1.1 SOP AMS Disjatim Ver 1.1 PDF
1.1 SOP AMS Disjatim Ver 1.1 PDF
MANAJEMEN
SURAT
(AMS)
STANDARD
OPERATING
PROCEDURE (SOP)
REV.1
PT PLN (PERSERO)
DISTRIBUSI JAWA TIMUR
PT PLN (Persero)
DISTRIBUSI JAWA TIMUR
Jl. Embong Trengguli No. 19 21
Surabaya
PETUNJUK PENGOPERASIAN
Aplikasi Manajemen Surat
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 1
A. DAFTAR ISI
Hal.
A. DAFTAR ISI .............................................................................................................. 2
B. PENDAHULUAN......................................................................................................... 3
C. PENGGUNA .............................................................................................................. 3
D. BROWSER YANG COMPATIBLE................................................................................... 3
E. CARA MENDAFTAR AMS ............................................................................................ 5
F. APPROVAL OLEH ADMINISTRATOR AMS ..................................................................... 6
G. TAMPILAN AMS JIKA USER SUDAH DI APPROVAL OLEH ADMIN ................................... 7
H. PEGAWAI MUTASI TETAPI MASIH DILINGKUNGAN PLN DISJATIM ...............................10
I. PENUNJANG OPERASIONAL AMS...............................................................................11
J. SURAT MASUK NON RAHASIA DARI LUAR PLN DISJATIM DAN PENDISTRIBUSIANNYA..12
K. SETELAH SURAT MASUK NON RAHASIA DI DISTRIBUSIKAN KEPADA TUJUAN ..............16
L. PENERIMA SURAT MASUK NON RAHASIA ..................................................................20
M. SURAT KELUAR BERSIFAT NON RAHASIA ..................................................................30
N. SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM ............................42
O. NOTA DINAS KELUAR NON RAHASIA.........................................................................51
P. NOTA DINAS MASUK NON RAHASIA ..........................................................................53
Q. SURAT BENTUK KHUSUS NON RAHASIA ....................................................................55
R. PRODUK HUKUM NON RAHASIA................................................................................57
S. INFO MASALAH .......................................................................................................61
T. INFO DAFTAR USER .................................................................................................62
U. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT MASUK)..........................................................63
V. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT KELUAR) ........................................................67
W. BAGAIMANA MENCARI NOTA DINAS (DI INBOX, DI SELESAI, DI SENT) .......................69
X. BAGAIMANA MENCARI SURAT BENTUK KHUSUS DAN PRODUK HUKUM .......................69
Y. CATATAN ................................................................................................................70
Z. PROSES SCANNING .................................................................................................70
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 2
B. PENDAHULUAN
AMS (Aplikasi Manajemen Surat) merupakan suatu aplikasi yang berfungsi sebagai sarana untuk
mengelola administrasi kesekretariatan yang BUKAN BERSIFAT RAHASIA, guna menjamin
kelancaran penerimaan surat, pendistribusian surat, pengeluaran surat, pencarian surat baik surat
masuk, surat keluar, produk hukum, surat bentuk khusus maupun nota dinas, yang lebih terukur,
Aplikasi ini dipakai untuk menyimpan data data surat menyurat dalam bentuk softcopy juga
membantu menunjukkan lokasi / tempat hardcopy disimpan.
Dengan aplikasi ini akan memberi kemudahan untuk user yang berkepentingan dalam
melakukan pengarsipan maupun pencarian.
C. PENGGUNA
Pengguna Aplikasi Manajemen Surat saat ini adalah setiap pegawai PLN dilingkungan
Distribusi Jawa Timur yang terkait dengan proses penyelesaian sesuai isi dalam surat, dimana
diawali entry datanya oleh Sekretariat sebagai Unit Tata Usaha, dan setiap pegawai atau yang
terlibat harus ikut bertanggung jawab dan menjaga, agar setiap surat yang diproses melalui
AMS tidak dimanfaatkan untuk kepentingan yang dapat merugikan Perusahaan.
