Anda di halaman 1dari 12

I.

PENDAHULUAN

Persediaan (inventory) adalah salah satu aset yang sangat mahal dalam suatu
perusahaan. Pada satu sisi, manajemen perusahaan menghendaki biaya yang tertanam
pada persediaan itu minimum, namun di lain pihak manajemen juga harus menjaga agar
persediaan tidak habis dan mengganggu proses produksi yang berjalan.

Persediaan (inventory), dalam konteks produksi, dapat diartikan sebagai sumber daya
menganggur (idle resource). Sumber daya menganggur ini belum digunakan karena
menunggu proses lebih lanjut. Yang dimaksud dengan proses lebih lanjut disini dapat
berupa kegiatan produksi seperti dijumpai pada sistem manufaktur, kegiatan pemasaran
seperti dijumpai pada sistem distribusi ataupun kegiatan konsumsi seperti pada sistem
rumah tangga.

Keberadaan persediaan atau sumber daya menganggur ini dalam suatu sistem
mempunyai suatu tujuan tertentu. Alasan utamanya adalah karena sumber daya tertentu
tidak bisa didatangkan ketika sumber daya tersebut dibutuhkan. Sehingga, untuk
menjamin tersedianya sumber daya tersebut perlu adanya persediaan yang siap
digunakan ketika dibutuhkan.

Adanya persediaan menimbulkan konsekuensi berupa resiko-resiko tertentu yang harus


ditanggung perusahaan akibat adanya persediaan tersebut. Persediaan yang disimpan
perusahaan bisa saja rusak sebelum digunakan. Selain itu perusahaan juga harus
menanggung biaya-biaya yang timbul akibat adanya persediaan tersebut.

Manajemen harus mengatur agar perusahaan berada pada suatu kondisi yang dapat
memenuhi kedua kepentingan tersebut. Yang dikategorikan sebagai persediaan
adalahraw materials, work in process dan finished goods. Setiap perusahaan memiliki
jenis, perencanaan dan sistem pengendalian peersediaan yang spesifik. Persoalan utama
dalam pengelolaan persediaan ini terkandung dalam dua pertanyaan utama, yaitu:
berapa banyak harus disediakan dan kapan penyediaan itu dilakukan.

II. PEMBAHASAN

Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan pelaporan


pada kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif
dan kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan
penilaian masa depan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan
kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Ini pada dasarnya
merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang
terkena dampak, koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor
internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan
mempercepat proses pemulihan.

Peninjauan berkala (periodic review) merupakan evaluasi secara berkala pada


setiap periode tertentu terhadap seluruh dokumen validasi yang telah disusun, meliputi
peninjauan Rencana Induk Validasi (Validation Master Plan), review terhadap protokol
dan laporan validasi serta review terhadap seluruh rekomendasi yang dihasilkan pada
saat pelaksanaan validasi. Jangka waktu peninjauan kembali ditetapkan oleh Komite
Validasi atau oleh QA Manager melalui Prosedur Tetap (protap) Peninjauan Berkala
Dokumen Validasi.

Sebagaimana dalam sistem dokumentasi lainnya, peninjauan berkala dilakukan


oleh QA Manager dengan cara membandingkan kondisi dinamis objek validasi dengan
kondisi terkini. Apabila diperlukan, misalnya adanya kegagalan produksi yang
berulang-ulang pada produk tertentu, maka perlu dilakukan validasi ulang (revalidasi).
Validasi ulang merupakan suatu pengulangan dari validasi sebelumnya untuk
memperoleh kepastian bahwa perubahan dalam proses atau lingkungan yang sengaja
atau tidak disengaja yang tidak mengakibatkan dampak yang merugikan terhadap
karakteristik proses dan mutu produk. Revalidasi dapat pula diartikan sebagai
peninjauan kembali terhadap dokumen validasi yang telah disusun (protokol dan
laporan validasi) dan selanjutnya dibandingkan dengan kondisi terkini (current
situation). Demikian pula untuk produk-produk yang jarang diproduksi (untuk validasi
proses produksi), perlu dilakukan revalidasi setelah 1-2 tahun meskipun tidak ada
perubahan.

