Anda di halaman 1dari 28

BUKU INFORMASI

MEMBUAT LAPORAN PELAKSANAAN


KONTRAK PENGADAAN BARANG/JASA

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH


DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA
DIREKTORAT PELATIHAN KOMPETENSI
Jl. Epicentrum Tengah Lot 11B, Jakarta
2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI --------------------------------------------------------------------------------------

BAB I PENDAHULUAN ------------------------------------------------------------------------


A. Tujuan Umum ---------------------------------------------------------------------
B. Tujuan Khusus --------------------------------------------------------------------

BAB II PERSIAPAN PENYUSUNAN LAPORAN -----------------------------------------------

BAB III JENIS DAN TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN

BAB IV PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN ------------------------------------------

DAFTAR PENYUSUN -----------------------------------------------------------------------------

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 3


Halaman: 3 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

BAB I
PENDAHULUAN

A. Tujuan Umum
Setelah mempelajari modul ini peserta latih diharapkan mampu meembuat laporan
pelaksanaan kontrak.

B. Tujuan Khusus
Adapun tujuan mempelajari unit kompetensi melalui buku informasi Membuat
laporan pelaksanaan kontrak ini guna memfasilitasi peserta latih sehingga pada
akhir pelatihan diharapkan memiliki kemampuan sebagai berikut:
1. Membuat persiapan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/Jasa yang
meliputi kegiatan menjelaskan pengertian dan ruang lingkup laporan
pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa sebagai bagian dari pelaksanaan
pengadaan barang/jasa secara komprehensif merujuk kepada peraturan
perundangan dan kebijakan terkait yang berlaku; menidentifikasi Jenis-jenis
laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa secara lengkap sesuai
dengan ketentuan yang berlaku; mempersiapkan materi laporan terkait dengan
masing-masing jenis laporan secara lengkap sesuai ketentuan yang berlaku
menentukan prosedur dan mekanisme penyusunan serta distribusi laporan
pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa secara tepat.
2. Membuat laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang meliputi kegiatan
mempersiapkan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa beserta
lampirannya dipersiapkan dengan cermat dan lengkap sesuai dengan ketentuan;
Menyampaikan laporan pelaksanaan kontrak pengadaan barang/jasa
disampaikan secara tepat dan cepat kepada pejabat yang berwenang sesuai
dengan ketentuan. Mendokumentasikan penyusunan laporan pelaksanaan
kontrak pengadaan barang/jasa didokumentasi secara lengkap dengan
menggunakan format dan prosedur yang berlaku.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 4


Halaman: 4 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

BAB II
PERSIAPAN PENYUSUNAN LAPORAN

Pengertian Laporan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kata laporan dibentuk dari kata dasar
lapor dan mendapat akhiran (sufiks) -an, yang dapat diberi arti sebagai segala sesuatu
yang dilaporkan atau pemberitahuan tentang sesuatu.
Salah satu bentuk komunikasi adalah laporan tertulis. Tiap bagian/departemen
melaporkan segala aktivitasnya pada manajemen agar tercipta kecepatan arus informasi
untuk memudahkan pengambilan keputusan. Laporan digunakan sebagai dasar
perencanaan, pengendalian, pengaturan tugas, menggerakkan sumber daya,
pengambilan keputusan dan sebagainya.
Kemampuan untuk menyusun suatu laporan yang efektif sangat dibutuhkan.
Menyeleksi informasi untuk disusun sebagai suatu laporan sangat penting. Laporan yang
disusun secara cepat dan tepat merupakan informasi yang dapat dipakai untuk
menyusun kegiatan lanjutan dan pengambilan keputusan bagi manajemen.
Siswanto (1982) memberikan batasan laporan yaitu sebagai informasi tertulis yang
dimaksudkan sebagai pertanggungjawaban atas sesuatu penugasan. Laporan juga dapat
dikatakan sebagai suatu dokumen yang disampaikan atau menyampaikan informasi
mengenai sebuah masalah yang telah atau tengah diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta
yang diarahkan kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil (Keraf, 1993).
Sejalan dengan pendapat Keraf, Parera (1987) mengemukakan, laporan pada
dasarnya suatu bentuk penyampaian dan perjanjian fakta-fakta dan pemikiran guna
tindakan. Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa laporan merupakan
suatu bentuk penyampaian dan penyajian hasil kegiatan baik secara lisan maupun
tertulis atau dokumen berupa fakta-fakta yang dimanfaatkan guna mengambil sebuah
keputusan atau tindak lanjut bagi seseorang atau lembaga atau instansi tertentu.
Laporan mempunyai peranan yang penting pada suatu organisasi karena dalam
suatu organisasi dimana hubungan antara atasan dan bawahan merupakan bagian dari
keberhasilan organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antara perseorangan dalam
suatu organisasi baik yang berupa hubungan antara atasan dan bawahan, ataupun
antara sesama karyawan yang terjalin baik maka akan bisa mewujudkan suatu sistem
Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 5
Halaman: 5 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

delegation of authority dan pertanggungjawaban akan terlaksana secara efektif dan


efesien. Kerjasama diantara atasan bawahan bisa dilakukan, dibina melalui komunikasi
baik komunikasi yang berbentuk lisan maupun tulisan.

Dari uraian diatas bisa diketahui pentingnya laporan bagi perusahaan. Apa yang menjadi
manfaat laporan adalah sebagai berikut :
1) Merupakan perwujudan dari tanggungjawab pelapor terhadap tugas yang
dilimpahkan.
2) Sebagai alat untuk memperlancar kerja sama dan koordinasi maupun komunikasi
yang saling mempengaruhi antar perseorangan dalam organisasi.
3) Sebagai alat untuk membuat anggaran, pelaksanaan, pengawasan, pengendalian
maupun pengambilan keputusan.
4) Sebagai alat untuk menukar informasi yang saling dibutuhkan dalam pekerjaan

Laporan juga berfungsi sebagai :


1) Pertanggungjawaban bagi orang yang diberi tugas.
2) Landasan pimpinan dalam mengambil kebijakan/keputusan.
3) Alat untuk melakukan pengawasan.
4) Dokumen sebagai bahan studi dan pengalaman bagi orang lain.

