Anda di halaman 1dari 55

Apa itu ERP (Enterprise Resource

Planning) ?
Posted on July 24, 2013 by dwidarmawansaputra

Kebanyakan orang masih belum mengetahui apa yang dimaksud dengan sistem ERP
(Enterprise Resource Planning) dan konsep sistem ERP itu sendiri. Serta bagaimana
suatu sistem ERP dapat memberikan revenue bagi suatu perusahaan yang
mengimplementasikan sistem tersebut. Secara garis besar, sistem ERP bisa digambarkan
sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan
secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam
satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam
pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional
perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics,purchasing, finance, new
product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat
pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya daninventory yang lebih rendah,
dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang
didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalahEnterprise
Resource Planning atau ERP. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang
dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan
aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi
tersebut. Sistem ERPadalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan
pada awal abad 21 ini.
Untuk dapat mengadopsi teknologi sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus
menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus
disediakan untuk investasi paket software aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop,
database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi
untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan
di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem
informasi ini. Hal ini karena paket software aplikasi ERPyang diimplementasikan secara baik
akan menghasilkan return terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat.

Karena sistem ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja
baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat
operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya
manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan
berdampak jangka panjang. Sistem ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost
efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan
terhadap performance organisasi.

Secara implisit aplikasi ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu
solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning
(ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang
dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan
menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan
terintegrasi.

Aplikasi ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga aplikasi ERP mampu
memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang
terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan
mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single
database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERPmampu
menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya,sistem
ERP dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan
parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat
saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

Mudah-mudahan sedikit ulasan diatas dapat memberikan gambaran kepada para pembaca
mengenai apa itu sistem ERP secara umum.

Berikut link Wikipedia yang menjelaskan ERP secara detail.


ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource
(sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang
berujung kepada kata kerja, yaitu planning yang berarti bahwa ERP menekankan kepada
aspek perecanaan.

ERP adalah sebuah system informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan
semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak
modular.ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu system ystemr yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari ystem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi. Database
yang ada dapat mengijinkan setiap departemen dalam perusahaan untuk menyimpan dan
mengambil informasi secara real-time. Informasi tersebut harus dapat dipercaya, dapat
diakses dan mudah disebarluaskan. Rancangan perangkat lunak modular harus berarti bahwa
sebuah bisnis dapat memilih modul-modul yang diperlukan, dikombinasikan dan disesuaikan
dari vendor yang berbeda, dan dapat menambahkan modul baru untuk meningkatkan unjuk
kerja bisnis.

TUJUAN DAN PERANANNYA DALAM ORGANISASI

Tujuan ystem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan untuk:

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis


Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
Menghasilkan informasi yang real-time
Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

KONSEP DASAR ERP

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini


Gambar 1. Konsep Dasar ERP

EVOLUSI SISTEM ERP

Gambar 2. Evolusi Sistem ERP

TAHAPAN EVOLUSI ERP

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material

b. Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu
penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika
diperlukan

c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)


Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu:
perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan
yang diperlukan

d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya
integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga
perusahaan dengan dilakukan secara mudah

1. Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari
ERP sebelumnya.

INTEGRASI ERP DALAM ORGANISASI

Gambar 3. Integrasi Dalam Organisasi

MODUL ERP

Manufacturing

Supply Chain Management

Financials

Projects

Human Resources

Customer Relationship Management

Data warehouse
Access Control

Customization

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan
peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa
pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari
implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan aktifitas terakhir sebelum fase
produksi. Langkah strategi migrasi data yang dapat menentukan kesuksesan implementasi
ERP:

Mengidentifikasi data yang akan di migrasi


Menentukan waktu dari migrasi data
Membuat template data
Menentukan alat untuk migrasi data
Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
Menentukan pengarsipan data

KELEBIHAN ERP

Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi,


produktifitas dan efisiensi yang tepat.
Rancangan Perekayasaan
Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti

KELEMAHAN ERP

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP


Sistem ERP sangat mahal
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang
telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan
kompetitif
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan

Definis dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama
pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau
perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi
dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan
infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi
dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Beberapa software ERP opensource yang ada dipasaran, setiap software mempunyai
beberapa kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa perbedaan spesifik yang ada
dimasing-masing software

1. Compiere ERP
2. Apache OFBiz
3. Openbravo ERP
4. Opentabs

Konsep Dasar ERP


Setelah membahas mengenai Apa itu ERP? selanjutnya saya akan sedikit menjelaskan
mengenai konsep dasar dari ERP.

ERP singkatan dari 3 elemen kata yaitu, Enterprise (perusahaan/organisasi), Resource


(sumber daya), Planning (perencanaan), 3 kata ini mencerminkan sebuah konsep yang
berujung kepada kata kerja, yaitu planning yang berarti bahwa ERP menekankan kepada
aspek perecanaan

Definis dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan kata kunci utama
pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang terintegrasi di suatu organisasi atau
perusahaan dengan tujuan agar dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi
dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh seperangkat aplikasi dan
infrastruktur komputer baik software dan hardware sehingga pengelolaan data dan informasi
dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Konsep dari sistem ERP dapat diilustrasikan sebagai berikut :


Sistem ERP mengintegrasikan informasi dan proses-proses yang berbasis informasi pada
sebuah bagian atau antar bagian dalam suatu organisasi atau perusahaan. Sistem ERP terdiri
atas beberapa sub sistem (modul) yaitu sistem finansial, sistem distribusi, sistem manufaktur,
sistem inventori, dan sistem human resource. Masing-masing sub sistem terhubung dengan
sebuah database terpusat yang menyimpan berbagai informasi yang dibutuhkan oleh masing-
masing sub sistem. Sub sistem mewakili sebuah bagian fungsionalitas dari sebuah organisasi
perusahaan.

Menurut OLeary (2002), sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

1. Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
2. Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
3. Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
4. Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
5. Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Dalam beberapa kasus, ERP digunakan untuk mengintegrasikan proses transaksi dan aktifitas
perencanaan. Oleh karena itu, ERP harus:

1. Mendukung berbagai jenis bahasa dan sistem keuangan di berbagai negara.


2. Mendukung industri-industri tertentu (misal: SAP mampu mendukung berbagai
macam industri seperti industri minyak dan gas, kesehatan, kimia, hingga perbankan).
3. Mampu dikostumasi dengan mudah tanpa harus mengubah source code program.

Demikian informasi mengenai konsep dasar ERP yang dapat saya sampaikan, semoga dapat
menambah pengetahuan kita semua.
ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah konsep untuk
merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana,
manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang
berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di
sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan
(stake holder) atas perusahaan tersebut.

ERP terdiri dari 3 elemen yaitu Enterprise (perusahaan), Resource


(sumber daya), dan Planning (Perencanaan).. Ketiga konsep berujung
pada sebuah kata kerja yaitu Planning, yang berarti menekankan pada
aspek perencanaan sumberdaya perusahaan. Sumber daya perusahaan
seperti Finansial, SDM, Rantai Suplai, dan Customer dsb. ERP
Mengintegrasikan semua sumberdaya perusahaan.
ERP berfungsi mengintegrasikan proses-proses penciptaan produk atau
jasa perusahaan, mulai dari pemesanan bahan-bahan mentah dan
fasilitas produksi sampai dengan terciptanya produk jadi yang siap
ditawarkan kepada pelanggan (Indrajit, Djokopranoto, 2002). Selain itu
ERP juga membantu mengintegrasikan data-data didalam organisasi
didalam sebuah platform yang umum (ERP Wire, 2006). Menurut Daniel
E. OLeary sistem ERP memiliki karakteristik sebagai berikut [WHI-2006]:

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain


untuk lingkungan pelanggan pengguna server, apakah itu secara
tradisional atau berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal
menyimpan setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata
(real time).
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses
transaksi dan kegiatan perencanaan.
Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang
sangat diperlukan oleh perusahaan multinasional.
Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus
perusahaan tanpa melakukan pemrograman kembali.

ERP merupakan sistem terintegrasi yang mempunyai tujuan merangkum


bisnis proses yang ada sehingga menjadi satu kolaborasi yang efisien dan
efektif dan sistem tersebut di dukung dengan teknologi informasi dan
dapat menghasilkan informasi yang enunjang perusahaan menjadi lebih
kompetitif.
Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh
seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan
hardware sehingga pengolahan data dan informasi dapat dilakukan
dengan mudah dan terintegrasi. Oleh karena itu, hampir tidak mungkin
mewujudkan konsep ERP tanpa adanya dukungan sistem berbasis
komputer. Konsep-konsep dasar ERP, yaitu [OLS2004]:

ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi


yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi
keuangan, akuntansi, sumber daya manusia, rantai pasok, dan
informasi konsumen (Davenport, 1998).
Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi, yangmengintegrasikan informasi dan proses yang
berbasis informasi didalam, dan melintas area fungsional dalam
sebuah organisasi (Kumar dan Van Hillsgerberg, 2000).
Satu basis data, satu aplikasi, dan satu kesatuan antarmuka di
seluruh enterprise (Tadjer, 1998).

Konsep-konsep utama ERP tersebut digambarkan dalam satu diagram


seperti pada gambar berikut :

Fungsi-fungsi perusahaan yang harus dilibatkan dalam suatu proses ERP


meliputi perencanaan bisnis (visi, misi, dan perencanaan strategis),
peramalan, proses MRP II (master planning, perencanaan produksi,
pembelian, manajemen persediaan, pengendalian aktivitas, dan
pengukuran kinerja manufakturing), finansial (payroll, penetapan biaya
produksi, hutang, piutang, harga tetap, general ledger), sumber daya
manusia, sistem informasi, rekayasa pabrik dan peralatan, dan lain-lain
(Gasperz, 2004)

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung dengan


seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan
hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan
dengan mudah dan terintegrasi.

KONSEP DASAR ERP

Konsep dasar ERP dapat dilihat pada diagram di bawah ini


Gambar 1. Konsep Dasar ERP

EVOLUSI SISTEM ERP

Gambar 2. Evolusi Sistem ERP

TAHAPAN EVOLUSI ERP

a. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)

Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan


material

b. Tahap II: Close-Loop MRP

Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri
atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang
dapat diubah atau diganti jika diperlukan

c. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)


Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3
elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan
dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan

d. Tahap IV: Enterprise Resource Planning

Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses


bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah

1. Tahap V: Extended ERP (ERP II)


Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta
lebih konflek dari ERP sebelumnya.

INTEGRASI ERP DALAM ORGANISASI

Gambar 3. Integrasi Dalam Organisasi

MODUL ERP

Manufacturing

Supply Chain Management

Financials

Projects

Human Resources

Customer Relationship Management

Data warehouse
Access Control

Customization

IMPLEMENTASI ERP

Implementasi sistem ERP tergantung pada ukuran bisnis, ruang lingkup


dari perubahan dan peran serta pelanggan. Perusahaan membutuhkan
jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung.