O
Sedang untuk download / membuka softcopy berinitial .PDF versi terkini yang
compatible menggunakan Foxit PDF Reader Versi 5.31 :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 3
2. Ketik Address
Pada bagian Adderss ketikkan alamat Aplikasi Manajemen Surat (AMS) :
untuk operasional/Production : http://ams.pln-jatim.co.id/dev
Input address aplikasi pada Browser Mozilla / Google Chrom / Opera Jika berhasil,
akan tampil halaman login Aplikasi Manajemen Surat, seperti gambar dibawah ini:
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 4
E. CARA MENDAFTAR AMS
1. Masukan user name dan password
Jika belum memiliki user name dan password joint domain atau tidak valid, akan
muncul peringatan seperti gambar di bawah :
Jika username dan password yang sudah di entrykan benar, akan tampil
sebagaimana dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 5
Jika pilihan posisi wilayah kerja / Area / Rayon tidak benar, maka berakibat pada
saat akan di kirim / didisposisi Nota Dinas, Nama yang dicari tidak akan ditemukan.
Jika sudah benar, Klik Submit, maka muncul Tulisan dalam browser :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 6
Jika pendaftar adalah user biasa dan datanya sudah benar, tidak ada dibawah priviledge
yang di klik / dicentang, tetapi langsung di klik verifikasi.
Dengan demikian pegawai / user sudah dapat menggunakan AMS.
Kewajiban Administrator Aplikasi, setiap hari harus melakukan pengecekan minimal
1 (satu) kali, jika ada yang perlu di approval / verifikasi, karena adanya pendaftar baru
/ pegawai yang menyesuaikan pada kedudukan yang baru karena mutasi dan masih
dilingkungan PLN DISJATIM.
Jika Username dan Password benar, tampil Menu (Surat Masuk, Surat Keluar, Nota
Dinas, Bentuk Khusus, Produk Hukum dan Lain-lain, Report, seperti yang terlihat
sesuai gambar dibawah ini:
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 7
Tampilan dan Priviledge yang diberikan untuk (Sekretariat / Sekretaris GM / Sekretaris
Bidang / Sekretaris Audit)
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 8
Fungsi masing masing Role pada AMS, sbb. :
Mencari Surat Masuk / Melacak Surat Masuk dan Membuka Form Entry Datanya
Menerima / Menampung Surat Masuk Baru
Menampung / Mencari Surat Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan
Mencari Surat Keluar / Melacak Surat Keluar dan Membuka Form Entry Datanya
Menampung / Mencari Nota Dinas Masuk yang telah diteruskan / didisposisikan
Mencari Nota Dinas / Melacak Nota Dinas dan Membuka Form Entry Datanya
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 9
H. PEGAWAI MUTASI TETAPI MASIH DILINGKUNGAN PLN DISJATIM
Entrykan username dan password joint domain / email, kemudian klik Log In :
Klik sesuai nama yang ada disudut kanan atas, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 10
Sesuaikan Wilayah / jabatan dimana posisi saat ini, kemudian submit
Admin akan melakukan verifikasi dan approval seperti pada waktu user/pegawai
mendaftar AMS pertama kali.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 11
J. SURAT MASUK NON RAHASIA DARI LUAR PLN DISJATIM DAN
PENDISTRIBUSIANNYA
Pengertian Surat Masuk dari Luar PLN DISJATIM versi AMS adalah :
a. Surat yang diterima dari sesama PLN tetapi diluar PLN DISJATIM, misalnya
dari (PLN Pusat, PLN UDIKLAT, PLN P3B, PLN PUSDIKLAT) dsb.
b. Surat dari Pihak Ke 3, misalnya Vendor, Instansi Lain, Perorangan.
Contoh Surat diterima oleh PLN DISJATIM dari PLN Pusat, baik melalui Pos,
Facsimile maupun email,
Untuk Simulasi contoh diatas adalah Surat dari PLN Pusat Nomor
1132/430/DIVSDM/2012 tanggal 12 Desember 2012 diterima melalui Facsimile.
Yang diberi priviledge/kewenangan untuk entry data surat masuk baru, yang diterima
dari luar PLN Disjatim hanya unit tata usaha dalam hal ini Sekretariat, baik di KDIS,
Area maupun di Rayon.