Kualitas Laporan
Setiap pihak yang berkepentingan dan setiap jenjang manajemen sebagai pengguna
laporan memiliki tuntutan yang spesifik terhadap isi, bentuk, dan frekuensi laporan.
Walaupun setiap pengguna memiliki kebutuhan spesifik, namun secara umum mereka
menuntut laporan yang memenuhi delapan karakteristik standar kualitas berikut ini :
1) Langsung
Pembaca laporan menghendaki penyajian hasil pengawasan yang terus terang
dan faktual. Oleh karena itu, kalimat yang bertele-tele akan menjengkelkan
pembaca yang ingin segera mengetahui ksimpulan dan rekomendasi. Laporan
langsung dapat menggunakan kalimat pembuka yang konklusif, judul yang
informatif, serta lebih dahulu menyajikan poin utama.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 6


Halaman: 6 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

2) Ringkas
Laporan yang ringkas tetapi mengemas ide pokok lebih banyak berbicara daripada
penjelasan yang panjang lebar yang menjelaskan seluruh pemikiran secara detail.
Laporan ringkas yang berkualitas dihasilkan dari pembatasan detail, pemilihan
masalah yang signifikan, serta pengikhtisaran data pendukung.
3) Tepat
Setiap laporan harus menggunakan tekanan dan strategi yang tepat untuk
menegaskan informasi yang disajikan. Untuk menyusun laporan yang tepat,
penulis harus memahami minat pembaca, memilih penekanan yang sesuai, serta
menyajikan informasi yang relevan dan valid.
4) Meyakinkan
Laporan hasil pengawasan harus relevan dengan kegiatan organisasi, menjelaskan
risiko dari temuan, serta manfaat dari rekomendasi yang disampaikan. Laporan
yang meyakinkan mencakup argumentasi pendukung simpulan yang terpercaya,
penjelasan yang memadai, akibat dari kondisi yang diungkapkan, serta
kuantifikasi akibat dari kondisi yang ditemukan.
5) Membangun
Laporan yang berisi kritik akan menimbulkan perlawanan, bukan kerja sama. Isi
dan bahasa laporan harus dipilih agar menunjukkan manfaat positif dan
memperoleh komitmen dari pembaca. Laporan yang konstruktif menyajikan sebab
(bukan gejala) dari suatu permasalahan, menyampaikan aspek positif dan negatif
secara seimbang, serta menghargai tindakan manajemen.
6) Orientasi Hasil
Pimpinan instansi tidak hanya sekedar membaca untuk mengetahui masalah,
tetapi berusaha untuk menemukan solusinya. Laporan yang efektif menekankan
pada hasil dengan cara: menyampaikan rekomendasi yang spesifik dan terukur,
bersifat praktik dan berorientasi pada solusi, serta menjelaskan tindakan yang
telah dilakukan manajemen.
7) Menarik
Laporan yang menarik akan memperoleh perhatian pembaca daripada laporan
yang bersifat ancaman(intimidasi). Laporan yangmenarik pembacamemuat

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 7


Halaman: 7 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

ringkasaneksekutif, menggunakan format yang profesional, serta menggunakan


judul yang jelas untuk setiap bagian.
8) Tepat waktu
Manfaat dari laporan terkait langsung dengan ketepatan waktu penyajian. Perlu
menjaga ketepatan waktu dengan penyampaian segera kepada manajemen,
penyampaian laporan interim untuk masalah yang serius, serta penegakan
standar ketepatan waktu secara tegas.

Pelaporan yang diatur dalam Perka No. 14 Tahun 2012


Dalam butir pembahasan mengenai kontrak, Perka No. 14 Tahun 2012 yang mengatur
Petunjuk Teknis (Juknis) Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, menjelaskan mengenai
laporan hasil pekerjaan pada pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, jasa lainnya,
konsultan maupun dengan cara swakelola.
Juknis pengadaan barang mengatur laporan hasil pekerjaan sebagai berikut:
1) Pemeriksaan pekerjaan dilakukan selama pelaksanaan kontrak untuk menetapkan
volume pekerjaan atas kegiatan yang telah dilaksanakan guna pembayaran hasil
pekerjaan. Hasil pemeriksaan pekerjaan dituangkan dalam laporan kemajuan hasil
pekerjaan.
2) Untuk kepentingan pengendalian dan pengawasan, dibuat laporan realisasi
mengenai seluruh aktivitas pekerjaan.
3) Laporan dibuat oleh penyedia, apabila diperlukan diperiksa oleh konsultan dan
disetujui oleh wakil PPK.
4) Untuk merekam kegiatan pelaksanaan proyek, PPK membuat foto-foto
dokumentasi pelaksanaan pekerjaan.

Juknis pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya mengatur laporan hasil pekerjaan sebagai
berikut:
1) Pemeriksaan pekerjaan dilakukan selama pelaksanaan kontrak untuk menetapkan
volume pekerjaan atau kegiatan yang telah dilaksanakan guna pembayaran hasil
pekerjaan. Hasil pemeriksaan pekerjaan dituangkan dalam laporan kemajuan hasil

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 8


Halaman: 8 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

pekerjaan.
2) Untuk kepentingan pengendalian dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan,
seluruh aktivitas kegiatan pekerjaan dilokasi pekerjaan dicatat dalam buku harian
sebagai bahan laporan harian pekerjaan yang berisi rencana dan realisasi
pekerjaanharian.
3) Laporan harian berisi:
a. Jenis dan kuantitas bahan yang berada dilokasi pekerjaan;
b. Penempatan tenaga kerja untuk tiap macam tugasnya;
c. Jenis, jumlah dan kondisi peralatan;
d. Jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
e. Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa alam lainnya yang
berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan; dan
f. Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan.
4) Laporan harian dibuat oleh penyedia, apabila diperlukan diperiksa oleh konsultan
dan disetujui oleh wakil PPK.
5) Laporan mingguan terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan.
6) Laporan bulanan terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu bulan, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan.
7) Untuk merekam kegiatan pelaksanaan proyek, PPK membuat foto-foto
dokumentasi pelaksanaan pekerjaan di lokasi pekerjaan.

Juknis pekerjaan konsultan mengatur laporan hasil pekerjaan sebagai berikut:


1) Penyedia wajib menyerahkan laporan dan dokumen sesuai dengan ketentuan
yang telah diatur dalam kontrak. Atas penerimaan laporan dan dokumen tersebut
dibuatkan tanda terima.
2) PPK bersama penyedia melakukan pembahasan dan penilaian terhadap laporan
dan dokumen yang diserahkan oleh penyedia.
3) PPK dan penyedia membuat berita acara hasil pembahasan dan penilaian laporan.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 9


Halaman: 9 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

4) Jika terdapat kekurangan-kekurangan, penyedia harus memperbaiki dan


menyelesaikan kekurangan-kekurangan sesuai yang diinstruksikan oleh PPK dan
menyerahkan laporan hasil perbaikan kepada PPK.
5) PPK menerima kembali penyerahan laporan yang telah diperbaiki oleh penyedia
(bila ada), dan membuat berita acara serah terima laporan hasil perbaikan.
6) Laporan akhir dibuat dalam bentuk cetakan (hardcopy) dan/atau file (softcopy).
7) Menyerahkan semua rancangan, gambar, spesifikasi, desain, laporan, dan
dokumen-dokumen lain serta piranti lunak yang dipersiapkan oleh penyedia
berdasarkan kontrak ini dan menjadi hak milik PPK.
8) Penyedia paling lambat pada waktu pemutusan atau akhir masa kontrak
berkewajiban untuk menyerahkan semua dokumen tersebut beserta daftar
rinciannya kepada PPK.
9) Penyedia dapat menyimpan 1 (satu) buah salinan tiap dokumen dan piranti lunak
tersebut setelah mendapatkan persetujuan PPK.
10) Jika dikemudian hari penyedia dan pihak ketiga akan melakukan pengembangan
terhadap piranti lunak tersebut dan untuk itu diperlukan lisensi, penyedia harus
mendapatkan persetujuan lebih dahulu dari PA. Untuk tujuan ini PA berhak untuk
mendapatkan penggantian biaya atas pengembangan piranti lunak tersebut.
11) Pembatasan (jika ada) mengenai penggunaan dokumen dan piranti lunak
tersebut di atas di kemudian hari diatur dalam syarat-syarat khusus kontrak.

