Auditora
Operativa
CURSANTE: ARIEL MARTIN ABELLA
REGISTRO N:136.609
Introduccin
I. Conceptos Bsicos 7
1. Definicin 7
a. Estudio General 16
b. Entrevistas 17
c. Correlacin con Informacin Conexa 18
d. Confirmacin 18
e. Observacin 18
f. Anlisis 18
g. Otras Tcnicas 18
3. Criterios de Auditora 19
i. Concepto 19
i. Seleccin de Equipos 24
3. Elementos de Administracin 30
a. Introduccin 33
b. Recopilacin de Antecedentes 33
c. Establecimiento de los Objetivos 35
a. Introduccin 35
b. Conocimiento General de la Entidad 36
c. Evaluacin del Control de Gestin y Administrativo 37
d. Anlisis 39
e. Determinacin de las reas Criticas 39
a. Introduccin 39
b. Conocimiento Especifico del rea Critica 40
c. Evaluacin del Control Interno Administrativo y de
Gestin Especifico 41
d. Bsqueda de Relaciones Causa-Efecto 41
e. Anlisis y Evaluacin de las Evidencias 42
f. Preparacin del Diagnostico y Pronostico 42
a. Introduccin 44
b. Primera Fase: Pasos Previos al Inicio de la Tarea 45
c. Segunda Fase: Anlisis y Profundizacin 46
d. Tercera Fase: Accin Correctiva antes del Informe 46
e. Cuarta Fase: Elaboracin de Propuestas de Cambio 47
f. Quinta Fase: El Informe 47
g. Sexta Fase: Seguimiento de las Proposiciones 47
h. Sptima Fase: Cuantificacin de los Resultados 47
a. Introduccin 48
b. Etapa de Familiarizacin 48
c. Etapa de Verificacin 49
d. Etapa de Evaluacin y Recopilacin 50
e. Etapa del Informe 50
Conclusin 52
Bibliografa 53
Introduccin
La auditora inicialmente se encargaba de revisar las anotaciones contables de un
negocio, y se le otorgaba una importancia fundamental a los aspectos matemticos
de la contabilidad, tambin detectaba fraudes y malversacin de fondos.
La eficiencia busca medir como los ejecutivos utilizan los recursos que disponen.
Las caractersticas del medio externo y sus iteraciones con la empresa, caen dentro
del mbito de la auditoria operativa.
4. Metodologa de la Auditora Operativa
Si suponemos que se trata de auditores externos sin un conocimiento detallado de
la entidad auditada y sin que sus ejecutivos manifiesten preferencia alguna para que
el examen recaiga en un determinado subsistema de la organizacin, la
metodologa que usaremos para examinar la entidad ser:
Objetivo de la auditora.
Metodologa.
Alcance del trabajo.
Diagnstico.
Recomendaciones.
Pronstico.
Anexos.
v. Etapa de Seguimiento: el auditor debe ver que las debilidades han sido
solucionadas.
5. La Auditora y el Control de la Empresa
Se pueden dar varias definiciones de lo que es el control de empresas:
Intervencin
Inspeccin
Control interno
Normas de auditora son los requisitos mnimos de calidad relativos a la persona del
auditor y al trabajo que desempea, los que se derivan de la naturaleza profesional
de la actividad de auditora y de sus caractersticas especficas.
Debido a que no existen normas, cualquier persona que audite puede estar
confundido ante que decisiones tomar o que juzgar. Por este motivo desde ahora,
las normas sern las exigencias que enmarcan el trabajo profesional del auditor y
que le plantean en su que hacer requisitos de calidad, respetando en esto el nombre
de la auditora tradicional otorga a estas reglas de conducta personal.
Normas Personales
Estas normas son las mas inconmovibles, ya que son propias de las personas. En
toda labor de auditora, el profesional debe tener adiestramiento, pericia, idoneidad,
independencia y experiencia.
En la auditora las tcnicas son, mtodos o modos de actuar que permiten al auditor
obtener informacin destinada a sustentar, con evidencia suficiente y pruebas
autnticas, su opinin o juicio sobre alguna materia objeto de su anlisis e
investigacin.
