Sistema de Compras

Sistemas de Compras
UNIVERSIDAD AUTNOMA
GABRIEL REN MORENO
FACULTAD DE AUDITORIA FINANCIERA
CARRERA: CONTADURA PBLICA
SISTEMA DE COMPRAS
MATERIA : Sistema de Informacin
DOCENTE : Lic. Paniagua Paniagua J. Carlos
GRUPO : P
INTEGRANTES
CHAMBI FLORES PATRICIA 200853023
GUTIERREZ MARQUEZ FERNANDO 200428276
LOVERA FLORES ALVARO A. 200721178
OLMEDO GARCIA JHOJAN 200753541
SARACHO SANCHEZ AIDA 200849824
Santa Cruz Bolivia

2011
Lic. Juan Carlos Paniagua 1

Sistemas de Compras
INTRODUCCION
Las empresas no son autosuficientes. Dependen de terceros. Para abastecer sus

operaciones y actividades, las empresas requieren materias primas, materiales,
mquinas y equipos, servicios y una extensa variedad de insumas que provienen
del ambiente externo. Todo proceso productivo necesita ser debidamente
abastecido para poder funcionar satisfactoriamente. En rigor para que la primera
operacin comience, es necesario que los materiales e insumos estn disponibles y
su abastecimiento garantizado con cierto grado de certeza para atender las
necesidades y a su continuidad a lo largo del tiempo. El ritmo de funcionamiento
de la empresa requiere, por lo tanto un flujo constan fe de materiales insumos que
provienen del ambiente externo.
El organismo de compras, que constituye el elemento de unin entre la empresa y

su ambiente externo, es el responsable por el abastecimiento de los insumas y
materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial.
CONCEPTO DE SISTEMA
Un sistema es un conjunto de componentes o elementos que forman un todo

estructurado, interdependiente e nteractual que est en permanente proceso de k
transformacin y que tiene por objeto el logro de algn fin.
Correlacionando el concepto con nuestro objeto de estudio podemos mencionar

que las empresas son los sistemas, sus elementos las unidades que la constituyen
y uno de sus objetivos principales el de conseguir renta de capital (lograr
utilidades) yo satisfacer necesidades sociales.
SISTEMA DE COMPRAS
El sistema de compras es un conjunto de procedimientos y formalidades que estn

automticamente ubicados de manera que el flujo de informacin sea la ms
adecuada para la consideracin, coordinacin, registro, ubicacin y control en la
adquisicin de materia prima, materiales y otros elementos requeridos para la
actividad de la Empresa.
Un sistema de compras se har necesario en aquellas empresas que por la

dimensin o naturaleza de sus compras grandes se precisa de un control adecuado
de las cantidades de dinero que se destinan para la adquisicin de productos que
son necesarios para la empresa ya sea para transformarlos o venderlos, porque no
seria lgico el realizar gastos que estn relacionadas con el tamao de la empresa
buscando beneficios a corto plazo ya sea por concepto de venta o bien por una
transformacin.

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OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS
Permite llevar un control de las compras en forma permanente y exacta.

Llevar un registro de los proveedores llevando una clasificacin de proveedores
locales, del interior, como del exterior.
Permite obtener informaciones permanentes y detalladas de las compras
efectuadas.
Un sistema de compras proporciona informacin del destino que se le dio, si
fueron a almacn a otro sector de la empresa.
Permite establecer en que caso las compras deben ser conciliadas por el
directorio para realizarlas o no, esto se da cuando el monto supera el lmite
establecido por la empresa.
Permite separa de la influencia o dominio de otros departamentos o secciones
con intereses une se van a otras direcciones.
El sistema de compra permite obtener oportunamente un listado de aquellas
partidas por pagar por concepto de compras al contado, crdito, que tipo de
descuentos otorgaron por pronto pago.
CONCEPTOS DE COMPRAS
Es la funcin que se encarga del proceso de adquisicin de materiales, atendiendo

los requisitos de calidad, cantidad y oportunidad planteados por los usuarios, con
el menor gasto posible y con miras a maximizar la eficiencia.
En otras palabras, consiste en aprovisionar a la organizacin y poner a su

disposicin en las mejores condiciones tcnicas y econmicas los elementos
necesarios para su actividad en los diversos aspectos de:
Fabricacin: materias primas, materiales, equipos, instalaciones, etc.
Comercializacin: Productos acabados, servicios, publicidad, medios de

transporte, etc.
Administracin: suministros y servicios para la operacin.
Su objetivo fundamental y papel esencial de carcter permanente es alimentar a la

organizacin con materias primas, suministros diversos, productos acabados y
servicios.
Lo anterior lleva a deducir que comprar es poner a disposicin del fabricante, de

un revendedor o intermedio, o de un consumidor, una racional de materiales
determinados, en las mejores condiciones posibles de calidad, plazo, precio y
modalidad de pago. Es elegir, especificaciones, proveedores, materiales y servicios,
precios, plazos y cantidades de materiales.

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OBJETIVOS ESPECFICOS
Dentro de los objetivos especficos de las compras estn:
Alentar las solicitudes de materiales que plantean los usuarios.
Brindar servicio a todas las unidades de la organizacin, segn su plan de

operaciones.
El personal a cargo de ejecucin del proceso de compras debe ser claro en cuanto
a: capacidad y competencia profesional y tcnica, integridad moral, confiabilidad,
prudencia, creatividad e iniciativa y lealtad a la organizacin. De su cumplimiento
depender el xito de la gestin.
POLTICAS
La oficina de las compras debe seguirse por polticas claras y definidas por escrito,
entre las que destacan.
Adquirir slo la necesidad.

Programas las de carcter repetitivo. Analizar y verificar los precios en el
mercado.
Elegir los proveedores segn su capacidad tcnica y econmica, correccin y

puntualidad.
Evitar, en lo posible los proveedores habituales. Controlar la actuacin del

personal.
Mantener un registro histrico de los proveedores.
Verificar la calidad de los materiales adquiridos.
Exigir garantas y muestras.

Aplicar principios y valores ticos en la gestin.
Establecer procedimientos normalizados, flexibles y giles.
Autorizar el servicio de compras.
Estas polticas son fundamentales en la organizacin moderna, en su lucha por

superar la competencia, por cuanto se mueve esencialmente por el inters de
emplear, en la forma ms provechosa, los capitales y reducir los costos. Por ello se
busca racionalizar las adquisiciones de materiales, por consiguiente se debe:
comprar los materiales necesarios al precio justo, pactando su entrega en el lugar

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y tiempo deseados, dirigirse al proveedor adecuado y trabajar en forma integrada

con el resto de las actividades de la organizacin.
RESPONSABILIDADES:
De acuerdo con sus objetivos e importancia, son muchas y complejas las

responsabilidades de la funcin de compras, entre as que se destacan:
- Dar un buen uso a los recursos financieros.

