Anda di halaman 1dari 6

TUGAS SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

CASE WESTCHESTER DISTRIBUTING, INC.

Kelompok 7 (PPA 38):

Christian Sanjaya 09

Kezia Krisna W 20

Yoseline Theresia 43
I. Latar Belakang

Vince Patton mendirikan Westchester Distributing di awal tahun 1960an, ketika


Perusahaan Miller Brewing menawarkannya hak distribusi eksklusif kepada Westchester
County, California. Pada saat itu, Vince merupakan manajer regional termuda yang pernah
bekerja di brewery. Awalnya, Vince dibayar karena pendidikannya dengan cara mengendarai
truk semi-trailer seharian dan menghadiri kelas universitas di malam harinya.

Selama 8 tahun kerja di brewery, Vince membuktikan kemampuannya. Ia menjadi


bintang perusahaan dan manajemen puncak mempercayainya untuk menemukan distributor
baru untuk Westchester County. Dengan jumlah pinjaman sebesar $70.000 yang dijaminkan
oleh brewery dan 4 karyawan lainnya, akhirnya Vince membuka Westchester Distributing di
tahun 1962.

Menurut Vince, distribusi minuman merupakan industri yang menakutkan. Industri ini
terlalu bersaing dan peka terhadap pangsa pasar. Margin yang rendah, biaya tetap yang
terlalu tinggi dan permintaan produk yang sering bergantung pada kondisi musim dingin juga
menjadi tantangan bagi Vince. Akan tetapi, Vince berhasil dalam menjalankan distribusi
Westchester karena ia berprinsip bahwa siapapun dapat menjadi pelanggan. Bahkan pemasok
adalah pelanggan. Jika kita tidak melayani mereka dengan baik , mereka akan menemukan
distributor lain atau berpindah ke distributor lainnya.

Lebih dari 27 tahun Vince telah menjalankan distribusi Westchester, perusahaan


mendapat reputasi untuk layanan pelanggan yang tak tertandingi. Merk utama Westchester ,
miller, mampu meraih 40% pangsa pasar lebih tinggi dibandingkan rata-rata nasional pada
area pasar Westchester.

Pada tahun 1982, Westchester menjadi distributor kecil yang pertama kali yang dapat
meraih pangsa pasar terbesar dan menang sebanyak 6 kali dalam 7 tahun sejak tahun 1982,
menjadi sebagai penguasa besar miller.
II. Identifikasi Permasalahan

Walaupun Westchester Distributing yang dijalankan oleh Vince telah berhasil selama
lebih dari 27 tahun dan telah mendapat banyak penghargaan, akan tetapi sistem pengendalian
manajemen dalam perusahaan masih kurang baik. Permasalahan utama adalah kurangnya
pengendalian internal, sehingga dapat mengakibatkan terjadinya kecurangan atau fraud yang
dilakukan oleh karyawan dan beberapa risiko lainnya yang mungkin akan dihadapi oleh
perusahaan. Vince pun juga tidak pernah terjun ke lapangan sehingga tidak mengerti apa
permasalahan yang benar-benar dihadapi oleh karyawannya. Vince hanya memberikan memo
kepada karyawan tentang apa yang harus dilakukan agar tujuan perusahaan tercapai.

Selain itu, tidak adanya aturan formal dan prosedur tertulis yang dapat mengarahkan
karyawan dalam permasalahan pengendalian internal. Dengan demikian, karyawan memiliki
kesempatan untuk melakukan kecurangan atau fraud sehingga mungkin akan dapat
membahayakan perusahaan secara keseluruhan.

Permasalahan yang terjadi adalah Mr. Moon telah membeli bir dari Westchester tetapi
kemudian mengembalikannya kembali disebabkan adanya perkataan Mr. Joe Roberts yang
mempercayai bahwa karyawan Westchester yang bernama Carter Mario dan George Pavlov
secara tidak benar mendiskon penjualan bir kepada Mr. Moon. Joe menceritakan bahwa salah
satu manajer penjualan bersama-sama dengan seorang salesman Wetchester memberikan
kickback kepada pelanggan agar bersedia untuk membeli beberapa bir yang kurang laku.
George (manager penjualan) dan Carter (salesman) melakukan hal tersebut juga dikarenakan
adanya sistem di Weschester yang memberikan bonus berdasarkan target kuota penjualan.
III. Analisis Pembahasan

Perusahaan Westchester merupakan perusahaan distribusi yang semakin tumbuh dan


berkembang, dilihat dari peningkatan jumlah pendapatan, jumlah produk yang
didistribusikan, jumlah karyawan yang diperkerjakan, dan lokasi pendistribusiannya. Seiring
dengan hal tersebut, semakin kompleks pula aktivitas di dalam organisasinya. Vince sebagai
President Perusahaan Westchester harus dapat mengelola resiko yang ada di dalam
perusahaanya, sehingga dapat terjadi keseimbangan jangka pendek dengan jangka
panjangnya. Risiko dapat dikelola dengan mengkomunikasikan boundary system yang
efektif. Hal ini dapat dilakukan dengan menerapkan sistem pengendalian internal yang baik,
sehingga mengurangi tingkat terjadinya fraud atau kecurangan yang dilakukan oleh karyawan
yang dapat menyebabkan kerugian yang besar bagi perusahaan secara keseluruhan.

Terdapat 2 cara untuk mengendalikan perilaku individu dalam organisasi, yaitu dengan
memberitahu masing-masing individu apa yang harus dilakukan dan memberikan kebebasan
pada masing-masing pihak untuk bertindak dan berinovasi akan tetapi harus dapat
mempertanggungjawabkan hasilnya. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa karyawan
nya dapat menjalakan tugasnya sesuai dengan tujuan perusahaan dan untuk memastikan tidak
ada kecenderungan masing-masing pihak untuk mengutamakan kepentingan pribadinya
dengan mengorbankan kepentingan perusahaan secara keseluruhan.