Buku Informasi ini fokus pada pembahasan pelaporan seperti yang dijelaskan pada pasal
11 Perpres No. 54 Tahun 2010 dan perubahannya yaitu laporan
pelaksanaan/penyelesaian pengadaan barang/jasa PPK kepada PA/KPA dan laporan
triwulanan kemajuan pekerjaan, penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan
pekerjaan PPK kepada PA/KPA. Laporan pelaksanaan pekerjaan oleh penyedia dan
laporan pelaksanaan kegiatan swakelola oleh tim pelaksana seperti diatur dalam juknis
menjadi input/bahan membuat laporan PPK.

Prinsip dan Tujuan Pelaporan


Prinsip pelaporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah di lingkungan
K/L/D/I dilakukan dengan menerapkan prinsip dasar sebagai berikut:
Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 10
Halaman: 10 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

1) Obyektif, yaitu penyajian informasi dalam laporan pengadaan barang/jasa


dilakukan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya dan bersifat obyektif.
2) Berjenjang, yaitu penyampaian laporan pelaksanaan pengadaan barang/jasa
dilaksanakan secara berjenjang dalam unit organisasi.
3) Berkala, yaitu penyusunan laporan monitoring pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dilaksanakan secara berkala serta berkesinambungan.
4) Transparansi dan akuntabel, yaitu semua informasi pelaksanaan pengadaan
barang/jasa dilaporkan secara transaparansi dan dapat dipertanggung jawabkan.
5) Tepat waktu, yaitu penyampaian laporan monitoring terhadap pelaksanaan
pengadaan barang/jasa dilaksanakan sesuai dengan jadwal waktu yang telah
ditetapkan.

Tujuan Laporan
1) Sebagai salah satu penerapan prinsip transparansi dan akuntablitas.
2) Sebagai alat pengendalian untuk menjamin pencapaian tujuan pengadaan
barang dan jasa.
3) Sebagai salah satu bahan untuk memenuhi kewajiban pelaporan bagi PA seperti
diatur dalam Perka No. 8 Tahun 2012.
4) Memberi kontribusi bagi proses pemantauan pelaksanaan pekerjaan baik fisik
maupun keuangan.

Pihak yang terkait dalam rangka Penyusunan Laporan


PA/KPA
PA/KPA adalah pihak yang akan menjadi tujuan pelaporan yang disusun oleh PPK.
Sebagai penanggungjawab pelaksanaan anggaran, PA/KPA membutuhkan informasi
mengenai pelaksanaan kegiatan yang diperoleh dari PPK. PA/KPA mereview
danmerespon laporan yangdisusunoleh PPK. Atas permasalahan dan hambatan yang
dilaporkan PA/KPA menginstruksikan langkah-langkah yang perlu diambil oleh PPK
untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan atau perbaikan di masa yang akan datang.

PPK
PPK bertanggung jawab menyusun laporan pelaksanaan/ penyelesaian pengadaan
barang/jasa dan laporan triwulanan kemajuan pekerjaan, penyerapan anggaran dan
hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA. Untuk menyusun laporannya, PPK
memanfaatkan informasi yang diperoleh dari laporan penyedia atau dari laporan tim
swakelola. Untuk memperoleh informasi yang relevan tersebut PPK memanfaatkan

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 11


Halaman: 11 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

kegiatan pelaporan, melakukan kegiatan supervisi dan review pelaksanaan kegiatan.


PPK dapat melakukan penelaahan dan review atas laporan lisan dan tulisan yang
diterimanya. Di samping itu, PPK dapat juga melakukan inspeksi mendadak, observasi
lapangan, rapat-rapat dengan penyedia dan tim swakelola serta kegiatan lain untuk
mendapat informasi pelaksanaan kegiatan.

Penyedia
Penyedia bertanggung jawab menyusun laporan penyelesaian pekerjaan dan laporan
kemajuan aktivitas pekerjaan. Laporan disusun oleh penyedia dan dijadikan input utama
untuk penyusunan laporan PPK. Laporan penyelesaian pekerjaan disusun oleh penyedia
pada akhir masa kontrak yang terutama melaporkan penyelesaian pekerjaan sesuai
dengan kontrak. Laporan kemajuan pekerjaan dibuat secara berkala selama masa
kontrak. Laporan tersebut terutama berisi informasi pelaksanaan kegiatan selama masa
kontrak. Laporan ini dapat disusun secara harian, dikompilasi menjadi minggguan,
bulanan dan menjadi laporan seluruh aktivitas. Laporan-laporan tersebut menjadi input
(bahan) utama bagi penyusunan laporan yang disusun PPK terutama mengenai
pekerjaan melalui penyedia.

Tim Pelaksana Swakelola


Pada dasarnya distribusi peran dan tanggung jawab pelaporan PPK untuk pekerjaan
swakelola serupa dengan pengadaan yang melalui penyedia barang /jasa.
Perbedaannya pada adanya tim swakelola yang terdiri atas tim perencana, tim
pelaksana dan tim pengawas. Laporan kegiatan yang disusun oleh tim swakelolamenjadi
input (bahan) utama bagi penyusunan laporan PPK. Laporan kemajuan pelaksanaan
pekerjaan dan penggunaan keuangan dilaporkan oleh tim pelaksana kepada PPK secara
berkala.

Dalam rangka itu, tim pelaksanan swakelola mencatat setiap hari pencapaian target
fisik, dievaluasi setiap minggu serta dibuat laporan mingguan agar dapat diketahui
apakah dana yang dikeluarkan sesuai dengan target fisik yang dicapai.Pencapaian
target non-fisik dicatat dan dievaluasi setiap bulan. Penggunaan bahan, jasa lainnya,
peralatan/suku cadang dan/atau tenaga ahli perseorangan dicatat setiap hari dalam
laporan harian. Laporan bulanan dibuat berdasarkan laporan mingguan.

