MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
LAPORAN KEGIATAN
Musyawarah Mahasiswa (MUSMA) Fakultas Teknik Universitas Udayana
merupakan program kerja tahunan Badan Perwakilan Mahasiswa (BPM) berupa
musyawarah mufakat dari organisasi dan civitas akademika Fakultas Teknik
Universitas Udayana. Kegiatan ini dilaksanakan dalam dua tahap, yaitu Pra Musma
tanggal 7 dan 8 Mei 2016 bertempat di Gedung C Wiswakarma Lantai 4 Kampus
Teknik Sudirman dan Musma diselenggarakan tanggal 14 dan 15 Mei 2016 bertempat
di Puri Saron Resort, Desa Madangan- Petak, Gianyar. Beberapa kegiatan awal yang
dilakukan sebagai panitia pelaksana, antara lain:
1. Pembentukan panitia inti, dan penunjukan koordinator dan anggota
masing-masing sie.
2. Mengadakan rapat umum dan rapar koordinasi dengan koordinator dan
Ketua BPM.
Menentukan tema kegiatan MUSMA 2015 yaitu Melalui Musyawarah
Mahasiswa 2016, Kita Bentuk Generasi Pemimpin Yang
Bertanggung Jawab, Aktif Dan Dapat Menyatukan Aspirasi
Mahasiswa Demi Terciptanya Solidaritas di Lingkungan Fakultas
Teknik Universitas Udayana.
3. Melakukan survey tempat untuk kegiatan MUSMA.
4. Membuat proposal dan kemudian mengajukan proposal tersebut kepada
Dekan FT UNUD.
5. Melakukan persiapan dan melaksanakan Pra Musma pada tanggal 7 dan 8
Mei 2016 bertempat di Gedung C Wiswakarma lt. 4 Kampus Teknik
Sudirman.
6. Melakukan persiapan dan melaksanakan Musma pada tanggal 14 dan 15
Mei 2016 bertempat di Puri Saron Resort, Desa Madangan - Petak,
Gianyar.
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
Mendaftar atau list nomor telepon jajaran dekanat, kajur, sekjur, dan
dosen Pembina tiap jurusan
HARI H
Job desk sie kesekretariatan saat PRA MUSMA adalah :
Membagikan materi dan mengabsen peserta yang datang. Anggota sie
sekre yang ditempatkan sebagai pengabsen berjumlah dua orang dimana
pengabsenan tersebut dilaksanakan di dekat pintu masuk ruang rapat.
Membuat berita acara hasil rapat PRA MUSMA yang di print pada hari
itu juga dan ditandatangani oleh ketua HMJ, SMFT dan BPMFT
Job desk ini berlaku hingga hari kedua PRA MUSMA. Karena lamanya
acara berlangsung, maka koor membagikan shift kerja untuk anggotanya menjadi 2
shift setiap harinya. Dimana 2 shift tersebut dibagi menjadi shift pagi dan shift siang.
MUSMA
PERSIAPAN
Persiapan sie kesekretariatan untuk MUSMA yaitu :
Sie kesekretariatan menyebar surat undangan untuk dosen Pembina dan
himpunan.
HARI H
Job desc sie kesekretariatan saat MUSMA yaitu
Membagikan materi dan mengabsen peserta yang datang. Anggota sie
sekre yang ditempatkan sebagai pengabsen berjumlah dua orang dimana
pengabsenan tersebut dilaksanakan di dekat pintu masuk ruang rapat.
Job desc ini berlaku hingga hari kedua MUSMA. Karena lamanya
acara berlangsung, maka koor membagikan shift kerja untuk anggotanya.
Hari pertama dan kedua terdapat 2 shift dan hari kedua hanya terdapat 1
shift.
