CASO PRCTICO:

PUBLICIDAD NACIONAL ANTECEDENTES

De 1957 a 1964, Daniel Mario Martnez trabaj como ayudante de impresor en Farias Process.
Posteriormente lo hizo en pequeos negocios del mismo giro como impresor, hasta que en uno de
ellos logr el puesto de encargado, donde diriga entre 8 y 10 personas. Despus, durante dos aos,
lo hizo por su cuenta asociado con un hermano. Al terminar la sociedad dividieron sus bienes. Daniel
conserv algunos instrumentos y materiales y comenz a trabajar por su cuenta. Tena a su cargo a
dos personas a las que capacit en todo lo referente a la serigrafa. Despus, rent un local y de
manera personal adquira materia prima para producir y vender sus productos. En 1981 necesitaba
ms espacio para la elaboracin de sus productos, por lo que rent una casa para ampliar su
capacidad de produccin y contrat ms personal. En 1983 adquiri un terreno, donde construy las
instalaciones de Publicidad Nacional, que en 1985 ampli con la adquisicin del lote contiguo.

En la actualidad Daniel Mario Martnez es el gerente general, y cuenta con 15 personas a su cargo:

Un diseador
Un contador
Un jefe de recursos humanos
Un encargado de operaciones
Cinco impresores
Un tajador
Un cortador
Seis ayudantes

Reglamento de la empresa
Se prohbe el acceso a la empresa en estado de ebriedad o bajo influencia de enervantes
(drogas).
Cuando los trabajadores lleguen media hora tarde, se les suspender un da durante el mes,
a criterio del jefe de produccin (salvo previa autorizacin del jefe inmediato superior).
Las fallas del equipo deben ser reportadas de inmediato.
El personal debe mantener en buen estado las herramientas y utilizar el material para los
fines establecidos.
El personal debe mantenerse en el rea de trabajo asignada.
Se prohbe fumar o ingerir bebidas embriagantes dentro del rea de trabajo.
Se prohbe comer dentro del establecimiento en horas laborales.

Misin

Hacer trabajos de impresin con todo tipo de materiales de la mejor calidad, proporcionando al
cliente ideas para que su producto tenga una mejor aceptacin.

Visin

Actualizacin permanente para ofrecer al cliente el mejor servicio y lograr un lugar reconocido
dentro del mercado de la serigrafa, como una empresa que siempre busca estar a la vanguardia.

Filosofa

Sabemos que la importancia de nuestros valores nos llevar al xito, por tal motivo hacemos
hincapi en ellos para lograrlo.
Unidad

La nica forma de lograr el cambio es mediante la unin de propsitos y esfuerzos enfocados en un

objetivo comn.

Esfuerzo

El esfuerzo debe ser mayor al que cotidianamente realizamos en nuestra actividad personal y vida
productiva. Es necesario utilizar tiempo especfico extra para construir y emprender mejoras que nos
permitan alcanzar la calidad total y un beneficio social.

Responsabilidad

Es nuestro deber dar cuenta cabal de nuestros actos, capacidad para afrontar el deber y cualquier
situacin conflictiva con nimo y deseo de dar solucin con un alto grado de conciencia tica y
compromiso.

Honestidad

Es un valor tico que se puede interpretar como integridad, dignidad, probidad, lealtad, rectitud,
moralidad, conciencia y justicia. Nada lograramos si no iniciamos y mantenemos nuestras acciones
comprometidos con nosotros mismos y con la sociedad a fi n de lograr el xito.

Calidad

Es el reto a vencer en todos los aspectos de nuestra organizacin y una de nuestras fortalezas, ya
que la calidad de nuestro personal, productos y procesos es una prioridad para lograr una alta
competitividad y productividad.

Servicio

Este aspecto se ha convertido en un elemento central de la venta de nuestros productos. El servicio

de calidad es una herramienta que debemos utilizar para conseguir una mejor posicin en la
sociedad e inculcarlo a los copartcipes del grupo, as como hacer que cada quien trabaje enfocando
sus energas, intencin y entusiasmo para satisfacer las necesidades del cliente.

Excelencia

Es un aspecto muy importante en el cual haremos hincapi para lograr un grado ptimo de de

sarrollo en nuestros procesos, productos y servicio.

PLANEACIN

rea a evaluar: operaciones.

Objetivo general

Estudiar y evaluar el desempeo del rea de operaciones para determinar los niveles de
productividad de la empresa e identificar posibles problemas y oportunidades de mejora.