- Integridad al gastar los fondos de la organizacin.
Bsqueda activa y diseminacin de ideas y sugerencias para ahorrar costos y

mejorar los servicios. Obtener al precio correcto el material creado, en el momento
preciso, de manera une el flujo de a produccin o del servicio no se interrumpa o
se impida. Actuar con capacidad, inteligencia y competencia profesional.
Desarrollar la prudencia al obtener el mejor valor final por el dinero invertido.
Ejecutar el proceso de adquisicin con iniciativa y creatividad.
RELACIONES DE LA FUNCIN DE COMPRAS
En el funcionamiento de una organizacin, la gestin de compras se ve involucrada

en una serie de relaciones. Unas de carcter interno que tienen que ver con el
resto de funciones y otras externas, generadas por el vnculo con el ambiente.
Internamente se integra con las siguientes funciones: presupuesto y finanzas,

contabilidad, auditoria y control, recursos humanos, almacenamiento, produccin,
ventas o comercial, estudios de mercado, planificacin, legal, relaciones pblicas,
normalizacin, el usuario, y con las polticas y objetivos trazados por la
organizacin y externamente con el marco jurdico, poltico, social, cultural y
econmico que caracteriza al pas. Especialmente en lo que respecta a las polticas
econmicas, fiscales, el principio de legalidad, y los valores ticos y morales, que
deben prevalecer en el vnculo con los comerciantes que venden los bienes y
servicios.
Para el xito de las operaciones de compras deben generarse vinculaciones

formales, aquellas establecidas por la estructura organizativa de la empresa, e
informarles, caracterizadas por aquellas comunicaciones espontneas y sin
programas entre individuos y grupos sociales dentro y fuera de la organizacin. En
ambos sentidos cumplen un papel relevante en la coordinacin de actividades y
ejecucin de las tareas del proceso de compras, convirtindose en instrumentos de
comunicacin efectivos.
Aparte de la intencin que se de entre los diferentes sectores de inters que

participan en la administracin de materiales, descritos en el punto cuatro del

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captulo secundo, de la cual la funcin de compras es un elemento activo, tambin

se presentan en el proceso de adquisiciones una serie de relaciones externas muy
particulares, de que inciden notoriamente en la eficiencia y eficacia del servicio.
Ellas son generadas por polticas y disposiciones econmicos y administrativas del
flanco Central u otros bancos, en cuanto a asignacin de divisas para as
importaciones, las variaciones en el tipo de cambio y requisitos adicionales para el
trmite de cartas de crdito, pagos anticipados, pago por medio de giro a la vista y
en general, cobranzas bancarias, adems de as regulaciones y polticas
establecidas por el Ministerio de Hacienda, a travs de la Direccin General de
Aduanas y la Oficina de Exenciones, de que ejercen una fuerte influencia en las
gestiones de importacin de materiales y equipo en general, Sobre lodo en lo que
respecta a cumplimiento del Cdigo Aduanero y cargas impositivas.
CONDICIONES DE COMPRA
La organizacin debe sustentarse en la bsqueda de as condiciones que se citan a

continuacin:
Mercanca justa: tiene como base la identificacin de los materiales segn su

denominacin, terminologa exacta, caractersticas fisicoqumicas y especficas y
calidad requerida.
Calidad justa: se refiere al tipo o clase mercanca, elidiendo los materiales que
mejora se adapten al trabajo y que cumplan las normas establecidas. Tomando en
cuenta: la legitimidad, la adulteracin, la sustitucin y la identificacin tecnolgica.
Cantidad justa: tiene que ver con el volumen de las compras, de manera que
este sea econmicamente viable y que permita brindar un buen servicio.
Precio justo: se relaciona con el costo de los materiales, deforma tal que estos se
adquieran de acuerdo con os precios del mercado y la capacidad financiera de las
empresas.
COMPRAS Y PRODUCTIVIDAD
La juncin de compras tiene una gran relevancia en la bsqueda de productividad

en la empresa, por cuanto esta significa mximo rendimiento de los medios
disponibles, o sea utilizacin racional de los capitales en la inversin en materiales
y servicios. Por ello se requiere:
Que las adquisiciones de materiales respondan a las exigencias o necesidades de
los usuarios o clientes.
Obtener el precio ms bajo posible y las mejores condiciones de pago.

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La realizacin de una corriente de produccin que permita la alimentacin recular

del mercado con los productos manufacturados, y la consecucin de precios
adecuados para la empresa.
EN resumen, el objetivo mximo a alcanzar es la organizacin cientficas de las

compras, por medios de mecanismos y mtodos racionales. Si se compra mal, se
produce o brinda un servicio peor.
REQUISITOS DEL COMPRADOR
Los requisitos bsicos para un comprador son los siguientes:
Tener una formacin general suficiente en e/ campo profesional y tcnico.

Poseer cualidades slidas en el plano temperamental y moral: ser honorado,
integrado, cortes, afable, optimista y de principios y valores ticos claros.
Tener capacidad para desarrollar y mantener relaciones con empresas y otras
personas.
Ser discreto, leal a la empresa y paciente.
Ser respetuoso y saber escuchar a los representantes que le visitan.
Poseer nociones jurdicas simples de derecho comercial, administrativo o pblico
y laboral.
Poseer cierto dominio del idioma ingls.
No perder de vista que el comprador hace al proveedor, procurando no
demostrar complejo de inferioridad.
Tener habilidad para administrar recursos humanos y financieros.
Ser creativo y de gran iniciativa para emprender proyectos de mejoramiento y
cambio.
Dominar el mercado de venta de materiales y conocer en detalle las
necesidades de los usuarios.
Conocer las tcnicas de aprovisionamiento existentes y mantenerse actualizado.
Tener conocimiento en sistemas de informacin automatizados.
FUENTES DE ABASTECIMIENTO
Las fuentes de abastecimiento son un factor determinante en el funcionamiento

del proceso de compras, sin un conocimiento y dominio apropiado del mercado
sera imposible cumplir con la funcin de compras. La seleccin de las fuentes de
aprovisionamiento es, y debe ser, un derecho y un deber de la oficina responsable
de la gestin. En una tarea continua y actualizacin constante, y para ejecutarla se
cumplen los siguientes pasos:
Determinacin de las necesidades: definir tipo y caractersticas de los recursos

materiales y servicios. Clasificacin de los materiales segn su naturaleza y
especificaciones, determinar la disponibilidad comercial en el mercado. Definir las

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cantidades a comprar. Mantener actualizado el registro de proveedores. Definir el

elemento tiempo en el trmite de compra. Determinar la disponibilidad comercial
del material en el mercado. Publicar la invitacin por cotizar, oficina encargada de
las compras hace uso de diferentes para el aprovisionamiento, entre las que
destacan las siguientes:
FUENTES EMPRESAS
Entre las principales fuentes impresas estn: guas telefnicas, las guan de
compradores, catlogos y folletos comerciales, revistas, listados semioficiales,
proyeccin de datos filmados y bibliografa descriptiva de los productos y servicios.
FUENTES PERSONALES
Estas fuentes se basan en contactos personales, gracias al conocimiento del

mercado y en experiencias de quienes realizan el trabajo. Entre ellas podemos
citar: entrevistas con vendedores o representantes de empresas; conocimiento de
especialistas internos sobre los materiales; ndice del archivo de proveedores;
organizaciones profesionales sobre compras y venas, muestras y exhibiciones
comerciales.
Cada una de estas fuentes segn el monto, la circunstancia, el lugar y la

naturaleza de la compra, cumplirn un papel importante, en el logro de un material
de la calidad, cantidad y precio justo, y de una entrega oportuna.
En la seleccin de las fuentes influyen diversos factores, entre los que se pueden
citar.
- Calidad de material: segn especificaciones, diseo, reputacin y muestras.

