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GEO

Gua redactar
especificaciones
Segn las Normas del Construction
Specification Institute C.S.I USA y C.S.C
Canada
Ingeniero Marcelo Rubn Defiori
08/02/2011

Gua para la creacin de especificaciones maestras y propietarias de proyectos de construccin


TABLA DE CONTENIDOS

1. OBJETIVOS.............................................................................................................. 2
2. ESTILO ..................................................................................................................... 2
3. PALABRAS Y SIGNIFICADOS ............................................................................. 4
4. CUANDO ESCRIBIR ESPECIFICACIONES ......................................................... 5
5. DESARROLLO ESPECIFICACIONES DE PROYECTO ..................................... 6
6. DIVISIONES DEL MASTERFORMAT 2010 ......................................................... 6
7. METODOS DE ESPECIFICACION ........................................................................ 9
8. FORMATO DE SECCION (divisin 02 a 48) ....................................................... 10
9. NUMERACION DE SECCION ............................................................................. 10
10. FORMATO DE PGINA ....................................................................................... 10
11. PROCEDIMIENTO PARA ESPECIFICAR ........................................................... 11

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Gua para escribir especificaciones tcnicas
1. OBJETIVOS
a. La especificacin de un proyecto tiene muchos objetivos

1. Es un registro de caractersticas de diseo

2. Es una herramienta para licitacin

3. Es una herramienta para la gestin del proyecto

4. Es un instrumento contractual que define las obligaciones de las partes

5. Es un manual de construccin, operacin y mantenimiento

6. Es el documento que complementa los planos y planillas

b. Esta gua define lineamientos para escribir especificaciones tcnicas claras,


concisas, lgicas y sin repeticiones segn los lineamientos del Construction
Specification Institute CSI.

2. ESTILO
a. El estilo es la base de la legibilidad, asegurando que el texto sea relevante y lo
suficientemente claro, como para ser comprendido por el lector.

b. El estilo implica el cumplimiento con algunas reglas de especificacin como la


claridad, precisin, no repeticin, brevedad y lgica.

1. Claridad:

a. Implica usar el vocabulario sencillo, tcnico, evitando el uso de


sinnimos para hacer el texto ms interesante.

b. Las palabras sern seleccionadas de modo que no existan ambigedades.

c. Las frases se construirn en modo imperativo, use Proveer materiales y


mano de obra en vez de La contratista deber proveer los materiales y
la mano de obra

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d.

2. Precisin:

a. La clave para especificar es comenzar las oraciones con un verbo, por


ejemplo Presentar una muestra de cada tipo en vez de decir La
contratista deber presentar una muestra de cada tipo. Este tipo de
sentencias resultan ms claras y concisas.

b. Una opcin ms clara aun es evitar la oracin y emplear un tem, luego


dos puntos y a continuacin el requerimiento, por ejemplo: Dimensiones
del ladrillo: 12x19x33

c. Se consultar a especialistas para que verifiquen la calidad y consistencia


de los contenidos de cada seccin.

3. No repeticin:

a. Los documentos del proyecto deben ser complementarios entre s, deben


evitarse los solapamientos de contenidos.

b. Lo que se define en un lugar no se vuelve a definir en otro lugar.

c. Los planos deben indican donde se ejecutan las tareas, las dimensiones
de los elementos y los pliegos definen que productos se emplean, a que
normas responden y como se ejecutan los trabajos.

d. As como los planos no debieran contener referencias a cuestiones


administrativas, los pliegos no indicarn cuestiones que se definen en los
planos.

e. La consecuencia inevitable de la repeticin es la contradiccin

f. Evite la informacin errnea o dudosa como referencias a normas que se


desconocen.

g. No se incluirn condiciones administrativas o comerciales dentro de las


especificaciones tcnicas, salvo resulten de uso exclusivo para la seccin

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h.

4. Brevedad:

a. As como no incluira informacin redundante en los planos, tampoco lo


har en las especificaciones.

b. Mantendr las especificaciones en su mnima expresin.

c. Se especifica lo que se debe hacer y no porqu se debe hacer.

