknik bagan arus
(flow chart).
V. Pihak terlibat
1. Pihak internal
a. Departemen Perencanaan
b. Depertemen pembelian
2. Pihak eksternal
a. Perusahaan Pengurusan Jasa Kepabeanan (PPJK)
b. Freight forwarder
VI. Formulir, blanko dan/atau dokumen yang digunakan
1. Invoice
2. Packing List
3. Bill of Lading (B/L)
4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)
7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
VII. Laporan-laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan oleh Departemen Eksim adalah Laporan Impor.
VIII. Kaitan dengan prosedur lain
Terkait dengan prosedur perencanaan, pembelian dan pengeluaran kas.
IX. Lampiran-lampiran
1. Invoice
2. Packing List

52
 3. Bill of Lading (B/L)
4. Certificate of Origin (COO)
5. Pemberitahuan Impor Barang (PIB)
6. Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)
7. Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)
8. Instruksi Kerja Pengecekan PIB
X. Peraturan dan Kebijakan Eksternal Terkait Prosedur
1. UU Nomor 17 Tahun 2006 tentang Kepabeanan.
2. Kep. Menkeu No. 112/KMK.04/2003 tentang Tatalaksana Kepabeanan di
Bidang Impor.
3. Peraturan DJBC No. P-42/BC/2008 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tatalaksana
Kepabeanan di Bidang Impor.
XI. Isi Prosedur
Job Description
Departemen Eksim bertanggungjawab menghandel custom clearance akan bahan
pembungkus yang diimpor. Berikut deskripsi pekerjaan Departemen Eksim untuk
prosedur impor:
- Berkoordinasi dengan pihak-pihak internal maupun eksternal yang terkait
dengan kegiatan impor.
- Mempersiapkan dan mengecek dokumen-dokumen yang dibutuhkan kegiatan
impor.
- Mengontrol shipping document yang dikirimkan oleh pihak pemasok.
- Menghitung besarnya pajak impor yang harus dibayarkan.
- Menyelesaikan segala urusan yang berhubungan dengan kepabeanan.
- Memastikan kelancaran proses pengiriman barang dari pemasok hingga sampai
di gudang.
Prosedur Impor
- Flowchart (Lihat gambar)
- Penjelasan Flowchart ( Lihat keterangan gambar)

53
Keterangan:
- Departemen Perencanaan melakukan running Material Requirement Planing (MRP).
- Departemen Perencanaan membuat purchase requitition dan dikirim ke departemen
pembelian.
- Departemen Pembelian membuat purchase order untuk membeli barang.
- Departemen Pembelian memberi informasi ke Departemen Eksim untuk mengurus
impor atas barang yang dibeli.
- Setelah menerima informasi dari Departemen Eksim, Departemen Pembelian akan
meminta shipping document ke pemasok via e-mail atau fax.

54
Keterangan:
- Departemen Eksim menerima informasi pengurusan impor dan melihat incoterm
yang digunakan.

55
- Jika incoterm yang digunakan Ex-Work atau FOB, Departemen Eksim membuat
shipping instructions dan mengirimkannya ke Freight Forwarder untuk mengetahui
jadwal kapal atau sailing schedule.
- Jika incoterm yang digunakan cost and freight, Departemen Eksim menerima sailing
schedule dari Departemen Pembelian. Karena yang mengurus masalah pelayaran
adalah dari pihak penjual.
- Setelah menerima shipping document melaui e-mail atau fax, Departemen Eksim
akan membuat Pemberitahuan Impor Barang (PIB) di kantor PPJK melalui sistem
Electronic Data Interchange (EDI).
- Departemen Eksim mengirim PIB ke PPJK untuk proses pengurusan kepabeanan.
- Departemen Eksim membuat payment request ke Departemen Financing untuk
membayar PIB
- Setelah proses pengurusan kepabeanan selesai maka barang akan dikirim ke gudang
PT. Unza Vitalis

56
Keterangan:
- Freight forwarder akan mengurus transportasi barang yang diimpor jika incoterm
yang digunakan adalah Ex-Work dan FOB.
- PPJK yang mash berada dalam satu perusahaan dengan Freight Forwarder akan
mengurus masalah kepabeanan (import clearance) untuk mendapatkan Surat
Perintah Pengeluaran Barang dai bea cukai sehingga barang bisa dikeluarkan dari
pelabuhan dan selanjutnya dikirim ke gudang PT. Unza Vitalis.
- Departemen Financing, atas dasar PIB dan payment request yang dikirimkan
Departemen Eksim akan mentransfer sejumlah uang ke PPJK untuk membayar PIB.