- Aspectos financieros: el precio, los descuentos, los intereses, las multas,
condiciones de pago, garantas, el costo de los transportes y seguros, etc.
- El servicio: caractersticas del servicio ofrecido, asistencia tcnica, disponibilidad,
soporte tcnico, seguridad del servicio, cooperacin, etc.
- Antecedentes comerciales: relaciones anteriores, prestigio, cumplimiento y
actuacin en negociaciones anteriores.
- Responsabilidad financiera: se toma en cuenta la capacidad financiera de la
empresa fuente y su consolidacin en el mercado.
- Antecedentes ticos. Se analiza actuaciones ticas en negociaciones realizadas
con anterioridad.
- Localizacin geogrfica. La ubicacin de os oferentes es importante en cuanto a
costos de los materiales, del transporte y sobre todo de la oportunidad en la
entrega.
PROCESOS DE COMPRAS

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Los procesos de compras se inician con la necesidad de bien o servicio y culminan

con la adquisicin y pago de estos. Esta necesidad es planteada por el
departamento o unidad que la requiere de esta forma, las solicitudes de bienes o
servicios dependen de un departamento diferente de compras.
En la administracin de recursos materiales se encuentran procedimientos en

todas y cada una de las funciones que la integran, y en el proceso de compras
cumplen un papel relevante para que este se realice eficientemente, tanto en las
empresas privadas como en las instituciones del sector pblico. Por ello, es
importante describir los principales procedimientos que se aplican en ambos
sectores.
COMPRA DE MATERIALES
Las compras pueden efectuarse del mercado:
1. Local
2. Interior
3. Exterior
COMPRAS LOCALES
Se refieren estas a las compras realizadas en la misma localidad o ciudad donde se

encuentra la Empresa, y sus componentes o elementos son:
Valor de la factura menos 13% del IVA (Crdito Fiscal)

Manipuleo y acarreo
COMPRAS DEL INTERIOR DEL PAS
Son compras realizadas del interior del pas, es decir, cuando no existen materiales
en el mercado local, la empresa est obligada a efectuar sus adquisiciones del
interior del interior y sus componentes del costo son:
Valor de la Factura
Manipuleo y acarreo
Fletes de traslado
Seguros
Comisiones, etc.
Menos el 13% del IVA (Crdito Fiscal) sobre todos los costos que se encuentren
respaldados con nota fiscal (Factura) o su equivalente.
COMPRAS DEL EXTERIOR

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Corresponden a la importacin de materiales del mercado externo, los elementos

que intervienen son:
Valor de factura del proveedor (del pas origen)

Flete internacional y nacional
Comisin de las empresas verificadoras
Seguro internacional y nacional
Otros gastos en el extranjero
Gravamen Aduanero Consolidado (GAC)
Comisiones de RENASA u otra similar
Comisin del Agente despachador de Aduanas
Otros gastos hasta colocar los productos en los almacenes de la empresa.
DOCUMENTOS FUENTES
PM = PEDIDO DE MATERIALES
SC = SOLICITUDES DE COMPRA
PC = PEDIDO DE COTIZACION
CUADRO COMPARATIVO
OC = ORDEN DE COMPRA
R = REMITIDO (NOTA DE ENTREGA)
EMPRESA COMERCIAL RIBERM S.R.L. N 5512000

Santa Cruz Bolivia
PEDIDO DE MATERIALES
Fecha: 08/10/2000
Srvase suministrar los siguientes materiales.-
Descripcin UIM Cantidad Precio Importe Orden u Observaciones
Proceso
Vaporizacin Christian Dior 50ml. 60 30.00 1,800.00
EDI Flacn Carolina Herrera 30ml. 50 25.00 1,250.00
Autorizado Entregue Recib Conforme Registro

Conforme
SOLICITUD DE COMPRAS

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Es una orden escrita, enviada generalmente por el Jefe de Almacenes y en

coordinacin con el Gerente de produccin para informar al Departamento de
Compras de la necesidad de materiales, de acuerdo al plan de produccin.
La solicitud de compra se debe preparar en tres ejemplares:
1. Original para el jefe de compras.

2. Copia para el departamento de contabilidad.
3. Copia para el propio departamento (Almacenes).
En la solicitud de compra firman al pie del documento las siguientes personas:
Jefe del sector solicitante (almacenes).
El gerente del departamento, correspondiente (almacenes).
Jefe de Compras.
EMPRESA COMERCIAL RIBERA S.R.L. N 1312000

Santa Cruz Bolivia
SOLICITUD DE COMPRA
Santa Cruz, 09 de Octubre de 2000
Fecha: 08/10/2000
Srvase suministrar los siguientes materiales:
Descripcin U/M Cantidad Fecha de Entrega Observaciones
Vaporizador 60 26/10/2000
EDI Flacn Carolina Herrera 30ml. 50 26/10/1999
PEDIDO DE COTIZACIN
El departamento de compras una vez decepcionado la solicitud de compra y

verificada la necesidad, emite la solicitud de cotizacin a los diferentes
proveedores.
En las entidades pblicas se exige como mnimo tres cotizaciones.

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Santa Cruz Bolivia Fecha: 10/11/99
SOLICITUD DE COTIZACION
Cdigo Descripcin U/M Cantidad Precio Unitario Total
llo Vaporizador 50ml. 60 30.00 1,800.00
Christian Dior
II03 EDI Flacn Carolina 30ml. 50 25.00 1,250.00
Herrera
Condiciones: Crdito (30 das) TOTAL 3,050.00

Plazo De Entrega: 10 das Observaciones
Validez de la oferta: 7 das
CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES
Este documento preparado por el Jefe de Compras ya que despus de

decepcionada las cotizaciones de los proveedores se procede a la elaboracin de
un cuadro que compare todas las cotizaciones enviadas por los proveedores (en el
sistema computarizado de compras).
El cuadro comparativo bsicamente debe contener lo siguiente:
Referencia Nmero de proveedores.

Precio que ofrece cada proveedor.
Importe total de proveedor.
Observaciones.
EMPRESA COMERCIAL RIBERA S.R.L.

Santa Cruz Bolivia
CUADRO COMPARATIVO
DE COTIZACIONES
Observaciones.
PEDIDO UNICO Orden N
13/2000 de Fecha 09/10/2000
CUADRO DE COTIZACIONES N
13/2000 Fecha 15/10/2000
Cdigo Cant. Detalle de material Cotizaciones presentadas
Unid. 1 2 3 4
1103 60 50ml. Vaporizador Christian Dior 25.00 25.00 26.00 23.00
1104 50 30ml. EDI Flacn Carolina Herrera 30.00 35.00 32.00 30.00
TOTALES 60.00/58.00/53.00
Fecha de Aprobacin Jefe de Departamento.

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ORDEN DE COMPRA
En un documento que elabora el Jefe de Compras luego de que el pedido de

compra haya sido aprobado para luego remitir al proveedor seleccionado.
El pedido ser realizar al proveedor que mejor precio, calidad y condiciones de

compras otorgue, el nmero requerido de este formulario es:
1. Original al proveedor.
2. Copia para el archivo de almacenes.
3. Copia para el archivo de departamento de compras.
4. Copia para departamento de Recepcin luego debe llegar al almacn.
5. Copia para el departamento de Recepcin retorno para el archivador del
departamento de compra.

