Bagian Akuntansi : Mengirim daftar persediaan (kartu persediaan) ke bagian manager toko
Bagian Manajer Toko :
Mendaftar persediaan apa saja yang harus dibeli sesuai dengan kartu stok lalu membuat Surat permintaan pembelian rangkap 2, 1 dikirim ke bagian Pembelian dan 1 di arsip
Bagian Pembelian : Membuat surat order pembelian 4 rangkap, rangkap 1 diberikan ke bagian Utang Usaha, 2 rangkap diberikan pada vendors dan sisanya diarsip
Prosedur Penerimaan
Bagian Penerimaan : menerima barang (persediaan) dari vendor kemudian membuat laporan penerimaan barang rangkap 3 untuk bagian pembelian, bagian utang usaha dan untuk arsip
Bagian Pembelian : menerima Laporan penerimaan barang kemudian mencocokkan dengan surat order pembelian dan membuat laporan pengecualian apabila ada barang yang tidak cocok antara laporan penerimaan barang dengan surat order pembelian yang selanjutnya disimpan sebagai arsip.
Bagian Hutang Usaha :
menerima surat order pembelian dari bagian pembelian dan laporan penerimaan barang dari bagian penerimaan serta dokumen pengiriman dari vendor. Dari dokumen tersebut bagian utang membuat voucher yang nantinya diposting ke voucher register dan akan diproses untuk dibayar oleh bagian kasir