Langkah-langkah entry ke AMS data Surat Masuk Baru yang bersifat Non Rahasia :
1. Pastikan terlebih dahulu bahwa isi Surat yang diterima adalah bersifat Non
Rahasia
2. Buat Folder untuk penyimpanan khusus hasil scan yang akan di upload ke AMS
3. Lakukan Scan Surat dengan benar, Pastikan berformat .pdf
4. Beri nama file hasil scan
5. Simpan ke Folder untuk penyimpanan sementara sesuai no 2
6. Beri tanda dibelakang / dibalik surat sesuai dengan nama file pada no 4
Buka Aplikasi AMS, masukkan username dan password joint domain dengan benar :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 12
Jika username dan password joint domain benar, akan tampil seperti dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 13
Form Entry Data Surat Masuk Baru, isikan pada form data surat seperti dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 14
- Tindaklanjut / Disposisi, Sekretariat / Unit tata usaha tidak mempunyai
kewenangan untuk mengisi disposisi pilihan No. 1 s/d 13 tersebut
- Kepada, Isikan kemana tujuan Surat akan dikirim / diteruskan dengan
mengetikkan nama sekretariat / nama orang dengan benar agar tidak salah kirim,
termasuk jika ada tembusan (pastikan tujuan kirim harus benar), dalam contoh ini
dikirim ke Sekretariat GM
- Keterangan, Jika diperlukan bisa diisi
- Submit, Klik Submit untuk mengirimkan data-data surat beserta softcopynya ke
alamat tujuan kirim.
Setelah diklik Submit, akan muncul pesan Data berhasil Disimpan seperti gambar
dibawah :
Klik OK, maka Form entry data surat masuk, kembali kosong, siap untuk entry data
surat selanjutnya, jika tidak ada klik close window, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 15
K. SETELAH SURAT MASUK NON RAHASIA DI DISTRIBUSIKAN KEPADA
TUJUAN
Untuk mengetahui Surat Masuk Detail yang terbagi menjadi Data Surat, Arsip dan
History Tindaklanjut / Disposisi, Klik Pada Nomor Surat, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 16
Bagaimana jika ternyata kedapatan data yang di entry-kan atau file yang di upload
salah, klik Edit, sebagaimana gambar dibawah :
Setelah di Klik Edit, akan tampil form dan lakukan perbaikan yang salah, di data surat
atau klik pada tanda x jika file yg di upload, jika sudah disesuaikan dengan benar klik
Submit sebagaimana gambar dibawah
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 17
Jika salah kirim, Klik pada Sent kemudian Klik Lanjut untuk Surat yang salah kirim,
sebagaimana gambar dibawah :
Maka akan tampil form sebagaimana gambar dibawah dan pastikan tujuan kirim
dengan benar dan klik Submit :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 18
Jika ingin mencetak Lembar Disposisi, Klik Lanjut sebagaimana gambar dibawah :
Maka akan muncul form dibawah dan klik cetak sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 19
Klik Cetak untuk mendapatkan Hardcopy Lembar Disposisi, sebagaimana gambar
dibawah :
Huruf J diatas, bahwa dalam simulasi ini Surat diterima dari PLN Pusat Nomor
1132/430/DIVSDM/2012 tanggal 12 Desember 2012, oleh Sekretariat Umum2
sebagai unit tata usaha meneruskan ke Sekretariat GM
Ada pemberitahuan / Notifikasi ke email Sekretariat GM, jika ada surat masuk baru
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 20
Masukkan Username & Password Sekretariat GM
Jika username & password yang di entrykan benar tampilan sebagaimana gambar
dibawah :
Di depan Surat masuk - Inbox ada angka menunjukkan jumlah surat yang masuk dan
belum dibaca.