Santa Cruz Bolivia Fecha: 15/10/2000
Solicitud de material N 13/2000 Su pedido N: 10/2000
De Fecha: 08/10/2000 Su cotizacin de fecha: 15/10/2000
Solicitud de cotizacin: N 13/99 Va Embarque
De fecha: 10/10/2000 Fecha de entrega: 26/10/2000
ORDEN DE COMPRA Condiciones de Pago Crdito (30 das)
MATERIALES U/M CANTIDAD PRECIO IMPORTE
CODIGO DESCRIPCION UNITARIO TOTAL
1103 Valorizacin Christian Dior 50ml. 60 30.00 1,800.00
1104 EDI Flacn Carolina Herrera 30ml. 50 25.00 1,250.00
TOTAL 3,050.00
NOTA DE REMISIN O NOTA DE ENTREGA
Es un documento emitido por el vendedor, donde se detallan las mercaderas

enviadas al comprador en atencin a la nota de pedido u orden de compra
sirviendo como justificante a este, de lo que recibi y al proveedor como una
constancia de que la mercadera fue recibida y aceptada por el cliente quien suele
firmar y devolver la nota al vendedor o una copia de ella. Ver formato en la pgina
siguiente.

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CASA BERNARDO
Compra Venta electrodomsticos
San Martn 0-4567 y Calama
Cochabamba Bolivia
------ o ------
NOTA DE REMISIN N 0241281
Cochabamba,.30de.junio..de 200x..
Seor(es):..Comercial ABC..
Por lo siguiente:
CANT. U/M DETALLE P.U. IMPORTE
10 Pzas. Producto A 1.000 10.000
40 Pzas. Producto B 1.125 45.000
50 Pzas. Producto C 1.400 70.000

TOTAL IMPORTE
CARLOS PEREZ Comercial ABC

Jefe de Almacn Cliente
FORMA DE LLENADO DEL FORMULARIO
1. Fecha de despacho de mercadera al Cliente.

2. Nombre del Cliente.
3. Cantidad fsica de cada producto.
4. Unidad de medida del producto, Ejemplo: Unidad, Pieza, Docena, etc.
5. Descripcin del producto.
6. Precio unitario del producto.
7. El importe total del producto se determina multiplicando la cantidad por el
precio unitario.
8. La sumatoria total, importe que debe igualar con el valor total de la factura.
NOTA: Los puntos 1 al 5 sern llenados en almacenes como respaldo de

despachado los productos y los puntos 6 al 8 por el encargado de facturacin.
NOTA DE RECEPCIN
Cuando reciben los materiales que fueron pedido, recepcin los desempaca verifica
la cantidad, y coteja la orden de compra con la nota de entrega o remisin del
proveedor.
Existen tipos de Nota de Recepcin de acuerdo a las clases de compras:

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1. Nota de recepcin de Notas Locales.

2. Nota de Recepcin de Compras del Exterior (importacin)
3. Nota de Recepcin de Transferencia.
4. Nota de Recepcin de Donaciones.
5. Nota de Recepcin de Reingreso.
INFORME DE RECEPCIN
Se inspecciona los materiales para tener la seguridad de que no se encuentran

dado y estn de acuerdo con las especificaciones del pedido, adems comprobar la
calidad de los mismos.
De encontrarse a satisfaccin los materiales enviados por el Proveedor, se emite el
informe de recepcin; luego se entre al Departamento de almacn los materiales,
por el cual debe emitir la NOTA DE ENTRADA AL ALMACEN. (Ver lmina N 2 y 3).
RECEPCIN DE MATERIALES
El Jefe de Almacenes debe formular diariamente un resumen de entradas o de

recepcin de materiales.
Original al Departamento contable para su conocimiento.

Copia al Departamento de Compras para su conocimiento.
Copia para el propio Departamento (Almacenes).

Santa Cruz Bolilvia
Fecha: 26/10/2000
Proveer: Aromas S.R.L.
Pedido a:
Nota de Remisin N 5879
NOTA DE ENTREADA AL ALMACEN
MATERIALES U/M
CDIGO DESCRIPCIN CANTIDAD COSTO IMPORTE

UNITARIO
BRUTO TARA NETO
1100 Vaporizador Christian Dior 50ml. 50 25 1500
1104 EDI Flancn Carolina Herrera 30ml. 50 30 1500
Recib por: Costeado por: Registrado por:
Almacenes: Dpto. de Costo: Dpto. Contabilidad:

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DOCUMENTO DE SALDA
Informe de las Compras realizadas en un periodo de tiempo determinado: Ej.

Informe diario, semanal y mensual. Informe de Materiales por cdigo de producto
Informe de Materiales por fecha de Adquisicin Informe de Materiales por
descripcin de productos Informe de Compras por Proveedor, etc. Informe de
ingreso de Materiales por Documentos Informe de ingreso de Materiales por Clase
de Compra.
REGISTRO CONTABLE
Registro contable de las compras en los comprobantes de ingreso, egreso o

traspaso segn el caso.
A) COMPRAS AL CONTADO
La adquisicin de Materiales al contado registrar en un COMPROBANTE DE

EGRESO.
Empresa AVILA Ltda. TRANSACCIONES DIARIAS

Santa Cruz Bolivia Octubre 99
COMPROBANTE DE EGRESO N 0001 Bs. 22,049,62

Fecha: 08/10/2000 Tipo de cambio: 5.93
Pagado a: Laminadora AVILA Ltda.

Por Concepto: Adquisicin Mercadera al Contado
No. De cheque: 0001 Banco: Mercantil CTA. 1042-10005
CUENTA GLOSA DEBE HABER
11/30/01 Almacn de Materiales 642 Barras de Fe. Corrg 12 mmc/u 22.73 bs. F/454 19,219.62
11/20/01 Crdito Fiscal 642 Barras de Fe. Corrg. 12 mmc/u 22.73 bs. F/454 2,830.00
11/10/01 Banco Santa Cruz M/N Cheque 0001 Pago Laminadora XYZ F/454 22,049.62
Son: Veintids mil cuarenta y nueve 62/100 bolivianos. 22,049.62 22,049.62
B) COMPRAS AL CREDITO
La adquisicin de Materiales al crdito se registrar en un COMPROBANTE DE

TRASPASO.

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COMPROBANTE DE EGRESO N 0001 Bs. 22,049.62

Por concepto: Adquisicin de materia prima al crdito proveedor ZZZ Ltda.
11/30/01 Almacn de Materiales Compra Mercado Crdito de Pinto SRL SG/factura adj. 19,219.62
11/20/01 Crdito Fiscal Compra Mercado Crdito de Pinto SRL SG/factura adj. 2,830.00
21/10/01 Proveedor ZZZ Ltda. Compra Mercado Crdito de Pinto SRL SG/factura adj. 22,049.62
C) DESCUENTOS Y REBAJAS SOBRE COMPRAS
Se registrar un COMPROBANTE DE TRASPASO por la provisin del pago al

proveedor para luego registrar en un COMPROBANTE DE EGRESO el respectivo
pago.
TRANSACCIONES DIARIAS
Empresa AVILA Ltda.
Por concepto: Adquisicin de Materia prima. Al Crdito Proveedor Pinto Ltda.
06/10/01 Compras Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 2,138.90
02/20/01 Crdito Fiscal Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 319.66
04/10/02 Descuentos s/compras Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 427.78
02/20/01 Dbito Fiscal Compra Material a Monopol Ltda.. f/30478 c/des. 20% 63.92
02/30/01 Proveedores por pagar Compra Material a Monopol Ltda.. f/30479 c/des. 20% 1,966.80
Son: Dos mil cuatrocientos cincuenta y ocho 50/100 2,458.50 2,458.50

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0001 22,049.62
PAGADO A: Monopol Ltda.