Adanya penolakan produk (rejected product), baik internal rejection maupun


eksternal rejection, juga memerlukan kajian mendalam serta peninjauan menyeluruh
terhadap seluruh fasilitas produksi, termasuk sarana atau prasarana produksi, sarana
penunjang, kualitas dan atau spesifikasi bahan awal, proses produksi, mesin atau
peralatan produksi, prosedur pengujian dan lain-lain. Peninjauan berkala yang dilakukan
selanjutnya dilakukan dalam laporan Peninjauan Berkala (Periodic Review Report)
sebagai bahan kajian untuk melakukan berbagai perubahan, sehingga kualitas produk
dapat dijada secara konsisten.

Tujuan Peiodic Review adalah :


Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan
Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada
tingkat yang rendah
Menjamin semua permasalahan terevaluasi

Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses
sangat penting untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan relevansi dalam mendukung
kinerja organisasi secara keseluruhan. Mereka juga memberikan umpan balik kepada
manajemen dan pihak berkepentingan lainnya, baik dalam organisasi dan pemerintah
secara luas. Umpan balik, observasi, dan rekomendasi yang dikumpulkan selama
kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak
pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan
membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan, inefisiensi, dan kesempatan untuk
perbaikan.

Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan
manajemen risiko dan proses, organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:

peran dan tanggung jawab, termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang
terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko
dan proses;
penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal, evaluasi dan
fungsi jaminan kualitas;
waktu review;
mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran, yang sesuai, dari
pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses
untuk stakeholder internal dan eksternal, dan
keterlibatan dengan anggota.

Untuk mendukung kegiatan pemantauan dan review, organisasi harus


mempertimbangkan memiliki di tempat:

didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko,


apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan, dan
indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan
kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk
kesesuaian.

Dalam melakukan pemantauan dan review periodik, beberapa kegiatan


mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:

mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan


proses terhadap strategi implementasi keseluruhan;
pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses
untuk:
o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai
sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan, perencanaan
bisnis, alokasi sumber daya, manajemen dan operasional yang diberikan
lingkungan internal dan eksternal;
o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses
yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif
terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya, prioritas,
budaya risiko organisasi, kapasitas manajemen risiko, dan partner dan
kepentingan stakeholder, dan
o memastikan relevansi berkelanjutan, efektivitas dan efisiensi dari
pendekatan manajemen risiko dan proses, dalam hubungannya dengan
mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko
berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)
menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko,
yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini;
melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru, alat-alat dan ide-
ide, dan menilai kepatuhan terhadap hukum, peraturan dan kebijakan.
(Anonim, 2009)

Fungsi pengendalian persediaan pada suatu perusahaan antara lain adalah:

a. Menghindari keterlambatan pengiriman


b. Menghindari ada material/part yang rusak
c. Menghindari kenaikan harga
d. Mendapatkan diskon bila membeli dalam jumlah tertentu
e. Menjamin kelangsungan produksi

Salah satu tujuan dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan biaya-biaya yang
timbul akibat dari adanya persediaan tersebut. Adapun biaya-biaya tersebut adalah:

a. Holding cost
Holding cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh penyimpanan persediaan
dalam gudang pada periode waktu tertentu, termasuk pula di dalamnya biaya
asuransi, penyusutan, bunga dan lain-lainnya.