5. Lgica:

a. Las especificaciones deben seguir un patrn reconocible en todas las


secciones, es decir una estructura ordenada y predecible.

b. Se mantendr separado el contenido tcnico de los asuntos legales,


administrativos y comerciales

c. Se evitar en lo posible, hacer referencia al contratista en asuntos


puntuales, puesto que todo el documento est dirigido al contratista

d. Se indicarn los procesos de manera secuencial, como en un manual de


instrucciones.

e. Se evitarn contradicciones entre distintas partes de la documentacin

3. PALABRAS Y SIGNIFICADOS
a. Los pliegos en general contienen frases confusas que llevan a malos entendidos
y producen prdidas de tiempo y dinero tanto del contratista como del comitente,
un ejemplo seria la frase salvo que se indique lo contrario en los planos.

b. Despus de leer esta frase, el oferente tpico se preguntar a si mismo que


significa. Significa que hay un detalle en algn plano que se contradice con lo
que se acaba de especificar? Debe el oferente recorrer toda la documentacin
en busca de posibles contradicciones?

c. Si el oferente no encuentra las supuestas contradicciones, porque no existen,


entonces el tiempo de todos se habr desperdiciado intilmente.

d. Las frases que crean dudas en la mente de los oferentes por lo general conducen
a consultas, prdidas de tiempo y mayores costos.

e. A continuacin se listan algunas palabras o frases que deben evitarse.

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1. similar o equivalente (definir los productos y/o fabricantes)

2. minimizar o maximizar (definir el procedimiento)

3. asegurar o garantizar (definir el procedimiento)

4. optimizar, reducir (definir el procedimiento)

5. suficiente, aceptable, o mejor (definir que, como y cuanto)

6. reglas del arte (definir el procedimiento)

f. Se emplearn expresiones precisas que permitan a los oferentes cotizar con la


menor incertidumbre posible.

g. El pliego debe reducir la discrecionalidad de la Direccin de Obra.

h. Recuerde que debe indicarle al contratista lo que debe hacerse y no porque debe
hacerse.

i. Abundar en detalles aumenta el tamao de las especificaciones sin agregar


claridad y puede conducir a la confusin.

4. CUANDO ESCRIBIR ESPECIFICACIONES


a. El proceso de escribir especificaciones debiera ser paralelo con la etapa de
diseo para lograr una correcta complementacin entre los distintos documentos
del proyecto.

b. El especificador debe interactuar con el equipo de proyectos y coordinar las


especificaciones con los especialistas para lograr un pliego consistente,
homogneo, sin omisiones ni repeticiones.

c. En muchas organizaciones quienes escriben especificaciones son miembros del


proyecto, project managers o especialistas en pliegos.

d. Quien escriba especificaciones debe:

1. Tener conocimientos tcnicos, experiencia en licitaciones y en obra

2. Conocer los aspectos comerciales, legales, tcnicos y administrativos de los


contratos de construccin en sus diferentes modalidades

3. Tener experiencia en redaccin y edicin, ser metdico y prolijo

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4. Tener cierta jerarqua en la organizacin que le permita influir en el equipo
de proyecto y coordinar todos los actores y documentos.

5. Respetar las reglas de esta gua y los ttulos del Masterformat 2010

6. Tener la visin global del proyecto

7. Mantenerse actualizado ante los cambios de la industria de la construccin

5. DESARROLLO ESPECIFICACIONES DE PROYECTO


a. Se recomienda crear una librera de especificaciones maestras, que permitan
generar pliegos a medida, mediante la seleccin y adecuacin de contenidos.

b. Las secciones se organizarn en base al sistema de clasificacin de divisiones y


secciones Masterformat 2010 del Construction Specification Institute (CSI)

c. El especificador seleccionar y modificar las especificaciones maestras


tomando en cuenta las necesidades del proyecto.

d. Todo lo que no aplique al proyecto ser eliminado de las especificaciones del


proyecto

e. Cada proyecto traer consigo la necesidad de revisar lo existente, actualizarlo y


desarrollar nuevas secciones, esto hace que las especificaciones maestras estn
inmersas en un proceso de mejora continua

6. DIVISIONES DEL MASTERFORMAT 2010


a. Las divisiones han sido agrupadas en 5 subgrupos

1. REQUERIMIENTOS GENERALES (divisin 01)

2. CONSTRUCCION DE INSTALACIONES (divisin 02 a 19)

3. SERVICIOS DE INSTALACIONES (divisin 20 a 29)

4. LOCACION E INFRAESTRUCTURA (divisin 30 a 39)

5. EQUIPAMIENTO DE PROCESOS (40 a 49)

b. LISTADO DE DIVISIONES

1. GENERAL REQUIREMENTS SUBGROUP

Division 01 General Requirements

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2. FACILITY CONSTRUCTION SUBGROUP