Warna Merah pada No, Dari, Perihal dan Tanggal, bahwa surat tersebut belum dibaca
Untuk mengetahui detail Surat, klik No Surat sebagaimana gambar dibawah, maka
akan tampil Data Surat, History Tindak Lanjut/Disposisi dan Arsip sedang untuk
mengetahui isi surat klik pada download
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 21
Setelah Klik Download, maka surat dalam bentuk softcopy, sebagaimana gambar di
bawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 22
Jika Selesai dibaca, klik sebagaimana gambar dibawah :
Setelah isi surat terbaca dan dipastikan bahwa surat untuk GM, maka sekretariat GM
meneruskan ke GM, dengan klik Lanjut, sebagaimana gambar dibawah :
Kemudian Klik di depan Kepada, cari nama, disimulasikan dikirimnya kepada Rasid
Basuki dan pastikan bahwa nama yang dituju benar agar tidak salah kirim, dan klik
Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 23
Setelah di klik Submit maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, di Inbox Surat
Masuk jadi kosong, karena pindah ke Surat Masuk - Sent
Jika di klik Surat Masuk Sent, kemudian klik pada nomor Surat, maka tampilan
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 24
Bagaimana Proses di GM, Langkah-langkahnya sama dengan Proses di Sekretariat
GM, antara lain :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 25
Bagaimana Proses di Julita Puspita Dewi Hehakaya, Langkah-langkahnya sama,
antara lain :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 26
Jika yang disimulasikan Julita .. adalah sebagai Manajer Bidang / Manajer, maka
langkah-langkahnya sama seperti pada Rasid Basuki yang disimulasikan sebagai GM,
bisa memberikan disposisi / instruksi, ke DM, FA atau langsung ke Staf atau
dinyatakan selesai
di klik selesai jika hanya untuk diketahui sendiri, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 27
Jika di klik Selesai, maka tampilan sebagaimana gambar dibawah, kemudian klik OK
:
Setelah di klik OK pada gambar diatas, tampilan sebagaimana gambar dibawah, jika
akan diberi catatan / keterangan, maka bisa diketik pada kolomnya kemudian klik OK,
tapi jika tanpa diberi catatan / keterangan maka langsung klik OK saja :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 28
Jika sudah diklik selesai dan tanpa ada catatan / keterangan, sebagaimana gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 29
M. SURAT KELUAR BERSIFAT NON RAHASIA
Dalam tahap penciptaan, dengan kata lain pembuatan Surat Keluar yang akan
dituangkan ke dalam Form Surat Model 1001 s/d 1006 boleh siapa saja, hal
tersebut berlaku baik yang akan dikirm dilingkungan PLN Disjatim maupun diluar
PLN Disjatim, yang membedakan pada proses pengirimannya, jika dilingkungan
PLN Disjatim harus dikirim melalui AMS, sedang yang keluar PLN Disjatim bisa
melalui mesin Facsimile, Kurir atau jasa pengiriman surat.
a1. Contoh Surat Keluar dari APD ke KDIS (dilingkungan PLN Disjatim)
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 30
- Entry Surat Keluar Baru setelah hardcopy ditandatangani/disahkan, seperti
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 31
- Hasil Entry Data Surat Keluar, jika sudah lengkap klik submit, seperti
gambar dibawah :
- Setelah di Submit sesuai urutan tahapan diatas maka nomor urut Surat
Keluar akan muncul secara system, kemudian isikan nomor urut tersebut
sehingga nomor surat menjadi 0001/060/APD-JATIM/2012, seperti
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 32
sudah ketemu klik pada nama file dan open, maka Surat Keluar yang akan
dikirim sudah siap, seperti gambar dibawah :
- Setelah siap dikirim, ketikkan alamat tujuan kirim di depan kepada, sesuai
ketentuan yang sudah dibuat, bahwa pengiriman Surat selalu dialamatkan
ke sekretariat, untuk ke KDIS yaitu Sekretariat KDIS, kemudian klik
Update sesuai gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 33
- Jika surat keluar yang dikirim ternyata kedapatan salah, maka klik Edit,
seperti gambar dibawah :
- Kemudian lakukan edit yang diperlukan pada data Surat Keluar termasuk
kepada (tujuan kirim), jika sudah cukup klik Update, seperti gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 34
- Bukti bahwa Surat yang dikirim tersebut sudah diterima dapat dicek pada
History Surat Keluar, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 35
