H.

CONGRESO DEL ESTADO DE CHIHUAHUA

COMIT DE ADMINISTRACIN
UNIDAD DE CALIDAD

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIM

PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIN Y EVALUACIN DE PROVEEDORES
Responsable del PProcedimiento: REFERENCIA: NORMA ISO 9001:2008
9001
Jefe de Departamento de Adquisiciones y REVISIN: R0R Pgina 1 de 9
CDIGO: PR 01/05/09
Servicios 01/08/16

I. OBJETIVO

Seleccionar, evaluar la capacidad del proveedor clave del H. Congreso del Estado dee Chihuahua que impactan a la
calidad de los productos y/o servicio que se adquieren y proporcionan a los usuarios, para que cumplan con los
requerimientos pactados en un pedido u orden de compra.
compra

II. ALCANCE

Aplica a los proveedores clave de recursos materiales, humanos, servicios, insumos, maquinaria y equipos que
impactan la calidad de los productos o servicios otorgados por el H. Congreso del el Estado de Chihuahua.
Adems a los documentos y registros del Sistema de Gestin de Calidad de las secretara
ecretaras adscritas al H. Congreso
del Estado de Chihuahua: Secretara de Servicios Administrativos (Unidad de Calidad, Organizacin y Desarrollo
Administrativo, Direccin de Finanzas y Contabilidad, Direccin de Recursos Humanos, Huma Departamento de
Tecnologas de la Informacin, Departamento de Adquisiciones y Servicios, Departamento de Seguridad y Vigilancia
y Divisin de Oficiala de Partes);
); Secretara de Servicios Jurdico Legislativos (Oficina de Registro y Publicacin del
Diario de los Debates) y Secretara de Servicios Parlamentarios y Vinculacin Ciudadana ((Divisin de Relaciones
Publicas y Departamento Amparo Contencioso),
Contencioso , Presidencia del H. Congreso del Estado (Departamento de la
Unidad de Transparencia) y relacionados.
relacionados