Division 02 Existing Conditions

Division 03 Concrete

Division 04 Masonry

Division 05 Metals

Division 06 Wood, Plastics, and Composites

Division 07 Thermal and Moisture Protection

Division 08 Openings

Division 09 Finishes

Division 10 Specialties

Division 11 Equipment

Division 12 Furnishings

Division 13 Special Construction

Division 14 Conveying Equipment

Division 15 Reserved

Division 16 Reserved

Division 17 Reserved

Division 18 Reserved

Division 19 Reserved

3. FACILITY SERVICES SUBGROUP

Division 20 Reserved

Division 21 Fire Suppression

Division 22 Plumbing

Division 23 Heating, Ventilating, and Air Conditioning

Division 24 Reserved

Division 25 Integrated Automation

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Division 26 Electrical

Division 27 Communications

Division 28 Electronic Safety and Security

Division 29 Reserved

4. SITE AND INFRASTRUCTURE SUBGROUP

Division 30 Reserved

Division 31 Earthwork

Division 32 Exterior Improvements

Division 33 Utilities

Division 34 Transportation

Division 35 Waterway and Marine Construction

Division 36 Reserved

Division 37 Reserved

Division 38 Reserved

Division 39 Reserved

5. PROCESS EQUIPMENT SUBGROUP

Division 40 Process Integration

Division 41 Material Processing and Handling Equipment

Division 42 Process Heating, Cooling, and Drying Equipment

Division 43 Process Gas and Liquid Handling, Purification, and Storage


Equipment

Division 44 Pollution Control Equipment

Division 45 Industry-Specific Manufacturing Equipment

Division 46 Reserved

Division 47 Reserved

Division 48 Electrical Power Generation

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Division 49 Reserved

c. Los ttulos del Masterformat versin 2010 se encuentran parcialmente traducidos


al espaol en el documento Ttulos Masterformat 2010 Ingls - Espaol.xls.

7. METODOS DE ESPECIFICACION
a. Hay dos mtodos para especificar contenidos tcnicos, dependiendo de la
seccin el especificador deber seleccionar el que resulte ms adecuado.

b. Los mtodos son:

1. Por performance

a. El mtodo se basa en establecer cules son los resultados requeridos para


el producto sin importar cuales sean los mtodos y materiales empleados
para conseguirlo.

b. Esto si bien favorece la innovacin y la competencia, tiene la desventaja


de que los mtodos de verificacin de la performance son muy costosos y
difciles de emplear, por lo tanto este mtodo queda reservado para los
casos en los cuales el costo de la verificacin lo permita o el mtodo sea
el mas adecuado.

2. Por prescripcin

a. El mtodo se basa en la definicin de cada producto y cada paso del


proceso para obtener el producto o servicio deseado.

b. Es el mtodo recomendado para la mayora de las secciones en las que se


intervienen productos genricos en los cuales no se destaca una marca en
particular.

c. Dentro de este mtodo hay variantes:

1. Prescripcin descriptiva (detalla todo lo que se pretende, que


materiales y procesos deben emplearse)

2. Prescripcin por referencia (se hace referencia a una norma, manual u


otro documento que define el procedimiento constructivo)

3. Prescripcin por marca (se define un producto o lista de productos


aceptables a emplear)

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d. Cuando se especifica por referencia a normas, manuales de producto u
otros documentos, se corre el riesgo de que la redaccin del documento
referido no sea suficientemente claro y preciso como para que el oferente
pueda cotizar correctamente su oferta. Incluso puede ocurrir que el
documento al que se hace referencia pueda entrar en contradiccin con
las especificaciones del proyecto.

e. Cuando se especifica por marca se logra una especificacin perfecta,


aunque es muy restrictivo. Este mtodo se justifica cuando se pretende
cierto grado de esttica y calidad por ejemplo en aberturas, herrajes,
artefactos, griferas, solados.

f. En ciertas circunstancias conviene que el especificador defina algunas


marcas y productos alternativos siempre que se pueda debe definir al
menos tres marcas.

