Anda di halaman 1dari 10

PT. Membangun Bangsa adalah perusahaan kontraktor.

Mereka mendapat proyek untuk


melakuPT. Membangun Bangsa adalah perusahaan kontraktor. Mereka mendapat proyek untuk
melakukan pembangunan jalan raya baru di Surabaya. Proyek tersebut baru mulai dikerjakan
pada awal tahun 2005, dan PT. Membangun Bangsa menyanggupi akan menyelesaikan proyek
ini pada akhir tahun 2005.

Namun pada kenyataannya, sampai dengan pertengahan tahun 2006 pembangunan


Underpass ini belum selesai. PT. Membangun Bangsa mendapat teguran dari pihak Pemda
terkait dengan masalah ini. Manajemen PT. Membangun Bangsa meminta auditor Internal untuk
mengaudit proyek pembangunan jalan raya ini.
Tugas anda adalah sebagai auditor internal PT. Membangun Bangsa. Adapun yang harus
dilakukan adalah :

1. Temukan adanya kesalahan kesalahan yang menyebabkan pembangunan ini


mundur dari jadwal yang telah disepakati oleh pihak PT. Membangun Bangsa.
2. Berikan saran atau masukkan kepada pihak manajemen PT Membangun Bangsa agar
pembangunan ini dapat dengan cepat terselesaikan.

Jawab

a. Banyaknya pekerja yang berhenti karena merasa penghasilan tidak sepadan dengan apa yang
dikerjakan.
b. Banyaknya pekerja yang terlambat memulai pekerjaan
c. Adanya gaji yang tertunda karena adanya pengendapan dana di bagian keuangan PT.
Membangun Bangsa.
d. Terhambatnya penerimaan dana pembangunan yang diberikan oleh Pemda, yang disebabkan
karena belum dicairkannya dana oleh pihak pemda.
e. Mahalnya biaya sewa alat alat berat yang harus digunakan untuk pembangunan ini.
f. Naiknya biaya bahan baku untuk pembangunan jalan raya ini.

2. a. Melakukan penyesuaian gaji kepada para pekerja


b. Memberikan sanksi yang tegas kepada para pekerja yang melanggar kedisiplinan
dalam bekerja, dalam hal ini ketepatan waktu bekerja.
c. Memberikan bonus kepada mereka yang disiplin dalam bekerja.
d. Melakukan teguran kepada bagian keuangan PT. Membangun Bangsa yang telah
terbukti melakukan pengendapan gaji pegawai
Mencari tahu kembali kepada pihak Pemda tentang alasan mengapa dana pembangunan
bisa terhamba
e. Meminimalkan penggunaan alat alat berat.
Menyeleksi penggunaan bahan baku yang benar benar perlu untuk digunakan,
penyeleksian ini bertujuan agar tidak terjadi pemborosan
CONTOH CONTOH KASUS & PEMBAHASAN

Kasus (1). Hasil Pengamatan :


Dalam pelaksanaan audit di laboratorium PT.ABCD, ada beberapa alat intrumentasi yang tidak
memilki label kalibrasi. Menurut informasi dari operator, alat instrumentasi tersebut biasa
dikalibrasi secara internal. Operator tidak dapat menunjukkan bukti program dan jadwal
pelaksanaan kalibrasi internal alat instrumentasi laboratorium.
Pembahasan : Hal ini bertentangan dengan ISO 9001:2008 sub clause 7.6 tentang Pengendalian
pemantauan dan pengukuran secara konsisten untuk memastikan kesesuaian produk dengan
persyaratan yang ditetapkan. Apabila menurut auditee alat instrumentasi yang dimaksud tidak
perlu dikalibrasi secara berkala karena jarang digunakan, auditee harus dapat membuktikan
bahwa hasil pengukuran yang menggunakan alat instrumentasi tersebut tidak membawa
pengaruh yang signikan terhadap produk yang dihasilkan. Apabila dapat dibuktikan, maka
temuan ketidaksesuaian berubah menjadi sub clause 4.2.4 pengendalian record karena auditee
tidak merecord kegiatan kalibrasi internal yang dilakukannya.
