Anda di halaman 1dari 11

PEMERINTAH KABUPATEN BATANG

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS SUBAH
Alamat : Jalan Raya Subah No. 7b Batang 51262 Telp. 0285-666263
Email : pusksubah@gmail.com

LAPORAN RAPAT TINJAUAN MANAJEMEN


UPTD PUSKESMAS SUBAH
TAHUN 2016

I. Pendahuluan
Dalam upaya peningkatan mutu perlu dilakukan pembahasan bersama antara manajemen
dan pelaksanaan tentang permasalahan permasalahan yang terkait dengan implementasi
sistem manajemen mutu, pencapaian sasaran/ indikator mutu/ dan kinerja.
Pembahasan masalah mutu dan kinerja dapat dilakukan dalam unit kerja, antar unit kerja
untuk masalah masalah yang bersifat teknis dan operasional yang dilakukan baik terjadwal
maupun incidental sesuai dengan kebutuhan.
Permasalahan mutu, kinerja dan permasalahan yang terjadi dalam penerapan sistem
manajemen mutu secara periodik juga perlu dibahas bersama yang melibatkan seluruh jajaran
yang ada dalam organisasi. Pembahasan tersebut dilakukan dalam pertemuan tinjauan
manajeman atau pertemuan telaah manajemen mutu dan kinerja.
Pertemuan tinjauan manajeman adalah proses evaluasi terhadap kesesuaian dan efektifitas
penerapan sistem manajemen mutu yang dilakukan secara berkala dan melibatkan berbagai
pihak yang terkait dengan operasional kegiatan organisasi.

II. Karakteristik Pertemuan Tinjauan Manajemen


Adapun karakteristik pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut :
1. Dilaksanakan secara berkala dengan interval waktu yang disesuaikan dengan tingkat
kepentingan.
2. Direncanakan dengan baik dengan kejelasan tujuan, agenda, dan penjadwalan.
3. Didokumentasikan dengan baik.
4. Mengevaluasi efektifitas penerapan sistem manajemen mutu dan dampaknya pada mutu
dan kinerja.
5. Membahas perubahan perubahan yang perlu dilakukan baik pada sistem manajemen
mutu maupun sistem pelayanan.
6. Hasil pertemuan ditindak lanjuti dalam bentuk koreksi, tindakan korektif, tindakan
preventif maupun perubahan pada sistem manajemen mutu maupun sistem pelayanan.
7. Tindak lanjut terhadap rekomendasi yang dihasilkan pada pertemuan dipantau
pelaksanaannya.

1
8. Pihak manajemen dan pihak pelaksana operasional yang terkait di undang dalam
pertemuan tinjauan manajemen.
9. Pertemuan tinjauan manajemen berikutnya diawali dengan pembahasan hasil dan tindak
lanjut pertemuan tinjauan manajemen sebelumnya.
10. Agenda pertemuan tinjauan manajemen mencakup :
a. Masalah masalah operasional yang terkait dengan penerapan sistem manajemen mutu
dan sistem pelayanan.
b. Umpan balik / keluhan pelanggan.
c. Penilaian kinerja.
d. Hasil audit internal.
e. Rekomendasi hasil pertemuan manajemen di tindak lanjuti dan dievaluasi.

III. Langkah Langkah Pertemuan Tinjauan Manajemen


Adapun langkah langkah pertemuan tinjauan manajemen adalah sebagai berikut :
1. Penanggung jawab manajemen mutu bersama manajemen puncak mempersiapkan
pertemuan tinjauan manajemen yang meliputi :
Rencana waktu, tempat, agenda, dan siapa saja yang akan diundang.
2. Penanggung jawab manajemen mutu mengundang peserta pertemuan.
3. Penanggung jawab manajemen mutu memimpin pertemuan tinjauan manajemen.
4. Penanggung jawab manajemen mutu memberikan umpan balik kepada peserta rapat.
5. Penanggung jawab manajemen mutu melakukan pemantauan perbaikan sesudah pertemuan
tinjauan manajemen.

2
IV. Pembahasan Hasil Rapat Tinjauan Manajemen
Berdasarkan pembahasan rapat tinjauan manajemen didapatkan hasil sebagai berikut :
No. Sumber Data Uraian Masalah Penyebab Masalah Rekomendasi
1. Masalah Operasional
a. UKM - Inspeksi sarana sanitasi air bersih kurang - Kurang tenaga tidak ada anggaran - Memaksimalkan tenaga yang ada
penyusunan jadwal, usulan untuk
biaya bisa dianggarkan di BLUD
tidak hanya berasal dari APBD.