Por concepto: Cancelacin Factura N. 30478 por compras de materiales.
N. de cheque: 0001 Banco: Santa Cruz CTA. 1042 - 10005
02/30/01 Proveedores por pagar Pgo- Monopol Ltda. Compra materiales f/30478 1,966.80
01/20/01 Banco Santa Cruz M/N Pgo- Monopol Ltda. Compra materiales f/30478 1,966.80
D) DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS
Las devoluciones o totales sobre compras se registran en un COMPROBANTE DE

INGRESO (Ingreso de Efectivo).


Recib de: Monopol Ltda.

Por concepto: Devolucin sobre compras sg/documentos adjunta.
01/10/01 Caja Moneda Nacional P/devolucin de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 1,966.80
04/10/01 Devoluciones s/compras P/devolucin de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 1,711.12
02/20/01 dbito Fiscal P/devolucin de materiales a Monopol f/30478 NC# 1 255,68
Son: Un mil novecientos sesenta y seis 80/100 bolivianos. 1,966.80 1,966.80

Sistemas de Compras
FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS
Origen de la
compra Form. N.
Pedido a Cotizacin
Form. N.
Calificaci
n N
cotizacin o
Form. N.
Si
Colocacin pedido
en firma
Sistema de pago
Crdito o Cre
contado
Flujo de crditos
Con
Recepcin del
material
Archivos
de Doc.
Fin.

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PROCESO NARRATIVO DE COMPRAS
R.S. PROCESO NARRATIVO N. PGINA

ACTIVIDAD: COMPRAS
I. DEL ORIGEN DE LA SOLICITUD DE COMPRA
En su desarrollo citar formularios a utilizar adjuntando al mismo tiempo
en calidad de modelo Ej. Pedido o solicitud de compra.
II. DEL PROCESO DE COTIZACIONES
Desarrollo de las caractersticas de la solicitud, Form. Pedido de
cotizaciones o la cotizacin en s.
III. DE LA CODIFICACIN DE LAS COTIZACIONES
Form. Cuadro comparativo de cotizaciones.
IV. COLOCACIN Y PAGO DEL PEDIDO
Factura Pro-forma, acreditivos, pagars, letras, pago al contado,
efectivo, cheque.
V. DE LA CONFORMIDAD Y RECEPCIN
Por: Nota de recepcin conformidad, facturas o notas de remisin,
factura consular, pliza de importacin, factura de agencia aduanera.
VI. DEL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIN
Sistemas de archivos:
Por file
General
ASPECTOS TRIBUTARIOS
CRDITO FISCAL
Es originado en las compras, contrataciones o importaciones definitivas, se calcula

aplicando la alcuota del 13% sobre el importe total de las compras netas.
CONTRATO DE COMPRA Y VENTA
El Contrato de Compra Venta es el factor central de toda transaccin comercial,

constituyndose en el punto de partida del comercio internacional e instrumento
jurdico de la actividad econmica mundial.
En el proceso de comercio internacional se realizan diversos contratos. El principal

de ellos es el contrato de compraventa internacional de mercaderas. De igual
manera, la comercializacin de productos en un pas determinado puede dar lugar
a contratos de agencia, de distribucin y de representacin. Tambin es posible
concertar contratos de "Joint Venture" para la produccin de bienes y su posterior
comercializacin internacional. En el caso de Bolivia la legislacin contempla este

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tipo de contratos.
El contrato de compraventa internacional de mercaderas est regido por la

Convencin de las Naciones Unidas sobre Contratos de Compraventa Internacional
de mercaderas, que fue aprobada y suscrita en Viena el 11 de abril de 1980. Este
convenio entr en vigencia el 1 de enero de 1988.
El Convenio regula los diversos aspectos de la compraventa internacional, los

derechos y obligaciones de las partes contratantes con relacin a la compraventa
de mercaderas. Por otra parte, en los contratos de compra-venta se sealan las
Condiciones y los Medios de Pago en que se transarn las operaciones
comerciales.
Las Condiciones de Pago; En un contrato compra-venta internacional pueden

establecerse las condiciones de pago ms diversas; el financiamiento puede estar
ligado a cualquiera de ellas. Algunos son:
1. Al Contado; El pago al contado vara de acuerdo al momento en que se

efecta el pago, que puede ser al confirmarse el pedido, al momento del
embarque, al momento de negociar los documentos de embarque, o al momento
de recibir la mercadera por parle del comprador. En el primer caso no se requiere
financiamiento, en los otros podr ser necesario un financiamiento de pre-
embarque.
2. En Cuenta Corriente; Cuando existe una relacin muy favorable entre el

exportador y el comprador extranjero pueden establecer este sistema, el cual
requiere que en ambos pases existan regmenes comerciales cambiarios sin
restricciones que dificulten la transaccin.
3. En Consignacin, esta condicin de pago implica que el derecho de propiedad

de la mercanca no se traspasa hasta el momento de su vena en el extranjero.
Esta modalidad entraa muchos riesgos para el exportador, quien slo recibir el
pago luego de la venta efectiva, sin embargo es una modalidad usada en a venta
de productos pe recibes.
4. Al Crdito; La compra-venta se paga en un plazo despus del embarque. Las

transacciones al crdito son frecuentes y requerirn de financiamiento de post-
embarque.
El tipo de crdito otorgado principalmente ser de proveedores y los documentos

de pago que recibir el exportador podrn ser pagares o letras de cambio.
Los Medios de Pago; Todas las transacciones en el Comercio Internacional

cualesquiera sean las condiciones de pago implican un medio para realizar el pago

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de la operacin. Estos medios de pago juegan un rol fundamental, no slo por ser
la forma como se realiza la transaccin, sino porque dan origen al financiamiento.
Los principales medios internacionales de pago son los siguientes:
1. Pago Anticipado; Este consiste en que el importador, antes del embargue,

sita en la plaza del exportador el importe de la compra-venta. Esta forma de pago
representa muchos riesgos para el comprador; quien queda totalmente a merced
de la buena fe del vendedor, quien eventualmente y hasta deliberadamente puede
demorar indebidamente el envo de las mercancas o simplemente en el peor de
los casos no hacerlo. El uso de esta modalidad es excepcional, cuando por ejemplo
el vendedor domina el mercado por ser el nico proveedor del producto de la
tecnologa.
2. Pago Directo; Este se constituye cuando el importador efecta el pago

directamente al exportador y o utiliza a una entidad para que se efecte este pago
sin mayor compromiso por parte de esa entidad. Los medios de pago ms
comunes para pagos directos son el cheque, la orden de pago, el giro o la
transferencia. Los medios de pago directos son utilizados normalmente cuando las
condiciones de pago son al contado, en cuenta corriente o a consignacin. El pago
directo representa una cierta forma de anticipacin con la variante de que quien
recibe toda la ventaja es el comprador, quedando el vendedor en absoluta
inferioridad, pues debe enviar las mercancas y esperar el pago hasta que estas
hayan llegado a destino. Puede suceder que el importador retire las mercancas y
demore deliberada e indebidamente el pago o que finalmente no lo realice, con
graves prdidas para el exportador quien, en el mejor de los casos tendr que
hacer regresar los bienes a su destino, asumiendo costos no previstos, con lo cual
habra sufrido una prdida efectiva. En esta modalidad no existen garantas, la
intervencin de un banco queda limitada a facilitar un giro bajo instrucciones del
cliente.
3. Cobranzas Documentaras; Estas se definen como el manejo por los bancos

de documentos que pueden ser financieros o comerciales; segn las instrucciones
que reciban, con el fin de lograr el cobro y o la aceptacin de documentos
financieros. El exportador entrega sus documentos a un banco para que ste, bajo
las instrucciones recibidas, maneje y entregue los documentos al comprador previo
pago y o aceptacin. La Cobranza Documentara representa menos riesgos que el
pago directo y el anticipado ya que en esta modalidad intervienen uno o mas
bancos, pero dicha intervencin no constituye una garanta en el cumplimiento de
las obligaciones derivadas del contraa de compra-venta acordado entre las partes.
4. El Crdito Documentario; La Carta de Crdito o Crdito Documentario, ocupa

el lugar de privilegio entre los medios de pago para operaciones de compra-venta
internacionales de mercancas, no slo por las seguridades que ofrece, sino porque
mediante su uso se consigue un equilibrio entre los riesgos de tipo comercial que