Dokumentasi pekerjaan dilaksanakan oleh PPK meliputi administrasi dan foto


pelaksanaan pekerjaan. Foto dari arah yang sama diambil pada saat sebelum, sedang,

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 12


Halaman: 12 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

dan sesudah diselesaikannya pekerjaan. Tabel di bawah ini mengikhtisarkan peran


masing-masing pihak dalam kegiatan pelaporan pelaksanaan PPK.

Tabel 1. Distribusi Peran dan Tanggung Jawab untuk Pengadaan Barang/jasa


Melalui Penyedia

Pihak Peran dan Tanggung Jawab

1. Menerima laporan dari PPK


PA/KPA
2. Melakukan analisis terhadap isilaporan yang masuk dari setiap
T PPK
1. Menerima informasi hasil proses pemilihan barang/jasa dari ULP/
abe Pejabat Pengadaan.

l 2. 2. Menerima informasi hasil penerimaan barang/jasa dari PPHP


Dis Pejabat Pembuat Komitmen
(PPK) 3. Menerima laporan pelaksanaan kontrak dari penyedia
trib
4. Mengolah data dan informasi yang diterima untuk dibuat laporan
usi PPK kepada PA/KPA
Per 5. Menyampaikan laporan kepada PA/KPA
an ULP/Pejabat Pengadaan Menyampaikan informasi hasil proses pemilihan
dan Panitia/Pejabat Penerima
Menyampaikan informasi hasil penerimaan barang dan jasa
Tan Hasil Pekerjaan

ggu Rekanan/Penyedia Menyampaikan laporan pelaskanaan kontrak kepada PPK


ng
Jawab untuk Pengadaan Barang/Jasa
Melalui Swakelola

Unit Organisasi Peran dan Tanggung Jawab


1. Menerima laporan dari PPK
PA/KPA
2. Melakukan analisa terhadap isi laporan yang masuk dari setiap PPK

1. Menerima informasi hasil proses pemilihan barang/jasa dari


ULP/Pejabat Pengadaan.

2. Menerima informasi hasil penerimaan barang/jasa dari PPHP


Pejabat Pembuat Komitmen
3. Menerima laporan pelaksanaan kegiatan dari tim pelaksana dan
(PPK)
laporan hasil evaluasi dari tim pengawas
4. Mengolah data dan informasi yang diterima untuk dibuat
Laporan PPK kepada PA/KPA
5. Menyampaikan Laporan kepada PA/KPA
Menyampaikan Laporan pekerjaan swakelola kepada PPK
Tim Swakelola
ditembuskan ke PA/KPA dan LKPP

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 13


Halaman: 13 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

BAB III
JENIS DAN TEKNIK PENYUSUNAN LAPORAN

Penjelasan Jenis-jenis Laporan


Jenis laporan yang dihasilkan oleh PPK seperti disebutkan dalam pasal 11 Perpres No.
54 Tahun 2010 dan perubahannya terdiri dari:
A. Laporan Pelaksanaan/Penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa
Laporan ini disusun setelah pekerjaan selesai meliputi pengadaan barang/jasa
melalui penyedia maupun swakelola. Laporan ini dibuat setelah kontrak selesai dan
isinya menginformasikan kondisi pelaksananaan/penyelesaian pekerjaan setelah
kontrak selesai. Laporan ini disusun oleh PPK untuk setiap kontrak setelah
berakhirnya masa kontrak. Informasi dalam Laporan pelaksanan/penyelesaian paling
tidak berisi:
1. Informasi umum yang berisi ringkasan data kontrak meliputi:
a. Nama Paket/ Kegiatan Pengadaan
b. Nomor dan tanggal Dokumen Anggaran
c. Kode Kegiatan/Sub Kegiatan/Akun
d. Pagu Anggaran/Nilai Total HPS
e. Nomor dan Tanggal SPK/Kontrak
f. Nilai Kontrak
g. Nama Kontraktor/perusahaan
h. Alamat Kontraktor
i. Nilai SPK/Kontrak
j. Uraian dan volume Pekerjaan
k. Cara Pembayaran
l. Jangka Waktu Pelaksanaan
m. Tanggal Penyelesaian Pekerjaan
n. Jangka Waktu Pemeliharaan
o. Ketentuan Sanksi

2. Informasi Realisasi Pelaksanaan Pekerjaan yang berisi :


a. Realisasi sik pekerjaan
b. Realisasi kesesuaian jadwal
c. Realisasi penggunaan tenaga kerja (untuk swakelola)

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 14


Halaman: 14 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

3. Informasi Realisasi Keuangan


a. Realisasi pembayaran
b. Nilai yang belum dibayarkan dibandingkan dengan progres sik
c. Sisa kontrak/RAB dibandingkan dengan progres sik
d. Informasi mengenai permasalahan dan hambatan selama dalam pelaksanaan
kontrak
e. Informasi mengenai penilaian kinerja penyedia
f. Informasi mengenai hasil evaluasi tim swakelola (untuk swakelola)

B. Laporan Triwulanan Kemajuan Pekerjaan, Penyerapan Anggaran dan Hambatan


Pelaksanaan Pekerjaan
Laporan ini disusun secara berkala setiap triwulan meliputi kemajuan pekerjaan,
penyerapan anggaran, dan hambatan pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui
penyedia maupun swakelola.
Informasi dalam laporan triwulan paling tidak berisi:
1. Informasi umum yang berisi ringkasan data kontrak meliputi :
a. Nama paket/kegiatan pengadaan
b. Sumber dana
c. Pagu anggaran/nilai total HPS
d. Nilai kontrak
2. Informasi realisasi pelaksanaan pekerjaan yang berisi :
a. Realisasi sik pekerjaan
b. Realisasi kesesuaian jadwal
c. Realisasi penggunaan tenaga kerja
3. Informasi realisasi keuangan
a. Realisasi pembayaran pada periode perlaporan
b. Nilai yang belum dibayarkan dibandingkan progress sik pada periode
pelaporan
c. Sisa kontrak/RAB dibandingkan dengan progres sik pada periode pelaporan
d. Informasi mengenai permasalahan dan hambatan dalam periode pelaporan

Sebagai bahan untuk menyusun laporan tersebut, PPK memanfaatkan laporan yang
dibuat oleh penyedia maupun tim pelaksana swakelola. Beberapa laporan tersebut
antara lain:
a. Laporan harian

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 15


Halaman: 15 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Laporan harian adalah laporan yang dibuat oleh Penyedia, apabila diperlukan
diperiksa oleh konsultan dan disetujui oleh wakil PPK. Laporan harian disusun
berdasarkan buku harian yang berisi rencana dan realisasi pekerjaan harian.
Laporan harian berisi:
a) Jenis dan kuantitas bahan yang berada dilokasi pekerjaan;
b) Penempatan tenaga kerja untuk tiap macam tugasnya;
c) Jenis, jumlah dan kondisi peralatan;
d) Jenis dan kuantitas pekerjaan yang dilaksanakan;
e) Keadaan cuaca termasuk hujan, banjir dan peristiwa alam lainnya yang
berpengaruh terhadap kelancaran pekerjaan; dan
f) Catatan-catatan lain yang berkenaan dengan pelaksanaan.