- Klik dropdown / panah kebawah dan pilih Area / KDIS, karena tujuan
kirim dalam contoh ke Kantor Distribusi, maka pilih Kantor Distribusi,
seperti gambar dibawah :
- Klik pada tanggal, secara default system hanya membaca untuk 6 (enam)
hari, jika ingin memperlebar rentang pencarian, klik pada tanggal dimulai
dan pilih sesuai keperluan, misalnya tanggal 01-01-2012, seperti gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 36
- Selanjutnya isikan nomor surat yang dicari pada kolom didepan inquiry,
misalnya 0001/060, kemudian klik Inquiry, jika sudah ketemu sesuai yg
dimaksud klik pada nomor surat, seperti gambar dibawah :
- Pada History Tindaklanjut / Disposisi, masih kosong / tidak ada data sama
sekali, berarti pihak penerima dalam hal ini sesuai contoh Sekretariat
Kantor Distribusi belum melakukan aktivitas apa2 terhadap surat nomor
0001/060.., sesuai gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 37
- Sesuai contoh bahwa jika sudah ditindaklanjuti oleh pihak penerima /
Sekretariat adalah sesuai gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 38
ALAMAT TUJUAN KIRIM SURAT KELUAR MELALUI AMS
UNTUK DILINGKUNGAN PLN DISJATIM
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 39
- Klik pada data Baru, seperti gambar dibawah :
- Isikan Data Surat Keluar Baru kedalam Form (Cara pengisiannya sama
dengan a1), jika sudah selesai Klik Submit, seperti gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 40
- Hasil Scan Surat No. 0002/052/APD-JATIM/2012 dalam format PDF
tersebut di Upload sebagai file Softcopy di AMS, dengan cara Klik Brows,
kemudian Klik Open, dan jika selesai Klik Update, seperti gambar
dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 41
N. SURAT MASUK YANG DITERIMA DARI LINGKUNGAN PLN DISJATIM
1. Surat Masuk yang diterima dari lingkungan PLN DISJATIM, adalah berasal dari
Surat Keluar dari pengirim, dimana proses pengirimannya harus melalui AMS.
2. Misalnya Area SBS membuat Surat Keluar yang ditujukan ke Area SBU, maka
surat tersebut menjadi surat masuk di Area SBU.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 42
- Di Inbox / dibawah SM Baru, ditandai dengan adanya angka sejumlah Surat
yang masuk / diterima.
- Dari, Perihal dan tanggal kirim, berwarna merah karena belum dibaca.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 43
- Jika sudah terbaca, tutup dengan klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 44
- Cari Alamat kirim Sekretariat Manajer KHA, klik dikolom depan kepada,
kemudian klik Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 45
- Sampai disini tugas Sekretariat untuk menyampaikan Surat sesuai tujuan telah
selesai.
setelah Surat yang di kirim dari Sekretariat APD, diterima oleh Sekretariat
KDIS (Umum), oleh Sekretariat KDIS sesuai tujuan surat No. 0001/060/APD-
JATIM/2012 surat dilanjutkan / diteruskan ke Sekretariat KHA
Secara proses / caranya sama dengan pada waktu Sekretariat KDIS (Umum)
menerima dari Sekretariat APD dan meneruskannya / melanjutkannya ke
Sekretariat KHA, bedanya dari Sekretariat KHA ke Manajer KHA Kepada
tujuan kirimnya menggunakan nama, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 46
- Proses di Manajer KHA,
Surat No. 0001/060/APD-JATIM/2012 telah diteruskan / dilanjutkan oleh
sekretariat KHA ke Manajer KHA (Noerdajanto), Klik di Nomor Surat,
sebagaimana gambar dibawah :
- Klik pada Download untuk mengetahui detail isi surat, sebagaimana gambar
dibawah
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 47
- Detail isi surat jika sudah terbaca, tutup dengan klik pada tanda X,
sebagaimana gambar dibawah :
- Klik kolom didepan kepada dan isikan nama yang akan dituju, sebagaimana
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 48
- Untuk memberi disposisi, klik di kotak kecil depan angka disposisi yang
dipilih, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 49
- Kalau Sudah Cukup (Alamat tujuan kirim & Disposisi juga sudah OK), Klik
Submit, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 50
O. NOTA DINAS KELUAR NON RAHASIA
Penciptaan / Pembuatan Nota Dinas sampai dengan disahkannya oleh Pejabat yang
berwenang masih dibuat diluar AMS.
Setelah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang baru data-data Nota Dinas di
entrykan pada AMS.