-
Kasus (2). Hasil pengamatan :
Di bagian produksi ditemukan instruksi kerja yang tidak memiliki identitas dan status
pengendalian.
Pembahasan : Ketidaksesuaian yang ditemukan ini belum tentu merupakan kesalahan produksi,
tetapi harus ditelusuri lebih lanjut ke bagian pengendali dokumen. Auditor harus memeriksa
apakah semua document system manajemen mutu (QMS) yang dimiliki oleh perusahaan tidak
memiliki identitas dan status pengendalian. Apabila sudah ada identitasnya, maka auditor harus
memeriksa apakah ada bukti revisi dokumen, record daftar dan bukti distribusi dokumen.
Temuan ketidaksesuaian itu dapat berkembang pada beberapa ketidaksesuaian lain yang masih
menyangkut sub clause 4.2.3 yakni tidak dilakukannya document review, tidak adanya
identifikasi perubahan atau revisi dokumen, tidak adanya jaminan tersdianya revisi dokumen
yang relevan di tempat pengguna sehingga memungkinkan penggunaan prosedur yang
kadaluarsa, dan seterusnya. Selain itu juga merupakan temuan ketidak sesuaian yang
menyangkut sub clause 4.2.4 yakni tidak adanya bukti record distribusi dokumen.
-
Kasus (3). Hasil pengamatan :
Saat dilakukan wawancara dengan beberapa personel laboratorium saat tinjauan lapangan,
diperoleh informasi bahwa auditee tidak mengetahui kebijakan dan sasaran mutu perusahaan.
Pada hal saat dikonfirmasikan dengan pihak manajemen, didalam panduan mutu tercantum
dengan jelas kebijakan dan sasaran mutu perusahaan, tetapi tidak dapat ditunjukkan bukti record
sosialiasi system manajemen mutu dari manajemen pada pelaksana.
Pembahasan : Masih adanya personel yang tidak mengetahui kebijakan mutu dan sasaran mutu
yang ditetapkan oleh perusahaan menunjukkan kurangnya komunikasi yang efektif antara pihak
manajemen dengan pelaksana (karyawan). Apabila ditemukan kasus tersebut, auditor perlu
mengkonfirmasikan informasi ketidaksesuaian tersebut dengan pihak manajemen. Auditor dapat
meminta bukti record komunikasi internal, misalnya berupa record pertemuan sosialisasi system
manajemen mutu, record evaluasi sasara mutu atau sejenisnya. Walaupun record pelaksanaan
sosialisasi ada, tetapi masih ditemukan beberapa personel yang sama sekali tidak mengetahui
kebijakan mutu dan sasaran mutu perusahaan tersebut. Hal ini merupakan temuan bahwa
komunikasi internal tidak berjalan efektif dan tidak sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2008
sub clause 5.3.d yang menyebutkan bahwa kebijakan mutu harus dikomunikasikan dan dipahami
dalam organisasi serta 5.5.3 komunikasi internal. Selanjutnya, ditemukan bahwa sasaran mutu
yang ditetapkan tidak dapat diukur dan perusahaan tidak dapat menunjukkan bukti pernah
melakukan evaluasi sasaran mutu, maka selain tidak sesuai dengan sub clause 5.3 serta 5.5.3 juga
tidak sesuai dengan sub clause 5.1 komitmen manajemen dan 5.4.1 sasaran mutu.
-
Kasus (4). Hasil pengamatan :
Tidak ditemukannya bukti legalitas penunjukkan Manajer Representative (MR) dari pihak
manajemen.
Pembahasan : Penunjukkan personel dalam jabatan tertentu harus disertai bukti legal yang berisi
tanggung jawab, tugas, dan wewenangnya. ISO 9001:2008 mensyaratkan Top Manajer harus
menjamin bahwa tanggung jawab dan wewenang harus ditetapkan dan dikomunikasikan didalam
organisasi. Walaupun penunjukkan Top Manajer dilakukan secara lisan, harus dibuatkan record
tertulisnya yang digunakan sebagai aspek legalitas fungsi dan jabatan seseorang dalam
organisasi. Apabila tidak dapat ditemukan bukti fisik legalitas tersebut, maka diperoleh temuan
ketidaksesuaian dengan sub clause 5.5.1 , 4.2.1.d , 4.2.4 karena tidak dapat ditunjukkan bukti
legalitas yang merupakan dokumen yang diperlukan untuk kelancaran pelaksanaan system
manajemen mutu dan tidak ada record penunjukkan personal tersebut sebagai Manajer
representative (MR).