- Perilaku tidak sehat pada masyarakat - Buang air besar sembarangan karena - Sudah diberikan penyuluhan PHBS
desa tidak mempunyai jamban dan diberikan stimunal (bantuan
dana ) pada warga tidak mampu atau
miskin untuk pembuatan jamban.
- Cakupan imunisasi masih kurang - Masih banyak orang tua yang - Pendekatan pada tokoh masyarakat,
menolak anaknya di imunisasi tokoh agama dan kader agar
karena alasan tertentu membantu untuk memotivasi
keluarga supaya mau di imunisasi.
b. UKP - Pelayanan Konseling KB kurang - Tempat sempit privasi pasien kurang - Pelaksanaan konsultasi bisa
maksimal terjaga dilakukan di ruang konsultasi atau
ruang yang mendukung privasi
pasien
- Antrian di loket lama - Kurangnya petugas pada loket - Adanya penambahan petugas untuk
mengantisipasi antrian lama
- Tempat tunggu pasien pemeriksaan - Kurangnya tempat duduk - Pemisahan tempat tunggu antara
umum dan loket jadi satu pasien pemeriksaan umum dan loket
telah dilakukan namun penambahan
3
tempat duduk belum terealisasi
- Pelayanan rujukan yang kurang - Rujukan ke rumah sakit sulit karena - Telah dilakukan MOU dengan
maksimal selalu penuh Rumah Sakit Umum Daerah Batang
dan Rumah Sakit Swasta (RS QIM
dan RS ARO Pekalongan)
2. Umpan Balik/ keluhan - Petugas yang kurang ramah - Kurangnya pemahaman petugas - Memberikan pembinaan kepada
pelanggan tentang pelayanan yang maksimal petugas agar lebih ramah lagi
- Kurangnya kebersihan di kamar mandi - Kurangnya kesadaran petugas - Menghimbau kepada seluruh
dan lingkungan puskesmas tentang kebersihan petugas agar menumbuhkan
kesadaran tentang kebersihan serta
membuat jadwal cleaning service
dan telah dilakukan renovasi pada
kamar mandi
- Gedung Puskesmas Subah tidak terlihat - Adanya Truk parkir di depan gedung - Telah dilakukan pemasangan drum
Puskesmas Subah sehingga Gedung di depan halaman gedung
Puskesmas Subah tidak terlihat Puskesmas subah
- Kenyamanan Pasien terganggu - Adanya pedagang asongan yang - Telah dipasang papan yang
masuk ke area Puskesmas Subah menerangkan bahwa pedagang
sehingga mengganggu kenyamanan asongan dilarang masuk ke ruang
pasien pelayanan
3. Penilaian Kinerja - Upaya perbaikan gizi masyarakat masih - Pemberian MP ASI 6-24 bulan gakin - Peningkatan kegiatan surveilence
kurang targetnya masih kurang gizi, evaluasi pemenuhan MP ASI 6-
24 bulan
- Upaya Kesehatan Lingkungan masih - Cakupan TP3 yang dibina masih - Peningkatan pembinaan TP3 oleh
kurang kurang penaggung jawab program
Kesehatan Lingkungan serta
4
menjalin kerjasama lintas sektor
(Pemerintahan Desa) dalam upaya
mendukung kegiatan tersebut
- Cakupan institusi yang dibina masih - Peningkatan pembinaan institusi
kurang oleh penanggung jawab program
kesehatan lingkungan. Untuk
institusi yang dibina yaitu Sekolah,
Balai Desa, dan perkantoran
perkantoran yang ada
- Upaya kesehatan usia lanjut masih - Cakupan pelayanan kesehatan usila - Pembentukan posyandu lansia di
kurang masih kurang semua desa wilayah UPTD
Puskesmas Subah. Sosialisasi
kepada masyarakat tentang
pentingnya posyandu lansia.
- Peningkatan kerja sama dengan
lintas sektor untuk pelaksanaan
posyandu lansia
- Upaya pelayanan gigi (pencatatan - Pencatatan odontogram belum - Memaksimalkan pelaksanaan
odontogram secara lengkap) lengkap pengisian odontogram oleh
penanggung jawab pelayanan gigi
- Upaya pelayanan obat masih kurang - Waktu tunggu pelayanan obat jadi - Mengoptimalkan kinerja petugas
dan obat racikan masih kurang unit farmasi untuk melaksanakan
tugas sesuai standar
- Manajemen alat masih kurang - Waktu kalibrasi alat serta alat ukur - Telah dibuat usulan kalibrasi alat
dan alat laboratorium yang di kesehatan tahun 2016