57
Lampiran-lampiran
Lampiran 1: Invoice

58
 Lampiran 1: Invoice (Lanjutan)

59
Lampiran 2: Packing List

60
Lampiran 3: Bill of Lading (B/L)

61
Lampiran 4: Certificate of Origin (COO)

62
Lampiran 5: Pemberitahuan Impor Barang (PIB)

63
Lampiran 5: PIB (Lanjutan)

64
Lampiran 5: PIB (Lanjutan)

65
Lampiran 6: Surat Setoran Pabean-Cukai-Pajak (SSPCP)

66
Lampiran 7: Surat Persetujuan Pengeluaran Barang (SPPB)

67
 Lampiran 8: Instruksi Kerja Pengecekan PIB

INSTRUKSI KERJA PENGECEKAN PEMBERITAHUAN IMPOR BARANG

PT. UNZA VITALIS SALATIGA

1. Cek nama eksportir (shipper), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.

2. Cek nama importir (consignee), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
3. Cek pelabuhan muat (port of loading) dan pelabuhan bongkar (port of delivery),
sesuaikan dengan yang tercantum di Bill of Lading. Jika telah sesuai, lihat kode
pelabuhan apakah sudah benar atau belum.
4. Cek nomor dan tanggal invoice, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
5. Cek besarnya free on board (FOB), sesuaikan dengan yang tercantum di invoice.
FOB merupakan total harga barang yang diimpor sebelum ditambah freight,
dalam kurs dollar.
6. Cek besarnya freight, sesuaikan dengan yang tercantum di invoice. Freight
merupakan biaya yang dibayarkan ke pihak shipping line atas jasa pengangkutan
barang, dalam kurs dollar.
7. Cek besarnya Cost, Insurance, Freight (CIF), sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice. CIF merupakan total harga barang setelah ditambah freight dan
insurance, yang ditulis dalam kurs dollar dan rupiah. Untuk dijadikan ke dalam
rupiah harus dikalikan dengan kurs yang berlaku pada saat itu yang berubah setiap
satu minggu sekali. Untuk mengecek kurs bisa dilihat melalui
http://www.beacukai.go.id/index.html?page=kurs
8. Cek besarnya berat kotor dan berat bersih, sesuaikan dengan yang tercantum di
packing list.
9. Cek kode Harmonized System (Kode HS) barang, apakah sudah benar atau belum.
Kode HS merupakan suatu daftar penggolongan barang yang dibuat secara
sistematis dengan tujuan mempermudah penarifan, transaksi perdagangan,
pengangkutan dan statistik yang telah diperbaiki dari sistem klasifikasi
sebelumnya. Kode HS akan mempengaruhi besarnya tarif bea masuk.
10. Cek besarnya kuantitas barang yang diimpor, sesuaikan dengan yang tercantum di
invoice dan packing list.
11. Cek besarnya pajak impor. Perhitungan pajak impor terdiri dari:
- Bea masuk
Besarnya tarif bea masuk bervariasi bisa 0%, 5%, 10% dan seterusnya
bergantung pada kode HS barang yang diimpor. Untuk mengecek tarif bisa
dilihat melalui http://www.beacukai.go.id/index.html?page=apps/browse-tarif-
dan-lartas.html
Bea Masuk = CIF dalam rupiah x tarif bea masuk
- PPN = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 10%
- PPh pasal 22 = (CIF dalam rupiah + Bea Masuk) x 2,5%

Berikut adalah contoh dokumen PIB, yang telah diberi tanda mengenai poin-poin apa
saja yang harus dilakukan pengecekan:

68
 eksportir

Tanggal
importir invoice
No. invoice

FOB
Pelabuhan
muat
CIF
Pelabuhan
bongkar Berat kotor
Freight
Berat bersih

Pajak
impor

69
Kode HS

Kuantitas barang

70
PENUTUP

Kesimpulan

Setelah dilakukan penelitian dapat disimpulkan bahwa prosedur ekspor impor di PT.

Unza Vitalis berjalan hanya berdasarkan pengalaman karyawan saja, karena perusahaan

belum memiliki SOP sebagai pedoman tertulisnya, sehingga karyawan masih melakukan

kesalahan-kesalahan yang dapat berakibat pada kelancaran proses ekspor dan impor. Selain

itu, ditemukan pula beberapa kelemahan di dalam kedua prosedur ini yaitu belum memiliki

Laporan Trend Penjualan Ekspor, belum memiliki instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan

Ekspor Barang (PEB) dan Pemberitahuan Impor Barang (PIB), serta sering mengalami

keterlambatan penerimaan original shipping document dari pemasok. Oleh karena itu,

penelitian ini menghasilkan desain SOP ekspor impor yang berisikan pedoman atau langkah-

langkah kerja yang dilakukan oleh karyawan saat menangani kegiatan tersebut. SOP ini

dilengkapi pula dengan Laporan Trend Penjualan Ekspor, instruksi kerja pengecekan PEB

dan PIB, serta penggantian metode penerimaan dokumen impor dengan menggunakan

metode surrender B/L atau telex release.