Migrasi data adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan


kesuksesan dari implementasi ERP. Sayangnya, Migrasi data merupakan
aktifitas terakhir sebelum fase produksi. Langkah strategi migrasi data
yang dapat menentukan kesuksesan implementasi ERP:

Mengidentifikasi data yang akan di migrasi


Menentukan waktu dari migrasi data
Membuat template data
Menentukan alat untuk migrasi data
Memutuskan persiapan yang berkaitan dengan migrasi
Menentukan pengarsipan data
KELEBIHAN ERP

Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan


komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
Rancangan Perekayasaan
Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang
kompleks
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian,
penerimaan inventori, dan pembiayaan
Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan
keuntungan pada level inti
KELEMAHAN ERP

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP


Sistem ERP sangat mahal
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan
standar industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan
proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan
dari pelanggan
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya :
pelanggan, data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko
kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan sistem
keamanan
Definis dan deskripsi ERP dapat disimpulkan adanya kesamaan ide dan
kata kunci utama pada ERP, yaitu adanya aspek perencanaan yang
terintegrasi di suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan agar
dapat merencanakan dan mengelola sumber daya organisasi dan dapat
merespon kebutuhan pelanggan dengan baik.

Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung oleh


seperangkat aplikasi dan infrastruktur komputer baik software dan
hardware sehingga pengelolaan data dan informasi dapat dilakukan
dengan mudah dan terintegrasi.

Beberapa software ERP opensource yang ada dipasaran, setiap software


mempunyai beberapa kelebihan tertentu dan biasanya ada beberapa
perbedaan spesifik yang ada dimasing-masing software

1. Compiere ERP
2. Apache OFBiz
3. Openbravo ERP
4. Opentabs
Konsep Dasar ERP

A. Implementasi ERP dalam Dunia Bisnis


Implementasi sistem informasi berbasis ERP adalah suatu arsitektur software yang memiliki
tujuan untuk memfasilitasi aliran informasi diantara seluruh fungsi-fungsi bisnis didalam batas
organisasi atau perusahaan dengan pihak stakeholder diluarperusahaan. ERP dibangun atas
dasar sistem database yang terpusat dan biasanya menggunakan platform komputansi yang
umum. Sistem informasi berbasis ERP dapat mengkonsolidasikan seluruh opersai bisnis menjadi
seragam dan sistem lingkungan perusahaan yang lebih luas. Implementasi sistem ERP tergantung
pada ukuran bisnis, ruang lingkup dari perubahan dan peran serta pelanggan. Dalam hal ini,
Perusahaan akan membutuhkan jasa konsultasi, kustomisasi dan jasa pendukung. Migrasi data
adalah salah satu aktifitas terpenting dalam menentukan kesuksesan dari implementasi ERP.

Dalam prakteknya penerapan sistem ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang
dianggap best practice yaitu proses bisnis umum yang paling layak ditiru. Misal bagaimana proses
umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian (purchasing), penyusunan stuk digudang dan
sebagainya. Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistem ERP, maka industry
yang akan mengimplementasikan ERP harus mengikuti best practice process yang berlaku. Akan
tetapi. Permasalahan mulai timbul bagi industry di Indonesia, contoh permasalahan bagaimana
merubah proses kerja yang dikehendaki oleh sistem ERP agar sesuai dengan proses kerja
perusahaan hal ini terutama dilakukan untuk modul sumber daya manusia, karena banyak
perusahaan di Indonesia memiliki peraturan dan kebijakan yang berbeda dibandingkan dengan
proses bisnis pada modul SDM yang terdapat pada sistem ERP pada umumnya seperti SAP. Proses
penyesuaian ini dikenal sebagai implementasi dan salah satu factor yang mementukan
keberhasilan implementasi sistem ERP di perusahaan adalah proses bisnis yang telah terintegrasi
didalam paket ERP merupakan paket bisnis bestpractice yang telah teruji reabilitasnya.
B. Modul-Modul yang Terdapat pada Sistem ERP

Secara modular, sistem ERP terbagi atas modul operasi sebagai modul utama dan modul
financial dan akuntansi serta sumber daya manusia sebagai modul pendukung

1. Financial

Financial Accounting ditujukan untuk menyediakan pengukuran berkelanjutan terhadap


keuntungan perusahaan, mengukur kinerja keuangan perusahaan
CO-Controlling untuk mendukung kegiatan operasional
Investment Management ditujukan untuk menganalisis kebijakan investasi jangka panjangdan
fixed assets dari perusahaan
Enterprise Controlling ditujukan untuk memberikan akses bagi Enterprise Controller
Treasury ditujukan untuk mengintegrasikan antara cash management dan cash forecasting
dengan aktivitas logistic dan transaksi keuangan.

2. Operasi (Distribution and Manufacturing)


Logistics Execution, Sales and Distribution, Materials Management, General Logistics,
Quality Management, Plant Maintenance, Costumer Service, Production Planning and Control,
Project System, Environment Management.

3. Human Resource

Berfungsi untuk :

memudahkan melaksanakan manajemen yang efektif dan tepat waktu terhadap gaji, benefit
dan yang berkaitan dengan SDM perusahaan.
Melindungi data personalia dari pihak luar
Mambangun sistem rekruitmen dan pembangunan SDM yang efiisen melalui manajemen karir.

dari Milis IPOMS

ERP, Infrastruktur Vital Sebuah Industri


Artikel ini dibagi menjadi 3 bagian:
1) Konsep dasar ERP
2) Bagaimana menentukan ERP yang cocok untuk anda
3) Sistim ERP di masa depan.

Bagian 1 -- Konsep Dasar ERP

Enterprise Resource Planning (ERP)


Sistim ERP adalah sebuah terminologi yang secara de facto telah diberikan
kepada software aplikasi yang dapat mendukung transaksi atau operasi
sehari-hari yang berhubungan dengan pengelolaan sumber daya sebuah
perusahaan, seperti dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan
kapasitas.

Sistim ERP dibagi atas beberapa sub-sistim yaitu sistim Financial, sistim
Distribusi, sistim Manufaktur, sistim Maintenance dan sistim Human Resource.

Industri analis TI seperti Gartner Group dan AMR Research telah sejak awal
tahun 90an memantau dan menganalisa paket-paket aplikasi yang tergolong
dalam sistim ERP. Contoh paket ERP antara lain: SAP, Baan, Oracle, IFS,
Peoplesoft, JD.Edwards dan Microsoft Dynamics SL (Solomon).

Untuk mengetahui bagaimana sistim ERP dapat membantu sistim operasi bisnis
kita, mari kita perhatikan suatu kasus kecil seperti di bawah ini:

Katakanlah kita menerima order untuk 100 unit Produk A. Sistim ERP akan
membantu kita menghitung berapa yang dapat diproduksi berdasarkan segala
keterbatasan sumber daya yang ada pada kita saat ini. Apabila sumber daya
tersebut tidak mencukupi, sistim ERP dapat menghitung berapa lagi sumberdaya
yang diperlukan, sekaligus membantu kita dalam proses pengadaannya. Ketika
hendak mendistribusikan hasil produksi, sistim ERP juga dapat menentukan
cara pemuatan dan pengangkutan yang optimal kepada tujuan yang ditentukan
pelanggan. Dalam proses ini, tentunya segala aspek yang berhubungan dengan
keuangan akan tercatat dalam sistim ERP tersebut termasuk menghitung berapa
biaya produksi dari 100 unit tersebut.

Dapat kita lihat bahwa data atau transaksi yang dicatat pada satu
fungsi/bagian sering digunakan oleh fungsi/bagian yang lain.
Misalnya daftar produk bisa dipakai oleh bagian pembelian, bagian
perbekalan, bagian produksi, bagian gudang, bagian pengangkutan,
bagian keuangan dan sebagainya. Oleh karena itu, unsur 'integrasi'
itu sangat penting dan merupakan tantangan besar bagi vendor
vendor sistim ERP.

Pada prinsipnya, dengan sistim ERP sebuah industri dapat


dijalankan secara optimal dan dapat mengurangi biaya-biaya
operasional yang tidak efisien seperti biaya inventory (slow moving
part, dll.), biaya kerugian akibat 'machine fault' dll. Di
negara-negara maju yang sudah didukung oleh infrastruktur yang
memadaipun, mereka sudah dapat menerapkan konsep JIT
(Just-In-Time). Di sini, segala sumberdaya untuk produksi
benar-benar disediakan hanya pada saat diperlukan (fast moving).
Termasuk juga penyedian suku cadang untuk maintenance, jadwal
perbaikan (service) untuk mencegah terjadinya machine fault,
inventory, dsb.

Berapa jumlah perusahaan yang ingin memakai sistim ERP?


Pertanyaan ini mungkin dapat dijawab dengan pertanyaan : Bisakah
perusahaan anda bertahan hidup (survive) tanpa sistim ERP?
Menurut AMR Research dari Boston, untuk perioda 1997-2002,
potensi pasar vendor sistim ERP akan melaju dari 11 sampai 52
milliar USD.

Beberapa variasi ERP

Di sistim manufacturing sendiri bisa terdapat beberapa variasi: a)


make-to-stock (diproduksi untuk dijadikan stok) b)
assemble-to-order (dirakit berdasarkan permintaan) c)
assemble-to-stock (dirakit untuk dijadikan stok) d) make-to-order
(diproduksi berdasarkan permintaan). Contoh make-to-stock
misalnya: pabrik kertas dimana kertas itu sudah menjadi suatu
komoditi yang bisa dijual kapan saja. Sebuah contoh
assemble-to-stock misalnya: pabrik TV yang mendatangkan
komponennya secara knockdown yang kemudian di rakit untuk
dijadikan TV siap jual.

Pada dasarnya, semakin kompleks suatu industri, maka sistim


manufacturing tersebut juga makin menuju ke sistim
assemble-to-order atau make-to-order. Sebagai contoh, industri
pesawat nyaris tidak mungkin memakai sistim make to stock karena
komponennya saja perlu di rancang khusus. Untuk industri seperti
itu, beberapa vendor sistim ERP juga menyediakan sistim Project
Management sebagai ganti dari sistim produksi.

Ada juga industri yang memerlukan sangat banyak komponen yaitu


misalnya industri mobil atau industri elektronik. Dalam
industri-industri ini, jumlah komponen dapat sampai jutaan macam
dan masing-masing mempunyai atributnya sendiri-sendiri. Untuk
kebutuhan ini, ada vendor sistim ERP yang menyediakan sistim
Product Data Management (PDM). Dengan PDM, kita bisa dengan
cepat mendapatkan informasi yang lebih lengkap mengenai
hubungan suatu komponen dengan komponen yang lain. Selain itu
dapat juga diketahui informasi mengenai suatu komponen atau
komponen grup termasuk daftar harga, spesifikasi, pemasok dan
daftar pemasok alternatif.