5
kalibrasi tepat waktu masih belum
tepat waktu
4. Hasil Audit Internal I UKM KIA (Kunjungan Ibu Hamil Resiko
Tinggi)
- Bidan belum melakukan koordinasi - Tidak ada bukti tertulis - Mulai bulan Juli sebelum kunjungan
dengan Kepala Desa rumah harus koordinasi dahulu
dengan Kepala Desa
- Bidan belum lengkap dalam - Anamnesa belum lengkap - Mulai bulan Juli harus membuat
melaksanakan anamnesa daftar tilik anamnesa
- Bidan belum melaksanakan pemeriksaan - Tidak semua kunjungan di lakukan - Mulai bulan Juli pada waktu
fisik pemeriksaan fisik kunjungan membawa alat untuk
pemeriksaan fisik
- Tidak dilaporkan secara langsung hanya - Tidak ada laporan rutin ke Bidan - Mulai bulan Juli ada laporan rutin
bentuk laporan bulanan Koordinator hasil kegiuatan kepada Bidan
Koordinator
UKM KIA (Kunjungan Rumah Pemantauan
Kesehatan Bayi Drop Out)
- Bidan belum melaksanakan koordinasi - Tidak ada bukti Bidan melakukan - Mulai bulan Juli setiap melakukan
dengan Kepala Desa koordinasi dengan Kepala Desa koordinasi harus dicatat di buku
kegiatan oleh Bidan
- Bidan belum melakukan anamnesa ke ibu - Anamnesa kurang lengkap - Mulai bulan Juli membuat
bayi dokumentasi SOAP untuk anamnesa
- Bidan tidak melakukan pemeriksaan fisik - Bidan tidak membawa alat untuk - Mulai bulan Juli pada waktu
pemeriksaan bayi kunjungan bidan membawa alat
untuk pemeriksaan bayi
UKP Pelayanan Pendaftaran
- Petugas langsung bertanya identitas - Tidak diminta kartu identitas - Segera setelah audit pada bulan Juli
6
pasien Petugas terlebih dahulu menanyakan
kartu identitas pasien
- Masih ada petugas dari unit pelayanan - Petugas pendaftaran tidak mengantar - Laksanakan sesuai SOP yang
langsung meminta ke ruang RM RM mengantar RM adalah petugas RM
ataupun petugas pendaftaran yang
telah diberi pelimpahan wewenang
- Masih ada petugas di unit pelayanan yang - Petugas pendaftaran tidak - Bila telah selesai pelayanan petugas
mengantar ke ruang RM mengambil RM setelah pelayanan pendaftran mengambil RM.
Laksanakan sesuai SOP segera
setelah audit pada ban Juli
- Petugas pendaftaran tidak mengecek - Petugas tidak melakukan - Laksanakan prosedur sesuai SOP
kelengkapan RM pengecekan RM bila RM tidak lengkap segera
kembalikan ke unit pelayanan dan
meminta untuk dilengkapi
- Petugas tidak mencatat di formulir - Formulir asuransi kosong - Lengkapi formulir asuransi bagi
asuransi untuk pasien yang memiliki yang memiliki asuransi, segera
asuransi setelah melakukan audit pada bulan
juli
- Masih ada petugas dari unit pelayanan - Petugas pendaftaran tidak mengantar - Laksanakan sesuai SOP yang
langsung meminta ke ruang RM RM mengantar RM adalah petugas RM
ataupun petugas pendaftaran yang
telah diberi pelimpahan wewenang
- Masih ada petugas di unit pelayanan yang - Petugas pendaftaran tidak - Bila telah selesai pelayanan petugas
mengantar ke ruang RM mengambil RM setelah pelayanan pendaftran mengambil RM.
Laksanakan sesuai SOP segera