b. Ordering/Setup cost.
Ordering cost adalah biaya yang ditimbulkan oleh adanya kegiatan pemesanan
persediaan dalam sekali pesan, misal: formulir, supplies, proses pemesanan dan
administrasi; selama bahan/barang belum tersedia untuk diproses lebih lanjut.
Sementara setup cost adalah biaya untuk mempersiapkan mesin atau proses
produksi untuk membuat suatu pesanan atau biaya-biaya yang dibutuhkan untuk
melakukan penyesuaian pada saat bahan/barang diproses. Secara prinsip, setup
cost adalah order cost pada saat bahan telah/sedang diproses. Pada banyak
kasus, setup cost sangat berkorelasi dengan setup time(setup time dapat
dieliminasi dengan inovasi mesin dan perbaikan standard bahan baku).
c. Stock out cost,
Stock out cost adalah kerugian akibat demand tidak terpenuhi pada periode
tertentu seperti: kehilangan penjualan, kehilangan pelanggan, biaya pemesan-an
khusus, adanya selisih harga, terganggunya operasi, dan tambahan pengeluaran
kegiatan manajerial.

Metode yang digunakan untuk pengendalian persedian probalistik adalah:

1. Sistem Q (Continuous Review Method)

Metode Q, yaitu menganut aturan bahwa jumlah ukuran pemesanan


(kuantitas pemesanan) selalu tetap untuk setiap kali pesan, sehingga saat
pemesanan dilakukan akan bervariasi.

Sistem Q memecahkan persoalan persediaan probabilistik dengan


memandang bahwa posisi barang yang tersedia di gudang sama dengan posisi
persediaan barang pada sistem determistik dengan menambahkan cadangan
pengaman (Safety Stock). Pada prinsipnya sistem ini adalah hampir sama dengan
model inventory probabilistik sederhana kecuali pada tingkat pelayanannya.
Kalau pada modelinventory probabilistik sederhana tingkat pelayanan ditetapkan
sedangkan dalam Sistem Q tingkat pelayanan akan dicari optimalisasinya.

Pada sistem Q ini setiap kali pemesanan dilakukan dalam jumlah lot
pesanan yang sama (karena itu disebut metode Q). Untuk memudahkan
implementasinya, sering digunakan visual review system dengan metode yang
disebutTwo Bin System:

Dibuat dua bin (tempat) penyimpanan; Bin I berisi persediaan sebesar


tingkat reorder point; Bin II berisi sisanya.

Penggunaan stock dilakukan dengan mengambil isi Bin II; jika sudah habis
artinya pemesanan harus dilakukan kembali; sementara menunggu pesanan
datang, stock pada Bin I digunakan

Asumsi yang perlu dperhatikan pada saat menggunakan metode


pengendalian Sistem Q ini adalah:

Biaya simpan per unit tetap

Biaya setiap kali dilakukan pemesanan ulang adalah tetap

Waktu tunggu tetap (dalam keadaan normal), sehingga keterlambatan bahan


baku tidak ada
Permintaan bahan baku bervariasi

Setiap jenis item diperoleh dari penjualan yang berlainan

Pembelian tidak mendapat potongan harga

Kedatangan bahan yang tidak sekaligus akan menimbulkan biaya tambahan

2. Sistem P (Periodic Review Method)

Metode P, yaitu menganut aturan bahwa saat pemesanan bersifat reguler


mengikuti suatu periode yang tetap (mingguan, bulanan, dsb), sedangkan
kuatititas pemesanan akan berulang ulang.

Sistem pengendalian dengan sistem P adalah suatu sistem pengendalian


persediaan yang jarak waktu antar dua pesanan adalah tetap. Persediaan
pengaman dalam sistem ini tidak hanya dibutuhkan untuk meredam fluktuasi
permintaan selama lead time, tetapi juga untuk seluruh konsumsi persediaan.

Pada sistem P ini setiap kali pesan jumlah yang dipesan sangat
bergantung pada sisa persediaan pada saat periode pemesanan tercapai; sehingga
setiap kali pemesanan dilakukan, ukuran lot pesanan tidak sama. Permasalahan
pada sistem P ini adalah terdapat kemungkinan persediaan sudah habis sebelum
periode pemesanan kembali belum tercapai. Akibatnya, safety stock yang
diperlukan relatif lebih besar.

Metode P relatif tidak memerlukan proses administrasi yang banyak,


karena periode pemesanan sudah dilakukan secara periodik. Untuk memudahkan
implementasinya, digunakan visual review system dengan metode yang
disebutOne Bin System:

Dibuat Bin yang berisikan jumlah inventory maksimum.