Untuk pekerjaan swakelola laporan harian disusun oleh tim pelaksana digunakan
mencatat penggunaan bahan, jasa lainnya, peralatan/suku cadang dan/atau
tenaga ahli. (terlampir contoh)

b. Laporan mingguan
Laporan mingguan terdiri dari rangkuman laporan harian dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu minggu, serta hal-hal penting yang
perlu ditonjolkan. Laporan mingguan dalam pekerjaan swakelola merupakan hasil
evaluasi laporan harian setiap minggu agar diketahui apakah dana yang dikeluarkan
sesuai dengan target sik yang dicapai. (terlampir contoh)

c. Laporan bulanan
Laporan bulanan terdiri dari rangkuman laporan mingguan dan berisi hasil
kemajuan fisik pekerjaan dalam periode satu bulan, serta hal-hal penting yang perlu
ditonjolkan. (terlampir contoh)

Pembuatan Pokok-Pokok Materi Laporan (outline)


Pokok-pokok materi laporan pelaksanaan kegiatan yang disusun PPK harus
memuat informasi yang dibutuhkan oleh PA/KPA seperti telah disampaikan di atas.
Materi laporan penyelesaian pekerjaan dan laporan berkala pada dasarnya sama. Sedikit
memiliki perbedaan yaitu pada laporan penyelesaian pekerjaan memuat informasi
kinerja pelaksana pekerjaan yaitu kinerja penyedia atau kinerja tim pelakasana
swakelola sementara pada laporan berkala karena pekerjaan belum selesai atau belum
dapat menginformasikan kinerja keseluruhan.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 16


Halaman: 16 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Pokok-pokok materi laporan penyelesaian pekerjaan paling tidak berisi sebagai


berikut:
Halaman Judul dan Daftar Isi
Bagian halaman judul merupakan cover dari laporan, memberikan kesan pertama
pada laporan. Daftar isi mempermudah pembaca mengetahui sistematika laporan dan
sebagai peta menjelajah isi laporan.
Bagian Pendahuluan
a. Informasi Umum
b. Tujuan
c. Ruang Lingkup

Bagian Informasi Penyerapan Anggaran


a. Nilai paket pekerjaan (anggaran) yang menjadi tanggung jawab PPK
b. Nilai paket pekerjaan yang kontrak dengan penyedia
c. Nilai paket pekerjaan yang dilaksanakan secara swakelola
d. Nilai HPS setiap paket
e. Nilai Kontrak setiap paket
f. Realisasi pembayaran

Bagian Informasi Realisasi Pekerjaan


a. Target output dalam kontrak
b. Realisasi output

Bagian Hambatan dan Permasalahan


a. Hambatan dan permasalahan yang berasal penyedia/pelaksana kegiatan
swakelola
b. Hambatan dan permasalahan yang berasal dari PPK (user)
c. Hambatan dan permasalahan yang berasal dari luar.

Bagian Informasi Kinerja Penyedia/Pelaksana Kegiatan


a. Kurva S
b. Penjelasan informasi kegiatan yang sudah terlaksana

Bagian Simpulan Dan Saran


a. Simpulan
b. Saran

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 17


Halaman: 17 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Teknik Penulisan dan Penyajian


Pembuatan laporan dengan memperhatikan teknik penulisan dan penyajian,
serta pengolahan data & informasi dalam laporan. Laporan dibuat per paket/pekerjaan
dan berkala dalam konteks pelaksanaan pekerjaan. Tujuan penyusunan laporan adalah
untuk membandingkan antara kontrak awal dengan realisasi.
Laporan secara umum memiliki tiga tujuan, yaitu menginformasikan,
meyakinkan, dan menghasilkan. Untuk mencapai tujuan tersebut harus mengggunakan
teknik penulisan laporan yang mampu menarik perhatian pembaca, membangun
kepercayaan, serta mendorong tindakan.

Teknik Menulis untuk Menginformasikan


Agar dapat menyampaikan informasi kepada para PA/KPA secara efektif, PPK
perlu menguasai teknik untuk merebut perhatian pembaca dan teknik untuk mengelola
detail informasi, sebagaimana seperti diuraikan di bawah ini :
1. Teknik untuk Memperoleh Perhatian Pembaca
Kesempatan terbaik untuk merebut perhatian pembaca terletak pada kalimat
pertama. Dengan membuat kalimat pembuka atau paragraf yang padat, langsung, dan
menarik, laporan kita mampu merebut perhatian pembaca, mendorong pembaca untuk
membaca lebih lanjut, serta menumbuhkan respons positif. Terdapat beberapa teknik
menulis pembukaan yang dapat secara efektif menarik perhatian dan membuat pesan
yang kita sampaikan betul-betul jelas meliputi:
a. Menyatakan kesimpulan secara langsung :
Agar laporan menarik pembaca, kita harus menggunakan alur penalaran
pembaca (apa kesimpulan Anda? Apa data pendukungnya? Mengapa hal itu penting?
dan Apa yang seharusnya dilakukan?. PA/KPA pada umumnya tidak berkepentingan
langsung dengan latar belakang, metode kerja, serta teknik-teknik/pengumpulan data
yang telah dilakukan PPK. Batasi jumlah informasi yang terkait dengan hal tersebut.
Untuk memutuskan seberapa banyak informasi yang perlu disampaikan, jawablah tiga
pertanyaan berikut:
i) Apakah PA/KPA akan dapat memahami istilah yang kita gunakan?
ii) Penjelasan apa yang dibutuhkan PA/KPA?
iii) Seberapa dalamkah informasi yang diinginkan PA/KPA?

b. Menulis secara tegas dan jelas

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 18


Halaman: 18 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Kalimat pembuka yang klise atau ambigu hanya akan menghabiskan halaman
kertas dan membingungkan pembaca. Kalimat pembuka seperti: pelaksanaan kegiatan
telah berlangsungsecara baik, tidak ada hambatan yang berarti, atau pencairan
dana telah optimal, merupakan kalimat yang tidak tegas dan tidak jelas.
Agar tulisan Anda tegas dan jelas, gunakan kalimat pembuka yang spesik dan
unik (tidak memiliki gradasi makna). Nyatakan inti pesan dengan menjawab pertanyaan
berikut, dengan satu kalimat, apa yang paling penting untuk saya sampaikan mengenai
masalah ini?. Kalimat di atas dapat diperbaiki menjadi:
i) Pelaksanaan kegiatan pengadaan AC 1 PK telah selesai 100% sesuai dengan
kontrak.
ii) Dijumpai hambatan berupa curah hujan yang tinggi sehingga mulai pengecoran
terlambat selama 3 hari dari jadwal.
iii) Pencairan dana telah dilaksanakan senilai Rp 100 juta berupa uang muka.