III. POLTICAS

1. Deber entenderse para efectos de la presente informacin documentada como proveedores, aquellos que son
clave y/o prioritarios para el desempeo de las actividades del H. Congreso del Estado de Chihuahua, excluyendo
aquellos prescindibles y/o que no sean representativos por los saldos manejados.
2. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Adquisiciones y Servicios autorizar las compras, seleccionar y
evaluar a los proveedores de bienes y servicios.
s
3. El personal adscrito al rea y asignado a Adquisiciones tiene como responsabilidad realizar cotizaciones,
recepcin de documentacin para alta y trmite de baja de proveedores, realizar compras y generar informacin
documentada bajo el Formato Solicitud de Materiales FR 01/05/01/21.
4. Es responsabilidad del Jefe de Departamento de Adquisiciones y Servicios de seleccionar y evaluar a los
proveedores,, de manera obligatoria y preponderante a los proveedores clave y/o prioritarios.
prioritarios
5. El Titular de la Direccin de Recursos
ursos Humanos es el responsable de seleccionar y evaluar a los proveedor
proveedores de
servicios de capacitacin de manera exclusiva, pudiendo en su ausencia autorizar el jefe inmediato y/o el personal
adscrito al rea de Capacitacin, bajo previa autorizacin verbal o escrita.
6. El Jefe de Departamento de Tecnologas de la Informacin podr sugerir si le es solicitado verbalmente a
proveedores de bienes y servicios relacionados con Tecnologas de la Informacin.
7. El Titular del Departamento de Seguridad y Vigilancia
Vigilancia podr sugerir si le es solicitado verbalmente a proveedores
de bienes y servicios relacionados con la seguridad del personal y de la infraestructura.
8. El Titular del Departamento de Relaciones Interinstitucionales podr sugerir si le es solicitado verbal
verbalmente a
proveedores de bienes y servicios relacionados.
9. La seleccin de proveedores se clasifica en Proveedores Crticos, Proveedores de Bienes y Servicios.
Servicios
10. Los Proveedores Prioritarios / Clave
Clave, son los encargados de suministrar servicios permanentes
permanente con contratos a
largo plazo y con muy escasa movilidad entre proveedores.
11. Los Proveedores de Bienes,, son los encargados de satisfacer las necesidades que se van generando da a da d y
que adems se cuenta con mss de un proveedor por producto requerid
requerido.
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12. Los Proveedores de Servicios, son los encargados de proveer servicios de capacitacin, servicios de consultora
o asesora, servicios profesionales y servicios en general. Para la eleccin o cambio de proveedores la organizacin
aplicar los siguientes criterios:
A. Seleccin de Proveedores de Servicios:
a) Caractersticas tcnicas: El proveedor debe disponer de la tecnologa necesaria para satisfacer las
necesidades tcnicas quee la Organizacin necesita, considerando adems el constante cambio que estas
puedan tener.
b) Soporte tcnico: El proveedor de servicios debe disponer del Soporte Tcnico adecuado y actualizado para
satisfacer las necesidades tcnicas que se van generando.
c) Precio: El proveedor de servicio debe presentar una oferta econmica acorde a las realidades del mercado
actual e indicar la duracin de estas en el acuerdo de servicio (Contrato).
d) Caractersticas contractuales: Se deben analizar detalladamente las con condiciones
diciones del contrato de prestacin
de servicios propuestas por el proveedor tanto desde el punto de vista comercial como tcnico. Como
proveedores de servicios se considera: Servicio de Internet, Servicio de Telefona red fija y celulares,
Servicio de Energa
rga Elctrica,
Elctrica, Servicios de Capacitacin, Servicios de Mantenimiento del Edificio, Servicios
de Mantenimiento Vehicular, Servicios de Fumigacin, Servicios de Comunicacin, Servicios de Limpieza y
Recoleccin de Basura y cualquiera que el jefe del rea y normatividad aplicable asigne en este rubro.
B. Seleccin de Proveedores de Bienes se utilizan los siguientes criterios:
a) Crdito: Se evaluarn las condiciones de crdito que pueda otorgar el proveedor, considerando monto del
crdito y plazos de pago.
b) Precio: Se evaluar el listado de precios del proveedor, considerando valores de mercado y comparando
dicho listado con proveedores vigentes en los casos que aplique.
c) Plazo de entrega: El proveedor debe entregar los productos adquiridos en un plazo acorde acord a las
caractersticas de los productos y a la ubicacin fsica de sus instalaciones.
d) Stock de productos: El proveedor ser evaluado de acuerdo al volumen de productos que posea en stock,
siendo esto relevante a la hora de cumplir con las necesidades delde momento.
e) Variedad de productos: Es importante que un proveedor tenga variedad de productos, facilitando de esta
manera la compra a un mismo proveedor y agilizando el proceso en pro del cumplimiento de los objetivos
de la compra, principalmente cuando aafecta en el desarrollo de proyectos.
f) Tecnologa Online: Con la finalidad de agilizar el proceso de compras, se medir el nivel de tecnologa que
posea el proveedor al momento de cotizar a travs de su sitio web.
Nota: Los criterios mencionados anteriorm
anteriormente
