YAYASAN PEMBINA LEMBAGA PENDIDIKAN (YPLP-PGRI)

SMK PGRI SUKAMULYA

KELOMPOK BISNIS DAN MANAJEMEN
Jl. Raya Balaraja Kresek Kec. Sukamulya Kab. Tangerang Banten 15610

SOAL ULANGAN AKHIR SEMESTER GANJIL

TAHUN PELAJARAN 2016/2017

Mata Pelajaran : Sistem kearsipan Hari/Tanggal : Selasa,06 Desember 2016

Kelas : 10 AP A & 10 AP B Waktu : 10.45 -12.15

A. Pilihlah salah satu jawaban yang paling benar !

1. Secara etimologi kata arsip berasal dari kata archium 10. Berikut ini jenis arsip berdasarkan sifatnya kecuali
yang berarti peti untuk menyimpan sesuatu berasal dari a. Arsip penting d. Arsip Primer
bahasa b. Arsip biasa e. Arsip rahasia
a. Yunani d. Sanskerta c. Arsip vital
b. Latin e. Belanda 11. Suatu alat penyekat / pembatas dari suatu masalah ke
c. Inggris masalah yang lain yang terbuat dari karton / plastic
2. Segala sesuatu bahan keterangan yang tertulis tebal disebut.
maupun bergambar yang dibuat dengan maksud untuk a. Folder d. Kartu nama
membantu ingatan b. Guide e. Kartu index
a. Dokumen d. File c. Kartu kendali
b. Warkat / record e. Berkas 12. Map besar pakai jepitan yang digunakan untuk
c. Arsip menyimpan warkat biasanya disususn secara vertical
3. Berikut ini yang merupakan arsip adalah.. diatas rak disebut.
a. Artifak d. Fosil a. Stofmap folio d. Ordner
b. Kayu e. Lemari besi b. Snelhecter e. Tab
c. Flash disk c. Map gantung
4. Yang merupakan tujuan kearsipan adalah 13. Kartu indeks, kartu kendali disimpan ke dalam.
a. Agar tentram a. Folder d. Snelhecter map
b. Agar mudah mendapatkan kembali arsip saat b. Card cabinet e. Lemari
dibutuhkan dengan cepat dan tepat c. Tickler file
c. Untuk menjaga kelestarian kantor 14. Buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat
d. Agar arsip terus bertambah masuk dan surat keluar dalam satu buku disebut buku
e. Untuk menjaga kerahasiaan Negara agenda
5. Rangkaian kerja yang teratur yang dapat dijadikan a. Tunggal d. Keluar
pedoman untuk menyimpan arsip sehingga saat b. Masuk e. Berpasangan
diperlukan arsip tersebut dapat dengan cepat dan tepat c. Masuk/keluar
ditemukan disebut,.. 15. Ada beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan
a. Filling system d. Metode kearsipan sebelum membeli peralatan, kriteria tersebut adalah
b. Finding system e. Kearsipan a. Peralatan harus disesuaikan dengan warna
c. Filling prosedur dinding kantor
6. Surat lamaran pekerjaan dan curriculum vitae b. Mempertimbangkan keadaan lingkungan sekitar
merupakan contoh arsip . c. Alat tersebut terbuat dari apa
a. Financial record d. Sales record d. Mempertimbangkan bentuk organisasi, besar
b. Inventory record e. Production record atau kecil
c. Personal record e. Siapa yang akan membuat alat tersebut
7. Arsip yang dipergunakan secara terus menerus dalam 16. Arsip disusun secara berdiri atau berderet menyamping
kegiatan kantor dan masih sering dikeluarkan untuk di rak rak. Penempatan arsip seperti ini disebut .
keperluan tertentu disebut. a. Horizontal d. Bertumpuk
a. Arsip aktif d. Arsip vital b. Vertical e. Arsip vital
b. Arsip pasif e. Arsip primer c. Lateral
c. Arsip inaktif 17. Absensi pegawai, daftar jumlah pegawai, sk pegawai,
8. Arsip dinamis yang frekuensi penggunaanya untuk termasuk jenis arsip
penyelenggaraan administrasi sudah menurun ini a. Financial record d. Personal record
disebut. b. Production record e. Sales record
a. Arsip inaktif d. Arsip aktif c. Inventory record
b. Arsip statis e. Arsip duplikasi 18. Alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanannya
c. Arsip pasif dilakukan secara berputar adalah.
9. Teks proklamasi merupakan salah satu contoh nilai a. Lemari arsip d. Kotak sortir
guna arsip yang mengandung nilai b. Rak arsip e. Rotary
a. Penerangan d. Historis c. Order
b. Ilmiah e. Yuridis
c. Fiscal
19. Untuk menghindari hilangnya arsip yang disebabkan d. Arsip dapat digunakan untuk menyelesaikan setiap
oleh peminjaman, maka petugas kearsipan harus persoalan.
menyediakan formulir. e. Arsip dapat menggambarkan peristiwa masa
a. Kartu kendali d. Kartu indeks lampau
b. Tickler file e. Outslip 27. Arsip mempunyai peranan penting dalam turut
c. Cardex mendukung kelancaran organisasi suatu instansi,
20. Tempat penyimpanan arsip dimana penggunaannya perusahaan, ataupun lembaga lembaga. Kegunaan