c. Menggunakan istilah yang dipahami pembaca


Istilah yang tidak dikenal oleh pembaca merupakan penghalang antara pembaca
dengan penulis laporan. Jika pembaca tidak dapat menangkap makna kalimat pembuka,
maka pembaca mungkin akan menganggap kalimat berikutnya sulit untuk dipahami.
Jika Anda menggunakan kata-kata khusus atau istilah teknis, harus dijelaskan
maknanya kepada pembaca, namun tidak perlu sampai menyampaikan denisi baku
yang kaku. Meskipun dengan bahasa yang tidak teknis, jangan lupa bahwa tidak semua
istilah akrab bagi semua pembaca. Misalnya, Formulir F-77 tidak dilengkapi oleh
rekanan dalam meminta persetujuan bahan. Mungkin akan lebih mudah dipahami jika
digunakan kalimat Rekanan hanya meminta persetujuan lewat telepon, tidak dicatat
dalam formulir.

d. Mendahulukan informasi yang paling diminati pembaca


Pada dasarnya, kita dapat mengawali narasi laporan dengan fakta, kriteria yang
berlaku, akibat yang ditimbulkan, penyebab timbulnya masalah, atau rekomendasi.
Setiap versi memiliki nuansa penekanan, kesan dan pesan yang berbeda bagi pembaca.
Menyatakan fakta di awal penyajian akan langsung menarik perhatian dan
memungkinkan pembaca segera memahami pesan. Namun, versi ini kadang terasa
kasar bila fakta yang diungkapkan merupakan kelemahan, maka pasti akan terasa nada
negatifnya. Versi ini merupakan pendekatan umum yang paling tepat untuk
mengungkapkan semua masalah, kecuali jika ingin memperlembut nada penyampaian.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 19


Halaman: 19 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Mengemukakan kriteria berupa ketentuan dalam kontrak pada awal penyajian


akan memberikan dasar yang kuat bagi validitas informasi yang akan disampaikan
berikutnya. Namun, pada umumnya, kriteria bukanlah hal yang menarik sehingga
pembukaan seperti ini tidak membangkitkan gairah untuk membaca lebih lanjut.
Manajemen yang memiliki jiwa wirausaha (entrepreneur) sering menganggap bahwa
aturan atau regulasi sebagai hal yang tidak signikan. Pendekatan ini cocok digunakan
di bidang yang sangat menekankan ketaatan pada aturan.
Mengemukakan akibat di awal penyajian akan menciptakan kesan yang kuat,
karena menunjukkan pentingnya masalah dan akan menarik perhatian manajemen
puncak. Namun demikian, teknik ini biasanya tidak bersahabat. Jika tidak digunakan
secara tepat, teknik ini dapat menimbulkan kesan bahwa Anda adalah tukang
membesar-besarkan masalah. Teknik ini cocok digunakan untuk menyampaikan
masalah penting yang benar-benar memerlukan perhatian dan tindakan segera dari
PA/KPA.

e. Menggunakan format yang mengarahkan pembaca


Kalimat pembuka dapat menunjukkan informasi kunci dan memudahkan
pembaca menemukan informasi penting pada permulaan tulisan. Anda dapat
membimbing pembaca lebih jauh dengan menggunakan judul (heading), sub
judul, jenis huruf, serta elemen desain lain untuk meng- highlight informasi.
Format tersebut dapat menarik pembaca dan memudahkan pembaca menangkap ide
terpenting Anda.
Judul yang berisi konklusi atau rekomendasi dapat memberikan gambaran umum
masalah bagi pembaca. Selain judul, sub judul dapat digunakan untuk menunjukkan
poin yang ingin Anda tekankan. Anda dapat membedakan jenis huruf, menggunakan
huruf tebal, menambahkan garis bawah, atau menggunakan warna latar belakang yang
berbeda untuk menarik perhatian pembaca. Anda dapat memisahkan bagian tertentu
dari laporan dengan indent yang berbeda untuk menunjukkan bahwa hal itu perlu
diperhatikan.

2. Mengelola detil informasi


Menyajikan informasi dalam beberapa lembar halaman laporan seperti yang
diinginkan pembaca bukanlah hal yang mudah. Tugas PPK adalah menyeimbangkan
antara penyajian yang ringkas dengan pembuktian yang cukup. Untuk menentukan
jumlah dan seberapa detail informasi pendukung yang layak disajikan dalam laporan,
maka anda perlu:

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 20


Halaman: 20 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

a. Memikirkan pembaca dan tujuan laporan


Pikirkan, untuk siapa laporan tersebut akan disampaikan. Manajemen puncak
(PA/KPA) umumnya tidak suka menghabiskan waktu untuk membaca laporan yang
tebal. Beberapa informasi dapat dicantumkan dalam lampiran. Saat menulis isi laporan,
selaraskan dengan tujuan laporan tersebut bagi PA/KPA. Laporan merupakan ikhtisar
hasil kegiatan pelaksanaan pengadaan yang digunakan untuk menginformasikan status
dan permasalahan yang signikan serta mengarahkan tindakan yang perlu dilaksanakan
PA/KPA.
b. Mengikhtisarkan data pendukung
Data yang diperoleh oleh PPK dan dimasukkan ke dalam laporan harus
diikhtisarkan dan disusun dengan baik. Kelompokkan data yang sejenis, buatlah
simpulan dari data tersebut, susunlah data sesuai tingkat signikansinya, dan sajikan
ikhtisar data yang memang diperlukan untuk mendukung konklusi.
c. Memilih informasi yang dapat meyakinkan dan bermanfaat.
Keterbatasan informasi dapat mempersulit pembaca memahami laporan. Namun
demikian, anda tidak perlu menyampaikan semua informasi. Informasi perlu
dimasukkan dalam laporan jika memenuhi minimal satu dari kriteria berikut ini:
i) Mendukung kesimpulan yang disampaikan
ii) Menunjukkan pentingnya masalah
iii) Memungkinkan tindakan perbaikan
Detail di luar hal-hal di atas akan menurunkan nilai dan tingkat keterbacaan
(read ability) laporan.

d. Mempertimbangkan manfaat informasi


Menyajikan semua penyimpangan (termasuk hal-hal sepele/tidak material) dapat
mengurangi perhatian PA/KPA atas substansi laporan Anda. Manajemen puncak akan
merasa membuang- buang waktu membaca laporan tersebut. Sebelum memutuskan
untuk memasukkan suatu informasi ke dalam laporan, pertimbangkan signikansi
informasi tersebut untuk perbaikan operasi dan peningkatan kinerja pelaksanaan
pengadaan. Informasi dan permasalahan yang tidak signikan cukup disampaikan secara
lisan, tidak perlu dimasukkan ke dalam laporan.

e. Menyajikan data dalam format yang mudah dibaca


Uraian dalam laporan yang terdiri dari rangkaian kata atau angka yang bertele-
tele akan menyulitkan pembaca dalam memahami maksud yang disampaikan dalam
laporan. Beberapa teknik yang dapat anda gunakan adalah:

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 21


Halaman: 21 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

i) Gunakan nomor urut untuk memudahkan pembaca menemukan poin-poin yang


disampaikan.
ii) Gunakan persentase, tabel, atau grak untuk mempermudah pengungkapan
angka- angka.
iii) Gunakan kotak peraga (exhibit) atau lampiran (appendix) untuk menyampaikan
informasi yang mungkin hanya diperlukan oleh sebagian pembaca dan dapat
dilewatkan oleh pembaca lainnya.