Dalam kasus ini, Vince melakukan cara yang kedua yaitu dengan memberikan kebebasan
pada masing-masing pihak untuk bertindak dan berinovasi akan tetapi harus dapat
mempertanggungjawabkan hasilnya untuk mengendalikan peilaku individu dalam
perusahaan. Hal ini dibuktikan dengan Vince sebagai atasan, mendorong karyawannya untuk
dapat mengatasi hal apapun yang mereka lakukan. Cara kedua ini sebenarnya baik jika
diterapkan karena tidak membatasi perilaku individu untuk berinovasi, namun masing-
masing karyawan memiliki asumsi yang berbeda-beda atas peluang yang mereka kejar.
Terkadang apa yang mereka usahakan lewat peluang tersebut justru menghancurkan
perusahaan secara keseluruhan.
Oleh sebab itu, Vince menerbitkan standard of conduct (kode etik) yang berisi larangan
di samping memberikan kebebasan tersebut. Selain itu, Westchester Distributing, Inc. juga
telah menerapkan sistem pengendalian internal, yaitu kebijakan dan prosedur yang dirancang
untuk mengamankan asset-asset yang penting dalam perusahaan. Sistem pengendalian
internal terdiri dari 3 kategori, yaitu structural safeguards, system safeguards, dan staff
safeguards.

Sistem pengendalian internal yang telah diterapkan oleh Westchester Distributing, Inc.
adalah:
1. Structural Safeguards
Structural safeguards dilakukan untuk memastikan agar karyawan mengetahui apa
yang boleh dilakukan dan apa yang tidak boleh dilakukan. Dalam kasus ini,
perusahaan telah menerapkan pemisahan tugas, yaitu adanya petugas bagian
administrasi (Joe) dan bagian penjualan (Carter dan George). Selain itu, pengeluaran
kas juga ditangani langsung oleh Vince dan Elizabeth selaku pemegang saham
perusahaan. Hal ini dapat mencegah karyawan untuk melakukan kecurangan
dikarenakan masing-masing pihak tidak mengerjakan pekerjaan secara keseluruhan
sehingga ada sistem rekonsiliasi antar bagian.
2. System Safeguards
System safeguards dilakukan untuk memastikan bahwa terdapat prosedur yang cukup
agar transaksi aman untuk dilakukan. Dalam kasus ini, laporan manajemen telah
dilaporkan dengan tepat waktu. Pada setiap akhir minggu, setiap tenaga penjual
mengajukan laporan harian ke manajer penjual dan laporan tersebut akan diperiksa
oleh manajer penjual. Dengan demikian, dapat dilakukan pengendalian dan
pemberian feedback sehingga kecurangan dapat diminimalisir.

Akan tetapi, dengan telah diterapkannya sistem pengendalian internal tersebut, karyawan
masih melakukan kecurangan seperti dengan memberikan kickbacks kepada pembeli. Hal
ini dapat merugikan bagi perusahaan secara keseluruhan yaitu dapat menimbulkan
reputation risk, yang dapat mengakibatkan perusahaan akan kehilangan konsumen karena
konsumen akan berpindah ke perusahaan lain.
Dengan memahami kelebihan dan kelemahan sistem pengendalian internal suatu
perusahaan, diharapkan perusahaan dapat merancang suatu sistem pengendalian yang lebih
baik. Oleh karena itu, perusahaan harus menganalisis terlebih dahulu kelemahan dari sistem
pengendalian internal yang telah diterapkan. Kelemahan dari sistem pengendalian internal
perusahaan adalah:

1. Structural Safeguards
Tidak adanya pengamanan fisik untuk barang persediaan yaitu orang penjualan,
manajer penjualan, dan bahkan para supir pada saat itu, mempunyai akses ke gudang
dan mengambil sendiri barang apa yang mereka butuhkan untuk ditampilkan dan
malah mempromosikan barang Westchester. Dengan tidak adanya pembatasan akses
karyawan ke gudang, tingkat kecurangan akan semakin tinggi karena adanya
kesempatan. Karyawan seperti Joe dengan mudahnya mengambilkan Neon, padahal
ia adalah petugas administrasi yang seharusnya melakukan proses penyelesaian
transaksi.
2. System Safeguards
Tidak adanya sistem pencatatan yang akurat, yaitu permintaan untuk reimbursement
tidak disertai dengan kwitansi, salesman dan manajer penjualan biasanya menuliskan
sendiri jumlah biaya yang dikeluarkan pada kwitansinya. Selain itu, biaya botol pecah
yang dibayar oleh karyawan juga diajukan tanpa menggunakan kwitansi. Tidak
adanya sistem pencatatan yang baik akan menghasilkan sebuah laporan yang tidak
akurat dan tidak relevan digunakan untuk pengambilan keputusan. Karyawan dengan
bebas menentukan nilai reimbursement yang membahayakan posisi asset perusahaan,
yang berujung pada kebangkrutan perusahaan itu sendiri. Oleh karena itu, rekonsiliasi
ke sumber dokumen lainnya (dokumen pelengkap) diperlukan.
3. Staff Safeguards
Karyawan yang diangkat tidak berdasarkan keahlian, yaitu dibuktikan dengan
pengangkatan George Pavlov (Manajer penjualan umum) berdarkan bujukan ayahnya
pada Vince. Hal ini terjadi karena Ayah George dan Vince Patton yang merupakan
teman dekat. Pengangkatan karyawan yang tidak ahli akan menghasilkan kinerja yang
tidak memuaskan karena mereka tidak memiliki pengetahuan mendalam pada bidang
tersebut.