Bagi industri yang memerlukan efisiensi dan komputerisasi dari segi


penjualan, maka ada tambahan bagi konsep ERP yang bernama
Sales Force Automation (SFA). Sistim ini merupakan suatu bagian
penting dari suatu rantai pengadaan (Supply Chain) ERP. Pada
dasarnya, Sales yang dilengkapi dengan SFA dapat bekerja lebih
efisien karena semua informasi mengenai suatu pelanggan atau
produk yang dipasarkan ada di databasenya.

Khusus untuk industri yang bersifat assemble-to-order atau


make-to-order seperti industri pesawat, perkapalan, automobil,
truk dan industri berat lainnya, sistim ERP dapat juga dilengkapi
dengan Sales Configuration System (SCS). Dengan SCS, Sales
dapat memberikan penawaran serta proposal yang dilengkapi
dengan gambar, spesifikasi, harga berdasarkan keinginan/pesanan
pelanggan. Misalnya saja seorang calon pelanggan menelpon untuk
mendapatkan tawaran sebuah mobil dengan berbagai kombinasi
yang mencakup warna biru, roda racing, mesin V6 dengan spoiler
sport dan lain-lain. Dengan SCS, Sales dapat menberikan harga
mobil dengan kombinasi tersebut pada saat itu juga.

Proses

Sistim ERP dirancang berdasarkan proses bisnis yang dianggap


'best practice' - proses umum yang paling layak di tiru. Misalnya,
bagaimana proses umum yang sebenarnya berlaku untuk pembelian
(purchasing), penyusunan stok di gudang dan sebagainya.

Untuk mendapatkan manfaat yang sebesar-besarnya dari sistim


ERP, maka industri kita juga haurs mengikuti 'best practice process'
(proses umum terbaik) yang berlaku. Disini banyak timbul masalah
dan tantangan bagi industri kita di Indonesia. Tantangannya
misalnya, bagaimana merubah proses kerja kita menjadi sesuai
dengan proses kerja yang dihendaki oleh sistim ERP, atau, merubah
sistim ERP untuk menyesuaikan proses kerja kita.

Proses penyesuaian itu sering disebut sebagai proses Implementasi.


Jika dalam kegiatan implementasi diperlukan perubahan proses kerja
yang cukup mendasar, maka perusahaan ini harus melakukan
Business Process Reengineering (BPR) yang dapat memakan waktu
berbulan bulan.

Sebagai kesimpulan, sistim ERP adalah paket software yang sangat


dibutuhkan untuk mengelola sebuah industri secara efisien dan
produktif. Secara de facto, sistim ERP harus menyentuh segala
aspek sumber daya perusahaan yaitu dana, manusia, waktu,
material dan kapasitas. Perlengakapan sistim ERP mencakup juga
SFA, SCS, PDM dan juga Project Management. Karena sistim ERP
dirancang dengan suatu proses kerja terbaik yang berlaku umum,
maka hal ini merupakan tantangan konsultan ERP untuk dapat
menerapkan sistim ERP untuk suatu perusahaan.

Pada Bab II, saya akan membahas faktor-faktor apa yang


seharusnya kita pertimbangkan dalam penentuan ERP yang cocok
untuk industri kita.

Macam Macam Software ERP


Halo, pada postingan kali ini saya akan membahas mengenai macam-macam software ERP
yang digunakan oleh perusahaan.

Software ERP yang biasa digunakan oleh perusahaan diantaranya:

1. SAP AG

SAP AG adalah perusahaan penyedia dan


konsultan software yang didirikan di Jerman pada tahun 1972 oleh 5 orang bekas karyawan
IBM. SAP adalah singkatan dari Systeme, Andwendungen, Produkte in der
Datenverarbeitung yang kemudian di terjemahkan dalam bahasa Inggris sebagai Systems,
Applications, Products in Data Processing.

Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para pelanggan dari kelas ukuran besar namun
seiring semakin ketatnya kompetisi dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan
kelas kecil-menengah maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut.SAP kini
menyerdiakan pket solusi ERP untuk perusahaan kecil menengah, yaitu SAP Business One
dan SAP All-in-One.
SAP adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa media
memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan lisensi produk ERP
dari SAP atau kira kira lebid dari 65% pasar ERP dunia.

Secara teknis, aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier yang terdiri dari beberapa
modul yang saling terintegrasi. Produk Utamanya meliputi SAP ERP Enterprise Core, yang
merupakan solusi aplikasi ERP dan SAP Business Suite yang merupakan paket solusi yang
lain seperti SAP CRM (Customer Relationship Management), SAP SCM (Supply Chain
Management), SAP SRM (Supplier Relationship Management) dan SAP PLM (Product Life
Cycle Management).

Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau dapat digunakan secara terpisah
yang disesuaikan dengan kebutuhan pelanggan.

Saat ini produk ERP dari SAP sudah mendukung transaksi e-commerce melalui internet.

Salah satu manfaat dari modul dukungan e-commerce ini adalah adanya modul SCM (supply
chain management) yang terintegrasi dengan para pelanggan SAP lainnya melalui internet.
Misalkan jika Anda adalah pelanggan SAP dan memerlukan pasokan material tertentu maka
melalui modul SAP dapat melakukan pencarian di database melalui internet daftar
perusahaan penyedianya.

Dari daftar tersebut dapat diperoleh informasi lengkap dan rinci mengenai harga, spesifikasi
dan waktu pengiriman jika Anda memesannya langsung dari pabrik/perusahaan penyedianya.
Anda tinggal memilih pemasok yang paling sesuai dengan kebutuhan secara real-time dan
on-line.

Bayangkan berapa besar penghematan waktu, biaya dan sumber daya lainnya dengan
dukungan SCM tersebut. Perusahaan Anda tidak perlu kerepotan mengelola gudang yang
besar, penghematan arus uang yang mengendap karena tersimpan dalam bentuk cadangan
pasokan material, dsb.

2. Oracle

Pada awalnya Oracle adalah perusahaan


pengembang aplikasi database software yang dapat digunakan untuk mengembangkan sistem
informasi dengan basis data terpusat. Dan Hingga saat ini produk Database Oracle masih
merupakan database terbaik dan dipakai oleh hampir semua produk ERP.

Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL (structure query
language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS (data base management system)
modern.

Saat ini Oracle yang didirikan pada tahun 1977 tersebut sudah mengembangkan banyak
sekali alat pengembangan aplikasi (applicaton development tools) yang handal dan
fungsional selain aplikasi DBMS-nya.
Berbekal hal-hal tersebut maka Oracle menawarkan berbagai produk dalam bentuk suite
package ERP yang didukung dengan layanan konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di
hampir setiap negara di dunia.

Hal unik yang ada saat ini adalah fakta bahwa hampir seluruh produk ERP dari kompetitor
Oracle ternyata framework basis datanya menggunakan produk DBMS dari Oracle!

Keunggulan utama dari produk ERP hasil pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi
e-business terdepan.

Dengan kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet maka Oracle melampui banyak
vendor produk ERP standar yang masih berbasis client-server.

Pada bulan Desember 2004, perusahaan ini mengakuisisi salah satu perusahaan pengembang
ERP terkemuka, yaitu Peoplesoft, dimana sebelumnya Peoplesoft telah mengakuisisi JD
Edwars yang juga merupakan salah satu pengembang ERP ternama. Akuisisi Peoplesoft ini
membuat Oracle harus mampu mendukung berbagai jeis produk dan terus mengemnangkan
produk dan layanannya.

Hasil dari akuisisi tersebut saat ini Oracle menawarkan berbagai paket aplikasi ERP, yaitu
Oracle E-Business, Peoplesoft Enterprise dan JD Edward Enterprise One. Selain produk
utama tersebut, Oracle juga menyediakan berbagai produk pelengkap (bolt-on).

Tidak hanya sampai disitu saja, selain Peoplesoft, Oracle juga mengakuisisi Siebel, sebuah
perusahaan pengembang palikasi CRM. Akuisisi ini membuat produk produk Oracle menjadi
semakin kaya fitur dan bervariasi.

3. JD Edwards

JD Edwards sebagai penyedia Produk ERP, lebih


mengedepankan aspek keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul
aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien harus
menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara internal dari vendor
tersebut.

Sedangkan JD. Edwards mendukung dan mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan


berbagai modul-modul dari vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Sehingga
kita dapat memilih sendiri databae, sistem operasi da hardware apa yang akan digunakan
sehingga solusi dapat dibangun berdasarkan kebutuhan dan kemampuan perusahaan
Hal ini tentunya sangat menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan
sistem yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD. Edwards baik
dari sisi waktu dan biaya.

Sistem yang diterapkan oleh JD. Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun
dalam pengolahan datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang
mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi dalam jaringan
komunikasi data elektronik perusahaan klien.

Selain itu dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu berjalan di
hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak yang ada.

Filosofi platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar modul aplikasi ini menjadi
keunggulan dari produk ERP yang dikembangkan oleh JD. Edwards dalam memberikan
solusi bagi perusahaan-perusahaan yang masih berkembang.

4. PeopleSoft

Pada awalnya PeopleSoft adalah pengembang


aplikasi software untuk manajemen SDM dan akunting. Seiring dengan perkembangan
pengalamannya memberikan solusi penerapan sistem informasi kepada para kliennya,
perusahaan yang didirikan pada tahun 1987 tersebut kemudian meningkatkan ruang lingkup
produknya hingga ke setiap aspek unit bisnis. Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft
mengembangkan aplikasi ERP-nya dengan konsep arsitektur terbuka.

Dengan konsep arsitektur terbuka ini memungkinkan para kliennya membangun sistem ERP
yang dapat secara mudah terintegrasi dengan sistem-sistem internal yang sudah dibangun
sebelumnya.

Akuisisi Peoplesoft oleh Oracle makin menambah keragaman produk oracle dan memperluas
dukungan terhadap produknya baik dari produk database maupun aplikasinya.

Produk hasil akuisisi Peoplesoft oleh Oracle adalah Oracle Peoplesoft enterprise Aplication,
yang merupakan paket aplikasi yang dirancang untuk mendukungkebutuhan bisnis yang
rumit. Aplikasi ini menyediakan solusi untuk bisnis dan industri membantu organisasi
meningkatkan kinerjanya. Aplikasi Peoplesoft Enterprise dilengkapi dengan fitur integrasi
layanan web untuk memudahkan berbagai lingkungan aplikasi berjalan secara mulus dan
pemilihan infrastruktur teknologi yang fleksibel.
4. Microsoft Business Solution

Microsoft melalui unit bisnis Business Solution menyediakan 3 jenis software untuk
implementasi ERP, yaitu Microsoft Axapta, Microsoft Great Plains, Microsoft Navision.
Saat ini ketiga jenis software ini telah berbah nama secara resmi dengan penambahan kata
Dynamics didepannya.