- Contoh Form Entry Nota Dinas yang sudah diisi, jika sudah OK, klik Submit,
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 51
- Setelah di klik Submit seperti gambar diatas,
- maka nomor urut nota dinas muncul,
- dari nomor tersebut ketikkan ke hardcopy nota dinas,
- kemudian scan dalam format PDF, dan upload dengan klik brows,
- Isikan kepada sebegai tujuan kirim
- Klik Submit
- sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 52
- Sampai disini proses pembuatan dan pengiriman Nota Dinas selesai :
Nota Dinas Masuk, setiap Nota Dinas yang baru diterima, masuknya di Inbox Nota
Dinas
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 53
- Jika sudah terbaca klik tanda X, sebagaimana gambar dibawah :
- Jika akan melanjutkan/meneruskan Nota Dinas kepada tujuan yang lain, klik
lanjut
- Jika dianggap cukup klik selesai
- sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 54
- Proses selanjutnya sama dengan Surat Masuk diatas.
- Contoh Entry data Salah Satu Surat Bentuk Khusus, misalnya MOU / Nota
Kesepahaman.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 55
- Setelah di klik data baru, akan muncul Form isian, jika sudah diisi klik
Submit, sebagimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 56
- Jika sudah diisi lengkap pada Form diatas, Klik Submit
- Isikan Nomor Urut MoU yang diberikan oleh Sistem ke Hardcopy, kemudian
Scan dalam format PDF, jika sudah di Upload klik Update untuk mengakhiri
- Untuk teknik pengisian Form Surat Bentuk Khusus Lainnya (SP, SPK, SKu,
STg) caranya sama dengan MoU
- Keputusan (K)
- Edaran (E)
- Pengumuman (Pm)
- Pemberitahuan (Pt)
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 57
- Isikan Pada Form dibawah setelah Keputusan yang dibuat ditandatangani,
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 58
- Setelah di klik Submint sebagaimana gambar diatas, akan muncul peringatan,
jika sudah benar klik OK atau klik cancel jika ada perubahan perbaikan,
sebagaimana gambar dibawah :
- Nomor yang diberikan oleh Sistem (0037), ketikkan pada hardcopy Keputusan
yang sudah ditandatangani, kemudian Scan Keputusan tersebut kedalam format
PDF kemudian upload sebagi file softcopy, lengkapi ruang penyimpanan,
Almari dan Ordner, jika sudah, klik Update, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 59
- Contoh Keputusan dari EXTERNAL, klik Keputusan dan Data Baru, isikan
data-data Keputusan yang diterima sppada Form, sebagaimana gambar dibawah
:
- Sumber Surat, pilih EXTERNAL (No Sesuai Surat Yg Datang) dengan klik
dropdown/panah kebawah
- Tahun, Pilih sesuaikan dengan tahun Keputusan yang diterima
- Nomor Keputusan, Ketikkan Nomor Keputusan yangditerima
- Tanggal Keputusan, Pilih sesuai tanggal keputusan yang diterima
- Tanggal Berlaku, Pilih sesuai dengan tanggal keputusan belakunya
- Kepada, Ketikkan Keputusan tersebut diperuntukkan siapa
- Perihal, Ketikkan sesuai dengan yang ada di Keputusan
- Keterangan, Ketikkan Keterangan jika diperlukan
- File Arsip, Scan terlebih dahulu Keputusan yang diterima dalam format PDF,
kemudian Upload
- Ruang Penyimpanan, isikan Arsip Hardcopy akan disimpan
- No. Almari, isikan almari tempat menyimpan arsip hardcopy
- No. Ordner, Isikan nomor ordner tempat menyimpan arsip hardcopy
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 60
- Klik Submit
- Entry data Keputusan dari External sudah selesai sebagaimana gambar dibawah
:
S. INFO MASALAH
Info masalah berisikan Kode Masalah dan jadwal retensi arsip, sebagaimana gambar
dibawah :
- Manajemen
- Ketenagalistrikan
- Penelitian dan Pengembangan
- Pendidikan dan Pelatihan
- SDM dan Organisasi
- Keuangan
- Logistik
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 61
T. INFO DAFTAR USER
Info Daftar User adalah, berisikan daftar user / pemakai yang terlibat dalam AMS,
sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 62
U. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT MASUK)
- Di INBOX Surat Masuk / di terima yang belum diproses, Klik Inbox, entrykan
Surat yang akan dicari, bisa nomor surat atau perihal, sebagaimana gambar
dibawah :
- Contoh berdasarkan perihal, ketikkan Pusat, kemudian klik cari, maka hasil
pencarian yang ada kata Pusat akan muncul, sebagaimana gambar dibawah :
- Di SENT Surat Masuk, Surat yang sudah diproses / diteruskan, Klik Sent,
secara default rentang surat di sent adalah untuk 20 (dua puluh) hari terkahir,
jika diperkirakan bahwa surat yang dicari berada pada rentang tsb maka
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 63
entrykan surat yang dicari (bisa nomor surat, bisa surat dari, bisa perihal) tidak
perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 64
- DI SELESAI Surat Masuk / di terima yang sudah diproses, secara default posisi
awal Inbox adalah belum selesai, sebagaimana gambar dibawah :
- Pindahkan Belum Selesai manjadi Selesai, dengan cara Klik Dropdown / Panah
kebawah, arsip yang berada di Selesai dikarenakan Surat masuk yang diterima
sudah di teruskan / sudah dilanjutkan dan dinyatakan selesai tapi tidak
diteruskan / dilanjutkan, secara default system menampilkan Surat untuk 5
(lima) hari terakhir, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 65
- Untuk mencari Surat yang di Selesai, Secara default system menampilkan Surat
untuk 5 (lima) hari terakhir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa
perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut, kemudian klik cari, sebagaimana
gambar dibawah :
- Sedang untuk mencari Surat yang di Selesai, jika tidak terdapat di rentang 5
(lima) hari terakhir tsb, klik di tanggal, pilih tanggal, bulan dan tahun, entrykan
Surat yang akan dicari, bisa nomor, bisa perihal, tidak perlu lengkap tetapi urut,
kemudian klik cari, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 66
V. BAGAIMANA MENCARI SURAT (SURAT KELUAR)
- Klik SURAT KELUAR, secara default system menampilkan surat keluar untuk
rentang waktu 5 (lima) hari terkahir, entrykan Surat yang akan dicari, bisa
nomor surat, bisa kepada atau perihal kemudian klik Inquiry, sebagaimana
gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 67
- Hasil setelah di klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 68
W. BAGAIMANA MENCARI NOTA DINAS (DI INBOX, DI SELESAI, DI SENT)
- Teknis cara mencarinya sama dengan Surat Masuk yang di Inbox, di Selesai
maupun yang di Sent
- Contoh Bentuk Khusus Surat Perjanjian (SP), klik di Surat Perjanjian, secara
default sistem menampilkan untuk 10 (sepuluh) hari terakhir, jika diperlukan
rentang yang diperlukan Klik pada tanggal, pilih tanggal, bulan dan tahun,
kemudian, entrykan Surat bentuk khusus yang dicari, bisa nomor, bisa
kepada,bisa perihal, kemudian klik Inquiry, sebagaimana gambar dibawah :
- Teknis pencarian, Surat Bentuk Khusus Lainnya, dan Produk Hukum, sama
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 69
Y. CATATAN
Proses pengiriman Surat, pada prinsipnya sama seperti jika masih manual, yaitu
Sekretariat Pengirim ditujukan ke Sekretariat Penerima, sekretariat penerima yang
selanjutnya mendistribusikan ke tujuan Surat tanpa ada disposisi apapun.
Z. PROSES SCANNING
Sebelum di scan, Surat yang akan di Upload ke AMS Untuk didistribusikan harus
dipastikan bahwa bukan merupakan surat yang bersifat Rahasia.
Agar dibuat folder khusus untuk penampungan sementara sebelum di upload ke AMS.
Penamaan File yang sudah discan agar mencerminkan / Sesuai Suratnya, misalnya di
beri nama file sesuai nomor suratnya, dsb.
Hasil scan yang sudah di upload ke AMS, agar filenya dihapus / didelete dari folder
penampungan sementara
Demikian buku petunjuk pengoperasian ini dibuat dengan harapan untuk lebih memudahkan
User dalam mengoperasikan AMS.
December 2012 Tim Support AMS PLN Disjatim - Proprietary & Confidential Page 70