Setiap kali periode pemesanan sampai tinggal dilihat berapastock tersisa dan
pemesanan dilakukan untuk mengisi Bin penuh.
Bagan Perencanaan dan Pengendalian Persediaan

Perbandingan antara Sistem Q dan Sistem P adalah sebagai berikut:

Kebijaksanaan Persediaan

Secara garis besar kebijaksanaan persediaan terbagi dua, yaitu Periodic Review
(R,r) Policy dan Continous Review (Q,r) Policy. Untuk Periodic Review (R,r) Policy
persediaan dihitung hanya pada saat periode yang ditentukan, jika pada saat itu
persediaan yang ada berada dibawah titik minimum persediaan yang ditetapkan (reorder
point), maka dilakukan pemesanan. Sedangkan jika persediaan diatas reorder point,
maka tidak dilakukan pemesanan. Periodic Review (R,r) Policy ini dapat digambarkan
seperti pada gambar berikut :
Pada gambar 11.2, pada saat t1, jumlah persediaan (I1) berada diatas reorder
point (r), sehingga tidak dilakukan pemesanan. Setelah selang waktu T, yaitu pada saat
t2, dilakukan pemesanan sejumlah Q2=R-I2 unit, karena pada saat itu jumlah persediaan
(I2) berada dibawah reorder point. Perlu dicatat, bahwa pesanan tidak diterima seketika,
sehingga jumlah persediaan berkurang terus sepanjang leadtime sampai pesanan
diterima. Pada gambar, pesanan yang dibuat pada t3 tidak diterima sampai persediaan
habis dan terjadi kekurangan persediaan.

Pada Continous Review (Q,r) Policy, sisa persediaan diperiksa terus-menerus,


setiap ada bahan yang masuk atau keluar, dilakukan pencatatan. Order akan dilakukan
setiap kali jumlah persediaan mencapai reorder point. Continous Review (Q,r) Policy ini
dapat digambarkan seperti pada gambar berikut :

Pada gambar diatas, setiap kali jumlah persediaan (I) sampai pada titik reorder
point, maka dilakukan pemesanan. Namun, pesanan ini tidak akan diterima seketika
sesuai leadtime. Sehingga, ketika penggunaan sepanjang leadtime lebih besar dari
reorder point, maka akan timbul kekurangan. Pada gambar juga terlihat bahwasanya
waktu antara satu order dengan order berikutnya bervariasi, sedangkan jumlah yang
dipesan (Q) tetap.
Reviews periodik atau PR adalah proses penilaian, pemantauan dan pelaporan pada
kebutuhan. Tujuan dari tinjauan ini adalah untuk menyediakan data yang obyektif dan
kredibel yang dapat digunakan untuk menargetkan bantuan dan menginformasikan
penilaian masa depan. Ini berusaha untuk menginformasikan strategi bantuan
kemanusiaan dan perubahan program untuk kepentingan rakyat. Ini pada dasarnya
merupakan penyedia data yang relevan pada situasi dan kebutuhan masyarakat yang
terkena dampak, koordinasi dapat diperkuat di seluruh sektor dan antara aktor-aktor
internasional dan domestik dengan demikian membantu meringankan penderitaan dan
mempercepat proses pemulihan.

Tujuan Peiodic Review adalah :


Menjaga agar proses tetap up-to-date/ relevandate/ relevan
Menjamin terselesaikannya permasalahan yang tidak terselesaikan pada
tingkat yang rendah
Menjamin semua permasalahan terevaluasi

Pemantauan dan review periodik dari pendekatan manajemen risiko dan proses sangat
penting untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan relevansi dalam mendukung kinerja
organisasi secara keseluruhan. Mereka juga memberikan umpan balik kepada
manajemen dan pihak berkepentingan lainnya, baik dalam organisasi dan pemerintah
secara luas. Umpan balik, observasi, dan rekomendasi yang dikumpulkan selama
kegiatan pemantauan dan meninjau membantu organisasi menentukan ada atau tidak
pendekatan manajemen risiko dan proses yang mencapai hasil yang diharapkan dan
membantu mengidentifikasi potensi kesenjangan, inefisiensi, dan kesempatan untuk
perbaikan.