ente no sern documentas hasta que el presente procedimiento tenga una
vigencia mayor a seis meses de su implementacin.
13. La metodologa para seleccionar
seleccionar un proveedor es de acuerdo al resultado obtenido en la informacin
documentada generada bajo el Formato Cuestionario para Evaluacin de Proveedores Prioritarios FR 01/05/09/01.
El resultado deber ser mayor al 60% del valor de los criterios establecidos.
establecido
14. Para el ingreso de un proveedor a la informacin documentada generada bajo el Formato Catlogo de
Proveedores FR 01/05/01/02, deber deber llenar con sus datos el Formato Solicitud de registro o revalidacin en el
Padrn de Proveedores del H. Congreso del Estado Est de Chihuahua FR 01/05/01/01,, as colaborar en la generacin
de la informacin documentada bajo el Formato Cuestionario ppara Evaluacin dee Proveedores Prioritarios
FR 01/05/09/01, atendiendo la ponderacin bsica correspondiente.
15. Deber adems considerarse para la evaluacin de proveedores y la seleccin, criterios que fortalezcan o
demeriten la evaluacin realizada a travs de: revisin de infraestructura y equipo para cumplir con los requisitos
establecidos, capital de trabajo para ra cumplir con metas de compras y plazos de pago pactados, y aquellos que la
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Secretara de Servicios Administrativos dicte junto al Comit de Administracin. Tambin se considerarn costos,
oportunidad en la entrega y calidad.
16. Los proveedores de capacitacin in debern ser evaluados mediante las herramientas mencionadas cuando estas
sean aplicables, as como, por medio de las evaluaciones a las que son sujetos cuando dependen de alguna
institucin privada o gubernamental (CECADE,
( a quienes no se evaluar debidoido a que los mismos son evaluados y
aprobado por la Secretara del Trabajo y Previsin Social y entes relacionados). Los capacitadores particulares
debern ser evaluados conforme al cumplimiento de los objetivos de la capacitacin, siempre y cuando la Direccin
Dir
lo Instruya y sea una capacitacin alienada al SGC.
17. El Proveedor Crtico de Capacitacin cuando es institucional podr no ser evaluado al demostrar visualmente el
cumplimiento normativo aplicable. (CECADE por ejemplo). No deber considerarse otro pr proveedor crtico de
capacitacin que no sea el mencionado en la presente poltica.
18. Deber actualizarse el Catlogo de Proveedores al menos una vez al ao. Los proveedores crticos o clave
sern evaluados al menos una vez al ao in situ. (Se aplicar lo estipulado pulado en el PR de Auditora Interna
PR 01/01/06 y que sea aplicable al rea y al proveedor). Las auditoras mencionadas sern realizadas por auditores
internos y programadas junto con el Jefe de Departamento de Adquisiciones y Serv Servicios
icios por el RD y/o Auditor Lder.
19. Podr darse de baja a un proveedor crtico cuando incumpla ms de dos ocasiones seguidas con el 50% de los
requisitos establecidos o ms. As como, cuando los productos y/o servicios dejen de ser una opcin confiable o
viable para la institucin.
20. El incumplimiento de requisitos podr ocasionar sanciones a los proveedores, no adquiriendo productos o
servicios en un periodo determinado por el Titular de la Secretara de Servicios Administrativos.
21. La indisponibilidad expresa y documentada para cumplir con los requisitos de este H. Congreso a sus
proveedores podr causar la baja inmediata.
22. Los Proveedores Crticos
ticos dados de baja en ms
ms de tres ocasiones no podrn ser reintegrados posteriormente
por ningn motivo como tales. Sin embargo si despus de cumplir y demostrar la capacidad reiterada y auditados in
situ por ms de 6 meses reiteradamente y en todos los mbitos evaluables, podrn ser reintegrados por una ocasin
ms. Dicho esto bajo autorizacin del Titular de la Secretara de Servicios Administrativos.
23. Los proveedores clave que se encuentran Certificados
C bajo el sistema ISO por alguna compaa de registro, no
requieren de ser evaluados por la (2das. Partes), pero cada ao se les solicitar copias de la verificacin o Reporte
Report
de seguimiento de su sistema de Gestin de Calidad (certificado). Estos sern incluidos en el plan para tener
considerada la fecha de solicitar copias de la verificacin.
24. El responsable del departamento de Adquisiciones y Servicios deber comunicar verbalmenteverb en la Junta de
Revisin por la Direccin los proveedores dados de baja y/o alta en el periodo.
25. Cuando se realicen observaciones al Proveedor se solicitar llenen el Formato Plan de Accin FR 01/01/04/02,
personal de Auditora Interna realizar la auditora al proveedor, documentar hallazgos y solicitar el registro
mencionado cuando los mismos se realicen.
26. Para la Evaluacin de Proveedores in situ, podr suplir o hacer acompaar el Titular del Departamento de
Adquisiciones y Servicios del Responsa
Responsable
ble de Adquisiciones y/o del Auditor Lder y/o Auditor Interno.
27. Lo no estipulado en el presente procedimiento queda sujeto a criterio y decisin del Titular del Departamento de
Adquisiciones y Servicios y/o del Titular de la Secretara de Servicios Administrativos.
Adminis
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IV. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO

CEDIMIENTO
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V. DESCRIPCIN
N DEL PROCEDIMIENTO

REA No. DE
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Titular de la Solicita active el presente procedimiento para la seleccin y evaluacin de
Secretara de proveedores.
1
Servicios evisa informacin documentada bajo el Formato Programa de Visitas
Y/o revisa
Administrativos a Proveedores FR 01/05/09/02.
Recibe instruccin de seleccionar / evaluar a un proveedor en:
Jefe de Formato Padrn de Proveedores del H. Congreso del Estado de
Departamento de Chihuahua, informacin generada bajo el FR 01/05/01/01 y/o en la
2
Adquisiciones y informacin documentada generada bajo el Formato Catlogo de
Servicios Proveedores FR 01/05/01/02.
Instruye contacta con el proveedor y agenda.
Secretaria de
Recibe instruccin.
Departamento de
3 Contacta con el proveedor.
Adquisiciones y
Agenda.
Servicios
Recibe contacto, agenda cita.
Proveedor 4
Comunica fecha y horario.
Secretaria de
Departamento de Recibe fecha y hora para visita.
5
Adquisiciones y Comunica.
Servicios
Recibe fecha y hora para visita.
Agenda.
Jefe de
Cuando sea conveniente podr enviar informacin documentada que
Departamento de
6 aplique por correo electrnico para su generacin al proveedor
Adquisiciones y
mencionada en la poltica siguiente.
Servicios
Acude.
Recaba datos y/o recoge informacin documentada
entada generada.
Recibe visita.
Aporta datos para la generacin de la informacin documentada bajo uno o
varios de los siguientes formatos:

Formato
Formato Padrn de Proveedores del H. Congreso del Estado de
Chihuahua FR 01/05/01/01 y/o

Formato Catlogo de Proveedores FR 01/05/01/02
Proveedor 7

y/o Formato Programa de Visitas a Proveedores FR 01/05/09/01 y/o

Formato
Formato Programa de Visitas a Proveedores FR 01/05/09/02 y/o

Formato Plan de Accin FR 01/01/04/02.
(Podr enviarse previamente por correo el electrnico la informacin
documentada mencionada para su generacin por parte del proveedor).
Aporta y/o entrega informacin documentada generada.
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REA No. DE
DESCRIPCIN DE LAS ACTIVIDADES
RESPONSABLE ACTIVIDAD
Recibe informacin documentada generada por el proveedor de manera
fsica o electrnica, bajo la formatos siguientes:
Formato Padrn de Proveedores del H. Congreso del Estado de
8 Chihuahua FR 01/05/01/01 y/o Formato Catlogo de Proveedores
FR 01/05/01/02 y/o Formato Programa de Visitas a Proveedores
FR 01/05/09/01 y/o Formato Programa de Visitas a Proveedores
Jefe de FR 01/05/09/02 y/o Formato Plan de Accin FR 01/01/04/02.
01/01/04/02 Verifica.
Departamento de Es Correcto?
Adquisiciones y 9 Si es Correcto, pasa a la siguiente actividad.
Servicios No es Correcto, regresa a la actividad 7.
10 Analiza
Aprueba?
11 Si Aprueba pasa a la actividad 19.
No Aprueba, pasa a la siguiente actividad.
Comunica No Aprobacin del proveedor.
12
Entrega registros generados.
Recibe comunicacin de la No Aprobacin y registros generados.
13
Analiza.
Autoriza?
Titular de la
14 No Autoriza, pasa a la actividad 17.
Secretara de
Si Autoriza, pasa a la siguiente actividad.
Servicios
Comunica autorizacin.
Administrativos
Entrega registros.
15
Instruye inclusin en informacin documentada correspondiente y/o se
anexe en el expediente del proveedor.
Jefe de Recibe comunicacin de la autorizacin. Recibe regis
registros e instruccin.
Departamento de Instruye inclusin en informacin documentada correspondiente y/o se
16
Adquisiciones y anexen registros generados en el expediente del proveedor.
Servicios Pasa a la actividad 19.
Titular de la
Comunica la No Autorizacin.
Secretara de
17 Instruye de baja a proveedor de la informacin documentada aplicable.
Servicios
Entrega registro e instruye se anexen al expediente del proveedor.
Administrativos
Jefe de Recibe comunicacin de la No Autorizacin.
Departamento de Recibe registros e instruccin.
18
Adquisiciones y Instruye exclusin en informacin documentada correspondiente y/o se
Servicios anexen registros generados en el expediente del proveedor.
Recibe registros.
Incluye o Excluye al proveedor de la informacin doc documentada
Responsable de
19 correspondiente.
Adquisiciones
Anexa registros generados en el expediente del proveedor.
Fin del Procedimiento.
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VI. REQUISITOS DEL CLIENTE