Objetivos especficos

Hacer que el empresario tome conciencia de que el correcto funcionamiento del rea de
operaciones puede disminuir los costos y aumentar las utilidades de la empresa.

Resaltar la importancia que tiene la auditora administrativa para evaluar e implementar

correcciones acordes con las necesidades de la organizacin.

Elaborar un diagnstico sobre el estado actual del funcionamiento del rea de operaciones para
identificar y aprovechar fortalezas y dar sugerencias para la correccin de las debilidades.

Implementar procedimientos adecuados para llevar a cabo las tareas especficas que se deben
realizar.

Fuentes de estudio

Internas: entrevistas y cuestionarios aplicados al rea de operaciones.

Externas: consulta a organismos nacionales que emiten lineamientos para regular la funcin de
produccin.

Investigacin preliminar

Mediante entrevista realizada al jefe de operaciones se determinarn las necesidades especficas del
rea. Asimismo, con base en una grfica de Gantt se estimar el tiempo que se dedicar a cada
actividad, a fi n de cumplir con el objetivo de la auditora.

PREPARACIN DEL PROYECTO DE AUDITORA

PROPUESTA TCNICA

Naturaleza: auditora administrativa

Alcance: rea de operaciones

Antecedentes: en la empresa Publicidad Nacional nunca se ha realizado ningn tipo de auditora.

OBJETIVOS

Sentar las bases para la ejecucin de la auditora de manera puntual.

Establecer una dinmica de trabajo que permita una interaccin fluida de las acciones.

Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visin
integradora.

Lograr que la auditora convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades.

Estrategia: el equipo auditor realizar visitas peridicas para conocer el uso de recursos para la
bsqueda del liderazgo en costos.

Justificacin: elaborar un diagnstico del rea de operaciones para evaluar su funcionamiento.

Acciones: aplicacin de cuestionarios, cdulas, entrevistas y observacin directa en el rea de

produccin.

Recursos: equipo auditor de la Escuela de Negocios de la Universidad Nacional.

Resultados

Identificar los procesos utilizados en la empresa para proceder a estandarizarlos.

Tipificar los escenarios de accin en que se desempea el rea de operaciones.

Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al rea.

Emitir opinin sobre posibles irregularidades en el rea.

Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del rea.

Asignacin de la responsabilidad: lder de proyecto.

Capacitacin: instrumentarla a travs de sesiones en las que participe la totalidad del equipo
auditor, coordinadas por el lder de proyecto y en la que se revise la estrategia, mecanismos de
trabajo y el proyecto de auditora.
Actitud: la labor de investigacin se realizar de la manera ms objetiva y sin prejuicios del equipo
auditor.

DIAGNSTICO PRELIMINAR

Para enriquecer la documentacin recabada se investigar sobre esta informacin para afirmarla y
complementarla.

Elaboracin de un diagnstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organizacin.

Se revisarn las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme a las
instrucciones del rea.

Visitas programadas a la empresa para recolectar la informacin necesaria a travs de entrevistas y

aplicacin de cuestionarios, as como observacin directa e investigacin documental.

Los ajustes se harn de acuerdo con la planeacin y para concretarlos la propuesta tcnica se
someter al encargado de la sucursal para que lo analice y autorice las modificaciones procedentes.

La determinacin de las acciones se apegar al programa definido.

Planear alternativas de medicin a travs de indicadores que reflejen rasgos sobresalientes dentro
del rea de operaciones que sirvan para el anlisis de los diferentes factores.

Los criterios debern ser determinados con base en los objetivos que maneje el rea.

Proponer mecanismos de accin que apoyen la mejora continua.

El informe de auditora se debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan.

INSTRUMENTACIN

RECOPILACIN DE LA INFORMACIN

La recopilacin de la informacin se realiz con las herramientas diseadas para ello. La

correspondiente a estructura, valores, misin y visin de la empresa fue proporcionada por el titular
de la organizacin. El resto de la informacin fue captado por el equipo auditor en cdulas para la
deteccin y registro de hallazgos y evidencias y para el registro de aspectos relevantes.

Tcnicas de recoleccin

El equipo auditor decidi aplicar las siguientes tcnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas
para obtener la informacin necesaria.

Investigacin documental

Observacin directa

Entrevista

Cuestionarios

Cdulas
MEDICIN

Esta actividad se bas en los siguientes indicadores: Indicadores de operacin Indicadores

cualitativos

Proceso mediante el cual el rea respectiva administra los recursos necesarios para generar los
bienes y servicios requeridos por la organizacin.