memerlukan alat bantu perforator adalah. itu antara lain.
a. Stapler & ordner d. Ordner & snelhecter a. Mempermudah pembuatan data kepegawaian
b. Stapler & snelhecter e. Guide & numerator suatu instansi
c. Numerator & ordner b. Mempermudah pengecekan barang barang
21. Jika tidak diketahui subjek dari surat yang akan inventaris kantor
disimpan sedangkan surat disimpan dengan c. Mempermudah pelayanan terhadap masyarakat
menggunakan system subjek maka pencarian dapat yang membutuhkan
menggunakan alat bantu yaitu d. Mempermudah memperoleh keterangan yang
a. Kartu indeks d. Caption dibutuhkan untuk proses kegiatan organisasi lebih
b. Kartu tunjuk silang e. Kode lanjut
c. Kartu nama e. Memperlancar pekerjaan kantor serta
22. Jika arsip mempunyai judul lebih dari satu dimana mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
nama nama tersebut mempunyai nilai yang 28. Penyelenggaraan system kearsipan harus fleksibel
samapentingnya, anda dapat menggunakan artinya.
a. Kartu indeks d. Caption a. Mudah menemukan kembali arsip yang
b. Kartu tunjuk silang e. Kode dibutuhkan
c. Kartu nama b. System kearsipan harus tepat dalam
23. Menurut Vernon B santen nilai guna arsip disingkat penggunaanya.
menjadi ALFRED. c. Mudah mengikuti kerja pimpinan dan staf ahlinya
a. Educational-report-legal-documentary-finance- d. Mampu dan mudah dikembangkan dengan
adminidtrative perluasan kerja suatu unit kerja tempat arsip itu
b. Documentation-economic-research-finance- berada
administrative-legal e. Tata kerja yang diterapkan oleh suatu system
c. Administration-fiscal-leader-documentation- kearsipan harus dapat dilaksanakan dengan
economic-report mudah dan praktis.
d. Research-documentary-finance-educational- 29. Yang tidak termasuk ciri ciri penyelenggaraan system
leader-administrative kearsipan yang baik adalah
e. Fiscal-educational-legal-Administrativ-research- a. Mudah menyimpan dan menemukan kembali arsip
documentary b. Tidak memakan tempat dan mudah dicapai
24. Pengelolaan arsip akan berjalan dengan hasil baik c. Sederhana dan ekonomis
apabila. d. Cocok dan tepat guna
a. System kearsipan dikerjakan oleh banyak orang e. Fleksibel dan mudah dilaksanakan
b. System kearsipan dierjakan oleh tenaga khusus 30. Syarat keterampilan seorang petugas arsip adalah
c. Kearsipan dikerjakan oleh beberapa orang secara a. Mempunyai pengetahuan yang berhubungan
bergiliran dengan kearsipan
d. Kearsipan dilakukan langsung oleh pimpinan b. Mampu menggunakan macam macam system
e. Pegawai arsip sering berpindah pindah bagian kearsipan
sehingga mempunyai pengalaman dalam segala c. Paham singkatan singkatan system kearsipan
hal d. Ketelitian
25. Kearsipan dapat berjalan baik apabila .. e. Ketekunan dan kerajinan
a. Segala keterangan yang kita butuhkan terdapat 31. Memahami masalah koresponden merupakan salah
dalam kumpulan arsip itu satu syarat petugas arsip yang termasuk kedalam.
b. Segala keterangan yang kita perlukantersimpan a. Syarat pengetahuan d. Syarat kepribadian
secara tepat dan teratur b. Syarat keterampilan e. Syarat umum
c. Hanya arsip arsip tertentu yang disimpan dengan c. Syarat kemampuan
baik 32. Asas sentralisasi dapat disimpulkan bahwa
d. Segala keterangan kita tumpuk dalam sebuah pengelolaan kearsipan dilaksanakan dalam satu
tempat untuk mempermudah pengecekan semua ruang
keterangan yang kita perlukan a. Luas d. Yang sama
e. Setiap keterangan kita tumpuk dalam suatu tempat b. Terpisah e. Yang berjauhan
yang berlainan sesuai dengan jenis arsip. c. Yang berdekatan
26. Yang bukan merupakan fungsi arsip adalah. 33. Yang dimaksud asas gabungan dalam kearsipan
a. Sebagai bahan ingatan bagi suatu organisasi atau adalah
perorangan a. Perpaduan antara arsip aktif dan semi aktif
b. Arsip dapat memberikan keterangan yang b. Perpaduan antara kebaikan arsip inaktif dan arsip
dibutuhkan statis serta berusaha menghilangkan kelemahan
c. Arsip bernilai pembuktian dalam suatu hal kelemahannya
c. Dua asas arsip mana saja yang digabung
menjadi satu
 d. Perpaduan antara asas sentralisasi dan b. Memelihara warkat e. Menemukan arsip
desentralisasi serta berusaha untuk mengurangi c. Menghemat waktu dengan cepat
kelemahan kelepmahannya pemikiran dan tenaga
e. Perpaduan asas dinamis dan statis dengan 42. Salah satu kesimpulan tujuan penyimpanan arsip.