Dalam menentukan strategi untuk pemantauan dan review periodik dari pendekatan
manajemen risiko dan proses, organisasi mungkin ingin mempertimbangkan:

peran dan tanggung jawab, termasuk memastikan bahwa manajemen senior yang
terlibat dalam pemantauan dan peninjauan kinerja pendekatan manajemen risiko
dan proses;
penggunaan fungsi pengawasan yang ada seperti audit internal, evaluasi dan
fungsi jaminan kualitas;
waktu review;
mekanisme pelaporan untuk berkomunikasi pelajaran, yang sesuai, dari
pemantauan dan peninjauan pendekatan manajemen risiko organisasi dan proses
untuk stakeholder internal dan eksternal, dan
keterlibatan dengan anggota.

Untuk mendukung kegiatan pemantauan dan review, organisasi harus


mempertimbangkan memiliki di tempat:

didokumentasikan hasil yang diharapkan terkait dengan pengelolaan risiko,


apakah meminimalkan kejadian negatif atau memanfaatkan kesempatan, dan
indikator untuk mengukur kinerja yang selaras dengan kinerja keseluruhan
kerangka organisasi manajemen dan yang terakhir secara periodik untuk
kesesuaian.

Dalam melakukan pemantauan dan review periodik, beberapa kegiatan


mempertimbangkan untuk melakukan mencakup:

mengukur dan melaporkan kemajuan dari pendekatan manajemen risiko dan


proses terhadap strategi implementasi keseluruhan;
pengukuran dan pelaporan kinerja dari pendekatan manajemen risiko dan proses
untuk:
o mengkonfirmasi bahwa manajemen risiko adalah menambahkan nilai
sebagai komponen kunci dari pengambilan keputusan, perencanaan
bisnis, alokasi sumber daya, manajemen dan operasional yang diberikan
lingkungan internal dan eksternal;
o memvalidasi bahwa manajemen risiko organisasi pendekatan dan proses
yang sesuai dengan kebutuhan manajemen risiko dan tetap responsif
terhadap konteks eksternal dan internal termasuk mandatnya, prioritas,
budaya risiko organisasi, kapasitas manajemen risiko, dan partner dan
kepentingan stakeholder, dan
o memastikan relevansi berkelanjutan, efektivitas dan efisiensi dari
pendekatan manajemen risiko dan proses, dalam hubungannya dengan
mandat dan hasil kunci dan prinsip-prinsip manajemen risiko
berkembang (termasuk kebijakan yang relevan dan alat pendukung)
menilai mana departemen terletak pada model kemampuan manajemen risiko,
yang didasarkan pada upaya pelaksanaan dan kemajuan sampai saat ini;
melakukan scan lingkungan periodik untuk pendekatan baru, alat-alat dan ide-
ide, dan menilai kepatuhan terhadap hukum, peraturan dan kebijakan.
(Anonim, 2009).

DAFTAR PUSTAKA

Anonim, 2009. http://www.tbs-sct.gc.ca/tbs-sct/rm-gr/guides/girm-ggir04-eng.asp


diakses tanggal 12 Desember 2011

Samayang, Lalu, 2003, Dasar-Dasar ManajemenProduksi & Operasi, Penerbit PT.


Salemba Empat, Jakarta.

Zuliant, Yamit, 1999, Manajemen Produksi dan Operasi, Penerbit PT. Ekonisia,
Yogyakarta.

Nasution A.H., 2003, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Edisi Satu, Institut
Teknologi Surabaya November, Surabaya.

Gasperz, Vincent, 2002, Produktivity Planning and Inventory Control: Berdasarkan


Pendekatan Sistem Terintegrasi MRP II dan JIT Menuju Manufakturing 21,
Gramedia, Jakarta