Cmo promueve la rentabilidad de los recursos productivos.

Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales.

Indicadores cuantitativos

Con la aplicacin de este indicador se pretende justificar cuntos trabajadores de toda la empresa
estn inmersos en las operaciones.

Con este indicador se pretende obtener una estimacin de los costos de los insumos del total de la
produccin.

Con este indicador se pretende conocer los costos de los insumos nacionales del total de la
produccin.


Con este indicador se debe determinar el costo de produccin de los artculos terminados.

Este indicador sirve para conocer la cantidad de maquinaria y equipo que son propios de la empresa
respecto del total que se utiliza en el rea.


Con este indicador se intenta de conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que se le da
mantenimiento preventivo en relacin con el total de la maquinaria y equipo del rea.


Con este indicador se pretende identificar el equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento
correctivo en relacin con el total de la maquinaria y equipo del rea.


Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria del rea respecto del activo fijo
de la empresa.


Este indicador sirve para conocer la depreciacin del activo fijo.

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo a utilizar sern minutas, donde el auditor del equipo llevar un resumen de lo
ocurrido durante el proceso para obtener la informacin necesaria para la auditora.

EVIDENCIA

En las visitas que se realizaron se comprob:

Evidencia fsica

No se cuenta con organigrama, manual de organizacin ni manual de procedimientos.

No se cuenta con un documento que contenga descripciones de los puestos.

No existen sealamientos especficos en el rea de operaciones.

Los extractores de aire son muy pequeos para purificar el ambiente en la medida necesaria.

Algunas mquinas no se encuentran en funcionamiento.

Evidencia testimonial

La opinin de sus tres principales clientes fue que el servicio en general es satisfactorio. Asimismo,
que acuden o solicitan los servicios de la empresa por la calidad, entrega oportuna y bajo precio de
los productos.

SUPERVISIN DEL TRABAJO

No hubo cambios en las fechas de las visitas, por lo cual se respet la calendarizacin de actividades.
El equipo auditor mostr puntualidad y formalidad en las visitas a la sucursal. Cada integrante se
desempe puntualmente y en los casos necesarios hubo apoyo de todo el equipo.

Los resultados que obtuvo cada auditor se entregaron en un lapso no mayor a 48 horas.
EXAMEN

PROPSITO

Por medio de los enfoques de anlisis organizacionales (SWOT) y cuantitativas, se busca lograr el
objetivo planteado para la realizacin de la auditora de tal forma que se pueda analizar de acuerdo
con las circunstancias especficas del rea, con el fin de reunir todos los elementos necesarios para
emitir recomendaciones y conclusiones.

PROCEDIMIENTO

El rea de operaciones trabaja de manera especfica en:

Corte de material

Impresin del material

Secado y recoleccin

Suaje

Seleccin

Empaque Por lo tanto, es necesario:

Conocer los componentes del proceso productivo.

Describir el procedimiento de produccin.

Descomponerlo la produccin incluye aspectos netamente operativos, de orden administrativo y

de cultura organizacional.

Revisarlo crticamente

1. la capacitacin en el proceso de induccin es deficiente,

2. los trabajadores no utilizan el equipo de seguridad,

3. las sanciones por retardo repercuten sobre la produccin y,

4. existe una alta rotacin de personal por los bajos salarios y excesivas cargas de trabajo.

Ordenar cada elemento los elementos ms sobresalientes son la falta de instrumentos

administrativos fundamentales, la ausencia de una visin de negocio y el predominio de actividades
netamente operativas y la carencia de cultura de mejora.

Definir las relaciones la empresa trabaja en forma emprica, sobre una base de comunicacin poco
formal y hasta cierto punto difusa. En la produccin predominan las relaciones de compaerismo. La
supervisin es ms formal, pero la relacin es estrictamente laboral, sin una identificacin ms
personalizada.