Meskipun ketiga jenis kelomok software tersebut memiliki fitur yang hampir sama, tetapi
secara umum produk Microsoft Dynamics ini mewarisi karakteristik khas produk Microsoft
lainnya yaitu:

1. User friendly, mudah digunakan dan dapat terintegrasi dengan Microsoft Office yang
sudah banyak digunakan oleh pengguna komputer dan sistem aplikasi sehingga
meningkatkan produktivitas, mengurangi waktu training, dan mengurangi reluktansi
(keengganan) pengguna.
2. Flexible, mudah diadaptasi dan dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan bisnis yang
dinamis dan berubah, atau kebutuhan spesifik industri tertentu.
3. Right Size Right Fit, menyediakan fungsi fungsi yang lengkap dan tidak berlebihan
yang sudah memenuhi mayoritas kebutuhan pasar.

5. Industrial and Financial System (IFS)


IFS adalah vendor ERP dari Swedia yang didirikan pada
tahun 1983. Saat ini IFS telah mempunyai 2.600 karyawan. Aplikasi IFS telah ada di 54
negara dan dibuat dalam 20 Bahasa.

Aplikasi IF menyediakan fungsi-fungsi ERP termasuk diantaranya: Customer Relation


Management (CRM), Suplly Chain Management (SCM) , Product Lifecycle Management
(PLM ), Corporate Performance management (CPM), Enterrise Asset management (EAM),
dan Maintenace Repair and Overhaul (MRO). IFS juga menyediakan solusi Untuk Retail &
Wholesale Distribution.

IFS menyediakan solusi berbasis komponen yang mudah untuk di implementasikan,


dijalankan, dan di upgrde. Dengan sistem berbasis komponen ini, sistem IFS dapat dengan
mudah di konfigurasi mengikuti perubahan proses sehingga dapat mendukung proses bisnis
yang memberikan nilai tambah pada perusahaan. Aplikasi IFS dapat diterapkan secara
bertahap mulai dari tingkat fungsional yang paling diperlukan hingga fitur fitur tambahan
untuk mendukung proses bisnis yang sejalan dengan perkembangan kebutuhan perusahaan.
Arsitektur aplikasi IFS juga dibangun berdasarkan konsep Service Oriented Compenent
Atchitecture yang bersifat terbuka dan dirancang sesuai dengan standard industri. Arsitektur
ini memudahkan integrasi IFS dengan berbagai paket software lain yang ada di pasar.

6. QAD MFG / Pro

QAD adalah sebuah perusahaan software di


Santa Barabara Amerika Serikat yang didirikan pada tahun 1979, Saat ini sudah terpasang di
5.500 tempat di 90 negara. QAD fokus dan sangat mendalam pada industri Manufaktur saja
dan spesifik dibidang Otomotif, Barang Konsumsi, makanan, elektronik dan kesehatan. Salah
satu produk QAD yang terkenal adalah MFG/PRO, yaitu produk yang di rancang untuk
mendukung sistem ERP Perusahaan.

MFG/PRO adalah salah satu produk ERP yang cukup sukses di pasaran dunia dan juga di
Indonesia. Software MFG/PRO bersifat komprehensif, terbuka, fleksibel, scalable, interaktif,
dan dirancang untuk memenuhi kebutuhan pengelolaan manufaktur modern.
Secara Teknologi, versi terbaru MFG/PRO sudah menganut SOA (Service Oriented
Architecture). MFG/PRO saat ini bisa dijalankan didatabase Postgresql dan Oracle.

Antarmuka apliakasi QAD pada umumnya dibagi menjadi 4 jenis, yaitu antarmuka melalui
Text/karakter, berbasis windows, berbasis Web menggunakan jJava, dan menggunakan
aplikasi Microsoft .Net.

7. Compiere ERP&CRM

Compiere yang dibangun menggunakan bahasa pemrograman


modern JAVA (ERP lain kebanyakan masih menggunakan bahasa pemrograman lama yang
sudah out of date), memungkinkan aplikasi ini berjalan di berbagai platform seperti
Windows, Linux, Unix, Solaris dan lain lain. Hal ini membuat Compiere memiliki
fleksibilitas yang tinggi dimana klien dapat menentukan jenis OS dan Hardware yang akan
mereka pakai dengan menyesuaikan terhadap kebutuhan dan anggaran yang tersedia.

Compiere juga sangat mudah di Customize, didalam aplikasi Compiere terdapat modul
Application Dictionary dimana anda dapat menambah windows, membuat form, field, dan
lain lain tanpa harus melalui source code dan tanpa menyentuh bahasa pemrograman. Cukup
dengan memanfaatkan modul ini anda dapat melakukan customize hanya dalam beberapa
menit (cek link berikut ini). Selain itu aplikasi ini juga dilengkapi dengan utility Customize
Report sehingga penggunanya dapat membuat report sesuai kebutuhan dan selera masing
masing, sekali lagi tanpa menyentuh source code dan bahasa pemrograman.

Compiere yang dilengkapi dengan antar muka client-server dan Web Base yang berjalan
secara bersamaan, membuat aplikasi ini sangat fleksibel dalam hal kemudahan akses
dibanding aplikasi ERP manapun. Struktur antar muka yang dibuat berdasarkan konsep
Windows ekspolorer sangat memudahkan pengguna sehingga dapat dengan cepat menjadi
familiar dalam menjalankan aplikasi ini.

Sifat aplikasi yang opensource, membuat aplikasi ini sangat populer dan dicoba oleh ribuan
user di seluruh dunia, sehingga bug dan kesalahan yang terjadi dapat dengan cepat diketahui
dan diperbaiki dan sangat cepat berkembang dimana pengembangannya didukung para
contributornya diseluruh dunia. Hal ini membuat Compiere menjadi aplikasi yang fleksibel,
stabil, dan up to date.

Saat ini ada 4 versi produk Compiere, yaitu Versi Community (Free dan Opensource), Versi
Standard (Subscription dan Opensource), Versi Profesional (Subscription dan Closed
Source), dan Versi Cloud (Subscription dan Closed Source).

8. ADempiere
Adempiere merupakan turunan dari Compiere,
dimana aplikasi ini dibangun oleh programmer programmer di seluruh dunia yang
sebelumnya tergabung didalam komunitas Compiere. Kelahiran Adempiere dipicu oleh
kekecewaan komunitas terhadap Compiere Inc. sebagai perusahaan pemilik Compiere.

Adempiere sebagai turunan Compiere memiliki hampir semua kehebatan dan kelebihan
Compiere, ditambah lagi dengan beberapa modul baru hasil sumbangan dari para
kontributornya, modul modul itu adalah : Manufacturing Management (sumbangan dari
eevolution Mexico), Posterita (sumbangan Posterita), ZK WebUI (sumbangan Posterita),
Fixed Asset, dan Human Resource Management.

Dengan pengembangan dan penambahan modul modul yang bahkan beberapa diantaanya
belum ada di Compiere, saat ini Adempiere merupakan aplikasi ERP Opensource yang paling
lengkap dan paling gratis. Implementasi Adempiere banyak menuai sukses baik di luar negri
maupun didalam negri. Selain itu anda dapat memilih OS sesuai keinginan anda, Hardware
sesuai keinginan anda, serta pilihan database postgreSQL (Opensource) atau Oracle
(License).

Dengan keistimewaan yang ditawarkan Adempiere tersebut, perusahaan dapat menerapkan


ERP mulai dari anggaran terendah yang mampu di investasikan oleh perusahaan. Dan apabila
perusahaan berkembang, dapat dengan mudah di upgrade atau bahkan di customize sesuai
dengan kebutuhan Perusahaan.

9. Openbravo

Openbravo ERP merupakan salah satu turunan


Compiere yang juga banyak menuai sukses di pasaran. OB memfokuskan diri pada
antarmuka berbasis Web dan meniadakan antarmuka client-server. Dengan kemampuannya
merubah tampilan antarmuka dan menambah skin, membuat penampilan Openbravo sulit
ditandingi oleh ERP manapun.

Openbravo yang dimiliki oleh perusahaan spanyol ini, mengkhususkan diri pada
implementasi ERP pada perusahaan UKM dengan Multi-site. Sehingga apabila perusahaan
anda membutuhkan aplikasi ERP yang akan digunakan untuk banyak site dan cabang maka
OpenBravo layak anda pertimbangkan. Pada versi yang akan datang Openbravo akan support
ke HTML5 yang memungkinkan di akses menggunakan Handheld PC, Blackberry dan lain
lain, sehingga anda dapat mengakses sistem anda dari mana saja.

Software yang sudah dijabarkan di atas hanya sebagian saja. Perusahaan bebas memilih
software yang mana saja sesuai kualifikasi yang diinginkan.

Apa itu ERP Software dan Apa


Kegunaannya?
August 14, 2015
By Researchers
In ERP Software
No Comment
0

Seperti yang telah Think Tank bahas di article sebelumnya yang berjudul Mengenenal
Software Akuntansi Serta Manfaat & Kegunaannya. Sekarang kami akan membahas tentang
ERP software sebagai salah satu software akuntansi terpopuler yang sering digunakan oleh
perusahaan-perusahaan kelas menengah ke atas.

Apa itu ERP Software?

Perlu Anda ketahui bahwa software ERP (Enterprise Resource Planning) adalah sebuah
konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia,
mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari
manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan
secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan.

Konsep tersebut bertujuan untuk mengintegrasikan aktivitas perusahaan agar menjadi lebih
responsif terhadap berbagai kebutuhan perusahaan seperti : penghapusan proses-proses yang
tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele
(process simplification), penyatuan proses-proses yang redundan (process integration), dan
pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).
Sejarah Terciptanya ERP Software dan Perkembangannya

Pada awal tahun 1960-an, terdapat sistem informasi yang disebut dengan Material
Requirement Planning (MRP) yang merupakan tahap awal terbentuknya ERP software ini
dengan konsep perencanaan kebutuhan material dengan fungsi pada area/bagian Inventory
Management dan Company Production.

Konsep MRP pun mulai berkembang pada tahun 1970-an menjadi Close-Loop MRP hingga
akhirnya berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning) pada tahun 1980 dan
terciptalah ERP yang merupakan perluasan pada beberapa proses bisnis pada tahun 1990-an.

Adapun beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ERP ini antara lain :

1. ERP menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan


pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2. ERP juga memungkinkan melakukan integrasi secara global. Halangan yang tadinya
berupa perbedaan valuta, perbedaan bahasa, dan perbedaan budaya, dapat dijembatani
secara otomatis, sehingga data dapat diintegrasikan.
3. ERP tidak hanya memadukan data dan sumber daya, tetapi juga menghilangkan
kebutuhan pemutakhiran dan pembetulan banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memungkinkan manajemen mengelola operasi, tidak hanya sekedar memonitor
saja. Dengan ERP, manajemen tidak hanya mampu untuk menjawab pertanyaan
Bagaimana keadaan kita ? tetapi lebih-lebih mampu menjawab pertanyaan Apa
yang harus kita kerjakan untuk menjadi lebih baik ?
5. ERP membantu melancarkan pelaksanaan manajemen supply chain dengan
kemampuan memadukannya.