-
Kasus (5). Hasil pengamatan :
Saat tinjauan lapangan ke bagian gudang, auditor menemukan bahwa kondisi gudang bahan
kimia sebuah pabrik hanya memilki satu pintu masuk, sebuah jendela berteralis, dan lubang
ventilasi. Tidak ada alat keselamatan seperti masker, pemadam kebakaran , dan obat-obatan.
Auditor menemukan sepasang sarung tangan yang masih baru. Didalam gudang terdapat kipas
angin, tetapi tidak terdapat exhaust fan. Penataan bahan kimia juga bercampur antara kemasan
bahan yang berbentuk serbuk, cairan, bersifat asam, basa ataupun korosif karena rak yang
disediakan hanya satu buah. Auditor menemukan instruksi kerja permintaan bahan kimia yang
sudah beridentitas dan berstatus terkendali, formulir permintaan barang yang tidak tersusun rapi
dan tidak sesuai dengan record pada buku keluar masuk bahan. Petugas gudang adalah tamatan
SMA jurusan IPS dan sudah bekerja selama 6 tahun di bagian tersebut. Menurut informasi dari
petugas gudang, dia tidak pernah mendapat pelatihan formal tentang tata cara penataan gudang
bahan kimia, tetapi selama 6 tahun dia belum pernah mendapat complain dari pengguna bahan
kimia yakni analis laboratorium dan bagian produksi.
Pembahasan : Dari kasus ke 5 diatas ada beberapa temuan ketidaksesuaian yang dapat dilaporkan
oleh auditor yaitu sebagai berikut :
1). Kondisi gudang yang tidak kondusif, dimana banyak terdapat bahan kimia yang berbahaya,
penataan yang dapat menyebabkan kontaminasi antara bahan kimia tersebut, tidak ada pintu
darurat, tidak ada alat keselamatan, tidak ada sirkulasi udara. Hal tersebut tidak sesuai dengan
sub clause 6.3 infrastruktur dan 6.4 lingkungan kerja.
2). Pengendalian record yang tidak sesuai dan tidak mudah diakses, tidak sesuai dengan sub
clause 4.2.4
3). Kompetensi personel yang secara khusus tidak mengerti tentang bahan kimia dan tidak
pernah mendapat pelatihan tentang hal tersebut. Auditor perlu mewaspadai, walapun menurut
informasi yang bersangkutan dalam 6 tahun bekerja dia belum pernah menerima complain. Hal
ini mungkin saja akibat tidak adanya komunikasi yang efektif antara personel, atau tidak adanya
evaluasi dan kaji ulang manajemen di perusahaan tersebut. Dan perlu diingat bahwa bahan kimia
sangat mudah terkontaminasi satu sama lain dan dapat mengakibatkan ketidaksesuaian hasil
produksi. Berkaitan dengan kompetensi yang tidak sesuai tersebut, diperoleh temuan
ketidaksesuaian dengan persyaratan ISO 9001:2008 sub clause 6.2
4). Apabila dari investigasi lebih lanjut tentang tidak pernah dilakukanya komunikasi yang
efektif, tidak ada evaluasi dan kaji ulang manajemen, maka ditemukan ketidaksesuaian terhadap
sub clause 5.5.1 dan 5.6
5). Ketidaksesuaian tersebut juga dapat terkait dengan sub clause 8.5.3 tindakan pencegahan,
dimana perusahaan tidak melakukan tindakan pencegahan yang dapat terjadi akibat kontaminasi
silang bahan kimia yang digunakan untuk analis dan produksi yang dapat mengakibatkan
ketidaksesuaian terhadap produk yang dihasilkan dan berpengaruh pada pemenuhan kepuasan
pelanggan.