Saran

Selain pembuatan desain Standard Operating Procedures (SOP) Ekspor Impor bagi

PT. Unza Vitalis yang berguna sebagai pedoman perusahaan dalam menjalankan kegiatan ini,

berdasarkan hasil penelitian, sebaiknya PT. Unza Vitalis melakukan beberapa pembaharuan

seperti:

1. Membuat Laporan Penjualan Ekspor yang berisikan mengenai kuantitas penjualan

tiap brand untuk tiap bulannya serta membuat Laporan Trend Penjualan Ekspor setiap

tahunnya yang menggambarkan grafik trend penjualan ekspor sehingga memudahkan

perusahaan untuk melihat produk-produk apa saja yang paling sering dipesan

pembeli. Dengan adanya laporan-laporan tersebut, dapat memudahkan perusahaan

71
 untuk mengetahui trend penjualan produk dengan lebih akurat dan target penjulan

yang akan dicapai di masa mendatang.

2. Melaksanakan instruksi kerja pengecekan Pemberitahuan Ekspor Barang (PEB) dan

Pemberitahuan Impor Barang (PIB) dengan cermat dan teliti sehingga karyawan dapat

mengetahui dengan jelas hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan dalam mengecek

kedua dokumen ini. Hal-hal yang perlu diperhatikan oleh karyawan dalam mengecek

PEB adalah nama eksportir (shipper), importir (consignee), pelabuhan muat (port of

loading), pelabuhan bongkar (port of delivery), invoice number, tanggal invoice, FOB,

freight, CIF, berat kotor, berat bersih, Kode HS, kuantitas barang yang diimpor.

Sedangkan untuk pengecekan PIB, hal-hal yang perlu diperhatikan juga sama dengan

pengecekan PEB, akan tetapi ditambah pula pengecekan perhitungan pajak impor

yang disetorkan ke kas negara yang terdiri dari bea masuk yang bergantung pada kode

HS barang impor, PPh pasal 22 sebesar 2,5% dan PPN sebesar 10%.

3. Mengganti cara penerimaan original shiping document yang sebelumnya masih

menunggu kedatangan dokumen asli melalui pengiriman udara atau laut dengan telex

release atau dikenal juga dengan nama surrender B/L. Dengan metode ini salinan

dokumen akan dikirim melalui e-mail atau fax sehingga perusahaan bisa mengurus

masalah kepabeanan dengan lebih cepat. Tetapi pemasok akan tetap mengirimkan

original shiping document melalui udara atau laut, karena dokumen tersebut nantinya

akan disusulkan ke bea cukai sebagai bukti nyata.

72
DAFTAR PUSTAKA

Amir, M. S. 2001. Ekspor Impor Teori dan Penerapannya. Jakarta: PT. Pustaka Binama

Pressindo.

Atmoko, T. 2011. Standard Operasional Procedures (SOP) dan Akuntabilitas Kinerja

Instansi Pemerintah. Program Doktor Universitas Padjajaran. Bandung.

Hutabarat, R. 1997. Transaksi Ekspor Impor. Edisi Kedua. Jakarta: Erlangga.

Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.

Republik Indonesia. 2006. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2006 tentang Perubahan atas

Undang-Undang Nomor 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan. Lembaran Negara RI

Tahun 2006, No. 93. Sekretariat Negara. Jakarta.

Susanto, A. 2007. Sistem Informasi Akuntansi. Bandung: Linggar Jaya.

Susilo, A. 2013. Panduan Pintar Ekspor Impor. Jakarta: Transmedia

Sutanto, Y. 2011. Evaluasi Standard Operating Procedure (SOP) Impor Barang Elektronik

Pada Pelabuhan Tanjung Perak Surabaya Ditinjau Dari UU No. 17 Tahun 2006 Tentang

Kepabeanan. Jurnal Ekonomi, Bisnis dan Perbankan 19(20).

Tambunan, R. M. 2011. Pedoman Teknis Penyusunan Standard Operating Procedures.

Jakarta: Maiestas Publishing.

Wakhinuddin. 2007. Standard Operating Procedures (SOP): Isi, Format, dan Manajemen.

http://wakhinuddin.wordpress.com/2007/08/. 24 Agustus 2007 (09:03).

73
 DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : Yunita Damastuti

Alamat : Jl. Tegalrejo Permai I no. 6 RT1/RW9, Salatiga 50733
Nomor telepon : 085640574846
E-mail : yunita.damastuti@gmail.com
Jenis kelamin : Perempuan
Tempat tanggal lahir : Palembang, 2 Juni 1992
Agama : Islam
IPK : 3,81

Pendidikan Formal
- 1998 2002 : SD Dharma Patra YKPP Pertamina Pangkalan Berandan
- 2002 2004 : SDN Tegalrejo 4 Salatiga
- 2004 2007 : SMPN 6 Salatiga
- 2007 2010 : SMAN 3 Salatiga
- 2010 2014 : Universitas Kristen Satya Wacana Salatiga

Pengalaman Organisasi dan Kepanitiaan

- Anggota Seksi Kesekretariatan Panitia NATIONS 2012
- Satgas Seminar Peraturan Pemerintah Pelaksana UU AP dan Kapita Selekta PSAK
yang Berlaku Tahun 2011 dan 2012
- Ketua Panitia Go Ahead 2013
- Anggota Kelompok Studi Akuntansi Divisi Research and Development periode
2012/2013
- Asisten Dosen Fakultas Ekonomika dan Bisnis periode 2012/2013 dan 2013/2014

74
75