7
setelah audit pada ban Juli
- Petugas pendaftaran tidak mengecek - Petugas tidak melakukan - Laksanakan prosedur sesuai SOP
kelengkapan RM pengecekan RM bila RM tidak lengkap segera
kembalikan ke unit pelayanan dan
meminta untuk dilengkapi
- Petugas jaga tidak langsung menginput - Tidak ditemukan data pasien pada - Masukan data pasien ke RM dan
ke dalam RM dan simpus pada keesokan keesokan harinya simpus pada keesokan harinya bagi
harinya pasien yang datang diluar jam kerja,
segera lakukan setelah audit
UKP Pelayanan Laboratorium
- Hanya jas dan sarung tangan, masker - Petugas tidak menggunakan masker - Selalu gunakan APD lengkap pada
tidak selalu digunakan hanya pada saat pemeriksaan apapun, laksanakan
memeriksa TB setelah audit segera pada bulan Juli
- Petugas mencocokan identitas pasien tapi - Tidak ditanyakan kesesuain jenis - Lakukan informed consent secara
untuk jenis pemeriksaan tidak ditanyakan pemeriksaan dengan identitas pasien tertulis perbaikan segera setelah
hanya membaca formulir yang dibawa Informed consent hanya lisan hasil audit pada bulan Juli
pasien, tidak dilakukan informed consent
tertulis
- Masih ada hasil rawat inap yang diambil - Tidak semua hasil pada rawat inap - Laksanakan prosedur sesuai SOP
oleh petugas rawat inap diantar oleh petugas laboratorium hasil diantar oleh petugas
kembali, tapi petugas rawat inap laboratorium
yang mengambil
- Merapikan dan mencuci bila semua - Alat tidak langsung di cuci dan di - Laksanakan sesuai prosedur segera
pemeriksaan selesai dilakuakan semua rapikan setelah hasil audit pada bulan Juli
pada siang hari
- Petugs masih menggunakan APD untuk - Petugas tidak melepas APD setelah - Laksanakan sesuai SOP lepas APD
8
pemeriksaan selanjutnya pasien pemeriksaan selesai setelah selesai pemeriksaan
- Setelah beberapa kali memeriksa tidak - Tidak melakukan cuci tangan setelah - Laksanakan sesuai prosedur SOP
langsung satu kali setelah pemeriksaan setiap melakukan pemeriksaan cuci tangan setelah melakukan
selesai tindakan
- Petugas tidak langsung mencatat pada - Tidak langsung dicatat pada buku - Lakukan pencatatan langsung pada
buku register tapi pada catatan kecil register setelah selesai pemeriksaan register setelah selesai melakukan
setelah semua pemeriksaan selesai siang pemeriksaan
hari baru di rekap di tulis pada buku
register laboratorium
Admen Manajemen Keuangan
- Bendahara penerimaan tidak selalu - Bendahara tidak datang secara - Laksanakan sesuai SOP mengambil
mengambil hasil penerimaan di unit-unit langsung di unit pelayanan setoran di unit pelayanan
pelayanan meskipun tidak ada kegiatan
luar gedung, tetapi petugas dari unit
pelayanan yang menyetorkan ke
bendahara penerimaan
- Tidak dilakukan setiap hari - Memasukkan SIMDA tidak - Laksanakan sesuai SOP
dilakukan setiap hari
- Tidak dilakukan setiap hari - Memasukkan SIMDA tidak - Laksanakan sesuai SOP
dilakukan setiap hari
Admen Pelayanan Manajemen
- Tidak semua dilaporkan langsung
pelaksanaan perbaikan laporan terakhir
saat laporan hasil capaian bulanan
- Penilaian kinerja masih sebatas capaian - Tidak dilakukan penilaian sesuai - Laksanakan penilaian akuntabilitas
kinerja bulanan oleh penangung jawab indikator yang telah ditetapkan tapi rutin 3 bulan sekali sesuai indikator

9
program kinerja di nilai setiap bulan melalui yang ada dan isi formula secara
capaian kinerja saja lengkap dan disampaiakn kepada
yang dinilai
- Sebatas masukkan pada saat lokmin - Penyampaian hasil secara lisan - Laksanakan penilaian akuntabilitas
bulanan atau pun saat melaporkan hasil melalui lokmin serta konsultasi sesuai indikator yang ada dan isi
capaian kinerja bulanan secara langsung langsung formula secara lengkap dan
disampaiakn kepada yang dinilai

10
V. Penutup
Melalui pertemuan tinjauan manajemen berbagai permasalahan yang terkait dengan mutu dan
kinerja, serta operasionalisasi sistem manajemen mutu dan sistem pelayanan dalam
memberikan pelayanan dan produk kepada pelanggan / pengguna dibahas dan ditindak lanjuti
dalam upaya upaya untuk melakukan perbaikan. Keberhasilan pertemuan tinjauan
manajemen ini tergantung pada komitmen untuk melakukan perubahan perubahan dan
perbaikan sesuai dengan apa yang direkomendasikan dan kesepakatan yang dihasilkan dalam
pertemuan.

Mengetahui
Kepala UPTD Puskesmas Subah

dr. Ida Susilkasmi, M.Kes


NIP. 19710927 200212 2 002

11

Anda mungkin juga menyukai