Seiring dengan perkembangan teknologi, kini ERP sudah dapat digunakan di berbagai
perusahaan, namun sayangnya kesadaran akan pentingnya sistem ERP masih tergolong
rendah. Padahal untuk dapat bersaing di pasar sistem tersebut perlu diterapkan.

Penerapan ERP pada suatu perusahaan, Perusahaan tersebut akan memperoleh keuntungan
berupa kemudahan perencanaan produksi, proses pemesanan, manajemen persediaan,
pengiriman maupun keuangan sehingga dapat mendukung pencapaian keberhasilan
perusahaan dan Anda bisa lebih fokus kedalam proses strategi bisnis.
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis

organisasi secara keseluruhan


ERP merupakan software yang ada dalam
organisasi/perusahaan untuk:
Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis
Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui
enterprise
Menghasilkan informasi yang real-time
Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan
perencanaan

TAHAPAN EVOLUSI ERP


Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan
material
Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri
atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang
dapat diubah atau diganti jika diperlukan
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3
elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan
simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses
bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas
batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara
mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta
lebih konflek dari ERP sebelumnya

MODUL-MODUL ERP
:
Manufacturing
Supply Chain Management
Financials
Projects
Human Resources
Customer Relationship Management
Data warehouse
Access Control
Customization
KELEBIHAN ERP
Integrasi antara area fungsional yang
berbeda untuk meyakinkan komunikasi,
produktifitas dan efisiensi yang tepat.
Rancangan Perekayasaan
Pelacakan pemesanan dari penerimaan
sampai fulfillment
Mengatur saling ketergantungan dari proses
penagihan material yang kompleks
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara
pemesanan pembelian, penerimaan
inventori, dan pembiayaan
Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak
pemasukan, biaya dan keuntungan pada
level inti

KELEMAHAN ERP
Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak
ERP
Sistem ERP sangat mahal
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk
menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat
menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi
dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam
beberapa organisasi
Sistem dapat terlalu kompleks jika
dibandingkan dengan kebutuhan dari
pelanggan
Data dalam sistem ERP berada dalam satu
tempat, contohnya : pelanggan, data
keuangan. Hal ini dapat meningkatkan
resiko kehilangan informasi sensitif, jika
terdapat pembobolan sistem keamanan

MANFAAT ERP.
1. Meningkatkan Visibility
2. Otomatisasi dan WorkFlow yang koherent
3. Satu sumber data terpusat untuk pelaporan, analisa dan statistik
4. Dimungkinkan satu software untuk seluruh perusahaan
5. Dimungkinkan pemanfaatan module Business Intelligent, e-Commerce Integration,
SCM, Warehouse Management, CRM, dll
6. Bersifat modular, sehingga dapat diimplementasikan partial
7. Database terpusat memudahkan pemeliharaan
8. Tersedia API untuk integrasi dengan sistem luar (Barcode, RFID)
9. Memudahkan order tracking, inventori, revenues, sales forecasting, dan aktifitas yang berkaitan.
10. Mempraktekan Best Practice yang diterima perusahaan internasional.

KEKURANGAN ERP.
1. Mahal
2. Siklus Implementasi Panjang
3. Payback sulit diukur
4. Membutuhkan Partisipasi user untuk berhasil
5. Membutuhkan biaya infrstruktur
6. Migrasi yang rumit
7. Sulit diterapkan pada organisasi yang memiliki organisasi yang decentralisasi
ketergantungan kepada vendor ERP tinggi

Kerugian Enterprise Relationship Program ( ERP )


Peningkatan akurasi informasi dan kemampuan pembuatan keputusan.

E. KERUGIAN ERP

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:
Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Kerugian diatas dapat terjadi ketika:


Kurangnya komitmen top management, sehingga tim IT kurang mendapat dukungan pada
rancangan sistemnya. Hal ini bisa muncul karena ketakutan tertentu, seperti kawatir data bocor ke
pihak luar. Selain itu, anggapan bahwa implementasi ERP adalah milik orang IT juga dapat membuat
kurangnya rasa memiliki dari top management dan karyawan divisi lain. Padahal, implementasi ERP
sebenarnya adalah suatu proyek bisnis, dimana IT hadir untuk membantunya.
Kurangnya pendefinisian kebutuhan perusahaan, sehingga hasil analisis strategi bisnis
perusahaan tidak sejalan dengan kenyataan di lapangan. Perusahaan sebaiknya menentukan dari
awal, apakah perusahaan akan mengikuti standar ERP atau sebaliknya.
Kesalahan proses seleksi software, karena penyelidikan software yang tidak lengkap atau
terburu-buru memutuskan. Hal ini bisa berakibat pada membengkaknya waktu dan biaya yang
dibutuhkan.
Tidak cocoknya software dengan business process perusahaan.
Kurangnya sumber daya, seperti manusia, infrastruktur dan modal perusahaan.
Terbentuknya budaya organisasi yang berada dalam zona nyaman dan tidak mau berubah atau
merasa terancam dengan keberadaan software (takut tidak dipekerjakan lagi).
Kurangnya training dan pembelajaran untuk karyawan, sehingga karyawan tidak benar-benar
siap menghadapi perubahan sistem, dimana semua karyawan harus siap untuk selalu menyediakan
data yang up-to-date.
Kurangnya komunikasi antar personel.
Cacatnya project design dan management.
Saran penghematan yang menyesatkan dari orang yang tidak tepat.
Keahlian vendor yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Faktor teknis lainnya, seperti bahasa, kebiasaan dokumentasi cetak menjadi file, dan lain
sebagainya.
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi
ERP:
ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat penting untuk kelangsungan hidup
perusahaan. Semua orang dan bagian yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan
memberikan dukungan
ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas, bukan sebaliknya.
Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan
Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha membuat sendiri praktek
implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk implementasi ERP yang lebih terjamin
keberhasilannya

Kelebihan dan Kekurangan ERP


Berikut ini akan kami coba jabarkan sekilas tentang kelebihan serta kekurangan dari ERP. Harapan
yang tinggi dan peningkatan kwalitas dandaya saing bergantunf dari seberapa baik system ERP cocok
dengan fungsionalitas perusahaan dan seberapa baik konfigurasi proses system yang cocok dengan
kondisi budaya , strategi dan struktur perusahaan.

Kelebihan Dari ERP :

Integrasi antara area fungsional yangberbeda untuk meyakinkan komunikasi,produktifitas


dan efisiensi yang tepat.
Rancangan Perekayasaan.
Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment.
Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.
Pelacakan 3 cara yang bersesuaian antara pemesanan pembelian, penerimaan inventori, dan
pembiayaan.
Akuntasi untuk keseluruhan tugas: melacak pemasukan, biaya dan keuntungan pada level
inti.
Akses informasi yang dapat dipercaya, hal ini dikarenakan DBMS konsistensi dan akurasi dari
data yang diinput dan juga hasil report yang akan dibuatkan.
Menghidari redudansi dari pemasukkan data dan operasi, hal ini dikarenakan modul-modul
yang mengakses data yang sama dari data base yang terpusat sehingga menghindari
pemasukkan data yang berkali kali.
Mengurangi jeda waktu penampilan informasi dan laporan, yaitu meminimalisasi prose
penarikan dan penampilan data. dengan sekali klik saja laporan dapat ditampilkan tanpa
harus mencari cari sumber data dan memanipulasi lagi.
Pengurangan Biaya, hal ini dikarenakan adanya penghematan waktu peningkatan kontrol
dan DSS dengan analisa yang berskala enterprise.
Peningkatan skalabilitas, hal ini dikarenakan ERP memiliki desain yang tersetruktur dan
modular.
Memiliki akses ke dunia luar, yaitu modul CRM dan EDI (Electrinic Data Interchange).
e-commerce dan e-business, yaitu membuka akses ke internet dan kultur kerjasama.
Kelemahan dari E-Commerce :

Terbatasnya kustomisasi dari perangkat lunak ERP.


Sistem ERP sangat mahal, hal ini dikarenakan biaya bervariasi dari ribuan dollar samapai
denganjutaan dollar. hal ini dikarenakan biaya untuk prosess re engineering sangat tinggi.
Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar industri yang telah
dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan hilangnya keuntungan kompetitif.
ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis
tertentu dalam beberapa organisasi.
Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan.
Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan, data keuangan.
Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi sensitif, jika terdapat pembobolan
sistem keamanan.
Ketergantungan pada satu vendor tertentu, hal ini dikarenakan sistem ERP yang telah
diimplementasikan memerlukan support yang lama dari vendor yang menginstall.
Kompleksitas, System ERP biasanya terlalu banyak fitur dan terlalu kompleks untuk
digunakan oleh end user.

ENDAHULUAN

Persaingan global telah melahirkan standar kompetisi baru. Pada kondisi ini setiap
perusahaan yang ingin tetap survive dan growth harus dapat menciptakan dan
mempertahankan competitive advantage yang dimilikinya dengan terus-menerus
meningkatkan daya saing. Persaingan bisnis yang semakin tinggi menuntut perusahaan untuk
terus meningkatkan kinerja berbagai elemen di dalam organisasi/perusahaan. Salah satu cara
untuk mewujudkan kesuksesan tersebut dapat dilakukan dengan cara mengintegrasikan
sistem informasi, peningkatan efisiensi dari sistem informasi untuk menghasilkan manajemen
yang lebih efisien dalam business processes. Tidak sedikit perusahaan perusahaan yang
belum mengintegrasikan sistem informasi, dimana dalam prosesnya hanya didukung oleh
aktivitas individual pada lokasi kerja masing-masing. Kondisi ini menyebabkan terjadinya
kesalahpahaman dalam komunikasi data antara lokasi kerja satu dengan lokasi kerja lainnya,
sehingga membutuhkan waktu yang lebih banyak untuk koordinasi dalam penyediaan data
dibandingkan dengan perusahaan-perusahaan yang telah mengintegrasikan fungsi-fungsinya.
Data yang diintegrasikan ini dapat membantu proses bisnis yang efesien dan memudahkan
pengambilan keputusan oleh manajemen perusahaan.

Salah satu konsep yang cukup terkenal yang merupakan sistem yang mengintegrasikan proses
setiap line dalam manajemen perusahaan secara transparansi dan memiliki akuntabilitas yang
cukup tinggi yaitu konsep Entreprise Resource Planning (ERP). Untuk memasuki pasar
internasional, ERP merupakan salah satu yang menjadi pra-syarat dasar bagi setiap
perusahaan. Indonesia merupakan negara yang sedang berkembang, dimana basis
perekonomiannya bertumpu di bidang bisnis, maka efisiensi menjadi salah satu faktor yang
cukup penting dalam setiap perusahaan. Dengan bantuan ERP perusahaan di Indonesia dapat
terintegrasi pada setiap proses dalam perusahaan tersebut ke dalam suatu sistem
komputerisasi. Manfaat lain dari ERP ini adalah integrasi bisnis secara keseluruhan,
fleksibilitas dalam organisasi untuk bertransformasi dan meningkatkan turn-overnya,
menciptakan analisa dan peningkatan kapabilitas yang lebih baik, serta penggunaan teknologi
terbaru.

