Definicin del

Proyecto

Curso Formulacin y Planificacin de Proyectos

 Definicin del Proyecto. Dr. Rmulo Domnguez M.

Para ponernos en contexto

Cal es su estrategia para que su prximo Proyecto sea entregado a

Tiempo, dentro del Presupuesto Estimado y Satisfaciendo las
Necesidades del Cliente?.

La diapositiva que sigue muestra algunas estadsticas:

Lo que busca ste curso es que ustedes no formen parte de

dichas estadsticas en el prximo proyecto en el cual se aboquen.
Todo proyecto debe ser planificado, controlado y gestionado. La
siguiente diapositiva resume de una manera muy acertada el por qu
hacerlo.

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Un proyecto es como un viaje, hace falta el plan, el mapa, y,

mucho mejor si se dispone de un Sistema de Navegacin. De otra
forma, cuando no se Planifican las Actividades y el Tiempo de un
Proyecto, se corre el riesgo de avanzar en cualquier direccin, menos
en la correcta, llegar tarde al destino o no llegar.

Por qu es necesario gerenciar un Proyecto?

Una buena gestin de proyectos debe atender, entre muchas

otras, las siguientes preguntas. Cmo lo haremos?, existen
actividades que se deben hacer Cules?, Quines la realizarn?,
Cundo deben estar culminadas?, Cules van primero? Cules
van despus? cmo sabremos si vamos bien o estamos retardados?.
Todas estas preguntas (y muchas ms) son respondidas mediante los
preceptos de proyectos.

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Proyecto

La diapositiva que sigue muestra una definicin de lo que es un

proyecto

La definicin anterior no debe ser vista como un mero formalismo

acadmico, por el contrario, nos proporciona varios aspectos de
consideracin. Lo primero, es que es un esfuerzo, no un producto. En
el caso que nos compete si deseamos redisear el proceso de
logstica interna de una organizacin, les preguntamos: cal es el
proyecto, Qu se obtiene una vez culminado dicho proyecto?.

De lo anterior, debera quedar en evidencia que la definicin no

es un mero cumplimiento acadmico. Volvamos a nuestro ejemplo.
Si el proyecto representa el esfuerzo, entonces cmo lo definimos?.
Pues sera algo como lo siguiente:

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Proyecto: Rediseo del proceso de logstica interna.

y el producto?. Estara representado por lo que se obtiene al culminar

el proyecto. En este caso:

Producto: Proceso de logstica nuevo (rediseado).

Con lo anterior, queda aclarado (eso esperamos) la diferencia

entre proyecto y producto. A fin de determinar que tanto les ha
quedado claro, definan el producto de los siguientes proyectos

Objetivo del Proyecto

Otro aspecto que mostraba la definicin es el objetivo. Objetivo

de qu?, muchos dirn del proyecto. Les preguntamos nuevamente:
del proyecto o producto?, a lo cual, seguro respondern con ms
firmeza: del proyecto!, muy bien, del proyecto. Volvamos a nuestro
ejemplo el cual el proyecto era el rediseo del proceso de logstica

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interna de una empresa. Cul es el objetivo de ello?. Ac la cosa se

complica (o al menos eso creemos). El objetivo sera: mejorar los
tiempos de respuesta del proceso de logstica interna de la empresa,
de manera tal que la materia prima necesaria para el proceso de
produccin est disponible en momento requerido y en las mejores
condiciones. Muy bien, cul es la complicacin?. Ese precisamente
es el objetivo del producto (el proceso rediseado), no del proyecto
(del esfuerzo). Y ahora?.

Para qu nos esforzamos?, para crear un proceso de logstica

nuevo, muy bien; ese es precisamente el objetivo de nuestro proyecto:
Redisear el proceso de logstica. En otras palabras, el objetivo del
proyecto est orientado al logro del producto.

Caractersticas del Proyecto

De igual manera, ac intentaremos dar un sentido prctico a las

caractersticas del proyecto, y no enumerar un nmero de tems para
ser recordados. Para ello, veamos la siguiente diapositiva:

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Los tres (3) primeros tems ya fueron discutidos (al menos de

manera indirecta); los dos primeros estn orientados al producto
(solucin y necesidad) y el tercero, recin se expuso: orientado al
objetivo del proyecto. Los o dos que siguen son ms que evidentes:
se tiene un plazo mximo para hacerlo y no contamos con recursos
ilimitados (de ser as no hay nada que planificar). El no repetitivo y
ejecutado por un equipo de trabajo est relacionado con las
actividades, la cual lo abordaremos ms adelante.

En este sentido, abordemos el alcance (mbito) el cual requiere

especial atencin. Para ello, veamos la siguiente diapositiva:

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 Definicin del Proyecto. Dr. Rmulo Domnguez M.

Lo anterior no deja lugar a dudas. qu vamos a planificar sino

se tiene definido lo que vamos a hacer?. Supongamos que el equipo
de Gerencia Virtual les plantea: vamos a hacer un viaje al finalizar el
Diplomado, planifquenlo. Lo primero que preguntarn es a dnde
vamos?, y le respondemos an no lo sabemos!. De seguro abrirn
los brazos y dirn como planificamos sin tener idea para donde
vamos!. Exacto, el saber dnde vamos es precisamente el alcance.
Sigamos

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De la diapositiva anterior queda claro que en el alcance se define

lo que est y no est en el proyecto. Para clarificarlo mucho ms
volvamos a nuestro ejemplo: rediseo del proceso de logstica interna
de una empresa. Cul es el alcance?, para responder ello partamos
de esta pregunta se redisear el proceso de logstica externa?, No,
puesto que es logstica interna; y el de compras, el de ventas, de
produccin?: No, slo el de Logstica Interna. Bien, ese es alcance,
ese el mbito. Nuestro proyecto abarca slo el estudio del proceso
(completo) de logstica interna de la empresa, sus entradas, salidas y
relaciones con otros procesos.

La definicin del alcance no debe ser tomado a la ligera, por el

contrario, debe ser prioritario a la hora de definir proyectos. La

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 Definicin del Proyecto. Dr. Rmulo Domnguez M.

diapositiva siguiente lo explica de mejor manera.

De lo anterior, queda en evidencia que cambios en el alcance

pueden influir de manera drstica tanto en el tiempo como en los
costos del proyecto.

Definicin del Proyecto

La siguiente diapositiva resume de una manera bastante

acertada lo que consiste la definicin de un proyecto.

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 Definicin del Proyecto. Dr. Rmulo Domnguez M.

Lo nico que nos falta para tener claramente definido un

proyecto es la definicin de los objetivos especficos del proyecto, los
cuales lgicamente apoyan al objetivo general. Para entenderlo mejor
volvamos (nuevamente) a nuestro ejemplo.

Proyecto: Rediseo del proceso de logstica interna de la empresa

ABC.

Alcance: Se pretende el rediseo del proceso de logstica interna de

la empresa ABC, desde sus entradas, salidas y relaciones con los
dems procesos de la empresa.

Objetivo General: Redisear el proceso de logstica interna de la

empresa ABC con el fin de mejorar los tiempos de respuesta del
proceso de logstica interna de la empresa, de manera tal que la

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 Definicin del Proyecto. Dr. Rmulo Domnguez M.

materia prima necesaria para el proceso de produccin est disponible

en momento requerido y en las mejores condiciones (Objetivo del
producto).

Lo que nos resta para tener la definicin del proyecto son los
objetivos especficos. En este sentido, la definicin de los objetivos
especficos estn orientados a la consecucin del objetivo general.
Bien, en un proyecto los objetivos especficos estn orientados bien
sea a fases o a subproductos. En nuestro ejemplo, no se puede
redisear un proceso sino se tiene claro el actual, en consecuencia, el
estudio del proceso actual es nuestro primer objetivo especfico.

Para el segundo objetivo es sencillo: Qu sigue despus del

estudio actual?. La definicin de puntos (aspectos) a ser mejorados.
Para el tercer objetivo especfico es ms evidente an, debe estar
especificado el nuevo proceso. En resumen, para nuestro ejemplo, los
objetivos especficos seran como sigue.

Objetivos Especficos

1. Especificacin del proceso actual de logstica interna para la

empresa ABC.

2. Determinacin de aspectos a ser mejorados en el proceso de

logstica interna para la empresa ABC

3. Especificacin del proceso rediseado de logstica interna

para la empresa ABC.

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Con base a lo anterior, se desprende lo que haremos en la

primera semana.

De manera individual o en equipos de trabajo (el cual se

mantendr en todo el curso), seleccionar un proyecto para ser definido
de acuerdo a lo visto hasta los actuales momentos. Para ello, usarn
el foro Definicin del Proyecto, abrirn su propio espacio de
discusin para colocar sus avances; en caso de ser grupal, deben
verse reflejado en el foro los aportes de cada integrante. De igual
manera, debe estar claramente identificado en el documento los
integrantes que conforman el equipo. Revisen la ruta de aprendizaje
para ver la fecha tope de la actividad.

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