Identificar y explicar su comportamiento la elevada rotacin de personal debida a las condiciones

prevalecientes, la falta de herramientas administrativas por el predominio de una administracin
emprica y la existencia de un liderazgo paternalista al margen de las normas de seguridad son la
base del funcionamiento de la empresa.
ENFOQUES DE ANLISIS ADMINISTRATIVO

ORGANIZACIONALES

Anlisis SWOT del rea de operaciones:

Fortalezas

Buena calidad de los productos elaborados

Experiencia de los trabajadores (impresores) Proceso semiautomtico de produccin (UV)

Buen ambiente de trabajo

Debilidades

Liderazgo paternalista

No cuenta con manuales de procedimientos y de organizacin

No se cuenta con polticas

Prdida de tiempo por comunicacin informal (pltica sperabundante)

Amenazas

Tipo de cambio (materia prima de exportacin)

Inflacin

Inasistencias de los trabajadores

Mala calidad de los insumos

Fallas de corriente elctrica (no se cuenta con planta generadora de emergencia)

Oportunidades

Adquisicin de nueva tecnologa para mejorar su proceso

Elaboracin de productos propios

Capacitacin sobre nuevas tcnicas de trabajo

CUANTITATIVOS

Modelos de inventario: esta tcnica sirve para determinar la capacidad de produccin que tiene la
empresa para satisfacer la demanda de sus clientes.

Muestreo: ayudar a conocer las necesidades del rea de operaciones con lo cual se podr
determinar si se estn cumpliendo sus expectativas y necesidades. Estos resultados servirn para
inferir si el rea de produccin cuenta con un buen proceso que ayude a la eficiencia de la empresa.
Por medio de cuestionarios, entrevistas y observacin directa.

Anlisis de series de tiempo: con ello se obtendr la variacin de la cantidad de produccin,

rotacin de personal en periodos homogneos y as determinar un plan para evitar demoras con
base en esta informacin.
INFORME

Naturaleza del estudio: auditora administrativa.

Responsable: equipo auditor externo.

Antecedentes: con base en la baja productividad de la empresa y el conocimiento de sus autoridades

se abri la posibilidad de auditarla.

Objetivos: estudiar el tipo de administracin existente en el rea de operaciones.

Alcance: rea de operaciones.

Metodologa: de auditora con base en indicadores de gestin.

Resultados esperados: definir el panorama general del rea para elaborar alternativas de cambio
tendientes a mejorar las condiciones laborales, incrementar la productividad e impulsar el
posicionamiento de la empresa.

SEGUIMIENTO

OBJETIVO GENERAL

Implementar los lineamientos generales para mantener un control apropiado de las observaciones y
recomendaciones emitidas por los auditores a la empresa.

Lineamientos generales

Los cambios y las mejoras implementadas deben ser constantes y sin interrupcin.

Llevar control del desarrollo de los programas mediante la comparacin de los resultados reales
con los estimados para corregir, mejorar y, en su caso, formular nuevos planes de accin.

Evaluar los resultados que beneficien al rea de operaciones con el fi n de determinar si el

proyecto se desarrolla conforme a lo esperado.

Llevar a cabo reuniones de manera permanente con el personal del rea de produccin para
analizar el cumplimiento de metas a corto, mediano y largo plazos.
Recomendaciones programadas

Acciones especficas:

Elaborar manuales de procedimientos para disminuir tiempos en la introduccin de personal

nuevo a la organizacin y evitar la interferencia en los procedimientos.

Implementar programas que permitan mejorar las habilidades y la ejecucin de las actividades de
los trabajadores con el consecuente incremento de la productividad.

Desarrollar y difundir la cultura organizacional para que los trabajadores del rea de operaciones
se sientan identificados y comprometidos con la empresa en la que laboran.

Evaluar peridicamente la productividad y el desempeo del trabajador. Con base en ello, tomar
decisiones de promocin y remuneracin.

Establecer niveles de productividad de los trabajadores para determinar el tiempo promedio

ptimo para producir un artculo.

Establecer un programa de mantenimiento preventivo para la maquinaria y equipo para evitar

interrupciones en el proceso de produccin.

Adquirir una planta generadora de energa para que el proceso sea continuo en caso de apagones
y no haya demoras en las entregas.

Establecer normas de seguridad dentro y fuera de la empresa. Definir los peligros y condiciones a
los que est expuesto el trabajador durante la produccin y difundirlos para que los identifique
plenamente.

reas de aplicacin: en todos los niveles del rea de operaciones.

Periodo de realizacin: tres meses.

Resultados obtenidos: en general, una mejor eficiencia en el rea gracias al desarrollo de los
manuales de procedimientos y de organizacin, para estandarizar el proceso y la elaboracin de los
productos, y una mejora en:

El desempeo de los empleados,

La seguridad del personal,

La productividad y, por consecuencia, en los tiempos de entrega,

La disminucin de costos