1. Cumplimiento de Pago.

TOS DEL PRODUCTO / SERVICIO

VII. REQUISITOS

1. Prontitud.
2. Calidad.
3. Buen servicio.
4. Disponibilidad.
5. Cumplimiento de requisitos establecidos en la Orden de Compra y/o Se
Servicio.

VIII.GLOSARIO

Certificado: Documento que garantiza la condicin estable de un requerimiento especfico.

Cliente: Receptor de un producto o servicio suministrado por el proveedor.
Evaluacin: Proceso que incluye la revisin de documentos, auditoria en planta, su anlisis y el reporte. Los
proveedores pueden adems incluir una auto-evaluacin,
auto resultados de auditoras
as internas y otra evidencia durante
la evaluacin.
dase en este documento por el domicilio fiscal y/o donde se genera el producto o servicio.
In Situ: En el lugar; entindase
H.: Honorable.
Producto: El resultado de actividades o procesos.
Proveedor: Organizacin o persona que suministra un bien o servicio, pudiendo ser: fabricante, distribuidor,
d
minorista o prestador de servicios.
Proveedor Clave / Prioritario: Suministrador de productos o de servicios crticos para el desempeo de las
actividades del H. Congreso del Estado de d Chihuahua
Registro de Calidad: Documento que demuestra que las medidas de calidad han sido cumplidas y que el sistema
opera eficientemente.
Seleccin: Manera en que la elige H. Congreso del Estado dee Chihuahua o escoge a los proveedores.
RD. : Representante de la Direccin.
Re-evaluacin: Seguimiento al dese
desempeo
mpeo del proveedor clave, mediante los tiempos de entrega, cantidad, calidad
e historial de cumplimiento, con el fin de asegurarse de que stos sigan siendo confiables.
Representante de la direccin: Responsable de la direccin ante SGC.
Revisin: Control que permite corregir y mejorar un documento.
SGC:: Sistema de Gestin de Calidad.

IX. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS CDIGO
Norma ISO 9001:2008 S/C
Manual de Procedimientos MA 01/01/01
Manual de Calidad MC 01/01/01
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Estado de Chihuahua S/C
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Servicios 01/08/16

DOCUMENTOS CDIGO
Manual de Organizacin MO 01/00/01
Procedimiento de Adquisiciones PR 01/05/01

X. CONTROL DE REGISTROS

TIEMPO MNIMO DE RESPONSABLE DE

REGISTROS CDIGO
CONSERVACIN CONSERVARLO
Departamento de
Formato Cuestionario para Evaluacin de
1 ao Adquisiciones y FR 01/05/0901
Proveedores Prioritarios
Servicios
Departamento de
Formato Programa de Visitas a Proveedores 1 ao Adquisiciones y FR 01/05/09/02
Servicios
Departamento de
Formato Plan de Accin 1 ao Adquisiciones y FR 01/01/04/02
Servicios
Departamento de
Formato Padrn de Proveedores del H.
1 ao Adquisiciones y FR 01/05/01/01
Congreso del Estado de Chihuahua
Servicios
Departamento de
Formato Catlogo de Proveedores 1 ao Adquisiciones y FR 01/05/01/02
Servicios

XI. CONTROL DE CAMBIOS

REVISIN FECHA DESCRIPCIN DEL CAMBIO

O 01/Agosto/16 Documento inicial para la implementacin en el Sistema de Gestin de Calidad
Calidad.