-
Kasus (6). Hasil pengamatan :
Temuan ketidaksesuaian audit internal tahun lalu belum ditutup oleh pihak manajemen.
Pembahasan :
Walaupun bersifat internal, temuan ketidaksesuaian dari audit internal harus segera diperbaiki
karena menyangkut pelaksanaan system manajemen mutu perusahaan. Temuan ketidaksesuaian
yang tidak segera diperbaiki akan menghambat pelaksanaan audit internal yang telah
diprogramkan. Hal ini tidak sesuai dengan sub clause 8.2.2 audit internal. Selain itu juga dapat
menimbulkan dampak dan menghambat perencanaan realisasi produk yang sesuai dengan
persyaratan pelanggan atau sub clause 7.1 perencanaan realisasi produk. Ketidaksesuaian yang
tidak segera diperbaiki dan dibiarkan begitu saja juga menunjukkan komitmen manajemen yang
lemah atau tidak sesuai dengan sub clause 5.1. Komunikasi internal yang tidak effektif antar
personel, bertentangan dengan sub clause 5.5.3. Juga manajemen tidak memenuhi persyaratan
pada sub clause 8.5.2 tindakan perbaikan, dimana organisasi harus segera melakukan tindakan
perbaikan untuk menghilangkan penyebab penyebab ketidaksesuaian untuk mencegah kejadian
tersebut terulang kembali.
-
Kasus (7) Situasi :
Sebuah bank memiliki berbagai layanan kepada customer (misalnya layanan tabungan bagi
perorangan dan perusahaan). Namun, hanya menerapkan system manajemen mutu untuk
pelaksanaan internet banking, dan untuk pelayanan ini bank menyatakan telah memenuhi
kesesuaian dengan ISO 9001:2008. Dalam panduan mutu, juga jelas dicantumkan area-area yang
menerapkan ISO 9001:2008 dan semua persyaratan dalam standard pelayanan internet banking
nya kecuali untuk sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan. Pengecualian tersebut dilakukan
karena bank tidak merasa bahwa dalam pelayanan internet banking mereka tidak berhubungan
dengan barang milik pelanggan.
Pembahasan : Dapatkan bank mengecualikan sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan dalam
penerapan system manajemen Terdokumentasi-nya dan menyatakan kesesuaian SMM-nya
dengan ISO 9001:2008 ? Keputusan yang diambil oleh bank untuk mengecualikan sub clause
7.5.4 barang milik pelanggan adalah tidak tepat, karena bank juga menerima informasi yang
diberikan pelanggannya dalam pelayanan internet banking tersebut, seperti data data pribadi atau
data rahasia. Sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan pada ISO 9001:2008 menuntut perusahaan
untuk menjaga barang milik pelanggan selama berada di dalam pengawasan perusahaan atau
selama digunakan oleh perusahaan. Dalam catatan sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan, telah
jelas dicantumkan bahwa barang milik pelanggan dapat meliputi hak kekayaan intelektual dan
data pribadi. Dalam situasi ini, bank memegang data rahasia pelanggan yang penting dalam
penggunaan pelayanan internet banking yang disediakannya (contohnya: nomor PIN pelanggan).
Maka, bank harus memasukkan sub clause 7.5.4 barang milik pelanggan kedalam SMM-nya.
Apabila tidak diterapkan, maka dapat dijadikan temuan oleh auditor.
-
Kasus (8) Situasi :
Sebuah perusahaan elektronik PT. XYZ membngun sebuah pabrik baru untuk perakitan ponsel,
sebagai sub kontraktornya. Perusahaan tersebut hanya memiliki satu pelanggan dan pelanggan
tersebut bertanggung jawab menangani dan menyediakan desain produk, memberitahukan
apabila ada perubahan desain dan menyampaikan informasi perubahan lainnya. PT. XYZ
bertanggung jawab atas pembelian semua komponen dan menjamin kelancaran aktivitas
perakitan. Dalam mengembangkan SMM-nya PT. XYZ telah memasukkan persyaratan ISO
9001:2008 sub clause 7.3 desain dan pengembangan produk.