Menulis untuk Meyakinkan


Menulis untuk meyakinkan manajemen harus dilandasi sikap mau memahami
harapan dari PA/ KPA. PPK dapat memperkuat kemampuan laporan dengan
melaksanakan teknik sebagai berikut:
1. Menjelaskan dan menguantifikasi nilai permasalahaan dan hambatan
2. Menunjukkan akibat temuan dari sudut pandang PA/KPA
3. Menangani keberatan

Menulis Secara Konstruktif


Dalam penulisan, makna pesan Anda dapat berubah karena perbedaan
penekanan, pemilihan kata, penyusunan paragraf, serta pemilihan data. Terlepas dari
pesan yang disampaikan, anda dapat menulis secara konstruktif dan lebih persuasif
dengan menerapkan beberapa prinsip berikut:
1. Menghindari bahasa perasaan (judgmental) dan generalisasi tanpa dukungan data.
Laporan harus bersifat faktual, tidak boleh hanya memuat pendapat dan
diungkapkan dengan samar. Penggunaan kata yang hanya mencerminkan
opini/pendapat tanpa didukung data akan mendorong perilaku defensif pembaca.
1. Gunakan bahasa faktual/konkret
Gunakan nada konstruktif dengan menghindari kata-kata/frasa yang
menunjukkan opini/perasaan Anda seperti: menurut keyakinan kami,
perasaan kami, seperti kita ketahui, atau menurut pendapat kami.
Mengganti kata/frasa beropini tersebut dengan kata/frasa yang lebih objektif
akan membuat kalimat kita lebih konstruktif.
2. Hati-hatilah dengan konotasi
Terdapat kata-kata yang menimbulkan konotasi adanya
permasalahan/penyimpangan yang serius. Penggunaan kata-kata: signikan,
kegagalan, penyimpangan, ketidakcocokan, ketidakcukupan, ketidakmampuan,

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 22


Halaman: 22 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

serta pelanggaran sebaiknya digunakan secara hati-hati karena menimbulkan


kesan adanya masalah yang serius.
3. Hindari generalisasi tanpa didukung data
Penggunaan kata yang samar-samar akan menimbulkan kebingungan.
Kata-kata seperti banyak, berlebihan, atau substansial tidak memberi gambaran
yang tepat. Sebaiknya gunakan kuantikasi dengan angka yang faktual.
Generalisasi pada penyajian simpulan dan rekomendasi juga berbahaya.
Pernyataan rekanan tidak menjalankan kontrak sebagaimana mestinya
memiliki makna yang sangat luas dan menimbulkan banyak penafsiran.

2. Menyatakan gagasan positif dalam kalimat positif.


Untuk menyajikan laporan yang seimbang,sebisa mungkin
gunakanpernyataan positif. Pernyataan positif bukan berarti harus mencari sisi
positif terkait masalah negatif yang disampaikan, tetapi menyajikan
menyampaikan gagasan positif dengan bahasa positif. Contoh kalimat penyajian
kalimat negatif yang disajikan dalam bahasa positif dapat dilihat dalam tabel
berikut:

Tabel 3. Penyajian dalam Kalimat Positif

3. Menekankan manfaat, rekomendasi, dan solusi.

Pengolahan Data & Informasi


Kompilasi dan pengolahan data
Data pengadaan barang/jasa yang berasal dari penyedia maupun tim
pelaksana dikompilasi agar mempermudah pengolahan. Kompilasi data berupa
penyatuan beberapa data yang berasal daripenyedia dan tim swakelola. Selanjutnya,
dari hasil penyatuan data dilakukan pengolahan data dengan cara membuat tabulasi
laporan. Hasilnya berupa informasi yang sesuai dengan kebutuhan laporan.

Analisa dan intepretasi data


Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 23
Halaman: 23 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Setelah data dikompilasi serta dilakukan pengolahan data, maka tahap


selanjutnya adalah analisa, baik secara kuantitatif maupun kualitatif untuk memperoleh
gambaran akurat mengenai pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Hasil analisa akan
diinterpretasikan secara deskriptif sebagai bagian dari proses evaluasi pelaksanaan
pengadaan barang/jasa. Hasil evaluasi akan menjadi rekomendasi bagi pelaksana
pengadaan barang/jasa dalam memperbaiki proses pengadaan di masa mendatang.
Tahapan analisa dan interpretasi mencakup:
1. Indikasi kemajuan kinerja pengadaan:
a. Mengkaji laporan yang disampaikan secara periodik oleh penyedia dan tim
swakelola.
b. Mengkaji kinerja pengadaan tahunan berdasarkan informasi indikator-indikator
kinerja.
c. Efektivitas dan esiensi pengadaan (termasuk volume dan tingkat serapan).
2. Penarikan kesimpulan
a. Evaluasi sejauh mana keluaran suatu proyek sesuai dengan tujuan semula.
b. Evaluasi faktor-faktor penghambat dan pendukung tercapainya manfaat
pengadaan.
c. Kejadian-kejadian penting yang mempengaruhi pencapaian tujuan pengadaan.
3. Perumusan rekomendasi
a. Merekomendasikan penyesuaian-penyesuaian, atas pelaksanaan pengadaan yang
sedang berjalan. Sasarannya adalah mengurangi hambatan kinerja pengadaan
dan memunculkan hal-hal yang dapat mendorong tercapainya kinerja yang
diharapkan; dan
b. Memberi masukan terhadap aspek-aspek yang perlu diperhatikan untuk
perbaikan rencana pengadaan berikutnya.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Kontrak PBJ 24


Halaman: 24 dari 28
Buku Informasi Versi: April 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

BAB IV
PENYUSUNAN LAPORAN PELAKSANAAN

Laporan Pelaksanaan Kontrak


Dalam penyusunan laporan pelaksanaan kontrak dilakukan dengan mengacu
pada tahapan berikut ini :

MASUKAN/INPUT METODE & KELUARAN/OUTPUT


INSTRUMEN

1. Informasi umum. 1. Metode penilaian. 1. Kemajuan Pekerjaan


2. Data rencana 2. Instrumen penilaian. 2. Perkiraan
pelaksanaan pekerjaan. 3. Justifikasi Ahli penyelesaian
3. Data aktual pekerjaan.
pelaksanaan pekerjaan.
3. Hambatan dalam
4. Data hambatan
pelaksanaan pekerjaan. pelaksanaan.
4. Permohonan tindakan
turun tangan.

1. Informasi umum.
Informasi umum menampilkan data-data yang menunjukan profil pekerjaan yang
sedang dilaksanakan. Diantaranya berupa : tanggal kontrak, tanggal mulai kerja, nilai
pekerjaan, lokasi pekerjaan, lingkup pekerjaan, dan penyedia barang/jasa.
2. Data rencana pelaksanaan pekerjaan.
Data rencana pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang digunakan sebagai
asumsi awal sebelum dimulainya pekerjaan. Data tersebut diantaranya berupa : jadwal
rencana pelaksanaan, rencana biaya pelaksanaan, dan rencana mutu/kualitas pekerjaan.
3. Data aktual pelaksanaan pekerjaan.
Data aktual pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang diperoleh selama
pelaksanaan pekerjaan. Data tersebut diantaranya berupa : jadwal aktual pelaksanaan,
biaya aktual pelaksanaan, dan mutu/kualitas aktual pekerjaan.
4. Data hambatan pelaksanaan pekerjaan.
Data hambatan pelaksanaan pekerjaan merupakan data yang menggambarkan
hal-hal yang ditemui selama pelaksanaan pekerjaan yang tidak sesuai dengan asumsi
awal atau yang mempengaruhi rencana pelaksanaan pekerjaan. Data tersebut
Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Halaman: 25 dari 28
Buku Informasi Versi: 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

diantaranya berupa: masalah cuaca, masalah lingkungan, masalaha sosial, dan masalah
teknis yang tidak sesuai dengan rencana pelaksanaan pekerjaan.
5. Metode penilaian.
Metode penilaian merupakan metode yang digunakan untuk menilai dan
mengukur kesesuaian pekerjaan dari aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan
pekerjaan. Metode ini akan membandingkan data rencana pelaksanaan dengan data
aktual pelaksanaan pekerjaan.
6. Instrumen penilaian
Instrumen penilaian merupakan media yang digunakan untuk menilai dan
mengukur kesesuaian pekerjaan dari aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan
pekerjaan. Diantaranya berupa : daftar simak, aplikasi Excel, dan aplikasi-aplikasi
manajemen proyek. Instrumen ini membutuhkan data rencana pelaksanaan, data aktual
pelaksanaan, dan metode penilaian sebagai masukan (input).
7. Justifikasi Ahli
Justifikasi dari pihak-pihak yang memiliki keahlian tertentu diperlukan untuk
memberikan rekomendasi terhadap hal-hal yang membutuhkan untuk dilakukannya
perubahan terkait aspek waktu, biaya, dan kualitas pelaksanaan pekerjaan.
8. Kemajuan Pekerjaan
Kemajuan pekerjaan merupakan suatu ukuran atas aktifitas, waktu, atau bobot
pekerjaan yang telah dilakukan berbanding dengan keseluruhan aktifitas, waktu, atau
bobot pekerjaan yang harus dilakukan dalam rangka penyelesaian pekerjaan. Dapat
disajikan dalam bentuk Kurva S, diagram, dan tabel.
9. Perkiraan penyelesaian pekerjaan.
Perkiraan penyelesaian pekerjaan merupakan prediksi atas waktu dan biaya yang
diperlukan sampai dengan pekerjaan selesai. Dalam menetapkan perkiraan penyelesaian
pekerjaan perlu untuk memperhatikan pekerjaan yang telah dilaksanakan, sisa pekerjaan
yang belum dilaksanakan, dan asumsi atas faktor internal maupun eksternal yang
mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.
10. Hambatan dan langkah penanganan yang dilakukan dalam pelaksanaan.
Hambatan-hambatan dan langkah penanganan atas hambatan-hambatan yang
ditemukan dalam pelaksanaan pekerjaan merupakan salah satu hal yang perlu untuk
dilaporkan. Tujuan dari melaporkan hal tersebut adalah

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Halaman: 26 dari 28


Buku Informasi Versi: 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Sebagai antisipasi bagi tingkat manajemen yang lebih tinggi apabila langkah
penanganan yang telah dilakukan tidak efektif.
Sebagai masukan untuk melakukan tindakan koreksi oleh tingkat manajemen
yang lebih tinggi bilamana langkah penanganan yang dilakukan dianggap tidak
sesuai.
Sebagai bahan pembelajaran bilamana terdapat hambatan yang sejenis pada
pekerjaan lain atau pekerjaan yang akan dilaksanakan.
11. Permohonan tindakan turun tangan.
Permohonan tindakan turun tangan yang dimaksud adalah tindakan turun tangan
untuk menyelesaikan permasalahan dan hambatan yang dihadapi dalam pelaksanaan
pekerjaan. Permohonan ini disampaikan kepada tingkat manajemen yang lebih tinggi
karena hal-hal yang perlu dilakukan dalam rangka penanganan atas hambatan
pelaksanaan pekerjaan, diluar kewenangan manajemen yang bertanggungjawab atas
pelaksanaan pekerjaan.

Penyampaian laporan
Laporan disampaikan kepada pihak yang tepat dengan waktu yang tepat Untuk
laporan penyelesaian pekerjaan disampaikan oleh PPK kepada PA/KPA segera setelah
masa kontrak/MoU selesai. Untuk beberapa pekerjaan dapat dibuat laporan tambahan
setelah masa pemeliharaan selesai. Untuk Laporan yang berkala disampaikan secara
rutin setiap bulan atau triwulan oleh PPK kepada PA/KPA meliputi seluruh kontrak /MoU
yang menjadi tanggung jawab PPK. Bagan di bawah ini menjelaskan alur penyusunan
dan penyampaian laporan PPK:

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Halaman: 27 dari 28


Buku Informasi Versi: 2016
Modul Pelatihan Berbasis Kompetensi Kode Modul
Sub-Golongan Pengadaan Barang/Jasa

Gambar 1. Bagan Alur Penyusunan dan Penyampaian Laporan PPK

Keterangan :
1. Laporan panitia/pejabat penerima pekerjaan yang dilaksanakan penyedia meliputi
seperti diuraikan dalam modul MK. 17 ini.
2. Laporan panitia/pejabat penerima pekerjaan tim swakelola meliputi seperti
diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.
3. Laporan penyedia meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.
4. Laporan tim swakelola meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK 17 ini.
5. Laporan pelaksanaan dari PPK meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul
MK.17 ini.
6. Laporan berkala dari PPK meliputi seperti diuraikan dalam dalam modul MK.17 ini.

Judul Modul: Membuat Laporan Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Halaman: 28 dari 28


Buku Informasi Versi: 2016