8. FORMATO DE SECCION (divisin 02 a 48)


a. Las secciones respetan el formato reconocido internacionalmente consistente en
tres partes, General, Productos y Ejecucin.

b. Consultar el documento PLANTILLA FORMATO DE SECCION CSI.doc, esta


plantilla responde al modelo de Seccin definido por el CSI, para ver un ejemplo
consultar el documento SECCION 04 21 00 EJEMPLO.doc

9. NUMERACION DE SECCION
a. La numeracin dentro de la seccin tiene un estndar que reserva nmeros para
los dos primeros niveles y luego alterna letras y nmeros. Consultar el
documento SECCION 04 21 00 EJEMPLO.doc

10. FORMATO DE PGINA


a. Tamao de pgina: A4

b. Fuente, estilo y tamao del texto: Times New Roman, Tamao 12

c. Mrgenes: Izquierdo 2,5 cm, Derecho 2,0 cm, Inferior 3,5 cm y Superior 3,5

d. Interlineado 1,5 lneas

e. Impresin a doble cara

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f. Numeracin de pgina: Cada seccin comienza por la pgina 1

g. Pie de pgina: Se indicar la fecha de creacin de la seccin, el nmero de la


seccin y el nmero de pgina, en un segundo rengln, en maysculas el nombre
de la seccin. En la ltima pgina debe colocarse la leyenda FIN DE LA
SECCION

h. Encabezado: Contendr el nombre de la organizacin y el nombre del proyecto y


datos que identifiquen la licitacin.

i. Para ver el modelo PLANTILLA FORMATO DE SECCION CSI.doc

11. PROCEDIMIENTO PARA ESPECIFICAR


a. Usar el documento Plantilla de Seccin.doc

b. Leer y aprender la divisin 00, que incluye y que no.

c. No repetir en la seccin lo que ya est definido la divisin 00

d. Identificar la seccin del Masterformat en la cual clasifica el contenido a


desarrollar.

e. Crear la seccin en castellano y actualizar el archivo: Ttulos Masterformat 2010


Ingls - Espaol Maestro.xls

f. Identificar las secciones relacionadas

g. Secciones relacionadas son aquellas que tienen materiales y/o procesos definidos
y que son necesarios para la seccin que se desarrolla.

h. Mantener las secciones relacionadas al mnimo indispensable para que se


comprenda completamente la seccin.

i. Identificar la normativa que aplica a la seccin, por ejemplo: CIRSOC 303


Estructuras livianas de acero

j. Identificar todos los materiales a emplear y sus caractersticas o marcas

k. Copiar la plantilla y pegarla en la carpeta correspondiente a la divisin en la que


se desarrolla la seccin.

l. Cambiar el nombre del archivo por el nombre de la seccin, por ejemplo: 05 10


00 Estructuras metlicas.

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m. Abrir el archivo y desarrollar los contenidos segn el proceso que se describe a
continuacin.

n. Proceso de desarrollo de contenidos en la Seccin:

1. Tomar un borrador que contenga especificaciones actualizadas

2. Seleccionar prrafos del borrador, pintarlos de algn color para identificar el


prrafo como copiado y proceder a copiado y pegado del mismo en la
seccin.

3. Formatear el prrafo que acaba de pegar.

4. Numerar el prrafo que acaba de pegar.

5. Continuar copiando y pegando prrafos desde el borrador a la seccin, hasta


transportar todos los prrafos.

6. En la seccin, hacer los cambios de estilo y redaccin de acuerdo a las


recomendaciones de esta gua.

7. Eliminar los que no use y lo que no corresponda

8. Verificar que se definan por lo menos:

1. Lo que incluye la seccin

2. Las normas de aplicacin

3. Los requerimientos: planos y muestras

4. Las secciones relacionadas (aquellas a las que se hace referencia en la


seccin)

5. Los materiales y productos que se emplean

6. Los procesos de ejecucin

9. Numerar correctamente la seccin

10. Si la especificacin es Maestra, incluir notas que ayuden al especificador a


crear especificaciones particulares.

11. Si la especificacin es particular para un proyecto, eliminar todo lo que no


corresponda al proyecto, atendiendo las notas al especificador.

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12. Comenzar las oraciones con un verbo, por ejemplo Colocar reglas
metlicas en vez de Se colocarn reglas metlicas

13. Evitar la frase El Contratista deber, pues todo el pliego est dirigido al
Contratista

14. Evitar la frase Salvo que se indique lo contrario en otro documento o en


planos, esto confunde a los oferentes.

15. En caso de indefinicin, la cuestin se define en planos o planillas.

16. Usar oraciones cortas, es decir a lo sumo 3 renglones.

17. No especificar asuntos administrativos o comerciales dentro de las secciones


del 01 al 48.

18. Mantener actualizados los siguientes documentos:

1. Indice de divisiones y secciones creadas.xls

2. Ttulos Masterformat 2010 Ingls Espaol.xls

FIN DE LA GUIA

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