La norma es, en consecuencia, una regla de aceptacin general que, sin rigidizar el
trabajo del auditor, lo condiciona sanamente. Esto significa que, en su labor de
bsqueda de evidencias a travs de los cumplimientos de los procedimientos
apropiados, debe aplicar aquellas tcnicas que la prctica y su ideonidad profesional
le indiquen como convenientes, enmarcando en las normas de auditora.
a. Estudio General
Se concentrara mediante:
El examen de la documentacin:
La informacin ocular:
Descripciones Escritas:
Son las caractersticas del sistema o de una situacin especfica a evaluar, pueden
ser explicaciones sobre las funciones de la empresa, procedimientos registros,
formularios, archivos, recursos, etc.
b. Entrevista
Entonces el auditor debe tener mucho tacto para plantear las preguntas y dar validez
a las respuestas.
d. Confirmacin
e. Observacin
El auditor debe estar alerta ante cualquier situacin que se produzca y todas las
actividades que se llevan a cabo.
f. Anlisis
g. Otras Tcnicas
Tcnicas tales como rboles de decisin, CPM, PERT y otras mas ayudados por las
estadsticas, matemticas, probabilidades, programacin lineal, la computacin ,etc.
ayudan a los administradores a tomar mejores decisiones , estas tcnicas tambin
las utiliza el auditor operativo, entonces, el debe saber como utilizarlos, adems
debe tener un asesor que tenga este tipo de conocimientos.
Es planificar el trabajo general, adems se debe hacer una gua de las tareas del
examen en forma precisa y orientadas a hechos o reas especficas, con explicacin
de lo que debe hacerse.
3. Criterios de Auditora
i. Concepto
En mayo de 1968, John C. Burton escribi en The Journal of Accountancy un
artculo denominado Auditora Administrativa, en el cual manifestaba que para
delinear el marco dentro del cual pudiera desenvolverse tal tipo de auditora, deban
considerarse varios aspectos, uno de los cuales era el formular normas de
desempeo del gerente si se quera algn sentido de la evaluacin de su conducta.
Cada vez que el auditor operativo evala una situacin especfica, una conducta,
una decisin o resultado determinado debe efectuar la comparacin entre lo
observado y un modelo, pauta, norma o criterio de desempeo administrativo, lo
que debiera permitirle emitir un juicio sobre la materia observada que determine si
el fenmeno o actividad bajo examen esta siendo bien realizado o presenta errores
o debilidades que es preciso sean corregidas.
En Estados Unidos y Canad, han salido publicaciones con normas para ayudar a
los auditores a comparar lo observado.
Con este plan el cliente decide si la investigacin se hace o no. Si se acepta se debe
especificar al cliente cuanto durar la investigacin (con cierta flexividad).
Junto con la determinacin de los objetivos, una buena planificacin implica dejar
establecidas todas las polticas, procedimientos y reglas que regulan la conducta
del grupo.
Contenido
Todo modelo de metodologa, solo cobra vida al darle sentido real y pragmtico.
Aunque el modelo terico es general, va a variar cuando se aplique a cada caso
(esto lo hace dinmico).
El contenido de los de cada programa depender mucho del grado de divisin del
trabajo aplicado. Algunos de los puntos importantes que debe incluir son:
La tercera pregunta busca definir que experiencias deben tener los auditores, es
fundamental que hayan vivido los problemas, conocer la organizacin, como por
ejemplo su giro, tamao, patrimonio, sector al que pertenece. Adems deben saber
trabajar en equipos y comprender los puntos de vista de los otros especialistas.
Importantes condiciones son aquellas que le permiten crear y mantener una buena
relacin interpersonal con los integrantes de la organizacin. El tacto, la cautela y la
discrecin son los atributos ineludibles para cualquier auditor operativo, dado que
trabaja ms con personas que con documentos y a ellas afectan ms en su informe.
La estructura interna del equipo debe ser clara y debe mantener una estabilidad
durante la auditora.
Del anlisis de las desviaciones se deben concluir las medidas para contrarrestar
los efectos. As se enmienda el rumbo del trabajo, para as proteger la calidad del
trabajo.
Una metodologa propia para la auditora operativa, es necesaria por las siguientes
razones:
La auditora operativa debe ser hecha por un equipo multidisciplinario. Una buena
metodologa permite aprovechar al mximo las capacidades de cada miembro.
Como esta auditora es nueva, la metodologa que se use debe establecer el modo
en que se hace el examen y se debe documentar para poder ayudar a esta rea
profesional.
Ello habilita al auditor para integrar los elementos estudiados a la luz de las
caractersticas de sinergia y recursividad, pudiendo as llegar a conclusiones y
recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la entidad.
3. Elementos de Administracin
Aqu se describirn los elementos a los que se dirigir la metodologa a aplicar.
El auditor, en primer lugar, debe ver si los objetivos estn bien establecidos o no,
tambin las normas y las polticas, planes de accin y la estructura de la
organizacin, tambin lo deben estar. Pero no basta con determinar la existencia de
aquellas directrices generales (o de referencia), sino que es necesario profundizar
mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que bases e
informaciones, mediante que procesos, en que oportunidades y con que
participacin. Interesa adems conocer que coherencia guardan los planes, el grado
en que la estructura organizativa y la delegacin de autoridad ayudan o dificultan el
cumplimiento de los objetivos y polticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma
de decisiones y el estilo de administrar (quien toma las decisiones ms importantes,
cuando y como).
Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean seguir los ejecutivos.
Adems se debe saber que relacin tienen los dueos con los administrativos, para
determinar la adecuacin que tiene ante las contingencias.
Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las conductas
de los sistemas, para el logro de los objetivos generales y esto no es una tarea fcil.
Estos sistemas de comunicacin e informacin dan las condiciones para una buena
interrelacin entre las partes de la empresa, adems de una retroalimentacin para
la misma. Por lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del sistema, su
intensidad, tipo, direccin, oportunidad, costo y frecuencia de estas informaciones,
de esta forma el auditor tendr una visin global del sistema.
La motivacin de los administrativos hacia su personal es muy importante, ya que
estos ltimos son los que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos
superiores. Este tema tambin es de importancia para el auditor operativo.
Y por ltimo el auditor operativo debe tener presente las variables externas que
tienen una relacin con la organizacin y que la afectan, estas son la competencia,
las polticas del gobierno (tributarias, arancelarias, laborales, etc.), la inflacin, etc.
La organizacin necesita del medio externo las entradas y el medio externo necesita
las salidas de la organizacin, por esto se debe determinar cuales de estas variables
afectan ms en un momento dado. Por lo tanto hay que comprender el medio
ambiente, porque si se tienen situaciones desfavorables no se puede mantener
modelos rgidos de conducta, sino que hay que adaptarlos a la situacin del
momento, pues de otro modo el sistema muere.
Bajo este concepto de sistema, dentro del cual hemos concebido la organizacin,
tanto en su estructura como en su gestin administrativa, cabe explicar la idea de
universalidad en anlisis y conocimiento propios de la metodologa para la auditora.
Con este marco las etapas a seguir para tener un conocimiento preciso de la
situacin, el contexto en que se encuentra la obtencin de las evidencias, la
formacin de juicios y opiniones, proposiciones y pronsticos por parte del auditor:
Etapa de seguimiento.
a. Introduccin
Este plan debe incluir, al menos el objetivo del trabajo, su extensin, el tiempo
estimado de duracin, el grupo que se hara cargo de la labor y ciertos elementos
materiales requeridos.
Recopilacin de antecedentes.
Establecimientos de objetivos.
a. Recopilacin de Antecedentes
Con toda esta informacin el auditor delinea el diseo general del trabajo como la
duracin del examen, cantidad de personas, costo de ellas y aspectos que le
interesen al cliente.
Los antecedentes anteriores sealados pueden ser obtenidos, entre otras, de las
siguientes fuentes:
Memorias de la entidad.
Balances y otros estados financieros y econmicos pblicos.
Actas del directorio.
Conversaciones con directores y ejecutivos actuales y/o anteriores de la
empresa.
Instituciones financieras y otros acreedores.
Informes de otras auditoras.
Informes de trabajos de consultora.
Federaciones o confederaciones de las cuales la entidad es miembro.
Revistas especializadas.
Organizaciones gremiales.
Carpeta permanente de la empresa.
Tal como se ha sealado, el auditor debe llegar a un acuerdo con el cliente para
determinar:
Todo esto marca un plan de accin y de presupuesto, que de ser aceptada por el
cliente se da el inicio a la auditora operativa.
Los aspectos que el auditor operativo debe considerar en esta fase son:
La evaluacin de estos controles se tienen que comparar con los principios del
control, la teora administrativa y organizativa, as puede ver las fortalezas y
debilidades del control de la empresa.
d. Anlisis
Se debe comparar lo observado con los requisitos mnimos de calidad que aseguran
un adecuado control.
Con la informacin que el auditor posee, puede jerarquizar las reas crticas para
profundizar el examen.
Los antecedentes a considerar son:
El objetivo de esta etapa es determinar cuales son las causas de los problemas
detectados, adems de las operaciones realizadas en ellas, sus relaciones con la
empresa y con el medio. Adems debe evaluarse el control de dicha rea.
Se debe saber:
Ahora con esta informacin el auditor debe formular un modelo terico de control
interno administrativo y de gestin del control para el rea. Despus con este
modelo se compara con la realidad. Adems este modelo debe asegurar el logro
eficiente, eficaz y econmico del rea.
Con el modelo terico del control formulado y los datos recopilados, se deber
proceder a definir en forma generalizada el problema, para poder en seguida definir
el programa de auditora a seguir.
Las tendencias que seale la evaluacin del control de gestin y los propios
indicadores de gestin.
Se deben acumular las evidencias que permitan emitir una opinin, ello implica
obtener antecedentes del rea auditada y comprobar su veracidad y confiabilidad.