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asumen las partes que intervienen en la compra-venta internacional. La Carta de

Crdito, constituye una garanta de pago, porque es un compromiso de pago
respaldado por un banco, instas garantas amplan segn las cartas de crditos
sean irrevocables y confirmadas.
En cuanto a la forma del contrato, no es necesario que sea por escrito, ni est
sujeto a requisito de forma (esta norma no rige en los estados cuya legislacin
nacional establezca que el contrato de compraventa slo podr constar por
escrito). Un el trmino por escrito se comprende, el telegrama y el fax.
En 1990, al aprobarse la nueva versin de los INCOTERMS, se incorpor los

mensajes electrnicos EDI que son comunicaciones a travs de computadoras.
El contrato comienza a formarse a partir de una oferta. La oferta debe ser una
propuesta especfica indicando la mercadera, la cantidad y el precio. Debe estar
dirigida a persona determinada. La oferta puede ser retirada, revocada o
rechazada; en este ltimo caso se extingue la oferta.
La oferta surtir efecto cuando sta llegue al destinatario. Toda declaracin u otro
acto del destinatario que indique asentamiento a una oferta constituirn
aceptacin. La aceptacin de la oferta surtir efecto en el momento en que la
indicacin de asentamiento llega al oferente dentro del plazo que ste haya fijado.
La oferta detallada debe contener los siguientes datos:
Descripcin exacta de la mercadera y del embalaje.

Medidas y pesos especficos.
Especificaciones de calidad.
Precio unitario en dlares u otra divisa.
Condiciones de pago.
Condiciones de entrega.
CMO SE REALIZA UN CONTRATO DE COMPRA - VENTA?
Es difcil citar un contrato que se pueda aplicar a todos los acuerdos de

exportacin; no obstante es importante considerar ciertas disposiciones mnimas o
condiciones generales, que son tiles para la elaboracin de cualquier contrato. A
continuacin se detallan las condiciones que pueden servir de referencia para los
contratos de exportacin:
Nombre y direccin de las partes.
Producto, normas y caractersticas: El contrato de exportacin debe

especificar explcitamente el nombre del producto y sus normas tcnicas, tamaos

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en que se provee el producto, normas y caractersticas nacionales e

internacionales, su posicin arancelara, requisitos especiales del comprador,
caractersticas de las muestras, envase.
Cantidad: La cantidad debe redactarle en cifras y letras especulando si se

traa de unidades, peso o volumen. Cuando la cantidad de los productos se
mencione por peso o volumen, deber mencionarse la unidad de que se traa, por
ejemplo: toneladas, kilogramos, etc.
Embalaje, etiquetado y marcas: Los requisitos referentes a embalaje,

etiquetado y a las mareas varan cuando se exporta y se doliera describir
claramente en el contrato. Asimismo si la mercanca estar utilizada. Ej: en pallets,
contenedores, etc.
Valor total del contrato: El valor total del contrato debe mencionarse en
letras y nmeros, as como la moneda utilizada y el pas al que hace referencia.
Condiciones de entrega: El precio del contrato, de be estar relacionado

directamente con un Trmino de Comercio que estipule las condiciones de entrega
(preferentemente de conformidad con los Incoterms 2000).
Descuentos y comisiones: VA contrato deber estipular tambin a cuanto

se eleva el descuento o comisin, quien debe pagarlas y a quien. La base del
clculo de la comisin y el porcentaje tambin deben mencionarse claramente. Los
descuentos y o comisiones pueden estar o no incluidos en el precio de las
exportaciones, segn lo decidan conjuntamente el exportador y el importador.
Impuestos, aranceles y tasas: De acuerdo a las condiciones de entrega se

entiende que el precio establecido por el vendedor incluye impuestos, aranceles y
tasas relativas a la exportacin de la mercanca. De igual manera, las eventuales
tasas del pas importador corren a cargo del comprador.
Lugares: Aunque el Trmino de Comercio indica especficamente un solo

lugar, es conveniente especificar el lugar de despacho y el lugar de entrega y de
ser posible debe indicarse el lugar de toma a cargo por el transportista, el punto
de embarque, el punto de desembarque y el destino de la mercanca.
Periodos de entrega o de envo: Las fechas de la entrega o de envo

debern mencionarse, en lo posible especficamente o ya sea a partir de 1) la
fecha del contrato, 2) la fecha de notificacin de la emisin de una carta de
crdito irrevocable o 3 de la fecha de recepcin del anuncio de la concesin de la
licencia de importacin por el vendedor. Asimismo debe indicarse la fecha tope
para la presentacin de los documentos a partir de la fecha de embarque.

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Envo parcial / trasbordo / agrupacin del envo: El contrato debe

estipular explcitamente si las partes en el contrato han acordado un envo parcial
o un trasbordo, as como el punto de trasbordo y eventualmente el nmero de
envos parciales concertados. Cuando se prevea enviar los bienes bajo redimen de
"agrupacin de envo de exportacin ", esto se mencionar en el contrato.
Condiciones especiales de Transporte: Si bien el Trmino de Comercio

acordado, puede estar relacionado con el medio de transporte, este Trmino de
Comercio no debe especificarse en el contrato cualquier condicin especial que sea
requerida El: Si el flete incluye los castos de descarga.
Condiciones especiales de Seguros: De acuerdo al Trmino de Comercio y

en forma similar al transporte, el contrato debe estipular claramente las
condiciones del seguro de la mercanca contra las prdidas, desperfectos o
destruccin que puedan ocurrir durante el transporte. El contrato debe mencionar
la cobertura de riesgos, su incidencia, la moneda del seguro, la suma aserrada,
etc.
Documentos: Cuando se trate de otros documentos distintos a la Factura

Comercial, al Documento de Transporte o al Documento de Seguro, debe
estipularse en el contrato que otros documentos son necesarios y quien debe
emitir estos documentos con sus especificaciones.
Inspeccin: Aunque muchos productos estn sometidos a inspecciones antes

de la expedicin por agencias designadas, los compradores extranjeros pueden
estipular mis propias condiciones y tipo de inspeccin y exigir que lo efecte otra
empresa. Las partes deben establecer claramente la naturaleza y mtodo de
inspeccin, as como la agencia encargada de efectuar la inspeccin de los bienes,
cuando difieran de los previstos en el control de calidad y las normas de inspeccin
antes de la expedicin, en estos casos debe aclararse en el contrato quien asumir
estos costos por inspecciones adicionales.
Licencias y permisos: La obtencin de una licencia para la internacin de

ciertos productos en el pas del comprador puede ser ms difcil en algunos pases
que en otros, por lo que las partes en el contrato deben declarar claramente si la
transaccin de exportacin requiere o no una licencia de importacin y quien debe
solicitarla.
Condiciones de pago: Debe indicarse si el pago es anticipado, al contado o

al crdito, e incluso para aquellos casos de "al contado" si el pago se realizar al
embarque o contra presentacin de documentos ya sea en el pas del exportador o
del importador. Un solo contrato puede estipular diferentes condiciones de pago
dividiendo en porcentajes la transaccin.