Pembahasan : Tepatkah keputusan PT. XYZ untuk memasukkan sub clause 7.3 Desain dan
pengembangan produk dalam SMM-nya sementra mereka tidak mempunyai wewenang dalam
penentuan desain ponsel tersebut karena telah ditetapkan bahwa desain adalah tanggung jawab
dan hak pelanggan? Dalam kasus ini, PT. XYZ yang bertindak sebagai sub kontraktor dan tidak
bertanggung jawab atas desain produk, tidak perlu memasukkan sub clause 7.3 Desain dan
pengembangan produk. Oleh karena itu, PT. XYZ tidak perlu memasukkan sub clause tersebut
dalam SMM-nya karena akan memberatkan perusahaan tersebut dan dapat mempengaruhi
kemampuan perusahaan untuk mengakomodasi keinginan pelanggan. Untuk itu, perusahaan
seharusnya tidak memasukkan sub clause Desain dan pengembangan produk dalam SMM-nya.
-
Kasus (9) Situasi :
Perusahaan KML mendesain dan memproduksi mesin uap untuk pembangkit tenaga listrik, yang
harus sesuai dengan aturan dan persyaratan standard yang ditetapkan untuk produk mesin uap.
Dalam penyusunan dokumen system manajemen Terdokumentasi, perusahaan mengecualikan
sub clause 7.3 Desain dan pengembangan produk dalam pemenuhan persyaratan ISO 9001:2008.
Pembahasan : Apakah perusahaan KML diperbolehkan untuk mengecualikan sub clause 7.3
Desain dan Pengembangan produk dalam dokumen system manajemen Terdokumentasi-nya
yang disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008? Apabila ditinjau dari kebijakan (regulasi)
yang berlaku, pengecualian terhadap sub clause 7.3 Desain dan Pengembangan produk
diperbolehkan oleh ISO 9001:2008, karena dalam peraturan tersebut tidak mengharuskan pabrik
untuk memasukkan desain dan pengembangan produk SMM-nya. Namun, tidak dibenarkan bagi
perusahaan KML untuk melakukan pengecualian bagi sub clause 7.3 desain dan pengembangan
produk, karena dapat berdampak pada kemampuan perusahaan untuk memenuhi kesesuaian
akan kebutuhan pelanggan.
-
Kasus (10) Situasi :
Sebuah perusahaan konstruksi PT. FNR menyediakan pelayanan tenaga ahli dan konsltan untuk
developer, tapi tidak memiliki kemampuan dan kompetensi untuk mendesain produknya sendiri.
Untuk itu, perusahaan melakukan outsourcing dengan perusahaan konsultan, PT. DNM untuk
menjadi manajer proyek sebagai penanggung jawab atas segala kegiatan yang berhubungan
dengan desain, termasuk pembelian. Untuk itu PT DNM diharuskan memenuhi semua
persyaratan yang tercantum di dalam sub clause 7.4 pembelian. Proyek yang diserahkan oleh
PT. FNR kepada PT. DNM meliputi rapat untuk review desain, serta verifikasi dan validasi
kegiatan desain. Sebagai tambahan, manajer proyek juga bertanggung jawab untuk memastikan
bahwa kegiatan desain memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 sub clause 7.3 Desain dan
pengembangan. Sedangkan PT. FNR mengecualikan sub clause 7.3 dari system manajemen mutu
perusahaannya dengan alasan kegiatan desain telah diserahkan kepada tenaga outsourcing.
Pembahasan : Apakah perusahaan PT. DNM diperbolehkan untuk mengecualikan sub clause 7.3
Desain dan pengembangan produk dalam dokumen system manajemen Terdokumentasinya yang
disusun berdasarkan persyaratan ISO 9001:2008? Keputusan perusahaan untuk mengecualikan
sub clause 7.5.3 identifikasi dan kemampuan telusur diperbolehkan. Karena dalam ISO
9001:2008 ketertelusuran hanya diperlukan apabila disyaratkan.