DEFINISI ERP
ERP merupakan sebuah framework transaksi enterprise yang menghubungkan proses
pemesanan barang, manajemen inventarisasi dan kontrol, perencanaan distribusi dan
produksi, dan keuangan. ERP bekerja sebagai kekuatan lintas fungsional perusahaan yang
mengintegrasikan dan mengautomatisasi berbagai proses bisnis internal dan sistem informasi
termasuk manufacturing, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan, dan sumber daya manusia
dari sebuah perusahaan (OBrien, 2005).

ERP adalah sebuah sistem informasi perusahaan yang dirancang untuk mengkoordinasikan
semua sumber daya, informasi dan aktifitas yang diperlukan untuk proses bisnis lengkap.
Sistem ERP didasarkan pada database pada umumnya dan rancangan perangkat lunak
modular. ERP merupakan software yang mengintegrasikan semua departemen dan fungsi
suatu perusahaan ke dalam satu sistem komputer yang dapat melayani semua kebutuhan
perusahaan, baik dari departemen penjualan, HRD, produksi atau keuangan.

Syarat terpenting dari sistem ERP adalah Integrasi. Integrasi yang dimaksud adalah
menggabungkan berbagai kebutuhan pada satu software dalam satu logical database,
sehingga memudahkan semua departemen berbagi informasi dan berkomunikasi.
Gambar 1. Konsep dasar ERP (Rashid et al. 2002)

Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan bisnis organisasi secara keseluruhan.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk:

Otomatisasi dan integrasi banyak proses bisnis


Membagi database yang umum dan praktek bisnis melalui enterprise
Menghasilkan informasi yang real-time
Memungkinkan perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan

PERKEMBANGAN ERP

Dalam perkembangan ERP tidak terlepas dari perkembangan rekayasa pabrikasi


(manufacturing) itu sendiri. Kebutuhan akan informasi dari proses pabrikasi juga semakin
banyak yang akan berguna bagi setiap pelaku dari pabrikasi baik pelaksanaan maupun
pengambil keputusan. Perkembangan ERP melalui tahapan yang sangat lama dengan
mengembangkan dari sistem yang telah lahir sebelumnya, hal tersebut terlihat pada Gambar
2.

1. Tahap I : Material Requirement Planning (MRP), merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material
2. Tahap II: Close-Loop MRP, merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana
yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan
3. Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II), merupakan pengembangan
dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan
operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
4. Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP), merupakan perluasan dari MRP II
yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai
pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan
dilakukan secara mudah
5. Tahap V: Extended ERP (ERP II) Merupakan perkembangan dari ERP

Tahun 1970-an merupakan konsep awal dari ERP dengan adanya MRP (Material
Requirements Planning), sistem ini meliputi perencanaan dan penjadwalan kebutuhan
material perusahaan. Tahun 1980-an MRP berkembang menjadi MRP II (Manufacturing
Resource Planning), yang memperkenalkan konsep mengenai penyatuan kebutuhan material
(MRP) dan kebutuhan sumber daya untuk proses produksi. Tahun 1990-an perkembangan
ERP mulai pesat, awal dari perkembangan ERP dumulai Tahun 1972 dengan dipelopori oleh
5 karyawan IBM di Mannheim Jerman yang menciptakan SAP yang berfungsi untuk
menyatukan solusi bisnis. Pada dasarnya ERP adalah penambahan module keuangan pada
MRP II, sehingga lebih memudahkan bagi para pengambil keputusan menentukan keputusan-
keputusannya.

MANFAAT DAN KELEMAHAN ERP

Teknologi enterprise resources planning (ERP) dapat mengintegrasikan fungsi marketing,


fungsi produksi, fungsi logistik, fungsi finance, fungsi sumber daya, fungsi produksi, dan
fungsi lainnya. ERP telah berkembang sebagai alat integrasi, memiliki tujuan untuk
mengintegrasikan semua aplikasi perusahaan ke pusat penyimpanan data dengan mudah
diakses oleh semua bagian yang membutuhkan.

Fan et, al dalam Yusuf, et al. (2006) menyatakan ERP merupakan fungsi sistem aplikasi
software yang dapat membantu organisasi dalam mengendalikan bisnis yang lebih baik
karena dapat mengurangi tingkat stok dan inventori, meningkatkan perputaran stok,
mengurangi cycle time order, meningkatkan produktivitas, komunikasi lebih baik serta
berdampak pada peningkatan benefit (profit) perusahaan. Sedangkan Leon (2005)
menyatakan bahwa ERP mempunyai keuntungan dengan pengurangan lead-time, pengiriman
tepat waktu, pengurangan dalam waktu siklus, kepuasan pelanggan yang lebih baik, kinerja
pemasok yang lebih baik, peningkatan fleksibilitas, pengurangan dalam biaya-biaya kualitas,
penggunaan sumber daya yang lebih baik, peningkatan akurasi informasi dan kemampuan
pembuatan keputusan

Teori yang disampaikan Gargeya dan Brady (2005) menyatakan bahwa ada faktor-faktor
keberhasilan dan faktor-faktor kegagalan antara lain: pertama, kemampuan untuk
mempersingkat bisnis proses atau operasi sehingga kustomisasi berkurang pada perusahaan;
kedua, keberhasilan tim proyek yang didukung oleh manajemen, konsultan dan vendor;
ketiga, adanya pelatihan yang berkelanjutan saat implementasi ERP pada perusahaan;
keempat, menyesuaikan budaya organisasi yang sama untuk menghindari cara-cara tersendiri
dalam mengerjakan hal-hal dan setiap fungsi/departemen beroperasi dengan prosedur berbeda
dan ketentuan bisnis berbeda, maka perlu dilakukan wadah untuk sharing knowledge ERP
pada perusahaan. Kelima, merencanakan biaya pada saat implementasi dan pengembangan
ERP untuk menghindari pemakaian biaya yang melebihi dari kemampuan perusahaan.
Keenam, pengujian sistem yang terbukti untuk jadi unsur sukses bagi beberapa perusahaan
dan penyebab langsung kegagalan implementasi ERP pada perusahaan.

Disamping banyak keuntungan yang diperoleh dari ERP, beberapa kelemahan ERP juga perlu
diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :
1. Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi harus
merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan adanya
resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan proses dari bisnis.
2. Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
3. Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
4. Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung jawab
yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun keahliannya.

PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP


Penerapan ERP pada perusahaan akan memperoleh keuntungan berupa perencanaan
produksi, pemrosesan pesanan, manajemen persediaan, pengiriman, maupun keuangan
sehingga mendukung pencapaian keberhasilan perusahaan. Kegiatan bisnis akan terintegrasi
dengan software ERP dan database umum yang dipelihara oleh DBMS. Menciptakan
perusahaan yang efisien, responsif serta lincah dalam persaingan bisnis yang semakin ketat.
Implikasi ERP pada perusahaan sangat di sesuaikan dengan keadaan perusahaan. Perencanaa
maupun penerapan ERP melalui proses yang dapat dipertanggungjawabkan. Penerapan
tersebut tidak hanya didukung dengan ERP sebagai alat tetapi juga didukung oleh keempat
komponen teknologi yaitu humanware, technoware, organware dan infoware. Dari konsep
keempat komponen tersebut maka kesuksesan dalam ERP tergantung pada faktor-faktor
sebagai berikut :
a. Management/organisasi; meliputi komitmen, edukasi, keterlibatan, pemilihan tim,
pelatihan, serta peran dan tanggung jawab.
b. Proses; meliputi alignment, dokumentasi, integrasi, dan re-desain proses.
c. Teknologi; meliputi hardware, software, manajemen sistem, dan interface.
d. Data; meliputi file utama, file transaksi, struktur data, dan maintenance dan integrasi data.
e. Personel; meliputi edukasi, pelatihan, pengembangan skill, dan pengembangan
pengetahuan.

Dalam implementasi ERP terdapat beberapa pendekatan yang dapat digunakan diantaranya :
1. The Big Bang
Yaitu strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi
perusahaan. Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan
sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal. Kekurangannya adalah
implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.

2. Step-by-step (Phased Approach)


Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi
mengimplementasikan modul yang terkait. Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu
disiapkan. Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya
perbaikan proyek yang akan dating akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu
membebani.
Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya
dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.

3. Small Bang (Pilot Approach)


Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot
project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait. Kelebihannya adalah biaya relatif
rendah, kompleksitas berkurang. Kekurangannya adalah membutuhkan banyak customisasi
akibat adanya operasi spesifik antar site.

KESIMPULAN
Lingkungan bisnis saat ini selalu berubah menyesuaikan tuntutan masyarakat yang selalu
berkembang baik dari segi kehidupan ekonomi, sosial, budaya, politik serta gaya hidup.
Perubahan lingkungan global menuntut perusahaan untuk selalu memberikan mutu yang baik,
fleksibel, transparan, inovatif, serta memiliki multi kompetensi. Dalam perubahan lingkungan
yang ada, teknologi informasi merupakan elemen yang sangat mempengaruhi lingkungan
organisasi secara signifikan. Teknologi informasi yang digunakan dalam sistem informasi
berkembang secara pesat, ERP (enterprise resource planning) merupakan aplikasi dari sistem
informasi yang berbasis enterprise, dimana memungkinkan terjadi integrasi data yang
terdapat pada keseluruhan unit yang ada dalam organisasi, sehingga hal ini memampukan
organisasi bisnis untuk mengambil keputusan secara akurat dan cepat. Dalam kaitannya
dengan bidang akuntansi, ERP membawa pengaruh kedalam pendidikan akuntan, profesi
akuntansi dan tentu saja profesi auditor.
DAFTAR PUSTAKA

Manfaat dan Penerapan ERP Untuk


Perusahaan Anda
Diterbitkan pada 16 Desember 2014

Mas Ajhie
IT Consultant at Ruhi Desain

Kebanyakan orang, mungkin juga Anda salah satunya, melihat solusi perencanaan sumber
daya perusahaan atau biasa dikenal dengan istilah ERP (Enterprise Resource Planning) hanya
diperlukan oleh perusahaan manufaktur besar. Bisnis atau usaha yang memproduksi barang-
barang yang nantinya akan dijual di pasaran memerlukan pelacakan informasi dalam jumlah
besar secara memadai.

Para pengambil keputusan perlu memantau segala aktivitas untuk memastikan operasional
berjalan dengan lancar dan efisien. Selain itu supply chain dan informasi ketersediaan barang
perlu dilacak dengan hati-hati untuk memastikan produksi tidak akan terganggu akibat
adanya kekurangan komponen manufaktur yang diperlukan. Terakhir, bagian di dalam
organisasi yang dapat diperbaiki untuk memaksimalkan pendapatan juga perlu untuk diawasi
dengan ketat. Semua ini adalah alasan untuk para perusahaan besar untuk menerapkan solusi
perangkat lunak ERP.