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Medios de Pago: De acuerdo a la(s) condicin(es) de pago pactadas, debe

especificarse el o los medios de pago a utilizar, ya sea pago directo, cobranza o
carta de crdito, aclarando la modalidad de estos o sea transferencia, orden de
pago, cheque bancario, efectivo, cobranza contra pago, cobranza contra
aceptacin y pago, cariado crdito irrevocable o irrevocable y confirmada,
transferible, de pago a a vista, de pago diferido, aceptacin o negociacin de giros
o letras de cambio, etc. Es recomendable que el exportador negocie
preferentemente su pago mediante carta de crdito irrevocable y confirmado.
Garanta: Si fueran requeridas garantas contractuales, deben estipularse el

tipo y la fecha de vencimiento de las mismas.
Incumplimiento de contrato por cansas de fuerza mayor: Las partes

en el contrato deben definir ciertas circunstancias en las cuales se las libera de las
responsabilidades por objeto definir las medulas que cabe tomar en caso de
incumplimiento por circunstancias insuperables acaecidas tras la firma del
contrato.
Retrasos de entrega o pago: El contrato definir la cuanta que se le abona

al comprador a ttulo de daos y perjuicios en caso de retraso en la entrega por
razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros. Asimismo
definir el inters que se le abonara al vendedor por el retraso en el pago por
razones ajenas a la fuerza mayor o por incumplimiento de terceros.
Recursos: Es conveniente incluir encuna posibilidad de recursos en el

contrato, en caso de que se incumplan determinadas partes del mismo. Dichos
recursos deberan corresponder a las disposiciones obligatorias aplicables a la
jurisdiccin del contrato.
Arbitraje: Un contrato incluir tambin una disposicin de arbitraje, para la

resolucin rpida y amistosa de diferencias o contenciosos que puedan surgir entre
las partes.
Idioma: Si es posible debe especificarse el idioma del contrato que

prevalecer en caso de diferencias entre las partes.
Jurisdiccin: El contrato debe especificar la jurisdiccin por la que se rige y

debe estipular la ley nacional aplicable al contrato.
Firma de las partes: Debe notarse que en muchos casos el contrato de

compraventa internacional es pactado mediante el envo de una oferta y la
aceptacin de la misma, intercambios efectuados por medios de comunicacin en
los cuales no siempre es posible que estn firmados o que se pueda autenticar la
firma, por lo que las partes dolieran tener en cuenta el monto total de la

Sistemas de Compras
transaccin y si es necesario que se formalice este acuerdo mediante la firma de

ambas partes en un contrato.
FORMATO TPICO
La Convencin que rige la compraventa internacional de mercaderas establece

que un contrato no tiene necesariamente que celebrarse por escrito, es decir
puede pactarse an verbal mente o por telfono.
El riesgo de ello es la falta de las evidencias: por esta razn es preferible el

contrato por escrito.
Un contrato por escrito puede constaren un telegrama, telex, fax o en una
comunicacin de computadora a computadora (EDI).
Un contrato por escrito suele configurarse en una carta de crdito. A continuacin

se listan las clusulas que debe contener un contrato internacional.
MODELO DE CONTRATO TIPO

(Propuesto por Naciones Unidas)
Prembulo
Personas contratantes, poderes, definiciones, etc.
Condiciones del contrato:
1. Objeto del contrato: Naturaleza, descripcin cualitativa y cuantitativa del
producto.
2. Vigencia.
Obligaciones del vendedor:
3. Entrega de la mercadera: Fecha, transporte, embalaje, certificados diversos,
plazos, fecha de comienzo del plazo.
4. Reserva de dominio.
5. Control de conformidad: Muestras, modalidades
6. Clusulas, desperfectos de la garanta, reclamos, reparaciones.
7. Instrucciones sobre utilizacin, planos, manuales.
Obligaciones del Comprador:
8. Modalidades de Pago: Trminos de pago, lugar de pago.
9. Crdito otorgado
10. Garantas diversas.
Traspaso de riesgo y de la propiedad:
11. Traspaso de riesgo: Modalidad de entrega, INCOTERMS 2000, fuerza mayor
12. Traspaso de propiedad.
Servicio posventa:
13. Garanta: reparacin, mantenimiento.

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Precio y modalidad de pago:

14. Precio: pormenores de las prestaciones comprendidas.
15. Monedas convertibles: Moneda de pago.
16. Revisin del precio.
17. Garanta de pago.
Arbitraje:
18. Arbitraje, Tribunal competente: rganos, decisiones.
Otras clusulas:
19. Secreto profesional.
20. Propiedad industrial.
21. Idioma de contrato.
22. Derecho del contrato.
23. Eleccin del domicilio.
24. Fecha y firmas autentificadas.
COMPRAS Y CUENTAS POR PAGAR
Las deudas comprenden las obligaciones a favor de terceros. Se debe tomar en

cuenta su oportunidad de exigibilidad, estas pueden ser corrientes y no corrientes,
incluye en el primer grupo a las ya exigibles al cierre del ejercicio a que
correspondieran los estados y aquellos cuyo vencimiento y exigibilidad se producir
dentro de los doce meses a contar desde el momento antes mencionado. Lo
restante se clasifica como no corriente.
Las deudas por compra de bienes o servicios deben ser reconocidas a partir del
momento en que se produce la transmisin o se recibe la presentacin del servicio.
CONTROL PROPUESTOS RELATIVOS A LAS OPERACIONES DE COMPRA
Definir un responsable para el rea de compras.
Separacin de las actividades de compra, recepcin, custodia de bienes, cuentas

por pagar, pagos y registros contables.
Existencia de polticas definidas por la gerencia, en cuanto a los pedidos,

definidos precios, cantidades y plazos de pagos, trmino de vencimiento de la
mercadera, seguros por bienes en trnsito y en depsitos, etc.
Para la determinacin de cantidades a comprar, se debe hacer sobre la base de

las cantidades mximas y mnimas que fije la gerencia, segn el sistema de
ventas y a luz expectativas a vender, apoyadas en los reportes del sistema.
Utilizacin de los presupuestos de compras y su posterior seguimiento,

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comparando los resultados reales con los presupuestos. Un sistema de control

presupuesto adjudicaciones, orden de compra, orden de pago.
La orden de copra debe ser considerada como respaldo al ingreso de almacn y

ser cotejada cuando llega la mercadera con lo recibido.
Control de cantidades y calidades recibidas e informes escritos prenumerados de

esas caractersticas de la mercadera recibida.
Que el sistema determine un stock mximo y mnimo de medicamentos y de

muestras medicas, que de seal de alerta y que almacn realice solicitud de
compra o en su defecto informe a la gerencia General, sobre mercadera en
demasa para proceder u promover la rotacin de esos productos.
Este punto es muy importante por que puede prevenir la adquisicin de

mercadera innecesaria, evitando el vencimiento de productos y su posterior
perdidas de dinero. Las deficiencias en el abastecimiento, traen como
consecuencia el retaso de las actividades.
CONTROLES PROPUESTO RELATIVOS A LAS OPERACIONES DE CUENTAS