2. Sie Acara
Persiapan
Menyusun rundown acara Pra Musma dan Musma
Mempersiapkan draft upacara pembukaan dan penutupan Musma
Menyebarkan surat undangan
Mengkonfirmasi semua undangan
Memberi penjelasan konsep acara ataupun rundown saat berlangsung
rapat teknis dengan HMJ
Pra Musma
Mempersiapkan Pra Musma dengan mengkondisikan dan
mengkoordinasikan segala yang diperlukan
Membantu sekre mengenai materi bahasan, dan pembagian draft kepada
peserta Pra Musma
Sebagai time keeper untuk mengingatkan pimpinan sidang (presidium),
dengan memberikan memo peringatan
Berkoordinasi dengan sie konsumsi mengenai kesiapan konsumsi
dengan jam istirahat makan siang
Berkoordinasi dengan sie pubdok untuk penayangan slide show saat jam
istirahat
Mengatur kembali rundown apabila terjadi perubahan bahasan materi,
sesuai dengan keputusan forum
Hari H Musma
Mengkonfirmasi undangan yang akan menghadiri upacara pembukaan
Memastikan peserta telah hadir dan proses registrasi telah berjalan
Mempersiapkan upacara pembukaan seperti MC, draft pembukaan
sesuai undangan yang telah dikonfirmasi sebelumnya
Persiapan sidang, berkoordinasi dengan presidium dan sekre mengenai
materi bahasan, dan pembagian draft kepada peserta musma agar terjadi
sinkronasi
Sebagai time keeper untuk mengingatkan pimpinan sidang (presidium)
dengan memberikan memo peringatan
Berkoordinasi dengan sie konsumsi mengenai kesiapan konsumsi
dengan jam istirahat makan siang dan coffee break
Berkoordinasi dengan sie pubdok untuk penayangan slide show saat
jam istirahat
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
3. Sie Kerohanian
Laporan Pertanggungjawaban Sie Kerohanian Musma Teknik 2016
Kegiatan Sie Kerohanian Sebelum Hari H (Pramusma dan Musma)
Sebelum acara Pra-Musma dan Musma Teknik 2016 berlangsung, Sie
Kerohanian memiliki tugas-tugas berupa persiapan dan tanggung jawab
sebagai berikut:
Menyiapkan Persembahyangan
Sie Kerohanian bertugas menyiapkan persembahyangan panitia dalam
rapat rapat Musma Teknik 2016 baik rapat umum maupun rapat inti
koordinator.
Nunas Baos
Nunas Baos atau meminta petuah-petuah dari segi Kerohanianan yang
dimana dilakukan sebelum Pra-Musma dan Musma Teknik 2016 ke Bu
Dayu. Nunas baos bertujuan untuk meminta petuah kerohanianan
tentang tanggal pelaksanaan, tempat pelaksanaan, kelancaran acara, ke
mana saja melakukan matur piuning, dan menanyakan sarana prasarana
bebantenan yang diperlukan di dalam pelaksanaan Pra-Musma dan
Musma Teknik 2016. Nunas baos dilakukan oleh panitia inti dan
koordinator sie.
Nunas Dupa
Bersamaan dengan nunas baos, Sie Kerohanian melakukan nunas dupa
yang bertujuan untuk meminta dupa pasupati yang nantinya digunakan
demi kelancaran acara Pra-Musma dan Musma Teknik 2016.
Matur Piuning
Matur Piuning dilakukan dua minggu setelah nunas baos bersama
dengan inti serta koordinator masing-masing sie. Matur piuning
dilaksanakan untuk meminta ijin mengadakan kegiatan serta memohon
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
4. Sie Pubdok
Persiapan :
Mendesain Baju Musma, Spanduk, Baliho, Nametag, Cap, Logo
Musma dan Piagam
Mendokumentasikan kelangsungan rapat umum, rapat pimpinan dan
rapat teknis persiapan PRA MUSMA dan MUSMA
Bersama-sama memasang media publikasi baliho MUSMA dan yang
pada desainnya bergabung dengan SEMILOKA di kampus bukit,
kampus sudirman dan di Puri Saron Resort, Desa Madangan- Petak,
Gianyar (Baliho di kampus bukit dipindah ke Puri Saron Resort, Desa
Madangan- Petak, Gianyar)
Merequest peminjaman LCD, Proyektor dan Kain Prada ke Dekanat
melalui sie kamper
Merequest peminjaman Kabel VGA ke senior
Membuat nametag MUSMA untuk panitia, SMFT, BPMFT dan HMJ
Pemasangan spanduk di dalam tempat berlangsungnya MUSMA
Menyiapkan kamera DSLR 3 buah, Handycam dan Tripod
Pada H-1 Pra Musma dan Musma, Sie Pubdekdok memasang LCD,
Proyektor, Memasang kain prada/kain hitam pada meja presidium, meja
sekre dan meja komisi bersama-sama dengan sie kamper di lokasi acara
(Aula Wiswakarma FT UNUD & Puri Saron Resort, Desa Madangan-
Petak, Gianyar)
Hari H MUSMA :
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
5. Sie. Konsumsi
Sie. Konsumsi di koordinasikan oleh 1 orang dengan jumlah anggota
sebanyak 4 orang dari angkatan 2014 dan 2015. Adapun hal-hal yang sudah
dilakukan oleh Sie Konsumsi, sebelum dan sesudah hari H acara diuraikan
sebagai berikut
Hari H- Pelaksanaan Kegiatan
Menyiapkan keperluan untuk konsumsi ke undangan dan peserta yang
akan menghadiri acara di hari H
Memberikan teknis kepada anggota untuk melakukan kegiatan di hari
H
6. Sie Transportasi
PERSIAPAN
Membuat RAB, time schedule, dan teknis kerja sie transportasi
MUSMA 2016.