-
Kasus (11) Situasi :
Sebuah perusahaan konsultasi PT.DKM memberikan jasa audit internal untuk perusahaan
perusahaan kecil yang menerapkan system manajemen mutu yang sesuai dengan ISO 9001:2008.
PT.DKM mengembangkan metodologi dan perangkatnya untuk penunjang pelaksanaan audit
internal perusahaan pelanggan berdasarkan ISO 19001:2002. Jasa yang diberikan termasuk hasil
akhir berupa penulisan Laporan audit internal dan semua data pendukung dari audit yang
dilakukan. PT.DKM tidak termasuk sub clause 7.3 desain dan pengembangan produk dengan
alasan bahwa sebagai penyedia jasa, perusahaan tidak memiliki aktivitas desain dan
pengembangan produk.
Pembahasan : Apakah diperbolehkan bagi PT. DKM untuk mengecualikan sub clause 7.3 Desain
dan pengembangan produk dalam dokumen system manajemen Terdokumentasi-nya dan
menyatakan telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008? Keputusan PT.DKM untuk
mengecualikan sub clause 7.3 Desain dan pengembangan produk tidak tepat karena perusahaan
telah melakukan pengembangan layanan jasa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, termasuk
mengembangkan metodologi dan perangkatnya untuk pelaksanaan audit dan penyampaian
laporan tertulis.
-
Kasus (12) Situasi :
Sebuah perusahaan konsultan PT.ABCD menyediakan layanan audit keuangan untuk perusahaan
besar. Produk yang diberikan kepada pelanggan berupa laporan audit keuangan internal. Didalam
kontrak yang ditetapkan, dinyatakan bahwa kontrak selesai apabila PT.ABCD telah
memberitahukan, mengklarifikasi, dan mereview laporan bersama pelanggan, serta telah
meminta persetujuan pelanggan yang ditandai penandatanganan laporan oleh pelanggan. Segala
kegiatan selama penandatanganan, merupakan isi dari kontrak tambahan. PT.ABCD menyatakan
system manajemennya telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008 dengan pengecualian sub
clause 7.5.1(f) penerapan kegiatan pelepasan, penyerahan, dan pasca penyerahan.
Pembahasan : Apakah diperbolehkan bagi PT.ABCD untuk mengecualikan salah satu sub clause
7.5.1 pengendalian produksi dan penyediaan jasa dalam dokumen system manajemen
terdokumentasinya dan menyatakan telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008? Pada sub
clause 7.5.1 pengendalian produksi dan penyediaan jasa dinyatakan :organisasi harus
merencanakan dan melaksanakan produksi dan penyediaan jasa dalam keadaan terkendali.
Keadaan terkendali harus mencakup kemampuan sub clause 7.5.1(f) penerapan kegiatan kegiatan
pelepasan, penyerahan, dan pasca penyerahan. Contoh ini merupakan contoh perusahaan yang
memilih untuk mengecualikan salah satu komponen yang dipersyaratkan oleh standard, yang
termasuk salah satu sub clause. Perusahaan diperbolehkan mengecualikan proses penyerahan
yang dipersyaratkan dalam sub clause 7.5.1(f) selama didalam kontrak tertuang hal yang sejalan
dengan kegiatan penyerahan dokumen. Sebagai catatan juga bahwa sub clause 7.5.1 hanya
mensyaratkan control pasca penyerahan sebagai hal yang dilakukan apabila memungkinkan,
yang menyebabkan diperbolehkannya pengecualian. Sebagai tambahan, semua persyaratan lain
yang terdapat dalam poin (f) untuk pelepasan atau penyerahan produk tidak dapat dikecualikan.
-
Kasus (13) Situasi :
Sebuah perusahaan kecil yang bergerak di bidang garmen, memiliki unit pemotongan bahan
teksil yang kemudian diserahkan kepada unit penjahitan untuk diproses. Kwalitas pemotongan
dapat diperiksa setelah seluruh tahapan pekerjaan selesai. Perusahaan ini menerapkan system
manajemen mutu dan menyatakan kesesuaian ISO 9001:2008 dengan mengecualikan sub clause
7.5.2 validasi proses untuk produksi dan penyedia jasa.
Pembahasan : Dapatkah perusahaan kecil di bidang garmen ini mengecualikan sub clause 7.5.2
validasi proses untuk produksi dan penyedia jasa dalam dokumen system manajemen
terdokumentasinya dan menyatakan telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008? Perusahaan
diperbolehkan melakukan pengecualian sub clause 7.5.2 asalkan perusahaan dapat memeriksa
hasil pemotongan untuk menentukan kesesuaian atau ketidak sesuaian dengan spesifikasi yang
ditentukan.
-
Kasus (14) Situasi :
Sebuah perusahaan konsultan XYZ menyediakan jasa pelatihan untuk orang yang belum bekerja
yang ingin meningkatkan keterampilan mereka. Suatu saat perusahaan XYZ mengadakan
pelatihan yang didalam prosesnya peserta mempraktekkan penggunaan dari alat ukur sederhana
seperti penggaris. Produk dari perusahaan XYZ adalah berupa pengembangan keterampilan
peserta, bukan berupa barang yang dihasilkan peserta selama pelatihan. Perusahaan ini
menyatakan telah menerapkan system manajemen mutu dan menyatakan kesesuaian ISO
9001:2008 dengan mengecualikan sub clause 7.6 pengendalian peralatan pemantauan dan
pengukuran.
Pembahasan :
Dapatkah perusahaan XYZ mengecualikan sub clause 7.6 dalam dokumen system manajemen
terdokumendasinya dan menyatakan telah memenuhi persyaratan ISO 9001:2008? Dalam kasus
ini, contoh alat ukur yang telah dipergunakan (misalnya penggaris) bukanlah hal yang tepat
untuk dijadikan focus alasan saat memutuskan pengecualian untuk sub clause 7.6. Perusahaan
XYZ boleh saja melakukan pengecualian sub clause 7.6(a) s/d (e), apabila dapat dibuktikan
bahwa peralatan ukur sederhana yang digunakan tidak harus dalam keadaan terkalibrasi saat
digunakan. Apabila kasusnya alat kegiatan atau aktivitas yang dilakukan memerlukan alat ukur
terkalibrasi, dan sub clause 7.6 tidak dapat dikecualikan, perusahaan XYZ harus membekali
pesertanya dengan pelatihan pengecekan akurasi alat ukur yang mereka gunakan. Sebagai
kesimpulan, sub clause 7.6 tidak dapat dikecualikan secara keseluruhannya, kecuali sebagian
saja.
-
Kasus (15A) Situasi :
Contoh berikut menggambarkan persoalan yang umum dihadapi perusahaan multinasional saat
menerapkan ISO 9001:2008 pada setiap lini. PT.DEM adalah perusahaan yang mendesain,
memproduksi, menjual, mendistribusikan, dan memberikan jasa servis untuk produk televise di
seluruh dunia. PT.DEM menjual produknya pada outlet-outlet yang langsung menjual televisi
tersebut kepada pengguna produk langsung (end user). Kepala bagian bertanggung jawab atas
seluruh manajemen mutu, semua fungsi pembelian dan penjualan serta kontrak distribusi untuk
pengoperasinya di seluruh dunia. Bidang usaha PT.DEM meliputi desain, sub pabrik perakitan,
pusat manufaktur, dan pusat distribusi. Manajemen PT.DEM memutuskan untuk
mengimplementasikan ISO 9001:2008 pada semua unit perlu disertifikasi. Sebagai tambahan,
semua unit harus memenuhi kebijakan mutu perusahaan, yang berbunyi : untuk memberikan
pelanggan PT.DEM produk dan pelayanan yang mereka butuhkan dan harapkan, serta untuk
perbaikan berkelanjutan sebagai pelaksanaan system manajemen terdokumentasi. Sebagai
catatan adalah :
1). Dengan tujuan untuk menyederhanakan contoh organisasi yang kommpleks, jumlah pusat
pelayanan dan pabrik untuk setiap unit yang sama dijadikan satu (pusat desain, sub pabrik
perakitan, pusat manufaktur, dan pusat distribusi).
2). ISO 9001:2008 memperbolehkan pengecualian persyaratan yang berhubungan dengan clause
7, selama pengecualian itu tidak mempengaruhi kemampuan organisasi atau selama dapat
mempertanggung jawabkan stabilitas produk yang diterima pelanggan, dan dapat memenuhi
peraturan serta perundangan yang ditetapkan.
3). Saat mengapplikasikan clause 1.2 pada perusahaan multinasional yang kompleks (dalam hal
ini PT.DEM), kita harus mempertimnbangkan pelanggan perusahaan akhir (end user) yang
membeli produk PT.DEM dari distributor. Sedangkan pelanggan internal adalah masing masing
unit yang saling berhubungan langsung (misalnya : pelanggan pusat desain adalah bagian
perakitan dan produksi).
-
Kasus (15B) Situasi :
Pusat Manufaktur PT. ANB menerima pesanan kantor pusat, kemudian produk yang telah sesuai
pesanan disampaikan pada pusat distribusi (PT. AMP). Semua aspek persyaratan ISO 9001:2008
telah dipenuhi oleh bagian manufaktur, kecuali untuk persyaratan desain dan pengembangan
produk. Hal itu dilakukan oleh bagian manufaktur karena tanggung jawabnya tidak termasuk
desain produk. Bagian Manufaktur menyatakan pengecualian sub clause 7.3 desain dan
pengembangan dalam panduan mutunya, selama :
a). Pelanggannya adalah kantor pusat PT.DEM yang bertanggung jawab atas pemesanan kepada
bagian manufaktur.
b). Kantor pusat PT.DEM bertanggung jawab atas pemenuhan persyaratan sub clause 7.3 di
bagian desain.
Pembahasan : Bolehkah bagian manufaktur mengecualikan sub clause 7.3 dan kesesuaian dengan
persyaratan ISO 9001:2008? Pengecualian tersebut diperbolehkan, selama kantor pusat sebagai
pelanggan melakukan pemesanan dengan menyertakan desain dari bagian desain. Dan kantor
pusat bertanggung jawab untuk memastikan bagian desain telah memenuhi persyaratan ISO
9001:2008 khususnya sub clause 7.3 bagian manufaktur mengkhususkan bahwa pelanggannya
adalah kantor pusat, maka semua sertifikat kesesuaian yang berhubungan dengan kegiatan
manufaktur hanya ditujukan untuk bagian internal perusahaan, tidak sampai pada pelanggan
eksternal PT.DEM, yaitu pembeli, sebagai end user.
-
Kasus (15C) Situasi :
Kantor pusat PT.DEM mendistribusikan produknya kepada end user melalui distributor.
Organisasi telah menerapkan ISO 9001:2008 dalam sistem manajemen di kantor pusat, dan
meminta semua cabang menerapkan ISO 9001:2008. Saat ini unit yang belum menerapkan
sistem manajemen mutu hanyalah bagian desain. Dalam prosedur mutunya dinyatakan bahwa
semua bagian dalam perusahaan telah menerapkan sistem manajemen mutu sesuai ISO
9001:2008 tanpa terkecuali.
Pembahasan : Bolehkah PT. DEM menyatakan bahwa perusahaannya telah memenuhi
kesesuaian terhadap persyaratan ISO 9001:2008? Setiap organisasi kompleks seperti PT.DEM
harus berhati-hati dalam membuat pernyataan bahwa sistem manajemen terdokumentasinya telah
memenuhi kesesuaian terhadap ISO 9001:2008. Perusahaan bertanggung jawab untuk memenuhi
semua persyaratan yang diminta ISO 9001:2008 yang berpengaruh langsung pada pemenuhan
kepuasan pelanggan, serta peraturan dan perundangan yang berlaku. Selain itu, untuk dapat
menyatakan kesesuaian dengan ISO 9001:2008, perusahaan harus yakin bahwa semua unit atau
bagian yang relevan juga telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh ISO 9001:2008.
Masing masing bagian boleh saja mengecualikan clause 7, asal harus diperjelas bahwa
pelanggannya adalah bagian atau unit lain didalam perusahaan tersebut, bukan end user.