maksud untuk meningkatkan pengelolaan a. Menjamin keselamatan kerabat arsip
penyimpanan arsip yang lebih efektif b. Menjamin keselamatan arsip tentang arsipnya atau
34. keuntungan dari asas sentralisasi adalah fisiknya
a. proses kerja lebih lancar arsip lebih mudah c. Menjamin keselamatan undang undang arsip
ditemukan d. Menjamin keselamatan pimpinan arsip
b. penetapan nilai guna arsip lebih cepat e. Menjamin keselamatan outfoldernya
c. unit kerja dapat mengembangkan kearsipan yang 43. System penyimpanan dan penemuan kembali arsip
sesuai dengan bidangnya. berdasarkan berdasarkan urutan abjad adalah.
d. Setiap karyawan akan lebih berkembang a. Subject system d. Chronological
pengetahuannya b. Alphabetic system system
e. Penggunaan ruang lebih efisien dan efektif c. Geographic system e. Numeric system
35. Pengendalian kegiatan pengurusan surat/ arsip, baik 44. System penyimpanan berdasarkan pokok
surat masuk maupun surat keluar sepenuhnya permasalahan surat adalah
dibebankan dan dipertanggungjawabkan secara a. Subject system d. Chronological
terpusat pada suatu organisasi desebut.. b. Alphabetic system system
a. Desentralisasi d. Sentralisasi c. Geographic system e. Numeric system
b. Dekosentrasi e. Terpisah 45. System penyimpanan arsip berdasarkan urutan waktu
c. Gabungan adalah
36. Pengendalian kegiatan surat baik surat baik surat a. Subject system d. Chronological
masuk maupun surat keluar yang dilaksanakan oleh b. Alphabetic system system
masing masing unit kerja dalam suatu organisasi c. Geographic system e. Numeric system
disebut. 46. System penyimpanan atau berkas arsip berdasarkan
a. Gabungan d. Dekosentrasi letak wilayah dengan berpedoman pada daerah/
b. Desentralisasi e. Deliberalisasi kota/Negara alamat surat, adalah
c. Sentralisasi a. Subject system d. Chronological
37. Berikut ini yang merupakan kelemahan dari system b. Alphabetic system system
desentralisasi adalah.. c. Geographic system e. Numeric system
a. Keseragaman system belum tentu cocok untuk 47. System abjad pada umumnya dipilh sebagai system
semua unit kerja penyimpanan karena
b. Pekerjaan menjadi lebih lambat a. Nama lebih mudah diingat oleh siapapun
c. Petugas kearsipan belum tentu paham dengan b. Petugas menginginkan agar dokumen dari nama
permasalahan yang ada diunit kerja yang sama
d. Kemungkinan banyak arsip yang sama dengan c. Semua orang mempunyai nama
permaslahan yang ada di unit kerja d. Dokumen lebih sering dicari dan diminta melalui
e. Kemungkinan arsip tidak dapat ditemukan besar nama
karena hilang atau terselip. e. Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak
38. Untuk memilih asas pengelolaan yang sesuai ada 48. Kegiatan menentukan tanda pengenal arsip untuk
beberapa pertimbangan yang sebaiknya dilakukan. Hal memudahkan penemuan kembali arsip disebut
hal yang tidak perlu dipertimbangkan adalah a. Mengindeks d. menyortir
a. Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang b. Mengkode e. daftar klasifikasi
bersangkutan c. caption
b. Lokasi gedung kantor 49. Dalam mengindeks nama dalam system abjad terdiri
c. Jumlah pegawai yang ada dalam suatu kantor dari..
d. Kantor pemerintah atau swasta a. Nama wilayah d. Nama subjek
e. Jumlah surat yang dikelola b. Nama perusahaan e. Nama masalah
39. Manfaat dari adanya system penyimpanan arsip c. Alamat tujuan
adalah 50. Langkah langkah penyimpanan surat adalah
a. Melatih petugas kearsipan a. Memeriksa mengindeks mengkode
b. Menambah tugas sekertaris menyortir - menempatkan
c. Mengurangi kebutuhan akan arsip b. Memeriksa mengkode mengindeks
d. Mudah dalam mencari jika sewaktu waktu menyortir - menempatkan
diperlukan c. Memeriksa mengindeks menyortir
e. Pencurian arsip tidak bisa dilakukan mengkode menempatkan
40. Suatu unit kerja yang melaksanakan kegiatan d. Memeriksa mengkode menyortir
kearsipan yang meliputi kegiatan penciptaan, mengindeks menempatkan
penyimpanan dan penemuan kembali, penyelamatan e. Memeriksa menyortir mengindeks
dan penyusutan arsip adalah mengkode menempatkan
a. Unit sentral d. Unit kearsipan
b. Unit pengolah e. Unit kegiatan arsip
c. Unit arsip
41. Yang tidak termasuk tujuan pengelolaan kearsipan Selamat mengerjakan
adalah.
a. Menyimpan warkat d. Mengirim arsip