Melakukan survei lokasi MUSMA bersama panitia inti dan sie
keamanan dan perlengkapan.
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
PRAMUSMA
Hari H PRAMUSMA
Sie Transport membantu sie konsumsi untuk mengambil konsumsi yang
dipersiapkan untuk panitia dan peserta PRAMUSMA
MUSMA
Persiapan :
Sie Transport mengantarkan beberapa panitia yang melakukan Tirta
Yatra Matur Piuning dan akan menginap pada H-1 acara di Puri Saron
Gianyar dengan menggunakan dua mobil pribadi.
Sie Transport membantu sie keamanan dan perlengkapan mengangkut
barang-barang yang diperlukan untuk MUSMA seperti, meja, kursi,
podium, sound dan lain-lainnya dari Sekber FT menuju Puri Saron
Gianyar dengan menggunakan dua pick up.
Sie Transport mengantarkan sie konsumsi untuk mengambil konsumsi
yang dipersiapkan untuk panitia yang menginap di Puri Saron Gianyar.
Hari H MUSMA :
Sie Transport mengantarkan panitia MUSMA menuju Puri Saron
Gianyar dengan menggunakan tiga mobil pribadi.
Sie Transport mengantarkan sie konsumsi untuk mengambil konsumsi
yang dipersiapkan untuk panitia dan peserta selama acara MUSMA
berlangsung.
Sie Transport mengantarkan panitia MUSMA kembali ke Denpasar
setelah acara MUSMA berakhir dengan menggunakan empat mobil
pribadi.
Sie Transport membantu sie keamanan dan perlengkapan untuk
melakukan pengangkutan dan pengembalian barang-barang yang
digunakan selama acara MUSMA berlangsung menuju Sekber FT dan
Undagi Graha Kampus Bukit Jimbaran dengan menggunakan dua pick
up.
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
Pra Musma :
Mengecek kembali peralatan yang sudah disiapkan seperti sound
system, LCD proyektor, dll, apabila ada kekurangan sebelum
berjalannya acara.
Mengawasi jalannya kegiatan Pra Musma
Menjaga kekondisifan acara
Mengecek apabila terjadi kendala-kendala teknis yang dapat
menghambat jalannya acara.
H- 5 Musma :
Hari H Musma :
Mengawasi jalannya kegiatan Musma
Menjaga kekondusifan acara
Mengecek apabila terjadi kendala-kendala teknis yang dapat
menghambat jalannya acara.
Membagi ruangan tidur kepada seluruh undangan termasuk juga kepada
panitia.
Pelaksanaan Pra-MUSMA dan MUSMA 2015 ini tentunya tidak luput dari
kendala-kendala yang dihadapi dalam persiapan maupun saat pelaksanaannya,
kendala yang dihadapi yaitu, dalam pelaksanaan acara, ada beberapa peserta yang
terlambat sehingga waktu pelaksanaan acara harus diundur.
Terdapat juga kendala-kendala yang dihadapi oleh masing-masing sie, yang
terdiri dari :
1. Sie Kesekretariatan
Kendala :
- Kesalahan disaat membuat list undangan, karena ternyata ada beberapa
dosen Pembina yang baru namun tidak diberitahuka.
- Kurang kesigapannya operator (sebelum adanya asisten operator) yang
mengakibatkan lambannya pengetikan saat perbaikan redaksional dari
suatu materi.
- Kesalahan teknis yang secara tiba-tiba dari alat yang digunakan.seperti
lcd yang tidak mau connect dan printer yang tiba tiba macet.
- Kurangnya koordinasi antara sie kesekretariatan, acara dan ketua yang
mengakibatkan panitia terlihat tidak siap.
- Terjadi kesalahan materi yang dibagikan dan di tampilkan berbeda.
- Ada penambahan materi secara tiba-tiba yang mengakibatkan sie
kesekretariatan tidak sempat menyiapkan.
- Ada gangguan dari panitia lain meminta untuk mencetak data yang
mereka perlukan disaat rapat sedang berlangsung.
2. Sie Acara
Kendala Pramusma
- Susahnya mengkonfirmasi kedatangan undangan
- Molornya rundown karena keterlambatan kehadiran dari peserta
maupun undangan
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
3. Sie Kerohanian
Kendala Pra-Musma
Kendala yang dihadapi Sie Kerohanian pada pelaksanaan Pra-Musma
yakni keterlambatan kehadiran anggota rohani sehingga pekerjaan tidak dapat
berjalan sesuai teknis.
Kendala Musma
Kendala yang dihadapi Sie Kerohanian pada pelaksanaan Musma
adalah kondisi cuaca di tempat acara Musma yang kurang mendukung yakni
hujan deras yang sulit untuk ditangani.
4. Sie Pubdok
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
Kendala :
- Cahaya dari aula acara pada saat MUSMA sedikit membuat pengambilan
foto dan video terkendala
- Diminimalisirnya waktu untuk istirahat makan siang agar acara tidak
molor membuat penayangan slideshow foto menjadi terkendala
Solusi :
- Ambilah foto/video dari sisi yang tidak terkena cahaya dari luar ruangan
- Usahakan acara pada saat MUSMA tidak molor, sehingga tidak harus ada
peniadaan seperti halnya penayangan slideshow untuk ditampilkan saat
waktu yang telah ditentukan
5. Sie Konsumsi
Kendala-kendala Selama Kegiatan
- Terjadi salah hitung pada konsumsi undangan pada Pramusma
- Dikarenakan undangan mengambil konsumsi dengan cara bergelombor
sehingga dari sie konsumsi tidak bisa mengawasi pengambilan konsumsi
pada pramusma
Saran-Saran
- Dikarenakan anggota sie konsumsi sedikit dimohon untuk panitia yang
tidak bekerja untuk membantu membagikan konsumsi agar tidak terjadi
kesalahan dalam membagi
- Untuk panitia yang tidak bekerja dimohon untuk mengambil konsumsi
terlebih dahulu
6. Sie Transportasi
Kendala :
- Adanya teknis yang telah dipersiapkan berjalan tidak sesuai rencana dari
segi waktu pengerjaan karena beberapa anggota sie transport yang masih
menjalani perkuliahan.
- Terjadinya ketidakjelasan serta komunikasi yang kurang efektif antara
sie transport dengan beberapa sie terkait barang-barang yang diangkut
mengenai apa, kapan, dan dimana barang tersebut diangkut.
- Kedatangan koordinator dan anggota sie transport yang tidak tepat
waktu pada Hari H MUSMA menyebabkan keterlambatan
keberangkatan panitia ke lokasi MUSMA
Solusi :
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH MAHASISWA
FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS UDAYANA
Sekretariat : Senat Mahasiswa Fak. Teknik Udayana
Jl. PB. Sudirman Denpasar - Bali
Solusi :
- Mencari tempat yang curah hujannya tidak terlalu tinggi sehingga tidak
mengganggu persiapan saat H-1 maupun hari H.
- Pembagian kamar tidur yang semaksimal mungkin untuk para delegasi
masing-masing himpunan dan panitia sehingga tidak terjadinya
kekurangan tempat tidur.
- Menyediakan mic cadangan yang sesuai agar tidak terjadi kesalahan yang
sama.