Una vez finalizado el programa de auditora hay que evaluar las evidencias reunidas
(tal como se dijo en la fase anterior).
Con esta base el auditor sealar recomendaciones que permitan solucionar los
problemas y sus consecuencias, para que los administrativos adopten las medidas
pertinentes, adems estas recomendaciones deben ser aplicables en la empresa,
por lo que el auditor debe tener mucho criterio en sus proposiciones.
Ahora se confecciona un borrador que debe ser discutido con el cliente y los
afectados por este informe, as se pueden evitar los malos entendidos y sorpresas,
adems con las conversaciones con estas personas, le podrn decir al auditor la
existencia de algunas evidencias que l no consider.
Una vez entregado y comentado el informe con el cliente, el auditor debe ver que el
informe llegue a todos los afectados y ver que sus recomendaciones se cumplan,
adems debe controlar sus decisiones para que stas no se desven.
Para desarrollar estas etapas, se sigue el siguiente esquema aplicable a cada una
de ellas:
Las fases son aplicables a ambas etapas (diagnstico y anlisis) con las diferencias
propias de cada etapa (en los objetivos).
Esta fase se cumplir con entrevistas a los responsables del rea, esquemas del
sistema, etc.
Con todo lo anterior el auditor formula soluciones a los problemas y crea nuevos
sistemas, los cuales tienen que ser comentados con los interesados, para as poder
verificar si las soluciones son buenas.
Una vez que se tiene la conclusin al o los problemas se deben poner estas en
prctica cuando las circunstancias as lo admitan.
El auditor debe utilizar su buen criterio para poder determinar bajo que parmetros
se puede iniciar la implementacin pero con previa autorizacin de los
administrativos de la empresa y del cliente.
De todas las soluciones que se probaron se elige la mejor de estas. Una vez elegida
debe ser fundamentada y cuantificada frente a las otras soluciones.
Esta fase corresponde al acto de preparacin del medio por el cual la direccin
superior, conoce las conclusiones a las que ha llegado el auditor.
Este informe debe ser claro para evitar posibles malos entendidos.
Si el auditor encuentra problemas muy graves los cuales no pueden esperar para
solucionarse, el auditor debe entregar informes parciales.
La labor mas importante del auditor operativo es implementar sus propuestas. Una
vez terminado el anlisis y el informe el paso siguiente es implementarlas.
El auditor debe colaborar en todo este proceso, es decir en cada uno de estos
cambios.
Esta evaluacin debe realizarse al termino de cada revisin y sus resultados debe
ponerlos en conocimiento de la empresa que ha utilizado sus servicios.
Del libro del autor Manual de Auditoria Operativa, es posible extraer el siguiente
esquema de metodologa:
Etapa de familiarizacin.
Etapa de verificacin.
Etapa de evaluacin y recomendacin.
Etapa de informe.
b. Etapa de Familiarizacin
Los informes son utilizables en el control solo si son rpidos, claros, concisos y
completos. El auditor deber tener siempre en mente estos factores a medida que
se familiariza con la estructura de los informes del departamento operativo.
c. Etapa de Verificacin
En esta etapa se escoge una muestra (el tamao de sta depende del auditor) del
rea examinada, para observarla en detalle.
Al finalizar el informe se debera hacer una reunin con el cliente para discutirlo.
Conclusin
Es sabido que el ser humano posee una adversin natural a ser controlado y, en
consecuencia, es bastante probable que el auditor operativo no sea aceptado por
las personas que trabajan en la empresa. A menos que el profesional sea capaz de
crear la confianza necesaria en el grupo donde va a actuar, convencindolos de que
solo pretende ayudarlos a mejorar el trabajo y no controlar lo que hacen, tendr
pocas probabilidades de xito.
El equipo que tenga el auditor operativo debe ayudarlo para obtener la informacin
que l necesita. Entonces una buena direccin del equipo debe incentivar la
participacin integral de sus componentes. Debe tenerse en cuenta que ellos
adems por su nivel tal que su propia motivacin y tica profesional, se
autodisciplina, porque ellos saben que su labor es importante. Eso quiere decir que
las relaciones internas deben ser claras y precisas.
Referencias
PEREL, Vicente L. , Organizacin y control de empresas, Editorial Macchi, Buenos Aires, 1971.
Rusenas, Rubn , Manual de auditora interna y operativa, Editorial Cangallo, Buenos Aires, 1983
Bibliografa
Fowler Newton, Enrique , Auditora aplicada, Editorial Macchi, Buenos Aires, 1995
Angel Segundo Gmez Morales, Auditora operativa una auditora con valor agregado para la
calidad total, Web Master wwwadm@sanpedro.di. ucn.cl, Boletn Septiembre del 96.