Namun, ada cara-cara yang dapat dilakukan oleh organisasi kecil dan menengah untuk bisa
mendapatkan keuntungan dari penerapan sistem ERP. Masih sesuatu hal yang tidak biasa
bagi perusahaan kecil dan menengah untuk mengintegrasikan platform ERP yang dirancang
untuk perusahaan yang lebih besar ke dalam organisasi mereka. Biasanya, apa yang
perusahaan-perusahaan ini akan lakukan adalah meminta kepada vendor untuk dibuatkan
aplikasi dengan versi yang lebih sederhana dan dapat disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan
bisnis mereka.

Terlepas dari ukuran perusahaan, berikut adalah penerapan yang harus selalu diikuti selama
implementasi ERP:

Hanya instal apa yang dibutuhkan: dengan segudang manfaat yang berasal dari instalasi
perangkat lunak ERP, terkadang Anda akan ikut tergoda untuk menginstal komponen-
komponen yang sebenernya tidak terlalu diperlukan. Saya sarankan Anda untuk melakukan
analisa mendalam mengenai perusahaan terlebih dahulu dan menginstal modul-modul yang
dapat membantu Anda untuk memperbaiki area-area yang bermasalah.

Prioritaskan Kegunaan: Setiap ada sistem baru diterapkan, akan membutuhkan waktu bagi
mereka yang terlibat setiap harinya untuk terbiasa berada di dalam sistem tersebut. Kembali
saya sarankan Anda untuk memilih vendor yang memiliki platform yang dapat memudahkan
pengguna untuk bernavigasi. Hal tersebut dapat membuat proses transisi menjadi lebih
lancar.

ERP bukan hanya tentang IT: departemen IT di setiap organisasi akan selalu terlibat erat
selama pelaksanaan ERP. Namun, karena sistem akan berdampak pada seluruh organisasi,
diperlukan bagian lain untuk dilibatkan ke dalam proyek tersebut. Siapa saja di dalam
perusahaan yang terlibat dalam pemilihan platform atau seseorang yang akan menggunakan
sistem tersebut harus saling bekerja sama untuk memastikan penginstalan berjalan lancar.

Jika Anda belum menerapkan sistem ERP di perusahaan Anda, saat ini adalah saat yang tepat
bagi Anda untuk dapat meningkatkan performa sekaligus nilai kompetitif bisnis Anda di
tahun 2015 yang akan datang beberapa saat lagi

Pengertian ERP (Enterprise


Resource Planning)
by anisahsh22 Agustus 2015

PENGERTIAN ERP (Enterprise Resource Planning)

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa Inggris-
nya Enterprise Resource Planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi
perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan
proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan (Wikipedia, 2010).

Enterprise Resource Planning merupakan sebuah teknologi sistem informasi yang


terintegrasi dan digunakan oleh manufaktur kelas dunia dalam meningkatkan kinerja
perusahaan. ERP adalah suatu sistem, baik sebagai suatu sistem perencanaan ,maupun
sebagai sistem informasi (Indrajit dan Permono, 2005).

Menurut OLeary, ERP systems are computer based systems designed to process an
organizations transactions and facilitate integrated and real-time planning ,production, and
customer response. In particular ERP systems will be assumed to have certain characteristic
(Indrajit dan Permono, 2005).

Gambar 1. Sumber: Thomas F. Wallace (2001)

Berdasarkan gambar.1, ERP (Enterprise resource Planning) adalah perkembangan lebih


lanjut dari MRP, closed-loop MRP dan MRP. Dari namanya dapat disimpulkan bahwa ERP
cakupannya lebih luas dari MRP II. Kedua-duanya menyangkut perencanaan. MRP II adalah
perencanaan yang sudah lebih luas dari pendahulunya, yaitu MRP, karena mengintegrasikan
perencanaan material dengan perencanaan lain seperti perencanaan bisnis, perencanaan
penjualan, perencanaan produksi dan perencanaan keuangan.Namun MRP II sebagaimana
namanya yaitu Manufacture Resouce Planning, masih terfokus dengan perencanaan yang
langsung berkaitan dengan manufaktur, sedangkan ERP (EnterpriseRresoruce Planning) juga
masih mengenai perencanaan, tetapi mencakup hal yang lebih luas lagi tidak hanya
bersangkutan langsung dengan manufaktur, tetapi mencakup seluruh perusahaan.

Sejarah Perkembangan Enterprise Resource Planning (ERP)


ERP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri
adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang
sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik,
distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan,
pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.

Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning


(MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-
proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi
Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak
sejarah dalam proses industri.

Berikut beberapa contoh bagus mengenai penerapan ERP di berbagai perusahaan :

Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan menaikan 20% tingkat


penjualannya di tengah industri yang sedang menurun.
Enterprise Resource Planning membantu sebuah perusahaan Fortune 50 dalam
mencapai penghematan biaya yang sangat besar dan mendapatkan keunggulan daya
saing yang signifikan.

Berikut ini tahapan evolusi ERP :

Tahap I : Material Requirement Planning (MRP) : Merupakan cikal bakal dari ERP,
dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II: Close-Loop MRP : Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas
pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana
yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II) : Merupakan pengembangan
dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan
operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan
Tahap IV: Enterprise Resource Planning : Merupakan perluasan dari MRP II yaitu
perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok
dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan
secara mudah
Tahap V: Extended ERP (ERP II) : Merupakan perkembangan dari ERP yang
diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.

Konsep Dasar Enterprise Resource Planning (ERP)


Berikut ini adalah konsep dasar tentang Enterprise Resource Planning (ERP), antara lain:

Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari istilah bahasa
Inggrisnya, enterprise resource planning, adalah sistem informasi yang diperuntukkan
bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan
mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek
operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa
pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan
Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem
untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan
lain-lain.

Karakteristik Enterprise Resource Planning (ERP)

Sistem ERP memiliki beberapa karakteristik sebagai berikut:

Sistem ERP merupakan paket software yang didesain pada lingkungan client-server
baik tradisional (berbasis desktop) maupun berbasis web.
Sistem ERP mengintegrasikan mayoritas bisnis proses yang ada.
Sistem ERP memproses seluruh transaksi organisasi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan database skala enterprise untuk penyimpanan data.
Sistem ERP mengijinkan pengguna mengakses data secara real time.

Sedangkan karakteristik ERP menurut Daniel E. OLeary meliputi hal-hal sebagai berikut :

Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
Sistem ERP memproses sebagian besar dari transaksi perusahaan.
Sistem ERP menggunakan basis data perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time)
Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.

Modul Modul Standar

Sedangkan modul-modul standar yang biasanya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP
setidaknya minimal terdiri atas:

Keuangan
Akuntansi Finansial : Secara fungsional modul akuntansi finansial berfungsi untuk
mengumpulkan dan mengelola seluruh data finansial hingga mampu menyajikan
laporan dari hasil relasi data dari beberapa departemen.
Kontrol : Modul kontrol ini berfungsi untuk mengelola data-data yang terkait dengan
antara lain akuntansi laba biaya, cost center, manajemen proyek, dsb.
Fixed Asset Management : Dalam menjalankan operasionalnya setiap lembaga
memiliki beban biaya yang dikeluarkan untuk investasi aktiva tetap, sewa dan
gedung. Dalam modul ini mendukung pekerjaan pengadaan, pemeliharaan,
penjualan/penghapusan, penarikan hingga depresiasi nilai aktiva.

Logistik

Modul logistik secara fungsional digunakan untuk memproses pengadaan, penjualan dan
distribusi logistik yang digunakan oleh perusahaan.

Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang
baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji.

Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji,
manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus/kompensasi, perekrutan hingga
perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia.

Business Process Support

Setiap perusahaan selalu terkait dengan masalah manajemen arus kerja dan solusi industri.
Kedua hal tersebut digunakan sebagai kendali atas setiap unit fungsi yang ada di dalam
perusahaan.

Rantai Pasokan (SCM = supply chain management)

SCM sebenarnya adalah modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan
sistem ERP.

Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif
dalam penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan
dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta
efisiensi bagi perusahaan.

Dukungan E-Commerce

Transaksi elektronik yang terintegrasi melalui media Internet adalah tren masa kini yang
mendorong terjadinya proses bisnis komersial yang efektif. Dengan dukungan e-commerce
yang baik maka produsen dapat langsung berhadapan dengan pengguna akhirnya yang
berakibat pada pemotongan biaya yang cukup signifikan.

Keuntungan Enterprise Resource Planning (ERP)

Keuntungan dari implementasi ERP antara lain:

Integrasi data keuangan. Oleh karena semua data disimpan secara terpusat, maka para
eksekutif perusahaan memperoleh data yang up-to-date dan dapat mengatur keuangan
perusahaan dengan lebih baik.
Standarisasi Proses Operasi. ERP menerapkan sistem yang standar, dimana semua
divisi akan menggunakan sistem dengan cara yang sama. Dengan demikian,
operasional perusahaan akan berjalan dengan lebih efisien dan efektif.
Standarisasi Data dan Informasi. Database terpusat yang diterapkan pada ERP,
membentuk data yang standar, sehingga informasi dapat diperoleh dengan mudah dan
fleksibel untuk semua divisi yang ada dalam perusahaan.

Keuntungan diatas adalah keuntungan yang dapat dirasakan namun tidak dapat diukur.
Keberhasilan implementasi ERP dapat dilihat dengan mengukur tingkat Return on Investment
(ROI), dan komponen lainnya, seperti:

Pengurangan lead-time
Peningkatan kontrol keuangan
Penurunan inventori
Penurunan tenaga kerja secara total
Peningkatan service level
Peningkatan sales
Peningkatan kepuasan dan loyalitas konsumen
Peningkatan market share perusahaan
Pengiriman tepat waktu
Kinerja pemasok yang lebih baik
Peningkatan fleksibilitas
Penggunaan sumber daya yang lebih baik

Kerugian dan Kelemahan

Enterprise Resource Planning (ERP)

Kerugian yang mungkin terjadi ketika salah menerapkan ERP antara lain adalah:

Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
Karyawan tidak siap untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
Persiapan implementation tidak dilakukan dengan baik
Berkurangnya fleksibilitas sistem setelah menerapkan ERP

Beberapa kelemahan ERP juga perlu diperhatikan. Kelemahan-kelemahan dari ERP adalah
sebagai berikut (Jogiyanto, 2003) :

Implementasi ERP sangat sulit karena penerapannya yang terintegrasi dan organisasi
harus merubah cara mereka berbisnis. Kesulitan penerapan ERP ditambah dengan
adanya resistance to change dari personil yang terkena imbasnya akibat perubahan
proses dari bisnis.
Biaya implementasi ERP yang sangat mahal
Organisasi hanya memikirkan manfaat yang besar dari penerapan ERP tetapi tidak
mempersiapkan personilnya untuk berubah
Permasalahan lainnya adalah pada personil yang tiba-tiba dibebani dengan tanggung
jawab yang lebih besar dengan kesiapan yang kurang baik mental maupun
keahliannya.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah ERP :
Bisnis proses yang matang.

Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan melakukan
implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di sebuah perusahaan yang
tidak memiliki bisnis proses yang jelas.

Change Managementyang baik.

Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti dengan perubahan
kebiasaan dalam perusahaan tersebut. Change management sangat diperlukan untuk
memberi pendidikan kepada pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan
langsung dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa perusahaan ini
perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru ini buat perusahaan, apa masalah-
masalah di sistem lama yang dapat dipecahkan oleh sistem baru.

Komitmen

Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak waktu dan tenaga.
Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.

Kerjasama

Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan maupun antara
perusahaan dengan konsultan yang melakukan implementasi. Konsultan dan pengguna sudah
betul-betul menyatukan visi untuk keberhasilan implementasi ini

Good Consultant

Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat berpengaruh dalam sebuah
implementasi.

Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya

Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :

Manajemen perubahan dan training.

Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan yang harus dilakukan.
Disamping itu training yang melibatkan banyak modul seharusnya dilaksanakan seawal
mungkin.

Perencanaan yang buruk.

Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan ketersediaan user untuk
membuat keputusan pada konfigurasi sistem.

Meremehkan keahlian IT.

Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.


Manajemen proyek yang buruk.

Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan konsultan. Namun
sering kali konsultan melakukan perbuatan yang merugikan kliennya dengan tidak membagi
tanggung jawab.

Percobaan-percobaan teknologi.

Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan, menyesuaikan software


dan merubah data biasanya diremehkan.

Rendahnya keterlibatan Eksekutif.

Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk memastikan adaya partisipasi


yang terdiri dari bisnis dan IT dan membantu penyelesaian konflik-konflik.

Meremehkan sumber daya.

Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen perubahan dan training
user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan ulang, kustomisasi laporan dan biaya
konsultan.

Evaluasi software yang tidak mencukupi.

Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software ERP bekerja
sampai mereka sepakat untuk membeli.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara lain:

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-


perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut & melibatkan
eksekutif dalam menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP. Merencanakan
pembentukkan / pengembangan project harus dengan perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.

AXAPTA

Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft Dynamics Ax adalah sebuah
aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi terpadu. Mulai dari modul manufacturing,
supply chain management, financial management, sampai dengan business analysis.
Sebagaimana software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian dalam
perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-masing bagian sehingga
dapat membantu manager dalam pengambilan keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat
cocok bila digunakan pada perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat
membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi.

Microsoft Dynamics AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku
besar, piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )

ORACLE ERP

Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari kumpulan data dalam suatu
system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan perangkat lunak Oracle pertama kali
dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang
dapat digunakan pada berbagai jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows,
namun yang lebih ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga
saat ini Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan pesanan,
BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA, CM.

SAP

SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di Jerman dan
berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan modul yang
terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang komprehensif untuk
mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP dapat membantu pengguna dalam
mengangani Customer Relationship Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain
Management, dan Supplier Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi
perusahaan kelas menengah ke atas.

Biaya Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut merupakan komposisi biaya pada implementasi ERP

Dimana, Secara umum biaya implementasi bervariasi, sebagai berikut:

Skala SME (Small-Medium) berkisar dari US$ 30.000 US$ 700.000


Skala Medium berkisar dari US$ 700.000 US$ 3 juta
Skala besar lebih dari US$ 3 juta

Perusahaan Pengguna Enterprise Resource Planning (ERP)

Gambar dibawah ini merupakan beberapa perusahaan yang menerapkan sistem ERP.

STUDI KASUS

Penerapan ERP Pada Perusahaan (Sukses) contoh nya seperti PT.SEMEN GRESIK

IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

1957. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan
sejak tahun 1957. Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk
mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali
dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di
bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.
Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP
(Garside, 2004), yaitu :

Kebutuhan Back Bone System yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan
dan tepat waktu.

Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi
yang lebih optimal. Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut
diantaranya adalah :

Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor)
Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi
untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.

Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga,
seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat
dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang
terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.

Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk


menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk
mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama
dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development)
berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi
yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan
belum terintegrasi antara satu dan lainnya.Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa
mengakomodasi kebutuhan perusahaan khususnya para user yang dari waktu ke waktu
terus berkembang.Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user.Dan dalam praktiknya,
tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka.Karena itu, manajemen
PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa
terintegrasi dari hulu ke hilir.Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki
sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan
strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan
bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan
unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk
merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup
Semen Gresik.

PROSES IMPLEMENTASI ERP PADA PT. SEMEN GRESIK

Proses Implemetasi ERP

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

1. Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses


bisnis sesuai tujuan perusahaan.
2. Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-
baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
3. Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi
Perusahaan.
4. Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
5. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan
oleh direksi.
6. Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang memakan waktu hampir 1,5 tahun Semen Gresik
akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan
solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa
pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos,
Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis)
selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan
apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa
calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap
perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang


mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan
LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi
dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul
Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian
modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa
diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase
ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca HardayaPerkasa dan Praweda. Ada sekitar 60
orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai
departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order
& Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal,
tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan
ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari
Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan
pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara
lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka.
Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis):
tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

1. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya
sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di
Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

1. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.


2. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.
3. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.
4. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.
5. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.
6. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan
oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards


2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)
3. Membangun infrastruktur server dan database
4. Membangun tata ruang sistem informasi
5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta
perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi
apakah Software tersebut yang The Best.

Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan
bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan
yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya
yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan
bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh
Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.

Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam


struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang
berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.

Aplikasi Change Management untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan


adanya implementasi ERP.

Kendala-kendala dalam Implementasi ERP

Beberapa kendala yang dihadapi oleh pihak Semen Gresik dalam implementasi dikategorikan
menjadi 3 aspek :

Teknis, diantaranya masalah bahasa dan perubahan dari model hard copy menjadi
model display. Penggunaan Software ERP menuntut terminologi istilah yang sama
sehingga istilah-istilah dalam produksi, penjualan, dan lain-lain yang digunakan di
Semen Gresik harus dirubah sesuai istilah-istilah dalam ERP yang berbahasa Inggris.
Pengambilan keputusan yang dilakukan oleh pihak manajemen secara tradisional
dilakukan dengan menggunakan model hard copy dimana Manajer menandatangani
tumpukan kertas yang dimejanya dipaksa untuk membuka komputer karena proses
Approval dilakukan melalui media tersebut (model display).
Budaya, implementasi ERP yang berbasis penggunaan teknologi menuntut
perubahan-perubahan yang harus dilakukan karyawan diantaranya harus aware
terhadap penggunaan software tersebut (sebagai contoh selalu update data).
Politik, kendala yang menghambat implementasi berasal dari dalam tubuh departemen
IT sendiri dan dari luar departemen.

Sebagian besar karyawan IT merasa pekerjaannya akan hilang karena digantikan oleh sistem
tersebut. Hal ini dikarenakan sebelum penerapan sistem ERP, bagian IT inilah yang
bertanggung jawab untuk membuat aplikasi-aplikasi sesuai dengan kebutuhan user disemua
departemen.Beberapa karyawan di luar departemen IT juga merasa terancam dengan
berkurangnya kekuasaan karena sebagian pekerjaan akan dilakukan oleh software ERP.

Dengan alasan politis tertentu, beberapa unit kerja yang sebenarnya bisa dihapus dengan
penerapan J.D.Edwards tidak dapat dilakukan.

Keengganan user atau karyawan departemen lain pada saat diimplementasikan software
karena adanya unsur ketidakpercayaan terhadap departemen IT. Ketidakpercayaan tersebut
timbul karena ketakutan bahwa data-data atau laporan-laporan rahasia mereka akan diketahui
oleh bagian IT selaku administrator.

Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan pihak Semen
Gresik :

Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola perubahan-


perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui presentasi-presentasi
untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan implementasi sistem tersebut.
Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.

HASIL IMPLEMENTASI ERP

Dengan implementasi yang telah dilaksanakan di Semen Gresik ada beberapa perbaikan yang
diperoleh diantaranya :

Mempercepat proses order dari distributor sehingga membantu meningkatkan


penjualan semen.
Mempercepat waktu pembuatan laporan keuangan, dari sebelumnya per tanggal lima
belas menjadi tanggal lima sudah tercetak semua laporan.
Meningkatkan keakuratan informasi
Proses bisnis yang berlangsung di perusahaannya jauh lebih efisien. Semua proses
bisnis di berbagai departemen sudah bisa dilakukan secara cepat dan tepat.
Dari sisi produktivitas karyawan, terjadi peningkatan yang mengacu pada survei
internal perusahaan, setelah 6 bulan sistem baru itu go live, umumnya user mengaku
puas.

KESIMPULAN

Implementasi ERP di Semen Gresik jelas memerlukan perubahan-perubahan budaya


organisasi terutama dikaitkan dengan cara bekerja, misalnya karyawan dituntut terus menerus
untuk meng-update data karena informasinya diberikan oleh sistem ini harus bersifat real
time. Dengan berjalannya waktu ternyata pihak Semen Gresik dapat melakukan perubahan
budaya organisasi sehingga user lebih siap dalam mengoperasikan sistem yang baru.
Implementasi ERP di Semen Gresik dapat dilihat bahwa perusahaan tersebut telah mengelola
perubahan-perubahan dengan cukup baik, terbukti dengan dilakukannya aktivitas berikut :

Mengelola perubahan-perubahan yang terjadi sebagai akibat implementasi dengan


mengadopsi CAP.
Melakukan pendekatan-pendekatan kepada departemen yang akan diimplementasi
untuk mendapatkan komitmen. Komitmen ini sangat penting untuk meyakinkan
bahwa mereka akan menggunakan dan mendukung sistem ERP.

Dari pembahasan diatas, ada satu faktor penting lagi yang membawa kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik yaitu komitmen manajemen, dimana dari awal pihak
manajemen sudah mempunyai inisiatif untuk menerapkan sistem ini.

Dengan menerapkan ERP, maka perusahaan harus memilih antara merubah bisnis proses
yang dimilikinya untuk menyesuaikan dengan sistem ERP atau sebaliknya. Agar dapat
memilih, perusahaan yang akan mengimplementasikan ERP tentunya harus sudah
mempunyai bisnis proses sehingga dapat membandingkan dengan bisnis proses dari sistem
ERP. Dari perbandingan tersebut, jika bisnis proses yang dimiliki perusahaan sudah matang
maka tidak banyak perubahan yang dilakukan. Semen Gresik memutuskan untuk beberapa
bisnis proses ada yang mengikuti sistem J.D.Edwards dan ada yang tidak.

Dari pembahasan yang telah dilakukan, dapat disimpulkan beberapa faktor kunci kesuksesan
implementasi ERP di Semen Gresik, yaitu : bisnis proses yang matang, manajemen
perubahan yang baik, komitmen mulai dari level manajemen sampai ke user, dan perubahan
budaya organisasi. PT. Semen Gresik berhasil mengintegrasikan perubahan dengan
mempertimbangkan business process, people dan IT