POR PAGAR A PROVEEDORES
Preparacin de un listado de cuentas por pagar mensual y Su conciliacin con

las cuentas del mayor general, para verificar la veracidad y valuacin de las
cuentas por pagar.
Las conciliaciones deben ser revisadas y aprobadas por el Gerente

Administrativo.
Participacin de contabilidad en la revisin de las transacciones y en la

obtencin y en la obtencin de confirmaciones de saldos y operaciones del
acreedor.
Para Todo egreso, que se realice debe ser con cheque, ste tiene que llevar por
lo menos dos firma autorizada. El Gerente General debe de tener la custodia de
los cheques y pasarlos a contabilidad.
Cumplir con la poltica de pago con el proveedor principal.

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FLUJOGRAMA: COMPRA DE MERCADERA
COORD. GERENTE GERENTE

FARM. GENERAL ADM. PROVEEDOR ALMACEN CONTAB. PROCEDIMIENTOS ABREV.
1. Coordinador de farmacia rene
informacin y prepara el P.V.
Inici 2 3 4 5 6
o 2. Gerente General revisa,
aprueba y firma.
3. Gerente Administrativo verifica,

1 P.P. P.P.
Si aprueba y firma, luego devuelve a
G.G. para que elabore la S.M.
No
FIN 4. Una vez preparada S.M. se
P.V. enva va fax al proveedor
Argentina. Este recibe y prepara el
pedido.
S.M.
5. La mercanca llega a
almacenes, cuentan y confrontan
con la documentacin enviada. Si
est conforme pasa a contabilidad y
si no la enva a G.A.
6. Contabilidad recibe la
documentacin respaldatoria
archiva y costea para luego ser
ingresada al sistema por el sector
de inventarios.
ABREVIATURAS
P.V. = PRESUPUESTO DE VENTAS
S.M. = SOLICITUD DE MERCADERAS
H.C. = HOJA DE COSTOS
P.P. = PREPARACIN DE PEDIDO

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1
Emisin de pedido en
original542y copia
Lic. Juan Carlos Paniagua 32 Comunicacin
Envo de la14
Recepcin
Registro 10
12
98solicitud
interna
delde la dey
pedido
Comunicacin
Pedido
Enva
pedido de15
Redaccin
Recepcin
la 13
Emisin
Analizan763cmara
compra
documentacin
documentacin
de
cotizacin
compra de interna
la la la
yen y
P.C.
Cheque
Productos
Doc.
Documentacin
Solicitud
Solicitud
Pedido
Recepcin
docto ySolicitud
de
de
C.I.
Analiza11
Registra
Sello
autorizada
Ejecuta cotizacin
pedido
Cotizacin
compra
recepcionado
conformacin
Comunicacin
comunicacin
comunicacin de
documentacin
factura
documentacin
base de de sellada
cotizacin
las
dela
la
interna
datosinterna
Internade
pedido
confirmado
Y factura
Envo
Gerencia
Areadecompra
FIrmada
compra
de
compra
decheque
documentacin
informacin
cotizaciones
de
autorizada
Pedido compra
Documentacin
Administrativa
Solicitud compra F2
F
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Santa Cruz Bolivia

Lic. Juan Carlos Paniagua 1

Las empresas no son autosuficientes. Dependen de terceros. Para abastecer sus

El organismo de compras, que constituye el elemento de unin entre la empresa y

Un sistema es un conjunto de componentes o elementos que forman un todo

Correlacionando el concepto con nuestro objeto de estudio podemos mencionar

El sistema de compras es un conjunto de procedimientos y formalidades que estn

Un sistema de compras se har necesario en aquellas empresas que por la

Lic. Juan Carlos Paniagua 2

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE COMPRAS

Permite llevar un control de las compras en forma permanente y exacta.

Es la funcin que se encarga del proceso de adquisicin de materiales, atendiendo

En otras palabras, consiste en aprovisionar a la organizacin y poner a su

Fabricacin: materias primas, materiales, equipos, instalaciones, etc.

Comercializacin: Productos acabados, servicios, publicidad, medios de

Administracin: suministros y servicios para la operacin.

Su objetivo fundamental y papel esencial de carcter permanente es alimentar a la

Lo anterior lleva a deducir que comprar es poner a disposicin del fabricante, de

Lic. Juan Carlos Paniagua 3

Dentro de los objetivos especficos de las compras estn:

Alentar las solicitudes de materiales que plantean los usuarios.

Brindar servicio a todas las unidades de la organizacin, segn su plan de

Adquirir slo la necesidad.

Elegir los proveedores segn su capacidad tcnica y econmica, correccin y

Evitar, en lo posible los proveedores habituales. Controlar la actuacin del

Mantener un registro histrico de los proveedores.

Verificar la calidad de los materiales adquiridos.

Exigir garantas y muestras.

Estas polticas son fundamentales en la organizacin moderna, en su lucha por

Lic. Juan Carlos Paniagua 4

y tiempo deseados, dirigirse al proveedor adecuado y trabajar en forma integrada

De acuerdo con sus objetivos e importancia, son muchas y complejas las

- Dar un buen uso a los recursos financieros.

Bsqueda activa y diseminacin de ideas y sugerencias para ahorrar costos y

RELACIONES DE LA FUNCIN DE COMPRAS

En el funcionamiento de una organizacin, la gestin de compras se ve involucrada

Internamente se integra con las siguientes funciones: presupuesto y finanzas,

Para el xito de las operaciones de compras deben generarse vinculaciones

Aparte de la intencin que se de entre los diferentes sectores de inters que

Lic. Juan Carlos Paniagua 5

captulo secundo, de la cual la funcin de compras es un elemento activo, tambin

La organizacin debe sustentarse en la bsqueda de as condiciones que se citan a

Mercanca justa: tiene como base la identificacin de los materiales segn su

La juncin de compras tiene una gran relevancia en la bsqueda de productividad

Obtener el precio ms bajo posible y las mejores condiciones de pago.

Lic. Juan Carlos Paniagua 6

La realizacin de una corriente de produccin que permita la alimentacin recular

EN resumen, el objetivo mximo a alcanzar es la organizacin cientficas de las

REQUISITOS DEL COMPRADOR

Los requisitos bsicos para un comprador son los siguientes:

Tener una formacin general suficiente en e/ campo profesional y tcnico.

Las fuentes de abastecimiento son un factor determinante en el funcionamiento

Determinacin de las necesidades: definir tipo y caractersticas de los recursos

Lic. Juan Carlos Paniagua 7

cantidades a comprar. Mantener actualizado el registro de proveedores. Definir el

Estas fuentes se basan en contactos personales, gracias al conocimiento del

Cada una de estas fuentes segn el monto, la circunstancia, el lugar y la

- Calidad de material: segn especificaciones, diseo, reputacin y muestras.

Lic. Juan Carlos Paniagua 8

Los procesos de compras se inician con la necesidad de bien o servicio y culminan

En la administracin de recursos materiales se encuentran procedimientos en

Las compras pueden efectuarse del mercado: