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Tecnologas de informacin y el desarrollo contable

moderno de las empresas comerciales de Trujillo

Information technologies and the modern accounting


development of business enterprises of Trujillo

Juan Carlos Miranda Robles1

RESUMEN
En el presente trabajo se estudiaron aspectos fundamentales del uso de las tecnologas de informacin en los
quehaceres contables y su incidencia en las empresas comerciales de la provincia de Trujillo e indagar sobre el
uso y aplicacin de las tecnologas de informacin en la contabilidad. La finalidad fue establecer una propuesta
para el uso de las tecnologas de informacin en las empresas comerciales de Trujillo. Los avances tecnolgicos
han formado parte de las etapas de desarrollo de las empresas comerciales de los pases modernos y capitalizados
desde hace muchos aos; son los que han ocasionado muchos de los cambios por los cuales, actualmente atra-
viesan muchos de los pases subdesarrollados en busca de alcanzar una mejor competitividad.
Palabras clave: Tecnologas de Informacin, software, hardware, red privada virtual.

ABSTRACT
This study explores key aspects of the use of information technology in accounting chores and their impact on
business enterprises in the province of Trujillo, and the use and application of information technology in
accounting is also investigated. The aim was to give a proposal for the use of information technologies in
business enterprises of Trujillo. Technological advances have been part of the development stages of business
enterprises and capitalized modern countries for many years are what have caused many of the changes for
which, currently facing many underdeveloped countries seeking to achieve improved competitiveness.
Key words: Information technology, software, hardware, virtual private network.

1 Contador Pblico Colegiado. Ingeniero de Sistemas. Magister en Educacin.

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Juan Carlos Miranda Robles

INTRODUCCIN Programa de Declaracin Telemtica (PDT). Es un


programa fiscal que la Superintendencia de Administra-
El presente estudio tuvo como finalidad conocer
cin Tributaria pone a disposicin de los contribuyentes
cmo se est realizando la contabilidad con el uso de tec-
para fines de declaraciones y pagos de impuestos.
nologas de informacin a nivel de las empresas comer-
ciales de la provincia de Trujillo, para contribuir al desa- Red Privada Virtual (VPN). Es una tecnologa de
rrollo contable de esta ciudad y del pas, as como tam- red que permite la extensin de la red local sobre una red
bin reflejar los cambios que se han realizado a nivel tec- pblica o no controlada, como por ejemplo Internet.
nolgico que han afectado el proceso contable moderno (O'brien, 2001).
en las empresas. Identificador de Radiofrecuencia (RFID). Es un sis-
La metodologa involucr un anlisis de enfoques, de tema de almacenamiento y recuperacin de datos remo-
cmo las tecnologas de informacin han incidido plena- to que usa dispositivos denominados etiquetas, trans-
mente en el quehacer contable, a travs de sistemas de pondedores o tags RFID. El propsito fundamental de
informacin gerencial que se han implantado en las reas esta tecnologa es transmitir la identidad de un objeto (si-
estratgicas de las empresas, a esto, se suma una serie de milar a un nmero de serie nico), mediante ondas de
factores, como la innovacin tecnolgica y la evolucin radio. Las tecnologas RFID se agrupan dentro de las
de internet que compromete significativamente la ges- denominadas Auto ID (automatic identification, o identi-
tin de las empresas y su desarrollo a travs de la gerencia ficacin automtica).
y sus departamentos contables, que conllevan a una
Red Local. Una red de rea local, red local o LAN
mejor prctica para el progreso empresarial.
( Local Area Network) es la interconexin de varios
Todo ello ha influenciado en la forma cmo las
ordenadores y perifricos. Su extensin est limitada
empresas de Trujillo, sobre todo las empresas comercia-
fsicamente a un edificio o a un entorno de 200 metros,
les, deben responder a este nuevo entorno; de tal mane-
pero que con repetidores puede alcanzar la distancia de
ra, que les permita afrontar y adaptarse a los cambios del
1 kilmetro. Su aplicacin ms extendida es la interco-
mundo actual, inmerso en el proceso de la globalizacin.
nexin de ordenadores personales y estaciones de tra-
Uno de los grandes cambios que ha propuesto el estado es
bajo en oficinas, fbricas y otros para compartir recur-
el uso de su programa el PDT y la planilla electrnica, un
sos e intercambiar datos y aplicaciones. En definitiva,
cambio sustancial que se ha reflejado en el uso de compu-
permite que dos o ms mquinas se comuniquen. (Ken-
tadoras y tecnologas de informacin para las empresas
neth, 2002).
de nuestro medio y por ende un cambio en la forma de
hacer contabilidad. Internet. Es un conjunto descentralizado de redes de
comunicacin interconectadas, que utilizan la familia de
Nuevas tecnologas aplicadas protocolos TCP/IP, garantizando que las redes fsicas
a la contabilidad heterogneas que la componen funcionen como una red
lgica nica, de alcance mundial. Sus orgenes se remon-
Actualmente existen tecnologas de informacin tan a 1969, cuando se estableci la primera conexin de
como son las que describimos a continuacin: computadoras, conocida como ARPANET, entre tres
Software Adquirido. Se encuentran en el mercado, universidades en California y una en Utah, Estados Uni-
como los ofertados a travs de internet o empresas del dos. (Kenneth,2002).
medio: sumerius, contasis, siscont y otros. Estos progra-
mas no pueden ser modificados. MATERIAL DE ESTUDIO
Software Desarrollado. Se desarrolla exclusivamen-
te para los fines que persigue una empresa, sus desarrolla- Poblacin
dores lo hacen exclusivamente para el control particular
que tiene la organizacin. Estuvo constituida por todas las empresas comercia-
Planificacin de Recursos Empresariales (ERP). les formales de la ciudad de Trujillo, correspondiente al
Son sistemas de informacin gerenciales que integran y ao 2008.
manejan muchos de los negocios asociados con las opera-
Muestra
ciones de produccin y de los aspectos de distribucin de
una compaa comprometida en la produccin de bienes Se consideraron 25 empresas comerciales formales y
o servicios. (O'brien, 2001). representativas de la ciudad de Trujillo.

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Tecnologas de informacin y el desarrollo contable moderno de las empresas comerciales de Trujillo

RESULTADOS 5. El software que utiliza es adquirido, desarrollado o


Se realiz una encuesta con preguntas cerradas para ERP?
averiguar las medidas que habran adoptado algunas de Segn los resultados para esta pregunta, 17 de las
las empresas comerciales de Trujillo, para solucionar sus empresas, que utilizan software contable, manejan
problemas contables. software adquirido; solamente 7 empresas se han
preocupado por desarrollar su propio software y 2 uti-
1. Ha evaluado el Departamento de Contabilidad los
lizan un ERP. Esto concuerda con que la mayora de
sistemas y equipos con los que cuenta la Empresa
las empresas utilizan software adquirido por el bajo
en cuanto a capacidad para generar su informacin
costo. Las empresas que desarrollan su propio softwa-
contable?
re lo realizan por que tienen mayor capacidad econ-
De acuerdo a la encuesta realizada, se determin que mica y los que utilizan ERP son empresas que apues-
del total de las 25 empresas, 22 empresas se han preo- tan por modelos previamente definidos, aceptando
cupado por evaluar las capacidades de sus equipos, que los costos que incurren es justificable para un
existiendo 5 empresas que no lo han hecho, esto se mejor control de la organizacin.
podra atribuir a que actualmente las empresas se
estn amoldando a los avances tecnolgicos para apli- 6. Sobre el uso de tecnologas de informacin en su
carlos a su gestin contable y estn pendientes de la contabilidad. Qu puede opinar?
aparicin de nuevas tecnologas de informacin. La pregunta fue estrictamente realizada para los
Otro factor es que el costo sea asequible para las gerentes, 17 de los cuales opinaron que ha mejorado
empresas. notablemente la gestin de su informacin, 5 que su
informacin sigue igual; y 2 de ellos que est peor. Se
2. Utiliza un software de contabilidad para las opera-
incidi en las respuestas de estos ltimos y el resulta-
ciones de la empresa?
do fue que la aplicacin del software que realizaron en
Del total de las 25 empresas encuestas, 24 si utilizan sus empresas fueron desastrozas, debido a la no capa-
software de contabilidad y una no, llevando una con- citacin de los usuarios.
tabilidad manual. De esto se deduce que las empresas
estn insertando a las tecnologas de informacin 7. En qu medida utiliza internet?
especialmente para su departamento de contabili- Se determin que del total de empresas que utilizan
dad; lo que es concordante con la mayor oferta de soft- internet, 24 lo hacen para fines tributarios, es decir,
ware que existe en el mercado local y el bajo costo que slo para hacer las declaraciones juradas mensuales,
implica su adquisicin. 2 slo para su gestin contable. Al corroborar esta
respuesta se percibi que utilizaban un sistema basa-
3. El software de contabilidad que utiliza es total-
do en un VPN, con la cual se comunicaban perma-
mente integrado?
nentemente con sus sucursales, teniendo su infor-
Del total de las 24 empresas que utilizan software de macin en lnea; y 15 de las empresas slo tenan
contabilidad, 17 no llevan un software de contabili- una pagina web para fines publicitarios, sin ninguna
dad totalmente integrado y 7 de ellas si lo hacen. De incidencia contable a travs de internet.
esto se deduce que el uso del software para la contabi-
lidad no se est utilizando de manera adecuada, por lo 8. Que tecnologas utilizan las empresas de
que las empresas no pueden tener el control total de Trujillo?
sus operaciones. Una de las principales deducciones a lo que se ha lle-
4. Utiliza internet para sus operaciones contables? gado es que la mayora utiliza internet slo para efec-
De las 25 empresas, 13 de ellas manifestaron que uti- tos tributarios. Se estn utilizando las redes locales y
lizan internet para sus operaciones contables y 12 de software adquirido por su bajo costo, pero existen 2
ellas no. De las empresas que no utilizan internet para tecnologas que no se utilizan adecuadamente y se
sus operaciones contables, se ha podido determinar debe a que el ERP aun su costo es alto; y el VPN las
que lo hacen solamente para establecer comunicacio- empresas no conocen sus bondades del VPN. Tam-
nes entre sus clientes y proveedores, en cambio los bin se debe mencionar que el RFID es una tecnolo-
que utilizan internet para sus operaciones contables ga que se adecua a las empresas de retail pero an no
lo hacen a travs de la de un sistema de contabilidad se implanta por el alto costo.
colgado en una pagina web. Observe la figura 1 de la siguiente pgina.

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Juan Carlos Miranda Robles

Figura 1. Grado de utilizacin de tecnologas de informacin por las empresas de Trujillo.

DISCUSIN quier imprevisto. Segn los resultados obtenidos en la


encuesta, se percibe que las empresas todava no se han
De acuerdo a la informacin documental que prece-
preocupado por designar a las personas que enfrenten la
de, las empresas de Trujillo estn utilizando tecnologas
problemtica con seriedad, lo que podra acarrear en un
de informacin para efectos de su informacin contable,
futuro prdidas de dinero y, lo ms preocupante, prdida
administrativa y financiera; sin embargo, se debe tener
de informacin, la cual puede ser muy perjudicial para la
en cuenta aspectos como:
empresa.
Crear conciencia de la importancia de las tecno-
Nuestra ciudad, a pesar de ser prspera y estar en vas
logas de informacin en los departamentos de
de desarrollo, ha incrementado el comercio con empre-
contabilidad.
sas internacionales, que estn usando tecnologas de
Usar internet como medio para gestionar de mane- informacin en sus quehaceres comerciales y contables.
ra eficiente la informacin contable. Algunos empresarios han mostrado inters a este proble-
Concientizar a todo el personal para el uso ade- ma, para poner en prctica modelos que mejoren sus pro-
cuado de tecnologas de informacin. cesos y su informacin como se ha podido corroborar en
Ejecutar el proceso de adecuacin dentro de las el resultado de que las empresas han evaluado su depar-
reas que as lo ameriten. tamento de contabilidad para generar su informacin
Entrenar al personal. contable.
Las empresas, en materia de recursos humanos, capa-
citan a su personal para enfrentar la competitividad CONCLUSIN
empresarial y el entorno macroeconmico. As, de acuer- Las empresas de la provincia de Trujillo se han preo-
do a las respuestas brindadas por las 25 empresas comer- cupado por evaluar las capacidades de sus equipos para
ciales encuestadas, se deduce que una parte considerable generar informacin en su departamento de contabili-
ha decidido enfrentar la problemtica informtica dad; asimismo estn utilizando software de contabilidad
actual. para sus operaciones contables, existiendo una mnima
A pesar de que muchas compaas no han tomado las cantidad de empresas que no; aunque el software mayor-
medidas necesarias, por lo menos se ha preocupado en mente utilizado no es integrado. El software que se utiliza
actualizar su hardware y su software. mayormente son el adquirido, por su bajo costo; sin
Sin embargo, lo ms importante no es actualizar los embargo, la tendencia a las ERP an no estn definidas
sistemas y los equipos, sino estar preparados para cual- en las empresas de Trujillo.

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Tecnologas de informacin y el desarrollo contable moderno de las empresas comerciales de Trujillo

Las empresas opinan que el uso de Tecnologas de REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS


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